Central Filling Centraal gereedmaken recepten, decentraal afleveren HET SOFTWAREPAKKET VOORDEZORG Versie 2.3 WIJ GARANDEREN HETBESTE SYSTEEM VOOR DE ZORG Euroned, juni 2010
Inhoudsopgave Inhoudsopgave 1 Inleiding 1.1 Voorwaarden voor correcte werking...1-1 1.2 Etiketten...1-1 2 Voorbereiding 2.1 Parameters...2-1 2.1.1 Central Filling gebruiken....2-1 2.1.2 Central Filling etiket 1 = Mira 2 = CentralFilling...2-2 2.1.3 Central Filling Provider...2-2 2.1.4 Central Filling schaduwdraaien...2-3 2.2 Patiënten markeren...2-3 3 Receptverwerking 3.1 Recept handmatig via Central Filling...3-2 3.2 Recept opslaan...3-3 3.2.1 Parameter heeft de waarde J....3-3 3.2.2 Parameter heeft de waarde M...3-4 3.2.3 Recept voldoet niet aan voorwaarden...3-5 3.3 Receptinfo...3-5 4 Recepten verzenden 4.1 Central Filling recepten exporteren en verzenden...4-1 4.1.1 Bestand lokaliseren....4-2 4.1.2 Bestand automatisch verzenden...4-3 4.2 Automatisch exporteren...4-5 5 Central Filling buffer 5.1 CF-buffer...5-1 5.2 Status CF-recepten...5-2 5.3 Ontvangen CF-recepten inboeken...5-2 5.3.1 Ontvangen recepten inboeken via barcodescan...5-4 5.4 CF-recepten verwerken....5-4 5.4.1 Levering geheel uit eigen voorraad....5-6 Euroned, juni 2010 Pagina I
Inhoudsopgave 5.4.2 Levering gedeeltelijk uit eigen voorraad...5-6 5.5 Barcode Uitgifte Controle...5-7 Pagina II Euroned, juni 2010
Voorwaarden voor correcte werking 1 Inleiding Inleiding Met behulp van de functie Central Filling kunt u een deel van de receptverwerking centraal (laten) afhandelen. In uw eigen apotheek ingevoerde recepten kunt u exporteren naar een bestand, dat vervolgens naar een centrale locatie wordt gestuurd. Hier worden de recepten gereed gemaakt voor aflevering. De geneesmiddelen worden, voorzien van etiketten, bezorgd in uw apotheek, waar ze aan de patiënt kunnen worden afgeleverd. 1.1 Voorwaarden voor correcte werking Central Filling werkt alleen als aan de volgende voorwaarden is voldaan: het artikel moet tot het assortiment van de centrale locatie behoren; het mag niet om een deelverpakking gaan; de patiënten, die daarvoor in aanmerking komen, moeten gemarkeerd worden voor Central Filling. De laatste voorwaarde is echter geen harde eis om toch gebruik te kunnen maken van de Central Filling functie. U kunt tijdens de receptverwerking aangeven dat een recept via Central Filling moet worden afgehandeld, ook als de patiënt niet voor Central Filling is gemarkeerd. 1.2 Etiketten Het is mogelijk om per receptregel aan te geven of deze via Central Filling moet worden geleverd. Het etiket dat op de verpakking wordt geplakt, wordt in de centrale locatie afgedrukt. Alle andere etiketten (bijv. medicatie- en bezorg-etiketten) worden afgedrukt in de apotheek, waar het recept is ingevoerd. Voor het verpakkingsetiket kunt u aangeven of dat volgens uw eigen lay-out of volgens de lay-out van de centrale locatie moet worden afgedrukt. Euroned, juni 2010 Pagina 1-1
Parameters 2 Voorbereiding Voorbereiding 2.1 Parameters Voordat u met Central Filling kunt werken moeten een aantal parameters de juiste waarde hebben. Deze parameters worden vóór ingebruikname van de functie door Euroned ingesteld. De volgende parameters zijn van invloed op de Central Filling functie: C Central Filling Gebruiken C Central Filling etiketten 1=Mira 2=CentralFilling C Central Filling Provider C Central Filling schaduwdraaien 2.1.1 Central Filling gebruiken Deze parameter kan 3 waarden hebben: J, N of M. Als u de waarde J invult, wordt de functie ingeschakeld. Bij de waarde N wordt zij uitgeschakeld. Bij de waarde M wordt de functie ingeschakeld en heeft u de mogelijkheid om per receptregel aan te geven of het artikel via Central Filling moet worden geleverd (zie paragraaf 3.2 Recept opslaan op pagina 3-3). Figuur 2-1 Euroned, juni 2010 Pagina 2-1
