Management en operationeel plan van ir. Geert De Poorter Directeur-generaal Bestuur Laboratoria Periode April 2006-Maart 2009 Missie van het Agentschap: Waken over de veiligheid van de voedselketen en de kwaliteit van ons voedsel, ter bescherming van de gezondheid van mens, dier en plant Missie van het Bestuur: Het netwerk van laboratoria heeft als kerntaak om nauwkeurige resultaten af te leveren en dit binnen een afgesproken en zo kort mogelijke levertijd en aan een economische verantwoorde prijs Opgesteld door: Geert De Poorter Datum van opmaak van versie 01 draft: 2006/03/22 Datum van opmaak van versie 02 draft: 2006-05-24 Datum van opmaak van versie 01 definitief: 206-06-22 De wijzigingen t.o.v. de vorige versie zijn in cursief lettertype weergeven Noot: Na de bespreking op de Stuurgroep Laboratoria (2006/04/16), de Gedelegeerd Bestuurder (2006-05-23) en het Directiecomité (2006-06-19) is een versie 01 definitief opgemaakt. f_01.doc Pagina 1 van 76
Inhoudstafel pagina 1. De opdracht van het FAVV 3 2. Inleiding & uitgangspunt 3 3. Wettelijke basis 7 3.A. Wet van 4 februari 2000 7 3.B. Koninklijk Besluit van 16 mei 2001 7 3.C. Selectiereglement van de Directeur-Generaal 9 4. Management Plan 11 4.1. Samenvattende beleidsondersteunende nota 11 4.2. Organigram 12 4.3. Analyse van de huidige toestand van het Bestuur (AS IS) 14 4.4. Toekomstige situatie van het Bestuur (TO BE) 23 4.5. Processen 25 4.6. Strategische en operationele objectieven 28 5. Operationeel plan (actieplan: projecten en activiteiten) met prestatie-indicatoren 49 6. Risico s en maatregelen 62 7. Financieel aspect 64 8. Werkmethodologie 65 Bijlagen Bijlage 1: Definities 69 Bijlage 2: Gebruikte afkortingen 70 Bijlage 3: Projectfiches 71 Bijlage 4: Begroting 2006 en ontwerpbegroting 2007 73 Bijlage 5: Referenties 76 f_01.doc Pagina 2 van 76
1. De opdracht van het FAVV De opdracht van het FAVV is geconcipieerd uit de bezorgdheid voor de veiligheid van de voedselketen. Ten einde het objectief maximaal te borgen heeft de wetgever de opdracht vastgelegd in de wet van 4 februari 2000 en in het bijzonder in artikel 4 1 t.e.m. 5, die verwijzen naar de oprichting van het Federaal Agentschap voor de Veiligheid van de Voedselketen (FAVV). In de uitvoeringsbesluiten van het KB van 16 november 2001 worden bijkomende taken toevertrouwd aan het FAVV met name in art. 2 en 3. De opdracht/missie is kernachtig geformuleerd in het Business Plan van de Gedelegeerd Bestuurder: Het Agentschap heeft als doel om te waken over de veiligheid van de voedselketen en de kwaliteit van het voedsel teneinde de gezondheid van de consumenten, dieren en planten te beschermen. 2. Inleiding & uitgangspunt Het opstellen van een management- en operationeel plan is een wettelijke vereiste waaraan drie maanden na de aanstelling van de mandaathouder van een managementfunctie moet voldaan zijn (KB van 6 december 2001, artikel 10). Dit is een formele eis; veel belangrijker is het echter om via het management- en operationeel plan een instrument te hebben dat moet toelaten om met de medewerkers de doelstellingen van het Agentschap te bewerkstelligen. Het plan moet een echt beleids- en werkinstrument worden. Dit document omvat twee grote luiken: enerzijds het managementplan (zie hoofdstuk 4) en anderzijds het operationeel plan (zie hoofdstuk 5). Het operationeel plan zal jaarlijks geactualiseerd worden, het management plan wanneer het nodig is (e.g. bij wijziging van het Business Plan en/of het Managementplan van de Gedelegeerd Bestuurder). f_01.doc Pagina 3 van 76
Het management plan zoals het hier terug te vinden is en dat loopt over een periode van drie jaar, omvat de beschrijving van de algemene beheersopdrachten, de strategische doelstellingen, de operationele doelstellingen en het budgettaire kader. Het operationele plan -loopt eveneens over een periode van 3 jaar met een jaarlijkse actualisatie- en omvat primo de concrete prestaties voortvloeiend uit de uitvoering van de beheersopdrachten en de strategische en operationele doelstellingen en secundo de begroting op jaarbasis. Hoe werd dit management en operationeel plan opgesteld? Een draftversie 0 werd door de directeur-generaal opgesteld, waarna het voorgesteld werd op de Stuurgroep Laboratoria (vergadering van 2006/04/14) waarin de stafmedewerkers van de Bestuursdirectie zetelen evenals de laboratoriummanagers. Hieruit is een draft versie 01 naar voren komen die overhandigd wordt aan de Gedelegeerd Bestuurder. Rekening houdende met zijn opmerkingen wordt dan een draft versie 02 als Ontwerp Management en Operationeel Plan aan het Directiecomité overgemaakt; waarna een definitieve versie zal worden opgesteld ter publicatie op het Intranet en de website van het FAVV. Dit management en operationeel plan moet in cascade gelezen worden met het Business Plan en het management en operationeel plan van de Gedelegeerd Bestuurder volgens onderstaand schema: f_01.doc Pagina 4 van 76
ddfsfdssdqfd Business Plan MP en OP plan Gedelegeerd Bestuurder MP en OP plan directeurgeneraal Realisatieplannen directeur en laboratoriummanagers f_01.doc Pagina 5 van 76
De 9 basiselementen waarop dit management en operationeel plan is gebaseerd zijn hieronder weergegeven: 1. Situatie-analyse (AS IS) 2. Toekomstvisie (TO BE) 3. Strategische en operationele objectieven 4. Actieplan Projecten en Activiteiten 5. Indicatoren en targets 6. Risico s en maatregelen 7. Budget en personeel 8. Principes opvolging 9. Individuele objectieven f_01.doc Pagina 6 van 76
3. Wettelijke basis De taken en bevoegdheden van het Bestuur Laboratoria liggen vast in een wet, een aantal koninklijke besluiten en de functiebeschrijving van de Directeur-generaal. 3.A. Wet van 4 februari 2000 Wet houdende oprichting van het Federaal Agentschap voor de Veiligheid van de Voedselketen. Art. 4 3. In het belang van de volksgezondheid is het agentschap bevoegd voor : 1 de controle, het onderzoek en de keuring van de voedselproducten en hun grondstoffen in alle stadia van de voedselketen, en dit in het belang van de volksgezondheid; 2 de controle en de keuring van de productie, de verwerking, de bewaring, het vervoer, de handel, de in- en uitvoer, de productie-, verwerking-, verpakking-, verhandeling-, opslag- en verkoopplaatsen van de voedselproducten en hun grondstoffen [alsmede alle andere plaatsen waar zich bevoegdheden van het Agentschap kunnen bevinden of waar zich zaken kunnen bevinden die toelaten inbreuken vast te stellen] 3 ; [ ] 3 Toegevoegd Programmawet 2003/12/31, art. 189 Art. 11 Het agentschap kan, op de wijze en op de tijdstippen nader bij een in de Ministerraad overlegd koninklijk besluit bepaald, de noodzakelijke uitrusting en installaties, laboratoria inbegrepen, verwerven. De diensten, uitrusting en installaties, toebehorend aan de Staat of een publiek organisme nodig voor de uitvoering van de opdracht van het agentschap zoals bepaald in artikel 4, worden het agentschap van staatswege of tegen betaling ter beschikking gesteld. 3.B. Koninklijk Besluit van 16 mei 2001 f_01.doc Pagina 7 van 76
