Conceptnota Raamovereenkomst ontwikkeling Visitwebsite op A-stad platform CDA002299 Versie 7.0 CDA002299_Conceptnota_Raamovereenkomst_Visit_2014.docx Pagina 1 van 8
Inhoudsopgave 1 Doelstelling conceptnota... 3 1.1 De opdracht... 3 1.2 Digipolis... 3 2 Opdrachtgevend bestuur, wijze van gunning, motivering, procedure... 3 2.1 Opdrachtgevend bestuur... 3 2.2 Wijze van gunnen... 3 2.3 Motivatie van de procedure... 3 2.4 Procedure die zal gevolgd worden... 4 3 Omschrijving van de opdracht... 4 3.1 Deelnemers... 5 3.2 Doelstelling van hoofdklanten... 5 3.3 Beschrijving van de opdracht... 5 3.4 Duurtijd van de opdracht... 6 4 Concept en uit te werken oplossing... 6 5 Functionele vereisten... 6 6 Gevraagde koppelingen... 7 7 Technische vereisten... 7 8 Werkwijze vereisten... 7 9 SLA... 7 10 Bijlages... 8 Versie 7.0 CDA002299_Conceptnota_Raamovereenkomst_Visit_2014.docx Pagina 2 van 8
1 Doelstelling conceptnota Via deze conceptnota wil Digipolis aan de kandidaten voldoende informatie over de opdracht meegeven zodat zij kunnen inschatten of zij zich voor deze opdracht wensen in te schrijven en meer concreet of zij zich in de eerste fase van deze opdracht kandidaat willen stellen. 1 Deze conceptnota is louter indicatief en kan het opdrachtgevend bestuur niet verbinden. Het uiteindelijke bestek dat aan de geselecteerde kandidaten zal bezorgd worden zal de definitieve bepalingen omtrent deze opdracht bevatten. 1.1 De opdracht Het voorwerp van de opdracht is de analyse, de ontwikkeling en het design van de nieuwe website van Visit Antwerpen, gebaseerd op de technologie van het A-stad platform dat vanaf mei beschikbaar is. Optioneel komen hierbij hosting en onderhoud. Het centraal plaatsen van digitale technologie in de marketing van de toeristische services van Antwerpen laat AT&C toe om zichzelf te positioneren als een inspirerende bestemming die zowel regionale, als binnen- en buitenlandse bezoekers aantrekt. AT&C zal haar eigen merk en bijbehorende merkwaarden op deze manier meer zelf sturen. 1.2 Digipolis De Steden en OCMW's van Antwerpen en Gent werken voor wat betreft hun telematica-behoeften sinds 1 oktober 2003 samen in de opdrachthoudende vereniging Digipolis. Digipolis levert diensten op het gebied van informatie- en communicatietechnologie. Dit houdt niet enkel hard- en software in, maar ook geïntegreerde totaaloplossingen in verschillende vakgebieden, waarmee de basistaken zo veel mogelijk geautomatiseerd worden. Digipolis verleent deze diensten aan de Stad Antwerpen en Gent, de lokale politie en het OCMW van de steden Antwerpen en Gent. 2 Opdrachtgevend bestuur, wijze van gunning, motivering, procedure 2.1 Opdrachtgevend bestuur Digipolis (opdrachthoudende vereniging) Generaal Armstrongweg 1 2020 Antwerpen Tel. (03) 338 76 11, Fax. (03) 338 79 00 Leidend ambtenaar voor dit bestek: Pauline Depière Tel: +32 (0)478 68 34 41 2.2 Wijze van gunnen De opdracht is een opdracht voor diensten in de klassieke sector waarvoor de onderhandelingsprocedure met bekendmaking wordt gehanteerd ten behoeve van het opdrachtgevend bestuur Digipolis. 2.3 Motivatie van de procedure De aanbestedende dienst opteert voor het toewijzen van een opdracht van diensten voor de onderhandelingsprocedure met bekendmaking krachtens art. 26, 2, 3 niet nauwkeurig kunnen vaststellen van de wet van 15 juni 2006. 1 Voor de voorwaarden waaronder men zich kandidaat kan stellen: zie de gepubliceerde aankondiging op https://enot.publicprocurement.be Versie 7.0 CDA002299_Conceptnota_Raamovereenkomst_Visit_2014.docx Pagina 3 van 8
De aanbestedende overheid is immers van mening dat de gunning van onderhavige opdracht niet mogelijk is door aanbesteding noch door offerteaanvraag omdat de technische specificaties van de opdracht op voorhand niet met voldoende nauwkeurigheid kunnen worden bepaald: o Er komen mogelijks meerdere soorten technologieën aan te pas die momenteel onvoldoende bekend zijn bij Digipolis. Daarnaast speelt ook de capaciteit. 