ZN GERRIT@Mail - Handleiding Instellen Microsoft Outlook 2016 Informatiedomein: ZN GERRIT@Mail - Handleiding Instellen Microsoft Outlook 2016 Status: Productie Versie: v01.00 Publicatie datum: 28-11-2017 Auteur: Daniël Nederpel
Inleiding Wanneer mail zorginhoudelijke en / of persoonsgebonden informatie bevat, moet de mail adequaat beveiligd zijn. GERRIT@Mail is de dienst van GERRIT waarmee u besloten kunt e-mailen met andere partijen die ook zijn aangesloten op GERRIT@Mail. Daarnaast kunt u ook gewoon e-mailen met iedereen die niet is aangesloten op GERRIT@Mail. Het e-mailadres dat u krijgt van GERRIT is geschikt voor beide vormen van e-mail. Onder besloten mail wordt verstaan; e-mail die binnen het besloten netwerk van GERRIT blijft. Wel is het mogelijk om de GERRIT@Mail dienst te benaderen vanaf andere besloten netwerken zoals Zorgring Noord-Holland Noord. Doordat deze e-mail niet op het openbare internet terecht komt, kan deze e-mail ook gebruikt worden om patiëntinformatie te delen. Om het mogelijk te maken om zeker te weten of e-mail besloten wordt verstuurd moeten er 2 accounts in Microsoft Outlook worden aangemaakt. Eén voor e-mailen via internet, en één om besloten mee te e-mailen. Door deze 2 accounts aan te maken kan bij het versturen van een e-mail bewust worden gekozen via welke route het e-mailtje wordt verstuurd. Deze handleiding legt uit hoe u beide accounts in Microsoft Outlook 2016 kunt instellen.
Wizard aanpassen In Outlook 2016 is een vernieuwde wizard (met witte vensters). Met deze wizard is het niet mogelijk om een GERRIT e-mail account in te richten in Outlook. U kunt dit zelf oplossen door een aanpassing te maken in het Windows register, zodat u de vertrouwde wizard kunt gebruiken (met grijze vensters): Doorloop de volgende stappen: 1. Sluit Outlook af. 2. Start de Register-Editor. Gebruik hiervoor een van de volgende procedures, afhankelijk van uw versie van Windows. Windows 10, Windows 8.1 en Windows 8: Druk op de Windows-toets + R dialoogvenster uitvoeren openen. Typ regedit.exe en klik vervolgens op OK. Windows 7: Klik op Start, typ regedit.exe in het zoekvak en druk vervolgens op Enter. 3. In de Register-Editor, zoek en klik op de subsleutel van de gebruiker instellingen in het register: HKEY_CURRENT_USER\SOFTWARE\Microsoft\Office\16.0\Outlook\setup of de group policy-subsleutel in het register: HKEY_CURRENT_USER\SOFTWARE\Policies\Microsoft\Office\16.0\Outlook\setup 4. Wijs Nieuw aan in het menu bewerken en klik vervolgens op DWORD (32-bits)-waarde. 5. Typ DisableOffice365SimplifiedAccountCreationen druk op Enter. 6. Klik met de rechtermuisknop op DisableOffice365SimplifiedAccountCreationen selecteer vervolgens wijzigen. 7. Typ 1 in het vak Waardegegevens en klik op OK. 8. Selecteer Afsluiten om de Register-Editor afsluiten in het menu bestand. Bron: https://support.microsoft.com/nl-nl/help/3189194/how-to-disable-simplified-accountcreation-in-outlook-2016
Instellen account Start Microsoft Outlook 2016. Als direct Figuur 2 wordt getoond kunt u deze eerste stap overslaan. Open Bestand > Accountinstellingen > Accountinstellingen U krijgt dan onderstaand scherm te zien: Figuur 1: Accountinstellingen scherm Als u eerder een account hebt ingesteld, kunt u een account selecteren en klik op Wijzigen. U kunt dan direct verder naar figuur 5. Klik op Nieuw, u krijgt vervolgens het scherm te zien voor het toevoegen van een nieuwe account, zie figuur 2. Afhankelijk van de versie van outlook die u heeft, kan het zijn dat dit scherm wordt overgeslagen. Ga dan door naar figuur 3. Figuur 2: Account toevoegen service kiezen Selecteer de optie E-mailaccount (standaard geselecteerd) en klik op Volgende.