Voorbereiding Parameters Het meest voor de hand liggend is het de parameter op organisatieniveau toe te voegen. Dit kan als volgt: 1. Klik in de menubalk op Systeembeheer. 2. Klik in het submenu op Parameters. De pagina Parameters wordt geopend. 3. Klik op de keuzelijst Module. 4. Kies uit de lijst de optie Receptuur. De keuzelijst Parameters toont de parameters behorende bij de optie Receptuur. 5. Klik op de knop Nieuw. Het dialoogvenster Parameters wordt geopend. In de keuzelijst Niveau is de optie Organisatie de default keuze en in de keuzelijst Organisatie is de naam van uw apotheek zichtbaar. 6. Vul in het tekstvak CentralFillingGebruiken de letter J of M in. Zie Figuur 2-1. 7. Klik op de knop Opslaan. Het dialoogvenster wordt gesloten en een nieuwe regel wordt toegevoegd aan het overzicht, waarin de diverse waarden van de parameter worden getoond. 2.1.2 Central Filling etiket 1 = Mira 2 = CentralFilling Met deze parameter kunt u aangeven volgens welke lay-out het etiket in de centrale locatie wordt afgedrukt. Als u de waarde 1 invult, dan wordt het etiket afgedrukt met de lay-out, zoals die in uw eigen apotheek wordt gebruikt. 2.1.3 Central Filling Provider De recepten, die voor central filling in aanmerking komen, moeten naar de centrale locatie worden gestuurd. De wijze waarop dit gebeurt, wordt aangegeven in de parameter Central Filling Provider. Deze parameter kan één van de volgende waarden hebben: C XMLSONIC C EMAIL C Naam database XMLSONIC is een speciaal programma dat ervoor zorgt dat de recepten die voor central filling in aanmerking komen in een XML-bestand worden opgeslagen, dat vervolgens naar de centrale locatie wordt gezonden. De waarde EMAIL geeft aan dat het export-bestand met CF-recepten automatisch via e-mail verstuurd wordt (zie paragraaf 4.1.2 Bestand automatisch verzenden op pagina 4-3). Pagina 2-2 Euroned, juni 2010
Patiënten markeren Voorbereiding In de parameter kan ook de naam van een database worden geplaatst. Dit zorgt ervoor dat de central filling recepten automatisch in de database van de centrale locatie worden opgenomen. Deze optie werkt alleen tussen Mira-databases onderling, waarbij het noodzakelijk dat de databases allen op dezelfde server staan. Let op! De waarde van deze parameter wordt door Euroned, in overleg met u, ingesteld. Het wijzigen van deze parameter kan tot gevolg hebben dat de functie Central Filling niet meer werkt. 2.1.4 Central Filling schaduwdraaien Deze parameter werd gebruikt tijdens de testfase van de Central Filling functie. Hij heeft nu geen waarde meer. 2.2 Patiënten markeren Hoewel u per recept kunt aangeven of het centraal moet worden afgehandeld, is het eenvoudiger de patiënt te markeren voor Central Filling. Voor patiënten waarbij central filling is geactiveerd, worden alle recepten, die hiervoor in aanmerking komen altijd centraal verwerkt. U kunt patiënten als volgt voor Central Filling markeren: 1. Klik in de menubalk op Patienten. 2. Klik in het submenu op Patientbeheer. 3. Roep een patiënt op en selecteer de regel in het Zoekresultaat. 4. Klik op de knop Wijzig. Het dialoogvenster Patienten/NAW wordt geopend. 5. Klik op het selectievakje Central filling. In het selectievakje wordt een vinkje geplaatst (zie Figuur 2-2). 6. Klik op de knop Opslaan. Het dialoogvenster Patienten/NAW wordt gesloten. Figuur 2-2 Euroned, juni 2010 Pagina 2-3
Receptverwerking 3 Receptverwerking Bij het invoeren van recepten voor Central Filling is het van belang dat u het juiste artikel kiest. Om voor centrale verwerking in aanmerking te komen, moeten de geneesmiddelen, die op het recept staan, deel uitmaken van het assortiment van de centrale locatie. Artikelen behorend tot het assortiment van de centrale locatie zijn in het dialoogvenster Zoek Artikel herkenbaar aan de sterretjes (*) die vóór de naam van de leverancier staan (zie Figuur 3-1). Figuur 3-1 Figuur 3-2 Als u tijdens de receptverwerking een patiënt oproept, die gemarkeerd is voor Central Filling, dan wordt in het vak met artikelinformatie aangegeven dat het recept via central filling wordt verwerkt (zie kader in Figuur 3-2). Euroned, juni 2010 Pagina 3-1
