Datum 9 februari 2011 G.J.M. Sprong Afzender Telefoon/fax +31 (0)15 27 84336/+31 (0)15 27 86198 E-mail g.j.m.sprong@tudelft.nl Vastgoedprojecten Onderwerp Technische Universiteit Delft Intern memorandum Afschrift aan Reactie voor Aan MT - FMVG Projectdocument vastgoedprojecten Status : concept Versie : V1.00 IM Projectbeschrijving v1.00.doc Pag./van 1/32
Inhoudsopgave Inhoudsopgave... 2 Inleiding... 3 Projectmanagement... 3 Projectorganisatie... 3 Interne overlegstructuur... 7 Fasering vastgoedprojecten... 8 Pre-initiatieffase... 9 Initiatieffase...10 Definitiefase...11 Voorlopig ontwerp...13 Definitief ontwerp...14 Voorbereiding...16 Prijs en Contractvorming...17 Realisatie...18 Nazorg...20 Evaluatie van het project...21 Scopewijziging...22 Bijlage 1: Contractvormen...23 Traditioneel...23 Turn key...23 Bouwteam...24 Bijlage 2: Standaard documenten...26 Bijlage 3: Tabel overleggroepen...28 Bijlage 4: RASCI-matrix...29 Bijlage 5: Sturing vastgoedproject...30 Bijlage 6: Samenstelling groepen...31 Bijlage 7: Projectorganisatie...32 IM Projectbeschrijving v1.00.doc Pag./van 2/32
Inleiding De audit door KPMG van een tweetal vastgoedprojecten is o.a. aanleiding om de gehanteerde projectaanpak van vastgoedprojecten binnen de TU Delft aan te scherpen. De gehanteerde projectaanpak is een standaard in de vastgoed wereld. Een globaal vergelijk tussen deze projectmethode en het binnen ICT gebruikelijke PrinceII laat zien dat de methoden vergelijkbaar zijn. Het resultaat van een project hangt in belangrijke mate af van hoe goed de voorgeschreven projectaanpak gevolgd wordt. De audit heeft aangetoond dat juist dit aspect verbeterd moet worden. Projectmanagement In projectmanagement zijn drie eenvoudige principes van belang: (Groote, Slikker, Hugenholtz-Sasse, 1997) Eerst uitdenken, dan uitvoeren: Wanneer een project onvoldoende doordacht is neemt de kans op fouten, en dus tijd en kosten, toe. Bij een beperkte hoeveelheid middelen kan dit rampzalig zijn. Zowel vooruitkijken als terugblikken: Proberen boven tafel te krijgen wat er moet gebeuren om het resultaat in de toekomst te bereiken, maar ook voorstellen wat het eindresultaat is en wat er had moeten gebeuren om tot dat resultaat te komen (backcasting). Werken van grof naar fijn: Er is te weinig informatie om in de opstartperiode al bezig te zijn met details die ongetwijfeld als gevolg van vele variabelen in de loop van het project nog kunnen wijzigen. Naast dat het zonde is van de tijd, beperkt het ook het creatieve proces tijdens het verdere projectverloop. Deze principes staan op drie pilaren, waarop projectmatig werken berust: faseren, beslissen, beheersen. Faseren: De fasering in projecten ziet er als volgt uit: Initiatief, Definitie, Ontwerp, Voorbereiding, Realisatie, Nazorg. Zoals gezegd ligt in dit onderzoek de nadruk op de eerste twee fasen: Initiatief en Definitie. Aan het eind van iedere fase wordt er getoetst aan eerder gemaakte afspraken (feedback). Tevens wordt er een aanpak voor de komende fase vastgelegd. Tot slot valt er een besluit over de voortgang van het project. Beslissen: Zoals gezegd vindt er aan het eind van iedere fase een beslismoment plaats. Het nut van deze beslismomenten is: het formele eindpunt van de voorafgaande fase, beoordelingspunt voor het tot dan toe geleverde werk, startpunt van de volgende fase (of beëindiging van het gehele project) Beheersen: Het op een goede manier planmatig laten verlopen van de eerder afgesproken inhoudelijke activiteiten. De basis van het beheersen zit in vijf (zes) beheersaspecten: Geld, Organisatie, Tijd, Informatie en Kwaliteit (Risico). Projectorganisatie Het college van bestuur is eindverantwoordelijk voor alle projecten uitgevoerd door Facilitair Management & Vastgoed. Het college van bestuur heeft het opdrachtgeverschap gedelegeerd aan de directeur van Facilitair Management & Vastgoed. Bij de afdeling Vastgoedontwikkeling (VGO) ontstaan de nieuwe projecten. Zij zijn verantwoordelijk voor gebiedsontwikkeling, projectinitiatieven, projectontwikkeling, het contact met de gebruiker, het vertalen van de gebruikerswensen in een PvE en het bepalen van de projectkaders. IM Projectbeschrijving v1.00.doc Pag./van 3/32
Het is van belang dat de initiatiefnemer/ontwikkelaar in casu VGO bij het hele project, dus ook bij de uitvoering van het project betrokken is. VGO is immers verantwoordelijk geweest voor de contacten met de gebruiker, het opstellen van het PvE en het bepalen van de financiële kaders van het project. Het is van belang deze kennis in de projectorganisatie goed te borgen en daarmee de continuïteit binnen het project te dienen. Bij overgang van een project van initiatieffase naar definitiefase gaat het project over van VGO naar de opdrachtegever. Deze opdrachtgever is de directeur van FMVG of zijn gemachtigde. De opdrachtgever bepaald, afhankelijk van omvang en complexiteit van het project en beschikbare capaciteit binnen O&P, of het betreffende project wordt uitgevoerd door een projectmanager van O&P of dat hiervoor een externe projectmanager wordt ingeschakeld. Daarbij moet voor ogen worden gehouden dat in het kader van aansprakelijkheid, risicobeheersing en capaciteitbehoefte het zeker de voorkeur geniet omvangrijke en complexe projecten aan een extern projectmanagementbureau uit te besteden. Een nadrukkelijke scheiding tussen projectmanagementtaken en opdrachtgeverstaken brengt helderheid in het proces en daarmee