Delegatie-/procuratieschema

Transcriptie

1 = Inleiding bevoegd = Uitgangspunt voorafgaande bij dit goedkeuring delegatie-/procuratieschema verlenen is het creëren van een overzichtelijke en = praktische bevoegd organisatie, na verkregen waarbij goedkeuring recht wordt gedaan RvC aan Dir de uitgangspunten Medewerkers van de administratieve organisatie en de interne controle processen. Deze regeling sluit aan bij de statuten en het directiestatuut van Destion. = bevoegd = voorafgaande goedkeuring verlenen = bevoegd na verkregen goedkeuring RvC Dir Medewerkers Statuten Besturen van de stichting Benoemen van directeurbestuurder Schorsen van directeurbestuurder Ontslaan van directeurbestuurder Vaststellen beloning directeurbestuurder Vaststellen overige arbeidsvoorwaarden van directeurbestuurder Het waarnemen van bestuurlijke zaken bij ontstentenis of belet van de directeurbestuurder Het voorzien in een vacature bij ontstentenis of belet van de directeurbestuurder Vertegenwoordigen van de stichting Vertegenwoordigen van de stichting bij een tegenstrijdig belang van de stichting met de directeurbestuurder Aangaan van overeenkomsten tot verkrijging van registergoederen Aangaan van overeenkomsten tot vervreemding van registergoederen Aangaan van overeenkomsten tot bezwaring van registergoederen zich als borg verbindt zich als hoofdelijke medeschuldenaar verbindt zich voor een derde sterk maakt zich tot zekerheidstelling voor een schuld van een ander verbindt Vaststellen en wijzigen van beleidsplannen en beleidsuitgangspunten Wijzigen van statuten Ontbinden van de stichting Fusie Uitgeven van schuldbrieven oedkeuren van beleggings- en treasurybeleid Versie 2017 (goedgekeurd RvC ) 1 van 6

2 = bevoegd = voorafgaande goedkeuring verlenen = bevoegd na verkregen goedkeuring RvC Dir Medewerkers Aangaan of verbreken van duurzame samenwerking van de stichting met een andere rechtspersoon als deze samenwerking ingrijpend is (o.a. onderbrengen van projectontwikkeling in een verbinding) Vaststellen van ondernemingsplan Vaststellen van begroting Vaststellen van volkshuisvestingsverslag Vaststellen van jaarrekening Vaststellen van jaarverslag Deelneming nemen in een vennootschap Investeringen buiten jaarbegroting en het ondernemingsplan boven Aangifte doen van faillissement Aanvragen van surséance Beëindigen van de dienstbetrekking manager Wonen Beëindigen van de dienstbetrekking manager Financiën Beëindigen van de dienstbetrekking Bestuurssecretaris Beëindigen van gelijktijdige dienstbetrekking van meer dan één werknemer Ingrijpend wijzigen van de arbeidsomstandigheden van meer dan één werknemer Benoemen van leden van de RvC Schorsen van leden van de RvC Ontslaan van leden van de RvC Toezicht houden op de directeurbestuurder Toezicht houden op de algemene gang van zaken binnen de stichting Aanwijzen accountant Versie 2017 (goedgekeurd RvC ) 2 van 6

3 = bevoegd = voorafgaande goedkeuring verlenen = bevoegd na verkregen goedkeuring RvC Dir Medewerkers Procedures 1.1 Woningmutatie Ondertekenen bevestiging huuropzegging Verrichten voorcontrole Ondertekenen voorcontrole formulier Ondertekenen overname formulier Verrichten eindcontrole Ondertekenen eindcontrole formulier Ondertekenen opleveringsrapport Ondertekenen eindafrekening Ondertekenen brief herstellen gebreken Ondertekenen brief wijziging huuringangsdatum Afleggen after-sales bezoek Mutatiemedewerker Mutatiemedewerker Mutatiemedewerker Mutatiemedewerker Mutatiemedewerker Mutatiemedewerker Mutatiemedewerker Huuradministratiemedewerker Mutatiemedewerker Mutatiemedewerker Mutatiemedewerker 1.2 Woningtoewijzing Klaarzetten woningaanbod Woningtoewijzing Ondertekenen brief acceptatie en oplevering Ondertekenen huurcontract Relatiemedewerker Wonen Relatiemedewerker Wonen Relatiemedewerker Wonen Relatiemedewerker Wonen 1.3 Jaarlijkse huurverhogingen Ondertekenen brief jaarlijkse huurverhoging 1.4 Aanmaanprocedure Ondertekenen 1 e betalingsherinnering Ondertekenen 18-dagen brief Ondertekenen brief afspraken betalingsregeling Inschakeling deurwaarder Aanmanen vertrokken bewoners Huuradministratiemedewerker Huuradministratiemedewerker Relatiemedewerker Wonen Huuradministratiemedewerker Administratistratiefmedewerker 2.1 eriefsverbeteringen Bevestigen werkzaamheden Aanvragen offertes Opstellen accoordverklaring huurverhoging Verstrekken opdracht aan aannemer Verrichten controle werkzaamheden Onderhoudsklachtenopzichter Onderhoudsklachtenopzichter Technisch medewerker Wonen Onderhoudsklachtenopzichter Onderhoudsklachtenopzichter 2.2 Zelf Aangebrachte Verandering Beoordelen aanvraag Opstellen accoordverklaring Verrichten controle werkzaamheden Onderhoudsklachtenopzichter Technisch medewerker Wonen Onderhoudsklachtenopzichter Versie 2017 (goedgekeurd RvC ) 3 van 6