Koninklijk besluit tot vaststelling van de vestigingsplaats, de organisatie en de werking van het Federaal Agentschap voor de Veiligheid van de Voedselketen. Art. 3. 2. Het Agentschap wordt functioneel georganiseerd rondom volgende besturen, elk afhangend van de gedelegeerd bestuurder : a) het bestuur van het controlebeleid; b) het bestuur van de controle; c) het bestuur van de laboratoria; d) het bestuur van de algemene diensten. Elk bestuur staat onder de leiding van een verantwoordelijke die tevens het gezag binnen het bestuur uitoefent. Art. 7 1. Het bestuur van de laboratoria is belast met : a) het uitvoeren in de eigen laboratoria van gerichte onderzoeken en analyses, aangevraagd door de inspectiediensten; b) het uitvoeren in de eigen laboratoria van geprogrammeerde onderzoeken en analyses; c) het uitvoeren van onderzoeken en analyses aangevraagd door derden; d) het ontwerpen van nieuwe of aangepaste onderzoeks- en analysemethodes ingeval de bestaande internationaal erkende methodes ontbreken, ontoereikend of onaangepast zijn; e) het selecteren en erkennen van andere laboratoria voor het uitvoeren van specifieke onderzoeken en analyses; f) het selecteren van referentielaboratoria voor specifieke onderzoeken en analyses; g) het toezicht op de werking van de eigen laboratoria, van de erkende laboratoria en van de referentielaboratoria evenals het valideren van de aangewende onderzoeks- en analysemethodes. f_01.doc Pagina 8 van 76
2. Binnen het bestuur van de laboratoria worden enerzijds de bestuursdirectie van de laboratoria en anderzijds de laboratoria ingericht. Elk laboratorium wordt geleid door een hoofd van het laboratorium die het werk organiseert en alle maatregelen neemt om de ononderbroken uitvoering van de dagelijkse taken te waarborgen. De laboratoria van het Agentschap zijn gevestigd te Gembloux, Gent, Luik, Melle en Tervuren. 3. De bestuursdirectie der laboratoria is belast met de taken vermeld in 1, e, f en g. De laboratoria zijn belast met de taken vermeld in 1, a, b, c en d. 3.C. Het selectiereglement van de Directeur-generaal Permanente resultaatgebieden: Rapporteert aan de Gedelegeerd Bestuurder van het FAVV; Zetelt in het Directiecomité van het FAVV; Werkt samen met de laboverantwoordelijken en coördineert de activiteiten van interne en externe laboratoria; Werkt samen met de andere afdelingen en departementen binnen het FAVV; Werkt samen met FOD s, POD s of openbare instellingen aan projecten die betrekking hebben op de doelstellingen van het FAVV, inzonderheid met de FOD Volksgezondheid, Veiligheid van de Voedselketen en Leefmilieu; Vertegenwoordigt het departement bij andere openbare diensten, zowel nationaal als regionaal; Werkt samen met laboratoria en wetenschappelijke instellingen van de federale overheid; De directeur-generaal verzorgt de relaties en de contacten met de klanten en met externe diensten. Opdracht en verantwoordelijkheden Instaan voor het beheer van het departement Laboratoria en bijdragen tot de verwezenlijking van de strategische doelstellingen van het FAVV. f_01.doc Pagina 9 van 76
Resultaatgebieden Werkt samen met het directiecomité aan het uitvoeren van een strategisch en managementplan van het FAVV, waarbij men het belang van het eigen departement overstijgt. Stelt en volgt binnen het eigen departement operationele plannen op met het oog op het realiseren van het strategisch en managementplan. Werkt een master plan uit voor de optimalisering van de huidige laboratoria, m.i.v. de rationalisering van het investeringsbeleid. Maakt een behoeftenplan op zowel op het vlak van de diverse competenties als op het vlak van de nodige investeringen in apparatuur. Maakt een uitbestedingsprogramma op voor de analyse die niet in de eigen laboratoria kunnen gedaan worden, met bepaling van een prijs-kwaliteitverhouding. Staat in voor de opmaak en de opvolging van omvangrijke contacten met externe laboratoria. Vastleggen van de criteria waaraan de externe laboratoria dienen te voldoen en erkenning van deze laboratoria. Prijsbewaking van de tarieven voor de externe laboratoria. Draagt zorg voor de permanente opvolging van de laboratoria, op vlak van methodiek, kwaliteitsniveau. Zorgt voor een optimale timing bij de uitvoering. Staat in voor een doeltreffend en efficiënt beheer van het personeel en de toegekende middelen. Stuurt, motiveert, evalueert en ontwikkelt de directe medewerkers met het oog op het realiseren van de vooropgestelde doelstellingen. Sponsort de nodige veranderingsprocessen binnen het departement. Participeert actief aan het uitwerken van een crisisinterventieplan, met regelmatige evaluatie Maakt een managementplan en een operationeel plan op binnen de 3 maanden na aanstelling. Werkt mee aan de implementatie van FOOD@WORK, het BPR project van het Agentschap. f_01.doc Pagina 10 van 76