ook in de verantwoordelijkheid en aansprakelijkheid van partijen. Indien een externe projectmanager wordt ingeschakeld, vervult FMVG uitsluitend de rol van opdrachtgever. Indien geen externe projectmanager wordt ingeschakeld, vervult FMVG zowel de rol van opdrachtgever als die van projectmanager, maar niet in één persoon. Één projectmanager is verantwoordelijk voor de uitvoering van het project. Dat kan zowel een interne (FMVG O&P) als een externe projectmanager zijn, maar niet een combinatie van beiden. De rol van de opdrachtgever vraagt om een heel andere taakopvatting, abstract gesteld zijn de taken van de opdrachtgever: informeren en controleren, die van de projectmanager: uitvoeren en bewaken. De verantwoordelijkheden van de opdrachtgever zijn globaal: het opstellen van het PvE (afdeling VGO); het contracteren van adviseurs en uitvoeren partijen (i.s.m. Procurement); het instellen van de projectorganisatie; het onderhouden van contacten met de gebruiker; het aanleveren van informatie aan de externe projectorganisatie; het controleren van de door de externe organisatie geleverde werkzaamheden; het toezien op een adequaat risicomanagement proces; het afnemen van het gerealiseerde project. De verantwoordelijkheden van de projectmanager zijn globaal: de vertaling van het PvE in een ontwerp en bouwgereed plan; de aansturing van architect, adviseurs en uitvoerende partijen; de volledige bewaking en realisatie van het project binnen de GOTIK kaders; het managen van de projectrisico s; het opstellen van voortgangsrapportages; het opstellen van fase documenten; de oplevering van het project. IM Projectbeschrijving v1.00.doc Pag./van 4/32
De werkwijze en procedures binnen een project en de projectorganisatie worden beheerst door hetgeen is vastgelegd in het Handboek FMVG. Dit dient ook onverkort te gelden indien een externe projectmanager is ingeschakeld. Onderstaand schema beschrijft de projectorganisatie op hoofdlijnen: College van Bestuur Directie FMVG Opdrachtgever Gebruiker (Externe) Projectmanager Stuurgroep Vertegenw. van Gebruiker Projectgroep Vertegenw. van Opdrachtgever (Externe) Projectmanager Architect Installatie adviseur Constructeur Overige adviseurs Interne adviseurs Ontwerpteam Directievoerder Bouwkundig aannemer Installateur Uitvoeringsteam Stuurgroep De stuurgroep is strategisch ingesteld en bewaakt op afstand de voortgang van het project (inclusief kaderstelling). De stuurgroep geeft sturing aan de projectgroep. Ook is er ruimte voor reflectie. De stuurgroep stelt projectdocumenten vast. Belangrijke besluiten op het gebied van tijd, geld en kwaliteit zijn voorbehouden aan de stuurgroep mits binnen de kaders van het CvB-besluit. Aan dit overleg nemen vertegenwoordigers deel die gemandateerd zijn tot het nemen van besluiten. Er is voor elk project een stuurgroep welke wordt voorgezeten door de Opdrachtgever (directeur van TU Delft FMVG of zijn gemachtigde). In de stuurgroep hebben voorts zitting IM Projectbeschrijving v1.00.doc Pag./van 5/32
vertegenwoordigers van de gebruiker en de projectmanager. De gebruiker in de stuurgroep moet de bevoegdheid hebben tot besluitvorming. De stuurgroep komt bijeen bij de start van het project en in principe bij belangrijke beslismomenten. Enerzijds om beleidsuitgangspunten van tevoren helder en duidelijk met de betrokkenen af te stemmen, anderzijds om op de juiste momenten besluiten te nemen. De stuurgroep vergadert tweemaandelijks. De Opdrachtgever zorgt daarbij voor agenda en verslag. De stuurgroep komt niet alleen bijeen op belangrijke beslismomenten. Ook tussentijds is het van belang dat de stuurgroep bijeenkomt om op de hoogte te worden gebracht van de lopende stand van zaken. De Opdrachtgever zorgt vooraf aan deze vergadering voor een voortgangsrapportage incl. een managementrapportage van INVAM (Investeringen managementtool) en de stand van de overallplanning. Stuurgroep Projectgroep De projectgroep begeleidt het project van begin tot eind en is verantwoordelijk voor alle bij het project betrokken aspecten. De projectgroep wordt voorgezeten door de projectmanager, deze draagt zorg voor de verslaglegging en verzending van de verslagen naar de betrokkenen. De projectgroep verzorgt de voortgang van het proces en de diverse procedures. De gebruiker heeft in de projectgroep de rol van vertegenwoordiger van haar achterban. De projectgroep voert de regie over het gehele project en is tactisch en operationeel ingesteld. De projectgroep stuurt het ontwerpteam aan en voert opdrachten uit van de stuurgroep. De projectgroep bereidt besluitvorming in de stuurgroep voor. Afhankelijk van de fase waarin het project verkeert kunnen interne en externe adviseurs aanschuiven. De projectgroep beheert ook alle informatiestromen binnen het project. Aan de hand van een door de projectmanager op te stellen projectkwaliteitsplan dienen de beheersaspecten, tijd, geld, kwaliteit, informatie, organisatie en risico effectief te worden bewaakt. De overige leden van dit team zijn: de projectmanager en vertegenwoordigers van de gebruikers. De projectgroep vergadert met een frequentie van ± 4 weken. Ontwerpteam Het ontwerpteam is verantwoordelijk voor het ontwerp van het project. Afhankelijk van de gekozen aanbestedingsvorm loopt dit tot en met het VO, DO of het Bestek. Het team wordt voorgezeten door de projectmanager en bestaat verder uit externe adviseurs. De projectmanager draagt zorg voor de verslaglegging en verzending hiervan naar de deelnemers in dit project. IM Projectbeschrijving v1.00.doc Pag./van 6/32
