Welkom in de cloud
DIRKJAN VAN ITTERSUM WELKOM IN DE CLOUD Alles over gratis onlinesoftware
1 e druk, februari 2014 Copyright 2014 Consumentenbond, Den Haag Auteursrechten op tekst, tabellen en illustraties voorbehouden Inlichtingen Consumentenbond Auteur: Dirkjan van Ittersum Verder werkte mee: Yvo Verschoor (Consumentenbond) Eindredactie: Vantilt Producties, Nijmegen Grafische verzorging: PUUR Publishers/Nanette van Mourik, Ray Heinsius Foto auteur: Michel Walraven Beeld omslag: istock ISBN 978 90 5951 2634 NUR 988 Behoudens uitzonderingen door de wet gesteld, mag zonder schriftelijke toestemming van de rechthebbende op het auteursrecht c.q. de uitgever van deze uitgave, door de rechthebbende(n) gemachtigd namens hem op te treden, niets uit deze uitgave worden verveelvoudigd en/of openbaar gemaakt door middel van druk, fotokopie, microfilm of anderszins, hetgeen ook van toepassing is op de gehele of gedeeltelijke bewerking. De uitgever is met uitsluiting van ieder ander gerechtigd de door derden verschuldigde vergoedingen voor kopiëren, als bedoeld in artikel 17 lid 2, Auteurswet 1912 en in het KB van 20 juni 1974 (Stb. 351) ex artikel 16B Auteurswet 1912, te innen en/of daartoe in en buiten rechte op te treden. Hoewel de gegevens in dit boek met grote zorgvuldigheid zijn bijeengebracht, aanvaardt de uitgever geen aansprakelijkheid voor eventuele (zet)fouten of onvolledigheden. De uitgever heeft ernaar gestreefd de rechten van derden zo goed mogelijk te regelen; degenen die desondanks menen zekere rechten te kunnen doen gelden, kunnen zich tot de uitgever wenden.
INHOUD Inleiding 9 1 Kennismaken met de cloud 11 1.1 De eerste clouddiensten 12 1.2 Voordelen 13 1.3 Nadelen 14 1.4 Hoezo gratis? 17 1.5 Veiligheid 19 1.6 Privacy 21 1.6a Een of meer aanbieders? 22 1.6b Google 22 1.6c Microsoft 23 1.6d Apple 23 1.7 Verhuizen in de cloud 23 1.8 Platformen 25 1.9 Accounts verwijderen 25 1.10 Een eigen cloud 26 1.10a Netwerkschijf 26 2 Opslag & back-up 27 2.1 Online-opslag 29 2.1a Synchronisatiediensten 29 2.1b Back-updiensten 30 2.2 Dropbox 32 2.2a Beginnen 33 2.2b Bestanden delen 33 2.2c Automatische camera-uploads 37 2.2d Weergave veranderen 39 2.3 Wuala 40 2.3a Beginnen 40 2.3b Verdwenen bestanden terughalen 41 2.3c Bestanden delen 43 2.3d Wuala als back-updienst gebruiken 45 2.4 Google Drive 47 2.4a Beginnen 47 2.4b Bestanden uploaden 49 2.4c Bestanden delen 50 2.4d Bestanden offline beschikbaar maken 51 2.4e Bewaartermijn verlengen 52 INHOUD
2.5 Microsoft SkyDrive 53 2.5a Beginnen 54 2.5b Bestanden delen 55 2.5c Weergave veranderen 57 2.5d Dubbele authenticatie instellen 58 2.6 Mozy 59 2.6a Synchronisatie 59 2.6b Back-up 60 2.7 KPN Back-up Online 62 2.7a Beginnen 62 2.7b Een back-up terugzetten 64 2.8 Acronis True Image 64 2.8a Back-ups 65 2.8b Synchroniseren 65 3 Officesoftware 67 3.1 Online-officepakketten 68 3.1a Samenwerken 68 3.1b Bestandsformaten 69 3.2 Google Docs 70 3.2a Documenten maken 71 3.2b Revisies 72 3.2c Afbeelding toevoegen 73 3.2d Converteren 74 3.2e Paginanummering 76 3.2f Delen 76 3.2g Offline instellen 76 3.3 Microsoft Office Web Apps 78 3.3a Documenten maken 79 3.3b Documenten uploaden 80 3.3c Paginanummers invoegen 81 3.3d Delen 81 3.3e Insluiten 82 3.3f Enquêtes maken 83 3.4 Zoho Docs 85 3.4a Documenten maken 86 3.4b Documenten uploaden 87 3.4c Delen 88 3.4d Presentaties met sjablonen 89 3.5 iwork voor icloud 90 3.5a Documenten maken 91 3.5b Documenten uploaden 92 3.5c Delen 93 WELKOM IN DE CLOUD
