Handleiding online urenportal TMI er Deze handleiding is aan verandering onderhevig. Gebruik altijd de nieuwste versie. 1
Inhoudsopgave 1 Inleiding... 3 2 Inloggen... 4 2.1 Inloggen op de urenportal... 4 2.2 Geen inloggegevens... 4 3 De urenportal... 5 3.1 Home... 5 3.2 Downloads... 5 3.3 Mijn uren... 5 3.4 Uitloggen... 5 4 Mijn uren... 6 4.1 Het overzicht... 6 4.2 Statussen... 6 4.3 Oude urenstaten inzien... 6 5 Urenverwerking... 7 5.1 Selecteer de week... 7 5.2 Kies een datum... 7 5.3 Kies een Project... 7 5.4 Kies een functie... 7 5.5 Kies een activiteit... 8 5.6 De start tijd, eind tijd en pauze... 8 5.7 Je urenstaat aanvullen... 8 5.8 Urenstaat accorderen... 9 5.9 Ziekte of vakantie invoeren... 9 5.10 Kilometerstand invoeren... 9 Deze handleiding is aan verandering onderhevig. Gebruik altijd de nieuwste versie. 2
1 Inleiding Deze handleiding geeft een uitgebreide beschrijving van de online urenportal van TMI. De urenportal geeft je de mogelijkheid om op een snelle en simpele manier je gewerkte uren, ziekte en vakantie door te geven. Als je in het bezit bent van een bedrijfsauto kan je via de urenportal ook je actuele kilometerstand doorgeven. Het is mogelijk om de urenportal op elk apparaat (pc/tablet/smartphone) te gebruiken. Wij hebben gemerkt dat het invullen van uren op een ipad of iphone soms wat onduidelijkheid met zich meebrengt, en dan vooral bij het invoeren van het aantal minuten. Bekijk deze Youtube video hoe je dit het beste kan doen. Mochten er na het lezen van deze handleiding nog onduidelijkheden zijn, stuur dan een e-mail met jouw vraag naar urenportal@tmi-interim.nl. Deze handleiding is aan verandering onderhevig. Gebruik altijd de nieuwste versie. 3
2 Inloggen 2.1 Inloggen op de urenportal Bij indiensttreding heb je een gebruikersnaam en wachtwoord ontvangen. Hiermee kun je inloggen op het TMI Intranet via http://intranet.tmi-interim.nl. Als je op het intranet bent ingelogd klik dan bovenaan in de menubalk op de knop Urenportal. Klik vervolgens op de grote Ga naar de urenportal knop om de urenportal te openen. 2.2 Geen inloggegevens Heeft u geen inloggegevens ontvangen? Neem dan contact op met de Dennis Schluter van de Salarisadministratie via dennis@tmi-interim.nl of 020-7173527. Deze handleiding is aan verandering onderhevig. Gebruik altijd de nieuwste versie. 4
3 De urenportal 3.1 Home Op de home pagina vind je algemene informatie over de urenportal. 3.2 Downloads Op de downloadpagina vind je de handleiding van de urenportal. 3.3 Mijn uren Op deze pagina vind je het overzicht van al je urenstaten. Voor elke week is er een urenstaat beschikbaar waar je jouw uren in kan vastleggen. 3.4 Uitloggen Als je klaar bent en je wilt afmelden gebruik dan de Logout knop rechtsboven. Deze handleiding is aan verandering onderhevig. Gebruik altijd de nieuwste versie. 5
4 Mijn uren 4.1 Het overzicht In het overzicht zijn al jouw urenstaten te zien. Aan de hand van de status kan je zien wat er met de desbetreffende urenstaat is gebeurd. In het voorbeeld hieronder kan je zien dat de bovenste urenstaten allemaal verwerkt zijn door TMI. De urenstaat van week 28 is zojuist aangeboden en de urenstaten daaronder staan nog open. 4.2 Statussen Aan de hand van de kolom Status kan je zien wat de status is van jouw urenstaat. Er zijn verschillende statussen mogelijk, namelijk: Invoeren van uren: Je kunt uren invoeren. Uren aangeboden: De uren zijn ingevoerd en ter controle naar de klant verstuurd. Gecontroleerd TMI: De klant heeft de uren geaccordeerd en TMI heeft de uren gecontroleerd. Geboekte uren: Je uren zijn geboekt. Je komt hier meer over te weten bij het volgende hoofdstuk Urenverwerking. 4.3 Oude urenstaten inzien De urenportal zet automatisch de urenstaat van de huidige week bovenaan. Wil je jouw oude urenstaten inzien? Gebruik dan de pijltoetsen linksboven. Deze handleiding is aan verandering onderhevig. Gebruik altijd de nieuwste versie. 6