4. Het Management plan van het Bestuur Laboratoria 4.1. Samenvattende beleidsondersteunende nota De opdracht van de laboratoria bestaat essentieel uit dienstverlening aan de Besturen Controlebeleid en Controle. In het kader van de borging van de veiligheid van de voedselketen in al zijn aspecten spelen de laboratoria een cruciale rol. De laboratoria zijn een onmisbare schakel in de uitvoering van het Controleprogramma en de vertaling ervan in cijfers en indicatoren die een belangrijke basis vormen voor de preventieve interventies, conclusies en de perceptie van de veiligheid van de keten. Ook in omstandigheden naar aanleiding van incidenten en crisissituaties is gebleken dat de resultaten van de laboratoria een bepalende factor zijn om correcties uit te voeren en het vertrouwen te onderbouwen (o.a. het recente dioxine-incident bij een groot chemisch bedrijf). Een netwerk van laboratoria dat niet alleen performant is maar ook zijn integriteit zichtbaar etaleert draagt bij aan het gevoel van veiligheid en rust bij de producent, de afnemer en de consument. Anderzijds zijn het soms toevallige afwijkingen in de laboratoriumresultaten die de basis vormen van schijnbare gevaren die schade toebrengen aan het imago van het beleid en van de voedingsketen. Het management- en operationeel plan moet er over waken dat het Bestuur naadloos in het FAVV past en de gestelde uitdagingen aankan. De sleutelwoorden hierbij zijn een performant netwerk van derde laboratoria (consulteerbaar via een database over wie wat kan tegen welke prijs binnen welke tijdspanne), zeer goede eigen laboratoria met eigen competente medewerkers die continu de nieuwe technologiëen van dichtbij volgen en dit in een arbeidsveilige omgeving en referentielaboratoria die hun rol als centers of excellence opnemen. f_01.doc Pagina 11 van 76
4.2. Organigram Hieronder is het entiteitenorganigram weergegeven van het Bestuur Laboratoria. Het Bestuur bestaat uit een centrale Bestuursdirectie en vijf Federale Laboratoria voor de Voedselveiligheid. Bestuursdirectie Strategie & Beleid Kwaliteitzorg & Interne audit Stafdiensten Bestuur Laboratoria Federaal Laboratorium Federaal Laboratorium Federaal Laboratorium Federaal Laboratorium voor de voor de voor de voor de Voedselveiligheid Voedselveiligheid Voedselveiligheid Voedselveiligheid Gentbrugge Melle Tervuren Luik C:\Documents and Settings\patjos\Desktop\ Afsca\14- f_01.doc Pagina 12 van 76 Federaal Laboratorium voor de Voedselveiligheid Gembloux
Directeur-generaal Secretariaat Strategie & Beleid Corporate Quality Manager Bestuur Laboratoria LIMS Facturatie Coördinator Ringtesten Coördinator LIMS, analyseplan, Dispatching (benchmarking) Coördinator Fytopathologie, zuivel en communicatie Coördinator Microbiologie / Erkenningen Coördinator Scheikunde Coördinator Zoönosen, Epizotische Ziekten & TSE gegevensbank f_01.doc Pagina 13 van 76
De organigrammen van de Federale Laboratoria voor de Voedselveiligheid kunnen onderling wat verschillen, zodat de hoofden van deze laboratoria (= laboratoriummanagers) hun eigen accenten kunnen leggen maar grosso modo omvatten zij de directie met zijn secretariaat, de facturatiedienst, de inschrijving en de voorbereiding van de monsters, de afdelingen of technische secties, de kwaliteitsdienst en de onderhouds- en aankoopdienst. 4.3. Analyse van de huidige toestand van het Bestuur (AS IS) Het organigram van het FAVV omvat 4 besturen zoals hoger ook reeds aangegeven (zie 3B). De aanpak is de vertaling van een visie die integriteit betracht in de verschillende opdrachten. Zo is het Bestuur Controlebeleid, dat als kerntaak heeft de organisatie van de controleprogramma s, gescheiden van de controle-activiteit op het terrein terwijl beide activiteiten op hun beurt gescheiden zijn van het beheer van de laboratoria. De Bestuursdirectie van het Bestuur Laboratoria is opgebouwd rond de functie van Coördinator die belast is met het toezicht op alle laboratoria van het netwerk, de bench marking voor de uitbesteding van analysen en het actualiseren van de performanties en capaciteiten van de laboratoria. Daarnaast is een homologe functie voor de coördinatie en opvolging van ringtesten die een bijzondere plaats bekleden in het hele gebeuren van kwaliteitsbewaking. De huidige toestand op het vlak van ringtesten op nationaal en internationaal vlak is zeer versnipperd. Er is geen gelijkvormigheid in de beoordeling van de resultaten en de monsters zijn niet altijd correct gehomogeniseerd. Het is één van de operationele doelstellingen om na te gaan of het Bestuur Laboratoria, samen met de referentielaboratoria geen uitgebreid netwerk van eigen ringtesten dient op te zetten. Het KB van 2005/04/15 Koninklijk besluit betreffende de aanduiding van de officiële laboratoria, tot bepaling van de procedure en de erkenningsvoorwaarden van laboratoria die analyses uitvoeren in het kader van de controleopdracht van het Federaal Agentschap voor de Veiligheid van de Voedselketen en tot uitvoering van de wet van 15 juli 1985 betreffende het f_01.doc Pagina 14 van 76
gebruik bij dieren van stoffen met hormonale, anti-hormonale, beta-adrenergische of productiestimulerende werking voorziet alleszins in die mogelijkheid. De inhoud en de raison d être van de coördinatiefuncties op het niveau van de Bestuursdirectie worden verduidelijkt in het gedeelte aangaande de strategische en operationele doelstellingen. Hieronder is de definitieve sizing van de Bestuursdirectie weergegeven. Er is gekozen voor een lean and mean model: een beperkte ploeg die de eigen labs en de externe labs + de referentielaboratoria moeten opvolgen. Het is belangrijk om de effectieven in te zetten daar waar nodig (i.e. het terrein in de laboratoria). De opdracht van het Bestuur Laboratoria heeft betrekking op de dienstverlening van het netwerk dat de volgende laboratoria omvat: - de 5 FAVV-laboratoria; - de erkende labs; - de labs van de Provinciale Centra voor Dierenziektebestrijding; - de referentielaboratoria van de Wetenschappelijke Instellingen van de FOD en andere referentielaboratoria; - de labs van de bedrijven werkzaam in het kader van de autocontrole. Het is aangewezen te beschikken over minstens 2 laboratoria waar een zelfde analyse kan uitgevoerd worden ten einde het principe van de tegenanalyse toe te laten. De FAVV laboratoria hebben een personeelsbezetting van meer dan 155 personen met een hoge scholingsgraad met name ingenieurs, licentiaten en dierenartsen. Het activiteitengamma omvat een brede waaier van testen en evaluaties die betrekking hebben op de veiligheid en de kwaliteit van voedingsmiddelen en hun grondstoffen. f_01.doc Pagina 15 van 76
