Met ESS kun je via het web:

Met ESS kun je via het web: o een wens ingeven (bv. verlofaanvraag) o nagaan of de wens door de planner is goed- of afgekeurd o de planning opvragen en het uurrooster zien van de volledige cel (=afdeling) o de nota s bij het dagrooster raadplegen (rood hoekje in rechter bovenhoek) o de eigen tellerstanden raadplegen o de werksets (= periodes bv één maand) opvragen die door de planner zijn aangeduid BELANGRIJK: Je kan ten vroegste inloggen vanaf de datum waarop je het werk aanvangt (= startdatum contract). Zodra iemand uit dienst is, kan deze persoon ook niet meer inloggen. 1. AANMELDEN Om je aan te melden in ESS ga je als volgt te werk: 1. Start je internetbrowser op 2. Surf naar het ESS adres: PZ: www.pzhfamilie.be/saga.html www.dekorbeel.be/saga.html www.depatio.be/saga.html SC: www.st-carolus.be/saga.html DB: www.beschutwonendebolster.be/saga.html www.de-mare.be/saga.html PB: www.depottelberg.be/saga.html RH: www.rustenhove.be/saga.html SJ: https://saga.wzcstjozef.be/mvc/ HCPS 1

3. Volgend scherm verschijnt: 4. Geef je gebruikersnaam en wachtwoord in. a. WZC Sint-Jozef (SJ) WZC Carolus, Psychiatrisch Ziekenhuis H. Familie (GHF) & De Bolster Gebruikersnaam = voornaam.familienaam Paswoord = 1234 b. WZC Pottelberg (PB) WZC Rustenhove (RH) Gebruikersnaam = 6 eerste letters van je familienaam & 2 eerste letters van je voornaam (indien jouw familienaam < 6 letters, worden er extra letters van je voornaam gebruikt) Paswoord = 1234 5. Klik op aanmelden. 6. De website zal openen en je komt terecht op het dashboard van ESS. HCPS 2

2. UITLEG TITELBALK Wanneer ESS is geopend, is bovenaan een titelbalk zichtbaar. Afhankelijk van de pagina die je aan het bekijken bent, zullen hier verschillende opties beschikbaar zijn. 1. In de hoofding staat de naam van de organisatie, nl Tobania. Wanneer er op deze naam wordt geklikt zal er automatisch terug genavigeerd worden naar het dashboard. 2. Een groene menubalk met twee menu s nl planning en rapportering. Via deze menu s kunnen alle pagina s opgevraagd worden. 3. Een icoon favorieten rechts bovenaan (indien je een keuze hebt gemaakt bij planning/rapportering). Wanneer je op deze button gaat staan met de cursor zal een tooltip met de benaming van de button getoond worden. Via deze button kan aangegeven worden of een link naar deze pagina op het dashboard dient geplaatst te worden of niet. Door te klikken op deze button kan je de ster groen/ blanco maken. Is de button groen, dan wil dit zeggen dat er een link beschikbaar zal zijn op het dashboard naar deze pagina. Als de button blanco is, zal dit niet het geval zijn. 4. De gebruikersnaam, rechts bovenaan, waarmee je bent aangemeld. Door op de gebruikersnaam te klikken kan je twee zaken doen: a. Wijzig wachtwoord: Je komt op een nieuwe pagina terecht. Vervolgens kan je een nieuw wachtwoord ingeven en dien je dit in het tweede veld te herhalen. Wanneer het herhaalde wachtwoord net hetzelfde is als het wachtwoord in het eerste veld, zal dit veld groen opkleuren. Vervolgens klik je op wijzig wachtwoord. Aan nieuwe medewerkers wordt het paswoord 1234 gegeven. We raden elke medewerker aan het paswoord onmiddellijk te wijzigen. HCPS 3

b. Afmelden: De gebruiker zal afgemeld worden. 3. MENU PLANNING Door te klikken op het menu planning kunnen verschillende opties geraadpleegd worden. Afhankelijk van de rol (= medewerker/leidinggevende) van de ingelogde medewerker, zullen verschillende opties getoond worden. Onder dit menu kunnen we alles terugvinden mbt de planning. Afwezigheid Dagrooster Overzicht aanvragen Planning team ( Enkel zichtbaar voor een leidinggevende) Mijn planning Algemene opmerkingen menu planning 1. Bovenaan links is het steeds mogelijk om terug te keren naar de vorige pagina. Doordat de doorlopen menu s steeds zichtbaar zijn, kan je eenvoudig terug navigeren naar één van de de vorige pagina s door hier op te klikken. HCPS 4

2. Bij alle pagina s mbt aanvragen (Afwezigheid, dagrooster, additonele uren en overzicht aanvragen), is het mogelijk om snel te navigeren naar een andere pagina mbt de aanvragen. Wanneer je bijvoorbeeld op de pagina aanvragen afwezigheid zit, zullen bovenaan rechts 2 buttons beschikbaar zijn om te navigeren naar aanvragen dagrooster en aanvragen additonele uren. 3. Wanneer er op een geopende pagina ook een planning zichtbaar is, kan je in de planning gaan staan op de planningscodes. Bijgevolg krijg je in een tooltip meer informatie mbt de planningscode. HCPS 5

