Implementatieplan Bloemendaal

Implementatieplan Bloemendaal

Implementatieplan Bloemendaal Documentnummer: (Bloemendaalse Manier van Werken-2012419-161633-RvK-iv) Versie nr.: 1.0 Datum: 27 april 2012 Auteur: Rogier van Koetsveld Autorisatie: Niets uit deze uitgave mag worden verveelvoudigd en/of openbaar gemaakt door middel van druk, fotokopie, microfilm of op welke andere wijze ook, zonder voorafgaande schriftelijke toestemming van Veldhoen + Company 2

Inhoudsopgave Inhoudsopgave... 3 1. Visie op de Bloemendaalse Manier van Werken... 4 1.1. De Bloemendaalse Manier van Werken in vogelvlucht... 4 1.2. Overzicht over de ontwikkeling van de Bloemendaalse Manier van Werken 5 1.3. Thema s gedragsverandering... 6 Ad 1 - De gedragsregels... 6 Ad 2 - Het gewenste gedrag in de Bloemendaalse Manier van Werken... 6 Ad 3 - Gedrag dat past bij Het nieuwe werken... 7 2. Doelen Bloemendaalse Manier van Werken... 10 2.1. Focus... 10 2.2. Stappen in de ontwikkeling van de Bloemendaalse Manier van Werken... 10 2.3. Meten... 11 3. Aanpak... 12 3.1. Benadering van de implementatie... 12 3.2. Activiteitenplan... 13 Thema 1 Resultaatafspraken, gespreksvoering en onderling aanspreken... 13 Thema 2 Papierarm werken, cleandesk en digitalisering... 13 Thema 3 Het gebruik van de nieuwe werkomgeving... 14 Thema 4 Virtueel samenwerken en digitaal communiceren... 14 Thema 5 De rol van het management... 15 Overige acties... 15 3.3. Tijdlijn... 17 3.4. Budget... 18 3

1. Visie op de Bloemendaalse Manier van Werken De visie op de Bloemendaalse Manier van Werken is verwoord in de rapportage Visie op de Bloemendaalse Manier van Werken en implementatieplan - gedragsverandering en cultuurversterking in een nieuwe werkomgeving van april 2012. De hoofdlijnen uit deze rapportage staan hieronder weergegeven. Daarna volgt het doel en de afbakening van het implementatieplan dat u nu aan het lezen bent. 1.1. De Bloemendaalse Manier van Werken in vogelvlucht Het beeld van de Bloemendaalse Manier van Werken dat wordt beoogd is hieronder weergegeven. De gemeente Bloemendaal ontwikkelt op dit moment de visie op haar toekomstige manier van werken die past bij de eisen en mogelijkheden van nu en in de toekomst. Ze focust zich op de beweging van orde naar dynamiek en streeft daarbij naar het ontschotten van de organisatie en het steeds meer één worden. Eén organisatie met haar blik van buiten naar binnen gericht. Open en toegankelijk voor de burger met een klantgerichte, transparante en samenwerkende houding, en het nieuwe dienstverleningsconcept als basis. De gemeente werkt nu verspreid over drie locaties in vijf panden. De staat van onderhoud van deze gebouwen vraagt om grondige vernieuwing. Deze situatie grijpt de gemeente aan als kans om de werkomgeving van de gemeente naadloos te laten aansluiten op de gewenste manier van werken. Daarbij staat centraal dat er vanuit één locatie gewerkt zal gaan worden. Het samenbrengen van alle medewerkers in één gebouw draagt bij aan het ontmoeten en samenwerken onderling en daarmee tevens een natuurlijk gevoel van saamhorigheid en verbinding. Het kantoor wordt naast werkplek een ontmoetingsplek voor medewerkers en derden, waar samen wordt gewerkt aan het beste resultaat met en voor de burger. Vaste bureaus zijn verleden tijd. Medewerkers krijgen de keuzevrijheid om te kiezen waar en wanneer zij hun werk doen, met efficiënt en kwalitatief werken als uitgangspunt. Je kiest dus de plek die het beste past bij wat je te doen hebt. De werkomgeving sluit hierop aan met een diversiteit aan (innovatieve) werkplekken. Zodoende worden medewerkers zelf verantwoordelijk voor waar, wanneer en met wie zij hun werk het beste kunnen uitvoeren. Dit stimuleert het eigen initiatief en zelfstandigheid van medewerkers. Vraagstukken worden steeds complexer en vragen meer en meer om een integrale benadering. Willen we kwaliteit (blijven) leveren, dan zal er steeds meer over afdeling/teamgrenzen heen moeten worden samengewerkt. Dat bereiken we door in te zetten op meer multidisciplinair en projectmatig werk, waarbij fysieke én mentale barrières tussen afdelingen/teams zijn afgebroken. De toegenomen vrijheid, verantwoordelijkheid en zelfstandigheid van medewerkers vergt een kwalitatief goede ondersteuning van ICT en informatievoorziening. Papieren dossiers 4