De FAVV labs zijn de eerste laboratoria voor de analyse opdrachten van het FAVV en het Bestuur Controle is de prioritaire klant voor de FAVV labs. De erkende laboratoria zijn derde partij organisaties die kunnen optreden als leveranciers van laboratoriumdiensten. Zij zijn verspreid over het hele grondgebied. De status van erkend laboratorium wordt verleend op basis van een Koninklijk Besluit van 15 april 2005 mits wordt voldaan aan de opgesomde criteria die zowel van technische, wetenschappelijke en economische aard zijn alsook aan afspraken aangaande leveringstermijnen. De wetenschappelijke instellingen als referentielaboratoria zijn de wetenschappelijke ondersteuning van het hele netwerk. Deze laboratoria zijn op nationaal en internationaal vlak aangeduid om de wetenschappelijke en technische aspecten in verband met bepaalde disciplines te volgen. Deze expertise centra staan in voor de standaardisatie van analysemethoden, ontwikkeling van diagnostische methoden, organisatie van ringonderzoeken als externe kwaliteitscontrole en het opvolgen op internationaal niveau van de veranderingen die plaatsgrijpen. Zij onderhouden een verzameling referentiematerialen en standaardreagentia. Zij verzorgen technische en wetenschappelijke training en coördineren studies. Het WIV-LP en het CODA zijn wetenschappelijke instellingen die opgenomen zijn in de bevoegdheid van de FOD en hebben aldus een bijzondere relatie met het FAVV. De laboratoria van DGZ/ARSIA bekleden een heel specifieke plaats in het netwerk van laboratoria aangezien zij de gezondheid van de veestapel tot kernopdracht hebben. Het aantal laboratoriumverrichtingen in deze branche is indrukwekkend en in het kader van een efficiënt informatiebeheer moeten er binnen het LIMS van het FAVV tools ontwikkeld worden om toegang te hebben tot deze gegevens en om ze gemakkelijk te kunnen interpreteren. f_01.doc Pagina 16 van 76
De laboratoria van de bedrijven werkzaam in het kader van de autocontrole zijn de laatste schakel vooraleer de voedingsmiddelen of grondstoffen op de markt komen. Als preventieve maatregel is het efficiënt om de kwaliteit van deze laboratoria te ondersteunen en de ervaring van de FAVV labs ter beschikking te stellen. Momenteel wordt er nog geen enkele wettelijke eis gesteld aan de laboratoria die analyses uitvoeren voor bedrijven in het kader van de door hen uitgevoerde autocontrole. Ook de Verordening (EG) nr. 882/2004 voorziet enkel in een accreditatie ISO-17025 voor de laboratoria die voor de verschillende LS analyses uitvoeren in het kader van het (meer)jaren controleplan. Het is één van de taken van het Bestuur om deze kwaliteitscriteria voor deze bedrijfseigen laboratoria vast te leggen. Interne relaties. De acties tot realisatie van de doelstellingen hebben een aantal raakpunten met de activiteiten van partners en zijn onmisbaar bij het beheren van het ganse laboratoriumgebeuren, de onderlinge afspraken kunnen vastgelegd worden in SLA s of andere vormen van overeenkomsten die wijzen op elkaars bevoegdheden, verantwoordelijkheden en verwachtingen: Bestuur Controlebeleid Vanwege Controlebeleid : Uitwerken en beheren van het Controleprogramma; Aanvragen van gewenste analyses; Bepalen van het aantal monsters en welke matrices binnen het master data concept; Ontvangen van de normen, actielimieten, drempelwaarden voor de betrokken matrixparameter combinaties; Ontvangen van de template files over de wijze van rapportering. Aan Controlebeleid : Advies over erkende laboratoria; Het ter beschikking stellen op een eenvoudige manier van de resultaten en een eerste interpretatie ervan a.d.h. de ingevoerde normen, actielimieten en drempelwaarden f_01.doc Pagina 17 van 76
Bestuur Controle Vanwege Controle : Uitwerken en beheren bemonsteringsprocedures Aan Controle : Voorstel van laboratoria waar analyses kunnen uitgevoerd worden; analyseresultaten bezorgen aan aanvragers; Ophalen van de monsters in de PCE s en deze bezorgen aan de juiste laboratoria. Bestuur Algemene Diensten De Algemene diensten als dienst- en consultatieverleners op het domein van Logistiek, ICT, Budget, Personeelsbeheer, Aankoopbeheer en Facturatie Stafdiensten van de Gedelegeerd Bestuurder Het opvangen en begeleiden van activiteiten die horizontaal lopen doorheen de Besturen: Kwaliteitssysteem, Crisiscel, Communicatie, Interne audit en Preventie en Bescherming op het werk; het vroegtijdig capteren van signalen via het eigen netwerk en het derde netwerk over belangrijke overschrijdingen zodat snel de risico-evaluatie kan opgestart worden om het juiste risico-management en communicatie te voeren. De inventaris ( SWOT- analyse) van de omgeving verwijst naar alle laboratoria tenzij specifiek de FAVV laboratoria vermeld worden. Troeven van de laboratoria: - De erkende laboratoria en alle 5 FAVV laboratoria zijn geaccrediteerd overeenkomstig de criteria van de norm EN-ISO 17025 hetgeen betekent dat een kwaliteitsborgingssysteem conform de criteria operationeel is en dat het technisch kunnen geborgd is; f_01.doc Pagina 18 van 76
- De laboratoria hebben een uitgebreide know how verworven over de materie van de voedselveiligheid zowel in routine- als in crisisomstandigheden; - De aanwezige uitrusting omvat moderne toestellen die een hoge through-put halen; - De hoge scholingsgraad van de medewerkers van de (FAVV) laboratoria; - Het overleg met Controlebeleid en Controle laat de labodirecties toe de investeringen te plannen; - De steun van de wetenschappelijke instellingen van de FOD als referentielaboratoria verzekert de toegang tot een hoog wetenschappelijk niveau voor probleemoplossing; - De managementplannen van de Gedelegeerd Bestuurder en de andere Directeur-generaals Zwaktes - Omwille van de onafhankelijkheid zijn er geen contacten met de producenten waardoor een industrieel inzicht ontbreekt (het organiseren van stages zou hieraan kunnen verhelpen); - De opdracht en de verantwoordelijkheid van het FAVV is onvoldoende bekend bij een aantal personeelsleden van de FAVV laboratoria; - De aandacht voor de laboratoriumproblematiek komt enkel bij calamiteiten in de schijnwerpers; - Verworven rechten beletten soms een flexibel optreden ; - De weerstand tegen verandering in ambtelijke omgeving belet een snelle evolutie; - Er is geen cultuur van interne en externe netwerking in de 5 FAVV labs; - De laboratoriummanagers zijn nog te veel met techniek bezig en minder met management waardoor het rendement niet steeds verzekerd is Opportuniteiten: - De bestaande expertise van de FAVV laboratoria toegankelijk maken voor erkende en bedrijfslaboratoria, zonder dat dit resulteert in plagiaat; - De ICT mogelijkheden via het toekomstige LIMS laten snelle traceerbaarheid en communicatie van resultaten toe; f_01.doc Pagina 19 van 76
