O.C.M.W.-LOCHRISTI FUNCTIEBESCHRIJVING AFDELING: DIENST: FUNCTIEBENAMING: WOONZORGCENTRUM ADMINISTRATIE WZC Administratief medewerker WZC 1. Plaats in de organisatie De administratief medewerker werkt onder leiding van de directeur WZC. Deze functieuitvoerder werkt samen met de collega s van de WZC-administratie en met de andere disciplines binnen het woonzorgcentrum, het O.C.M.W.-secretariaat, de sociale dienst en de financiële dienst. 2. Functie -analyse 2.1. Doelstelling van de functie Door middel van een doelmatige en efficiënte werking de eigen administratie vlot laten verlopen en door samenwerking ervoor zorgen dat de andere diensten van het woonzorgcentrum en het O.C.M.W. (o.a. financiële dienst, sociale dienst,...) hun dienstverlening optimaal kunnen blijven waarborgen. Eveneens draagt hij/zij op een effectieve en kwalitatieve wijze bij tot een aangenaam leefklimaat in het WZC, waarbij de bewoners zich gewaardeerd en gerespecteerd weten. 2.2. Inhoud van de functie - t.a.v. bewoners, familie van de bewoners, bezoekers en vrijwilligers De omstandigheden creëren waarbinnen cliënten op professionele manier onthaald en opgevangen worden. Telefoon- en onthaalpermanentie: verstrekken inlichtingen en informatie m.b.t. het woonzorgcentrum en/of doorverwijzen naar de juiste in-en externe diensten. Als aanspreekpunt fungeren voor bewoners, familieleden en bezoekers wat de gehele werking betreft en daarbij gericht doorverwijzen. - t.a.v. de directeur en collega s van de WZC-administratie Regelmatig overleggen en afstemmen met betrekking tot de werking van de eigen dienst. Mee uitdenken en realiseren van nieuwe initiatieven of optimaliseren van bestaande dienstverleningen m.b.t. de werking van de eigen dienst. Opmaken en bijhouden van de bewonersadministratie en bewonersfacturatie. Opmaak en het bijhouden van de R.I.Z.I.V.-administratie. Bijhouden van wijzigingen inzake forfaits. Instaan voor klassement en archivering van de eigen dienst.
Briefwisseling: zelfstandig opmaken en verwerken van in-en uitgaande brieven, incl. registratie en verzending. Wederzijdse open en constructieve houding waarbij voor ieder individu ruimte is voor eigen inbreng en ontwikkeling. - - t.a.v. andere interne diensten van het woonzorgcentrum en O.C.M.W. Bijhouden van de diverse agenda s m.b.t. de werking van het woonzorgcentrum (o.a. vergaderzaal cafetaria, ). Onderling op elkaar afstemmen van de werkzaamheden van de eigen dienst met de werking van andere diensten, van het woonzorgcentrum en het O.C.M.W. Correct en tijdig doorgeven van alle gegevens nodig voor de werking van andere diensten. Collegiale opstelling naar alle medewerkers binnen het WZC. Constructieve samenwerking nastreven tot het creëren van een aangenaam werkklimaat en dit ten behoeve van de kwalitatieve ondersteuning van de bewoners. - Verruimende bepalingen Op verzoek van de directeur WZC en in het belang van de goede werking van het woonzorgcentrum kan de administratief medewerk(st)er WZC ook belast worden met andere taken binnen het WZC, zonder dat zijn/haar hoofdopdracht in het gedrang komt.
2.3. Aard van de functie 2.3.1. Verantwoordelijkheidsdomein Verantwoordelijk voor de goede afwerking van de opgedragen administratieve taken en dit binnen de afgesproken termijn. Verantwoordelijk voor de eigen werkorganisatie (stellen van prioriteiten, enz.). 2.3.2. Specifieke moeilijkheidsgraad Werkbelasting: Verschillende taken moeten vaak tegelijk en onder tijdsdruk worden uitgevoerd. Blijvend oog hebben voor hygiëne, orde en netheid. 2.3.3. Voornaamste contacten in de functie Met diverse personen in het kader van de onthaalfunctie van het woonzorgcentrum. De administratief medewerk(st)er WZC heeft daarnaast veelvuldige contacten met interne medewerkers, familieleden, huisartsen en andere in-en externe diensten.
