Professioneel sturen met Maximo Van input naar output
One of the important asset management issues is Better Decision Support. One of the priority issues for EAM is: Analytics and performance management, which means: monitoring and analysis of asset information and key performance indicators (KPI) for continuous improvement. Bron: ARC Advisory Group: EAM/CMMS Solutions Worldwide Outlook Market Analysis And Forecast through 2011 2
Professioneel sturen met Maximo Van input naar output De markt van Enterprise Asset Management-software (EAM) is sterk in beweging. Een van de belangrijkste trends is om de onderhoudsregistratiesystemen te transformeren in onderhoudsbesturingssystemen. Onderhoudsorganisaties worden steeds professioneler en hebben behoefte aan stuurinformatie op het gebied van kosten, beschikbaarheid, betrouwbaarheid, veiligheid en inzet van middelen. Er ligt steeds meer focus op het verbeteren van de datakwaliteit en het verkrijgen van goede output in de vorm van KPI s en managementrapportages. 3
Stuurmogelijkheden in Maximo IBM Maximo is een van de wereldmarktleiders en trendsetter op het gebied van EAM systemen (zie figuur 1). Als een van de eerste partijen hebben zij de behoefte aan KPI s en rapportages ingezien en hiervoor drie verschillende mogelijkheden ontwikkeld: Actuate, Maximo KPI Manager en BIRT. Actuate was de rapportagetool die in versie 5 en 6 standaard ingebed zat in Maximo. Vanaf versie 5 beschikt Maximo ook over de KPI manager. De Maximo KPI manager geeft de mogelijkheid om KPI s te definiëren en deze in de tijd te monitoren (trendgrafieken). Vanaf versie 7 is BIRT de rapportagetool die standaard in Maximo is ingebed. BIRT is een open source software en heeft meer functionaliteit dan Actuate, met name op het gebied van grafische weergaves. Figuur 1: Gartner Magic Quadrant for EAM for Manufacturing 4
Gebruik in de praktijk Onderzoek bij Maximo gebruikers in Nederland en België toont aan dat het gebruik van Maximo rapportagetools beperkt is (zie figuur 2). Opvallend genoeg wordt Excel nog steeds het meest gebruikt. Gegevens worden hierbij vanuit Maximo gedownload en in Excel bewerkt. Rapportages in Excel zijn gemakkelijk toegankelijk maar vaak ook arbeidsintensief, met weinig dynamische filter- en drill down mogelijkheden. Daarnaast zijn Excel-rapportages manipuleerbaar en foutgevoelig. Actuate komt als goede tweede uit het onderzoek. Veel Maximo-gebruikers houden vast aan Actuate omdat zij al in vorige Maximo-versies met deze tool werkten. Een overstap naar een nieuwe tool als BIRT wordt daardoor minder vaak gemaakt. Figuur 2: Gebruik van verschillende rapportagetools. Percentage bedrijven in mini-survey dat gebruik maakt van bepaalde tools. Meerdere tools per bedrijf zijn mogelijk. 5
Opmerkelijk is ook het beperkte gebruik van de Maximo KPI Manager. Deze tool blijkt in de praktijk beter geschikt voor het monitoren van de transactionele en administratieve processen in Maximo (zoals aantal werkorders en inkooporders per status) dan voor het genereren van managementrapportages en -analyses. Tenslotte valt op dat een kwart van de bedrijven het ERP-systeem gebruikt om kostenen budgetrapportages op te stellen. Dit wordt vooral veroorzaakt door het ontbreken van functionaliteit op het gebied van samenstellen en bewaken van budgetten in Maximo. Onderzoek Het onderzoek heeft plaatsgevonden in de periode september oktober 2009. Het doel was; onderzoeken welke rapportagemogelijkheden van Maximo worden gebruikt, hoe tevreden men is over de rapportages en wat hieraan kan worden verbeterd. Er is een mini-survey opgesteld die aan Maximo gebruikers in Nederland en België is voorgelegd. 13% van de bedrijven in Nederland en België die Maximo gebruikt, heeft meegewerkt aan het onderzoek. 6
Rapportcijfer Maximo gebruikers geven de rapportagemogelijkheden in Maximo een gemiddeld rapportcijfer van 5,9. Dit is teleurstellend. Een indicatie van de rapporttevredenheid per competentie is weergegeven in figuur 3. Figuur 3: Tevredenheidscijfer Maximo rapportages per competentie. Het minst tevreden is men over de rapportages op het gebied van Planning en werkvoorbereiding, Uitvoering en Uitbesteding. Hoewel rapportages op het gebied van Kostenbeheersing gemiddeld als (net) voldoende worden beoordeeld, geeft men aan vooral nog behoefte te hebben aan financiële rapportages zoals een budget controle rapport of een kostenoverzicht voor activa / locaties. Redenen voor ontevredenheid zijn met name: Maximo is niet goed of slechts deels gevuld, de standaard rapporten van Maximo voldoen niet, nog niet alle rapporten zijn gedefinieerd, en verdieping naar meer detail achter een rapport ontbreekt. 7
