De visie van ORTEC op capaciteits- en dienstroosterplanning Optimale benutting van uw personele capaciteit door een integrale aanpak van uw personeelsplanning
Optimale afstemming Financiele winst + minder materiaalkosten + minder personeelskosten + minder medicatiekosten + lagere vaste kosten + meer inkomsten + kortere verpleegduur + minder onderzoeken + horgere arbeidsproductiviteit + betere benutting capaciteiten + minder m2 +... Strategische winst + verbeteren marktpositie + verbeteren opleiding + verwerving opleiding + betere afstemming tussen patientenzorg en onderzoek + andere patientenmix + beter imago naar patienten, studenten, zorgverzekeraars en omgeving + aantrekkelijke werkgever +... Organisatiewinst + hogere teameffectiviteit + meer transparante zorgorganisatie + meer en betere samenwerking + verbeterde communicatie intern en extern + grotere medewerkerstevredenheid + lager ziekteverzuim + lager verloop + lagere werkdruk +... Binnen de zorg bestaat een groeiend besef dat optimale afstemming van de inzet van haar belangrijkste resources - namelijk de medewerkers - op de te leveren zorg, grote voordelen oplevert. Door vanuit de zorgvraag op een meer centrale manier te gaan plannen, en bijvoorbeeld de jaarurensystematiek goed te benutten, kunnen zeer goede resultaten worden behaald op meerdere gebieden: de kwaliteit van dienstverlening komt op een hoger plan te liggen; de juiste medewerker verleent de juiste zorg bij de juiste cliënt en op het juiste moment; hogere medewerkerstevredenheid doordat hun wensen beter afgestemd kunnen worden op de roosterplanning. Dit kan weer leiden tot een lager ziekteverzuim, meer productiviteit en een betere en meer respectvolle behandeling van de cliënt. Capaciteitsplanning hoe te komen tot een optimaal basis dienstenpatroon? Zorginstellingen streven naar optimale afstemming tussen de te leveren zorg en de inzet van haar personeel. Dit lijkt wellicht een eenvoudig vraagstuk, maar dat is het niet. Op dit moment wordt de formatie van een afdeling of locatie ingezet op basis van normen die ofwel historisch zo gegroeid zijn ( we hebben het altijd al zo gedaan ), ofwel door de organisatie of een adviesbureau is uitgerekend. De formatie van een zorginstelling bestaat normaliter uit medewerkers met een vast contract, studenten en AIOS. Voor de inzet van de juiste formatie is het ten eerste belangrijk dat inzicht wordt geboden in de totale formatie, dus inclusief studenten en AIOS. Dit kan alleen als er een integratie is tussen aan de ene kant de systemen, waarin studenten en AIOS worden gepland, en aan de andere kant het dienstroostersysteem. Alleen dan zal de afdeling de beschikbaarheid van al haar medewerkers kunnen zien en tot een optimaal dienstrooster kunnen komen. Met de personeelsplanningsoplossing van ORTEC wordt dit volledig ondersteund. Vervolgens is de kernvraag van de planner: hoe te komen tot een optimaal basis dienstenpatroon? 2 ORTEC Dienstroosterplanning
Zorgvraag centraal Optimaal dienstenpatroon Pas wanneer bekend is wat de te leveren zorg precies inhoudt, zal deze input vertaald kunnen worden naar een basis dienstenpatroon voor die desbetreffende afdeling of locatie. Dit doen wij op basis van een model, waarbij via complexe berekeningen een optimaal basis dienstenpatroon gegenereerd wordt. Het gegenereerde basis dienstenpatroon is vervolgens uitgangspunt om tot een optimaal dienstrooster te komen. Dit zal veelal nogal verschillen van het huidige dienstenpatroon van zorginstellingen, waarbij organisaties er vaak achterkomen dat het huidige rooster verre van optimaal is. ORTEC heeft voor de care & cure een oplossing ontwikkeld op het gebied van capaciteits- en roosterplanning, waarbij de zorgvraag centraal wordt gesteld. Met deze oplossing helpen we instellingen om tot een optimaal basis dienstpatroon te komen en medewerkers zo efficiënt mogelijk in te zetten. Inzicht Het komen tot een optimaal dienstrooster geeft organisaties inzicht in zaken als: heb ik teveel of juist te weinig formatie en heb ik de juiste mix van