Het Nieuwe Werken zouden we beter Het Slimmer Werken noemen

h e t n i e u w e w e r k e n kmo panel het nieuwe werken Het Nieuwe Werken zouden we beter Het Slimmer Werken noemen De komst van nieuwe media, nieuwe communicatiemiddelen, nieuwe marktmogelijkheden heeft bij velen de wens om efficiënter te werken opgedrongen. Alleen de komst van internet heeft er al voor gezorgd dat iedereen een wereldspeler kan zijn. Dat vergt een aanpassing, dat vergt vooral een andere manier van markten benaderen. Als een gevolg van internet en andere satelliet gestuurde toepassingsmogelijkheden, zijn ook de mogelijkheden van doeltreffend communiceren bijzonder verruimd. Wie vandaag wil meespelen binnen zijn sector kan maar beter gebruik maken van deze nieuwe toepassingsmogelijkheden die natuurlijk ook een nieuwe aanpak van het werkritme vergen. Microsoft is één van de grondleggers van het Nieuwe Werken. Dat begon reeds bij het stokpaardje van haar stichter (Bill Gates) toen die het paperless office (papierloze kantoor) propagandeerde. Dit credo heeft ons verplicht na te denken over de manier waarop we met documenten omspringen. Zeer lang werd het als utopisch geklasseerd maar ondertussen met ingang van 1 januari 2013 is elektronische facturatie toch al evenwaardig aan papieren facturatie. Het PDF-tijdperk heeft de mogelijkheid om papier te verspillen een alternatief bezorgd. Ook documenten inscannen en digitaal verspreiden is bij velen al ingeburgerd als verplicht gebruik. Microsoft heeft bovendien samen met een enkele bedrijven en de publieke sector (waaronder Telenet, SD Worx, Out of Office, USG, Fod. Soc. Zekerheid, Flanders Synergy) een coalitie gestart onder de naam New World of Working (NWOW) met als doel het Nieuwe Werken versneld in te voeren in België door het delen van ervaringen tussen bedrijven. Meer info op www.slim-werken.be. Als we de website van Microsoft mogen geloven dat zou dit bedrijf, dankzij het Nieuwe Werken, een dagelijkse tijdswinst van 28 minuten bezorgen. Dat is niet weinig en zou op zich reeds een reden moeten zijn om ernstig na te denken over de toekomst van haar personeelsbeleid. Omdat het onderwerp zo inspirerend werkt en toch nog voor velen een vaag begrip is, nodigden we enkele bedrijven uit voor een AOS STUDLEY Jan Lecompte j.lecompte@aos-studley.be www.aos-studley.be AURELIUM Gert Lambers gla@aurelium.be www.aurelium.be CISCO Bart Van den Wijngaerd bvandenw@cisco.com www.cisco.com CONCRETE ALL-ROUND CREATIVE Brick De Schutter brick@concrete.be www.concrete.be CREANDO Wim Vanderstraeten wim.vanderstraeten@ creando.be www.creando.be FOD SOCIALE ZEKERHEID Tom Auwers tom.auwers@minsoc.fed.be ann.depril@minsoc.fed.be www.socialsecurity.fgov.be 32 kmo-insider - februari 2013

ontbijtvergadering en panelgesprek om wat dieper in te gaan over de essentie van het Nieuwe Werken. Hoe passen vooruitstrevende bedrijven het Nieuwe Werken toe in hun dagelijks beleid? Gaven gevolg aan onze uitnodiging: - Marianne Annys (Telenet) - Tom Auwers (FOD Sociale Zekerheid) - Herman Boonen (Securex) - Benny Corvers (Getronics) - Phil Daenen (Levanto) - Veerle Demeyer (Kinnarps) - Isabel De Clercq (Kluwer) - Brick De Schutter (Concrete All-Round Creative) - Gert Lambers (Aurelium) - Jan Lecompte (AOS Studley) - Peter s Jongers (Protime) - Bert Teuwen (Xylos) - Patrick Windels (Gispen) - Koen Wuyts (VM Office) - Wim Vanderstraeten (Creando) - Bart Van den Wyngaerd (Cisco) - Patrick Viaene (Microsoft) Wat we van deze prominente panelleden voornamelijk wilden weten was hoe zij dit Nieuwe Werken zien, hoe zij de mogelijkheden intern toepassen en welke adviezen kunnen zij onze lezers meegeven om uiteindelijk slimmer en efficiënter te gaan werken. Zoals in vele sectoren is het woordgebruik internationaal en sterk beïnvloed door het Engels. Het werd een verhelderend en boeiend gesprek. Belangrijke kapstok voor het positioneren van oplossingen Wat betekent voor elk van de panelleden Het Nieuwe Werken? Op welke manier draagt u bij tot het Nieuwe Werken? Welke mogelijkheden stelt u ter beschikking of welke initiatieven neemt u om slimmer werken mogelijk te maken? Op de website van Microsoft staat dat elke werknemer per dag 28 minuten tijd spaart dankzij het Nieuwe Werken of het Slimmer Werken? Peter s Jongers: Voor mij persoonlijk gaat het Nieuwe Werken over vertrouwen geven aan mensen en tegelijkertijd rendement van de arbeidsprestaties voor ogen houden. Het Nieuwe Werken wordt soms mis begrepen en als pasmunt gebruikt om de werknemers iets extra s te geven. Het Nieuwe Werken wordt mogelijk gemaakt door de technologische tools die we ter beschikking hebben. Het gaat om een flexibilisering van arbeid. Benny Corvers: Het Nieuwe Werken is een manier om tijds- en plaats-onafhankelijk te werken en biedt heel wat meer flexibiliteit. Je wordt minder afhankelijk van een kantoor en van bepaalde tijdstippen. Het Nieuwe Werken sluit aan bij een belangrijke grondstroom, die vertrekt vanuit de ontevredenheid van onze arbeidsorganisaties, die aan de ene kant mensen vandaag voor een groot stuk ziek maken en die aan de andere kant ervoor zorgen dat organisaties niet flexibel zijn en aan competitiviteit en productiviteit ontbreken. We moeten de manier hoe we werken fundamenteel herdenken. Wanneer een organisatie daar slim mee omgaat, kan zij flink besparen. Wij besparen sinds drie jaar 1 miljoen euro per jaar door op een andere manier te gaan