Functiebeschrijving: Dossier- en gegevensbeheerder tewerkstellingsmaatregelen sociale economie Functiefamilie Dossier- en gegevensbeheerders Voor akkoord Naam leidinggevende Els Claeys Datum + handtekening Naam functiehouder Datum + Handtekening
1. Context van de functie 1.1. Waarden van de Vlaamse overheid De Vlaamse overheid is een open en wendbare organisatie die daadkrachtig anticipeert op de evoluties en behoeften in de samenleving. Samen met alle belanghebbenden werken we aan een duurzame dienstverlening in vertrouwen en vanuit het algemeen belang. 1.2. Positionering Aan welke functie rapporteert de functiehouder? Welke functies rapporteren aan de functiehouder? 1.3. Kwantitatieve gegevens Aantal medewerkers waaraan wordt leiding gegeven (met vermelding van type medewerker): Budgetten (met vermelding van het type impact dat de functiehouder heeft): Bijkomende kwantitatieve gegevens: Teamhoofd maatwerk, beschutte en sociale werkplaatsen Dossierbeheerders externe aanvragen sociale en beschutte werkplaatsen Dossier en gegevensbeheerders sociale en beschutte werkplaatsen en maatwerk bij collectieve inschakeling nvt 2. Doel van de functie Beheren en behandelen van dossiers en gegevens teneinde ervoor te zorgen dat interne processen efficiënt, correct en klantvriendelijk verlopen en dat procedures, wet en regelgeving worden gerespecteerd. 3. Resultaatgebieden Resultaat Voorbeelden van activiteiten 2
Gegevensverzameling Verzamelen, vervolledigen en administratief verwerken van gegevens teneinde dossiers en bestanden met volledige en correcte informatie beschikbaar te hebben. Ontbrekende gegevens opzoeken Gegevens importeren in een registratiesysteem Samenstellen van een dossier Opvolging van de applicaties en gegevensstromen Controle van gegevens Verifiëren en controleren van documenten en gegevens teneinde te verzekeren dat vormvereisten, procedures en regelgeving gerespecteerd worden. Interne controlepunten inbouwen en optimaliseren Vaststellen van foutieve boekingen en voorstellen doen voor correctie Vaststellen van fouten in gegevensstromen en deze fouten rechtzetten Controleren of aanvragen in lijn zijn met de regelgeving Verwerken van gegevens en behandeling van dossiers Uitvoeren van de voorziene stappen binnen het dossier en bewerken van gegevens teneinde via een tijdige en correcte behandeling een goede dienstverlening te verzekeren. Berekeningen uitvoeren en controleren Periodiek en op vraag aanmaken en opstellen van dossiers, bestanden, documenten, Uitzoeken hoe wetgeving het best kan toegepast worden Opmaken van overzichten en rapporten Databanken uitbouwen Opmaken van besluiten Voorbereiden en uitvoeren van financiële verrichtingen 3
Aanvragen verwerken Informatie-uitwisseling Informatie uitwisselen en diverse vragen beantwoorden teneinde klanten en andere betrokkenen correct te informeren. Zoeken naar correcte en klantgerichte oplossingen voor problemen bij dossiers en de leidinggevenden en dossierbeheerders hierover adviseren Fungeren als aanspreekpunt voor dossierbeheerders Informatie verstrekken aan interne klanten en operationele partners Rapporteren over de stand van zaken Actief deelnemen aan vergaderingen en werkgroepen Bespreken van dossiers met collega s Input bezorgen voor het beantwoorden van parlementaire vragen Werkrelaties Werkrelaties onderhouden met betrekking tot dossiers en gegevens teneinde door een goede samenwerking een efficiënt verloop van het proces te garanderen. Zoeken naar correcte en klantgerichte oplossingen voor problemen bij dossiers en leidinggevenden en dossierbeheerders hierover adviseren Fungeren als aanspreekpunt voor dossierbeheerders Informatie verstrekken aan interne klanten en operationele partners Rapporteren over de stand van zaken Actief deelnemen aan vergaderingen en werkgroepen Bespreken van dossiers met collega s 4
Optimalisatie van de werking Stelt aanpassing voor van procedures en werkwijzen nav nieuwe wetgeving en knelpunten teneinde de efficiëntie te verhogen Zoekt naar oorzaken van problemen en doet voorstellen om deze te voorkomen Evalueert de werkwijze en doet voorstellen om deze verbeteren Denkt mee na over de gebruiksvriendelijkheid van de toepassingen en doet voorstellen om deze te verbeteren Kennisdelen Helpt collega s vakinhoudelijk; Bouwt de kennis verder uit en stelt die ter beschikking om het kennisniveau van het team op peil te houden Deelt de kennis over de uitvoering van de maatregel over aan collega s Geeft input voor parlementaire vragen Is bereid om een toelichting te geven aan collega s over de uitvoering van de maatregel. 4. Competentieprofiel 4.1. Gedragscompetenties Verantwoordelijkheid nemen Neemt verantwoordelijkheid voor zijn werk Samenwerken Informeert, pleegt overleg en werkt mee Analyseren Legt verbanden en ziet oorzaken 4.2. Vaktechnische competenties Oordeelsvorming Trekt logische conclusies op basis van de beschikbare gegevens en formuleert een hypothese Klantgerichtheid Optimaliseert de dienstverlening aan belanghebbenden binnen afgesproken kader Zorgvuldigheid Neemt verantwoordelijkheid over de kwaliteit van het werk van anderen Diploma en ervaring 5
Bachelordiploma, opleidingen met bedrijfseconomische vakken strekken tot aanbeveling. Ervaring is niet vereist, maar enige relevante ervaring in gegevensbeheer strekt tot aanbeveling. Technische competenties Basiskennis van de courante informaticaprogramma s meer bepaald Outlook, Excel en Word volstaat, maar er moet een oprechte bereidheid zijn om op korte termijn de kennis over een aantal nieuwe programma s te verwerven. Affiniteit met ICT strekt tot aanbeveling. 5. Andere functierelevante informatie Je werkt graag met cijfers. Je hoeft geen wiskundig genie te zijn, maar beschikt wel over een degelijke analytisch en rekenkundig inzicht. Je kan nauwkeurig werken. Je kan samenwerken in een team. 6