medewerkers en diensten, gegeven de te leveren zorg? Het is vervolgens aan de organisaties om hier waar nodig maatregelen in te treffen. Cliëntenclassificatie In de care bestaat de zorgvraag op een afdeling of locatie uit het aantal cliënten met een bepaalde zorgzwaarte (ZZP s). In de cure bestaat de zorgvraag uit het aantal cliënten op een afdeling, dat valt onder een bepaalde cliëntclassificatie (DBC s). In kaart brengen van te leveren zorg Zaken die hier een rol spelen zijn onder andere of een cliënt in een ziekenhuis nog zelf kan eten, zich kan aankleden, wassen en naar de toilet gaan. Hoe minder een cliënt nog zelf kan doen, hoe meer zorg van een bepaald type zorg geleverd zal moeten worden. Het in kaart brengen van de te leveren zorgvraag is hierbij geen gemakkelijke opgave. Roosterplanning optimaal benutten van de personele capaciteit van de organisatie door een integrale aanpak van de personeelsplanning De fase capaciteitsplanning, die vooraf gaat aan het roosterplanningsproces, heeft ertoe bijgedragen dat een optimaal basis dienstenpatroon wordt gegenereerd. Dit vormt de basis voor het tot stand komen van een optimaal rooster, waarbij rekening wordt gehouden met onder andere wet- en regelgeving en eisen en wensen van medewerkers, cliënten en organisatie. Dienstroosterplanning ORTEC 3
Integrale aanpak met het ORTEC schillenmodel Afwijkingen in dienstroosters Dat het roosterplanningsproces complex is en zeer interessante mogelijkheden voor optimalisatie biedt, wordt geïllustreerd door onderzoek dat ORTEC onder haar klanten heeft uitgevoerd. Hieruit kwam onder meer naar voren dat de dienstroosters in de care - zorg instellingen op de dag van realisatie sterk afwijken van die van een maand ervoor; gemiddeld blijft het rooster nog maar voor 30% overeind en zijn de kosten met 20% gestegen. Redenen voor deze afwijkingen in het dienst rooster kunnen zijn: medewerkers zijn ziek geworden overwerk de inzet van medewerkers uit een flexpool de inhuur van uitzendkrachten het onderling ruilen van diensten Uitzendbureau Oproepkrachten (0-uren contracten) Flexpool Overige afdeling Afdeling ORTEC schillenmodel Optimaal benutten van de personele capaciteit door een integrale aanpak van de personeelsplanning ORTEC Workforce Scheduling krachtige ondersteuning in uw planningsproces Om adequaat in te spelen op deze ad-hoc veranderingen, biedt ORTEC de personeelsplanningsoplossing ORTEC Workforce Scheduling waarmee u ondersteund wordt in het maken van de juiste keuzes. Hiermee komt u tot een optimaal dienstrooster, dat voldoet aan de daarvoor gestelde criteria en randvoorwaarden. Uw medewerkers worden zo efficiënt mogelijk ingepland, waarbij rekening wordt gehouden met de wensen van uw medewerkers. Personeelscapaciteit van een organisatie komt beschikbaar vanuit verschillende potjes die ver deeld zijn over de organisatie. ORTEC ziet dat het meeste rendement uit de totaal beschikbare personeelscapaciteit gehaald wordt door middel van een integrale aanpak van de personeelsplanning. Hiermee voorkomt u dat bij het ene organisatie onderdeel extra capaciteit wordt ingehuurd, terwijl elders in de organisatie personeelscapaciteit over is. ORTEC hanteert hiervoor het zogenaamde schillenmodel. Bij het inzetten van personeel op de juiste tijd en plaats worden verschillende schillen doorlopen. Het optimaal benutten van de capaciteit van uw organisatie 4 ORTEC Dienstroosterplanning
Schil 1: De afdeling begint bij het optimaal benutten van de capaciteit van de afdeling. Dit begint, zoals eerder vermeld, bij het formuleren van een basisdienstenpatroon voor de afdeling dat zo goed mogelijk de verwachte zorgvraag van de afdeling afdekt. Jaarurensystematiek De jaarurensystematiek biedt de planner de moge lijkheid om medewerkers in bepaalde periodes meer of minder te laten werken, zonder extra kosten te maken. Een belangrijk voordeel van ORTEC Workforce Scheduling is dat de planner vooruit in de tijd kan kijken om te zien in welke maanden nu meer of minder capaciteit van de medewerkers nodig is. Vakantieplanning