1. Aanvragen afwezigheid Door te klikken in het menu Planning op Aanvraag afwezigheid komen we in volgend scherm terecht: In dit scherm is het mogelijk om een afwezigheid aan te vragen. Van zodra een startdatum gekozen is, zullen er verschillende opties beschikbaar zijn: HCPS 6

Selecteer de gewenste start- en einddatum. Wensen worden aangevraagd per dag! Bijv. Als je verlof wenst op 20 en 21 januari, moet je eerst een wens toevoegen voor 20 januari en daarna een wens toevoegen voor 21 januari. Selecteer de gewenste afwezigheid (= selecteer code). Selecteer de volledige dag: hier kun je meegeven dat je de hele dag wenst aan te vragen. Selecteer een deel van de dag: hier kun je meegeven of je de eerste of de tweede werkhelft of een volledige dag afwezig wilt zijn. Selecteer uren: hier kun je de begin- en eindtijd van de gewenste afwezigheid ingeven. Selecteer uren begin/ einde: hier kun je in de eerste of de tweede werkhelft van de dag, het aantal gewenste uren afwezigheid ingeven. Commentaar: hier kun je optioneel een nota (bv. reden van aanvraag, prioriteit wens, ) toevoegen. Vervolgens klik je op Aanvraag versturen. Bij een correcte aanvraag verschijnt volgende melding: Rechts naast de mogelijkheden mbt de aanvragen zijn tellerstanden zichtbaar. Per teller worden er steeds drie kolommen zichtbaar gemaakt: 1. Saldo : Het saldo dat nog op de teller staat. 2. In aanvraag : Wensen die nog steeds openstaande zijn (nog niet goedgekeurd door leidinggevende/planner). 3. Beschikbaar : Saldo dat nog op de teller staat minus de nog openstaande, aangevraagde wensen. Onderaan is de planning van de medewerker zichtbaar. De getoonde planning is default 1 week. De getoonde week is de week waarin de startdatum van de gevraagde afwezigheid valt. Je hebt de optie te scrollen tussen de verschillende weken via de pijltjes. Daarnaast is het ook mogelijk om 2/3 of 4 weken te tonen. HCPS 7

2. Aanvragen dagrooster Door te klikken in het menu Planning op Aanvraag dagrooster komen we in volgend scherm terecht: HCPS 8

In dit scherm is het mogelijk om een dagrooster aan te vragen. Selecteer de gewenste start- en einddatum. Selecteer de gewenste planningscode Commentaar: hier kun je optioneel een nota (bv. reden van aanvraag, prioriteit wens, ) toevoegen. Vervolgens klik je op Aanvraag versturen. Bij een correcte aanvraag verschijnt volgende melding: Rechts naast de mogelijkheden mbt de aanvragen zijn tellerstanden zichtbaar. Onderaan is de planning van de medewerker zichtbaar. (idem zoals bij 1. Aanvragen afwezigheid) 3. Overzicht aanvragen Door te klikken in het menu Planning op Overzicht aanvragen komen we in volgend scherm terecht: HCPS 9

In dit scherm is het mogelijk om alle aanvragen te bekijken. Zowel de openstaande, goed- als afgekeurde aanvragen zullen zichtbaar zijn. Standaard worden echter enkel de open aanvragen getoond. Je kan via de filters bepalen welke aanvragen je juist wenst te zien. Elke openstaande aanvraag kan nog geannuleerd worden. De aanvraag zal bijgevolg verdwijnen bij de te valideren aanvragen voor de planner/ leidinggevende. Daarnaast zal de aanvraag ook verdwijnen uit de planning. Daarnaast is het mogelijk om in detail de tellerstand te bekijken. Bovenaan zijn alle aanvragen zichtbaar. Volgende velden zijn zichtbaar: Start- en einddatum Omschrijving Type aanvraag Status Waarde HCPS 10

Onder het overzicht van de aanvragen zijn tellerstanden zichtbaar. De tellers kunnen bijgevolg uitgeklikt worden zodat gedetailleerd kan bekeken worden hoe de getoonde waarde tot stand is gekomen. Dit doe je door op het icoontje voor de naam van de teller te klikken. Onderaan is de planning (met de bijhorende aanvragen) van de medewerker zichtbaar. De getoonde planning is default 1 week. De getoonde week is de week waarin de dit menu wordt opgeroepen. Je hebt de optie te scrollen tussen de verschillende weken via de pijltjes. Daarnaast is het ook mogelijk om 2/3 of 4 weken te tonen. HCPS 11