2.4 Procedure die zal gevolgd worden Verzending Bulletin der Aanbestedingen en TED 24/03/2014 Openbare zittingsdag kandidaatstelling 23/04/2014 Verzending bestek aan geselecteerde kandidaten eind mei 2014 Beperkte zittingsdag ontvangst offertes eind juni 2014 Afronden onderhandelingen (+ BAFO) juli 2014 Verzending aan gegunde inschrijver 01/09/2014 De gunningprocedure bestaat uit twee fasen. De eerste fase omvat de selectie van kandidaten. De betrouwbaarheid en geschiktheid van de kandidaten worden onderzocht op basis van de uitsluitingsgronden en de toepasselijke selectiecriteria. De geselecteerde kandidaten worden verzocht hun offerte in te dienen op basis van het bestek gevoegd bij de uitnodiging. De tweede fase omvat de beoordeling van de offertes. De offertes worden onderzocht op regelmatigheid en op grond van de toepasselijke gunningcriteria. De offerte moet de mandagprijzen per profiel vermelden. Na de eerste beoordeling zullen de onderhandelingen gestart worden. De procedure van beoordeling van de inschrijvers zal verlopen in verschillende onderhandelingsrondes. De aanbestedende overheid behoudt zich het recht voor om bijkomende inlichtingen en verduidelijkingen te vragen en om tijdens de onderhandelingen voorgestelde zaken te weigeren, een aanpassing ervan te vragen of bepaalde voorwaarden op te leggen, evenals de mogelijkheid van een eigen inbreng in de onderhandelingen. Voormelde handelingen gebeuren steeds rekening houdend met hetgeen het bestek oplegt en met in acht name van de beginselen van behoorlijk bestuur. De aanbestedende overheid behoudt zich het recht voor om de opdracht niet toe te wijzen en een nieuwe procedure te lanceren. 3 Omschrijving van de opdracht Het voorwerp van de opdracht is de analyse, de ontwikkeling en het design van de nieuwe website van Visit Antwerpen. Deze website wordt gebouwd op een platform dat momenteel ontwikkeld wordt voor de burgers en medewerkers van Antwerpen: A-stad. Het platform werd opgebouwd vanuit de gebruiker met een duidelijk mobiele insteek. Het platform werkt met zng apps die functionaliteiten en content bundelen. Deze apps kunnen, naargelang je profiel, andere inhoud of mogelijkheden bieden. AT&C zal een eigen website uitbouwen die gebruikt maakt van een aantal van deze apps (zoals een redactie-app en een stadsmap) en haar eigen apps hieraan toevoegen. De nieuwe AT&C website moet vernieuwend en innovatief zijn in het toeristische landschap maar wel de functionaliteiten herbergen die verwacht mogen worden om een potentiële bezoeker van Antwerpen zo goed mogelijk te servicen. (zie ook functionele vereisten). Optioneel komen hierbij hosting en onderhoud van de nieuwe Visit Antwerpen website. Versie 7.0 CDA002299_Conceptnota_Raamovereenkomst_Visit_2014.docx Pagina 4 van 8
3.1 Deelnemers Digipolis zal overeenkomstig artikel 15 van de wet van 15 juni 2006 betreffende de overheidsopdrachten en bepaalde opdrachten voor werken, leveringen en diensten voor de individuele dienstverleningsopdrachten die het voorwerp van deze Opdracht uitmaken tevens kunnen optreden als opdrachtencentrale voor: 1. In elk geval de leden van Digipolis, zijnde de Stad Antwerpen, OCMW Antwerpen, de Stad Gent en OCMW Gent, AG Stedelijk Onderwijs Antwerpen, AG Kinderopvang Antwerpen, Zorgbedrijf Antwerpen, AG Stadsontwikkelingsbedrijf Gent; 2. Instellingen die vallen onder de rechtspersoonlijkheid van de Stad Antwerpen, de Stad Gent, het OCMW Antwerpen en/of het OCMW Gent. 3. Instellingen met een afzonderlijke rechtspersoonlijkheid die door de Steden of OCMW s van Antwerpen en Gent belast zijn met een bepaalde taak van gemeentelijk belang. 4. Andere instellingen die zeer nauw verbonden zijn met de Stad Antwerpen, de Stad Gent OCMW Antwerpen en OCMW Gent. 5. Instellingen, rechtspersonen die een samenwerkingsovereenkomst met Digipolis hebben afgesloten. De dienstverleners zijn er toe gehouden om op grond van de overeenkomst de diensten, leveringen, werken die aan Digipolis worden aangeboden onder dezelfde voorwaarden aan de voormelde entiteiten, instellingen en agentschappen aan te bieden. Digipolis treedt op als Opdrachtgevend Bestuur en Aanbestedende Overheid. 