Ook ten aanzien van de vakantieplanning biedt ORTEC Workforce Scheduling het essentiële inzicht om te zien waar er ruimte is voor medewerkers om vakantie op te nemen, en waar eventueel tekorten dreigen. Zo wordt de planner in staat gesteld om de beschikbare personeelscapaciteit, in samenspraak met uw mede werkers, optimaal te benutten gedurende het jaar. In de operationele fase van de planning is het dagelijkse praktijk voor de planner dat medewerkers uitvallen en afspraken met cliënten en patiënten wijzigen. Kortom het planbeeld kan drastisch wijzigen ten opzichte van het rooster dat in eerste instantie is opgesteld. Rooster-assistent De basismodule van ORTEC Workforce Scheduling biedt een Rooster-assistent die de planner helpt bij het vinden van een goede vervanger voor een uitgevallen dienst. Iemand die gekwalificeerd is de dienst te doen, maar ook iemand die nog voldoende uren beschikbaar heeft en waarbij het inplannen van de dienst geen schendingen veroorzaakt op het gebied van CAO/ATW. Ad-hoc wijzigingen Doordat in ORTEC Workforce Scheduling niet alleen de planning van Dienstroosterplanning ORTEC 5
Schil 2: Overige afdelingen (afdelingsoverstijgend) de eigen afdeling, maar ook die van andere afdelingen beschikbaar is, kan de planner snel inzicht krijgen of er bij de buren een medewerker beschikbaar is om een knelpunt in de eigen planning te ondervangen. In ORTEC Workforce Scheduling is zichtbaar of de ingezette capaciteit van een afdeling hoger of lager is dan de actuele zorgvraag. Zo kan de planner gericht zoeken naar een eventuele vervanger die reeds elders in uw organisatie is ingezet. Via de in-/uitleen functie verschijnt de ingeleende medewerker direct op het rooster van de inlenende afdeling. Tevens wordt op deze wijze gewaarborgd dat de kosten van de inzet van de medewerker ook direct aan de juiste afdeling worden toegekend. Ook is het mogelijk om de beschikbare inzet van een medewerker voor een bepaalde tijd toe te wijzen aan de Flexpool. Bijvoorbeeld wanneer zichtbaar wordt dat op een bepaalde afdeling er onvoldoende zorgvraag is om een medewerker op in te zetten. Resultaat hiervan is dat reeds in uw organisatie beschikbare capaciteit eerst benut wordt, voor er van inzet van bijvoorbeeld flex-medewerkers (met veelal bijkomende extra kosten) sprake is. 200 Vraag - Aanbod 180 160 140 120 100 80 60 40 20 0 Roostergroep 1 Roostergroep 2 Roostergroep 3 Cluster Vraag Aanbod 6 ORTEC Dienstroosterplanning
Schil 3: Flexpool Zaken als ziekteverzuim, gevallen van bijzonder verlof, cursussen en andere factoren die extra inzet van personeel vergen, kunnen sterk verschillen tussen afdelingen. Een ziekteverzuimpercentage is een gemiddelde voor de organisatie, maar de ene afdeling kan vanwege omstandigheden te kampen hebben met een hoger percentage dan de andere. Indien de capaciteit om dergelijke calamiteiten op te vangen versnipperd is over de individuele afdelingen, bestaat het risico dat deze capaciteit niet optimaal benut wordt: de ene afdeling zit ruim in de capaciteit, vanwege weinig ziekte, de andere afdeling kampt juist met een groot tekort. Om deze reden richten veel organisaties een Flexpool in, waar het capaciteitsovershot voor het opvangen van calamiteiten wordt verzameld en van daaruit optimaal wordt verdeeld over de afdelingen waar de behoefte aan extra capaciteit daadwerkelijk aanwezig is. Bijkomend voordeel van een dergelijke Flexpool is dat deze pool ook een belangrijke kweekplaats kan zijn voor het werven van nieuwe medewerkers voor de organisatie. Ondersteuning met ORTEC Flexpool module De module Flexpool binnen ORTEC Workforce Scheduling maakt de Flexpool tot een volgende geïntegreerde stap in het optimaal benutten van de capaciteit van uw organisatie. De planner doet via ORTEC Workforce Scheduling een beroep op de Flexpool en besteedt de dienst die vervuld moet worden uit binnen de applicatie. Standaard informatie van de dienst (datum van aanvraag, werktijden, aanvragende afdeling, benodigde functie, benodigde kwalificaties) zijn hiermee direct bekend bij de planners van de Flexpool. Daarnaast kan de planner van de afdeling extra informatie aan de dienst toevoegen, zoals een voorkeursmedewerker en eventuele opmerkingen. Ook binnen de Flexpool doorloopt de planner verschillende stappen om wederom de beschikbare capaciteit van de organisatie zo goed mogelijk te benutten en zo min mogelijk extra kosten te maken. Dienstroosterplanning ORTEC 7