Gelet op hun kennis in het gebruik en onderhoud van de gebouwen en de installaties nemen ook vaak adviseurs op het gebied van bouwkunde, elektrotechniek en werktuigbouw uit de afdeling Onderhoud en Projecten deel in dit team. Zij dragen zorg voor de duurzaamheid en gebruiks- en onderhoudsvriendelijkheid van de bouw en installatie componenten. Waar nodig zullen adviseurs uit TU Delft diensten aanschuiven in het ontwerpteam. Tevens toetsen zij het ontwerp binnen het kader van handboek projecten van FMVG. Bij het beslisdocument van het voorlopig- en definitief ontwerp behoort een schriftelijk advies van de interne adviseurs over het ontwerp bijgevoegd te zijn. Realisatie In de realisatiefase wordt het team aangevuld met aannemende partijen. Afhankelijk van het project zullen de werkzaamheden in verschillende percelen opgedeeld worden. De projectmanager blijft tijdens de uitvoering verantwoordelijk en legt verantwoording af aan de Opdrachtgever. Bij grote projecten kan een directievoerende partij gecontracteerd worden om directie te voeren tijdens de realisatie. De adviseurs uit het ontwerpteam blijven betrokken en zullen de directievoerder ondersteunen bij controlerende werkzaamheden. Werkgroepen De werkgroepen leveren in eerste instantie, door middel van workshops en overleggen, informatie voor het opstellen van het Programma van Eisen. In de vervolgfase van het project zullen de werkgroepen betrokken worden bij het uitwerken van het Programma van Eisen tot het ontwerp en uitwerking tijdens de realisatiefase. Per project zal worden bekeken welke werkgroepen opgericht worden. Van iedere werkgroep zal een lid benoemd worden als voorzitter van de werkgroep. Klankbordgroep Tijdens de definitiefase zijn diverse vertegenwoordigers van faculteiten en afdelingen bij de ontwikkeling van het Programma van Eisen betrokken geweest. Om te borgen dat dit document op een juiste wijze vertaald wordt in een ontwerp wordt deze personen gevraagd zitting te nemen in een klankbordgroep. De klankbordgroep wordt geconsulteerd om op verschillende momenten het ontwerp van de projectgroep te toetsen. Interne overlegstructuur Naast de overlegstructuur op projectniveau is er ook een interne overlegstructuur waar de lopende projecten aan de orde komen. In deze overleggen wordt niet inhoudelijk gesproken over het project maar is het doel kennis delen en informeren. VGO-Projecten In het overleg met VGO en Projecten zijn de interne projectmanagers van de afdelingen betrokken. In dit overleg wordt de stand van zaken besproken en wordt informatie uitgewisseld over de projecten. MT Het MT wordt vertegenwoordigd door de managers van de afdelingen en de directeur Facilitair Management & Vastgoed. In het MT komen maandelijks de lopende projecten aan bod. De vertegenwoordiger van de afdeling geeft een update van zijn lopende projecten aan de hand van een voortgangsrapportage en een managementuitdraai van INVAM (INVesteringskosten Administratie Model). IM Projectbeschrijving v1.00.doc Pag./van 7/32
Fasering vastgoedprojecten Bij FMVG wordt een project in de volgende fases ingedeeld: de pre-initiatieffase de initiatieffase de definitiefase de voorlopig ontwerpfase de definitief ontwerpfase de prijs en contractvormingfase de voorbereidingsfase de realisatiefase de nazorgfase De volgende paragrafen beschrijven in het kort de werkzaamheden en de op te leveren producten behorende bij de verschillende fasen. De opbouw van de projectfasen gaat uit van een aanbesteding op traditionele wijze. Echter, hier zijn alternatieven voor denkbaar. Deze worden verder op beschreven. Afhankelijk van de te kiezen variant zal de fase prijsen contractvorming in het proces verschuiven. IM Projectbeschrijving v1.00.doc Pag./van 8/32
Pre-initiatieffase In de pre-initiatieffase wordt een geheel nieuw plan in grote lijnen op papier gezet. Vervolgens vindt er besluitvorming plaats. Wordt het plan goedgekeurd dan kan het in de initiatieffase verder uitgewerkt worden. Doel Afstemming over de opdrachtomschrijving Het definiëren, beschrijven, inventariseren en kwantificeren van een mogelijk nieuw project Beschrijven aanpak voor de initiatieffase Start voorwaarde Goedkeuring manager VGO Beslisdocument pre-initiatieffase Het opstellen van een opdrachtomschrijving Het opstellen van een fasedocument Pre-initiatieffase Besluitvorming Opdrachtomschrijving ter goedkeuring door MT van FMVG Plan van aanpak Initiatieffase ter goedkeuring door MT van FMVG Fasedocument Pre-initiatieffase ter goedkeuring door MT van FMVG Pre-initiatief IM Projectbeschrijving v1.00.doc Pag./van 9/32
