HANDLEIDING WILL- BROKER PORTAL

HANDLEIDING WILL- BROKER PORTAL Handleiding Portal Will-Broker VERSIE 1.6 10/2015 Willemot NV

HANDLEIDING BROKER PORTAL INHOUD 1. Systeemvereisten... 1 Menu-item Productie... 1 IE Tab in Chrome... 1 FIRE IE in Mozilla Firefox... 3 2. Inloggen... 5 3. Algemeen... 6 4. Nieuws... 6 5. Inbox... 6 Definitie... 6 Gebruik... 6 6. Agenda... 7 Definitie... 7 Inschrijven en uitschrijven... 8 7. Kantoor... 9 Algemeen... 9 Medewerkers... 9 Contacten... 10 Service manager... 11 Boekhouding... 11 8. Klanten & polissen... 11 Zoekscherm... 11 Klantenfiche... 12 PROFIEL... 12 POLISSEN... 12 FINANCIEEL... 13 SCHADES... 13 9. Productie... 13

10. Schades... 14 11. Will-Doc... 15 12. FAQ... 16 13. Links... 16 14. Uitloggen... 16

1. SYSTEEMVEREISTEN Volgende browsers worden door Willemot ondersteund. Indien u werkt met een browser die hieronder niet opgesomd staat, kunnen wij niet garanderen dat de site foutloos werkt. - Internet explorer 10 en hoger - Chrome - Mozilla Firefox - Safari Will-Broker vereist geen extra installaties om de site te gebruiken, tenzij u gebruik maakt van Productie. MENU-ITEM PRODUCTIE Indien u polissen wenst op te maken, wordt u doorverwezen naar Will-Connect. Door op het menuitem Productie te klikken, krijgt u via onze terminal server toegang tot Will-connect. U kunt enkel polissen opstellen indien u gebruik maakt van internet explorer. Het is ook mogelijk om via Chrome en Mozilla Firefox polissen op te stellen maar dan moet de extensie IE Tab (Chrome) of de add-on Fire IE (Firefox) geïnstalleerd en ingesteld worden. Ik werk via Internet Explorer: indien u met versie 10 of hoger werkt, kunt u zonder problemen gebruik maken van de site. Ik werk via Chrome: þ IE Tab Ik werk via Mozilla Firefox: þ FIRE IE IE TAB IN CHROME Het is mogelijk om sites in Internet Explorer te openen terwijl je met een Chrome-browser werkt via de IE-Tab. U navigeert naar volgende pagina: https://chrome.google.com/webstore/detail/ie-tab/hehijbfgiekmjfkfjpbkbammjbdenadd?hl=nl U klikt op Toevoegen aan Chrome. Handleiding Portal Will-Broker 1

Er verschijnt volgende pop-up. Hier moet u op Toevoegen klikken. De IE-Tab is nu toegevoegd en staat rechtsboven in uw browser. De URL s van Willemot moeten nog toegevoegd worden. Dit kan door rechtsboven op het icoontje met de rechtermuisklik te klikken en op opties te klikken. Onder Auto URLs moeten volgende links toegevoegd worden: - https://wilts.willemot.be/* - http://portal.willemot.be - https://application.willemot.be - http://application.willemot.be Handleiding Portal Will-Broker 2

FIRE IE IN MOZILLA FIREFOX Het is mogelijk om sites in Internet Explorer te openen terwijl je met een Firefox-browser werkt via de Fire IE add-on. U navigeert naar volgende pagina: https://addons.mozilla.org/nl/firefox/addon/fire-ie/ U klikt op Toevoegen aan Firefox. Er verschijnt volgende pop-up. Hier moet u op Installeren klikken. Bij de volgende pop-up klikt u op Nu herstarten om uw Firefox browser opnieuw op te starten. Handleiding Portal Will-Broker 3

Vervolgens gaat u naar broker.willemot.be en logt u zich in. Als u daarna op het menu-item Productie klikt, wordt u in een nieuw scherm naar onze terminal server doorverwezen. Vooraleer u zich hier inlogt, klikt u op volgend icoontje:. Het icoontje verandert in en zorgt ervoor dat onze server kan opgestart worden in Firefox. Ten slotte kunt u zich inloggen op onze server. Handleiding Portal Will-Broker 4