- Het change management toont aan dat de organisatie bekommerd is om de medewerkers en hen begeleidt bij de veranderingen; - Een aanbod om de technische kennis en economische inzichten aan te bieden; - De onduidelijkheid in verband met de opdracht van de wetenschappelijke instellingen van de FOD; hun BPR zal daar de komende jaren meer duidelijkheid over moeten brengen. Bedreiging: - De geografische spreiding van de 5 FAVV laboratoria geeft een verzwaring van de overheadkosten; - De economische aspecten van de uitbating van de FAVV krijgen de bovenhand; - Van de laboratoria wordt verwacht dat zij foutloos werken: zero error analysis ; - De pre- analytische fase ontsnapt aan het beheer van het laboratorium en nochtans is deze fase meer dan eens de oorzaak van afwijkingen; - Onvoldoende samenwerking binnen de domeinen FoodNet en LIMS zouden tot problemen kunnen leiden; - De mediagevoeligheid van de opdracht; - Een aantal activiteiten van de FAVV laboratoria behoren niet tot de prioritaire opdracht van het FAVV; - Ontbreken van globale scenario s in alle domeinen van de voedselketen om snel te kunnen overschakelen naar een crisisregime A. Personeel Het personeelsplan 2005 is voor 97,0 % ingevuld (situatie op 200/03/15). Het Bestuur telde in totaal in maart 2006 155 medewerkers; hiervan is 22 % van niveau D. Er kan werkzekerheid gegeven worden aan de huidige medewerkers, echter geen functiezekerheid. Er dient zeker een heroriëntering uitgevoerd te worden voor bepaalde taken, waarbij moet nagegaan worden welke taken tot de core-business behoren. f_01.doc Pagina 20 van 76
Ook moet maximaal gewerkt worden om niveau D medewerkers te laten promoveren naar technische niveau C functies. Dit is een valorisatie voor hen en voor de organisatie. Hiertoe zullen de nodige investeringen in competentiemanagement moeten gebeuren. Hieronder volgt een overzicht van wat voorzien is in het personeelsplan 2005 en de toestand op het moment van het schrijven van het management- en operationeel plan. Tabel 1: Overzicht PP2 en aantal effectieven (situatie maart 2006) A A B B C C D D Totaal Totaal PP Effectief PP Effectief PP Effectief PP Effectief PP Effectief voorzien voorzien voorzien voorzien voorzien Bestuursdirectie 6,5 6 1 1,5 2 3,6 1 0,8 10,5 11,9 FLVV Gent 12 10,8 23 21,7 3,5 3,5 10 8,8 48,5 44,8 FLVV Melle 6 5 10 9,8 3 2 3 5,1 22 21,9 FLVV 6 6 15 14,7 3,8 3,8 6 6 30,8 30,5 Tervuren FLVV 5 5 10 9,4 3 2,5 5,5 5,4 23,5 22,3 Gembloux FLVV Luik 6 6 9 9,3 2 2 9 7,8 26 25,1 Totaal 41,5 39,8 68 66,4 17,3 17,4 34,5 33,9 161,3 156,5 B. Logistiek &Huisvesting De 5 FAVV Laboratoria zijn verspreid over het volledige land. Er bevinden zich 2 laboratoria op 9 km afstand van elkaar (Melle en Gent). Logischerwijze zou men een hergroepering van deze twee laboratoria op één locatie kunnen voorstaan. Eén van de operationele doelstellingen bestaat erin om de haalbaarheid hiervan na te gaan. Er zijn pro en contra s aan een hergroepering: -besparing op overheadkosten en een aantal functies (onderhoud, secretariaat, leiding) kunnen geheroriënteerd worden; f_01.doc Pagina 21 van 76
-voldoende ruimte voor de uit te voeren activiteiten (in dit verband kan gesteld worden dat 3 jaar geleden met de overdracht van competenties van het Federale niveau naar het Regionale niveau er vier mensen vertrokken zijn vanuit het FLVV Gent naar de Vlaamse Gemeenschap (Zaadsectie). Het laboratorium had toen in feite onvoldoende ruimte om op een correcte manier te werken); -financiering van de hergroepering: indien er moet bijgebouwd worden hetzij in Melle, hetzij in Gent dienen er kredieten beschikbaar te zijn bij de Regie Der Gebouwen. Gezien de precaire financiële toestand en de prioriteiten bij de Regie (Justitie en Binnenlandse Zaken) is er weinig kans dat de nodige middelen via bovenstaand kanaal kunnen vrijgemaakt worden. Op basis van de voorliggende ontwerpen wordt geen win-win situatie gecreëerd. Het uitbreiden in Gent en de verkoop van het Laboratorium Melle zou een extra budgettaire last van meer dan 3,8 miljoen met zich brengen, de uitbreiding van Melle en de verkoop van Gent zou een budgettaire meerlast betekenen van meer dan 2,3 miljoen. Het is niet mogelijk om te verhuizen naar één site zonder dat er bijgebouwd wordt. Het FLVV Luik dient dringend te verhuizen want de toestand van het gebouw is niet meer geschikt om te voldoen aan de huidige veiligheidsvereisten van een modern laboratorium. Het nieuwe gebouw te Wandre zit in de finale fase van afwerking maar de laatste loodjes wegen het zwaarst. Een oplossing voor de resterende 1,2 miljoen (nodig voor de afwerkingskosten) moet dringend gevonden worden. f_01.doc Pagina 22 van 76
Kaart: Geografische spreiding van de vijf eigen FAVV laboratoria C. ICT Op het vlak van hardware is de situatie adequaat te noemen. De samenwerking met de Helpdesk van ICT verloopt voortreffelijk en alle medewerkers beschikken over performant ICT materiaal. 4.4. Toekomstige situatie van het Bestuur Laboratoria (TO BE) Het Bestuur Laboratoria schrijft zich volledig in in de BPR Food@Work die binnen het FAVV momenteel in fase 5 zit (uitvoeringsfase). Er zijn twee projecten waaraan het Bestuur actief participeert en de leiding verzorgt: B06 Efficiënter uitvoeren van analyses met behulp van het nieuw LIMS-systeem en project A10 Optimaliseren van de erkenningsprocedure voor de laboratoria. f_01.doc Pagina 23 van 76
