Outlookkoppeling installeren Voordat u de koppeling kunt installeren, moet outlook afgesloten zijn. Stappenplan Controleer of het bestand VbaProject.OTM aanwezig is. (zie 3.2) Controleer of de map X:\RADAR\PARAMETERS\ bestaat en of hier het bestand RADAR_server.xml in staat. Zo niet kopieer deze dan van de setup cd-rom. Geef in het bestand RADAR_server.xml aan of e-mail in RADAR opgeslagen moet worden in als e- mailbericht of als document. (zie 3.3) Stel de parameters in RADAR CRM in. (zie 3.4) Controleer de macrobeveiliging en pas deze eventueel aan in Outlook (zie 3.5 en verder) VbaProject.OTM De Outlook koppeling maakt gebruik van een bestandje genaamd VbaProject.OTM Dit bestandje kan in gebruik zijn, wanneer u gebruik maakt van een outlook invoegtoepassing naar een programma van een andere leverancier. U kunt dit zien door (in verkenner) in de volgende map te kijken of dit bestandje al aanwezig is. Profielmap voor Windows XP: C:\Documents and Settings\<uw gebruikersnaam voor Windows>\Application Data\Microsoft\Outlook (Vul bij <uw gebruikersnaam voor Windows> de naam in waarmee u op uw computer inlogt bij het opstarten van uw pc) Profielmap voor Windows Vista: C:\gebruikers\<uw gebruikersnaam voor Windows>\Apps\Microsoft\Outlook (Vul bij <uw gebruikersnaam voor Windows> de naam in waarmee u op uw computer inlogt bij het opstarten van uw pc) Profielmap voor Windows 7 C:\ <uw gebruikersnaam voor Windows>\AppData\Local\Microsoft\Outlook (Vul bij <uw gebruikersnaam voor Windows> de naam in waarmee u op uw computer inlogt bij het opstarten van uw pc) Let op! In de meeste gevallen wordt de OTM opgeslagen onder Local. Het komt echter wel voor dat het bestand opgeslagen wordt onder Roaming of Local low Wanneer dit niet het geval is, kunt u het VbaProject.OTM dat door RADAR aangeleverd is (Te vinden in RADAR\UPDATE) kopiëren naar deze map. Wanneer dit wel het geval is, kunt u de Outlook koppeling niet in gebruik nemen omdat dit bestand dan waarschijnlijk aangeleverd is door een andere leverancier en een ander programma al gebruik maakt van de Outlook invoegtoepassing. Werkt u met meerdere gebruikers op een pc dan dient u het bestand voor per gebruiker op deze computer te plaatsen in hun eigen profielmap. Parameters in RADAR_SERVER.XML 1/9 Installeren Outlookkoppeling 4.0
In de map RADAR\PARAMETERS\ op uw server vindt u het bestand RADAR_server.XML. Als dit bestand er niet staat dan kunt u dit van de Serviceportal downloaden. U kunt in het bestand RADAR_server.xml (in X:\RADAR\PARAMETERS) instellen of u de e-mail wilt opslaan als document (.doc) of als mail (.htm). Standaard wordt dit ingesteld op opslaan als document. Wanneer u ervoor kiest om de e-mail als e-mailbericht op te slaan, kunnen ook de bijlagen worden opgeslagen. Deze worden echter wel apart van het e-mailbericht opgeslagen. Als u ervoor kiest om de e-mail op te slaan als document dan worden de bijlagen niet opgeslagen maar wordt wel in het document vermeld welke eventuele bijlagen oorspronkelijk met het e-mailbericht zijn verstuurd. Voorbeeld van een opgeslagen e-mail als Word document: Voorbeeld van een opgeslagen e-mail als e-mailbericht: U kunt het bestandje RADAR_server.xml vinden in de map PARAMETERS, in dezelfde map waar u de backend van RADAR opslaat. U kunt het bestandje bewerken door er rechts op te klikken en te kiezen voor Openen met Kladblok. Zorgt u ervoor dat Outlook is afgesloten voor u dit bestandje aanpast. Het bestandje ziet er als volgt uit: Achter de optie: <EmailOpslaanAlsOutlookBericht> staat standaard Nee Indien gewenst kunt u dit vervangen door Ja (zonder aanhalingstekens) Sluit u het bestand af en kies bij de vraag of het bestand opgeslagen moet worden voor Ja. 2/9 Installeren Outlookkoppeling 4.0