4 Mail, agenda & contacten 95 4.1 Webmail 96 4.1a Virussen en spam 96 4.1b Overstapservice 96 4.1c Contactpersonen exporteren 98 4.1d Webmail back-uppen 98 4.1e Extra beveiliging met PGP 99 4.2 Gmail 100 4.2a Postvak IN kiezen 101 4.2b Meerdere e-mailadressen 103 4.2c Labels 104 4.2d Chatten en bellen 104 4.2e Thema s 107 4.2f Conversatieweergave 107 4.2g Offline instellen 108 4.2h Advertenties instellen 109 4.3 Outlook.com 111 4.3a Meerdere e-mailadressen 112 4.3b Regels beheren 113 4.3c Chatten en bellen 114 4.3d Conversatieweergave 115 4.3e Advertenties instellen 116 4.4 Zoho Mail 117 4.4a Mail ophalen 117 4.4b Account toevoegen 117 4.4c Dubbele authenticatie 118 4.4d Contactpersonen importeren 119 4.5 icloud Mail 120 4.5a Mail doorsturen 120 4.5b Regels beheren 121 4.5c Contacten toevoegen 122 4.6 Webmail van uw provider 123 4.7 Webmail op uw eigen internetadres 123 4.8 Andere aanbieders 124 5 Foto & video 125 5.1 Foto- en videodiensten 126 5.1a Van wie is die foto? 126 5.1b Personen taggen 127 5.2 Pixlr 128 5.2a Afbeelding bewerken 129 5.2b Werken met lagen 131 5.2c Opslaan 132 INHOUD
5.3 Flickr 133 5.3a Foto s uploaden 134 5.3b Foto s bewerken 135 5.4 Picasa en Google+ 136 5.4a Foto s uploaden 136 5.4b Automatische verbeteringen 138 5.4c Foto s bewerken 138 5.5 YouTube 140 5.5a Video s uploaden 140 5.5b Video s bewerken 141 5.5c Publiceren 142 5.6 WeVideo 143 5.6a Uploaden 143 5.6b Een thema kiezen 144 5.6c Video-editor 144 5.6d Publiceren 147 5.7 Magisto 148 5.7a Video s uploaden 149 5.7b Video s downloaden 150 6 Handige toepassingen 151 6.1 Takenlijstjes 152 6.1a Wunderlist 152 6.1b Remember the milk 155 6.2 Notitiediensten 158 6.2a Evernote 158 6.2b Springpad 162 6.3 Audio 166 6.3a Google Music 166 6.3b Spotify 170 6.4 Antivirus 173 6.4a ESET onlinescanner 173 6.4b BitDefender onlinescanner 175 6.5 Cloudaggregratie 176 6.5a Primadesk 176 6.5b Jolicloud 179 6.6 Huishoudboekje in de cloud 180 6.6a Cashflow online 182 6.6b AFAS Online 184 Register 187 WELKOM IN DE CLOUD
INLEIDING Er zijn steeds meer verschillende clouddiensten op de markt. Activiteiten op de pc, tablet of smartphone waar u voorheen software voor moest installeren, zoals tekstverwerken, fotobewerking of back-uppen, kunt u nu online doen. Daardoor kunt u vanaf elk apparaat met internetverbinding bij uw bestanden. Omdat er steeds meer onlinediensten bijkomen, zetten we voor u in dit boek de mogelijkheden op een rijtje. We beginnen met een algemeen hoofdstuk, waarin we uiteenzetten wat de cloud precies is en waar u op moet letten als u overweegt uw bestanden in de cloud te zetten. We besteden ook aandacht aan de nadelen ervan. Privacy en beveiliging van uw gegevens verdienen aandacht. Daarom leggen we uit wat belangrijk is bij het selecteren van clouddiensten die waken over uw privacy. Ook geven we tips hoe u de instellingen aanpast van diensten die het wat minder nauw nemen met de privacy, waardoor u ze kunt gebruiken zonder al te veel persoonlijke informatie prijs te geven. Natuurlijk bespreken we de meestgebruikte en populairste clouddiensten van dit moment. U kunt namelijk veel meer doen in de cloud dan u wellicht denkt. Niet alleen tekstverwerken, maar ook zware taken als foto- en videobewerking zijn mogelijk in de browser. Ook kunt u online uw computer back-uppen en een huishoudboekje bijhouden. Om u op weg te helpen bij het gebruik van clouddiensten geven we veel praktijkvoorbeelden, inclusief stappenplannen, om het maximale uit de dienst te halen. Daarbij verwijzen we regelmatig naar filmpjes op onze website. Als een stappenplan is voorzien van een video-icoon, kunt u op www.consumentenbond.nl/cloud terecht voor een instructiefilmpje. U kunt veel meer in de cloud doen dan u denkt INLEIDING 9
Tot slot: de wereld van clouddiensten is volop in ontwikkeling. Er verschijnen regelmatig nieuwe diensten of bestaande diensten worden geüpdatet. Daarom is het mogelijk dat de genoemde diensten hier en daar inmiddels net iets anders werken. Dirkjan van Ittersum is webondernemer, r, IT-journalist en auteur van computerboeken. Hij verkent enthousiast de mogelijkheden van nieuwe technologie e en geeft er graag uitleg over. 10 WELKOM IN DE CLOUD
1 KENNISMAKEN MET DE CLOUD Je hoort steeds vaker over de cloud, maar wat wordt er precies mee bedoeld? Zijn de mogelijkheden interessant voor u? In dit hoofdstuk zetten we de voor- en nadelen op een rijtje.