Receptverwerking Recept handmatig via Central Filling 3.1 Recept handmatig via Central Filling Een recept voor een patiënt, die niet gemarkeerd is voor Central Filling, kan toch centraal worden verwerkt. Hiervoor moet u tijdens het invoeren van het recept het dialoogvenster Opties openen. Dit kan als volgt: 1. Klik na het invullen van hoeveelheid en dosering op het vergrootglas naast het tekstvak Opties. Het dialoogvenster Opties wordt geopend. 2. Klik op het selectievakje Central Filling Recept, waardoor een vinkje wordt geplaatst (zie kader in Figuur 3-3). Op het scherm verschijnt de vraag of u de patiënt wilt kenmerken voor Central Filling. 3. Beantwoord de vraag door op een van de knoppen te klikken. 4. Klik op de knop Opslaan. Het dialoogvenster wordt gesloten. Figuur 3-3 Deze optie kunt u alleen gebruiken tijdens het invoeren van de eerste regel van een recept. Als een recept meerdere voorschriften heeft, kunt u niet bij het tweede of volgende voorschrift aangegeven dat het recept via Central Filling moet worden verwerkt. Pagina 3-2 Euroned, juni 2010
Recept opslaan Receptverwerking Bij een patiënt, die gemarkeerd is voor Central Filling, wordt dit vinkje automatisch geplaatst, als aan alle andere voorwaarden is voldaan. Het plaatsen van een vinkje in het selectievakje Central Filling recept is GEEN garantie dat het recept ook via Central Filling wordt aangeleverd. Daarvoor moet immers aan alle voorwaarden worden voldaan (o.a. alle voorschriften moeten centraal leverbaar zijn). 3.2 Recept opslaan Bij het opslaan van het recept, verschijnt een dialoogvenster met betrekking tot de wijze van afleveren, als het complete recept in aanmerking komt voor Central Filling. De indeling van het dialoogvenster is afhankelijk van de waarde van de parameter Central Filling Gebruiken. 3.2.1 Parameter heeft de waarde J Als deze parameter de waarde J heeft, dan wordt in principe het complete recept via Central Filling afgeleverd. U ziet dan het dialoogvenster dat is weergegeven in Figuur 3-4. De keuzemogelijkheden hebben betrekking op alle regels van het recept. Figuur 3-4 Als u op de knop Keuze 1 klikt, levert u het recept uit de eigen voorraad af. Het recept wordt dan niet naar de centrale locatie verstuurd. Als u op de knop Keuze 2 klikt, wordt het recept naar de centrale locatie verstuurd. De eigen voorraad wordt niet bijgewerkt. Als u op de knop Keuze 3 klikt, wordt het recept in een soort wachtstand gezet. Indien het recept niet is afgehaald op het moment dat u het laatste export-bestand van de dag maakt (zie ook paragraaf 4.1 Central Filling recepten exporteren en verzenden op pagina 4-1), dan wordt het alsnog met de laatste zending naar de centrale locatie gestuurd. Euroned, juni 2010 Pagina 3-3
Receptverwerking Recept opslaan 3.2.2 Parameter heeft de waarde M Als de parameter Central Filling Gebruiken de waarde M heeft, dan heeft u gekozen voor de mixed-mode van de central filling functie. Dit betekent dat u bij een recept dat uit meerdere regels bestaat per receptregel kunt aangeven of deze via de centrale locatie moet worden afgeleverd. U ziet dan het dialoogvenster zoals weergegeven in Figuur 3-5. De receptregels, waarbij in de kolom CF een kruisje (X) staat, worden in principe afgeleverd via de centrale locatie. Regel waarbij in deze kolom GEEN kruisje staat, worden in uw apotheek direct afgeleverd. Door in de kolom CF op een regel te klikken, kunt u een kruisje weghalen of juist plaatsen. Figuur 3-5 Nadat u heeft aangeven welke regels via Central Filling moeten worden afgeleverd, kunt u met behulp van de knoppen uw keuze bevestigen of alsnog 'overrulen'. De knoppen hebben dezelfde werking zoals beschreven bij Figuur 3-4. Als u op de knop Keuze 1 klikt, geeft u aan dat alle middelen direct in uw apotheek worden afgeleverd en van uw eigen voorraad worden afgeboekt, ongeacht of er regels zijn gekenmerkt voor aflevering via Central Filling. Pagina 3-4 Euroned, juni 2010
