DIRECTIESTATUUT VAN WOONBEDRUF fieder1 TE DEVENTER

Transcriptie

1 DIRECTIESTATUUT VAN WOONBEDRUF fieder1 TE DEVENTER Het bestuur Artikel 1 Conform artikel 5 van de statuten wordt de stichting bestuurd door een door de Raad van Commissarissen benoemde directie, hierna te noemen "de directie". De directie bestaat uit twee leden, waaronder een door de Raad van Commissarissen aangewezen directievoorzitter. De directie is belast met het besturen van de stichting, hetgeen onder meer inhoudt dat zij verantwoordelijk is voor de realisatie van de doelstellingen van de stichting, de strategie en het beleid en de daaruit voortvloeiende resultatenontwikkeling. De directie legt hierover verantwoording af aan de Raad van Commissarissen. De directie richt zich bij de vervulling van haar taak naar het belang van de stichting en de met haar verbonden ondernemingen en weegt daartoe de in aanmerking komende belangen van de bij de stichting betrokkenen af. De directie verschaft de Raad van Commissarissen tijdig alle informatie die nodig is voor het uitoefenen van de taak van de Raad van Commissarissen. De directie is verantwoordelijk voor de naleving van alle relevante wet- en regelgeving, met inbegrip van de Governancecode Woningcorporaties, het beheersen van de risico's verbonden aan de activiteiten van de stichting en voor de financiering van de stichting. De directie rapporteert hierover en bespreekt de interne risicobeheersings- en controlesystemen met de Raad van Commissarissen en de auditcommissie. De directie draagt de gezamenlijke en ongedeelde verantwoordelijkheid voor het uitvoeren van haar taken. Hiermee is de directie zelf verantwoordelijk voor de kwaliteit van haar functioneren. Hierbij handelt de directie in belang van de stichting en met de stichting verbonden ondernemingen. De directie maakt onderling een portefeuilleverdeling. Deze wordt na advies van de commissie Governance en Remuneratie goedgekeurd door de Raad van Commissarissen. De directie Artikel 2 De directie draagt eindverantwoordelijkheid voor het functioneren van de gehele organisatie. Naast de directie functioneert het managementteam. Het managementteam bestaat uit de directie, de afdelingsmanagers en de bestuurssecretaris. De directie is voorzitter van het managementteam. De directie is verantwoordelijk voor de voorbereiding, de uitvoering en bepaling van het volkshuisvestingsbeleid, de financiën, de externe contacten/public relations, de projectontwikkeling, het personeelsbeleid, de planning & controlcyclus, de treasury en de automatisering van Woonbedrijf iederl. De directie is verantwoordelijk voor de realisatie van de doelstellingen zoals deze in het jaarlijkse bedrijfsplan zijn verankerd. Pagina 1 van 5

2 Binnen de aandachtsgebieden: a geeft de directie leiding aan het beheer, de uitvoering en de ontwikkeling; b verstrekt zij aan de afdelingsmanagers alle informatie, die voor de aansturing van de afdelingen noodzakelijk is; c vertegenwoordigt zij Woonbedrijf ieder1 in en buiten rechte; d ondertekent zij documenten waarmee Woonbedrijf ieder1 zich beleidsmatig committeert of anderszins verplichtingen aangaat voor zover deze handelingen zijn verankerd in de goedgekeurde planning & control documenten dan wel afzonderlijke besluiten van de Raad van Commissarissen. De vervanging van de directie is opgenomen in het Reglement werkwijze Raad van Commissarissen en houdt in dat in geval van afwezigheid van een lid van de directie vervanging plaats vindt door het andere lid van de directie. In geval van langdurige afwezigheid, waarvan sprake zal zijn bij een afwezigheid van drie maanden of langer, neemt de RvC in zijn eerstvolgende vergadering een besluit over de vervanging, na overleg met het overige functionerende lid van de directie. Artikel 3 Benoeming, ontslag, sehorsing en de beoordeling van de Directie Benoeming, ontslag en schorsing van de directie geschiedt door de Raad van Commissarissen met in acht name van de statutaire bepalingen zoals opgenomen in artikel 5 en 6. De Raad van Commissarissen (door middel van de commissie Governance en Remuneratie ) houdt jaarlijks een beoordelingsgesprek met de directie als collectief als wel met ieder der directeuren afzonderlijk, waarbij zowel iedere directeur als de directie als collectief wordt beoordeeld op de mate waarin de jaarlijks afgesproken doelstellingen zijn gerealiseerd. De commissie Governance en Remuneratie zal een samenvatting van deze beoordeling onder de aandacht brengen van de Raad van Commissarissen met in acht name van het Reglement voor de Remuneratiecommissie. Werkwifre Artikel 4 Vergaderingen van het managementteam 1 Het managementteam vergadert tenminste éénmaal per twee weken. 2 Directie en leden van het managementteam kunnen agendapunten aanmelden. 3 De bestuurssecretaris bereidt de agenda van de vergaderingen voor, de directie stelt de agenda vast. 4 De directie en het managementteam dienen als regel in de gelegenheid te zijn om minimaal drie etmalen voor aanvang van de vergadering kennis te nemen van de agenda en de bijbehorende stukken. 5 Ieder lid van het managementteam is verantwoordelijk voor het aanreiken van vergaderstukken aangaande zijn aandachtsgebied. Voor zover sprake is van een door de directie te nemen besluit wordt een voorstel daartoe gemotiveerd ingediend Daaropvolgende besluitvorming vindt plaats in een directieoverleg. 6. Van de vergaderingen van het managementteam worden verslagen gemaakt, Artikel 5 Vergaderingen van het directieoverleg 1. Het directieoverleg bestaat uit de beide directieleden en de bestuurssecretaris. 2. Het directieoverleg vergadert tenminste een maal per twee weken. 3. Ieder directielid kan agendapunten inbrengen. 4. De bestuurssecretaris bereidt de door de directie te nemen besluiten voor. Pagina 2 van 5

