Welkom bij Yoobi Yoobi is bedrijfssoftware in de cloud en een totaaloplossing voor relatiebeheer, projectmanagement, urenregistratie, planning en facturatie. De Yoobi webversie is beschikbaar via je browser (Firefox, Internet Explorer, Safari of Google Chrome) of download onze app via Google Play, de App-store of Windows Store. Inhoudsopgave Welkom bij Yoobi... 1 Aanmelden... 2 Uren registreren... 3 Onkosten registreren... 8 Dashboard... 9 Yoobi App... 10 Support... 14 1
Aanmelden Om je gebruikersaccount te activeren ontvang je een uitnodiging per e-mail. Klik op de link in de e-mail om een nieuw wachtwoord in te voeren, wat je daarna nog een keer moet invullen ter bevestiging. Daarna kan je met Yoobi aan de slag. Tip: onderin het inlogscherm vind je de laatste meldingen, over updates e.d. Inlogscherm Yoobi 2
Uren registreren Gewerkte uren registreer je in de timesheet. Kies links in het menu voor mijn uren en kies voor een weergave per dag of per maand. 1 e keer invoeren van uren Om de eerste keer je uren in de timesheet in te voeren klik je op Project toevoegen. Selecteer een project waar je aan werkt en klik op Toevoegen. Timesheet met een weergave per maand Als er nog geen project beschikbaar is, kan jouw leiddinggevende (of de beheerder van Yoobi binnen jouw organisatie) deze toevoegen aan jouw timesheet of een nieuw project aanmaken. Selecteer de projecten en voeg ze toe in je timesheet 3
Uren invoeren In de timesheet voer je het aantal uur in dat je aan een bepaalde activiteit gewerkt hebt. Ook kun je hier het aantal kilometers invullen. Let op: vier en een half uur vul je in als 4,5. Uren en kilometers in de timesheet Opmerking toevoegen Door te dubbelklikken op de uren verschijnt een extra invoerveld waarin je een opmerking aan de timesheet kunt toevoegen. Er is een ook een mogelijkheid om specificaties toe te voegen als dit ingesteld is door de projectmanager / beheerder. Opmerking toevoegen Gegevens opslaan Na elke actie (zoals toevoegen, aanpassen of het verwijderen van uren) slaat Yoobi automatisch je timesheet op. Je hoeft hiervoor dus niet op een knop Opslaan te klikken. Afsluiten van de timesheet Als je alle gewerkte uren (en kilometers) in een bepaalde week hebt ingevuld, kun je deze week afsluiten. Klik hiervoor op het icoon rechts naast het weeknummer en klik op Afsluiten week 4
45. Nu is de periode gesloten (grijs van kleur) en kunnen er geen wijzigingen meer gemaakt worden. De uren ingevuld in deze periode worden na het afsluiten automatisch naar de (project)manager en/of externe klant gestuurd ter beoordeling. Als je een week sluit en project- of externe accordering is ingesteld, dan veranderd de kleur in de timesheet in geel. Zie de legende in de timesheet. Afsluiten week 45 Getoonde activiteiten Wanneer je een 2 e keer inlogt in je timesheet, zie je dat niet altijd alle activiteiten worden getoond. Yoobi toont namelijk alleen de activiteiten waar je werkelijk uren op hebt geboekt. Het voordeel hiervan is dat je niet teveel activiteiten in je scherm ziet. Activiteiten die niet zichtbaar zijn in de timesheet voeg je als volgt toe: Klik op het icoon rechts naast het project (dit icoon verschijnt als je naar het project navigeert met je muis) en kies + Voeg activiteiten toe binnen een project. Hier staan de activiteiten van het project die niet zichtbaar zijn. Staat het project nog niet in je timesheet dan kun je deze eerst toevoegen via project toevoegen. Toevoegen verborgen activiteiten aan je timesheet 5