Receptinfo Receptverwerking Als u op de knop Keuze 2 klikt, worden de regels die gekenmerkt zijn voor aflevering via Central Filling in het export-bestand opgenomen en worden NIET van uw voorraad afgeboekt. Regels die NIET gekenmerkt zijn, levert u direct af in uw apotheek en worden van uw eigen voorraad afgeboekt. Als u op de knop Keuze 3 klikt, worden de regels die bestemd zijn voor aflevering via Central Filling 'in de wacht' gezet. Dit wil zeggen dat het op dit moment niet bekend is of het recept in de apotheek wordt afgeleverd of alsnog via de centrale locatie wordt verwerkt. Indien het recept niet is afgehaald op het moment dat u het laatste export-bestand van de dag maakt (zie ook paragraaf 4.1 Central Filling recepten exporteren en verzenden op pagina 4-1), dan wordt het alsnog met de laatste zending naar de centrale locatie gestuurd. 3.2.3 Recept voldoet niet aan voorwaarden Als de patiënt wel gemarkeerd is voor Central Filling en het recept voldoet niet aan de voorwaarden, dan ziet u bij het afsluiten van het recept een melding, die aangeeft dat het recept niet via Central Filling wordt geleverd (zie Figuur 3-6). Figuur 3-6 3.3 Receptinfo U moet het recept dan zelf afleveren, waarbij de eigen voorraad wordt bijgewerkt. In het dialoogvenster Recept-info kunt u informatie over afgeleverde recepten bekijken. Hier staat onder meer ook de Central Filling status (zie kader in Figuur 3-7). Deze status wordt toegelicht in paragraaf 5.2 Status CF-recepten op pagina 5-2. Euroned, juni 2010 Pagina 3-5
Receptverwerking Receptinfo Figuur 3-7 Pagina 3-6 Euroned, juni 2010
Central Filling recepten exporteren en verzenden 4 Recepten verzenden Recepten verzenden Recepten t.b.v. Central Filling worden niet zonder meer automatisch verstuurd. De te versturen recepten worden periodiek in een bestand opgeslagen, waarna dat bestand wordt verstuurd naar de centrale locatie. U kunt dit proces handmatig uitvoeren, maar het is ook mogelijk de scheduler te gebruiken om de bestanden automatisch te genereren en te versturen. 4.1 Central Filling recepten exporteren en verzenden U kunt de ingevoerde recepten t.b.v. central filling op elk willekeurig tijdstip in een bestand plaatsen en vervolgens naar de centrale locatie verzenden. Dit gaat als volgt: 1. Klik in de menubalk op Stamgegevens. 2. Klik in het submenu op Apotheken. De pagina Apotheken wordt geopend. In het Zoekresultaat is uw eigen apotheek zichtbaar. 3. Klik op de keuzelijst Exportfunctie. 4. Klik op de optie Central Filling (zie Figuur 4-1). Figuur 4-1 Euroned, juni 2010 Pagina 4-1
Recepten verzenden Central Filling recepten exporteren en verzenden 5. Klik op de knop Exporteren Op het scherm verschijnt de vraag of dit de laatste zending van de dag is (zie Figuur 4-2). Figuur 4-2 U kunt meerdere keren per dag de ingevoerde central-filling-recepten exporteren en verzenden. Bij het exporteren van CF-recepten worden alleen recepten met CF-status 1 (ingevoerd/moet naar Central Filling) geexporteerd. Alleen als u bovenstaande vraag bevestigt, worden ook de recepten met CF-status 2 (ingevoerd/onbekend) geëxporteerd (zie ook paragraaf 3.2.1 Keuze 3 op pagina 3-3). 6. Klik op een van de knoppen. Op het scherm verschijnt een melding dat een batchproces met een bepaald nummer is gestart. 