en werkvoorraden zijn zoveel mogelijk digitaal en informatie is centraal opgeslagen, bereikbaar voor iedereen vanuit elke plek. Controle en beheersing maakt zoveel mogelijk plaats voor vertrouwen en coaching, zonder het aspect van het in control zijn uit het oog te verliezen. Leidinggevenden sturen op afstand en vertrouwen erop dat het afgesproken resultaat wordt behaald. Het samen bereiken van resultaat wordt belangrijker dan het aanwezig zijn op de (vaste) werkplek. Deze Bloemendaalse Manier van Werken (BMW) geeft de gemeente Bloemendaal een moderne en eigentijdse uitstraling en maakt haar een aantrekkelijk werkgever. Het draagt bij aan een plezierige werksfeer en trots van medewerkers op hun werk en hun werkomgeving. In het rapport De Bloemendaalse Manier van Werken is deze tekst uitgewerkt waarbij de medewerker centraal staat. 1.2. Overzicht over de ontwikkeling van de Bloemendaalse Manier van Werken Het doel van de ontwikkeling van de Bloemendaalse Manier van Werken is tweeledig. Ten eerste wil de organisatie een gedragsverandering teweeg brengen die past bij de ontwikkeling van de organisatie en die er voor zorgt dat de organisatie als geheel straks op een prettige, resultaatgerichte en efficiënte manier kan werken in het verbouwde gemeentehuis. Ten tweede wil de organisatie hiermee bijdragen aan een cultuurverandering. Beide doelen zijn in bovenstaande figuur zichtbaar. De doelen op gedragsniveau in het oranje vak linksboven, de doelen voor de cultuurverandering in het paarse vak linksonder. 5

1.3. Thema s gedragsverandering Het nu voorliggende implementatieplan is een plan voor het realiseren van de gedragsverandering. Hoe de cultuur hierdoor wordt beïnvloed en andere interventies om de cultuur in beweging te brengen, zijn verwoord in de visierapportage. Het gedrag waar de acties in dit plan zich op richten vallen in drie overlappende delen uiteen: 1. De gedragsregels uit het HRM-beleid Orde en dynamiek. 2. Het gewenste gedrag in de Bloemendaalse Manier van Werken 3. Gedrag dat past bij Het nieuwe werken Ad 1 - De gedragsregels Het gedrag dat past bij de gewenste cultuur is in 2010 door een pilotgroep van medewerkers benoemd in vijf regels: - Je kunt van mij op aan - Ik wil samenwerken - Ik spreek anderen aan - Ik ben zelf ook aanspreekbaar - Ik sta voor wat ik doe Ad 2 - Het gewenste gedrag in de Bloemendaalse Manier van Werken De Bloemendaalse Manier van Werken word geschetst aan de hand van zes uitspraken. Zoals gezegd overlappen deze deels met de gedragsregels uit Orde en dynamiek. Deze uitspraken gaan echter verder. Sinds het opstellen van het HRM beleid in 2010 is het idee uitgewerkt om op een nieuwe gezamenlijke manier te gaan werken in een vernieuwd gemeentehuis. We werken open en transparant Vrijwel alle medewerkers werken straks vanuit het gemeentehuis. De kantooromgeving kenmerkt zich na de verbouwing door openheid en transparantie. De Bloemendaalse Manier van Werken betekent dat deze openheid en transparantie in de fysieke zin ook ten volle wordt benut; er worden geen afscheidingen voor teams of afdelingen gemaakt in de kantooromgeving. Deze openheid en transparantie vertaalt zich in de Bloemendaalse Manier van Werken ook in het gedrag van de medewerkers en leidinggevenden: we zijn open naar elkaar over wat we aan het doen zijn en over onze agenda, we zijn aanspreekbaar en zoeken de samenwerking op. Flexibiliteit kenmerkt onze manier van werken We gaan activiteitgericht werken. Dat betekent dat niemand een eigen vaste werkplek heeft maar dat iedereen steeds gebruik maakt van een werkplek die het beste past bij de werkzaamheden van dat moment. Daarnaast is er vrijheid in het bepalen van plaats en tijd van de werkzaamheden. Dit vraagt om flexibiliteit: iedere dag is anders. Deze flexibiliteit vertaalt zich binnen de Bloemendaalse Manier van Werken in dynamiek (Van orde naar 6

