1.Ontwikkeling en realisatie van een toeristische campagne voor de bestemming Vlaamse Ardennen in 2020

Transcriptie

1 NOTA AAN DE RAAD VAN BESTUUR Vergadering: Agendapunt: Marketing 1.Ontwikkeling en realisatie van een toeristische campagne voor de bestemming Vlaamse Ardennen in 2020 Procedure Vereenvoudigde onderhandelingsprocedure met bekendmaking Het bestek is ter zitting beschikbaar en staat ook online op het bestuurscentrum. De opdracht De opdracht maakt het voorwerp uit van een samengevoegde opdracht voor Toerisme Oost-Vlaanderen vzw en Toerisme Vlaamse Ardennen vzw. Toerisme Oost-Vlaanderen vzw treedt in deze op als aanbestedende overheid, zowel in de fase van de gunning als de uitvoering. De samenwerkingsovereenkomst is ter zitting beschikbaar en staat ook online op het bestuurscentrum. De opdracht bestaat uit de ontwikkeling, realisatie en uitvoering van een toeristische campagne voor de bestemming Vlaamse Ardennen in 2020 De campagne heeft volgende algemene doelstellingen: Het verstevigen van de positionering van Vlaamse Ardennen als een toeristische bestemming gebaseerd op het DNA en de verhaallijnen van de bestemming Implementeren van de nieuwe brand ontwikkeld in 2019 in de communicatiestrategie en communicatiemiddelen van Toerisme Vlaamse Ardennen Bekend maken van de verhaallijnen en het bijhorend toeristisch aanbod van de bestemming Vlaamse Ardennen en dit bij de juiste doelgroepen Realiseren van een campagne die afgestemd is op de noden van onze stakeholders (ondernemers, bewoners en bezoekers) Ondersteunen van een gezonde groei van het toerisme in de bestemming Vlaamse Ardennen Opbouwen van duurzame relaties met de bezoekers aan de regio Genereren van positieve word of mouth over de bestemming De campagne heeft volgende concrete doelstelllingen: Bereiken van de gekozen doelgroepen met gerichte acties met specifieke aandacht voor de bevordering van verblijfstoerisme Implementeren van de brand, DNA en de ontwikkelde verhaallijnen in de nieuwe en huidige communicatiekanalen van de bestemming Opmaken van een publicatiestrategie en deze uitvoeren Activeren van onze huidige contacten en hen aanzetten tot een herhaalbezoek aan de bestemming Typische belevingen in de bestemming bekend maken en mee ontwikkelen en deze gebruiken als motor voor communicatie en productontwikkeling. De campagne heeft een looptijd van 1 jaar en dient te starten in maart Er is de mogelijkheid om de opdracht met 1 jaar te verlengen. - Pagina 1/5