4.1.1 Bestand lokaliseren Als u het bestand bijv. via e-mail wilt verzenden, moet u weten waar u het kunt vinden. Via de optie Batch-processen uit het menu Systeembeheer kunt u achterhalen in welke map het bestand is opgeslagen. U kunt het bestand als volgt lokaliseren: 1. Klik in de menubalk op Systeembeheer. 2. Klik in het submenu op Batch-processen. De pagina Batch-processen wordt geopend. In het overzicht bovenaan de pagina worden de meest recente processen getoond. U kunt dit overzicht filteren, door in de keuzelijst Funktie een van de getoonde functies te kiezen. Het overzicht toont dan alleen de processen die betrekking hebben op de gekozen functie. 3. Klik op de keuzelijst Funktie. 4. Kies uit de getoonde mogelijkheden de optie Central Filling. Het overzicht wordt aangepast en toont alleen nog de processen die betrekking hebben op Central Filling. Pagina 4-2 Euroned, juni 2010
Central Filling recepten exporteren en verzenden Recepten verzenden 5. Klik in het overzicht op de regel met het juiste batchprocesnummer. In het overzicht onderaan de pagina worden details van het batchproces getoond. Hierin staat ook het gegenereerde bestand, compleet met padnaam (zie kader in Figuur 4-3). Figuur 4-3 Wellicht moet u het overzicht eerst met behulp van de schuifbalk verschuiven, zodat de regels onderin zichtbaar worden. U moet het bestand zelf naar de juiste locatie verzenden (bijv. via e-mail). Gebruikers van de ASP-versie van Mira ontvangen het bestand automatisch in hun mailbox. 4.1.2 Bestand automatisch verzenden Het is ook mogelijk het bestand automatisch via e-mail te verzenden, nadat het is gegenereerd. U hoeft dan niet zelf een e-mailbericht te maken en te zoeken naar het bestand. Hiervoor moet u het e-mailadres van de centrale locatie invullen bij de stamgegevens van uw eigen apotheek. Dit gaat als volgt: 1. Klik in de menubalk op Stamgegevens. 2. Klik in het submenu op Apotheken. De pagina Apotheken wordt geopend. 3. Klik in het menu links op de optie Email Communicatie. Het dialoogvenster EMail Communicatie wordt geopend. 4. Vul in het tekstvak E-Mailadres Centralfilling het e-mailadres van de centrale locatie in (zie Figuur 4-4). 5. Klik op de knop Opslaan. Het dialoogvenster wordt gesloten. Euroned, juni 2010 Pagina 4-3
Recepten verzenden Central Filling recepten exporteren en verzenden Figuur 4-4 Als u nu de exportfunctie t.b.v. Central Filling uitvoert, wordt het bestand automatisch naar het e-mailadres van de centrale locatie gezonden. In de detailinformatie van het batch-proces staat dan dat bestand verstuurd is naar het ingevulde e-mail adres (zie kader Figuur 4-5). Figuur 4-5 Pagina 4-4 Euroned, juni 2010
Automatisch exporteren Recepten verzenden 4.2 Automatisch exporteren In plaats van meerdere keren per dag de CF-recepten zelf te exporteren, kunt u met behulp van de Scheduler de export-functie automatisch laten uitvoeren. Voor elk tijdstip, waarop u de CF-recepten wilt exporteren, moet u een regel aan de scheduler toevoegen. Als u bijv. 3 keer wilt exporteren (om 11.00, 15.00 en 18.00 uur) moet u dus 3 keer een regel definiëren. Als u ook het e-mailadres van de centrale locatie heeft ingevuld, dan wordt het gegenereerde bestand automatisch verzonden (zie ook paragraaf 4.1.2 Bestand automatisch verzenden op pagina 4-3). U kunt de CF-recepten als volgt automatisch via de scheduler exporteren: 1. Klik in de menubalk op Systeembeheer. 2. Klik in het submenu op Scheduler. De pagina Scheduler wordt geopend. 3. Klik op de keuzelijst Funktie. 4. Klik in de lijst op de optie Central Filling. 5. Vul in het tekstvak Begindatum de datum in, waarop u wilt beginnen met het automatisch exporteren van de CF-recepten. 6. Vul in het vak Einddatum de laatste datum van de periode in. 7. Vul in het vak Tijdstip een tijd in, waarop u wilt dat de CF-recepten geëxporteerd moeten worden. 