Procuratieregeling externe versie

Transcriptie

1 Procuratieregeling externe versie Definitie procuratie Onder procuratie wordt in het algemeen verstaan de bevoegdheid tot het aangaan van (financiële) verplichtingen. Deze verplichtingen, die in principe schriftelijk worden aangegaan, bestaan uit het opdracht geven aan leveranciers voor uitvoering van werkzaamheden tegen een vooraf overeengekomen prijs en kwaliteit. Verplichtingen kunnen ook financiële verplichtingen zijn zoals b.v. het aantrekken van financiering en de daaruit voortvloeiende transacties. Kamer van Koophandel (Externe vertegenwoordiging) Bij de Kamer van Koophandel is de bestuurder geregistreerd als alleen en zelfstandig bevoegd. De leden van de Raad van Commissarissen zijn als commissaris geregistreerd. De manager Financiën & Informatisering heeft een volledig volmacht die niet verder rijkt dan de bevoegdheid van de bestuurder. Naast de externe vertegenwoordiging maakt SCW gebruik van interne beheersvoorschriften, waaruit de interne bevoegdheid tot het nemen van besluiten goedkeuren of beoordelen zijn vastgelegd. Statuten en bestuursreglement In de statuten (versie ) is vastgelegd dat het bestuur na voorafgaande goedkeuring van de Raad van Commissarissen bevoegd is te besluiten tot het aangaan van overeenkomsten tot verkrijging, vervreemding of bezwaring van registergoederen, en tot het aangaan van overeenkomsten waarbij de stichting als borg of hoofdelijke medeschuldenaar verbindt, zich voor een derde sterk maakt of zich tot zekerheidsstelling voor een schuld van een ander verbindt. In het bestuursreglement is vastgelegd dat het bestuur is bevoegd die handelingen en uitgaven te doen die binnen de goedgekeurde begrotingen en het financieel statuut noodzakelijk zijn. In het bestuursreglement (versie ) is in hoofdstuk 6 taken en bevoegdheden het volgende benoemd: Het Bestuur is belast met het besturen van de Stichting en is verantwoordelijk voor de naleving van alle relevante wet- en regelgeving en de realisatie van zijn doelstellingen, de strategie, de financiering en het beleid en de daaruit voortvloeiende resultatenontwikkeling, alsmede het beleid ten aanzien van deelnemingen van de Stichting, dit conform strekking en bedoeling van artikel 7.4 van de Statuten. Het Bestuur legt hierover verantwoording af aan de RvC. Procuratieregeling externe versie pagina 1

2 Het Bestuur legt in het jaarlijks bedrijfsplan vast wat hij ziet als zijn maatschappelijke, operationele en financiële doelen. Dit jaarlijks bedrijfsplan is de uitwerking van de strategische visie van SCW en wordt goedgekeurd door de RvC en vastgesteld door het Bestuur. De vastgestelde doelen in de strategische visie zijn de uitkomst van een zorgvuldig proces waarbij de Stichting de mening betrekt van belanghebbenden, waaronder de (toekomstige) bewoners, Huurdersorganisaties en de Gemeenten. De Stichting is eindverantwoordelijk voor de afweging van belangen en de keuzes die op basis daarvan worden gemaakt. In een beleidsdocument wordt de visie neergelegd die het Bestuur heeft op het besturen van de Stichting. Daarbij wordt ingegaan op de verantwoordelijkheid voor het realiseren van de doelstellingen, de strategie, het beleid, de financiering en de onderlinge wisselwerking en rollen. In dit beleidsdocument wordt de visie van de RvC als bedoeld in het reglement van de RvC ook verankerd. In de Strategische Visie wordt tevens aandacht besteed aan de zaken die betrekking hebben op het extern overleg als bedoeld in artikel 12. Het Bestuur draagt zorg voor een adequate vertegenwoordiging en belangenbehartiging van de stichting. Het Bestuur vertegenwoordigt de stichting in en buiten rechte. Het Bestuur draagt zorg voor het intern en extern communiceren van kernwaarden en zorgt voor bekendheid van de Governancecode. Het Bestuur draagt actief bij aan voorwaarden die goede besluitvorming mogelijk maken, zoals onderling respect, goed luisteren, een open oog voor andere invalshoeken, met als doel te komen tot gezamenlijke opvattingen; Het Bestuur streeft een cultuur na en schept voorwaarden voor het zorgvuldig voorbereiden en nemen van besluiten en voor het uitoefenen van toezicht daarop door de RvC. Daarbij zijn onder meer de volgende aspecten van belang: informatie en documentatie zijn voor Bestuur en de RvC tijdig beschikbaar; er is voldoende tijd voor discussie, in het bijzonder wanneer het gaat om belangrijke, complexe en/of strategische besluiten; er worden duidelijke afspraken gemaakt over proces, planning en wijze van uitvoering; afwegingen die een rol hebben gespeeld bij de besluitvorming worden goed vastgelegd ten behoeve van navolgbaarheid van besluitvorming; tijdige communicatie met de RvC en evaluatie na de besluitvorming; Het Bestuur vermijdt tegenstrijdige belangen en onterechte gehechtheid aan eerdere besluitvorming; Het Bestuur zorgt voor voldoende ruimte en vrijheid om beslissingen uit het verleden in de context van toen genomen ter discussie te stellen. Het Bestuur brengt de risico s die verband houden met de activiteiten van de Stichting in kaart en hanteert een inzichtelijk beleid voor het beheersen van die risico s, waarbij het in ieder geval gaat over het opdrachtgeverschap van de Stichting, het sluiten van contracten, samenwerkingsverbanden en/of grote transacties met derden. Procuratieregeling externe versie pagina 2