2 Budget Er is een maximumbudget voorzien van exclusief btw. Er wordt verduidelijkt dat, rekening houdende met voormelde verlenging, het geraamde bedrag, de Europese drempel nog steeds niet bereikt De budgetten betreffen werkingsjaar 2020 en bedragen voor TOV excl btw.. Gunningscriteria De opdracht wordt gegund volgens onderstaande gunningscriteria. 1. Conceptnota en plan van aanpak (60/100) 2. Prijs (30/100) 3. Resultaatmeting en opvolging (10/100) We hechten veel belang aan concept en plan van aanpak omdat een goede afstemming van deze campagne met de recent uitgewerkte branding en positionering voor de regio cruciaal is om deze branding effectief te maken bij de juiste doelgroepen. Om dat effect ook te kunnen meten zijn resultaatmeting en opvolging noodzakelijk Resultaten dienen relevant te zijn in die zin dat de impact van de campagne op beschreven doelstellingen zo objectief mogelijk moet kunnen worden aangetoond. We wensen hieraan dan ook 10 punten te wijden. Jury De jury zal samengesteld worden door medewerkers van dienst marketing en van het regioteam Vlaamse Ardennen An De Pauw, regiomedewerker Wim Haesebeyt, regiocoördinator Bram Elewaut, medewerker websites en online marketing Tim Bottelberghe, afdelingshoofd marketing Mieke Belmans, manager marketing, regio-en sectorwerking Timing nog te bepalen datum in juni 2019: Het bestek zal worden voorgelegd aan de RVB van Toerisme Vlaamse Ardennen op. 26 augustus 2019 om 16 uur: Afsluitingsdatum van de inschrijvingen is. september en oktober: jurering en onderhandeling november: voorleggen advies tot beslissing in RVB Toerisme Vlaamse Ardennen 21 november 2019: voorleggen advies tot beslissing RVB TOV 2. Vernieuwing van de positionering en beeldtaal voor de MICE werking Inleiding De MICE (Meeting Incentive Congres Events) werking werd begin 2017 geherstructureerd. Na vrijwillige ontbinding van de vzw Meeting Gent en Oost-Vlaanderen einde 2016, kwam de begeleiding en promotie van het meeting, incentive en event aanbod in Oost-Vlaanderen volledig binnen onze werking, de congreswerking wordt voortaan door Toerisme Gent waargenomen. Dit bracht een vernieuwd elan. Sinds 2017 zetten we sterk in op een intensievere samenwerking met de MICE sector en groeide het aantal aanbieders sterk. Ook onze promotie- en communicatiekanalen om met dit aanbod de potentiele doelgroepen te bereiken, werden binnen de bestaande mogelijkheden verder uitgebouwd. In 2017 kozen we een voorzichtige start; we werkten verder met de bestaande MICE website en pasten logo en stijl minimaal aan. De eigen werking en het aanbod behoefde nog een groei en - Pagina 2/5

3 startperiode, om een betere kijk te krijgen op de mogelijkheden, alvorens ingrijpender keuzes te maken De nieuwe TOV website is in ontwikkeling. We kozen er voor om de MICE website die tot nog toe apart bestaat daarin te integreren. Dit heeft zeker efficiëntiewinst, zoals oa in het databeheer. Bovendien zou de huidige MICE website niet alleen een aantal structurele aanpassingen nodig hebben, het contract met de leverancier loopt ook af. Naar aanleiding van de strategische denkoefeningen en brainstorms die bij de ontwikkeling van een nieuwe website gepaard gaan, concludeerden we recent dat nu het geschikte moment is om - de positionering en beeldtaal van onze MICE werking en van Oost-Vlaanderen als MICE bestemming scherp te stellen en verder te ontwikkelen. - de bijhorende verhaallijnen die ons kunnen onderscheiden vast te leggen - een duidelijke communicatie- en marketingstrategie voor de meetingmarkt uit te werken zodat we dit aanbod competitief in de markt kunnen blijven zetten - een oefening te doen mbt de huisstijl, het logo en de naam van MeetinGent&Oost- Vlaanderen We verwachten dat voor dergelijke opdracht een budget van nodig zal zijn. Gezien het budget, is hiervoor geen uitgebreide procedure nodig. Met uw goedkeuring, zullen we hiervoor 3 bedrijven nog voor de zomer aanschrijven. Om dan op korte termijn met 1 van hen aan de slag te kunnen gaan, zodat deze vernieuwing meteen geïntegreerd kan worden in nieuwe website waarvoor we een lancering nastreven in december Dit betekent een begrotingswijzing van meer op art promotie MICE. 3. Contentontwikkeling en copywriting voor online communicatie. Procedure Onderhandelingsprocedure zonder bekendmaking Het bestek werd voor nazicht voorgelegd aan jurist. We verwachten haar advies eerstdaags. De voorlopige versie is ter zitting beschikbaar. Het definitieve bestek zal ook online op het bestuurscentrum worden geplaatst. De opdracht Raamovereenkomst voor het (her)schrijven van teksten voor de websites van Toerisme Oost-Vlaanderen. Dit zijn de sites voor de bestemmingen Meetjesland, Waasland, Scheldeland en Vlaamse Ardennen en voor het fiets- en wandelplatform Stapaf. Iedere site richt zich tot een bepaalde doelgroep met inspirerende en verhalende content. Per site zal dan ook een andere tone of voice, verhaal- en schrijfstijl, dienen te worden gehanteerd. Toerisme Oost-Vlaanderen staat in voor het aanleveren van basisgegevens voor de tekst, hiermee moet de copywriter zelfstandig mee aan de slag gaan. We verwachten van de copywriter dat zij/hij een briefing kan vertalen naar passende, effectieve copy voor de sites. We verwachten van de teksten minimaal het volgende: - Aangepast zijn aan het doelpubliek - Gebruik makend van de juiste tone of voice per bestemming en voor StapAF - Grammaticaal correct - Rekening houden met de marketingstrategie van de bestemmingen en StapAf - Pagina 3/5