3.2 Doelstelling van hoofdklanten Antwerpen, stad aan de stroom, wereldhaven, internationaal diamantencentrum, thuishaven van Rubens en gegeerd modemekka Haar vele facetten maken van Antwerpen een stad zoals die hoort te zijn: een bruisende, gastvrije metropool op mensenmaat, gezellig en hartverwarmend, doorweven met verkwikkend groen en rustgevende hoekjes. Een shoppingparadijs waar winkels van gerenommeerde Antwerpse ontwerpers getuigen van superieur vakmanschap. Een cultuurstad gezegend met oogstrelende architectuur, bezielde kunstwerken en imposante monumenten. In de cafés worden de beste bieren geschonken en in de vele restaurants kunnen foodies genieten van de heerlijkste traditionele en multiculturele gerechten. In functie van de verwachtingen van Antwerpen Toerisme & Congres en gestuurd door nieuwe digitale tendensen, leeft de wens om een nieuwe, geïntegreerde website uit te bouwen. Hiervoor wordt gebruik gemaakt van de technologie waarop het platform van A-stad gebouwd is. A-stad is de nieuwe digitale asset van Stad Antwerpen die mits een aantal apps content en functionaliteiten voor de burger ontsluit. Diezelfde contenttools en functionaliteiten kunnen ook ingezet worden naar de bezoeker. Daarnaast zullen specifieke tools of apps ontwikkeld moeten worden voor AT&C. Tenslotte moet de nieuwe website van AT&C haar verschillende digitale aanwezigheden, verspreid online, dichter bij elkaar brengen. Je moet als bezoeker van de website op één logische locatie een overzicht krijgen van de verschillende thema s die AT&C aanboort op verschillende digitale platformen zoals facebook, youtube of instagram. 3.3 Beschrijving van de opdracht Het voorwerp van de opdracht is de analyse, de ontwikkeling en het design van het nieuwe digitale kanaal van Visit Antwerpen, gebaseerd op het beschikbare A-stad platform dat vanaf mei beschikbaar is. Na de oplevering van de website wordt training van de redacteuren en de administrator van het platform verwacht. Tenslotte moet dit gedocumenteerd worden in een handleiding. Het centraal plaatsen van digitale technologie in de marketing van de toeristische services van Antwerpen laat AT&C toe om zichzelf te positioneren als een inspirerende bestemming die zowel bezoekers uit binnen- als buitenland aantrekt. AT&C zal haar eigen merk en bijbehorende merkwaarden op deze manier meer zelf sturen. Versie 7.0 CDA002299_Conceptnota_Raamovereenkomst_Visit_2014.docx Pagina 5 van 8
3.4 Duurtijd van de opdracht De globale duurtijd van de raamovereenkomst wordt gesloten voor een periode van 1 jaar, en 3 maal met 1 jaar verlengbaar. Qua planning wordt verwacht dat in september 2014 de analyse kan opgestart worden om tegen december 2014 een beta-versie te releasen en tegen eind Q1 2015 een go-live te plannen. De kandidaten wordt gevraagd om hiervoor een planning op te maken en dit mee te nemen in hun offerte. 4 Concept en uit te werken oplossing Antwerpen Toerisme & Congres wenst haar website in overeenstemming te brengen met haar algemene digitale strategie. AT&C moet het primaire contactpunt worden voor bezoekers van Antwerpen. Bovendien moet de commerciële focus verscherpt worden voor kleine en middelgrote spelers in Antwerpen. Om inspirationeel een rol te vervullen, moet de website sterk thematisch naar voor komen. Daarnaast wordt een uitgebreid netwerk van interne linken verwacht om bijkomende activiteiten te suggereren. Tenslotte zullen in het praktische luik ook veel externe links en user generated content toegevoegd worden. 5 Functionele vereisten Antwerpen Toerisme & Congres voerde het afgelopen jaar een strategische studie om haar digitale assets zo optimaal mogelijk in te zetten in haar marketingstrategie. Deze studie, uitgevoerd door SE1media, bevindt zich in bijlage. Op basis van de gekozen strategie werden onderstaande functionele vereisten gedefinieerd: Responsive web-design: De website van AT&C zal op het A-stad platform draaien en dus in de vorm van een aantal onafhankelijke apps opgebouwd worden. Deze apps zijn responsive en er wordt dus een mobile first reflex verwacht. Trip planning tool: Om de customer journey van de potentiële toerist zo eenvoudig mogelijk te maken is de integratie van een bestaande trip planning tool (zoals Citytripplanner, ) aangewezen. De keuze van de planningstool behoort niet tot de scope van dit bestek, het integreren ervan wel. Daarnaast moet de website bezoekers ook toelaten op basis van voorkeuren in verschillende categorieën hun reis te plannen. Booking engine: een bestaande booking engine (zoals Stardekk) moet worden gekoppeld aan het platform opdat de gebruiker binnen het platform zijn/haar boeking kan maken in het achterliggende systeem. De keuze van de booking