Het Business Plan van de Gedelegeerd Bestuurder voorziet tegen 2008 in een vermindering van 13 FTE s (van 162 FTE naar 149 FTE). De vermindering van het aantal FTE s is niet gelinkt aan de invoering van gevalideerde autocontrolesystemen in de agro-voedingsindustrie. Bij de downsizing van het personeelsbestand wordt niet gekozen voor naakte ontslagen. Er zal gewerkt worden via een zachte sanering, zijnde het niet vervangen van personeelsleden die op pensioen gaan. Er dient wel over gewaakt te worden dat kritische functies wel vervangen worden. Het Bestuur moet zich terugplooien op zijn kerntaken (analyses uitvoeren en optimaliseren van methoden i.s.m. de referentielaboratoria). Niet kritische taken (e.g. onderhoud toestellen) moeten uitbesteed worden, weliswaar met die beperkende voorwaarde dat de dienst gelijkwaardig of beter moet zijn dan de huidige prestaties en dat het financieel een nuloperatie of een besparing oplevert. Indien zou blijken dat via natuurlijke afvloeiingen het aantal toekomstige FTE s niet zou bereikt worden dan dient een pakket analyses dat momenteel door derden wordt uitgevoerd in eigen beheer uitgevoerd te worden. Dit kan door de automatisatie in de eigen labs te verhogen. Wat de promotiekansen betreft van het personeel moeten er zoveel mogelijk inspanningen geleverd worden om mensen de mogelijkheid te geven om statutair te worden. Er dient echter een gezond evenwicht gevonden te worden tussen statutaire en contractuele medewerkers. Wat het management van de eigen FAVV laboratoria betreft, is er een ongelijke toestand tussen de verschillende laboratoria. De aangeduide laboratoriummanagers variëren in rang van A22 tot A32. Aangezien de verantwoordelijkheden van een laboratoriummanager groot zijn is een A3 invulling van deze functie zeker verantwoord. Het management dient dus beter betaald te worden maar aangezien de budgettaire enveloppe niet zal stijgen heeft dit een invloed op de personeelsbezetting: minder maar beter betaald personeel. Om dezelfde werklast aan te kunnen dient er nog meer geautomatiseerd te worden. Voor de andere niveaus is er de laatste jaren een significante inspanning geleverd om de carrière aantrekkelijker te maken. Het Bestuur zijn taak bestaat er in om de medewerkers zeer goed voor te bereiden op de competentiemetingen én om ze zinvol werk te geven met een maatschappelijke f_01.doc Pagina 24 van 76
meerwaarde. Wat we doen en waarom moet naar de eigen medewerkers veel meer in de verf gezet worden. 4.5. Processen De processen van het Bestuur Laboratoria dienen in kaart gebracht te worden. Hieronder is een eerste globale benadering weergegeven. f_01.doc Pagina 25 van 76
Schema 1: Opstellen Controleprogramma, Controleplan en Analyseplan Inzameling resultaten audits/analyses Databanken Evaluatie gegevens risico-evaluatie Input Wetenschappelijk Comité; RASFF, media, FOD; Opstellen Controleprogramma partim Analyses en partim inspecties/audits Controleplan opstellen Uitvoeren van de audits/inspecties en analyses Items in het rood hebben betrekking op het Bestuur Laboratoria f_01.doc Pagina 26 van 76
De tweede kernactiviteit is het verder uitwerken van een gestructureerd netwerk van referentielaboratoria. De derde kernactiviteit verdeling monsters en uitvoeren van de analyses is hieronder schematisch weergegeven Schema 2: Monster flow proces f_01.doc Pagina 27 van 76
Werking van de dispatching : Monsters ontvangen vanuit de PCE s MONSTER EXTERNE LABS MONSTERS FAVV-LABS Monster ontvangst Kopiëren analyseaanvragen, uitleggen monsters Sorteren monsters en controle van de analyseaavragen Monster voor extern laboratorium JA NEEN inschrijven van de monsters en in bakken steken per labo Opmaken en faxen van lijsten Controleren en valideren inschrijving Tijdelijke archivering analyseaanvragen Verwittigen externe labs Ophaling monsters door externe labs Monsters in bakken verzamelen Nakijken teruggekregen lijsten Archivering analyseaanvragen Ontvangen en registreren resultaten van de externe labs via fax Controleren en eerste validatie resultaten Tweede validatie resultaten (eindvalidatie) Tijdelijke archivering van de ontvangen resultaten en doorzenden naar PCE Ontvangen beproevingsverslag per post en definitief archiveren f_01.doc Pagina 28 van 76
4.6. Strategische en operationele objectieven De strategische doelstellingen en de daaraan verbonden operationele doelstellingen vertrekken vanuit de bekommernis hoe een meerwaarde kan geschapen worden voor de klant, met name de Besturen Controle en Controlebeleid van het FAVV. Deze waarden vertrekkend vanuit de missie - kunnen bepaald worden als: - een hogere borging van de kwaliteit van het resultaat: - lagere kosten; - betere antwoordtijden; - een verdere rationalisering van de werking van de eigen FAVV laboratoria. De visie en de waarden die aan de basis liggen van het plan: Waarden: - de laboratoria leveren een wezenlijke bijdrage tot de beeldvorming van de veiligheid van de voedselketen; - de integriteit en een professionele aanpak zijn prioriteiten; - een arbeidsvriendelijke omgeving met respect voor de veiligheid van mens en het milieu is een basis voor een moderne exploitatie; - responsabilisering met behoud van voldoende controle-mogelijkheden is de basis voor motivatie van de medewerkers en de partners; - een hogere borging van de kwaliteit van het resultaat, - lagere kosten ; - betere antwoordtijden en - een rationalisering van de werking van de eigen FAVV laboratoria. Visie: f_01.doc Pagina 29 van 76
De FAVV laboratoria hebben als eerste opdracht de analysen uit te voeren in het kader van de opdracht van het FAVV en te voorzien in een opvang van de vraag naar extra capaciteit bij incidenten in de voedselketen. Vandaar dat in deze context : Dienstverlening aan derden tegen vergoeding enkel opportuun is om tijdelijk onbenutte capaciteit te valoriseren. De status van referentielaboratorium is in deze zelfde context geen goede keuze voor de eigen FAVV laboratoria. Tegen-analyses op monsters waar de eerste analyse in de eigen FAVV laboratoria is uitgevoerd, mogen niet uitgevoerd worden in de eigen laboratoria omdat men anders rechter en partij terzelfdertijd is. Beleidsopties ten aanzien van externe strategische partners: Het Bestuur Laboratoria is geen geïsoleerde eenheid en zal dus constant behoefte hebben aan partners om zijn inzichten en praktijken op het gebied van de doelstellingen bij te sturen en te realiseren. Dit beleid geeft de oriëntatie aan het standpunt van het Bestuur. Ten einde een transparante samenwerking met deze partners te organiseren is het aangewezen een convenant/protocol of lastenboek op te stellen waarin de verantwoordelijkheden, bevoegdheden en taken duidelijk omschreven worden alsmede de vergoedingen die daar tegenover staan. Wetenschappelijke instellingen Ondersteuning van de technische en wetenschappelijke input evenals bijstand in het kader van het onderhoud van referentiematerialen en het organiseren van ringtesten. Daarnaast kan de verspreiding van referentiematerialen behoren tot de ondersteunende taak. Studies met het oog op het ontwikkelen of verbeteren van analysemethoden zijn een steun voor het netwerk van laboratoria. Er wordt een transparante en een intense samenwerking verwacht. Het is niet de bedoeling van grote series routinestalen toe te vertrouwen aan deze instellingen omdat dit soort werk niet aansluit bij hun opdracht. Echter om hun accreditatiestatus te f_01.doc Pagina 30 van 76