Parameters binnen RADAR CRM Voor de mail die nu vanuit Outlook opgeslagen wordt, kunt u binnen CRM parameters instellen. In BEHEER DOCUMENT TYPE kunt u een documenttype aanmaken om de email standaard onder te plaatsen: Deze typen kunt u standaard koppelen aan inkomende en uitgaande e-mail in BEHEER PARAMETERS E-MAIL : Bij het tabblad NUMMERING kunt u instellen dat de e-mail een nummer mee moet krijgen bij het opslaan: 3/9 Installeren Outlookkoppeling 4.0
Zowel voor in als uitgaande e-mail kunt u gebruik maken van deze nummering. Indien gewenst, kunt u onderscheid maken tussen de nummering voor documenten en die voor de e-mails. U kunt dan het vakje voor Onderscheid maken in nummering documenten en e-mails aanvinken. U ziet dan aan de rechterkant een nieuw vakje verschijnen: Nieuw uniek nummer e-mails. Vult u daarin het nummer in van de eerste e-mail die u wilt opslaan, RADAR zal automatisch doortellen. Bepalen welke Office versie u op uw computer heeft. Open Outlook Kies in het menu voor Help Kies vervolgens voor Info Hier staat de versie aangegeven Office 2003 Wanneer u Outlook opent, zal over het algemeen de koppeling direct werken. Dit ziet u door een bestaande e- mail te openen. In de werkbalk bovenaan de e-mail staat nu de knop Opslaan in RADAR. Wanneer bij u deze knop niet aanwezig is, is uw beveiligingsniveau te hoog om macro s toe te staan. Er zijn nu twee mogelijkheden om toch gebruik maken van deze koppeling: Mogelijkheid 1: Toets tegelijkertijd de ALT-toets en F11 in. Het volgende schermpje verschijnt: 4/9 Installeren Outlookkoppeling 4.0
Vink het vakje voor Macro s die afkomstig zijn van deze bron, altijd vertrouwen aan. Klik dan op de knop Macro s inschakelen. U bevindt zich dan in het volgende scherm: Dit scherm kunt u gewoon afsluiten met het kruisje rechts bovenin. U komt dan terug in Outlook. Sluit Outlook af, en start het weer op. Wanneer u nu een e-mail opent, vindt u in de werkbalken de knop Opslaan in RADAR Mogelijkheid 2 Ga naar Extra Macro Beveiliging en zet het Beveiligingsniveau op Gemiddeld. Sluit Outlook af en open Outlook vervolgens meteen weer Office 2007 Vertrouwenscentrum Controleer of het digitaal certificaat van PDE PRACTICOM goed is geinstalleerd. Ga naar menu EXTRA, optie VERTROUWENSCENTRUM. 5/9 Installeren Outlookkoppeling 4.0
Kies in dit scherm voor Vertrouwde uitgevers. PDE PRACTICOM staat als vertrouwde uitgever in de lijst. Kies in het Vertrouwenscentrum voor Marcobeveiliging. Kies voor de optie zoals deze in het voorbeeld is weergegeven. Nieuwe snelkoppeling maken Nu de macrobeveiliging is aangepast gaat u een nieuwe snelkoppeling voor Outlook maken. Controleer eerst de locatie van het bestand Outlook.exe op uw computer. Als u de standaardmap locaties hebt geaccepteerd bij de installatie van Office Outlook 2007, bevindt het bestand Outlook.exe zich op de volgende locatie: C:\Program Files\Microsoft Office\Office12\Outlook.exe Als u het bestand Outlook.exe niet op deze locatie vindt, moet u het eerst zoeken en het volledige pad noteren. 6/9 Installeren Outlookkoppeling 4.0