4. Prestaties Door te klikken in het menu Planning op Prestaties komen we in volgend scherm terecht: HCPS 12

De prestaties van de gekozen maand zijn zichtbaar. Daarnaast is het ook mogelijk om periode op te roepen tussen twee bepaalde datums. De gegevens kunnen maximum voor 5 jaar in het verleden en 5 jaar in de toekomst opgevraagd worden. Dit kan gedaan worden door op periode te klikken en een start- en einddatum in te geven. Volgende velden zijn steeds zichtbaar: Datum Omschrijving : de code van de prestatie. Dit kunnen zowel een dagroosters, afwezigheden als additionele uren zijn. Duur : de duurtijd van de betrokken planningscode 5. Mijn planning & planning team Dit scherm zal steeds op een afzonderlijke webpagina getoond worden. Door dit af te sluiten keer je terug naar het vorige scherm. Door te klikken in het menu planning op Mijn planning komen we in volgend scherm terecht: In dit scherm is het mogelijk om de planning van de medewerker en zijn team te bekijken. Volgende velden uit de werkbalk moeten gebruikt worden om een planning open te zetten: - Cel: In dit veld kan gekozen worden voor de afdelingen waaraan de medewerker gekoppeld is. HCPS 13

- Werkset: In dit veld kan gekozen voor de periode die de medewerker wenst op te roepen. Enkel de periodes die zijn vrijgegeven door de planner/leidinggevende kunnen geopend worden. - Mode: In dit veld kan gekozen voor de mode die de medewerker wenst op te roepen. Keuze mogelijk tussen twee modes: Wensen, Correcties. - Groep: Indien dit veld aangevinkt staat, zullen de groepen getoond worden. Wanneer de velden correct werden opgevuld zal de gevraagde planning openen. In een geopende planning is het mogelijk om enkele zaken op te roepen: Door op een icoon te gaan staan met de cursor zal een tooltip getoond worden. - Controles: Via de dropdown achter het icoontje mbt de controles zullen de controles opgeroepen worden. In de dropdown moet bepaald worden op welke plaats de sateliet dient te openen - Detail controle: Via de dropdown achter het icoontje mbt het controle detail zal het detail opgeroepen worden. In de dropdown moet bepaald worden op welke plaats de sateliet dient te openen. - Dagdetail: Via de dropdown achter het icoontje mbt het dagdetail zal het dagdetail opgeroepen worden. In de dropdown moet bepaald worden op welke plaats de sateliet dient te openen. Opm: Er kan steeds maar één sateliet getoond worden op éénzelfde plaats. Wanneer je een sateliet opent op een plaats waar een andere sateliet nog open staat, zal deze sateliet automatisch afgesloten worden. Wanneer je wisselt van mode binnen éénzelfde werkset, zal de geselecteerde persoon en datum behouden blijven. Boven de planning is steeds zichtbaar op welke dag, bij welke persoon je staat in de planning. Dit is ook zichtbaar omdat de velden in het rood geselecteerd zijn. Planning team is enkel zichtbaar voor leidinggevende/planners Daar zie je een overzicht van gans het team met een vermelding van de tellerstanden van alle medewerkers. HCPS 14

4. Menu Rapportering Door te klikken op het menu planning kan één optie geraadpleegd worden, nl werknemer rapportering. Onderstaande scherm zal geopend worden: Zoals je kan zien bestaat de pagina werknemer rapportering uit twee verschillende onderdelen. Rapportering Onder dit gedeelte van de werknemer rapportering zijn alle mogelijke rapporten beschikbaar voor een medewerker. De rapporten worden zichtbaar in dit gedeelte doordat ze werden vrijgegeven in Plan@Saga. Per rapport worden volgende velden getoond: Naam: Dit is de naam van het rapport. Startdatum: De datum vanaf wanneer je de gegevens wenst vrij te geven in het rapport. Einddatum: De datum tot wanneer je de gegevens wenst vrij te geven in het rapport. HCPS 15

Button Genereer : Deze button zorgt er voor dat het rapport gegenereerd zal worden. Door op genereer te klikken bij een rapport, zal het rapport aangemaakt worden en getoond worden in de lijst onder bewaarde rapporten. Bewaarde rapporten Onder dit gedeelte van de werknemer rapportering zijn alle gegenereerde rapporten zichtbaar. Let op, nadat een rapport gegenereerd werd uit de rapportering, dient er eerst op de knop vernieuwen geklikt te worden alvorens het rapport zichtbaar is onder de bewaarde rapporten. Per bewaard rapport worden volgende velden getoond: Naam: Dit is de naam van het rapport. Datum creatie: De datum en tijdstip waarop het rapport werd aangemaakt. Startdatum: De datum vanaf wanneer je de gegevens wenst op te roepen in het rapport. Einddatum: De datum tot wanneer je de gegevens wenst op te roepen in het rapport. Button Download : Deze button zorgt er voor dat het rapport zal aangemaakt worden Button Verwijder : Wanneer er voor deze optie wordt gekozen, zal het rapport verdwijnen uit de lijst van de bewaarde rapporten. Door op download te klikken bij een rapport, zal het rapport aangemaakt en geëxporteerd worden naar een gekozen formaat. Dit formaat werd bepaald in Plan@Saga bij het vrijgegeven rapport. BIJ VRAGEN, PROBLEMEN : Gelieve eerst contact te nemen met jouw leidinggevende. Jouw leidinggevende kan, eventueel samen met jou, langskomen op de personeelsdienst. HCPS 16