Schil 3a: Inzet van min-max ers Een gedeelte van de medewerkers van de Flexpool zal een (klein) ook zichtbaar zijn op het rooster van de Flexpool. Tevens contract hebben. Enerzijds is dit omdat een gedeelte van de wordt dankzij ORTEC Workforce Scheduling voorkomen dat er vraag richting de Flexpool gegarandeerd is doordat rekening overlappende diensten worden ingezet, of dat er schendingen op wordt gehouden met een te verwachten ziekteverzuim. Anderzijds het gebied van de arbeidstijden ontstaan. biedt een contract voor een bepaald aantal uren de medewerker zekerheid en is het daarmee een belangrijke factor voor het Snel de juiste Flexpool-medewerker vinden vasthouden van uw medewerkers. De planner van de Flexpool vindt via het Roostervoorstel, de Rooster-assistent van ORTEC Workforce Scheduling, eenvoudig Vast en flexibel een medewerker voor één of meerdere diensten. De planner van de Daarnaast is het mogelijk dat bepaalde medewerkers deels vast Flexpool heeft direct inzicht in de medewerkers die nog te werken op een afdeling werken en dat hun overige uren via de Flexpool uren beschikbaar hebben, die gekwalificeerd zijn, die nog beschikbaar worden gesteld. ORTEC Workforce Scheduling niet elders ingezet zijn en die beschikbaar zijn. Daarbij ziet de ondersteunt deze mogelijkheden. Daarbij is bij medewerkers die planner van de Flexpool ook of het inzetten van de medewerker wel zowel vast op afdelingen werken als een gedeelte flexibel inzetbaar of geen schendingen veroorzaakt. Vervolgens legt de planner van zijn, direct inzichtelijk wanneer ze wel of niet beschikbaar zijn, de Flexpool de dienst ter bevestiging voor aan de flexmedewerker. omdat de diensten die zijn ingepland op de afdelingen, Uiteraard worden hierbij services als SMS en e-mail ondersteund. 8 ORTEC Dienstroosterplanning
Schil 3b: Inzet van oproepmedewerkers Indien de diensten niet vervuld kunnen worden door medewerkers met een min-max contract, of indien alle min-max ers al zijn ingezet, doet de planner van de Flexpool een beroep op oproepmedewerkers. Door de inzet van de module Employee Self Service van ORTEC Workforce Scheduling, in combinatie met de module Shiftbidding, wordt de tijd die voor het vinden van een geschikte kandidaat nodig is sterk teruggebracht: de oproepmedewerkers plannen namelijk zichzelf! De planner van de Flexpool stelt één of meerdere diensten open voor het bieden via internet. De oproepmedewerker logt in op Employee Self Service en ziet meteen of er diensten beschikbaar zijn. De oproepmedewerker kiest de diensten die hij of zij kan en wil werken, en de planner van de Flexpool ziet gelijk dat een dienst vervuld is. Indien gewenst kan de planner altijd nog een dienst goed- of afkeuren. Ook nu weer bewaakt ORTEC Workforce Scheduling de kwaliteit: alleen gekwalificeerde medewerkers zien de voor hen beschikbare diensten. Daarnaast voorkomt ORTEC Workforce Scheduling dat medewerkers zichzelf teveel inplannen. Dienstroosterplanning ORTEC 9
Schil 4: Beroep op het uitzendbureau Proceswinst + kortere wachttijden + kortere doorlooptijden + andere volgorde onderzoeken + kortere tijd tussen de Door de inzet van uitzendkrachten te kanaliseren via de Flexpool, wordt voorkomen dat er een beroep op uitzendkrachten wordt gedaan, terwijl elders in uw organisatie nog capaciteit beschikbaar is. Bovendien is het daarnaast mogelijk om scherpere afspraken met uitzendbureaus te maken, dan wanneer iedere afdeling individuele afspraken maakt. onderzoeken + minder administratieve handelingen + betere aansluiting op transmurale zorgketen + minder no-shows op de poli + minder consulenten per patient +... Gezondheidswinst + kortere