Ziek, bezoek huisarts/tandarts en vakantie Uren voor ziekte of een bezoek aan de huisarts / tandarts worden bijgehouden op activiteiten die horen bij het project Algemeen. Ook je vakantie-uren worden hier getoond. Wanneer op de regel van de activiteit vakantie of een ander type verlof (hangt af hoe dit is ingesteld binnen jouw organisatie) allemaal kruisjes zijn ingevuld betekent dit dat je er geen uren kunt invullen, maar dat je vakantie of ander verlof moet aanvragen via een verlofaanvraag. Mijn Verlof Ga naar Mijn verlof in het menu. Hier vind je een overzicht van het verlof dat je hebt aangevraagd. Je kan hier ook een nieuwe aanvraag indienen. Na het invullen van de aanvraag wordt een bericht naar de afdelingsmanager gestuurd ter beoordeling. Nadat de aanvraag is goed- of afgekeurd ontvang je hier een notificatie van (in Yoobi en per e-mail). Overzicht verlofaanvragen / Nieuwe verlofaanvraag indienen Nieuwe verlofaanvraag indienen Vul bij een nieuwe verlofaanvraag de periode in wanneer je verlof wilt opnemen. Klik hierna op Aanvragen. Yoobi opent een nieuw scherm, met een timesheet van de periode die je hebt ingevuld. Je kunt deze periode hier nog aanpassen. Vul in hoeveel, wanneer en op welke activiteit je uren wilt opnemen. Ook kun je een opmerking toevoegen. Je ziet bij Saldo direct hoeveel uren je nog aan verlof te goed hebt en bij Rest staat hoeveel uren je nog over houdt na deze verlofaanvraag. In het overzicht staat aangegeven aan wie de verlofaanvraag wordt aangeboden voor goedkeuring. Zodra de aanvraag is beoordeeld ontvang je hiervan per e-mail een bericht. Indien het verlof wordt goedgekeurd, wordt je urenstaat automatisch bijgewerkt. 6
Indienen verlofaanvraag Actueel verlofsaldo Een overzicht en status van je verlofaanvragen vind je ook op Mijn verlof. Bij de Verlof statistieken wordt het saldo van vorig jaar getoond, het saldo van dit jaar en het saldo wat je nog tegoed hebt. 7
Verlofstatistieken Onkosten registreren Het registreren van onkosten kan via de timesheet door het gebruik van een activiteit onkosten, maar de module Mijn onkosten werkt eenvoudiger. Om onkosten te declareren ga je in het menu maar Mijn onkosten en kies je voor + Toevoegen. Overzicht mijn onkosten, nieuwe declaratie indienen In het tweede venster kun je een categorie kiezen, de datum selecteren, het totaalbedrag invullen en een opmerking toevoegen. Ook kun je een foto van je bon/rekening toevoegen. Indienen onkosten Zodra de gegevens correct en volledig zijn ingevuld, kies je voor onkosten indienen. Je kunt na het indienen geen wijzigen meer aanbrengen. Yoobi geeft aan wie jouw verzoek tot goedkeuren ontvangt. 8
De afdelingsmanager ontvangt een e-mailbericht waarin staat aangegeven wie er onkosten heeft gedeclareerd en kan deze goed- of afkeuren. Na beoordelen ontvang je een e-mail. Dashboard In Yoobi heeft iedere gebruiker een persoonlijk dashboard. Hier kun je een overzicht samenstellen van informatie uit de verschillende onderdelen uit Yoobi. Dit doe je door widgets toe te voegen. Bijvoorbeeld van je gewerkte uren, je verlofkaart, afwezigheid van collega s, de sales-pipeline en verkoopresultaten. Alle onderdelen kun je naar eigen inzicht instellen, verwijderen of toevoegen. 9