3 5. De ter vergadering genomen besluiten en overwegingen dienaangaande worden in besluitenlijsten vastgelegd. Artikel 6 Informatievoorziening 1 De directieledenleden informeren elkaar tijdig over belangrijke ontwikkelingen in de aan hen toevertrouwde aandachtsgebieden. 2 De directie bewaakt de voortgang van de uitvoering van de genomen besluiten. Artikel 7 Overleg door de directie met Raad van Commissarissen, Ondernemingsraad en Huurdersorganisatie 1 De directie overlegt periodiek met de voorzitter van de Raad van Commissarissen aangaande onder meer de ontwikkelingen binnen Woonbedrijf iederl. 2 De agenda van de vergadering van de Raad van Commissarissen wordt afgestemd door de voorzitter van de Raad van Commissarissen met de directie een en ander in overeenstemming met het Reglement werkwijze Raad van Commissarissen. 3 De directie onderhoudt de contacten met de Ondernemingsraad van Woonbedrijf iederl alsmede met de bij Woonbedrijf iederl betrokken huurdersorganisatie Artikel 8 Planning en controlcyclus 1 De directie stelt een door de Raad van Commissarissen goed te keuren strategische visie op. Zij herijkt deze visie zodra interne en externe ontwikkelingen daartoe aanleiding geven. 2 De directie stelt voor 1 december van enig jaar een bedrijfsplan inclusief de meerjaren- en jaarbegroting op betreffende de exploitatie en financiering van de onderneming, de investeringen alsmede (liquiditeits- en) financieringsprognoses. Zij legt deze stukken ter goedkeuring voor aan de Raad van Commissarissen een en ander met in achtname van artikel van het Reglement Werkwijze Raad van Commissarissen. 3 De directie verstrekt één maal per drie maanden, een bedrijfsrapportage aan de Raad van Commissarissen van de werkelijke cijfers in relatie tot de begroting, alsmede een prognose voor het gehele boekjaar, voorzien van een analyse van de afwijkingen en impact van de ontwikkelingen op de bedrijfsvoering. 4 De Manager Financiën en Control heeft, in overeenstemming met zijn rol en verantwoordelijkheid op het vlak van compliance, de mogelijkheid om rechtstreeks contacten te onderhouden met de voorzitter van de Raad van Commissarissen. In voorkomende gevallen wordt de directie daarvan vooraf op de hoogte gesteld. Artikel 9 Uitvoering van het beleid; mandaat buiten begroting om 1 De directie is verantwoordelijk voor de uitvoering van het beleid zoals vastgelegd in het goedgekeurde bedrijfsplan en begroting. 2 Onder- en overschrijdingen van de begroting die meer bedragen dan onderstaande waarden, behoeven voorafgaande goedkeuring van de Raad van Commissarissen: a voor investeringen: 10 0/0 van het totale investeringsbedrag volgens de goedgekeurde investeringsbegroting dan wel de afzonderlijke besluiten van de Raad van Commissarissen; b voor planmatig onderhoud: 10 0Io van het totale planmatig onderhoud volgens het goedgekeurde planmatig onderhoudsplan; Pagina 3 van 5