In het volgende scherm, figuur 3, selecteert u de optie Handmatige instelling of extra servertypen en klik op Volgende : Figuur 3: Account toevoegen accountconfiguratie Kies de optie POP of IMAP (figuur 4) en klik op Volgende : Figuur 4: Account toevoegen accounttype kiezen
In het nu getoonde scherm (zie figuur 5), kunt u het e-mailaccount instellen. Figuur 5: Account toevoegen accountinstellingen De velden dienen als volgt ingevuld te worden: Gebruikersgegevens Naam Uw eigennaam, of die van bijvoorbeeld de praktijk. Dit is wat de ontvanger ziet als naam van de verzender. E-mailadres Het e-mailadres dat u wilt instellen. Het e-mailadres waar u de e-mail vanaf verzend. Servergegevens Type Account POP3 of IMAP In bijlage 1 wordt het verschil uitgelegd tussen POP3 en IMAP Server voor inkomende e-mail mail.gerritzorgnet.nl N.B. Indien u gebruik maakt van de GERRIT@Mail dienst vanaf een andere besloten netwerk dient u de volgende servers te gebruiken: Voor zowel IMAP als POP3 Server voor uitgaande e-mail mail.gerritzx.nl Internet: smtp.gerritzorgnet.nl Besloten: besloten.gerritzorgnet.nl N.B. Indien u gebruik maakt van de GERRIT@Mail dienst vanaf een andere besloten netwerk dient u de volgende servers te gebruiken: U gaat 2 accounts aanmaken in Outlook. Elke gebruikt een andere uitgaande mailserver Internet: smtp.gerritzx.nl Besloten: besloten.gerritzx.nl Aanmeldingsgegevens Gebruikersnaam Uw gehele e-mailadres Binnen GERRIT@Mail is uw e- mailadres ook uw gebruikersnaam Wachtwoord Het door u aangemaakte wachtwoord
Vul uw mail account gegevens in en klik op Meer instellingen (dit kan pas als de velden zijn ingevuld). U krijgt dan figuur 6 te zien: Figuur 6: Meer instellingen Om uw accounts uit elkaar te kunnen houden, stelt u hier een unieke naam in voor het account. Deze naam ziet u zodra u een email gaat opstellen en hiermee kiest u via welke route de e-mail verzonden moet worden (besloten of internet). In het Geavanceerd scherm kunt u de standaard poorten laten staan. U kunt hier ook aanvinken hoeveel dagen historie u op de server wilt laten staan. 14 dagen is standaard. Wanneer u een passende naam heeft ingevoerd kunt u op OK klikken en komt u terug in het scherm van figuur 5. Hier klikt u vervolgens op Volgende. Het account wordt getest. Klik daarna op Sluiten en Voltooien. Figuur 7: Accountinstellingen testen Figuur 8: Account toevoegen voltooien
Besloten account Doorloop alle stappen opnieuw voor het aanmaken van een besloten account. Het verschil zit in de keuze voor de server voor uitgaande e-mail: Internet: smtp.gerritzorgnet.nl Besloten: besloten.gerritzorgnet.nl N.B. Indien u gebruik maakt van de GERRIT@Mail dienst vanaf een andere besloten netwerk dient u de volgende servers te gebruiken: Internet: smtp.gerritzx.nl Besloten: besloten.gerritzx.nl Geef het besloten account een herkenbare naam via Meer instellingen : Figuur 9: Account voor besloten mail
Account uitschakelen voor overbodige ontvangst Zodra u 2 accounts instelt met dezelfde gebruikersnaam en wachtwoord, dan zal het ene account alle mail ophalen en het tweede account doet een zinloze ophaal actie, of haalt alles dubbel op. Eigenlijk hoeft u maar 1 mailaccount in te stellen voor de email ontvangst, want het 2e account is alleen nodig om email mee te kunnen verzenden. In Outlook kunt u de ontvang functie van het mailaccount op een verstopte plek uitschakelen: Druk in outlook op CTRL+ALT+S Figuur 10: Groepen voor verzenden en ontvangen Klik op Bewerken. Figuur 11: Instellingen voor verzenden/ontvangen Blader naar het gewenste account en haal een vinkje weg bij E-mailitems ontvangen. Klik op OK om terug te keren naar figuur 9. Klik vervolgens op Sluiten. Nu zal dat account niet meer worden opgehaald, maar u kunt dat account wel gebruiken als afzender. NB: In de accountinstellingen zijn de gebruikersnaam, wachtwoord en inkomende server wel verplichte velden om in te vullen, maar eigenlijk doen ze er nu niet meer toe voor dit account.