Yoobi App Met de app synchroniseer je de webversie van Yoobi. Zo beheer je uren, verlof, projecten en relaties via je smartphone of tablet. De Yoobi App is gratis te installeren via de App Store of de Play Store. Inloggen De inloggevens voor de App zijn dezelfde als in de webversie. Je kunt ook via je Google account inloggen. Dit moet wel eerst ingesteld worden in Yoobi. Dit kan in de webversie. Log in en klik in Yoobi rechts boven op je naam. Kies mijn gegevens en ga naar het tabblad Gebruikersaccount. Hier kun je je Google gegevens invoeren. Het subdomein is het eerste deel van de url die toegang geeft tot jouw Yoobiomgeving. Staat er in de url bijvoorbeeld jansen.yoobi.nl, dan is het subdomein jansen Als je nog geen Yoobi account hebt, kies dan Inschrijven. Kies Inloggen als je al een Yoobi account hebt. Log in met je login gegevens, of kies Google login. 10
Urenregistratie Kies registreren in het menu en selecteer een dag, een week of een maand. Swipe horizontaal op de statistiekbalk om van dag te wisselen. Voeg een registratie toe. Of vul in 1x de gehele dag met 1 activiteit. Heb je al een registratie, dan kun je de dag aanvullen met 1 activiteit. Selecteer een project. Zoek in de tabbladen Laatst gebruikt, Favorieten en Zoeken. Nadat je een project geselecteerd hebt selecteer je een activiteit. Tab op de blauwe en witte knoppen om de gewenste uren in te stellen. Plaats evt. 11
Markeer je favorieten door op de ster ervoor te tabben. een opmerking. Tab op het vinkje om te bevestigen. Je keert terug naar het overzicht; de registratie is toegevoegd. Door op de registratie te tabben kun je deze evt. aanpassen. Als je hierna gekozen hebt voor dag (aan)vullen, project en activiteit hebt gekozen, rekent Yoobi de resterende tijd uit n.a.v. je werkrooster. Tab op de activiteit om overwerk of een opmerking in te vullen. Tab op het vinkje om te bevestigen. Als je in Yoobi een project of activiteit niet kunt vinden: - Check of je zoekt in het tabblad Zoeken (dus niet in Laatst gebruikt of Favorieten. - Het kan zijn dat je geen registratierechten hebt voor voor een project of activiteit. - Het project is gesloten (status of einddatum) - De activiteit is gesloten (status of einddatum) In de laatste 3 gevallen: neem contact op met je (project)manager. 12
Onkosten registreren Ga naar het menu en kies Onkosten. Hier kun je zoeken naar eerder ingediende onkosten. Door op de + te tabben voeg je een nieuwe declaratie toe. Vul de gegevens in, maak een foto of zoek een foto op je mobiel, en voeg deze toe. Tab op het vinkje om te bevestigen. Als je op het vinkje getabt hebt, is de declaratie ingediend. De (project)manager ontvangt hiervan een e-mail om deze onkosten te beoordelen. Jij ontvangt een e-mail als de onkosten zijn goed- of afgekeurd. 13
Support Heb je een vraag over Yoobi? Kijk dan eens op onze support-pagina, bekijk hier de veelgestelde vragen of raadpleeg de uitgebreide handleiding voor beheerders, hier staat veel praktische informatie over Yoobi. Vind je niet wat je zoekt, of ervaar je een foutmelding? Geef dit aan bij je afdelings- of projectmanager. Maak in overleg een supportmelding aan (via de helpfunctie rechts boven in het scherm van de webversie) of stuur een e-mail naar support@yoobi.nl Supportmelding indienen Voorkeurinstellingen en uitloggen Als je rechts bovenin op jouw naam klikt. Kun je via Voorkeuren jouw persoonlijke voorkeurinstellingen instellen, zoals o.a.: - Taalinstellingen - Weergave voorkeuren Via het uitklapmenu kun je ook uitloggen. 14
Persoonlijke voorkeuren instellen Afhankelijk van welke modules jouw organisatie in Yoobi gebruik maakt en welke rechten jij hierin hebt toegewezen gekregen, zijn voorkeuren zichtbaar om hier in te stellen. 15