PROCURATIEREGELING 2013

Transcriptie

1 PROCURATIEREGELING 2013 Uitgangspunten Uitgangspunt is het creëren van een overzichtelijke, praktisch werkbare organisatie waarbij recht wordt gedaan aan de redelijke eisen van interne controle. De procuratieregeling moet aansluiten op de statuten en reglementen. Hierin zijn met name de specifieke bevoegdheden van de directeur-bestuurder opgenomen. De laatst vastgestelde statuten zijn van 29 april Er wordt gewerkt met beleidsplannen en integrale (meerjaren-) begrotingen. Voor de aanvang van een boekjaar stelt de directeur-bestuurder het beleid vast en keurt de Raad van Toezicht dit goed inclusief de voorgenomen activiteiten met de daarbij behorende financiële consequenties. Genoemde bedragen zijn exclusief BTW. De procuratieregeling zal jaarlijks worden geëvalueerd. Bij inhoudelijke wijzigingen zal de RvT worden geïnformeerd. De indeling van de procuratie in hoofdlijnen De procuratie wordt als volgt onderverdeeld: Het aangaan van verplichtingen Het geven van betalingsopdrachten aan financiële instellingen Het voeren van correspondentie Het aangaan van verplichtingen Dit onderdeel is zeer belangrijk omdat dit het startpunt is van een verbinding tussen de corporatie en een derde. Het tekenen door een hoger niveau dan is aangegeven is altijd mogelijk. De bevoegdheden zijn als volgt vastgesteld, waarbij steeds aan eventuele voorafgaande goedkeuringseisen moet zijn voldaan. Specifieke transacties: - overeenkomsten tot verkrijgen, vervreemden of bezwaren van registergoederen: - het aangaan van arbeidsovereenkomsten - het aangaan van leningen: (conform de statuten) (conform de statuten) (conform het treasurystatuut) Procuratieregeling 2013 vastgesteld in RvT Pagina 1 van 5

2 Opdrachten, passend binnen de begroting: Opdrachten kunnen aangevuld worden met meer- of minderwerk en/of worden er meerdere (aanvullende) opdrachten binnen één project verstrekt. Onderstaande bedragen betreffen de totale opdracht, inclusief eventuele aanvullingen, tenzij er tussentijds een akkoord door de leidinggevende/directeur gegeven is. Voor de afdelingen Financiën, Woonservice en Vastgoed Opdrachten < Medewerker controle en verslaglegging Woonconsulent / Medewerker projecten. Opdrachten < Opdrachten < Directievoerder bij nieuwbouw, herstructurering en renovatieprojecten Managers Opdrachten > Overige opdrachten (niet eigen afdeling) - < > Managers Overige inkopen - Tot 250,- Jaarlijks vindt een onderzoek plaats door de directeur naar de voorwaarden waaronder derden werkzaamheden willen verrichten (uurtarief, materiaalprijzen, reistijden etc.) en materialen willen leveren. Na overleg met de manager vastgoed, stelt de directeur de in te schakelen bedrijven vast. Afspraken met bedrijven worden vastgelegd. Medewerker boekhouding / -ICT / -klantcontacten, - secretariaat, financieel administratief medewerker, service medewerker, Procuratieregeling 2013 vastgesteld in RvT Pagina 2 van 5

3 Opdrachten niet passend binnen de begroting: Opdrachten worden verstrekt als hiervoor met dien verstande dat voor alle opdrachten vooraf toestemming dient te worden verkregen van: Overschrijdingen van de begroting worden gemeld aan de Raad van Toezicht. Verschuivingen binnen de begroting worden achteraf gemeld via de maandrapportages. Mits conform bestuursbesluit. Opdrachten buiten de begroting groter dan worden overeenkomstig art. 9 lid 10 van de statuten ter goedkeuring voorgelegd aan de Raad van Toezicht., met akkoordverklaring Raad van Toezicht Nadere bepalingen inzake de voorbereiding van opdrachten voor projecten 1. De technische voorbereiding van het aan te besteden plan geschiedt door de medewerker projectontwikkeling. Hij legt deze voor aan de manager vastgoed. Door de medewerker projectontwikkeling wordt in ieder geval een offerte gevraagd in de volgende omstandigheden : - < 2500 Offerte wenselijk - > 2500 < Tenminste één offerte noodzakelijk - > Tenminste twee offertes noodzakelijk Aanvullende aanwijzingen met betrekking tot offerte aanvraag zijn ten alle tijden mogelijk. Van alle reparatieverzoeken dient een bon te worden aangemaakt. Alle overige schriftelijke opdrachten vastgoed. Van alle schriftelijke opdrachten (exclusief de reparatieverzoeken) dient een kopie te worden verstrekt aan Financiën en deze worden tevens digitaal gearchiveerd. Medewerker reparatieverzoeken Manager vastgoed. Secretariaat. Procuratieregeling 2013 vastgesteld in RvT Pagina 3 van 5

4 Het geven van betalingsopdrachten aan financiële instellingen Aan alle betalingsopdrachten dienen deugdelijke goedgekeurde stukken ten grondslag te liggen. Betalingsopdrachten worden aangemaakt door de medewerker boekhouding. Deze worden gefiatteerd door. De betaling vindt plaats door de combinatie directeur. manager financiën. Bij afwezigheid van één van beide is een combinatie mogelijk met manager woonservice/manager vastgoed. Telefonische betalingsopdrachten worden op verzoek van de manager financiën/directeur aan de bank doorgegeven door de AF. Op basis van de bij de bank aanwezige tekeningsbevoegdheid vindt terugmelding plaats aan. Manager financiën Manager financiën + (of combinatie van één van deze twee met manager vastgoed of woonservice) Manager financiën / Beleggingen van gelden die plaatsvinden op ten name van de stichting gestelde beleggingsrekeningen kunnen worden gedaan door de manager financiën (schriftelijk en telefonisch). Manager financiën + Voor het beleggen van gelden langer dan één jaar zijn door de, in overleg met de manager financiën in het treasurystatuut richtlijnen opgesteld., met voorafgaande goedkeuring door de Raad van Toezicht Voor betalingen inzake kasverkeer wordt verwezen naar de kassiersinstructie. Medewerker klantcontacten Regelingen en afboekingen Het treffen van regelingen met individuele huurders en/of het afboeken bij huurachterstanden: < 500,-- 500,-- tot 1.500, ,-- tot 5.000,-- Boven 5.000,-- Medewerker incasso Woonconsulent Manager Woonservice; bij afwezigheid andere manager ; bij langere afwezigheid manager Woonservice en 2 e manager Procuratieregeling 2013 vastgesteld in RvT Pagina 4 van 5

5 Het voeren van correspondentie Voor zover het voeren van correspondentie het karakter heeft van het aangaan van verplichtingen wordt verwezen naar dat onderdeel. De procedure waarlangs de correspondentie plaatsvindt staat beschreven in de procedure correspondentie Overige standaardcorrespondentie die normaal gesproken geacht kan worden uit te gaan van de werkorganisatie, kan als volgt worden ondertekend. secretariaat - woningtoewijzingen; - huurcontracten; - bevestiging huuropzeggingen; - afrekening onderhoud etc. voor rekening van de (ex-)bewoner; - 1 e en 2 e (standaard) aanmaningen; - correspondentie deurwaarder - voorlichting, bewonersbijeenkomsten; Medewerker klantcontacten Idem idem idem idem (incasso) idem (incasso). Woonconsulent Procuratieregeling 2013 vastgesteld in RvT Pagina 5 van 5