Handleiding fileserver en archiveren (beheer) CODEX Sportlaan 2h, 818 BE Heerde T (0578) 693646, F (0578) 693376 www.vanbrug.nl, info@vanbrug.nl
Teksten fileserver 2017 Van Brug Software Hoewel deze handleiding met zeer veel zorg is samengesteld, aanvaarden noch de auteur, noch Van Brug Software enige aansprakelijkheid voor enige schade ontstaan door eventuele fouten en/of onvolkomenheden in dit document. Voor vragen of opmerkingen betreffende deze of ander documentatie gaarne contact opnemen met: Van Brug Software Kantooradres: Sportlaan 2h, 8181 BE Heerde Postadres: Postbus 123, 8180 AC Heerde Tel.: (0578) 69 36 46 Fax: (0578) 69 33 76 E-mail: info@vanbrug.nl Web: www.vanbrug.nl 2 Versie: 26 september 2017
Teksten fileserver Inhoudsopgave Teksten fileserver 5 1.1 Inleiding 5 1.2 Standaard 5 1.2.1 Indeling teksten-directory 5 1.2.2 Indeling dossier/cliënt folder 5 1.3 Geavanceerd (sub-mappen) 6 Autoarchiveer 7 2.1 Inleiding 7 2.2 Installatie 7 2.3 Inrichting 7 2.3.1 Configuratie 7 2.3.2 Server 8 Digitaal archief (Xtendis) 9 3.1 Nieuwe stijl 9 3.1.1 Inrichting Codex 9 3.1.2 Inrichting Xtendis 9 3.1.3 Codex 11 Versie: 26 september 2017
Teksten fileserver TEKSTEN FILESERVER 1.1 Inleiding Elk dossier in het Codex heeft een map met daarin de specifieke documenten (Word, Excel, Mail, PDF, etc.) behorende bij de betreffende dossier. Tijdens de implementatie van Codex is er op de server een locatie ingericht waar deze bestanden fysiek worden opgeslagen (zie Installatie handleiding Codex, hoofdstuk Mappenstructuur), hierna zal deze locatie worden omschreven als Teksten. 1.2 Standaard 1.2.1 Indeling teksten-directory Op [Teksten] krijgt ieder dossier een folder met het dossiernummer: Op [Teksten] worden tevens documenten van cliënten (natuurlijke en niet-natuurlijke personen) en dossiers opgeslagen. Dit gebeurt in een drietal sub-folders: NP BV Dossiers 1.2.2 Indeling dossier/cliënt folder Versie: 26 september 2017
Teksten fileserver Vanuit Codex worden documenten automatisch opgeslagen in [Teksten:\..dossiernummer\]. Een aantal modules plaatst de documenten in een sub-folder van een dossiermap (bijv. ECH en KIK-R Kadastrale stukken). Daarnaast is het mogelijk om binnen een dossiermap ook automatisch sub-mappen aan te maken; denk aan: Akten, Correspondentie, etc.. De inrichting van dit onderdeel staat omschreven in de Handleiding Basisgegevens, hoofdstuk Sub-mappen (in zaak). 1.3 Geavanceerd (sub-mappen) Het aantal dossiermappen kan op [Teksten] een behoorlijke omvang hebben, waardoor het inladen via de Windows verkenner vertragend kan werken. Om die reden is het mogelijk om binnen [Teksten] te werken met sub-mappen. Dossiermappen worden dan gegroepeerd in bijv. 40000-40499, 40500-40999, etc., daarbinnen staan de specifieke dossiermappen. De inrichting hiervan staat omschreven in de Installatie handleiding Implementatie NIS, hoofdstuk Mappenstructuur. 6 Versie: 26 september 2017
Autoarchiveer AUTOARCHIVEER 2.1 Inleiding Zodra aangegeven wordt dat een dossier gearchiveerd kan worden (handmatig of automatisch na het ingestelde aantal dagen na gereedmelden) wordt de betreffende map met alle zich daarin bevindende documenten verplaatst naar een archief. Hiervoor is er een.net module [Autoarchiveer] ontwikkeld die alleen met SQL werkt, welke hierna verder zal worden omschreven. 2.2 Installatie Download de module [Autoarchiveer] vanaf http://www.vanbrug.info/downloads/installatie/autoarchiveer.zip en pak deze uit op de server waar SQL is geïnstalleerd (voorkeur op de D:\autoarchiveer\). 