werken. Dat geld wordt in de toekomst geïnvesteerd, om ons competitiever te maken op langere termijn. Isabel De Clercq: Vaak wordt het Nieuwe Werken naar voor geschoven als een doel op zich, maar het is eigenlijk gewoon een middel om een bepaald doel te bereiken. Het gaat erom om je organisatie in de toekomst wendbaar te houden. Je hebt een bepaalde workforce nodig, die in een bepaalde organisatievorm wil werken. Heel belangrijk hierin zijn de sleutelwoorden vrijheid (om je werk in te vullen zoals je dat wil), verantwoordelijkheid (is keerzijde van de medaille, je krijgt meer verantwoordelijkheid), verbondenheid en vertrouwen. Het gaat ook niet alleen over thuis werken. Mensen die toch nog van negen tot vijf op een kantoor willen werken, moet je die vrijheid geven. Brick De Schutter: Wij zijn een ontwerpbureau van producten, interieurs en concepten. Bedrijven stellen ons vaak de vraag of wij voor hen het Nieuwe Werken kunnen inrichten. Dat gaat niet. Je moet zorgen dat ook de cultuur aangepast wordt. Je moet praten met je mensen om te zorgen dat het totaalplaatje in orde komt. Zelf geven wij onze mensen de vrijheid om te werken waar en wanneer ze willen. Natuurlijk, op kantoor heb je een interactie. Bij creatieve ontwerpen heb je dat nodig. Wel is het wettelijk kader nog niet helemaal rond. Ik wil mijn mensen wel thuis laten werken, of op zaterdag op kantoor, maar als er een inspecteur langs zou komen, ga ik beboet worden omdat mijn mensen niet binnen de vaste uren werken. Marianne Annys: Het Nieuwe Werken is eigenlijk niet zo nieuw. Het gaat in feite gewoon om een aanpassen aan de situatie, die we vandaag kennen. We weten dat we met zijn allen langer moeten gaan werken. Het is dus belangrijk dat we met goesting werken en dat we zelf voor een stuk kunnen bepalen hoe we onze functie gaan invullen. De wegen slibben dicht. Dat gaat ons ook nopen om anders te gaan werken. De informatietechnologie maakt dit mogelijk. Telenet heeft in 2006 een nieuw gebouw in gebruik genomen en toen al rekening gehouden met het anders gaan werken, met meer communicatieplekken en minder desks. We werken met Sharepoint en we hebben Lync waarbij we weten wie wanneer aanwezig is. We kunnen videoconferencing doen en we hebben polycoms in onze vergaderzaal zodat we op afstand kunnen mee vergaderen. Het enige dat vandaag nog ontbreekt is dat formeel kader. Arbeidsrechtelijk moet in de toekomst nog een en ander bekeken worden. h e t n i e u w e w e r k e n GETRONICS Benny Corvers benny.corvers@getronics.com isabelle.deweirdt@getronics.com www.getronics.com GISPEN Patrick Windels pwi@gispen.be www.gispen.be KINNARPS Veerle Demeyer veerle.demeyer@kinnarps.be www.kinnarps.be KLUWER Isabel De Clercq isabel.declercq@kluwer.be www.kluwer.be LEVANTO Phil Daenen phil.daenen@levanto.be www.levanto.be MICROSOFT Patrick Viaene patrickv@microsoft.com www.microsoft.com Bert Teuwen: Wij zien het Nieuwe Werken als een zeer belangrijke kapstok voor het positioneren van de IT-oplossingen die wij aanbiekmo-insider - februari 2013 33

h e t n i e u w e w e r k e n kmo panel het nieuwe werken den aan onze Klanten. Wij zetten de gebruiker centraal in al onze IT-projecten. Ook in het Nieuwe Werken is dat belangrijk Technologie is een enabler voor het Nieuwe Werken, maar technologie op zich is niet de essentie: centraal staat de productiviteit en creativiteit van elk individu. Om efficiënter te werken willen wij de kenniswerker de juiste middelen aanreiken en hen goed begeleiden bij het optimaal gebruik ervan. Bij Xylos huldigen we het principe van eat your own dogfood of (liever) drink your own champagne : wij passen daarom zelf al geruime tijd het Nieuwe Werken toe, en dat heeft ons geen windeieren gelegd. Koen Wuyts: IT is één van de grote drijfveren om het Nieuwe Werken uit te bouwen. Zelf heb ik al ondervonden dat IT aanpassen voor bedrijven een groot vraagteken is. Welke van de vele mogelijkheden gaan ze nemen? Ze verliezen daar meestal één ding uit het oog, namelijk dat de werknemer deze veranderingen ook moet willen. Er moeten opleidingen worden georganiseerd. Veel mensen zien er tegenop het weer leren en denken dat dat niet meteen meer tijd zal opbrengen, maar integendeel meer tijd zal vragen om die tools onder de knie te krijgen. Phil Daenen: Levanto is een sociale onderneming die mensen uit kansengroepen versterkt om beter op de arbeidsmarkt terecht te komen. Wij hebben een traditie van veel vrijheid en interne mobiliteit en werken al lang niet meer met diplomagericht aanwerven. Onze mensen, die vaak langdurig werkloos zijn, laten we meer impact hebben op hun jobinhoud en organisatie. Concreet hebben we een schildersploeg van een vijftiental mensen die langdurig werkloos zijn, die zelf hun eigen werven gaan evalueren, en leren om elkaar feedback te geven. We proberen ze zoveel mogelijk te betrekken in hun visie- en strategievorming, zodat ze sterker staan, zowel technisch als naar attitude, wanneer ze uitstromen naar de arbeidsmarkt. Wim Vanderstraeten: Voor ons gaat het over zingeving. Ik denk dat veel mensen bereid zijn om een inspanning te doen. Dat is fundamenteel. Vaak gaat het bij ons terug naar een discussie van arbeidsmiddelen en technologie, maar ik geloof daar persoonlijk niet in. Daartussen zit nog veel anders en dat heeft nog geen vorm gekregen, of is slechts heel elementair aanwezig in de Belgische markt. Bedrijfsleiders willen en zeker in kmo s hun