2. INLOGGEN Als u navigeert naar https://broker.willemot.be, kiest u eerst in welke taal u de portal wenst te zien. Daarna geeft u uw gebruikersnaam en paswoord in die u van Willemot heeft ontvangen. Vervolgens wordt u een persoonlijke token toegestuurd via sms die 24 u geldig is op alle toestellen voor dezelfde gebruiker. Indien u om bepaalde reden geen token heeft ontvangen, kunt u op Token vergeten klikken. Deze actie zorgt ervoor dat er een nieuwe token wordt verzonden. Indien u voor de eerste keer inlogt, wordt u ook gevraagd om het wachtwoord aan te passen. Het huidige wachtwoord is het wachtwoord dat u van Willemot heeft ontvangen. Vervolgens moet u een nieuw wachtwoord ingeven dat aan de voorwaarden voldoet. Handleiding Portal Will-Broker 5

3. ALGEMEEN Nadat u zich heeft ingelogd, komt u op het startscherm. Mededelingen van Willemot zullen ook op deze pagina getoond worden. Op alle overzichtstabellen op de portal is het mogelijk om een sortering te kiezen. Dit is mogelijk door op de kolomtitel te klikken waarop moet gesorteerd worden. Één van de volgende tekens verschijnt naast de titel: Alfabetisch (A-Z) of numeriek (1-9) Alfabetisch (Z-A) of numeriek (9-1) 4. NIEUWS Op de pagina Nieuws vindt u allerhande nieuwsitems terug. Dit kunnen berichten zijn van Willemot (zoals het Will-Contact) of nieuwsartikelen over verzekeringen. Via het zoekvenster kunt u zoeken naar nieuwsberichten. Van zodra u uw zoekcriteria begint in te geven, wordt er automatisch naar het desbetreffende woord gezocht. Er wordt gezocht in de titel, tekst of op keywords toegekend door Willemot. 5. INBOX DEFINITIE De inbox is vergelijkbaar met een mailbox en dient als vervanging van de oude spool-bestanden. Hierin komen al uw documenten te staan die u ontvangt van Willemot. Indien u polissen online opmaakt, komen uw documenten hier te staan, gaande van kwijtingen, polissen, groene kaarten tot commissieborderellen. GEBRUIK Onder de kolomtitel Ontvangen ziet u op welk moment u een document ontvangen heeft (datum). Bij van kunt u zien wie deze documenten verstuurd heeft, voorlopig zal dit enkel Willemot zijn. Het Handleiding Portal Will-Broker 6

onderwerp geeft u een indicatie waarover het document zal gaan. Onder categorie ziet u over welk soort document het gaat. Door te klikken op een bericht, krijgt u meer details te zien over het document. Om het document te openen, klikt u op de blauwe link onder de titel Documenten. Voor al elke lijn staat er een aanvinkvakje (1). Wanneer een item is aangevinkt, kunt u dit archiveren. Dit doet u door op de gelijknamige toets te klikken rechts bovenaan (2). Als u een item archiveert, verdwijnt dit uit de inbox, dit item wordt dus met andere woorden verwijderd. U kunt ook meerdere items aanvinken en bijgevolg meerdere documenten tegelijk archiveren. Wanneer u op het vakje linksboven (3) in de kolomtitels klikt, worden alle items tegelijk geselecteerd. 3. 1. Hier zoeken Sorteren 2. U kunt de items sorteren door op de kolomtitels te klikken. Als u dit doet verschijnt er een zwart pijltje naast. U kunt de items sorteren op datum van het laatst ontvangen bericht of het eerste ontvangen bericht bij Ontvangen. Alle andere kolommen worden alfabetisch van a tot z gerangschikt of omgekeerd alfabetisch (van z tot a). Net als bij menu-item Nieuws is er opnieuw een zoekbalk bovenaan het scherm. U kunt dus zoeken op items of berichten uit uw inbox wanneer u iets niet terugvindt. 6. AGENDA DEFINITIE De agenda geeft een overzicht van alle lopende events waarop u zich kunt inschrijven. Deze events variëren van opleidingen tot roadshows. Handleiding Portal Will-Broker 7