dynamiek, p.11): pro-actief zijn, alert zijn op nieuwe ontwikkelingen en daarop reageren, ter discussie stellen van bestaand beleid en met voorstellen komen. Onze inzet is ook flexibel, we werken voor verschillende projecten en opdrachten binnen de organisatie. We werken samen als één organisatie Vrijwel alle medewerkers werken in de nieuwe situatie vanuit dezelfde plek: het gemeentehuis. Dit zegt iets over de ontwikkeling naar resultaatgericht werken die de organisatie maakt. We maken resultaatafspraken met elkaar, als individu en als team. En we maken resultaatafspraken met onze klanten: burgers en het bestuur; deze maken we als organisatie als geheel. Het samenwerken dat hierbij hoort, wordt vereenvoudigd door de open en transparantie manier van werken in één gebouw. We zijn aanspreekbaar en aansprekend Een werkomgeving waar alle medewerkers door elkaar heen werken leidt als vanzelf tot meer contact. Dat betekent ook dat er vaker situaties zullen zijn waarin je een collega aanspreekt op zijn of haar gedrag, bijvoorbeeld als er geluidsoverlast is, of als je een overlegruimte nodig hebt die door één persoon gebruikt wordt. Dit aanspreken en aangesproken worden is helemaal in lijn met twee van de vijf gedragsregels uit het HRM beleid. We streven naar zelfstandige en initiatiefrijke medewerkers Iedere medewerker is iedere dag weer verantwoordelijk voor de planning van zijn/haar werkdag. Over je resultaten heb je afspraken gemaakt. Hoe je die realiseert is aan jezelf; waar en wanneer je dat doet ook. Deze werkwijze in de nieuwe werkomgeving stimuleert zelfstandig en initiatiefrijk gedrag dat past bij vakinhoudelijk bekwame, professionele en zelfstandige medewerkers. Kortom: bij taakvolwassen medewerkers. Nieuwe medewerkers of medewerkers die in hun rol nog niet op dat niveau zijn, worden begeleid en ondersteund in de ontwikkeling naar taakvolwassenheid. We werken resultaatgericht en zijn betrouwbaar In de nieuwe werkwijze zit je niet meer standaard in de buurt van de mensen met wie je regelmatig samenwerkt. Dit betekent dat het nodig is om inzichtelijk te maken wat je aan het doen bent en of en hoe je bereikbaar bent dit inzicht maakt het mogelijk om meer onafhankelijk van elkaar het werk te plannen. Deze manier van werken draagt bij aan een resultaatgerichte houding ten opzichte van elkaar en ook het bestuur. Het draagt bij aan het maken van procesafspraken binnen ketens van werkzaamheden en vereist een planmatige manier van werken. Ad 3 - Gedrag dat past bij Het nieuwe werken Wanneer organisaties aan de slag gaan met Het nieuwe werken, komen ze allemaal dezelfde onderwerpen tegen. Zo ook de ambtelijke organisatie van de gemeente Bloemendaal. Onderstaande onderwerpen overlappen deels met de voorgaande twee 7