werknemers zien. Dat moeten ze loslaten. We krijgen vaak de opmerking dat we gemakkelijk spreken hebben omdat we zelf kenniswerkers zijn. Dat is zo, maar onze principes worden ook toegepast in productiebedrijven, in een openbaar bestuur, de retailhandel,... Kijk maar eens hoeveel moeite uitbaters van supermarkten vaak moeten doen om mensen aan te werven en te behouden. Ook daar kan je technieken uit het Nieuwe Werken toepassen, want het gaat om beleving, voor zowel de klant als de medewerker. Bart Van den Wyngaerd: Binnen Cisco bestaat al jaren een cultuur van thuiswerken. De mogelijkheden zijn er op het vlak van IT, maar niet iedereen gebruikt ze op dezelfde manier. Als ik voor mezelf de tijdswinst zie, die ik geboekt heb, met bijvoorbeeld thuis een high definition videoscherm te hebben. Ik kan mijn kinderen om kwart na acht aan de schoolpoort afzetten en om half negen zit ik in een board meeting met onze CEO. Andere collega s werken liever niet van thuis uit en willen op kantoor zitten. Wij zien ook dat het toelaten van ipads, iphones, Androids, een rol speelt in het aantrekken en behouden van jong talent. Zelf hadden wij vier jaar PROTIME Peter s Jongers peter.sjongers@protime.eu www.protime.eu SECUREX Herman Boonen herman.boonen@securex.be www.securex.be TELENET Marianne Annys marianne.annys@staff. telenet.be www.telenet.be VM OFFICE Koen Wuyts kw@vmoffice.eu www.vmoffice.eu XYLOS Bert Teuwen bert.teuwen@xylos.be www.xylos.be 34 kmo-insider - februari 2013

geleden vier gebouwen in Diegem. In twee gebouwen hebben we de bezettingsgraad bekeken en we zijn van twee gebouwen naar één gebouw gegaan, waar we flex desks e.d. hebben ingevoerd. En we hadden nog altijd teveel ruimte omdat mensen op dat moment doorkregen dat ze niet meer moeten aanwezig zijn. Hebben de mensen, intern zowel als de klanten, zich aangepast aan uw voorbeeld? Bart Van den Wyngaerd: Bij bepaalde klanten hebben we echt de business veranderd. Het modemerk Tommy Hilfiger bijvoorbeeld had twee kledinglijnen, een zomerlijn en een winterlijn. Door het gebruik van video, door R&D mensen met high definition video te laten samenwerken, hebben ze een derde kledinglijn, een sportlijn kunnen lanceren. De payback is enorm geweest. In ons bedrijf werd nogal veel ge-emaild, vaak te pas en te onpas, met presentaties, meetingnotes, Op den duur werd dat een last. Daar hebben wij het concept social software geïmplementeerd, maar op een enterpriseniveau, met de nodige security. We zijn nu op weg, niet naar een e-mail loze bedrijfsvoering, maar het discussiegebeuren vindt wel plaats via de social software. Herman Boonen: Binnen Securex hebben we een intern leiderschapsmodel ontwikkeld om van managers (bege)leiders te maken. In leiderschap en zeker in het Nieuwe Werken is het belangrijk om het verhaal van het bedrijf te kunnen vertellen. Dit geeft de essentie weer wat het bedrijf wil realiseren doch geeft geen concrete objectieven. Deze moeten door de teams zelf gedefinieerd worden. De uitdaging waar we voor staan is dat de mensen meer outputgericht gaan aangestuurd worden, en veel minder op het hoe en op de processen. Alleen moeten we erin slagen dat het verhaal waar we als bedrijf voor willen staan door iedereen op zijn niveau gecapteerd wordt. Patrick Windels: Een kmo leiden is een uitdaging op zich, zeker in crisistijden. De uitdaging zit in het woord wendbaarheid. Voor veel bedrijven is dat fundamenteel om er in de toekomst nog te zijn. Is mijn business van vandaag nog mijn business van morgen? Dat gaat snel. Om een voorbeeld te geven, maar dan niet op kmoniveau. Ik denk dat Nokia zeer sterk moet gaan nadenken gezien zesduizend mensen moesten afvloeien. Iedereen had vroeger een Nokia op zak. Dat was het van het. Nu is Nokia misschien wel passé. Bedrijven staan voor de uitdaging om hun business te blijven uitvinden. Het Nieuwe Werken is eigenlijk continu zoeken naar oplossingen om bedrijven aan te passen. Zelf hebben wij met TNO een studie uitgevoerd die aantoont dat de werkomgeving een invloed heeft op prestatie en rentabiliteit die parameters geeft die de terugverdientijd van je investering aantonen. Veerle Demeyer: Het Nieuwe Werken is inderdaad geen doel op zich. Dat is een grote valkuil vandaag. Bedrijven willen mee zijn en willen het Nieuwe Werken invoeren. Het doel van het Nieuwe Werken is volgens mij voornamelijk om het engagement van je personeel te vergroten. Eén definitie van het Nieuwe Werken bestaat niet. De kunst op slagen ligt in het feit van het Nieuwe Werken te kunnen aanpassen aan jouw structuur. Dat gaat niet van dag op dag. Gert Lambers: Het doel is het efficiënt maken van je organisatie en zowel ICT als het Nieuwe Werken zijn middelen om dat doel te bereiken. Wat dan beter is, zal voor iedere organisatie verschillend zijn, afhankelijk van de doelstellingen. Wij proberen bewust om het Nieuwe Werken niet als concept in te voeren, maar wel bij iedere afdeling en medewerker apart te gaan kijken welke elementen uit het Nieuwe Werken interessant en boeiend kunnen zijn om het werk op een betere en efficiëntere manier in te vullen en eventueel te linken aan het privéleven. Een tweede pijler waar we bewust op proberen te werken is om de centrale werkplek die er nog altijd is en die we volledig vernieuwd hebben met een nieuwbouw te gaan herdefiniëren naar een ontmoetingsplaats en minder naar een echte werkplek. Een plek waar het aangenaam is om