In het overzicht wordt per event informatie getoond over welk event het gaat, wanneer het doorgaat, het aantal deelnemers van uw kantoor alsook het aantal vrije plaatsen die nog beschikbaar zijn voor dat specifieke event. Indien er geen knop In-/Uitschrijven naast het event staat, werd de inschrijvingsperiode voor dit event nog niet opengesteld of is de inschrijvingsperiode afgelopen. Van zodra Willemot het event openstelt voor inschrijvingen, verschijnt de knop In-/Uitschrijven. Wanneer u op het event klikt, klapt dit open en krijgt u er meer details over te zien. Indien een persoon van uw kantoor zich heeft ingeschreven voor een event, wordt dit in de details weergegeven. INSCHRIJVEN EN UITSCHRIJVEN Als u zich wil inschrijven voor een event, klikt u op de knop In-/uitschrijven. Vervolgens krijgt u een nieuw venster (1), dit geeft u de mogelijkheid om medewerkers en contactpersonen toe te voegen aan een evenement. Meer informatie over contactpersonen vindt u onder het menu-item Kantoor. 1 2 3 U kunt medewerkers of contacten toevoegen door deze uit de keuzelijst te selecteren. Klik op het pijltje en een keuzelijst met uw contacten klapt open (2). Selecteer de persoon die u aan het evenement wil toevoegen en klik op Toevoegen (3). De persoon zal nu onder de keuzelijst verschijnen (4). Klik tenslotte op Ok om de geselecteerde personen in te schrijven voor het event (5). 4 Contact verwijderen 5 Om een persoon uit te schrijven, klikt u op het liggende streepje naast de naam van de persoon. De persoon verdwijnt uit de lijst met ingeschreven personen. Handleiding Portal Will-Broker 8

7. KANTOOR In dit menu-item vindt u informatie terug over uw kantoor. Door middel van de navigatiebalk bovenaan het scherm, kunt u door de informatie van uw kantoor bladeren. Elk tabblad van deze balk wordt verderop besproken. Boven deze balk, naast Kantoor, staat uw medebemiddelaarsnummer. Indien u beschikt over meerdere medebemiddelaarsnummers bij Willemot, kunt u deze raadplegen door op het pijltje naast het medebemiddelaarsnummer te klikken. Vervolgens klapt er een keuzelijst open met uw medebemiddelaarsnummers en kunt u kiezen uit uw verschillende medebemiddelaarsnummers. ALGEMEEN Onder Algemeen vindt u de basisgegevens van uw kantoor. Hier kunt u de contactinformatie vinden van uw kantoor. Wanneer u op het e-mailadres klikt, wordt er automatisch een lege mail geopend vanuit uw e-mailprovider. MEDEWERKERS Onder het tabblad Medewerkers vindt u de medewerkers van uw kantoor terug die een user hebben bij Willemot. Handleiding Portal Will-Broker 9

CONTACTEN In dit scherm kunt u persoonlijke contacten toevoegen. Dit doet u door op Contact toevoegen te klikken. Er opent zich een nieuw venster waarin u de gegevens kunt invullen van uw contact. De velden Voornaam, Geboortedatum, Naam en E-mail zijn verplicht in te vullen om een nieuw contact toe te voegen. De andere velden kunt u later nog bewerken. Vervolgens klikt u op Bevestigen en de persoon wordt toegevoegd aan de contactenlijst. Wanneer u een contact heeft toegevoegd, kunt u dit altijd nog aanpassen of verwijderen. Om een contact aan te passen, klikt u op het te wijzigen contact en daarna rechtsboven op Contact aanpassen. Het venster met de in te vullen gegevens verschijnt weer, deze keer staat er boven de bevestigen - knop een knop delete. Wanneer u hierop klikt, wordt het contact verwijderd. Handleiding Portal Will-Broker 10

SERVICE MANAGER Onder dit menu-item vindt u de contactgegevens van uw service manager BOAR en Leven. BOEKHOUDING De boekhouding geeft de transacties en de boekhoudkundige documenten van uw kantoor weer. U kan zoeken naar transacties door het ingeven van: Ofwel de begindatum van de transactie en de einddatum van de transactie (in formaat dag/maand/jaar) Ofwel het polisnummer Helemaal onderaan de transacties vindt u de boekhoudkundige documenten terug. 8. KLANTEN & POLISSEN In dit onderdeel kunt u zoeken naar uw klanten en polissen raadplegen. ZOEKSCHERM Om klanten te zoeken, dient u een keuze te maken op welke criteria u de klant wenst te zoeken. U dient te kiezen uit één van volgende zoekcriteria: - Polisnummer - Klantnummer - Nummerplaat - Schadenummer - Naam - Adres - Postcode - Geboortedatum - Ondernemingsnummer - E-mail - Telefoonnummer Het is mogelijk om te zoeken op meerdere criteria. Om extra zoekcriteria toe te voegen, klikt u op het + -teken. Op dezelfde manier kunt u ook een criterium schrappen. Klik daarvoor op volgend teken -. Handleiding Portal Will-Broker 11