2.4. Functieprofiel - Vakkennis Basiskennis van de werking en doelstelling van een O.C.M.W. (incl. WZC). Goede kennis van de werking van een woonzorgcentrum. Goede kennis van voornaamste bureautica toepassingen. Goede kennis van RIZIV-applicatie, nl. het luik van de ligdagen. Technische en administratieve vaardigheden De aangehaalde vakkennis op een professionele manier in de praktijk kunnen toepassen. Windows en toepassingen (tekstverwerking, rekenblad ). Nauwkeurig, kernachtig en gestructureerd dossiers kunnen opmaken en bijhouden. Hanteren van administratief-technische vaardigheden, o.a. mondeling en schriftelijk vlot en correct kunnen communiceren en verslag uitbrengen. Vlot gebruik van moderne kantoorapparatuur en communicatiemedia. Weet op een economische, ergonomische en respectvolle manier gebruik te maken van het materiaal. Persoonlijke en organisatorische vaardigheden Werkzaamheden zelfstandig en systematisch kunnen plannen. Kunnen stellen van prioriteiten binnen de ruime context van de organisatie in het belang van de bewoners. Snel en doeltreffend informatie kunnen opzoeken en functioneel toepassen. Praktische problemen zelf kunnen oplossen. Doorspelen van problemen die betrokkene niet zelf kan oplossen naar de leidinggevende of de juiste dienst/persoon binnen het WZC. Relationele en communicatieve vaardigheden Doelgericht en bewust kunnen omgaan met zeer verschillende mensen en culturen. Vlot een eerste inschatting kunnen maken van uiteenlopende vragen m.b.t. de dienstverlening. Kunnen werken in teamverband. Kunnen omgaan met positieve en negatieve feedback. Duidelijk kunnen communiceren. Zich kunnen inleven in de leefwereld van de bewoner en eigen handelen erop afstemmen. Overzichtelijke en ordentelijke rapportage, zowel mondeling als schriftelijk. - Attitudes Heeft een professionele betrokkenheid tegenover de bewoners van het woonzorgcentrum. Objectief zijn en kunnen relativeren.
Bereidheid om verworven vaardigheden voortdurend te hanteren en verder te ontwikkelen. Bereidheid om eigen mogelijkheden en beperktheden te onderkennen en, indien nodig, spontaan advies te vragen of doorverwijzen wanneer een probleem de eigen competentie te boven gaat. Bereidheid tot permanente vorming, opvolgen van relevante vakliteratuur, Beschikken over een actieve werkhouding en een grote dosis doorzettingsvermogen. Spontaan initiatief nemen met een creatieve aanpak en een grote dosis doorzettingsvermogen. Het beroepsgeheim respecteren. Anderen benaderen met tact, discretie en respect. Zin voor orde en stiptheid. Aandacht voor een goede handhygiëne. Geduldig en stressbestendig zijn. De nodige flexibiliteit vertonen om zonder moeite te kunnen overstappen van de ene in de andere situatie (bvb. bij nieuwe functie-inhoud of nieuwe beleidsopties die van invloed zijn op de functie). Bereid zijn om sporadisch te werken buiten de normale werkuren indien nodig in het belang van de dienst. Loyaal zijn t.a.v. het bestuur.
3. Benoemings- en aanwervingsvoorwaarden Wordt begeven bij aanwerving, bevordering of interne personeelsmobiliteit. Overeenkomstig de modaliteiten uiteengezet in de rechtspositieregeling van het WZCpersoneel. 4. Functiewaarderingsniveau - Niveau: C - Weddeschaal: C1 - C3. 5. Specifieke beoordelingscriteria Eerste beoordelaar: directeur WZC Tweede beoordelaar: O.C.M.W. -secretaris