Werkinstructie Docenten Inlog Versie: Januari 2011 Coachview.net: 2.1 Auteur(s): Remy Remery Dé nieuwe manier van samenwerken
Inhoudsopgave INLEIDING 3 INDELING 4 INLOGGEN 5 COACHVIEW.NET INTERFACE EN STANDAARD MOGELIJKHEDEN 6 MENU 6 NAVIGATIE 7 PERSONAL COACH 7 OPLEIDINGEN 8 OVERZICHTSSCHERM OPLEIDINGEN 8 OPLEIDING ZOEKEN 8 DEELNEMERSLIJST 9 AANTAL DAGEN / DAGDELENLIJST 9 PRESENTIE/SLAGING INVULLEN 9 2
Inleiding Inleiding Deze werkinstructie beschrijft, in het kort, alle functies die een docent ter beschikking heeft binnen Coachview.net. Een docent selecteert zijn opleiding, bekijkt de deelnemerslijst en registreert per deelnemer de presentie en indien nodig de slaging. De gebruikte opleidingen zijn fictief. Welke functies gebruikt kunnen worden is afhankelijk van de beschikbare modules en de ingestelde rechten. In deze werkinstructie vindt u de uitleg, aan de rechterkant, terug. In de linkermarge staan handige tips of een korte uitleg. Deze icoontjes vertellen u het volgende: Een handig tip. Let op! Helpdesk Heeft u na het lezen van deze trainingskit nog vragen of behoefte aan hulp dan staat onze helpdesk u graag te woord. Telefoon: 0413-483088 E-Mail: helpdesk@coachview.net Copyright 2011 Coachview.net is een product van InnoPhase B.V. 3
Indeling Indeling 1. Inloggen in Coachview.net 2. Coachview.net interface en standaard mogelijkheden 3. Opleiding a. Zoeken en selecteren opleiding b. Registreren presentie/slaging 4
Inloggen Log in om toegang te krijgen tot Coachview.net. Met behulp van de URL www.coachview.net komt u terecht op de website van Coachview.net. Rechtsboven vindt u de knop om in te loggen. Inloggen via de website van Coachview.net. Vul uw gebruikersnaam en wachtwoord in en druk op de <Enter>-toets of op de knop Inloggen. Bij het eerste keer inloggen zal om een nieuw wachtwoord gevraagd worden. Let hierbij op de volgende eisen: 8-15 karakters, tenminste 1 kleine letter, tenminste 1 hoofdletter, tenminste 1 cijfer, tenminste 1 bijzonder karakter:!# $%()*+,-./:;=?[\]^_{ }`~&"<>@', gegevens van de gebruiker en het bedrijf mogen niet gebruikt worden in het wachtwoord. Denk hierbij aan de voornaam, bedrijfsnaam en geboorteplaats, enkele veel voorkomende woorden (zoals Welkom) en combinaties van letters zijn ook niet toegestaan, niet gelijk aan de 15 voorgaande wachtwoorden maximaal 60 dagen oud Bent u uw wachtwoord vergeten dan kunt u op de link Wachtwoord vergeten klikken. Vul daarbij uw e-mail adres in zoals dat in Coachview.net is geregistreerd en klik op de knop Verzenden. 5
Coachview.net interface en standaard mogelijkheden Coachview.net is ingedeeld in twee helften. Het menu vindt u aan de linkerkant, de rechterkant laat een overzicht-, detailscherm of schermlijst zien. Menu Het menu is ingedeeld in functiegroepen, waarbij elke functiegroep weer is onderverdeeld in functies. Welke functiegroepen, met bijbehorende functies, u ziet is afhankelijk van de modules en de functies die aan u zijn toegewezen. Functiegroep Zoek wordt ook wel het snelmenu genoemd. Functies Functiegroepen Het snelmenu gebruikt u het meest, deze is na het opstarten van Coachview.net altijd open geklapt. Daarmee kunt u snel en efficiënt uw opleidingen zoeken. U ziet alleen een functie als die aan u is toegewezen. U heeft alleen leesrechten en kunt daarom de functie alleen maar gebruiken om een item te zoeken en te bekijken. 1. Geef zoekcriterium in 2. Voer zoekopdracht uit 1. Vul een zoekcriterium of een gedeelte van het zoekcriterium in. Is het zoekcriterium niet ingevuld dan wordt de complete lijst getoond. Per functie kunt u in het snelmenu zoeken op: a. Bedrijf: naam, b. Persoon: naam, c. Opleiding: code of naam, 2 Druk op <Enter> of klik op het vergrootglas en de zoekopdracht wordt uitgevoerd. 6
Navigatie Coachview.net beschikt over een aantal knoppen waarmee u makkelijker tussen de verschillende functies (schermen) kunt switchen. Daarmee wordt het vinden van de juiste informatie een stuk eenvoudiger. Om niet verdwaald te raken tijdens het veelvuldig switchen tussen de verschillende schermen vindt u de broodkruimel (1) in elk scherm terug. Gaat u met de muis over de broodkruimel dan verschijnt er een lijst. Selecteer een regel uit de lijst (deze wordt blauw), klik met de linker muistoets en u keert er naar terug. Klikt u niet in de lijst maar direct op de knop dan keert u terug naar het laatst geopende scherm. Naast de broodkruimel zijn de volgende knoppen zichtbaar: Ga naar de volgende persoon. Ga naar de vorige persoon. Ga naar het helpscherm. Personal Coach De Personal Coach is de startpagina van Coachview.net. Bovenaan het scherm ziet u de laatste nieuwsberichten over Coachview.net, daaronder vindt u een overzicht van de opleidingen gesorteerd op startdatum. Klik op een regel om de opleiding te openen. 7