lijstjes. Welke onderwerpen met prioriteit worden aangepakt binnen het project Bloemendaalse Manier van Werken, komt in het volgende hoofdstuk aan de orde. Papierarm en clean desk werken Om niet meer gebonden te zijn aan de plek waar de papieren werkvoorraad staat werkt men met zoveel mogelijk digitaal archief en een beperkte papieren werkvoorraad per persoon. Papier wordt slechts een gebruiksmedium en niet langer een opslagmedium. Bij het verlaten van de werkplek langer dan bijvoorbeeld 1 uur wordt de werkplek leeg achtergelaten (cleandesk). Gezamenlijke, zoveel mogelijk digitale informatieopslag Informatie is van de organisatie en wordt dan ook collectief opgeslagen. Daar waar nodig, bijvoorbeeld in geval van privacy, wordt (digitale) beveiliging aangebracht. Kennis wordt breed toegankelijk en gedeeld en documenten worden centraal weggezet (zowel fysiek als digitaal), waardoor dubbelingen worden voorkomen. De opslagstructuur is voor iedereen duidelijk en overzichtelijk. Dit bevordert de kennisdeling en continuïteit. Leidinggeven op afstand Als medewerkers de keuze krijgen om zelf te bepalen waar ze hun werk het beste kunnen doen, betekent dat wat voor de aansturing vanuit leidinggevenden. Vertrouwen, begeleiding en (resultaat)afspraken zijn enkele thema s die onderwerp van gesprek zijn. Planmatig werken Activiteitgericht werken houdt in dat je je werkplek kiest daar waar dat het werk het beste gedaan kan worden en waar en wanneer dit het meest efficiënt is. Dit kan op verschillende plekken binnen het kantoorgebouw, maar ook bij de klant, thuis of elders. Vertrouwen, bereikbaarheid, planbaarheid van het werk en sociale cohesie zijn essentiële onderwerpen. Feedback, communicatie en aanspreken Een gedeelde werkomgeving betekent ook gezamenlijk gebruik van de gemeenschappelijke middelen. Om dit goed te laten verlopen worden onderling een (beperkt) aantal afspraken gemaakt zodat duidelijk is wat we van elkaar kunnen verwachten. Geven van feedback en aanspreken op gedrag is vaardigheid die hierbij noodzakelijk is. Digitale communicatie en virtueel samenwerken In de nieuwe manier van werken heeft niemand meer een vaste werkplek. Om elkaar te vinden en bereiken of snel met elkaar af te stemmen zijn digitale communicatiemiddelen het meest geschikt (telefoon, chat, e-mail, digitale agenda, Yammer, etc.). Behalve dat we in het gebouw samenwerken, gaan we ook virtueel (digitaal) samenwerken meer samenwerken 8

Activiteitgericht werken Hierbij ligt de nadruk op hoe gebruik ik mijn werkomgeving? en welke faciliteiten kies ik wanneer?. Welke faciliteiten passen bij de werkzaamheden die ik op dat moment uitvoer en wat betekent dit voor de indeling van mijn werkdag? De planmatigheid van je werk maakt hier onderdeel van uit. Plaats- en tijdonafhankelijk werken Als medewerkers de keuze krijgen om zelf te bepalen waar en wanneer ze hun werk het beste kunnen doen, betekent dat wat voor de manier waarop ze hun werk plannen en indelen. Het vergt afspraken over bereikbaarheid en te bereiken resultaten met zowel de leidinggevende als (directe) collega s. Het kan bovendien effect hebben op het gevoel van binding met collega s. De balans werk-privé is hierbij onderwerp van gesprek. De nieuwe werkomgeving De nieuwe werkomgeving is op veel punten onvergelijkbaar met de bestaande. Ook de ICT-middelen die daarbij horen zijn deels nieuw. De medewerkers worden geïnformeerd en begeleid bij het in gebruik nemen van deze nieuwe huisvesting en de ICT-middelen en alle praktische vragen die daarmee gepaard gaan. 9