Initiatieffase In deze fase wordt nagegaan of alle betrokkenen hetzelfde projectresultaat nastreven. Ook wordt het project getoetst aan de visie van de TU Delft. In de initiatieffase wordt het idee concreter uitgewerkt naar taken en werkzaamheden en een globaal plan van eisen. Er wordt een voorbereidingsbudgetaanvraag voorbereid. Doel Projectplan Het definiëren, beschrijven, inventariseren en kwantificeren van het vraagstuk Omschrijving en verantwoording van de taken en werkzaamheden die verricht moeten worden in de initiatieffase (plan van aanpak) Het opstellen van een globaal programma van eisen Haalbaarheidsonderzoek Het opstellen van een haalbaarheidsonderzoek Investeringskosten bepalen op basis van kentallen met een nauwkeurigheidspercentage tussen de -15% en +15% Budgetaanvraag Opstellen aanvraag voorbereidingsbudget Plan van aanpak Definitiefase Start voorwaarde Een goedgekeurd Pre-initiatieffasedocument Een goedgekeurd Plan van Aanpak Initiatieffase Beslisdocument initiatieffase Een omschrijving (rapport) van het probleem bij de opdrachtgever, incl. beschikbare middelen. Een eenduidige omschrijving van het resultaat van het project (GOTIK(R)) Voorbereidingsbudgetaanvraag Het opstellen van een Plan van Aanpak Definitiefase Het opstellen van een fasedocument Initiatieffase Besluitvorming Voorbereidingsbudgetaanvraag ter goedkeuring door het college van bestuur Voorstel samenstelling stuurgroep ter goedkeuring door het college van bestuur Plan van Aanpak Definitiefase ter goedkeuring door het college van bestuur Initiatieffasedocument ter goedkeuring door het college van bestuur IM Projectbeschrijving v1.00.doc Pag./van 10/32
Definitiefase In deze fase wordt het project zo concreet en eenvoudig mogelijk verder uitgewerkt. Hier toe wordt een programma van eisen opgesteld. Het PvE moet voldoen aan de vastgestelde kaders en vormt het uitgangspunt voor de ontwerpende partijen. Tevens wordt de aanbestedingsvorm bepaald. Een aanvraag voor het investeringsbudget wordt opgesteld. Doel Projectplan Het beschrijven van het beoogde projectresultaat op hoofdlijnen Het opdelen van het project in fasen en deelprojecten en het maken van een globaal tijdschema Bepalen van de aanbestedingsvorm: Traditioneel, Turn Key, Design & Build, Bouwteam of een combinatie (zie bijlage 1) Het ramen van het benodigde projectbudget en de investeringskosten en het toedelen van deelbudgetten aan de afzonderlijke projectactiviteiten Ruimtelijk en functioneel programma van eisen Het opstellen van een functioneel, ruimtelijk en technisch programma van eisen door de randvoorwaarden en eisen te vertalen in meetbare, verifieerbare eisen Projectmanager Europese aanbesteding externe adviseurs Aanstellen projectmanager in- of extern Start voorwaarde Een goedgekeurd Plan van Aanpak voor de Definitiefase Een goedgekeurd Initiatieffasedocument Een goedgekeurd voorbereidingsbudget Beslisdocument definitiefase Raming projectbudget, investeringskosten en deelbudgetten (STAGG-methodiek) Programma van Eisen Businesscase (kosten/baten analyse, exploitatiekosten berekening, huurprijsberekening voor de gebruiker) Investeringsbudgetaanvraag IM Projectbeschrijving v1.00.doc Pag./van 11/32
Bouwkosten raming op basis van kentallen (inclusief vormfactoren) met een nauwkeurigheid tussen de -10% en +10% Demarcatielijst. Wat komt voor rekening van Vastgoed, gebruiker, ICT, FE, etc. Cashflowschema Het opstellen van een plan van aanpak voor de Voorlopig Ontwerpfase Het opstellen van een fasedocument Definitiefase Besluitvorming Programma van Eisen ter goedkeuring door het college van bestuur Investeringsbudgetaanvraag ter goedkeuring door het college van bestuur Plan van Aanpak Voorlopig Ontwerpfase ter goedkeuring door het college van bestuur Definitiefasedocument ter goedkeuring door college van bestuur IM Projectbeschrijving v1.00.doc Pag./van 12/32
Voorlopig ontwerp In de voorlopig ontwerpfase wordt door de ontwerpende partijen aan de hand van het programma van eisen een voorlopig ontwerp opgesteld. Doel Samenstelling Projectteam Adviseren over de selectie van de architect en adviseurs constructie, installaties, stedenbouw, infrastructuur, kosten en inrichting. Het sluiten van een overeenkomst met de verschillende partijen. Ontwerp Het gestalte geven aan de structuur en verschijningsvorm van het project op basis van de uitgangspunten in een structuurontwerp door middel van onderzoek naar de bebouwingsmogelijkheden, situering en massastudie. Globale voorstelling van het voorlopig bouwkundig/architectonisch ontwerp door middel van tekeningen van de situering, plattegronden, gevels en doorsneden. Globale voorstelling van het voorlopig constructief ontwerp door middel van varianten en tekeningen van het principe ontwerp. Globale voorstelling van het voorlopig installatietechnisch ontwerp door middel van het uitwerken van een voorontwerp, bepalen van de capaciteit en afmetingen van leidingen/installaties, opstellen gegevens derden (Milieuvergunning, EPN, nuts, bouwvergunning). Het op elkaar afstemmen van de (deel)ontwerpen. Projectbeheersing Het bewaken van het projectbudget door het maken van kostenramingen voor bouwkosten (elementraming met een nauwkeurigheid tussen -7,5% en +7,5%) en investeringskosten, bewaken en ramen van programma-afwijkingen, controleren van facturen. Het bewaken van de tijdsplanning. Het toetsen van het ontwerp aan het programma van eisen. Inventariseren benodigde vergunningen. Opstellen van een risicoanalyse en bewaken van de risico s. Start voorwaarde Een goedgekeurd Plan van Aanpak Voorlopig Ontwerpfase Een goedgekeurd Definitiefasedocument Een goedgekeurd investeringssbudget Beslisdocument voorlopige ontwerpfase Het voorlopig ontwerp Het verstrekken van opdrachten aan de adviseurs Het verzorgen van een VO-presentatie door het ontwerpteam aan de stuurgroep Het opstellen van een risicoanalyse Het opstellen van een plan van aanpak voor de definitief ontwerpfase Het opstellen van een fase document voorlopig ontwerp Besluitvorming Selectie externe adviseurs ter goedkeuring door stuurgroep IM Projectbeschrijving v1.00.doc Pag./van 13/32