8. De datum in het veld Peildatum hoeft u niet te wijzigen. Hier staat standaard de systeemdatum. 9. Vul het veld Aantal het getal 1 in. 10. Klik op het keuzerondje Dagelijks patroon. 11. Vul in het veld achter het woord Iedere het getal 1 in. Hierdoor wordt voor elke dag in de gedefinieerde periode een regel met het ingevulde tijdstip gegenereerd. 12. Klik op de knop Genereer. In het overzicht Gegenereerde taken ziet u de regels die het programma heeft gemaakt. 13. Vul in het veld Tijdstip de volgende tijd in waarop de CF-recepten moeten worden geëxporteerd. 14. Klik op de knop Genereer. In het overzicht ziet u nu per datum 2 regels. Voordat u het laatste tijdstip van de dag invult, moet u het tot nu toe gegenereerde patroon eerst opslaan. Dit heeft te maken met de vraag over het laatste export van de dag, die u bij elk export moet beantwoorden. Bij het automatisch exporteren via de scheduler kan de vraag uiteraard niet getoond worden. Daarom moet u deze vraag beantwoorden bij het opslaan van het patroon. Euroned, juni 2010 Pagina 4-5
Recepten verzenden Automatisch exporteren 15. Klik op de knop Verwerk. Op het scherm verschijnt de vraag of dit de laatste export van de dag is. 16. Klik op de knop Nee. Vervolgens ziet u op het scherm de mededeling dat het schema opgeslagen is. 17. Klik op de knop Ok. U moet nu nog het laatste export-tijdstip toevoegen en aangeven dat dit de laatste export van de dag is. 18. Vul in het veld Tijdstip (bovenin de pagina) de laatste exporttijd in. 19. Klik op de knop Genereer. Bij elke datum in het overzicht wordt nu een derde regel toegevoegd (zie Figuur 4-6). 20. Klik op de knop Verwerk. Op het scherm verschijnt de vraag of dit de laatste export van de dag is. 21. Klik op de knop Ja. Vervolgens ziet u op het scherm de mededeling dat het schema opgeslagen is. 22. Klik op de knop Ok. Figuur 4-6 Pagina 4-6 Euroned, juni 2010
CF-buffer 5 Central Filling buffer Central Filling buffer 5.1 CF-buffer Nadat de central filling recepten in de centrale locatie zijn klaargemaakt, ontvangt u ze retour om ze aan de patiënten te kunnen afleveren. Ontvangst en aflevering kunt u vastleggen. Alle CF-recepten worden opgeslagen in een aparte Central Filling buffer. Vanuit deze buffer kunt de ontvangen recepten inboeken en afleveringen vastleggen. De status geeft aan op welke wijze de recepten zijn verwerkt. U kunt de buffer met CF-recepten als volgt openen: 1. Klik in de menubalk op Receptuur/Kassa. 2. Klik in het submenu op Central filling buffer. De pagina Centralfilling receptbuffer wordt geopend (zie Figuur 5-1). Figuur 5-1 Euroned, juni 2010 Pagina 5-1
Central Filling buffer Status CF-recepten 5.2 Status CF-recepten De status van de central filling recepten geeft aan in welk stadium van verwerking het recept zich bevindt. In de central filling buffer ziet u de status in de meest rechtse kolom (zie kader in Figuur 5-1). De status kan de volgende waarde aannemen: Waarde Ingevoerd Onbekend Geëxporteerd Ontvangen (Ged.) Verwerkt (Ged.) Handmatig Betekenis Het recept is ingevoerd en gemarkeerd als central filling recept. Status wijzigt in Geëxporteerd nadat u de exportfunctie heeft uitgevoerd (zie paragraaf 4.1 op pagina 4-1). Het recept is ingevoerd en staat in de wacht. Bij de laatste export wordt het naar de centrale locatie verzonden, tenzij het voor die tijd toch uit de eigen voorraad is afgeleverd. Status wijzigt in Geëxporteerd nadat u de export-functie heeft uitgevoerd (zie paragraaf 4.1 op pagina 4-1). Het recept is opgeslagen in het bestand dat naar de centrale locatie wordt gezonden. U heeft de receptregel van de centrale locatie ontvangen. U heeft (een deel van) de ontvangen receptregel aan de patiënt afgeleverd. U heeft (een deel van) de receptregel uit eigen voorraad afgeleverd. 