2.3 Inrichting 2.3.1 Configuratie Om te werken met archiveren van tekstmappen dient er eenmalig een aantal instellingen te worden gedaan door uw beheerder. Start vanuit de installatielocatie het programma [AutoArchiveerGui.exe] op. Het volgende scherm komt naar voren: Vul de volgende instellingen boven in de lege regel en sla deze daarna op: Kantoornaam : de naam van het kantoor; SQLServer : de naam van de SQLSERVER; Pad naar Teksten : blader naar Teksten (waar de dossiermappen worden opgeslagen/staan); Pad naar Archief : blader naar de map waarin de Archiefdocumenten worden geplaatst; Archiveren na : vul het gewenste aantal dagen in 1 ; SubMappen : vink aan indien er met sub-mappen wordt gewerkt (zie ook hoofdstuk 1); Aantal per map : vul het de sub-mappenreeks in. Om u te informeren over het archiveren dient u linksonder nog het volgende in te vullen: 1 dagen na de [Datum van gereedmelden] van een dossier. Tip: Om te kunnen testen vul tijdelijk bij het aantal dagen archiveren bijv. 5000 in. Versie: 26 september 2017
SMTP server : vul de mailserver in; Emailadres : vul het emailadres in waar het log naar toegestuurd moet worden Sleep (millisec) : vul minimaal 200 in 2. Autoarchiveer 2.3.1.1 CLOUD Indien er meerdere kantoren in een serveromgeving werken (bijv. een cloud/datacenter oplossing) dan kunnen meerdere kantoren in bovengenoemde configuratie worden ingericht. 2.3.1.2 TEST Start nu vanuit de installatielocatie het programma [AutoArchiveer.exe] op en controleer in het log of er geen error meldingen naar voren komen. Neem bij problemen op met onze afdeling Support. Indien de test is geslaagd, vul dan het definitief aantal dagen in om te archiveren. Sla vervolgens de configuratie op en kies voor [Einde]. 2.3.2 Server Om de archivering daadwerkelijk uit te voeren, dient er via de taakplanner (Task Schedular) op de dataserver een taak aangemaakt te worden. Deze taak dient vanuit de installatielocatie het programma [AutoArchiveer.exe] te starten. Het advies is om deze taak op bijv. zondagochtend te laten draaien. Van Brug Software is niet verantwoordelijk voor de verdere inrichting/uitvoering van deze taak. 2 Deze 200 milliseconden zijn meestal voldoende om alles te verplaatsen van een dossiermap. Indien in het log een melding naar voren komt dat dit te kort tijd is dan kan dit opgehoogd worden naar bijv. 400 of 600 milliseconden. 8 Versie: 26 september 2017
Digitaal archief (Xtendis) DIGITAAL ARCHIEF (XTENDIS) 3.1 Nieuwe stijl 3.1.1 Inrichting Codex Voor gebruik van Xtrendis in Codex moet men in de Applicatie Manager onder het tabblad [Algemeen], optie [Teksten en Archivering] onderstaande gegevens worden ingevuld: Xtendis servernaam Xtendis webservicenaam Xtendis archiefnaam Gebruiker Wachtwoord Daarnaast moet het archief/archiefstructuur binnen Xtendis op een specifieke manier worden ingericht. 3.1.2 Inrichting Xtendis Voor de inrichting van het Xtendis archief dient u contact op te nemen met de leverancier Expansion. Hieronder staat ook een korte omschrijving van de inrichting: Ga naar [Beheer]; Kies voor [Archieven]; Open een bestaand archief [Wijzigen] of kies voor [Toevoegen]; Onder het tabblad [Document] dient het volgende aanwezig te zijn: - RecordNummer - Tabel - Afdeling - Behandelaar - SoortDocument - Afgehandeld - DocumentNaam - TaakID De verschillende Documentindexen dienen de volgende eigenschappen te hebben: Versie: 26 september 2017 9
Digitaal archief (Xtendis) 10 Versie: 26 september 2017
Digitaal archief (Xtendis) Sluit het archief af en ga weer naar [Beheer]. Kies voor [Volumes]. Selecteer het betreffende Archief en kies voor [Volumes]. Open een bestaand volume [Wijzigen] of kies voor [Toevoegen]. Geef de locatie op: 3.1.3 Codex Indien dit gedeelte actief is, komt in Codex onder optie [Dossierdocumenten] de mogelijkheid om de aan de dossier gekoppelde documenten in het Xtendis archief te bekijken en te openen door middel van de knop [Xtendis]: Versie: 26 september 2017 11
Digitaal archief (Xtendis) 12 Versie: 26 september 2017