Voorlopig Ontwerp ter goedkeuring door de stuurgroep Plan van Aanpak Definitief Ontwerpfase ter goedkeuring door de stuurgroep Fasedocument Voorlopig Ontwerp ter goedkeuring door de stuurgroep Definitief ontwerp In deze fase wordt het voorlopig ontwerp nader gespecificeerd. Doel Ontwerp Definitieve voorstelling van het bouwkundig/architectonisch ontwerp op basis van de uitgangspunten door middel van tekeningen van de situering, plattegronden, gevels, doorsneden, principedetails, materialen, afwerking, en primaire kleurstelling. Definitieve voorstelling van het constructieontwerp door middel van een omschrijving van de constructie, tekeningen van het ontwerp, grond- en funderingsonderzoek. Definitieve voorstelling van het installatietechnisch ontwerp door middel van keuze van een installatieconcept, tekeningen van het ontwerp, bepalen van capaciteit en IM Projectbeschrijving v1.00.doc Pag./van 14/32
afmetingen leidingen / installaties, opstellen gegevens derden milieuvergunning, EPN, nuts, bouwvergunning. Het op elkaar afstemmen van de (deel)ontwerpen Omschrijving toe te passen materialen en producten Bouwkundig/architectonisch, constructief en installatietechnisch Start voorwaarde Een goedgekeurd Plan van Aanpak Definitief Ontwerpfase Een goedgekeurd Voorlopig Ontwerpfasedocument Een goedgekeurd Voorlopig Ontwerp Projectbeheersing Het bewaken van het projectbudget door het opstellen en beoordelen van elementenbegrotingen met een nauwkeurigheid tussen de -5% en +5%, het controleren van het investeringsbudget en het controleren van facturen. Het bewaken van de tijdsplanning. Het toetsen van het ontwerp aan het programma van eisen. Voorbereiden aanvraag vergunningen. Opstellen van een risicoanalyse en bewaken van de risico s. Beslisdocument definitief ontwerpfase Het Definitief Ontwerp Het verzorgen van een DO-presentatie door het ontwerpteam aan de stuurgroep. Cashflowschema Risicoanalyse Het opstellen van een Plan van Aanpak Voorbereidingsfase Het opstellen van een fasedocument Definitief Ontwerp. Besluitvorming Definitief Ontwerp ter goedkeuring door de stuurgroep Plan van Aanpak Voorbereidingsfase ter goedkeuring door de stuurgroep Fasedocument Definitief Ontwerp ter goedkeuring door de stuurgroep IM Projectbeschrijving v1.00.doc Pag./van 15/32
Voorbereiding In de voorbereidingsfase wordt het definitieve ontwerp vertaald naar praktisch realiseerbaar eindresultaat. Start voorwaarde Doel Een goedgekeurd Plan van Aanpak Voorbereidingsfase Een goedgekeurd Definitief Ontwerpfasedocument Een goedgekeurd Definitief Ontwerp Ontwerp Het uitvoeringsgereed maken van een definitief ontwerp door het maken van een bouwkundig, constructief en installatietechnisch bestek en bestektekeningen Het doen van voorstellen voor en het vaststellen van de bouwsystematiek Het maken van een lay-out, afwerkstaat en nota van aanvullingen en wijzigingen Het afstemmen van de bestekken en bestektekeningen Projectbeheersing Het bewaken van het projectbudget door het opstellen van gedetailleerde directiebegrotingen met een nauwkeurigheid tussen de -2% en +2%, investeringsbegrotingen en het controleren van de facturen Het bewaken van de tijdsplanning en het opstellen van een globaal realisatieschema Het toetsen van het ontwerp aan het programma van eisen Het doen van een aanvraag voor vergunningen en het bewaken van de aanvraag. Aanvraag omgevingsvergunning Cashflowschema Opstellen van een risicoanalyse en bewaken van de risico s. Uitvoering aanbestedingsprocedure Het opstellen van een plan van aanpak voor de prijs- en contractvorming Beslisdocument voorbereiding Het opstellen van een fasedocument Voorbereiding Bestek en tekeningen Gedetailleerde begroting Het verzorgen van een DO-presentatie door het ontwerpteam aan de stuurgroep. Cashflowschema Risicoanalyse Het opstellen van een Plan van Aanpak Prijs- en Contractvormingsfase Het opstellen van een Plan van Aanpak Realisatiefase Het opstellen van een fasedocument Voorbereidingsfase Besluitvorming Bestek en tekeningen ter goedkeuring door de stuurgroep Plan van Aanpak Prijs- en Contractfase ter goedkeuring door de stuurgroep Plan van Aanpak Realisatiefase ter goedkeuring door de stuurgroep Fasedocument Voorbereiding ter goedkeuring door de stuurgroep IM Projectbeschrijving v1.00.doc Pag./van 16/32
Prijs en Contractvorming Start voorwaarde Een goedgekeurd Plan van Aanpak Prijs- en Contractvormingsfase Een goedgekeurd Voorbereidingfasedocument Prijs en contractvorming Verzorgen Europese aanbesteding Voeren van prijsoverleg met de aannemers Met de geselecteerde partij overeenkomen van een prijs en een contract en deze ter goedkeuring voorleggen aan de opdrachtgever Projectbeheersing Het bewaken van het projectbudget Het bewaken van de tijdsplanning Beslisdocument prijs- en contractvormingsfase Het verstrekken van opdrachten aan adviseurs en uitvoerende partijen voor de Realisatiefase Het opstellen van een fasedocument Prijs- en Contractvorming Besluitvorming Selectie uitvoerende partijen ter goedkeuring door de stuurgroep Fasedocument Prijs- en Contractvorming ter goedkeuring door de stuurgroep IM Projectbeschrijving v1.00.doc Pag./van 17/32