wachttijden + minder complicaties + minder infecties + minder heropnamen + lagere (co-)morbiditeit en/of morbiditeit + grotere zelfzorgkennis + hoger genezingspercentage + grotere mobiliteit +... ORTEC Workforce Scheduling biedt de mogelijkheid om een aparte afdeling in te richten voor één of meerdere uitzendbureaus. Via de autorisaties wordt geregeld dat alleen de planners van de Flexpool diensten kunnen doorzetten naar een uitzendbureau. Integrale planning De planner van de afdeling ziet gedurende het gehele traject wat de status is van een dienst die is uitbesteed aan de Flexpool. Is de dienst in behandeling? Is de dienst in concept gepland? Zodra de dienst definitief is ingepland, verschijnt de naam van de betreffende flexmedewerker direct op het eigen rooster. Door ook de inzet van uitzendkrachten in ORTEC Workforce Scheduling op te nemen, heeft u in een oogopslag inzicht in de samenstelling van uw personeelsinzet hoeveel contract-uren van de afdeling zijn ingezet; hoeveel extra uren en overwerk zijn er gedraaid; hoeveel flexwerkers zijn er ingezet; hoeveel uur is uitbesteed aan het uitzendbureau? Deze gegevens kunt u direct vanuit de planning in ORTEC Workforce Scheduling opvragen, waardoor bijvoorbeeld mogelijke overschrijdingen vroegtijdig kunnen worden gesignaleerd en tijdig kan worden ingegrepen. Servicewinst + betere bereikbaarheid + tijdige zorg + betere patientenvoorlichting + betere bejegening + grotere patienttevredenheid + grotere tevredenheid bij verwijzers + betere klachtenprocedure + meer verbeteracties op klachten +... 10 ORTEC Dienstroosterplanning
Onze software oplossingen SAP-geïntegreerd: ORTEC Load Building voor SAP ERP Gecertificeerde add-on voor logistiekoptimalisatie in SAP ERP met geïntegreerde dozen-, pallet- en laadruimteoptimalisatie, alsmede planning en optimalisatie van routes. ORTEC Warehouse Execution voor SAP WM Gecertificeerde add-on voor opslagmanagement in SAP ERP voor planning en beheer van de orderpicking, alsmede papierloos picken. Windows-applicaties: ORTEC Load Building Dozen-, pallet- en laadruimteoptimalisatie, plus orderpicking. ORTEC Routing and Dispatch Routering en expeditie met als voornaamste aandachtspunt de realtime routeplanning en expeditie in een multi-user-omgeving. ORTEC Route Scheduling Routeplanning en optimalisatie voor logistieke diensten en voor onderhoud en inspectie. ORTEC Tactical Routing Optimalisatie van traject en leverdatum, waaronder ook individuele routeplanningen en het uitzetten van ritten met optimaal gebruik van beschikbare middelen. ORTEC Service Planning Routeplanning en optimalisatie voor onderhoud en inspectie. Klanten lokaal en wereldwijd Projecten op locale en wereldwijde schaal is waar we dagelijks mee bezig zijn. We incorporeren de beste, aan de praktijk getoetste internationale technieken in onze systemen. ORTECs klanten in de retail en in consumentengoederen zijn wereldberoemd geworden. We werken voor for Arla Foods, Velux, DSV, Carlsberg, AB Vassilopoulos (Delhaize Group Griekenland), Tesco (UK & global), Albert Heijn (NL), Walmart (U.S.) en X5 (Russia). Dienstroosterplanning ORTEC 11
ORTEC wereldwijd Over ORTEC ORTEC is een van de grootste aanbieders van geavanceerde optimalisatie-oplossingen voor planning. De ORTEC producten en diensten leiden tot een optimale rit- en routeplanning, belading van voertuigen en pallets, personeelsinzet, vraagvoorspelling, logistieke netwerkplanning en magazijn beheer. ORTEC biedt zowel stand-alone, alsook maatwerk en SAP -gecertificeerde oplossingen, ondersteund door strategische partners. ORTEC heeft meer dan 1800 klanten wereldwijd, 700 werknemers en verschillende kantoren in Europa, Noord- en Zuid-Amerika en Zuid-Oost Azie. Noord-Amerika Verenigde Staten Zuid-Amerika Brazilië West-Europa België Duitsland Frankrijk Groot-Brittannië Italië Nederland Azië Australië China Singapore Noord-Europa Denemarken Centraal- en Oost-Europa Griekenland Polen Roemenië Wilt u meer weten over onze oplossingen? Neem contact met ons op: info@ortec.com www.ortec.com