Value Driven Maintenance Value Driven Maintenance (VDM) is een innovatieve onderhoudsfilosofie die een brug slaat tussen het traditionele onderhoudsdenken en het sturen op economische toegevoegde waarde. VDM laat zien dat de waarde van onderhoud niet alleen in kosten- en voorraadreducties zit. Integendeel, vaak zit er veel meer economische waarde in een hogere installatiebeschikbaarheid en veiligheid. Met behulp van KPI s, benchmarks en waardemodellen wordt de toegevoegde waarde van een individuele TD berekend en wordt een ontwerp gemaakt voor de meest waardevolle onderhoudsorganisatie. Hierbij worden de 10 VDMcompetenties ingericht met behulp van best practice werkprocessen, organisatiemodellen en EAMondersteuning, zoals die bij toonaangevende TD s zijn waargenomen. Deze 10 competenties zijn: Asset Utilization (objectprestatiebeheer) Cost Control (kostenbeheersing) SHE Management (beheer veiligheid, gezondheid en milieu) Reliability Engineering (beheer onderhoudsconcept) Planning & Preparation (planning en voorbereiding) Maintenance Execution (uitvoering van onderhoud) MRO Supply Chain Management (inkoop en voorraadbeheer) Service Supply Chain Management (uitbestedingsbeheer) Skill & Tool Management (capaciteits- en gereedschapbeheer) Equipment Knowledge Management (document- en tekeningenbeheer) 8
De toekomst: COGNOS Eind 2007 kondigde IBM de acquisitie van Cognos aan. Cognos is een van de wereldmarktleiders op het gebied van Business Intelligence & Performance Management software, zie figuur 4. Cognos is gespecialiseerd in scorecards en dashboards, rapporten en drill down-analyses en planning en budgettering. Figuur 4: Gartner Magic Quadrant for Business Intelligence platforms Onlangs heeft IBM besloten dat Maximo en Cognos geïntegreerd worden en dat Cognos de standaard rapportagetool van Maximo wordt. Hiermee worden twee stateof-the-art producten gecombineerd en worden de stuurmogelijkheden van Maximo aanzienlijk versterkt. 9
VDM Control Panel Cognos bevat echter nog geen inhoud. Dashboards, rapporten en drill downs moeten nog door de Maximo-gebruiker gedefinieerd en geconfigureerd worden. Mainnovation heeft een standaard control panel ontwikkeld met circa 50 KPI s en PI s en ruim 100 drill downs op basis van de Value Driven Maintenance -filosofie (VDM). Het VDM Control Panel start met een overzicht van de prestaties van de onderhoudsorganisatie op basis van 10 KPI s (zie figuur 5). Figuur 5: Startpagina VDM Control Panel 10
Jaarlijks worden de targets voor deze KPI s vastgesteld. Om de waarde van een KPI te verklaren kan worden doorgeklikt naar het onderliggende dashboard (zie figuur 6) met maximaal 6 PI s (grafieken). Figuur 6: Dashboard Cost Control 11
Voor elke PI is een voorgedefinieerde drill down beschikbaar (zie figuren 7a t/m 7d). Op elk level zijn verschillende filtermogelijkheden beschikbaar zoals jaar, locatie, activum of activumtype om de dataselectie te beperken en op elk level kan een download van de data (bijvoorbeeld overzicht van de betreffende werkorders) worden gegenereerd. Op deze manier kunnen eenvoudig oorzaken worden opgespoord en KPI s worden verklaard. Figuur 7a 12 Figuur 7b
Figuur 7c Figuur 7d 13
Het VDM Control Panel is ontwikkeld in Cognos 8.4 (Transformer, Framework manager, Report Studio) en is beschikbaar voor Maximo 5, 6 en 7. Het bevat circa 50 KPI s en PI s en ruim 100 standaard drill down analyses. Daarnaast heeft de gebruiker zelf de mogelijkheid om zijn eigen analyses uit te voeren met de ad hoc query-functionaliteit in het Control Panel. Voor iedere KPI wordt een jaarlijkse target vastgelegd waartegen de werkelijke prestatie wordt afgezet. Voor de onderhoudskosten is een budgetfunctionaliteit ontwikkeld waarin de kosten per object en werksoort worden gebudgetteerd. Het VDM Control Panel is dusdanig ontwikkeld dat het direct op bestaande Maximo-systemen werkt, mits men dicht bij de standaardconfiguratie is gebleven. In de nabije toekomst zal het VDM Control Panel verder ontwikkeld worden met nieuwe KPI s, simulatiefunctionaliteit voor het opstellen van onderhoudsbudgetten en een online koppeling met de VDM Benchmarkdatabase. Gemeentelijk Havenbedrijf Antwerpen Het Gemeentelijk Havenbedrijf Antwerpen beheert, exploiteert, ontwikkelt en promoot de op een na grootste haven in Europa. Het onderhoud aan de havenobjecten wordt uitgevoerd door zo n 500 medewerkers, verdeeld over verschillende onderhoudsafdelingen. In 2005 heeft het Gemeentelijk Havenbedrijf Antwerpen gekozen voor VDM als onderhoudsbesturingsmodel. De werkprocessen van de verschillende afdelingen zijn volgens VDM geüniformeerd. Na een intensief selectietraject is IBM Maximo gekozen als onderhoudsmanagementsysteem om de processen te ondersteunen. De uitrol naar alle onderhoudsafdelingen wordt naar verwachting in november 2009 afgerond. Eind 2008 heeft het havenbedrijf gekozen voor het VDM Control Panel dat in 2009 door IBM en Mainnovation is in Cognos ontwikkeld. Vanaf november 2009 start het havenbedrijf met het VDM Control Panel als stuurmiddel. 14
Meer informatie Bent u geïnteresseerd in het VDM Control Panel, wilt u de mogelijkheden van het Control Panel voor uw organisatie bespreken of wilt u graag een demonstratie? Neem dan contact op met: Mainnovation NL Lange Gelderse kade 8 3311 CJ Dordrecht The Netherlands T +31 (0)78 614 67 24 F +31 (0)78 614 67 27 info@mainnovation.com Mainnovation BE Pegasuslaan 5 1831 Brussel (Diegem) België T +32 (0)2 709 2911 F +32 (0)2 709 2222 info@mainnovation.com IBM Cognos Software Jurgen Grolleman Tel: +31-20 513 5221 E-mail: cognos.holland@nl.ibm.com 15
www.mainnovation.com