2. Doelen Bloemendaalse Manier van Werken Het ontwikkelen van een nieuwe manier van werken beslaat een breed gebied. Zoals uit het bovenstaande blijkt zijn er binnen de Bloemendaalse Manier van Werken wel 20 onderwerpen om aan te werken. De vraag is nu: waar gaan we ons op richten, waar ligt de prioriteit? 2.1. Focus In overleg met de ambassadeurs, de stafafdelingen en de directie is gekozen om de ontwikkeling van de Bloemendaalse Manier van Werken te richten op vijf thema s: Thema 1. Resultaatafspraken, gespreksvoering en onderling aanspreken Thema 2. Papierarm werken, cleandesk en digitalisering Thema 3. Het gebruik van de nieuwe werkomgeving Thema 4. Virtueel samenwerken en digitaal communiceren Thema 5. De rol van het management o De rol in de verandering: bespreken, taal geven en doorleven o Sturen van de verandering: coachen, sturen en waar nodig instrueren o Als managementteam het voorbeeld geven op onderwerpen als: flexibiliteit, initiatief, samenwerken, etc. 2.2. Stappen in de ontwikkeling van de Bloemendaalse Manier van Werken De doelstellingen voor alle medewerkers (inclusief leidinggevenden) zijn: - Kennismaken en informatie Zoveel mogelijk medewerkers weten in 2012 waarom, wanneer, met wie en hoe we overgaan naar de Bloemendaalse Manier van Werken, wat deze verandering inhoudt voor de klant, henzelf en wat de gewenste resultaten zijn. - Betrokkenheid Zoveel mogelijk medewerkers voelen zich voor de verhuizing naar de tijdelijke huisvesting betrokken bij de verandering naar de Bloemendaalse Manier van Werken en nemen actief deel aan dit proces. - Meedoen Gedurende de verandering naar de Bloemendaalse Manier van Werken delen alle medewerkers kennis, ideeën, ervaringen, successen en leerpunten met elkaar op de vijf thema s, zodat we met en van elkaar leren. Naast de bovenstaande zijn er ook doelstellingen geformuleerd voor de leidinggevenden: - Alle leidinggevenden kennen eind 2012 het volledige verhaal van de Bloemendaalse Manier van Werken, en weten wat er van hen wordt verwacht voor het overbrengen van het verhaal op de medewerkers. - Alle leidinggevenden weten voor de verhuizing naar de tijdelijke huisvesting wat er van hen wordt verwacht op het gebied van leidinggeven op afstand. 10

2.3. Meten De ontwikkeling van de Bloemendaalse Manier van Werken is niet een proces dat eenmalig wordt gericht en dat daarna loopt zonder dat we bij hoeven te sturen. Het traject is gericht op verandering van houding en gedrag van medewerkers. Dit is moeilijk volledig smart te maken. Om tijdig en gericht te kunnen bijsturen organiseren we verschillende metingen. Metingen op de voortgang van het proces Om de realisatie van de doelen te monitoren, voeren we ieder half jaar een meting uit naar: - Welk deel van de medewerkers zich geïnformeerd heeft en weet waar de Bloemendaalse Manier van Werken over gaat. - Hoe de deelname aan trainingen en workshops is. - Hoe de rol van de leidinggevenden in de ontwikkeling van de Bloemendaalse Manier van Werken wordt ervaren door zowel de leidinggevenden zelf als de medewerkers. Metingen op de ontwikkeling van de Bloemendaalse Manier van Werken Voor ieder van de vijf thema s waarop de focus ligt, wordt een aantal inhoudelijke doelen geformuleerd. Gedurende de uitvoering van het activiteitenplan wordt de ontwikkeling op deze doelen gemeten. Daarnaast bieden we de medewerkers de mogelijkheid om door middel van een werkstijlindicator (een gestandaardiseerd meetinstrument) te bepalen in hoeverre hun eigen vaardigheden ontwikkeld zijn om goed te kunnen werken in de nieuwe situatie. Het gaat hierbij om de vaardigheden: - Samenwerken - Resultaatgerichtheid - Besluitvaardigheid - Plannen - Sociabiliteit - Initiatief De werkstijlindicator geeft ook persoonlijk inzicht in een aantal persoonlijkheids- en houdingsaspecten die relevant zijn voor succesvol werken in de Bloemendaalse Manier van Werken. Wanneer een medewerker op bepaalde punten nog niet klaar is voor de nieuwe manier van werken, is het de rol van de manager om te beoordelen of het programma dat hieronder is weergegeven voldoende is om aan deze punten te werken. Of dat er aanvullende (individuele) begeleiding nodig is. 11