3 Uitgangspunten procuratieregeling 1. De procuratie is zo laag mogelijk in de organisatie belegd. 2. De procuratieregeling is gekoppeld aan budgetverantwoordelijkheden. 3. De procuratieregeling moet bijdragen aan een overzichtelijke, praktische en werkbaar proces waarbij recht wordt gedaan aan de interne controle. 4. De statuten en de procuratieregeling moeten op elkaar aansluiten en mogen niet in strijd met elkaar zijn. Organisatorische randvoorwaarden Randvoorwaardelijk voor de delegatie van tekeningsbevoegdheid: 1. De vastgestelde en goedgekeurde begroting is taakstellend. 2. De taken, bevoegdheden en verantwoordelijkheden zijn binnen processen, en de vastlegging daarvan in de vorm van een procesbeschrijving, verankerd. 3. De budgetten en de budgetverantwoordelijkheid is helder voor de organisatie. 4. De monitoring van budget en realisatie is verankerd in de planning en controlcyclus van de organisatie en rapportage vindt plaats in de tertiaalrapportage. Procuratieregeling externe versie pagina 3

4 Voorwaarden voor procuratieregeling 1. De opdracht dient te passen binnen de door het Bestuur vastgesteld bestuursbesluit of begroting. 2. Bij afwezigheid van de bestuurder wordt de verantwoordelijkheid op de gebieden wonen, vastgoed en financiën & informatisering aan de betreffende manager gedelegeerd. 3. De manager Financien & Informatisering heeft een volledige volmacht die niet verder rijkt dan de bevoegdheid van de bestuurder en is bij ontstentenis/belet van de bestuurder, bevoegd om documenten te tekenen en is handelinsbevoegd. Indien nodig, dit ter beoordeling aan de manager Financien & Informatisering, wordt de voorzitter van de Raad van Commissarissen vooraf geconsulteerd. 4. Bij afwezigheid van de manager kan een collega manager als waarnemend optreden in het kader van procuratie. In voorkomende gevallen kan dit echter ook een medewerker van de afdeling zijn c.q. de bestuurder. 5. Voor planmatig onderhoud en projecten worden de opdrachten rechtstreeks in het Grootboek vastgelegd. Aangaan van verplichtingen SCW werkt met beleidsplannen en een integrale (meerjaren-) begroting. Beide onderdelen zijn integraal opgenomen in het Bedrijfsplan. Voor aanvang van het jaar keurt de Raad van Commissarissen het bedrijfsplan goed inclusief de bijbehorende financiële consequenties. De jaarbegroting bevat tevens een investerings- en financieringsbegroting. De bevoegdheden voor het aangaan van verplichtingen binnen de vastgestelde en goedgekeurde begroting kunnen per budget als volgt worden weergegeven: Niet planmatig onderhoud - Opdrachten < 500 medewerker klantenservice - Opdrachten > 500 en < opzichter mutatie en reparatie - Opdrachten > en < manager wonen Planmatig onderhoud - Opdrachten < 500 medewerker vastgoed - Opdrachten > 500 en < opzichter vastgoed, werkvoorbereiding - Opdrachten > 500 en < manager vastgoed Uitgangspunten bij onderhoud 1. Het aangaan van verplichtingen vindt plaats met inachtneming van de aanbestedingsprocedure en de daarin opgenomen aannemersselectie. 2. Indien sprake is van meerwerk is de manager vastgoed bevoegd voor het verstrekken van een meerwerkopdracht tot een maximum van 5% van de aangegane verplichting. Bij een overschrijding van het totale budget planmatig onderhoud van meer dan 5% dient vooraf goedkeuring te worden verleend door de bestuurder. Leefbaarheid - Opdrachten < 500 woonconsulent sociaal beheer - Opdrachten > 500 en < manager wonen Procuratieregeling externe versie pagina 4