Standaard verzend account instellen In Outlook kunt u aangeven via welk account u standaard wilt verzenden. Default is dit het eerste account dat is aangemaakt, maar u kunt zelf ook een ander account als standaard instellen. Open Bestand > Accountinstellingen > Accountinstellingen, u krijgt dan onderstaand scherm te zien: Figuur 12: Accountinstellingen scherm Selecteer het account dat u als standaard wilt instellen (door de regel aan te klikken) en klik vervolgens op Als standaard instellen. Er komt nu een vinkje voor die regel te staan. Klik op Sluiten.
Instellen van-veld bij opmaak van e-mail Zodra u een e-mail gaat verzenden, kunt u kiezen via welke weg u de e-mail wilt verzenden: via internet of besloten. Als de Van optie nog niet zichtbaar is, dan moet u eerst dat veld zichtbaar maken. Wanneer u een e-mail opstelt, krijgt u het volgende scherm te zien: Figuur 13: E-mail opstellen In het tabblad Opties, vind u de mogelijkheid om het van-veld weer te geven. Figuur 14: E-mail opstellen, opties tab Klik op het Van pictogram. In het e-mail opstel scherm ziet u nu het Van keuzeveld staan. Zie figuur 15. Figuur 15: E-mail opstellen met van veld Door op het nieuwe van-veld te klikken kunt u kiezen vanaf welk account de bewust e-mail gestuurd wordt. Op deze manier kunt u aangeven of een e-mail Besloten of via Internet gestuurd moet worden. Let goed op wat hier staat, voordat u uw email verzend.
Bijlage 1 Begrippen POP en POP3 POP (Post Office Protocol) versie 3 is het meest gebruikte e-mailprotocol. Bij dit protocol worden e- mailberichten van de server opgehaald en (afhankelijk van instellingen binnen het e-mailprogramma) verwijderd. De e-mailberichten staan vervolgens alleen op uw computer (offline) en zijn niet meer online te bekijken. Er zitten twee voordelen aan het gebruik van POP. Ten eerste wordt de e-mail snel opgehaald. Daarnaast raakt de mailbox niet vol, omdat outlook de e-mail weghaalt van de server. IMAP IMAP (Internet Message Access Protocol) is een uitgebreid protocol voor het lezen, opslaan en beheren van uw e-mail, waarbij u online kunt werken. Dit betekent dat de acties die u in het e- mailprogramma op uw computer uitvoert, worden gereflecteerd in uw mailbox op de server. Dit geeft u meer flexibiliteit en maakt het mogelijk dat u op meerder locaties, altijd uw e-mail bij de hand heeft. Een nadeel is dat de e-mail zowel in uw e-mailprogramma alsmede op de GERRIT@Mail server blijft, waardoor uw mailbox sneller vol raakt.