naartoe te komen. Patrick Viaene: Het is misschien een karikatuur, maar je moet vermijden dat wanneer een jong en dynamisch bedrijf een nog jongere, dynamischere en flexibelere werknemer zoekt, de sollicitant in kwestie dan een PC met Windows 2000 vindt, zijn Smartphone niet aan het netwerk kan hangen en van negen tot vijf aanwezig moet zijn. Bij Microsoft zijn we officieel een jaar of vijf geleden begonnen met het Nieuwe Werken toen we naar een nieuw gebouw gingen, maar eigenlijk hebben wij dat oude werken nooit gekend. In Nederland is het Nieuwe Werken thuis werken Het begrip Nieuwe Werken krijgt de laatste maanden veel aandacht. Hoe staat België in deze evolutie in vergelijking met de ons omringende landen? Hoe ziet Nederland deze nieuwe trend? Tom Auwers: Het Nieuwe Werken is al een oude term. In Nederland is het Nieuwe Werken thuis werken, maar dat is het dus duidelijk niet. Het Nieuwe Werken is, zoals bij ons in de FOD, het nieuwe managen. Morgen bijvoorbeeld zal er tien tot twintig procent van de duizend ambtenaren aanwezig zijn. Dat vergt een nieuwe manier van aansturen. Voor mij is dat de uitdaging waar heel veel organisaties voor staan. Kmo s zijn eigenlijk nog niet klaar voor het Nieuwe Werken. Daar is de controlementaliteit nog zeer sterk aanwezig. De argumenten liggen voor de hand: de CAO 85 die op het vlak van arbeidsinspectie niet toelaat dat mensen flexibel werken. In kmo s zijn er ook meer productiegedreven functies, waar de fysieke aanwezigheid noodzakelijk is. Het Nieuwe Werken kan het gemakkelijkst geïntroduceerd worden bij mensen die met een PC werken. Het Nieuwe Werken mag ook geen besparing zijn, al is dat een positief neveneffect. Bij ons gaat het elk jaar om negen miljoen euro. Dat is goed voor de belastingbetaler, maar dat mag niet het doel zijn. Het Nieuwe Werken is ook het wegdoen van alle oude statussymbolen. Wij rijden met hybride auto s, zelf rijd ik met een elektrische. Dat zijn de nieuwe statussymbolen. Een overheidsdienst die het voorbeeld geeft? Dat is niet het beeld dat velen van ons van de overheid hebben? Tom Auwers: De work life balance gaat helemaal veranderen. Als je twintig jaar geleden je werknemers een GSM gaf, waren er sommigen die dat weigerden, want je kon altijd opgebeld worden. Op de FOD moedigen wij onze werknemers vandaag aan om twitteractief te zijn. Het geconnecteerd zijn, moet je als bedrijf aanreiken. Wij laten onze mensen inderdaad thuis werken. 92% kan het, 70% doet het, één tot drie dagen in de week, omdat dat de federale wetgeving is voor ambtenaren. In ons gebouw hebben we dynamic offices. Maar daarnaast gaat het ook over een cultuurverandering, vooral vanuit het hogere management die het middel management moet kunnen aansturen om op een andere manier aan te sturen. Wij hebben dat kunnen doorbreken door onze leidinggevenden bottom up te laten evalueren. Jan Lecomte: Het Nieuwe Werken is niet gelijk aan slimmer werken. Als ik aan slimmer werken denk, denk ik aan efficiënter en effectiever werken. Met dezelfde input meer output creëren. Slimmer werken is een onderdeel van het Nieuwe Werken. Doordat je mensen meer autonomie en vrijheid geeft, moeten ze zich beter kunnen organiseren. IT is niet alleen de facilitator, maar iets dat mee de omslag kan maken en geen doel op zich. Ook de kantoorhuisvesting is geen doel op zich, maar wel een fysieke omkadering en vaak het keerpunt van het project, een eindpunt van het transformatieproces. h e t n i e u w e w e r k e n Isabel Declercq: Met Kluwer hebben wij ingezet op het sociale netwerk Yammer. Die tool werkt alleen als er een bepaalde cultuur aanwezig is, nl. het willen delen van kennis. Dat maakt je organikmo-insider - februari 2013 35

satie ongelooflijk sterk. Je legt verbindingen tussen de kennis van verschillende mensen. Hoe doen we de overstap naar het Nieuwe Werken? Hoe gaat men best te werk om van het klassieke werken over te stappen naar Het Nieuwe Werken? Kunnen we de bedrijven iets zoals een prioriteitenlijst voorleggen? Brick De Schutter: Bedrijven dienen best te beginnen bij het begin: Ben ik er als zaakvoerder/eigenaar klaar voor om mijn mensen flexibel te laten werken?, want zij zijn het die het voorbeeld moeten geven. Wanneer wij zo n bedrijven begeleiden binnen onze service design afdeling zien wij dat het resultaat voor ieder bedrijf verschillend is. Elk bedrijf moet zijn eigen traject doorlopen om te komen tot een resultaat dat op maat geschreven is van het bedrijf. Ons advies is dan ook laat u bijstaan in dit traject van change management. Nadat je zelf overtuigd bent moet je binnen je bedrijf een draagvlak creëren en dat kan via workshop, een intern team of individuele gesprekken, dit hangt af van de grote en de behoefte van het bedrijf. Wat wij steeds doen tijdens zo n begeleiding is het visueel voorstellen van zo n thuiswerk dag van s morgens tot s avonds. Mensen vertellen veel meer als ze een beeld hebben van hoe zo n thuiswerkdag of co-werkplek er voor hen kan uitzien. Hebben jullie het gevoel dat voor de bedrijven die jullie vertegenwoordigen of waar jullie vriend aan huis zijn, voorafgaandelijk naar de mening van de werknemers wordt gepeild? Wim Vanderstraeten: Absoluut niet. Wij begeleiden een aantal kmo s en we merken dat de haalbaarheid in een kmo gebonden is aan de visie van de zaakvoerder. Als zij er persoonlijk in geloven en bereid zijn om een inspanning te leveren, zal dat lukken. Je