3. Aanpak 3.1. Benadering van de implementatie Zoals bij het formuleren van de doelen in 2.2 al blijkt, wordt de implementatie in drie stappen opgedeeld: 1. Kennismaken en informatie 2. Betrokkenheid 3. Meedoen Iedere stap heeft zijn eigen focus. Betrokkenheid wordt bijvoorbeeld vormgegeven door het gezamenlijk maken van afspraken die de Bloemendaalse Manier van Werken sturen. In de stap meedoen is de ontwikkeling niet meer vrijblijvend. Medewerkers maken een eigen actieplan. De rol van leidinggevenden is om deze plannen te volgen, medewerkers te coachen. Maar ook om medewerkers aan te spreken op onderpresteren of zelfs te instrueren. De leidinggevenden geven het goede voorbeeld, dat spreekt voor zich. De implementatie van de Bloemendaalse Manier van Werken heeft veel raakvlakken met bijvoorbeeld ICT en het programma dienstverlening. Deze ontwikkelingen bestaan naast elkaar. Het project Bloemendaalse Manier van Werken heeft een regisserende rol tussen deze betrokken partijen om de nieuwe werkwijze te realiseren. We kiezen er in de aanpak voor zo snel mogelijk te beginnen. Het project Bloemendaalse Manier van Werken heeft deels een initiërende rol en deels een regisserende rol. We regisseren waar er bestaande ontwikkelingen zijn, en initiëren waar nodig. Binnen de organisatie is een aantal initiatieven gaande, denk aan afdelingen die cleandesk werken, aan digitalisering, aan de nieuwe buitendienst en aan ervaring opdoen met elders werken. Deze initiatieven brengt het project Bloemendaalse Manier van Werken in beeld. We kijken wat we ervan kunnen leren, waar mogelijk rollen we de initiatieven breder in de organisatie uit en door communicatie zetten we ze in de schijnwerpers. Ten slotte wordt over een klein jaar de tijdelijke huisvesting in gebruik genomen, die ruim een jaar gebruikt zal worden. We gaan deze verhuizing aangrijpen om te oefenen met een aantal aspecten van de nieuwe werkwijze. Met deze aanpak geven we invulling aan de visie op gedragsverandering in dit project: - toekomstgericht: we laten mogelijkheden zien, we verbieden niet het bestaande - gezamenlijk: alleen als je in de groep kunt veranderen, zal je veranderen - we maken gebruik van verandering in omgeving om routines te doorbreken - we ondersteunen medewerkers waar de nieuwe werkwijze vaardigheden vraagt die ze onvoldoende hebben 12

- we spreken elkaar aan: afspraak = afspraak 3.2. Activiteitenplan In het activiteitenplan worden de vijf thema s uit 2.1 waarop we de focus leggen uitgewerkt in een aantal acties. Bij iedere actie wordt het resultaat van de actie benoemd. In 3.4 worden de acties uitgezet in de tijd. Ten slotte is er een aantal acties opgenomen die niet gekoppeld zijn aan één van de thema s. Thema 1 Resultaatafspraken, gespreksvoering en onderling aanspreken Actie Resultaat Facultatief 1.1 Informatie Medewerkers zijn geïnformeerd over de acties, over de relatie met de Bloemendaalse Manier van Werken en wat van hen verwacht wordt. 1.2 Workshops feedback en communicatie Na deze workshops kennen alle medewerkers de techniek van het geven van feedback en het onderscheiden van communicatieniveaus. In de workshops wordt hiermee actief geoefend. 1.3 Safari Het resultaat van een safari in de buitenwereld van burgers en bestuur is dat medewerkers een kwalitatief beter beeld krijgen van wat door de klant echt verwacht wordt. 1.4 Training gespreksvoering 1.5 Opstellen afsprakenstelsel nieuwe werkomgeving 1.6 Workshop resultaatafspraken 1.7 Training autonomie / initiatief Medewerkers zijn voorbereid op een gelijkwaardig gesprek met de leidinggevende over hun rol, opdracht en resultaatafspraken. Een beknopte en concrete verzameling van afspraken voor het gezamenlijk gebruik van het vernieuwde gemeentehuis. Iedere medewerker heeft voor zichzelf een aantal resultaatafspraken geformuleerd en deze gedeeld met de collega s waarmee wordt samengewerkt. En met de leidinggevende. Daarnaast zijn resultaatafspraken geformuleerd waar de organisatie als geheel voor staat. De medewerker heeft meer inzicht in de krachtenvelden die onafhankelijkheid bepalen, de eigen valkuilen en de verbeterkansen in relatie tot zichzelf en mensen met wie wordt samengewerkt.? (beperkte groep medewerkers) Thema 2 Papierarm werken, cleandesk en digitalisering Actie Resultaat Facultatief 2.1 Informatie Medewerkers zijn geïnformeerd over de acties, over de relatie met de Bloemendaalse Manier van Werken en wat van hen verwacht wordt. 13