Realisatie In deze fase vindt de daadwerkelijke bouw/realisatie van het project plaats. Start voorwaarde Een goedgekeurd Plan van Aanpak Realisatiefase Een goedgekeurd Prijs- en Contractvormingsfasedocument Uitvoering Het opstellen van een personeelsplan, materieelplan, terreinplan, materialenplan, bouwplan, bouwplanning, detailplanning, beslissingsschema, betalingsschema, VGM-plan, keuringsplan Het maken van uitvoeringstekeningen en berekeningen (bouwkundig, kozijnstaten, constructief, technische installaties, interieur, inrichting, inventaris Het controleren van de uitvoeringstekeningen (bouwkundig, maatvoering, installaties) Controleren van door derden vervaardigde productietekeningen (esthetisch, constructief, maatvoering, installatietechnisch) Directievoering en toezicht Het beoordelen en bewaken van de kwaliteit van het werk. Het beoordelen en bewaken van de planning Het bewaken van de kosten, controleren van termijnen, opstellen van de eindafrekening Het beoordelen van meer- en minderwerk en besteding stelposten Het vaststellen van tekeningen voor uitvoering Het bewaken van veiligheid & gezondheid Het bewaken van uitvoeringsrisico s Oplevering Het coördineren van de oplevering Overdracht van FMVG aan Onderhoud en Fac. Eenheden Revisiegegevens Instructiebeheerder Voorbereiding ingebruikname Planning en budget opstellen voor verhuizing en ingebruikname Projectbeheersing Het bewaken van het projectbudget Het bewaken van de tijdsplanning Het bewaken van de kwaliteit uitvoering Het bewaken van veiligheid en gezondheid Opstellen van een risicoanalyse en bewaken van de risico s Het bewaken van de gegevensverstrekking Beslisdocument realisatiefase Het opstellen van een Plan van Aanpak Oplevering Het opstellen van een Plan van Aanpak Ingebruikneming van het project Fasedocument Realisatiefase op stellen IM Projectbeschrijving v1.00.doc Pag./van 18/32
Besluitvorming Plan van Aanpak Oplevering ter goedkeuring door de stuurgroep Plan van Aanpak Ingebruikneming ter goedkeuring door de stuurgroep Fasedocument Realisatiefase ter goedkeuring door de stuurgroep IM Projectbeschrijving v1.00.doc Pag./van 19/32
Nazorg Het project is gereed en kan ingebruik genomen worden. In deze fase worden ook storingen verholpen en kleine gebreken opgelost. Ook de inhuizing vindt in deze fase plaats. De projectmanager blijft voor het project verantwoordelijk tot einde garantietermijnen. Dan pas kan het project financieel afgesloten worden. Projectbeheersing Het bewaken van het verhuis- en inrichtingsbudget en budget voor overige kosten die gepaard gaan met de ingebruikname Het bewaken van de tijdsplanning Financiële afrekening Afwikkelen mancolijsten/restpunten Opname einde garantietermijn bouwkundig Opname einde garantietermijn installaties Beslisdocument Nazorgfase Fasedocument Nazorgfase op stellen Besluitvorming Fasedocument Nazorgfase ter goedkeuring door de stuurgroep Nazorg IM Projectbeschrijving v1.00.doc Pag./van 20/32
Evaluatie van het project Nadat het project formeel afgesloten is, kan het geëvalueerd worden. Het doel van de evaluatie is te leren van het project. Doel Het uitvoeren van een evaluatie van het project op de aspecten: Financiën, organisatie, planning, informatie, kwaliteit en risico. De resultaten van de audit gebruiken om processen en procedures te optimaliseren De resultaten van de audit gebruiken om kentallen te actualiseren De resultaten van de audit gebruiken om de sturing aan te scherpen Besluitvorming Evaluatierapport ter goedkeuring door de stuurgroep en MT FMVG IM Projectbeschrijving v1.00.doc Pag./van 21/32
Scopewijziging Tijdens het hele proces kan het zijn dat er een verzoek tot scopewijziging naar voren komt. Hiervoor kunnen verschillende redenen zijn, vanuit de gebruiker, vanuit de opdrachtgever of bijvoorbeeld tijdens de uitvoering door een fout in het bestek of een andere manier van uitvoeren. Het verzoek tot scopewijziging wordt door de vertegenwoordiger van het verzoek in gebracht in de projectgroep. De projectgroep beslist wat er met het verzoek wordt gedaan (afkeuren, goedkeuren, extra onderzoek naar alternatieven etc.). Bij grote scopewijzigingen kan het voorkomen dat de projectgroep (PG) niet voldoende mandaat heeft en goedkeuring moet vragen aan de stuurgroep (SG). Dit geldt eveneens voor de stuurgroep, zij kunnen eveneens goedkeuring nodig hebben van het CvB. Pas na goedkeuring wordt een verzoek uitgevoerd. IM Projectbeschrijving v1.00.doc Pag./van 22/32
Bijlage 1: Contractvormen Per project dient nagedacht te worden over de contractuele relatie tussen opdrachtgever en aannemer en adviseurs. Verschillende varianten zijn: traditioneel, turn key, bouwteam en design & build. Deze vormen worden hieronder toegelicht met daarbij de voor- en nadelen. Traditioneel Daarbij komt het ontwerp onder de verantwoordelijkheid van de opdrachtgever tot stand. Het werk wordt in concurrentie aanbesteed aan de aannemer met de laagste prijs of de economisch meest voordelige aanbieding. Voordelen: De opdrachtgever heeft optimaal invloed op het ontwerp. In principe wordt het werk uitgevoerd tegen een concurrerende prijs. De scherpe prijsconcurrentie is mede afhankelijk van de marktsituatie Nadelen: Contract is contract. Elke wijziging leidt mogelijk tot meerwerk en stagnatie. Er is niet echt sprake van gemeenschappelijke belangen. Ontwerpen na de aanbesteding (inrichting!) is uit den boze. De opdrachtgever is zelf aansprakelijk voor ontwerpfouten en bestekomissies. Turn key De opdrachtgever sluit een contract met een ontwikkelaar op basis van het programma van eisen. De ontwikkelaar werkt dit uit tot een ontwerp en realiseert het vervolgens. Voordelen: Alle ontwerp- uitvoerings- en prijsrisico s zijn afgekocht. De inspanning van de opdrachtgever is minimaal. Er is in een vroeg stadium prijszekerheid. Nadelen: De opdrachtgever heeft nauwelijks invloed op het ontwerp. De opdrachtgever betaalt een substantiële vergoeding voor winst en risico. De prijs-kwaliteit verhouding ligt niet geheel vast. Zware eisen aan kwaliteit PvE. IM Projectbeschrijving v1.00.doc Pag./van 23/32