5.3 Ontvangen CF-recepten inboeken Vanuit de CF-buffer kunt u aangeven welke recepten u uit de centrale locatie heeft ontvangen. Als u een vinkje plaatst in het selectievakje Boeken ontvangsten central filling, dan ziet u in het overzicht alleen de CF-recepten die u heeft geëxporteerd. U kunt receptregels als volgt inboeken: 1. Klik op het selectievakje Boeken ontvangsten central filling. In het vakje wordt een vinkje geplaatst en het overzicht wordt gevuld met geëxporteerde recepten. Tevens worden de selectievakjes onder het tekstvak Multizoek gedeactiveerd, waarbij een vinkje in het selectievakje Geëxporteerd wordt geplaatst. 2. Klik op de regel die u wilt inboeken. In de kolom S wordt een kruisje (X) geplaatst, ten teken dat de regel geselecteerd is. U kunt meerdere regels selecteren. Pagina 5-2 Euroned, juni 2010
Ontvangen CF-recepten inboeken Central Filling buffer Figuur 5-2 3. Klik op de knop Inboeken. De status van de geselecteerde regel(s) wijzigt in Ontvangen. In het tekstvak onder knoppen staat detailinformatie van de laatst geselecteerde regel (zie Figuur 5-2). Met behulp van de knoppen Selecteer alles en Selecteer niets kunt u alle regels tegelijk selecteren dan wel de-selecteren. 4. Klik op het selectievakje Boeken ontvangsten central filling om het vinkje weg te halen. Het overzicht wordt leeggemaakt en de selectievakjes onder het tekstvak Multizoek worden geactiveerd. Tevens wijzigt de tekst en functie van de knoppen onder het overzicht. Door in het veld Multizoek een zoekwaarde in te vullen (bijv. geboortedatum of naam), kunt u gericht naar een patiënt zoeken. Dit is handig als u veel recepten via Central Filling afhandelt, waardoor het overzicht veel receptregels kan bevatten. Euroned, juni 2010 Pagina 5-3
Central Filling buffer CF-recepten verwerken 5.3.1 Ontvangen recepten inboeken via barcodescan Behalve handmatig inboeken van ontvangen CF-recepten, is het ook mogelijk recepten in te boeken via het scannen van de barcode op het etiket. Het voordeel van deze methode is dat u alleen receptregels inboekt die u ook daadwerkelijk van de centrale locatie heeft ontvangen. Als u bij het handmatig inboeken op de knop Selecteer alles heeft geklikt, dan worden alle geëxporteerde receptregels ingeboekt als ontvangen, ongeacht of u de recepten ook daadwerkelijk gekregen heeft. Dit is bij het inboeken via barcodescan niet het geval. U boekt alleen de recepten in die u ontvangen heeft. Het inboeken van recepten via het scannen van de barcode gaat als volgt: 1. Klik in de menubalk op Receptuur/Kassa. 2. Klik in het submenu op Central filling buffer. De pagina Centralfilling receptbuffer wordt geopend. 3. Klik op het selectievakje Boeken ontvangsten central filling. In het overzicht worden alle geëxporteerde receptregels getoond. Zorg er zo nodig voor, dat het veld Multizoek geactiveerd is (geel gekleurd). 4. Scan de barcode op het etiket van een ontvangen verpakking. Als de code gescand is, wordt de status gewijzigd in Ontvangen. In het tekstvak onder de knoppen, wordt detailinformatie van de receptregel getoond, met de mededeling dat de regel is ingeboekt. U kunt alle ontvangen verpakkingen na elkaar scannen. Iedere keer als een barcode herkend is, wordt de status van de betreffende regel gewijzigd in Ontvangen. Als een recept uit meerdere verpakkingen bestaat, wordt bij de eerste verpakking de status gewijzigd. Als u de volgende verpakkingen scant, wordt de code wel herkend, maar gebeurt verder niets. 5.4 CF-recepten verwerken In principe levert u alleen recepten met de status Ontvangen. Dit is echter geen dwingende eis. U kunt ook recepten met de status Ingevoerd of Geëxporteerd afleveren. U mist dan wel het overzicht van wat ontvangen is via Central Filling. Pagina 5-4 Euroned, juni 2010