4 = bevoegd = voorafgaande goedkeuring verlenen = bevoegd na verkregen goedkeuring RvC Dir Medewerkers 3.1 Nieuwbouwprojecten Ondertekenen koopovereenkomsten bouwkavel Opstellen bestuursbesluit stichtingskosten Projectbesluit met risicoanalyse Onderhandse meervoudige aanbesteding met minimaal 2 partijen of enkelvoudige met partij voortgekomen uit eerdere meervoudige aanbest. Verstrekken opdrachten (meer- en minderwerk) binnen de begroting Verstrekken opdrachten meer- en minderwerk bij overschrijding budget bestuursbesluit Vaststellen aanvangshuurprijzen Externe projectmanager Externe projectmanager Externe projectmanager 3.2 Renovatie en grootonderhoudprojecten Opstellen bestuursbesluit investeringskosten Projectbesluit Onderhands meervoudige aanbesteding (min. twee offertes per onderdeel), of enkelvoudige aanbesteding bij specialisme Verstrekken opdrachten (meer- en minderwerk) binnen de begroting Verstrekken opdrachten meer- en minderwerk bij overschrijding budget bestuursbesluit Externe projectmanager Externe projectmanager Externe projectmanager 3.3 Instandhoudingsonderhoud Pilots: verstrekken opdracht specialistisch bedrijf binnen jaarbegroting, enkelvoudig Schilderwerken: onderhoudse meervoudige aanbesteding met voorselectie (min. twee offertes) Schilderwerken: verstrekken opdracht binnen meerjarenbegroting. CV installaties: elke 3 jaren onderhandse meervoudige aanbesteding met voorselectie (min. twee offertes). Overige werken: aanvragen offertes (min. twee offertes) Verstrekken opdrachten CV installaties en overige werken binnen de begroting Verstrekken opdrachten bij overschrijding begroting Vastgoedspecialist Vastgoedspecialist Vastgoedspecialist Vastgoedspecialist Vastgoedspecialist Vastgoedspecialist Vastgoedspecialist Versie 2017 (goedgekeurd RvC ) 4 van 6

5 = bevoegd = voorafgaande goedkeuring verlenen = bevoegd na verkregen goedkeuring RvC Dir Medewerkers 3.4 Ongepland instandhoudingsonderhoud Badkamer, Keuken, Toilet: elke 5 jaar onderhandse meervoudige aanbesteding met voorselectie. Verstrekken opdracht aan aannemer Badkamers, Keuken, Toiletten binnen raamovereenkomst. Raamovereenkomst overige werken vaste partners Verstrekken opdracht binnen raamovereenkomst aan onderhoudsbedrijven < 5.000,00 Manager Wonen Onderhoudsklachtenopzichter Mutatiemedewerker Manager Wonen Onderhoudsklachtenopzichter Mutatiemedewerker Technisch medewerker Wonen Manager Wonen Manager Wonen 3.5 Mutatie-onderhoud Raamovereenkomst vaste partners Verstrekken opdracht binnen raamovereenkomst aan onderhoudsbedrijven < 5.000,00 Manager Wonen Mutatiemedewerker Manager Wonen Manager Wonen 3.6 Klachtenonderhoud < 5.000,00 Onderhoudsklachtenopzichter Mutatiemedewerker Technisch medewerker Wonen Manager Wonen Manager Wonen 3.7 Service- en contractonderhoud Meervoudige onderhandse aanbesteding (min. 2 offertes) Verstrekken opdracht binnen (meerjaren) begroting Medewerker gebouwenbeheer Vastgoedspecialist Vastgoedspecialist Manager Wonen Versie 2017 (goedgekeurd RvC ) 5 van 6

6 = bevoegd = voorafgaande goedkeuring verlenen = bevoegd na verkregen goedkeuring RvC Dir Medewerkers 4.1 Factuurbehandeling en betaling Fiateren facturen en voorbereiden van betalingen Verrichten van betalingen Manager Financiën 4.2 Aantrekken geldleningen Bepalen geldverstrekker Manager Financiën Aangaan leningsovereenkomst Ondertekenen leningsovereenkomst 4.3 Beleggingen Aangaan beleggingsovereenkomsten Voorbereiden financiële transacties Verrichten transactiebetalingen Manager Financiën 4.4 Verkoop bestaande woningen Voorstel verkoopprijzen na taxatie Manager Wonen Vaststelling verkoopprijzen Ondertekening koopovereenkomst Afwikkeling notariëel transport Verkoopmedewerker 4.5 Automatisering Bepalen systemen, leveranciers en software Bestuurssecretaris Aangaan overeenkomsten Overige Verstrekken overige onvoorziene opdrachten binnen directiestatuut Destion Aangaan overige overeenkomsten binnen directiestatuut Destion oedgekeurd in de vergadering van de Raad van Commissarissen d.d. 4 september 2017 Versie 2017 (goedgekeurd RvC ) 6 van 6