Opleidingen Klikt u in het zoekmenu op het loepje van de de functie Opleiding dan wordt aan de rechterkant het overzichtsscherm getoond met alle lopende opleidingen. Overzichtsscherm opleidingen Een overzichtsscherm geeft de mogelijkheid om opleidingen te zoeken. Het scherm is gesplitst in twee gedeeltes. Bovenaan het scherm (donker blauw) ziet u het zoekgedeelte, daaronder (licht blauw) de lijst met gevonden opleidingen. Zoeken gaat met behulp van één of meerdere zoekcriteria. Handig als de lijst te groot is. In eerste instantie ziet u alleen de meest gebruikte zoekcriteria. Door op de toevoeging meer te klikken worden meer criteria getoond. Door op de toevoeging minder te klikken worden deze extra criteria weer verborgen. Zoeken: zoek op basis van de ingegeven zoekcriteria. Wis: wis de ingegeven zoekcriteria. De gevonden opleidingen worden in de overzichtslijst getoond. Het aantal regels per pagina ligt vast. Klik op de naam om naar het detailscherm van de opleiding te gaan. Exporteer de lijst met opleidingen naar een Excel bestand. Klik op de naam van een kolom om deze te sorteren. = van A naar Z gesorteerd. = van Z naar A gesorteerd. Opleiding zoeken Het zoeken gaat als volgt: 1. Vul de code of de naam (of een gedeelte van de naam) van een opleiding in achter Code / Naam: in het blauwe zoekgedeelte. 2. Klik op meer. 3. Selecteer in de statuslijst de status definitief (de opleiding gaat door, er kunnen nog deelnemers in- of uitgeschreven worden). 4. Druk op de knop Zoeken. 5. Klik op de naam van de opleiding om naar het detailscherm te gaan. In het detailscherm van de door u gekozen opleiding ziet u de volgende drie Tabjes: 1. Algemeen: informatie over de opleiding. 2. Onderdelen: aantal dagen / dagdelen waaruit de opleiding bestaat. 3. Deelnemers: overzicht van de deelnemers. 8
Deelnemerslijst Klik op de tab Deelnemers voor een overzicht van de ingeschreven deelnemers. Deze lijst kunt u met behulp van het Excel exporteren. icoontje (links onderaan de lijst) naar Aantal dagen / dagdelenlijst Klik op de tab Onderdelen voor een overzicht van het aantal dagen of dagdelen waaruit de opleiding bestaat. Ook deze lijst kunt u naar Excel exporteren. Presentie/slaging invullen Is bepaald dat registratie verplicht is dan moet dit gebeuren. Het is mogelijk om per onderdeel de registratie voor alle deelnemers in te vullen, of per deelnemer de registratie voor alle onderdelen in te vullen. Registratie per onderdeel: 1. Klik in het detailscherm van de opleiding op de tab Onderdelen. 2. Klik op het icoontje met het gele gevarendriehoekje in de kolom Presentie en/of de kolom Slaging. Als voorbeeld nemen we de presentie registratie. 3. Vul in het scherm PRESENTIE REGISTRATIE voor een deelnemer in of hij/zij aanwezig is geweest. Klik daarvoor in de kolom Present of Niet Present op het hokje (er verschijnt een vinkje in het vakje). 4. Als alle deelnemers present of niet present zijn dan kunt u op één van de twee vakjes boven de kolommen klikken. Alle deelnemers worden nu geselecteerd. 5. Klik in de kolom Opmerking presentie op de regel van de deelnemer om een opmerking te plaatsen. 6. Klik op de knop Opslaan om de registratie te bewaren. Wilt u dit niet druk dan op de knop Annuleer. 7. Klik op rechtsboven aan het scherm om nog een onderdeel te registreren. 9
8. Klik op het kruisje (rechtsboven in het scherm) om het scherm af te sluiten. 9. Zijn alle presenties ingevuld dan is het gele driehoekje gewijzigd in een groen vinkje. Een blauw bolletje in de kolom Presentie en/of Slaging geeft aan dat registratie niet verplicht is. Het mag natuurlijk wel. Registratie per deelnemer: 1. Klik in het detailscherm van de opleiding op de tab Deelnemers. 2. Klik op het icoontje met het gele gevarendriehoekje in de kolom Presentie en/of de kolom Slaging. Als voorbeeld nemen we de presentie registratie. 3. Vul in het scherm PRESENTIE REGISTRATIE voor een onderdeel in of hij/zij aanwezig is geweest. Klik daarvoor in de kolom Present of Niet Present op het hokje (er verschijnt een vinkje in het vakje). 4. Als de deelnemer voor alle onderdelen present of niet present is dan kunt u op één van de twee vakjes boven de kolommen klikken. Alle onderdelen worden nu geselecteerd. 5. Klik in de kolom Opmerking presentie op de regel van het onderdeel om een opmerking te plaatsen. 6. Klik op de knop Opslaan om de registratie te bewaren. Wilt u dit niet druk dan op de knop Annuleer. 7. Klik op rechtsboven aan het scherm om nog een deelnemer te registreren. 8. Klik op het kruisje (rechtsboven in het scherm) om het scherm af te sluiten. 9. Is een deelnemer voor alle onderdelen aanwezig geweest dan wordt het gele driehoekje gewijzigd in een groen vinkje. Is een deelnemer voor één of meer onderdelen niet present geweest dan verschijnt een rode kruis. 10