4 - Geoptimaliseerd voor web (bv zoekwoorden, structuur van teksten ), rekening houdende met SEO (Search Engine Optimisation) Deze opdracht heeft een looptijd van 1 jaar. Hiermee kan een start worden genomen voor een kwalitatieve invulling waarmee de sites online geplaatst kunnen worden. Later kan hierop door onze medewerkers verder gewerkt worden in de continue tekstaanvullingen die websites met zich meebrengen. Budget Er is een maximumbudget voorzien van exclusief btw. Gunningscriteria De opdracht wordt gegund volgens onderstaande gunningscriteria. 1. Redactionele kwaliteit (40/100) 2. Plan van aanpak (30/100) 3. Prijs (30/100) Redactionele kwaliteit van online teksten is enorm belangrijk. Zoals ook het plan van aanpak bij deze opdracht erg belangrijk is; leveringstermijnen, stappenplan, organisatie correctierondes en flexibiliteit zijn essentieel voor dergelijke opdracht. Daarom willen we deze 2 criteria voldoende belang geven. Jury De jury zal samengesteld worden door medewerkers van dienst marketing en een vertegenwoordiging uit de regioteams. Timing 17 juni 2019 uiterste indieningsdatum 2 de helft juni beoordeling en beslissing vanaf juli: aanvang opdracht 26 september 2019 : bekrachtiging opdracht in RVB Pas einde september deze opdracht kunnen toewijzen, zou te laat zijn als we einde van het jaar nastreven. Het is een opdracht zonder bekendmaking met een maximum bedrag. We stellen daarom voor dat de administratie de opdracht mag gunnen en ter bekrachtiging voorleggen op de eerstvolgende RVB. 4. Bekrachtiging gunning marktpositionering StapAf Deze onderhandelingsprocedure zonder voorafgaande bekendmaking werd in RVB van 28 februari goedgekeurd. Er werden 6 bedrijven aangeschreven, we konden van de 4 eerste bedrijven hieronder offertes ontvangen. Mortierbrigade, Brussel (Gent) Skinn Branding, Brugge BBDO, Brussel Insiders Online, s Hertogenbosch, Nederland Glenaki, Brugge - Pagina 4/5

5 Only Humans, Gent Na een eerste lezing van de offerte door de jury waren bij alle inschrijvingen nog een aantal specifieke vragen. De antwoorden op de vragen zijn meegenomen in de overweging. Alle bedrijven scoorden gelijkwaardig op het criterium concept en plan van aanpak. Skinn Branding was met een offerte van de goedkoopste. Er waren geen andere criteria. De opdracht werd dan ook aan Skinn Branding uit Brugge gegund. Er werd ondertussen al aanvang genomen met de opdracht, die nog tegen de start van deze zomer afgerond zal zijn. Vraag aan leden RVB om bekrachtiging van deze gunningsbeslissing. Gent, 23 mei 2019 Mieke Belmans - Pagina 5/5