engine behoort niet tot de scope van het bestek, de integratie van de gekozen engine met het platform wel. Een interactieve map wordt verwacht om bezoekers te inspireren en faciliteren. Op deze map moet gefilterd worden naar gelang thema s of type attractie. Hiervoor wordt gebruik gemaakt van de Arc Gis kaart die in het A-stad platform zit. Om de authenticiteit van de content te verhogen, wordt user generated content vanuit externe social media services voorzien (vb Instagram foto s, Facebook comments) De integratie van deze content in de website moet worden voorzien. Blog: in de analyse moet onderzocht worden in hoeverre blogging als activiteit op een bestaand blogplatform of binnen het AOS van A-stad opgenomen kan worden. Evenementenkalender: we verwachten een koppeling met het bestaande DMS systeem zodat de informatie die erin opgeslagen wordt, getoond kan worden in een evenementenkalender. CRM system: er is behoefte aan een CRM systeem dat bezoekers kan volgen binnen het eigen platform maar ook over andere sites gebouwd op hetzelfde platform (A-stad) en mogelijk ook hun bewegingen op de eigen sociale media van AT&C kan registreren. Versie 7.0 CDA002299_Conceptnota_Raamovereenkomst_Visit_2014.docx Pagina 6 van 8
Inspirationele websites die functionaliteiten bieden die we ook binnen de nieuwe AT&C site willen aanbieden: www.visitcopenhagen.com: deze website is een goede referentie naar de manier waarop grote hoeveelheden informatie gestructureerd wordt. www.visitestiona.com: deze website maakt gebruik van een reisplanner om de gebruiker verder te helpen in zijn customer journey. Deze reisplanner laat toe om details van de reis op te slaan en te delen met vrienden. Daarnaast is de informatie snel op een gepersonaliseerde manier te ontsluiten. www.enjoyillinois.com: een site die een goed evenwicht heeft gevonden tussen functionaliteiten en inspiratie. 6 Gevraagde koppelingen De website moet gekoppeld worden aan de sociale media aanwezigheid van AT&C (instagram, twitter, facebook, tripadvisor, ). Daarnaast is een koppeling met een bookings engine en trip planning tool gewenst. Tenslotte wordt de koppeling met UIT-agenda via DMS systeem meegenomen in scope. 7 Technische vereisten Technische aspecten die in de bestekfase zullen worden gevraagd zijn: De technologie: het A-stad platform werd gebouwd in Angular/NodeJS. Binnen het devteam wordt minimaal kennis verwacht van: o Algemeen: scrum project methode & Agile development, Git. o Frontend: CSS/HTML (responsive HTML), Javascript o Backend:MySQL, MongoDB, Solr, PHP Browser- en OS-compatibiliteit Conformiteit, indien gehost te Digipolis, met de standaarden van Digipolis. We wensen de data uit de aangeboden oplossing te kunnen aanspreken via API of webservices of directe toegang (ODBC, MDAC, enz.). Ook verwacht Digipolis van de leveranciers input over de organisatorische implicaties van zijn oplossing voor Digipolis en de stad Antwerpen, zowel wat betreft de implementatie als voor support en onderhoud van de oplossing indien extern ondersteund. 8 Werkwijze vereisten De analyse wordt opgestart vanuit user stories en deze moeten in scrum ingepland en opgeleverd worden. Tijdens de bouw van de website moet er nauw worden samengewerkt met het team van AT&C opdat zij maximaal betrokken zijn bij de manier waarop de website opgebouwd wordt. 9 SLA Er wordt in de bestekfase gevraagd om een SLA toe te voegen die representatief is voor de dienstverlening naar een organisatie met een omvang en complexiteit zoals deze van de stad Antwerpen. De SLA moet uitgeschreven worden op 4 jaar. De inschrijver doet hierbij een uitgebreid voorstel van Service Level Agreement met o.a. volgende elementen: Bugfixing; Interventietijden op hard- en software; Procedure voor functionele aanpassingen; Helpdesk: kanalen, bereikbaarheid (telefonisch, e-mail, ); Registratie van de websites in de voornaamste zoekmachines; Versie 7.0 CDA002299_Conceptnota_Raamovereenkomst_Visit_2014.docx Pagina 7 van 8
Systeem en methode van opvolging, registratie, escalatie, rapportering, enz. van incidenten, problemen, functionele wijzigingen, onderhoud, statistieken bezoekers, enz. 10 Bijlages Strategische marketing studie SE1 media Versie 7.0 CDA002299_Conceptnota_Raamovereenkomst_Visit_2014.docx Pagina 8 van 8