2.2 Instructie Door middel van webpagina s kunnen medewerkers instructies vinden over onderwerpen als: scannen, dossiervorming, bewaarplicht, etc. 2.3 Opschoonactie Bij de verhuizing naar de tijdelijke huisvesting wordt zo min mogelijk papier meegenomen. Bij de verhuizing terug naar het gemeentehuis is de papiervoorraad tot het absolute minimum teruggebracht. 2.4 E-learning clean desk Medewerkers zijn op de hoogte van de redenen van cleandesk binnen de Bloemendaalse Manier van Werken. Voor de cleandesk werkwijze zijn een eenvoudige methode en tips aangereikt. 2.5 Super-users Een aantal medewerkers helpt de collega s bij het op gang brengen en in stand houden van de nieuwe (digitale) werkwijze. 2.6 Inloopbijeenkomst DIV Medewerkers hebben de kans om vragen te stellen en extra uitleg te krijgen bij de onderwerpen genoemd onder actie 2.2 Thema 3 Het gebruik van de nieuwe werkomgeving Actie Resultaat Facultatief 3.1 Informatie en instructie Voordat de medewerkers de tijdelijke huisvesting en later het vernieuwde gemeentehuis in gebruik nemen, zijn zij geïnformeerd over hoe de werkomgeving bedoeld is. Welke werkplekken er zijn en wat hun functies is en welke afspraken er gelden. 3.2 Plattegrondenspel In een simulatie hebben medewerkers geoefend met het activiteitgericht plannen van een werkdag. 3.3 Super-users Een aantal medewerkers helpt de collega s bij het op gang brengen, wegwijs worden en in stand houden van de nieuwe werkwijze. 3.4 Arbo helpdesk Medewerkers kunnen geholpen worden bij het ergonomisch instellen van het nieuwe meubilair. 3.5 Vraagloket Een fysieke en/of digitale plek waar de eerste weken na de ingebruikname van de nieuwe werkomgeving de medewerkers vragen kunnen stellen. Gekoppeld aan actie 3.3 Super-users. 3.6 Werkstijlgids Naslagwerk waarin de informatie en instructie (3.1) vastligt. 3.7 Werkstijlindicator Werkstijlindicator (via een web-based applicatie) geeft input voor benodigde accenten in een training op vaardigheidsniveau en motivatie/houding. Thema 4 Virtueel samenwerken en digitaal communiceren Actie Resultaat Facultatief 4.1 Instructie Door middel van webpagina s kunnen medewerkers instructies vinden over gebruik van: messenger, 14

4.2 Workshop digitaal samenwerken met het DMS 4.3 Workshop virtueel samenwerken 4.4 Inloopsessie planmatig werken met Outlook yammer, twitter, etc. Medewerkers weten hoe ze het DMS gebruiken om documenten te delen en er samen aan te werken. Over het gemeenschappelijk gebruik van documenten en hoe deze worden beheerd zijn afspraken gemaakt. Medewerkers hebben ervaren wat de verschillende mogelijkheden zijn voor virtueel vergaderen. Medewerkers krijgen tips over het gebruik van mail, de digitale agenda en de digitale takenlijst om de dagelijkse werkzaamheden te plannen. 4.5 Super-users Een aantal medewerkers helpt de collega s bij het op gang brengen en in stand houden van de nieuwe (digitale) werkwijze. Thema 5 De rol van het management Actie Resultaat Facultatief 5.1 Workshop de rol van de leidinggevende 5.2 Workshop leidinggeven op afstand 5.3 Training maken van resultaatafspraken 5.4 Het gesprek in de organisatie Leidinggevenden zijn zich bewust van hun rol in de verandering naar de Bloemendaalse Manier van Werken. En van hun voorbeeld rol daarin. Individuele leidinggevenden reflecteren daarbij op zichzelf: hoe voel ik me hierbij en wat heb ik nog nodig? Het managementteam heeft in kaart hoe ze elkaar hierbij kunnen ondersteunen Het MT heeft een gemeenschappelijk beeld van de wijze waarop leidinggegeven wordt binnen de Bloemendaalse Manier van Werken. De leidinggevende heeft zich de methode voor het maken van resultaatafspraken eigen gemaakt. Hierbij gaat het zowel om kwantitatieve als kwalitatieve afspraken. Leidinggevenden spelen een initiërende rol in het op gang brengen en houden van het gesprek in de organisatie over de Bloemendaalse Manier van Werken. Het project ondersteunt de leidinggevenden hierbij met presentaties en werkvormen. 5.5 Intervisie Het MT spreekt regelmatig over de ontwikkeling van de Bloemendaalse Manier van Werken en helpt elkaar bij het vervullen van hun rol daarin. Overige acties Actie Resultaat Facultatief 6.1 Kick-off De hele organisatie heeft een gezamenlijke start gemaakt met het ontwikkelen van de Bloemendaalse Manier van Werken. 6.2 Excursies Medewerkers zijn in de gelegenheid om organisaties te bezoeken waar op een vergelijkbare manier wordt gewerkt 15