4 voor financieringen en beleggingen: 10 0/0 van het totale financierings- c.q. beleggingsbedrag volgens het goedgekeurde financierings- en beleggingsjaarplan; d voor bedrijfskosten: 10 0/o van de bedrijfskosten volgens de goedgekeurde begroting. 3 De directie is bevoegd buiten de begroting om incidentele aan- en verkopen van grondposities en vastgoed te doen tot een bedrag van maximaal per object. Daarbij wordt het aantal objecten gelimiteerd tot twee per jaar. Hierbij geldt de volgende inkadering: Verplichtingen zullen alleen worden aangegaan voor zover deze vastgestelde financiële kaders betreffende minimum solvabiliteitseis, treasurystatuut en treasuryjaarplan en risicomanagement niet overschrijden. Schriftelijke verantwoording door de directie zal worden afgelegd op de eerstvolgende RvC-vergadering. Voor het geval zich een niet in de begroting geplande aan- of verkoop voordoet die het bedrag van overschrijdt, geldt de op spoedeisendheid gebaseerde procedure welke als volgt luidt: o Het voorstel tot incidentele aankoop wordt schriftelijk door de directie onderbouwd o Op basis van dit voorstel treedt de directie in overleg met de voorzitter van de RvC o In dit overleg komt tevens de vraag aan de orde of de auditcommissie bij de beoordeling wordt betrokken Het advies van de RvC-voorzitter, eventueel aangevuld met het advies van de auditcommissie, wordt schriftelijk (via mail) voorgelegd aan de RvC Goedkeuring door RvC; op basis van spoedeisendheid vindt deze goedkeuring vooreerst buiten vergadering plaats, bijvoorbeeld via mail of briefwisseling. De RvC-goedkeuring wordt in de eerstvolgende RvC-vergadering schriftelijk formeel genotuleerd en vastgelegd. De directie is tevens bevoegd om buiten de begroting om zaken als kleine (ruil-)transacties van bijvoorbeeld groenstroken af te doen. 4 Iedere deelname in andere rechtspersonen of beëindiging hiervan, dan wel het aangaan of beëindigen van samenwerkingsovereenkomsten met een soortgelijke impact, wordt beoordeeld op basis van het Verbindingenstatuut. De directie stelt in voorkomend geval een gemotiveerd voorstel op waarin de juridische structuur en aansprakelijkheden/risico's worden aangegeven. Tevens geeft de directie in het voorstel aan wat de strategische overweging van de deelname of de beëindiging hiervan is alsmede de organisatorische, financiële en volkshuisvestelijke consequenties. Dit voorstel behoeft goedkeuring van de Raad van Commissarissen. Artikel 10 Besluitvorming binnen de directie 1 De directie besluit op basis van unanimiteit. Een unaniem genomen besluit bindt elke directeur. 2 Indien de directie geen unanimiteit bereikt, beslist de voorzitter van de directie. De voorzitter van de directie meldt dit aan de voorzitter van de Raad van Commissarissen. 3 In geval van een belangrijk verschil van inzicht binnen de directie kan elke directeur verlangen dat overleg met de voorzitter van de Raad van Commissarissen tot stand komt. De voorzitter van de Raad van Commissarissen zal de leden van de Raad van Commissarissen informeren over het binnen de Pagina 4 van 5

5 directie gerezen verschil van inzicht en zo nodig een extra vergadering van de Raad van Commissarissen beleggen. Artikel 11 Evaluatie van het functioneren van de directie 1 Tenminste één keer per jaar zal als onderwerp 'de evaluatie van de werking van de directie' op de agenda van de commissie Governance en Remuneratie worden geplaatst. Tijdens de evaluatie wordt de werking van de directie als geheel en de individuele rol zoals deze wordt vervuld binnen de directie aan de orde gesteld. Slotbepaling Artikel 12 Deze regeling en eventuele wijzigingen daarvan behoeft de goedkeuring van de Raad van Commissarissen. Aldus gewijzigd vastgesteld en overeengekomen te Deventer d.d. 24 maart 2014 \ 1\ - ir. B. Bleker, voorzitter Raad van Commissarissen. Pagina 5 van 5