behouden dienen ze een beperkte hoeveelheid routinemonsters te krijgen. Dit mag niet meer bedragen dan 20 % van het voorziene aantal in het Analyseplan met een maximum van 100 analyses. Beperkte series of heel bijzondere analysen zijn een geschikt middel voor deze instellingen om hun opleidingen en onderzoeken te voorzien van basis know how. Het materieel of geldelijk steunen van wetenschappelijke studies in het kader van de voedselveiligheid is niet een prioritaire opdracht van het FAVV maar eerder de bevoegdheid van de FOD. De betrokkenheid van het FAVV bij de programmatie is hierbij nodig. De organisatie van wetenschappelijke vormingen ten behoeve van de laboratoria is een ondersteunende activiteit die essentieel is voor het onderhoud van het niveau. Voorts dienen zij opleidingen te geven aan de erkende inrichtingen en dienen zij binnen de clusters center of competence tot een informatiedeling te komen met de FAVV labs en de erkende labs. De opdracht van deze instellingen in het kader van incidenten en crisissen is het onderdeel van het plan voor crisisbeheer van het FAVV Accreditatie instelling (BELAC) Accreditatie is een concept dat instaat voor de bewaking van de kwaliteitssystemen in de laboratoria ( ISO-17025). Accreditatie is niet alleen een wettelijke eis geworden maar is ook beleidsmatig een must. De audits, uitgevoerd door een derde, in casu Belac, leveren informatie over de bekwaamheid van de laboratoria en de toepassing van het kwaliteitssysteem. De dagdagelijkse ervaringen van het FAVV geven indicaties van de praktijk en disfuncties in de laboratoria van het netwerk. Een uitwisseling van deze gegevens zal op een snelle en efficiënte manier bijdragen tot de verbetering van de werking. Aangezien audits steeds aangekondigd worden is het nodig dat het Bestuur zelf inspecties(audits) kan uitvoeren als er tekenen zijn dat de kwaliteit in een erkend laboratorium niet voldoende geborgd zijn. Internationale homologen Het principe van bench marking is een bron van nieuwe inzichten en mogelijkheden. Het verleden heeft aangetond dat buitenlandse instellingen waardevolle diensten kunnen leveren. f_01.doc Pagina 31 van 76
De komende jaren zal hier zeer veel aandacht en energie moeten in gestoken worden want het principe van de bench marking is nog onvoldoende doorgedrongen bij overheidsorganisaties. Het Wetenschappelijk Comité en het Raadgevend Comité Ten einde stellingnames, concepten of criteria te onderbouwen of in sommige gevallen afdwingbaar te maken is een advies van het Raadgevend Comité een geschikt instrument. Voor wetgevende besluiten is een advies van het Wetenschappelijk Comité een vereiste. Overleg met de externe laboratoria (externe partners) De externe laboratoria vormen samen met de FAVV de productiemiddelen van analysen. Aangezien praktisch alle onderdelen van het beheer van het netwerk ook betrekking hebben op de externe laboratoria dient er een periodiek overleg geïnstalleerd met deze partners. Naast de items als de behoeften aan analysecapaciteit en prijsvorming dienen er technische afspraken en ondersteuning georganiseerd te worden ten een vlotte en transparante samenwerking te realiseren. Intern overleg met Controlebeleid en Controle ter ondersteuning van de strategie De laboratoria hebben een dienstverlenende rol. Ten einde de gewenste parameters, de capaciteit en de economische implicaties van de analysen in te schatten is er een overleg op geregelde tijdstippen noodzakelijk. Dit dient te gebeuren in de alfa-groep. Het is belangrijk dat iedereen binnen deze groep het groter geheel ziet en de bestuurseigen problemen kan overstijgen. Zowel de pre-analytische fase en de problematiek van de kwaliteit van de staalname en het transport als de post- analytische fase met de interpretatie van de resultaten en de feed back vereisen een overleg. In de pre-analytische fase is een samenwerking tussen de laboratoria en het Bestuur Controle nodig. De communicatie en de ICT kanalen zijn vitale onderdelen van de samenwerking met ondermeer de Algemene diensten. f_01.doc Pagina 32 van 76
De onderstaande boordtabel bestaat uit twee grote luiken: enerzijds is er het Business Plan van de Gedelegeerd Bestuurder en anderzijds is er het Management- en Operationeel Plan van de Gedelegeerd Bestuurder waarin strategische objectieven geformuleerd worden en de vertaling hiervan binnen het Bestuur Laboratoria en anderzijds de eigen strategische doelstellingen met afgeleide operationele doelstellingen voorgesteld door het Bestuur Laboratoria. Strategische doelstellingen van de Gedelegeerd Bestuurder: SD1: Van inspectie naar audit; SD2.: Communicatie naar bedrijven en consumenten; SD3: Kwaliteitszorg/Een beheer voeren op basis van een besturingsmodel SD4.: Efficiënte risico-evaluatie; SD5: Geïntegreerd informatie- en gegevensbeheer; SD6: Competente en gemotiveerde medewerkers/het scheppen van een stimulerende werkomgeving voor de medewerkers: SD7: Samenwerking met andere overheden; SD8: Efficiënt (crisis)beheer; SD9: Actualiseren financieringsmechanismen; SD10: Inwerken in de Europese context; SD11: Privaat publieke samenwerking De items in het rood zijn de SD waarbij het Bestuur Laboratoria betrokken is. De DG van het Bestuur Laboratoria heeft nog een aantal strategische doelstellingen toegevoegd die nodig zijn om de missie van het Bestuur uit te voeren en de vooropgestelde waarden te behalen: SD13: Verder uitbouwen netwerk Referentielaboratoria SD14: De werking van de laboratoria houdt rekening met de veiligheid en het milieu f_01.doc Pagina 33 van 76