Opgelet: Sommige criteria zijn niet combineerbaar! De criteria Polisnummer, Klantennummer en Schadenummer kunt u met geen enkele andere zoekterm combineren aangezien dit unieke nummers zijn. De andere zoektermen kunnen met elkaar gecombineerd worden. Zoeken op polisnummer zorgt ervoor dat u rechtstreeks naar de polis van de klant gaat. Bij alle andere zoekcriteria zal u eerst naar de klantenfiche doorverwezen worden om vervolgens de polissen te kunnen raadplegen. Wanneer u een klant heeft opgezocht, krijgt u een nieuw overzichtsscherm met daarin de klanten die voldoen aan uw zoekcriteria. Om de gevonden resultaten te verfijnen, kunt u sorteren door op de kolomtitel te klikken. Bij het doorklikken op de naam van een klant, wordt u doorverwezen naar de klantenfiche. Mocht u problemen ondervinden bij het laden van de pagina, kunt u de knop F5 intoetsen. KLANTENFICHE PROFIEL Wanneer u een persoon aanklikt, komt u op het profiel terecht. Dit bevat de basisgegevens van de klant zoals die gekend zijn bij Willemot. Ook de beschikbare documenten van de klant worden weergegeven. In de documenten kan gesorteerd worden door op een kolomtitel te klikken. Vervolgens verschijnt er een pijltje die de sortering aanduidt. Door te klikken op de knop Terug naar lijst, keert u terug naar de lijst van uw laatste zoekopdracht. POLISSEN Het tweede tabblad is een overzicht van de polissen van de klant. Op het basisscherm zijn het polisnummer, de hoofdwaarborg, het omschreven risico, de maatschappij en de status te zien. Hier kan er opnieuw worden gesorteerd door op één van de voorgaande kolomtitels te klikken. Het pijltje dat naast de kolomtitel verschijnt, duidt de sortering aan. Voor het polisnummer staan er verschillende icoontjes. Deze icoontjes tonen aan over welke tak het gaat. Handleiding Portal Will-Broker 12

Het onderdeel polissen heeft ook een zoekvenster, hier kunt u zelf criteria ingeven om de gewenste polis gemakkelijker terug te vinden. Wanneer u een polis heeft aangeklikt, wordt u doorverwezen naar het detail van die polis. Wanneer u terug wil keren naar het overzicht van de polissen van de klant, klikt u op Polissen bovenaan. Door te klikken op de knop Terug naar lijst, keert u terug naar de lijst van uw laatste zoekopdracht. FINANCIEEL Het tabblad Financieel toont een overzicht van de kwijtingen voor de gezochte klant. Om een kwijting terug te vinden, kunt u gebruik maken van de zoekfilters bovenaan. U kunt zoeken op polisnummer, de data van de kwijting, de referentie van de kwijting alsook op de referentie van de betaling. Vervolgens klikt u op zoeken en de resultaten worden gefilterd. Door te klikken op de knop Terug naar lijst, keert u terug naar de lijst van uw laatste zoekopdracht. SCHADES Onder dit item vindt u alle informatie omtrent schadegevallen voor een klant. Meer uitleg hierover vindt u in 10. Schades. 9. PRODUCTIE Onder het item Productie kunt u zelf polissen opstellen indien u daar de machtiging voor heeft. Om polissen op te maken, komt u via de terminal server van Willemot op Will-Connect terecht. Omdat u inlogt op onze terminal server, maakt u gebruik van de interne Java van Willemot. U kan dus nooit problemen ondervinden met Java op deze manier. Handleiding Portal Will-Broker 13