Design & Build Dit is een mengvorm tussen turn key en traditioneel. De opdrachtgever stelt een programma van eisen en een voorontwerp op. Op basis van dit voorontwerp wordt het werk aanbesteed. De aannemer werkt het voorontwerp en definitief ontwerp uit tot bestek en realiseert het vervolgens. De aannemer neemt dus de ontwerpverantwoordelijkheid over. Voordelen: De opdrachtgever heeft invloed op het ontwerp t/m het VO. Er is in een vroeg stadium prijszekerheid. De opdrachtgever loopt weinig tot geen risico s tijdens de uitvoering. De uitvoerings- en inkoopexpertise van de aannemer wordt in een vroeg stadium ingeschakeld. Een flexibele contractvorm is mogelijk, waarbij bijvoorbeeld de inrichting later ontwikkeld en opgedragen kan worden. Nadelen: De prijs en de prijs-kwaliteit verhouding worden niet voor 100% gedekt door het contract. Invloed opdrachtgever op het ontwerp relatief beperkt. Voortschreidend inzicht leidt tot dure wijzigingen. Bouwteam De opdrachtgever stelt een programma van eisen en een ontwerp op. Op basis van dit ontwerp worden afspraken gemaakt over uurlonen, opslagen, bouwplaatskosten en andere calculatienormen. Ook wordt vaak committent gevraagd van de aannemer ten aanzien van het bouwbudget. Deze afspraken worden vastgelegd in de bouwteamovereenkomst. De opdrachtgever werkt in overleg met de aannemer het ontwerp uit tot bestek waarbij de aannemer adviseert op het gebied van prijzen en uitvoeringsaspecten. De aannemer realiseert het werk na een definitieve prijsaanbieding. Voordelen: De opdrachtgever heeft invloed op het ontwerp. De uitvoerings- en inkoopexpertise van de aannemer wordt in een vroeg stadium ingeschakeld. IM Projectbeschrijving v1.00.doc Pag./van 24/32
Een flexibele contractvorm is mogelijk, waarbij bijvoorbeeld de inrichting later ontwikkeld en opgedragen kan worden. Meer zekerheid ten aanzien van realisatie binnen het budget. De aannemer is mede verantwoordelijk voor de compleetheid van het bestek. Nadelen: Er is in mindere mate sprake van concurrentie. De opdrachtgever is verantwoordelijk voor het ontwerp. Mogelijk extra advieskosten voor opdrachtgever i.v.m. inhuur bouwkostendeskundige. IM Projectbeschrijving v1.00.doc Pag./van 25/32
Bijlage 2: Standaard documenten Er zijn verschillende standaard documenten beschikbaar die gebruikt moeten worden in het hele proces. Agenda s en verslagen Agenda (stuurgroep, projectgroep) Verslag (stuurgroep, projectgroep) Overlegblad Actie-/issuelijst Organisatie Plan van Aanpak Initiatieffase Plan van Aanpak Definitiefase Plan van Aanpak Voorlopig Ontwerpfase Plan van Aanpak Definitief Ontwerpfase Plan van Aanpak Voorbereidingsfase Plan van Aanpak Prijs- en Contractvormingsfase Plan van Aanpak Realisatiefase Plan van Aanpak Oplevering Plan van Aanpak Ingebruikneming Organogram projectorganisatie Tekeningbeheermodel (goedkeuringsprocedure/status/routing) Financieel Rapportage STAGG methodiek Financiële verantwoording Cashflow schema Voortgangsrapportage Voortgangsrapportage stuurgroep Voortgangsrapportage MT Fasedocumenten Fasedocument Pre-initiatieffase Fasedocument Initiatieffase Fasedocument Definitiefase Fasedocument Voorlopig Ontwerp Fasedocument Definitief Ontwerp Fasedocument Voorbereiding Fasedocument Prijs- & Contractvorming Fasedocument Realisatie Fasedocument Nazorgfase Evaluatiedocument Risicobeheersing Risicomatrix Planwijzigingen Verzoek tot wijziging Overzichtslijst bestekwijzigingen IM Projectbeschrijving v1.00.doc Pag./van 26/32
Overige Calamiteitenprocedure/-plan Kwaliteitsplan Mandaatregeling Code of conduct TU Delft Klokkenluidersregeling Crisismanagement Frauderisicobeheersing Commitment verklaring Beschrijving rollen, verantwoordelijkheden, bevoegdheden, functieprofielen (stuurgroep, projectgroep en ondersteunende diensten) Beschrijving post onvoorzien en meerwerk IM Projectbeschrijving v1.00.doc Pag./van 27/32
Bijlage 3: Tabel overleggroepen Team Taken Voorzitter Samenstelling Vergaderfrequentie Stuurgroep Besluitvorming / strategisch Opdrachtgever Opdrachtgever 2-maandelijks Projectmanager Gebruikersvertegenwoordiging Projectteam Tactisch en operationeel Projectmanager Projectmanager Maandelijks Gebruikersvertegenwoordiging Ondersteuning Ontwerpteam Uitvoerend Projectmanager Projectmanager tweewekelijks Voorlopig en definitief ontwerp + bestek Adviseurs Werkgroepvoorzitters Expertiseteam TU Delft Uitvoeringsteam Uitvoerend Projectmanager Projectmanager Diverse vergaderingen Adviseurs Werkgroepvoorzitters Expertiseteam TU Delft Vertegenwoordiging aannemers Vertegenwoordiging installateurs Klankbordgroep Advies uitbrengen de Vertegenwoordiger van Gebruikers projectgroep de gebruiker Werkgroepen Bijdrage aan PvE, ontwerp en uitvoering Werkgroepvoorzitter Gebruikers Bouwvergadering IM Projectbeschrijving v1.00.doc Pag./van 28/32