Grosso modo kan men stellen dat de SD s kunnen gegroepeerd worden in drie grote groepen: 1. SD aangaande de essentie van het netwerk (SD7, SD11, SD13,) 2. SD aangaande het beheer en de werking van de FAVV labos (SD2, SD3, SD14) 3. SD aangaande de sturing van de organisatie van het Bestuur (SD5, SD6, SD8) en SD8). Hieronder volgt voor elk van de SD s een korte toelichting: -SD2 Communicatie naar bedrijven en consumenten: Binnen de communicatie-initiatieven van het FAVV is het belangrijk om ook de laboratoria een plaats te geven. Om de laboratoria meer bekend te maken zijn een aantal communicatieinitiatieven (website, folders, ) nuttig. Ook interne communicatie over het waarom van het beleid is nodig. -SD3 Kwaliteitszorg/Een beheer voeren op basis van een besturingsmodel: Een managementsysteem zorgt ervoor dat opdrachten effectief uitgevoerd worden in de richting van de visie van het FAVV. Meerdere modellen zijn mogelijk en kunnen complementair aangewend worden. Het laat geen twijfel dat EFOM/ISO-9001 in de context van een parastatale het meest geschikt is. Dit model houdt rekening met een bijzondere zorg voor de kwaliteit en de bekwaamheid van de medewerkers, de sturing van de processen en geeft een duidelijke verwijzing naar de resultaten op het vlak van de klanten, de partners, de maatschappij en het milieu. Een bijzonder onderdeel is de toepassing van het BPR concept op de processen van het Bestuur zal een impact hebben op doelstellingen van dit plan. -SD5 Geïntegreerd informatie- en gegevensbeheer: De invoering van het nieuwe LIMS is de rode draad binnen het Bestuur: het zal ingrijpen op de managementstijl, op de organisatie, op de efficiëntie en de effectiviteit maar bovenal op de gegevensdoorstroming naar andere Besturen en andere overheden. -SD6 Competente en gemotiveerde medewerkers/het scheppen van een stimulerende werkomgeving voor de medewerkers: f_01.doc Pagina 34 van 76
Medewerkers zullen zich gemakkelijker identificeren met een opdracht als de omgevingsvoorwaarden en de collega s daartoe uitnodigen. De FAVV laboratoria dienen op te treden als filialen die de doelstellingen van de FAVV organisatie mee verwezenlijken. -SD7 Samenwerking met andere overheden: Via de protocollen en de SLA s met referentielaboratoria en lokale en internationale overheden zal er een betere uitwisseling van know how zijn. -SD8 Efficiënt (crisis)beheer: De doorlooptijd van een analyse realiseren in overeenstemming met de verwachtingen van de opdrachtgever. De shell life van de voedingsmiddelen op de markt is uitermate kort vandaar dat de tijd die het analyseproces nodig heeft om tot resultaten te komen zo kort mogelijk moet zijn. Alle elementen die tussenkomen vanaf de staalname (pre-analytische fase) tot de besluitvorming ( post- analytische fase) moeten op hun bijdrage en merites beoordeeld worden. De kostprijs van de analyse onder controle houden. Het FAVV spendeert bijna 1/3 van zijn budget aan analyses. Het is evident dat iedere maatregel in dit domein interessante effecten zal ressorteren. Het afsluiten van overeenkomsten op basis van de controleprogramma s en plannen, biedt perspectieven. Om prijsafspraken of overdrijving van de prijs te voorkomen zijn er de FAVV labs die een alternatief kunnen bieden en aldus een prijsnivellerend effect hebben. In tijden van incidenten of crisissen is het nodig om heel snel te weten wie wat kan uitvoeren en dient een opschaling op zeer korte termijn mogelijk te zijn. -SD11 Privaat publieke samenwerking /De resultaten van de laboratoria zijn van ontegensprekelijke kwaliteit: Dit is het vitale kenmerk van het netwerk van laboratoria. Mocht deze doelstelling niet gehaald worden, is het netwerk niet geschikt voor het FAVV. Het zal dus belangrijk zijn alle mogelijke bronnen van niet-kwaliteit op te sporen en naast de remedies ook preventieve acties te voorzien. De afwijking tussen resultaten en deze van de tegenanalyse is één van deze symptomen die moet f_01.doc Pagina 35 van 76
voorkomen worden. De meetonzekerheid is een realiteit waarmee bij de interpretatie moet rekening gehouden worden. Zeer veel energie moet gestoken worden om het concept van meetonzekerheid duidelijker en verstaanbaar tot bij de controleurs/inspecteurs te brengen. Uiteraard is de perfectie niet van deze wereld en moet de statistiek zijn wetmatigheid krijgen maar maximale borging moet betracht worden. Naast technische en wetenschappelijke maatregelen zal onderzocht worden hoe de laboratoria kunnen geresponsabiliseerd worden. Er dient een gezond evenwicht gevonden te worden tussen de analyses die uitbesteed worden aan derde laboratoria en de analyses die in house worden uitgevoerd. De verdeelsleutel ligt idealiter in de buurt van 35/65 %. -SD13 Verder uitbouwen netwerk Referentielaboratoria: België is een klein land en soms zal het nodig zijn om de know how voor wat de referentietaken betreft in het buitenland te zoeken. Dit kan alleen maar een meerwaarde opleveren voor de eigen organisatie. Met alle referentielaboratoria moeten zeer goede afspraken gemaakt worden die via prestatie-indicatoren kunnen gecontroleerd worden. -SD14 De werking van de laboratoria houdt rekening met de veiligheid en het milieu: De eerste vereiste is het creëren van een arbeidsomgeving die veilig is voor al wie er moet in werken; daarnaast is ook het navolgen van de vergunningen nodig. f_01.doc Pagina 36 van 76
Strategische Operationele Operationele Eigenaar Streefdatum Controle door x op Opmerkingen doelstelling GD doelstelling GD doelstelling datum:.. Strategische Operationele DG doelstelling DG doelstelling DG SD2: OD2.02: Uitvoeren.OD2.02.1.: Website Hélène 2007/06/30 Stafdienst Samenwerking Communicatie communicatie- verder ontwikkelen Rabahié Communicatie Communicatie naar bedrijven initiatieven met eigen webpagina s en ICT is nodig en consumenten voor de FAVV labs.od2.02.2: Gerichte Hélène 2007/06/30 Stafdienst communicatie naar EC Rabahié Communicatie en naar sectoren en eigen medewerkers.od2.02.3: Hélène 2007/06/30 en Stafdienst Nagaan voor co- f_01.doc Pagina 37 van 76
Zichtbaarheid Rabahié nadien continu Communicatie financiering met verhogen op Fonds Belac internationaal vlak.od2.03.4 Hélène 2006/09/30 en Walter Smedts Opstarten/verder Rabahié nadien continu uitbouwen gestructureerd overleg met derde laboratoria SD3: OD3.02..OD3.02.1. Verdere Frans De 2007/06/30, Walter Smedts.KSF 1 Kwaliteitszorg/ Implementeren van uitbouw van de Volder continu Een beheer principes en accreditatie van de 5 voeren op basis procedures van FAVV labs van een kwaliteitszorg besturingsmode.od3.02.2. Uitbouwen Frans De 2007/03/01 Walter Smedts l prestatiemeetsysteem Volder f_01.doc Pagina 38 van 76