moet het Nieuwe Werken topdown invoeren. Werknemers gaan er niet altijd zelf om vragen. Ze willen vaak wel een aantal facetten ervan. Veerle Demeyer: Het is inderdaad een eerste vereiste dat de directie het zelf wil. De tweede stap is niet om te peilen of de werknemers het willen of niet, maar wel om ze er van in het begin bij te betrekken en errond te communiceren, te vragen hoever de werknemers willen gaan en op die manier dan te groeien. willen bijvoorbeeld ook op zondag een bestelling kunnen plaatsen. Dat is ook een driver. Bert Teuwen: Alles begint inderdaad met een gemeenschappelijke visie. Alle geledingen van je organisatie moeten op één lijn zitten, en overtuigd zijn van het doel en het belang van anders gaan werken voor het bedrijf. Om er een échte win-win van te maken moet iedereen ook ervaren dat er voor hem een aantal persoonlijke voordelen in zitten. Je zal het Nieuwe Werken enkel op een succesvolle manier kunnen implementeren als je iedereen mee krijgt. De implementatie van het Nieuwe Werken is een multidisciplinair gebeuren: je moet er dus een goed doordacht programma voor opzetten, in lijn met je visie en je doelstellingen. Op basis van onze uitgebreide ervaringen hebben we daar een geïntegreerde, concrete aanpak voor ontwikkeld: onze zgn. Roadmap to NWOW Benny Corvers: De valkuil is het copycatverhaal. Wij hebben de laatste twee jaar met meer dan honderd organisaties intensief rond de tafel gezeten en nagedacht hoe zij het Nieuwe Werken kunnen introduceren. Er zijn organisaties die proberen om een aantal bekende voorbeelden (FOD, Microsoft, ) te kopiëren. Je krijgt dan een ongeloofwaardig verhaal dat niet duurzaam is. De prioriteit is om een koppeling te maken met de strategie van je bedrijf. Wat voor organisatie wil je zijn? Wat zijn je uitdagingen. En dan kijken of er elementen zijn van het Nieuwe Werken die kunnen helpen om een eigen verhaal te maken. Peter s Jongers: Kmo s die vasthouden aan de tikklok, kunnen hier eventueel van afstappen. Maar dan moeten zij wel afspreken hoe er wel gecommuniceerd zal worden. Wat willen we weten van elkaar? Hoe willen we omgaan met elkaar? Ga je meer projectmatig werken? Ga je outputmeting doen.? Ga je de leidinggevende de kans geven om die projecten mee op te volgen? Het Nieuwe Werken gebeurt ook niet meer alleen puur binnen het bedrijf. Ook mensen buiten het bedrijf worden betrokken om aan eenzelfde project te werken. Hiervoor bestaan tools die deze manier van werken ook mogelijk maken zonder de resultaten uit het oog te verliezen. Veerle Demeyer: Uiteraard is het van prioritair belang dat een directie visie heeft. Maar het Nieuwe Werken moet telkens op maat van elk bedrijf heruitgevonden worden. Maar dan nog zijn communicatie en betrokkenheid van het personeel zeer belangrijk voor succes. h e t n i e u w e w e r k e n Patrick Viaene: Klanten beginnen ook flexibiliteit te vragen. Ze Phil Daenen: Het is belangrijk om te vertrekken van de markt en de geïntegreerde ict oplossing op maat van Uw kmo - 24/7 IT ondersteuning voor KMO s - Dell preferred partner - ERP in the cloud (vanaf 45 /gebruiker) - Microsoft Office 365 kmo-insider - februari 2013 37

h e t n i e u w e w e r k e n Home worker Telecom server Office worker Mobile worker Haal meteen een groot rendement uit een kleine investering! kmo panel het nieuwe werken mensen te betrekken in hetgeen op de markt gebeurt. Wij doen het logistieke proces rond de Velo s in Antwerpen, in onderaanneming van Clear Channel. Wij krijgen veel vragen rond fietsmobiliteit ook vanuit bedrijven. De enige manier om dat te kunnen opvangen is door onze mensen te betrekken in hoe we ons daarop gaan organiseren. Wim Vanderstraeten: Op basis van onze ervaringen hebben wij een tiental regels opgelijst, een soort van best practice, 10 geboden als het ware bestaande uit: vijf principes rond visie ontwikkeling en vijf krijtlijnen om veranderingen te realiseren. Deze 10 geboden bieden een houvast, een stramien om het gewoon waar te maken. Bart Van den Wyngaerd: De personeelsverantwoordelijken zijn de eerste contactpunten om de discussie over het Nieuwe Werken te beginnen. Zij zijn zeer goed op de hoogte van waar de mensen naartoe willen. Is er een nood aan thuiswerk? Aan andere devices? Tom Auwers: H.R. is belangrijk, maar niet voldoende als er geen goede visie is. Een slechte uitspraak is de vis rot aan de kop. Als de bedrijfsleider niet overtuigd is, zal het niet lukken. Welke cultuur is er binnen een bedrijf? Hoe zit de markt in elkaar? Daar wordt dan een gebouw rond gezet. Om dan de breuklijn te maken. Je kan aan je personeel immers niet uitleggen hoe het er gaat uitzien. Het gaat om een systeembreuk. Om de brug te maken, kan je mensen zelf het traject laten uitvoeren. Bij ons hebben onze mensen het zelf uitgedacht en in gang gezet. Dat heeft wel vier jaar tijd gekost. Gert Lambers: Wat je vooral niet moet doen als je naar het Nieuwe Werken wil evolueren, is - zoals we een tijd geleden aan den lijve meemaakten tijdens een overleg over infrastructuur voor het Nieuwe Werken - als CEO roepen: Wat is t, heb je een halve dag verlof? wanneer een van de medewerkers om 16 uur huiswaarts keert, zelfs als het grappig bedoeld is. Met zulke uitspraken haal je je concept onderuit. Als specialist op het vlak van professionele telecommunicatie staan wij in dienst van de bedrijfswereld. Wij bieden onze klanten zowel standaard- als maatwerkproducten