5 Urenverwerking 5.1 Selecteer de week Wanneer er achter een urenstaat invoeren staat, kunnen de uren worden ingevoerd. In dit voorbeeld worden de uren voor week 29 ingevoerd. Klik hiervoor op invoeren. 5.2 Kies een datum In het veld datum kan je de gewenste datum selecteren. In het voorbeeld is de datum 14-7-2014 geselecteerd. 5.3 Kies een Project Selecteer vervolgens het project waar je de dienst hebt gedraaid. In het voorbeeld is gekozen voor Ambulance Amsterdam / locatie Hoofddorp. 5.4 Kies een functie Als je de datum en het project hebt geselecteerd, kies dan de functiegroep. In het voorbeeld hieronder heeft de persoon alleen de keuze uit Ambulance Verpleegkundige dus het systeem selecteert automatisch die optie. Deze handleiding is aan verandering onderhevig. Gebruik altijd de nieuwste versie. 7
5.5 Kies een activiteit De activiteit geeft aan wat voor dienst het betreft. Hieronder staan de mogelijkheden qua activiteit: Bereikbaarheidsdienst (wel of geen kilometers) Aanwezigheidsdienst (wel of geen kilometers) Gewerkt (wel of geen kilometers) of Gewerkt in Aanwezig-/Bereikbaarheidsdienst Overwerk * Niet zeker welke activiteit je moet selecteren? Neem contact met ons op via urenportal@tmi-interim.nl In het voorbeeld betreft het een normale dienst, dus we selecteren Gewerkt (+KM). 5.6 De start tijd, eind tijd en pauze Bij de Start tijd voer je de aanvangstijd in en bij de Eindtijd geef je op wanneer je dienst eindigde. Vervolgens kan je opgeven hoeveel minuten pauze je hebt gehad. Heb je geen pauze gehad, dan kan je dit veld leeg laten. Klik vervolgens op de knop om de dienst toe te voegen. Let op: De juiste urennotatie is UU:MM (uren : minuten). De pauze moet alleen in minuten worden ingevoerd. De juiste notatie is: MM (minuten). Let op: Bij het invullen van een Start tijd, Eind tijd en Pauze hoef je het veld Uren niet in te vullen. Let op: Splits een nachtdienst niet op in twee dagen. Vul op één regel de tijd in wanneer de dienst begon (bijvoorbeeld 23:00) en wanneer de dienst is geëindigd (bijvoorbeeld 07:30). 5.7 Je urenstaat aanvullen Je kan deze stappen blijven herhalen totdat je al je uren hebt ingevoerd. Uiteindelijk zal je urenstaat er ongeveer als volgt uit komen te zien: Deze handleiding is aan verandering onderhevig. Gebruik altijd de nieuwste versie. 8
5.8 Urenstaat accorderen Ben je klaar met het invullen van je urenstaat, dan moet je de urenstaat accorderen. Hiermee worden de uren ter controle naar de klant gestuurd. Klik hiervoor op 'Accorderen' onderaan de pagina. Zodra je op Accorderen hebt geklikt zal de status in het urenstaatoverzicht veranderen in Uren controleren zoals hieronder is te zien. Je kunt de urenstaat inzien door op 'Bekijken' te klikken. Mocht je een foutje zien of wil je nog wat toevoegen, dan klik je op 'Corrigeren'. Dan zijn alle velden weer te gebruiken. Na het invoeren van de wijzigingen kies je weer voor 'Accorderen'. 5.9 Ziekte of vakantie invoeren Ziekte of vakantie uren kun je doorgeven met het project Ziekte / Vakantie. Als je dit project selecteert hoef je geen start tijd, eind tijd en pauze in te vullen, alleen de hoeveelheid uren per dag. In het voorbeeld hieronder is de persoon 2 dagen op vakantie geweest: 5.10 Kilometerstand invoeren Als je over een auto van TMI beschikt moet je jouw kilometerstand doorgeven. Jouw auto staat op basis van het kenteken vermeldt onder projecten. Het doorgeven van een kilometerstand vul je als volgt in: Klik daarna op de en de kilometerstand zal toegevoegd worden. Let op: Geef je kilometerstand elk jaar eind november / begin december door. Deze handleiding is aan verandering onderhevig. Gebruik altijd de nieuwste versie. 9