6.3 Sprekers Enkele malen wordt een spreker uitgenodigd. 16

3.3. Tijdlijn

3.4. Budget In de tabel zijn indicaties opgenomen van de kosten voor de acties uit het actieplan. Inschattingen van kosten van trainingen en workshops gaan uit van groepen van 8 personen die door 1 trainer begeleid worden. Actie Facultatief Tijdbesteding medewerkers Inkoop Inzet eigen mensen 1.1 Informatie p.m. n.v.t. 1 dag 1.2 Workshops feedback en communicatie 1 dag 280,- p.p. - 1.3 Safari? 1 dag p.m. - 1.4 Training gespreksvoering SB SB SB 1.5 Opstellen afsprakenstelsel nieuwe werkomgeving 2 workshops van 3 uur met een representatieve groep 2.000,- uitwerking 1.6 Workshop resultaatafspraken 1 dagdeel 140,- p.p. - 1.7 Training autonomie / initiatief 1 dagdeel 140,- p.p. - 2.1 Informatie p.m. n.v.t. 1 dag 2.2 Instructie p.m. n.v.t. 2 dagen 2.3 Opschoonactie 1 dagdeel 2.000,- communicatie 2.4 E-learning clean desk 1 uur 10.000,- - 2.5 Super-users ± 15 mw, 2 uur/week 2.000,- - 2.6 Inloopbijeenkomst DIV 2 uur p.m. DIV 3.1 Informatie en instructie p.m. n.v.t. 2 dag 3.2 Plattegrondenspel Workshop van 4 uur 3.3 Super-users ± 15 mw, 2 uur/week 140,- p.p. - 2.000,- - 3.4 Arbo helpdesk p.m. p.m. Arbo adviseur 3.5 Vraagloket p.m. p.m. Communicatie 3.6 Werkstijlgids 2 workshops van 3 uur met een representatieve groep 3.7 Werkstijlindicator 1 uur voor de test, vervolgworkshop: 1 dagdeel 2.000,- uitwerking Test: 35,- p.p. Workshop: 140,- p.p.* 4.1 Instructie p.m. n.v.t. 1 dag 4.2 Workshop digitaal samenwerken 1 dagdeel 140,- p.p. - -

Actie Facultatief Tijdbesteding medewerkers Inkoop Inzet eigen mensen met het DMS 4.3 Workshop virtueel samenwerken 2 uur 100,- p.p. - 4.4 Inloopsessie planmatig werken met Outlook 2 uur 100,- p.p. - 4.5 Super-users ± 15 mw, 2 uur/week 2.000,- - 5.1 Workshop de rol van de leidinggevende 5.2 Workshop leidinggeven op afstand 5.3 Training maken van resultaatafspraken 1 dag 3.000,- - 1 dag 2.250,- - 1 dag [opvragen] - 5.4 Het gesprek in de organisatie p.m. n.v.t. p.m. 5.5 Intervisie 1 dagdeel / 3 maanden 1.400,- per keer - 6.1 Kick-off 2 uur 2000,- - 6.2 Excursies p.m. n.v.t. - 6.3 Sprekers p.m. [opvragen] communicatie *) een aanvullende rapportage waarin de resultaten van alle werkstijlindicatortests zijn samengevat kost 500,- Wanneer de kosten voor de verschillende acties bij elkaar opgeteld worden, leidt dat tot de volgende inschatting: - kosten trainingen/workshops voor alle medewerkers: 5 dagdelen, totaal 700,- p.p. - kosten e-learning: 10.000,- - kosten facultatieve trainingen/workshops: 4 dagdelen, totaal 680,- p.p. - kosten trainingen leidinggevenden: 6 dagdelen, totaal 8.500,- voor de groep - overige advieskosten: 14.000,- 19