Bijlage 4: RASCI-matrix RA(S)I-tabel: Projectnummer: V7XXXXX 22-10-2010 - versie 1.0 Nr. Producten 1 Pre-initiatieffase 1.1 Opdrachtomschrijving A 1.2 Plan van Aanpak initiatieffase A 1.3 Fasedocument pre-initiatieffase A 2 Initiatieffase 2.1 Globaal PvE initiatieffase A 2.2 Voorbereidingsbudgetaanvraag A 2.3 Initiatieffasedocument A 2.4 Voorstel samenstelling stuurgroep A 2.5 Plan van aanpak definitiefase A Projectnaam: XXXXXXX VGO Stuurgroep Projectgroep Ontwerpteam Uitvoeringsteam Manager VGO 3 Definitiefase 3.1 Raming projectbudget A R A 3.2 Bouwkostenraming A R A 3.3 Demarcatielijst A C R A C C I 3.4 Cashflowschema A R A I 3.5 Businesscase A C R A S C C I 3.6 Programma van Eisen Definitiefase A C R A S C C I 3.7 Plan van Aanpak Voorlopigontwerpfase A C R A S C C I 3.8 Definitiefasedocument A C R A S C C I 4 Voorlopig Ontwerpfase 4.1 Het voorlopig ontwerp A C R A S C C I 4.2 Opdrachten aan adviseurs voor DO R A I 4.3 VO-presentatie C R A S C C I 4.4 Plan van aanpak Definitief Ontwerpfase 4.4 Fasedocument Voorlopig Ontwerp A C R A S C C I 4.5 Risicoanalyse A C R A S C C I 5 Definitief Ontwerpfase 5.1 Opdrachten aan adviseurs voor Voorbereiding R A I 5.2 Definitief Ontwerp A C R A S C C I 5.3 DO-presentatie C R A S C C I 5.4 PvA voor Voorbereidingsfase A C R A S C C I 5.5 Fasedocument Definitiefontwerp A C R A S C C I 5.6 Cashflowschema A R A I 5.7 Risicoanalyse A R A 6 Voorbereidingsfase 6.1 Bestek en bestektekeningen R A I 6.2 PvA Prijs en Contractvorming A C R A S I 6.3 PvA Realisatiefase A C R A S I 6.4 Fasedocument Voorbereiding A C R A S C C I 7 Prijs & Contractvorming 7.1 Selectie uitvoerende partijen R A I 7.2 Fasedocument Prijs- en Contractvorming R A I 8 Realisatiefase 8.1 Personeelsplan R A 8.2 Materieelplan R A 8.3 Terreinplan R A 8.4 Materialenplan R A 8.5 Bouwplan R A 8.6 Bouwplanning R A 8.7 PvA Oplevering R A 8.8 PvA Ingebruikneming R A 8.9 Cashflowschema R A 8.10 Fasedocument Realisatiefase R A 9 Nazorgfase 9.1 Mancolijst/Restpunten R A 9.2 Fasedocument Nazorgfase R A 10 Evaluatie 10.1 Evaluatiedocument A R A Opdrachtgever Gebruiker Projectmanager Projectmanager Projectondersteuning Vertegenwoordiger werkgroep Vertegenwoordiger klant Communicatie Voorzitter ontwerpteam Architect Constructeur Installatie adviseur Bouwkundig adviseur Brandveiligheids adviseur Vertegenwoordiging Gebruiker Vertegenwoordiging studenten Voorzitter uitvoeringsteam Uitvoerder R Responsible - Verantwoordelijk voor de productie van het op te leveren product A Accountable - Eindverantwoordelijke voor het product en keurt het product goed/af S Supportive - Ondersteunt diegene die verantwoordelijk is voor de productie van het op te leveren product C Consulted - Wordt om input gevraagd bij het op te leveren product I Informed - Wordt achteraf geinformeerd over het resultaat van het product IM Projectbeschrijving v1.00.doc Pag./van 29/32
Geaccordeerd fasedocument Fase document Bijlage 5: Sturing vastgoedproject College van Bestuur Fase Geaccord Fase Geaccord Scope wijzigingen Besluit scope wijzigingen MT FMVG Directeur FMVG PI document Mandaat Voorbereidingsbudget Geaccord Geaccordeerd Fase Fase Geaccord Geaccordeerd Fase Geaccordeerd Fase Scope wijzigingen Geaccordeerd Stuurgroep Fase Geaccordeerd Fase Geaccordeerd Overdrachts Besluit scope wijzigingen Geaccordeerd Fase Geaccordeerd Evaluatie Pre Initiatief Initiatief Definitie Voorlopig ontwerp Definitief ontwerp Voorbereiding Prijs & contract Realisatie Nazorg Evaluatie Manager VGO -Opdracht omschrijving -Fasedocument Manager VGO -Initiatieffase document (incl. globaal PvE, haalbaarheidsad vies, ) -Voorbereidings budgetaanvraag -PvA Definitiefase Opdracht gever -Programma van Eisen -Raming projectbudget -PvA Voorlopige ontwerpfase -Planning fasering -Definitiefase document -Besluitvorming CvB -Aanbesteding ontwerpende partijen -Cashflow -Demarcatielijst Opdracht gever -PvA definitief ontwerp -Risicoanalyse -Opdracht verstrekking aan adviseurs -VO presentatie -Fasedocument -Voorlopig ontwerp Opdracht gever -PvA voorbereiding -DO presentatie -Risicoanalyse -Cashflow -Definitief ontwerp -Fasedocument Opdracht gever -Bestek en tekeningen -Risicoanalyse -PvA Prijs & Contract -PvA Realisatie -Fasedocument Opdracht gever -Opdracht verstrekking -Fasedocument Opdracht gever -Personeelsplan -Materieelplan -Terreinplan -Materialenplan -Bouwplan -Bouwplanning -Bewaking budget -Bewaking planning -Bewaking V&G -Bewaking Informatie verstrekking -PvA Oplevering -PvA Ingebruikneming -Fasedocument -Risicoanalyse Opdracht gever -Mancolijst -Bewaken budget -Bewaken planning -Bankgarantie -Fasedocument Opdracht gever -Evaluatie document IM Projectbeschrijving v1.00.doc Pag./van 30/32
Bijlage 6: Samenstelling groepen Voorzitter CvB (formele opdrachtgever) College van Bestuur Directeur FMVG (Gedelegeerd opdrachtgever) Directeur FMVG MT FMVG Stuurgroep Voorzitter stuurgroep (Gedelegeerd opdrachtgever), Projectmanager, Gebruiker Samenstelling projectgroep in de verschillende fasen Pre Initiatief Initiatief Definitie Voorlopig ontwerp Definitief ontwerp Voorbereiding Prijs & contract Realisatie Nazorg Evaluatie Manager VGO Manager VGO Opdrachtgever Projectmanager Projectmanager Projectmanager Projectmanager Projectmanager Projectmanager Opdrachtgever Vastgoedontw. Gebruiker Adviseurs Vastgoedontw. Gebruiker Interne deskundigen Adviseurs Gebruiker Interne adviseurs Externe adviseurs Gebruiker Interne adviseurs Externe adviseurs Interne adviseurs Externe adviseurs Interne adviseurs Externe adviseurs Interne adviseurs Externe adviseurs Interne adviseurs Externe adviseurs Projectmanager IM Projectbeschrijving v1.00.doc Pag./van 31/32
Bijlage 7: Projectorganisatie IM Projectbeschrijving v1.00.doc Pag./van 32/32