en compleet geïntegreerde systemen. Goedkoper bellen: Kosteloos over het internet Efficiënter werken: Telefoneren vanuit PC applicatie Eenvoudig in onderhoud: Tot 50 % goedkoper Altijd bereikbaar: Integratie van uw GSM PROMO Neem vandaag Nog contact met ons op. 03/448 08 48 U bent als klant of toekomstige klant belangrijk voor ons en dat zal u merken aan het gespecialiseerd team dat u steeds bijstaat met professioneel advies en technische ondersteuning. ANTWERPSESTRAAT 145 I B - 2640 MORTSEL T +32 3 448 08 48 I F +32 3 440 40 19 INFO@SONAL.BE Patrick Windels: Het Nieuwe Werken gaat om vertrouwen. De grote uitdaging voor veel bedrijven, en zeker ook voor kmo s, zijn de parameters die je nog nodig hebt om iemand te beoordelen. Een medewerker heeft een bepaalde taak of doelstelling nodig waarop hij zich kan focussen. De grote uitdaging en een blokkering voor veel bedrijven is om die parameters vast te leggen. Patrick Viaene: Het Nieuwe Werken is niet alleen maar alles loslaten, maar ook een stuk controle terugkrijgen. Bijvoorbeeld tweemaal per jaar evalueren in plaats van één keer. Dat geeft vertrouwen aan het management. Herman Boonen: Voor mij kan de kortetermijnwinst, het onmiddellijke terugverdieneffect een motivator zijn voor een kmobedrijfsleider om een eerste stap richting het Nieuwe Werken te zetten. Daar moet je nog niet direct een finale strategie of visie of maatschappelijk belang aan koppelen. Dat is veelal niet de grootste drive voor zaakvoerders van kmo s. Belangrijk is om de bal aan het rollen te krijgen Koen Wuyts: Vooral in kleinere kmo s is een van de mogelijkheden om te starten met het Nieuwe Werken om de bedrijfsleider eens uit zijn glazen kooi te halen en kennis te laten maken met de werkvloer. Zo zal hij input krijgen om het systeem te helpen vooruitgaan. Wim Vanderstraeten: Dit geldt trouwens ook voor grote bedrijven. Wordt er meer en meer aan thuiswerken gedacht? Thuiswerken is een onderdeel van Het Nieuwe Werken, maar is ie- 38 kmo-insider - februari 2013

dereen wel geschikt om thuis te werken? Heeft iedereen daarvoor wel de juiste instelling en de noodzakelijke discipline? Isabel De Clercq:. Sommige mensen willen dat liever niet en houden van de aanwezigheid van anderen. Zelf heb ik een kader met doelstellingen gekregen, waarin ik me kan bewegen. Dat geeft mij als medewerker een enorme goesting om te werken binnen de vrijheid die mij gegeven wordt. Een Nederlandse studie heeft uitgewezen dat mensen die thuis werken, veel meer werken. Natuurlijk, er zijn altijd mensen die de kantjes eraf lopen. Marianne Annys: Het Nieuwe Werken is een evolutie van een inspanningsverbintenis naar een resultaatsverbintenis. Niet de tijd die men aan een job besteedt is belangrijk, maar wel het resultaat dat men bereikt. Gert Lambers: In het Nieuwe Werken moeten de doelstellingen duidelijk gedefinieerd worden en de resultaten meetbaar gemaakt worden. Herman Boonen: Uit engagementstudies van de laatste jaren blijkt dat een derde van de werknemers aangeeft om alleen te willen uitvoeren wat opgedragen wordt. Dat is een realiteit, die je onder ogen moet zien. Naar vrijheid en loslaten toe vindt een derde van de werknemers dat geen goede keuze. Deze medewerkers voelen zich niet goed in de aanpak van het Nieuwe Werken. Koen Wuyts: Er zijn werknemers die zelfdiscipline gewoon niet in zich hebben. Ze moeten gecoacht worden. Het Nieuwe Werken is voor hen een nachtmerrie. Als bedrijf moet je de mogelijkheid hebben om deze werknemers te blijven managen. Tom Auwers: Op de FOD sociale zekerheid doen achthonderd van de duizend werknemers aan het Nieuwe Werken. Er zijn mensen die zouden kunnen thuiswerken, maar het niet doen. Elk van deze mensen heeft hiervoor zijn eigen argumenten: teveel lawaai thuis, kleine kinderen, zieke ouders, De vraag i.v.m. thuiswerk is altijd Ben je zeker dat ze werken?. Maar je kan deze vraag ook stellen als ze op het werk zijn. Wim Vanderstraeten: Wat we wel eens durven vergeten, is dat thuiswerk ook verzekeringsmatig consequenties heeft. Een arbeidsongevallenverzekering is er in 90% van de gevallen niet op voorzien. Wat betekent het wanneer je thuis een werkongeval krijgt? Ik spreek dan nog niet eens over de fiscus. Die stelt dat er iets niet klopt wanneer je drie dagen thuis werkt én een firmawagen hebt. Daar kan ook over gediscussieerd worden. Benny Corvers: Ik ben nog geen bedrijf tegengekomen dat fiscaal of juridisch is aangevallen op dat punt. Ik ken wel veel organisaties die dat als excuus gebruiken om niets te doen. Wim Vanderstraeten: Maar wanneer je arbeidsongevallenverzekering thuis werken expliciet uitsluit en je hebt het niet in orde gebracht, krijg maar eens iets aan de hand Het is vaak op een eenvoudige manier oplosbaar, maar men staat er eenvoudigweg niet bij stil. Wat is de top 3 van showstoppers die een resultaatgerichte aanpak in de weg staan bij de invoering van het Nieuwe Werken? Bert Teuwen: Ik kan een voorbeeld geven. Een bedrijf begon aan het Nieuwe Werken vanuit de HR-insteek. Er werd met de loep gekeken naar de contracten, arbeidsreglementen, afspraken rond regeling van overuren, Maar ze hebben zich snel vastgereden in deze moeilijke discussies. Als je daar teveel op gaat focussen aan het begin van je traject, ga je dammen opwerpen, terwijl je ze net wil neerhalen. Als je aan het begin van het traject mensen nieuwe tools, een nieuwe werkplek, geeft, dan denk ik dat