CF-recepten verwerken Central Filling buffer U kunt ontvangen CF-recepten als volgt verwerken: 1. Klik op het selectievakje Ontvangen + gedeeltelijk verstrekt. Hierdoor wordt een vinkje in het selectievakje geplaatst. 2. Klik op de knop Zoek. Het overzicht wordt gevuld met receptregels (zie Figuur 5-1). Met behulp van de geboortedatum of naam kunt u het overzicht ook beperken tot de receptregels van de patiënt die aan de zoekwaarde voldoet. Met behulp van de knoppen onder het overzicht kunt u de receptregels op verschillende manieren verwerken: C per patiënt C per recept C per regel : alle receptregels van de geselecteerde patiënt : alle regels van het geselecteerde recept : de geselecteerde receptregel 3. Selecteer een regel in het overzicht. U kunt slechts één regel selecteren. 4. Klik op één van de 'Verwerk'-knoppen Het dialoogvenster Centralfilling aflever scherm wordt geopend. Afhankelijk van uw keuze kunnen meerdere regels in het overzicht staan (zie Figuur 5-3). 5. Klik op de regel die u wilt verwerken. Figuur 5-3 Euroned, juni 2010 Pagina 5-5
Central Filling buffer CF-recepten verwerken Standaard is het keuzerondje Central Filling geselecteerd. Als u de recepten hebt ingeboekt, dan heeft u ze ook van de centrale locatie ontvangen. U hoeft in dat geval geen andere keuze te maken. 6. Klik op de knop Verstrek. De status van de regel wordt gewijzigd in Verstrekt. In het tekstveld onder de knoppen wordt detailinformatie over de receptregel afgedrukt, waarbij tevens wordt aangegeven dat het middel afgeleverd is. 7. Klik op de knop Sluit. Het dialoogvenster Centralfilling aflever scherm wordt gesloten. In het overzicht met CF-receptregels is de status van de verwerkte regel aangepast. 5.4.1 Levering geheel uit eigen voorraad Het is mogelijk dat de levering uit de centrale locatie niet correct is of niet aan de patiënt kan worden afgeleverd bijv. omdat de verpakking tijdens het transport beschadigd werd. In dat geval moet u het middel uit de eigen voorraad afleveren. Als u het geheel uit de eigen voorraad levert, kunt u in het dialoogvenster Centralfilling aflever scherm op het keuzerondje Eigen apotheek klikken. Nadat u vervolgens op de knop Verstrek klikt, ziet u op het scherm de opmerking dat het recept via Central Filling is ontvangen, met daarbij de vraag of u het toch uit eigen voorraad wilt leveren (zie Figuur 5-4). In dit geval moet u de vraag bevestigen. Figuur 5-4 5.4.2 Levering gedeeltelijk uit eigen voorraad Als u slechts een deel van de central filling levering aan de patiënt kunt afleveren en de rest uit eigen voorraad verstrekt, dan kunt u in het dialoogvenster Centralfilling aflever scherm op het keuzerondje Mix klikken. Pagina 5-6 Euroned, juni 2010
Barcode Uitgifte Controle Central Filling buffer Nadat u vervolgens op de knop Verstrek heeft geklikt, wordt het dialoogvenster Centralfilling restafhandeling geopend (zie Figuur 5-5). Figuur 5-5 In het veld Afhandelen rest: kunt u het af te leveren aantal invullen, waarna u door op een knop te klikken aangeeft welk deel uit de eigen voorraad, dan wel via Central filling wordt afgeleverd. Als u in bovenstaand voorbeeld 3 verpakkingen uit de eigen apotheek aflevert, moet u in het veld Afhandelen rest: het cijfer 3 invullen en vervolgens op de knop Eigen vrd. klikken. De waarde in het veld wordt automatisch gewijzigd in het nog resterende aantal verpakkingen. U hoeft nu alleen nog op de knop Central Fill te klikken. 5.5 Barcode Uitgifte Controle Ofschoon de uitgifte controle waarschijnlijk al in de centrale locatie heeft plaatsgevonden, staat het u vrij deze controle ook zelf uit te voeren. Als u CF-recepten scant met de status Geëxporteerd, wijzigt deze in Verstrekt. Als u een CF-recept scant met de status Onbekend, dan wordt standaard aangegeven dat het CF-recept uit de eigen voorraad is verstrekt. Euroned, juni 2010 Pagina 5-7