5 Projectontwikkeling Voor grootonderhoud/renovatie en nieuwbouw zijn de volgende afspraken van toepassing: - Opdrachten tot projectmanager - Opdrachten > en < manager vastgoed Uitgangspunten bij projectontwikkeling 1. Het aangaan van verplichtingen vindt plaats met inachtneming van de aanbestedingsprocedure met daarin opgenomen de aannemersselectie. Het aangaan van verplichtingen gebeurt op basis van een vastgesteld en door de Raad van Commissarissen goedgekeurd fasedocument. 2. Indien sprake is van meerwerk is de manager vastgoed bevoegd voor het verstrekken van een meerwerkopdracht tot een maximum van 5% van de aangegane verplichting. Bij een overschrijding van het totale projectbudget van meer dan 5% dient vooraf goedkeuring te worden verleend door de directeur-bestuurder. 3. De verkrijging, vervreemding en bezwaren van registergoederen vanaf 1 miljoen per overeenkomst vereist vooraf goedkeuring van de Raad van Commissarissen. Verkoop Aan- en verkoopcontracten van woningen, bedrijfsonroerend goed en garages worden door de bestuurder getekend. Bij afwezigheid van de directeur-bestuurder is de manager financiën & informatisering bevoegd tot het tekenen van verkoopcontracten. Bedrijfskosten De managers zijn binnen hun budget bevoegd tot het aangaan van verplichtingen. - Opdrachten < managers Ontruiming bij overlast en/of huurachterstanden De beslissingsbevoegdheid voor ontruiming van huurders, als gevolg van overlast en/of huurachterstanden, ligt bij de manager financiën & informatisering tezamen met de bestuurder. Huurcontracten De tekeningsbevoegdheid voor het tekenen van huurcontracten voor woningen en garages ligt bij de manager Wonen. Bij afwezigheid van de manager Wonen is de tekeningsbevoegdheid gedelegeerd naar de medewerker financieel economische zaken. Beschikking over geldmiddelen Het doen van betalingen via telebankieren kan alleen plaatsvinden indien deze voorzien is van 2 digitale handtekeningen. De bestuurder, de managers financiën & informatisering of wonen en de medewerker financieel economische zaken zijn bevoegd tot het zetten van een digitale handtekening. Treasury Bestuurder is bevoegd tot het aangaan van financiering mits passend binnen het treasurystatuut en treasuryjaarplan. De bestuurder wordt geadviseerd door de treasurycommissie waarin de manager financiën en informatisering, manager vastgoed en een externe treasuryadviseur zitting hebben. Procuratieregeling externe versie pagina 5

6 Personeel en organisatie Tekenbevoegdheid voor het aangaan en ontbinden van arbeidsovereenkomsten en overeenkomsten voortvloeiende uit de aanvullende arbeidsvoorwaarden ligt bij de directeurbestuurder. Procuratieregeling externe versie pagina 6