mensen geleidelijk aan zélf gaan beseffen wat het Nieuwe Werken kan bijbrengen, hoe hun producti- h e t n i e u w e w e r k e n inside Aurelium Anders Werken in het ClubHouse van Aurelium ICT-dienstverlener Aurelium heeft in Kontich zopas een nieuw kantoorgebouw in gebruik genomen. Het Aurelium ClubHouse werd met een bijzondere visie opgetrokken: volledig afgestemd op het Nieuwe Werken! In deze ultramoderne coworking space werden verschillende soorten flexibele werkplekken ingericht, die ook aan derden verhuurd worden. Managing Director Koen Slootmaeckers: We hebben informele werkplekken waar u in gezellige zeteltjes of op een barkruk aan een hoge tafel kunt zitten (werken), klassieke bureauopstellingen, concentratieplekken waar u volledig afgesloten kunt telefoneren of geconcentreerd kunt werken, meetingfaciliteiten voor groepen tot honderd mensen met aangepaste catering, Kortom, met het ClubHouse wil Aurelium een nieuwe vorm van werken definiëren: anders werken, slimmer werken. Onze coworking space staat voor: tijdsonafhankelijk, plaatsonafhankelijk, kostenefficiënt en perfect omkaderd werken. U kunt bij ons de werkruimte huren die u nodig heeft, wanneer u ze nodig heeft, terwijl u gebruik kunt maken van de uitmuntende ICT-infrastructuur van het ClubHouse. Alles is erop voorzien om u een fijne werkplek te bezorgen waar het efficiënt en aangenaam werken is! Nieuwsgierig? Lees dan zeker het volledige interview over het ClubHouse en het Nieuwe Werken in de eerstvolgende kmo-insider en neem alvast een kijkje op de gloednieuwe website, www.aurelium.be. (NV) Groeningenlei 16-2550 Kontich T 03 457 57 77 - info@aurelium.be www.aurelium.be bedrijfsreportage kmo-insider - februari 2013 39 inside Aurelium

h e t n i e u w e w e r k e n kmo panel het nieuwe werken viteit verhoogt, hun flexibel werken faciliteert, waardoor ze gemakkelijker meegaan in dat verhaal. Je krijg een shared vision, wat de discussies, ook met vakbonden bijvoorbeeld, veel gemakkelijker zal maken. Wij pleiten er dus voor om de medewerker in goed vertrouwen de juiste middelen te geven en ze daar goed bij te begeleiden, in de veronderstelling dat ze op die manier snel zullen ervaren wat de voordelen zijn voor het bedrijf, maar ook voor hen zelf. Trendwatchers zullen eerder verdwijnen dan kantoren Volgens sommige trendwatchers hebben we binnen tien jaar zelfs geen kantoor meer voor het merendeel van de medewerkers. Hoe zien de panelleden dit evolueren? Jan Lecomte: Er zullen langer kantoren zijn dan trendwatchers. Wel zal het uitzicht, de functie, de organisatie, de locatie, van kantoren totaal veranderen. Het kantoor zal wel altijd een plek blijven waar je werkt, maar het werken wordt anders. De kantoren zullen kleiner worden en ze zullen mee de identiteit van je bedrijf bepalen. Neem bijvoorbeeld Sony Corporate Village. Dat heeft een bepaalde uitstraling. Kortom, de centrale kantoorfunctie blijft, maar kantoren worden ook meer ontmoetingsplaatsen voor alle stakeholders, en zullen meer in het centrum gelokaliseerd worden, dichtbij het openbaar vervoer. Patrick Windels: Mensen blijven altijd de behoefte houden om elkaar te ontmoeten, om fysiek contact te onderhouden. Wim Vanderstraeten: De werkplek is aan een drastische evolutie toe. Het mooiste voorbeeld is de openheid die we hebben in social media. Dat gaan we ook in het gebouw krijgen. Je gaat geen bedrijf meer hebben in één gebouw, maar wel meerdere samenwerkingsvormen in één gebouw. In Nederland heb je Green Desk bijvoorbeeld. Bedrijven die lid zijn van Green Desk delen elkaars kantoor en maken gebruik van elkaars faciliteiten zonder dat daarvoor kosten worden aangerekend. Benny Corvers: Ik vind de link met Generation Y tof. Om maar aan te geven hoe weinig voorspelbaar alles is. Er zijn mensen geweest die stelden dat bibliotheken zouden ophouden te bestaan. Kijk hoe de leeszalen in bibliotheken tegenwoordig vol zitten met studenten. We merken dat ook in ons bedrijf. Hoe jonger werknemers, hoe meer ze geneigd zijn om vaak naar kantoor te komen omdat ze graag bij elkaar hokken. Brick De Schutter: De inrichting van het kantoor of ontmoetingsplaats speelt hierbij een belangrijke rol. Iedereen wil liever werken in een leuke omgeving ipv in de standaard kantoren met gebroken wit tegelplafonds, TL verlichting en grijze computervloer. De ruimte of plaats waar je naar toe gaat om te werken moet de moeite zijn om een verplaatsing voor te doen. Ontmoeting en ontspanning zullen centraal staan in de toekomstige kantoren waardoor automatisch productiviteit zal verhogen. Wim Vanderstraeten: Digitalisatie betekent niet altijd dat we ons allemaal thuis opsluiten. We hebben onlangs in het kader van het NAC in Houthalen-Helchteren een digitale raadszaal opgezet, waarbij de gemeenteraad straks live stream kan gevolgd worden. Sinds de opening komt er meer volk naar de raadszitting dan vroeger. Wat is het beste dat de panelleden kan overkomen in 2013? We leven in voor velen moeilijke tijden op diverse fronten. Wat is het beste dat de panelleden kan overkomen in 2013? Marianne Annys: We zouden eigenlijk een situatie moeten meemaken, zoals bijvoorbeeld de Olympische Spelen in Londen, waar zodanig grote verkeersinfarcten voorspeld werden, dat meer bedrijven het extra voordeel van thuiswerken of het nieuwe werken gaan inzien. Kijk naar de sneeuwstorm die enige tijd geleden voorspeld was. Heel wat mensen bleven thuis werken. Wim Vanderstraeten: De fiscus en de sociale partners zouden een kader moeten creëren rondom Het Nieuwe Werken. Herman Boonen: Kijk ook eens naar jezelf, naar wat je zelf kan doen om een stap vooruit te zetten en de kans te creëren om het Nieuwe Werken verder te implementeren. Bart Van den Wyngaert: Vroeger was het the big eat the small, nu www.buroconcept.be change management strategic advice audit programming space planning workplace concept interior design technical management project management move management exit management 40 kmo-insider - februari 2013