Klik met de rechtermuisknop op het Windows-bureaublad, wijs Nieuw aan en klik op Snelkoppeling in het snelmenu. Klik op Bladeren om het bestand te zoeken en vervolgens te selecteren. Nu worden automatisch aanhalingstekens ingevoegd. Kiest u ervoor om het pad met de hand in te typen dan moet u de aanhalingstekens zelf erbij typen. Uiteindelijk zal het er zo uitzien (als het een standaard installatie betreft): "C:\Program Files\Microsoft Office\Office12\Outlook.exe" /altvba Vbaproject.otm Start vervolgens Outlook. De volgende melding verschijnt: (Als dit scherm niet direct verschijnt, ga dan naar menu EXTRA MACRO MACRO s. Het scherm moet dan alsnog verschijnen) Klik hier op de knop Alle documenten van deze uitgever vetrouwen. (U kunt controleren of de macro inderdaad van PDE PRACTICOM is door op Details van handtekening weergeven te klikken.) Tot slot kunt u controleren of het werkt door een e-mail bericht te openen. Onder de knop Invoegtoepassingen staat nu de knop Opslaan in RADAR 7/9 Installeren Outlookkoppeling 4.0
De eerste keer dat u deze functie op deze computer gebruikt zal er gevaagd worden om SQL gegevens zodat de outlookkoppeling kan communiceren met de SQL Database. Als u niet weet welke gegevens u hier in moet voeren kunt u de gegevens nemen die genoemd staan in het bestand radar.ini. U kunt dit bestand meestal vinden in C:\Program Files\PDE Practicom\RADAR. Open dit bestand met kladblok om de SQL gegevens te bekijken. Office 2010 Instellingen voor het activeren van RADAR VBA macro s in Office 2010: 1) Start MS Outlook 2010 2) Activeer VBA: In Bestand Opties Invoegtoepassingen: Activeren Microsoft VBA voor OUTLOOK-invoegtoepassing. Klik op de Start -knop bij het betreffende item in de lijst inactieve invoeg-toepassingen. Microsoft VBA voor OUTLOOK-invoegtoepassing zal nu verschijnen in de lijst actieve invoegtoepassingen. 3) Activeer macro s: In Bestand Opties Vertrouwenscentrum: Kies optie: Alle macro s inschakelen. Note: Standaard instelling Beveiligingsinstellingen voor macro s toepassen op geïnstalleerde invoegtoepassingen moet aangevinkt zijn. 4) RADAR koppeling maken in Werkbalk Snelle Toegang : In Bestand Opties Werkbalk Snelle Toegang Selecteer Macro s in de dropdown list Toevoegen RADAR.RADAR_Koppeling aan werkbalk Note: Eventueel icoon aanpassen naar voorkeur. 5) Voeg de werkbalk snelle toegang evenuteel nog toe aan een geopend e-mailbericht 6) U kunt nu vanuit een e-mail de nieuwe knop gebruiken. De eerste keer dat u deze functie op deze computer gebruikt zal er gevaagd worden om SQL gegevens zodat de outlookkoppeling kan communiceren met de SQL Database. Als u niet weet welke gegevens u hier in moet voeren kunt u de gegevens nemen die genoemd staan in het bestand radar.ini. U kunt dit bestand meestal vinden in C:\Program Files\PDE Practicom\RADAR. Open dit bestand met kladblok om de SQL gegevens te bekijken. RADAR Outlook AddIN en Register 8/9 Installeren Outlookkoppeling 4.0
De verbindinggegevens in het geval dan de Outlook Addin worden per user opgeslagen in een registry key: HKEY/USERS/S-1-5-21-2628901378-3678597854-458295446-1133\Software\VB and VBA Program Settings\RADAR\SQLBackend Waarbij S-1-5-21-2628901378-3678597854-458295446-1133 een SID (Security ID) is. Na inloggen in Windows staat dit in: \HKEY_CURRENT_USER\Software\VB and VBA Program Settings\RADAR\SQLBackend Het enige wat anders is in de werking tussen het opslaan en ophalen van de verbindingsgegevens tussen de normale RADAR modules (CRM, UREN en FACTURATIE) en de Outlook AddIn is de locatie waar de gegevens worden opgeslagen (registry vs radasr.ini) de werking en de schermen die getoond worden is verder hetzelfde. De reden waarom de Outlook AddIn geen gebruik maakt van het RADAR.INI bestand is dat de Outlook AddIn niet weet waar dit bestand staat (Outlook maakt geen gebruik van een werkgroepbestand) Wisselen van radar database De Outlook AddIn verwijst altijd alleen maar naar 1 SQL Database. De registry key \HKEY_CURRENT_USER\Software\VB and VBA Program Settings\RADAR\SQLBackend zal dus elke keer verwijderd moeten worden voordat er gewisseld kan worden naar een andere database. 9/9 Installeren Outlookkoppeling 4.0