Indien u gebruik maakt van de browsers Chrome of Mozilla Firefox, moet u eerst nog enkele kleine aanpassingen doen om te kunnen inloggen via de terminal server. Alle informatie hierover vindt u in deze handleiding onder 1. Systeemvereisten. 10. SCHADES Menu-item Schades bevat een zoekfilter gelijk aan de zoekfilter bij 8. Klanten & Polissen om het schadedossier van een klant op te zoeken. Om schades te zoeken, dient u een keuze te maken op welke criteria u het schadedossier wenst te zoeken. - Polisnummer - Klantnummer - Nummerplaat - Schadenummer - Naam - Bemiddelaarsnummer - Datum schade - Datum creatie - Status Het is mogelijk om te zoeken op meerdere criteria. Om extra zoekcriteria toe te voegen, klikt u op het + -teken. Op dezelfde manier kunt u ook een criterium schrappen. Klik daarvoor op volgend teken -. Opgelet: Sommige criteria zijn niet combineerbaar! De criteria Polisnummer, Klantennummer en Schadenummer kunt u met geen enkele andere zoekterm combineren aangezien dit unieke nummers zijn. De andere zoektermen kunnen met elkaar gecombineerd worden. Bij ingave van de zoekcriteria krijgt u een overzichtsscherm met de gevonden schadedossiers. Wanneer u dat gedaan heeft, verschijnt er een pijltje. De dossiers worden dan gesorteerd. Het onderdeel schade heeft ook een zoekvenster, hier kunt u zelf termen ingeven om de gewenste polis makkelijker terug te vinden. Handleiding Portal Will-Broker 14

Sorteren zoeken Klikt u één van de dossiers aan, dan krijgt u een detail van het schadedossier en de bijhorende documenten. U kunt de verschillende documenten sorteren door op Type of Datum te klikken, vervolgens verschijnt er een pijltje naast en wordt er gesorteerd. Wanneer u een document aanklikt, wordt dit geopend in een nieuw tabblad en kunt u dit vervolgens opslaan. Wilt u echter terug naar de gevonden dossiers, dan klikt u op Terug naar lijst. sorteren 11. WILL-DOC Dit is de bibliotheek van Willemot waarin alle documenten terug te vinden zijn. Will-doc heeft zijn eigen filter, de preselectie. Als u op de pijltjes van de criteria in de preselectie klikt, kunt u op de uitgeklapte termen filteren. U kunt ook meerdere termen tegelijk selecteren om zo nauwkeuriger te filteren. Wanneer u de preselectie ongedaan wil maken, klikt u op Reset preselectie rechtsboven. U kunt ook zoeken op eigen criteria in de zoekbalk rechtsboven. De woorden die u daar heeft ingegeven, zijn makkelijk te verwijderen door op Filter verwijderen te klikken boven de zoekbalk. U heeft ook de mogelijkheid om de gevonden resultaten te sorteren. Wanneer u klikt op de pijltjes van de termen in het rood, wordt de data van oud naar nieuw (of omgekeerd) of alfabetisch gesorteerd. Onderaan rechts heeft u de mogelijkheid om te navigeren tussen alle mogelijke documenten. U kunt van pagina naar pagina klikken, naar de volgende of vorige pagina gaan, maar ook naar de eerste of laatste pagina navigeren. Handleiding Portal Will-Broker 15

Indien u de taal van Will-doc wenst te veranderen, klikt u rechtsboven op de gewenste taal. De taal die in de preselectie staat geselecteerd, bepaalt de taal van de documenten en niet van het gehele scherm. Wanneer u een document wilt openen klikt u op de titel van het document of het PDF-icoontje. U krijgt dan de keuze om het document op te slaan of het te openen. Preselectie Manuele filter Sorteren Navigatie Indien u meer informatie wenst over Will-Doc, kunt u de handleiding terugvinden onder Nieuws. 12. FAQ Hieronder vindt u de meest voorkomende vragen en het antwoord erop. 13. LINKS Dit tabblad bevat nuttige links. De links worden opgedeeld in verschillende categorieën. Wanneer u op één van deze categorieën klikt, verschijnen de verschillende links. 14. UITLOGGEN U kunt de applicatie afsluiten door op Uitloggen te klikken. Dit is niet noodzakelijk maar het geeft u de mogelijkheid om uw sessie veilig af te sluiten. Handleiding Portal Will-Broker 16