is het the fast eat the slow. We zien veel voorbeelden van kmo s die het de gevestigde waarden echt heel moeilijk maken omdat ze volledig mee zijn met de nieuwe concepten van het Nieuwe Werken. Peter s Jongers: Het beste wat ons kan overkomen in het kader van de sensibilisering is en op het kabinet van minister van tewerkstelling Monica De Coninck is men er blijkbaar mee bezig, - een actualisering van arbeid. Daar zit vandaag nog de angel. Als je die eruit kan krijgen, zijn we een grote stap vooruit. Marianne Annys: Arbeidsduur is vandaag het probleem voor de sociale partners. Bij het Nieuwe Werken haal je de topic arbeidsduur aan en dat is voor de sociale partners een heilig huisje. Interview: Freddy Michiels - Verslag: Nicole Verstrepen - Foto's: Wilfried Deferme Zijn je teams wel 100% gesynchroniseerd? Breng ze gemakkelijker samen www.businessbeat.be Gispen blikt terug op 20 jaar het nieuwe werken en het werkt Het nieuwe werken, werkt echt. Naar aanleiding van de twintigste verjaardag van het nieuwe werken, blikt kantoormeubel- en flexibel werken-specialist Gispen samen met enkele experts en ervaringsdeskundigen terug op twee decennia flexibel werken. Conclusies van de terugblik: bedrijven, werknemers en de maatschappij hadden tijd nodig om te wennen maar bedrijven die de stap namen, tekenen een productiviteitswinst tot 25% op. Een duidelijk bewijs dat het nieuwe werken echt werkt. Bovendien biedt het naar de toekomst toe tal van mogelijkheden tot bijkomende kostenbesparingen. Gaan we naar iedereen flexibel of een kantoorloze toekomst en heeft deze flexibibiliteit invloed op de rest van ons leven? Om te achterhalen waar we na 20 jaar staan op het vlak van flexibel werken, stak Gispen de koppen samen met strategisch consulent Erik Veldhoen, specialist inzake het nieuwe werken, en met Alcatel-Lucent, de Christelijke Mutualiteit en Rabobank Nederland, drie bedrijven die de stap zetten en het in hun organisatie implementeerden. Alle partijen zijn het erover eens dat het nieuwe werken werkt. Tenminste als er resoluut voor gekozen wordt en het volledig in de strategie en het beleid van een bedrijf wordt ingebed. Dan levert het enerzijds aanzienlijke kostenbesparingen op en anderzijds een productiviteitswinst tot 25%. Het nieuwe werken: een terugblik met getuigenissen In de voorbije 20 jaar waagden tal van werkgevers de stap naar flexibel of flexibeler werken. De aanpak die gekozen werd, verschilde. Sommigen investeren in hun human capital en schenken vertrouwen aan hun werknemers. Volgens Erik Veldhoen is het vertrouwen van de werkgever de belangrijkste sleutel tot succes. Bij de Christelijke Mutualiteit, Alcatel-Lucent en Rabobank Nederland legt die aanpak alvast geen windeieren: En wat met de toekomst? Als strategisch consulentbegeleidt Veldhoen tal van organisaties bij het implementeren van flexibel werken binnen hun organisatie. Een kantoorloze toekomst, klinkt misschien vreemd in onze oren, in het hoofd van Veldhoen is het dat niet. Het niet meer huren van een kantoorruimte levert bedrijven en organisaties aanzienlijke besparingen op. Organisaties zijn vaak gebonden aan een huurcontract voor hun kantoren van 5 tot 10 jaar en kunnen na deze periode makkelijk overschakelen naar flexibel werken. Omdat het grootste deel van onze informatiestroom vandaag digitaal is, kunnen mensen hun werk makkelijk losmaken van een vaste werkplek. Dankzij deze (r)evolutie kunnen bedrijven de komende 10 jaar hun totale oppervlakte volgens Veldhoen met 70% reduceren. Erik Veldhoen: De sleutel tot succes is hier het vertrouwen van de werkgever. De digitale revolutie werkt dan ook een nieuwe manier van leiderschap in de hand. Het gaat niet slechts om een nieuwe manier van werken, maar ook van leven. Uit onderzoek van StepStone blijkt dat maar liefst 87% van de Belgen graag af en toe tot regelmatig van thuis uit zou willen werken. De overige 13% werkt liever gewoon op kantoor, of zegt dat ze onmogelijk thuis kunnen werken vanwege de aard van hun job. De vraag naar flexibel werken ligt in België dus heel hoog. Het aanbod zit eveneens in de lift, dit aan een langzamer tempo. Het gaat hier namelijk om een heel andere vertrouwensband tussen werknemer en werkgever. Vertrouwen dat enkel maar kan aangemoedigd worden, maar dat tijd nodig heeft om te groeien. De digitale revolutie doet de sterk afgebakende grenzen tussen werken en leven vervagen en kondigt een transparant werkmodel aan: mensen gaan niet langer naar, maar aan het werk. www.a12businessclub.be www.acom.be www.ambassadeurs.be www.antwerpdc.be www.appallremove.be www.arc.be www.artexis.be www.atradius.be www.autovak.be www.bcdtravel.be www.budgetmail.biz www.buro-a12.be www.deco-son.be www.decorette-technical.be www.cashflowbyweb.eu www.digiforum.be p a r t n e r s w w w. k m o - i n s i d e r. b i z kmo-insider - februari 2013 41