Officemanager FUNCTIE-INFORMATIE Functienaam Officemanager Codering Organisatie Stichting Openbaar Onderwijs Bonaire Salarisschaal 6 Indelingsniveau IIIb Werkterrein Onderwijsproces>onderwijsorganisatie Activiteiten Coördinatie van activiteiten en processen Kenmerkscores 32232232232232 Somscore 33 Uitvoerder S.Boonstra Datum 20 november2013 FUWASYS-versie FUWA-HBO FUNCTIEBESCHRIJVING Context De overheid van Bonaire heeft vanuit haar verantwoordelijkheid de zorg voor goed onderwijs gemandateerd aan de Stichting Openbaar Onderwijs te Bonaire. De stichting wordt bestuurd door het College van Bestuur, tevens algemeen directeur, waarbij het toezicht wordt uitgeoefend door de Raad van Toezicht. Het College van Bestuur is verantwoordelijk voor het realiseren van de doelstelling, zet de strategische beleidslijnen uit en vertaalt deze in het centrale beleid voor de stichting. De algemeen directeur geeft leiding aan een aantal locaties binnen het Openbaar Onderwijs, te weten Kolegio Reina Beatrix en de Watapanaschool. Beide scholen hebben hun eigen office manager die de directeur/locatieleider van de betreffende school ondersteunt. De Officemanager werkt in opdracht en onder verantwoordelijkheid van de directeur van de school en verricht de werkzaamheden in en vanuit het secretariaat van de school. Het secretariaat is belast met de administratieve, secretariële, facilitaire en logistieke ondersteuning van het team in het algemeen en de directeur in het bijzonder. Het secretariaat bestaat uit de Office-manager. 1
De Officemanager draagt zorg voor de uitvoering van de secretariaatswerkzaamheden, voert het beheer over het secretariaat, ondersteunt de directeur en draagt zorg voor het eigen ontwikkelproces. Tevens voert de Officemanager desgevraagd werkzaamheden van vergelijkbaar niveau uit. Werkzaamheden 1. Draagt zorg voor de uitvoering van de secretariaatswerkzaamheden door: - hetopstellenvanrapportagesterondersteuningvanhetbeleidvandeschool; - het opstellen en actualiseren van draaiboeken en protocollen voor de verschillende werkzaamheden van het secretariaat, welke zijn of worden vastgelegd in een Handboek Administratieve Organisatie; - het coördineren van de werkzaamheden en de planning van het secretariaat; - het bewaken van de jaarplanning; - het verzorgen van de interne en externe postverwerking; - het verrichten van alle voorkomende administratieve en secretariële werkzaamheden. 2. Voert het beheer over het secretariaat door: - het informeren en adviseren van de directie betreffende financiële, facilitaire, PR- en ICT-aangelegenheden; - het verzorgen van de interne personeelsadministratie (dossier, mutaties, verzuim, e.d.); - het vanuit systemen verstrekken van informatie en het opstellen van overzichten; - communicatie met en het aanleveren van gegevens aan het administratiekantoor; - het aanleggenen bijhouden van de leerlingdossiers; - het bijhouden van registratie en registers; - het invoeren van gegevens in administratiesystemen; - het bijhouden van het archief; - het bijhouden en aanvullen van voorraden; - het bewaken en (doen) bijhouden van de orthotheek met inachtneming van de geldende voorschriften en procedures; - het bewaken van vastgestelde (wettelijke) procedures bij ziekte van personeel; - het opstellen van persberichten, het onderhouden van pers- en mediacontacten, het doorverwijzen van de pers naar de hier voor in aanmerking komende contactpersonen; - het beheren en actualiseren van de website; - het verzorgen van de totstandkoming van pr-materiaal; - het factureren, voorbereiden, coderen en controleren van (electronische) betalingen; - het verwerken van facturen in het kas-/banksysteem; - het maken van declaraties en het toezien op de betaling hiervan; 2
- het beheer van kas-, giro- en bank gelden met inachtneming van de geldende voorschriften en procedures; - het bijhouden van een financiële administratie ter voorbereiding van de activiteiten; door het administratiekantoor; - het onderhouden van contacten met leveranciers; - het opvragen van offertes en het uitvoeren van prijsvergelijkingen. 3. Ondersteunt de directeur door: - het adviseren over protocollen en procesbeschrijvingen op het gebied van de administratie en het secretariaat, gevraagd en ongevraagd; - voorbereidende werkzaamheden op het gebied van de totstandkoming van beleidsstukkenen(financiële)rapportages,gevraagd en ongevraagd; - het verrichten van secretariële en administratieve werkzaamheden die door de directie worden opgedragen; - het op verzoek van de directeur notuleren van vergaderingen; - het op aanwijzing van de directeur voorbereiden en in concept opstellen van brieven en andere correspondentie. 4. Draagt zorg voor het eigen ontwikkelingsproces door: - het permanent en actief organiseren van zelfreflectie; - het bijhouden van voor het vakgebied relevante ontwikkelingen; - het deelnemen aan her- en bijscholingscursussen en collegiale consultatie aansluitend op het persoonlijk ontwikkelplan. 5. Voert desgevraagd werkzaamheden van vergelijkbaar niveau uit. Speelruimte(kader,verantwoordelijkheden en bevoegdheden) - werkt binnen het kader van interne administratieve- en procedurele regels en voorschriften, de regels met betrekking tot omgang met vertrouwelijke informatie die van belang zijn voor het verrichten van de werkzaamheden; - legt verantwoording af aan de directeur voor wat betreft de kwaliteit van de verrichte secretariële werkzaamheden; - neemt beslissingen bij het opstellen van rapportages ter ondersteuning van het beleid van de stichting; het informeren en adviseren van de directie betreffende financiële, facilitaire, PR- en ICT-aangelegenheden; het adviseren over protocollen en procesbeschrijvingen op het gebied van de administratie en het secretariaat, gevraagd en ongevraagd en het permanent en actief organiseren van zelfreflectie. 3
Kennis en vaardigheden - algemeen theoretische en praktische kennis van het vakgebied; - algemene kennis van en inzicht in de geldende secretariële en administratieve regels en voorschriften; - kennis van de Nederlandse en Papiamentu spelling en grammatica; - kennis van bestandsinvoer en tekstverwerking met de computer; - kennis van archiverings- en documentatietechnieken; - kennis van en inzicht in algemeen boekhoudkundige richtlijnen; - kennis van relevante delen van relevante wet- en regelgeving; - vaardig in het plannen en structureren van de secretariaatswerkzaamheden en de werkzaamheden ter ondersteuning van de directie; - vaardig in het maken van verslagen; - vaardig in het gebruik van tekstverwerkingsprogramma s en het verwerken en opmaken van tekstmateriaal en het maken van overzichten, tabellen, schema's, grafieken, e.d.; - vaardig in het gebruik van informatiesystemen; - vaardig in het aanleggen en bijhouden van dossiers en archieven; - vaardig in de bediening van telefoon, fax- en data- entry -apparatuur; Contacten Met de directeur over ondersteunende managementwerkzaamheden om informatie uit te wisselen en af te stemmen; Met medewerkers over praktische zaken en personele aangelegenheden om informatie uit te wisselen en afspraken te maken; Met derden over de werkzaamheden van het openbaar onderwijs en van de directie om informatie uit te wisselen; Met externen (pers, leveranciers, etc.) om informatie uit te wisselen en/of door te verwijzen. 4
5