In dit boek laten we veel diensten de revue passeren en geven we tips en trucs om ermee te werken. Daarbij hebben we zo veel mogelijk gezocht naar diensten die in het Nederlands beschikbaar zijn, maar dat is niet altijd gelukt. In sommige gevallen gaat het om Engelstalige diensten. Tot de komst van internet, en ook nog enige tijd daarna, werd software alleen lokaal gebruikt. Je moest programma s op je pc installeren, voordat je ze kon gebruiken. Na installatie kon je ze alleen gebruiken als je bij de pc in de buurt was. Dat is aan het veranderen. Er is steeds meer onlinesoftware beschikbaar, die elders op internet draait en werkt in de browser. Typen kan bijvoorbeeld in Google Docs en foto s bewerken is mogelijk met een dienst als Pixlr. Deze programma s staan in de cloud : de bestanden en programma s zijn online opgeslagen. Daardoor heeft u de traditionele software lang niet altijd meer nodig. 1.1 De eerste clouddiensten De eerste moderne dienst die online beschikbaar was, was webmail. Al in 1996 startte Hotmail (inmiddels omgedoopt tot Outlook.com) met het aanbieden van e-mail die in de browser kon worden binnengehaald. Tot die tijd moest er altijd een programma op de pc geïnstalleerd zijn om e-mail te ontvangen (bijvoorbeeld Outlook Express, Pegasus of Eudora). In het begin kon Hotmail ook echt alleen via de browser opgehaald worden en niet via mailsoftware. Het zou nog wel even duren voordat er onlinevarianten van andere softwarepakketten werden ontwikkeld. Een van de eerste onlinetekstverwerkers was Writely in 2005 (later opgekocht door Google en geïntegreerd in Google Docs). Inmiddels zijn er veel meer softwarepakketten beschikbaar die in de browser werken. Het gaat allang niet meer alleen om mailen of tekstverwerken, zelfs videomontage is mogelijk. 12 WELKOM IN DE CLOUD
Onlinesoftware staat ook wel bekend als cloudcomputing; u kunt cloud vervangen door online. Het gebruik van de naam cloud vindt zijn oorsprong in diagrammen die IT-specialisten gebruiken voor netwerken van computers. Onder IT ers is het gebruikelijk computers die internetdiensten aanbieden in een soort wolkje te tekenen. Cloudcomputing heeft een nieuwe manier van werken geïntroduceerd. U zit niet langer vast aan die ene pc thuis of op het werk. Doordat u programma s in de browser gebruikt, kunt u op iedere computer, tablet of smartphone aan de slag. De bestanden komen niet op uw harde schijf te staan, maar worden in de cloud opgeslagen. Ze staan op de servers van bijvoorbeeld Google, Microsoft of Dropbox. Dit is hoe IT-specialisten cloudcomputing schematisch weergeven. 1.2 Voordelen De cloud biedt een aantal voordelen. We noemden er al één: u bent niet meer gebonden aan een bepaalde computer. U maakt een account aan bij een dienst en daarmee kunt u er vanaf iedere pc gebruik van maken. Bovendien zijn uw bestanden overal beschikbaar. Wie kent niet het vervelende gevoel thuis te komen van het werk met het plan om nog even door te werken aan een bepaald document en te ontdekken dat de usb-stick met het bestandje op kantoor is blijven liggen? Dat is verleden tijd bij het gebruik van een clouddienst. Het gebruiksgemak van onlinediensten is groot. Vooral het installeren is eenvoudig. Vaak is het aanmaken van een account en het doornemen van de gebruikersvoorwaarden het enige wat u hoeft te doen. Een ander voordeel is de prijs. Onlinediensten zijn vaak voordeliger dan software, vaak zelfs gratis. Dat geldt bijvoorbeeld voor webdiensten die Microsoft Office vervangen. Voor het softwarepakket betaalt u al snel meer dan 100, terwijl de webdiensten bij regulier gebruik niets kosten. Vaak zijn uitbreidingen, zoals meer schijfruimte, wel alleen tegen betaling beschikbaar. KENNISMAKEN MET DE CLOUD 13
Een aardige bijkomstigheid van software in de cloud is dat de meeste cloudaanbieders van tijd tot tijd voor updates, beveiligingsverbeteringen en nieuwe functionaliteit zorgen. U hoeft daar zelf niet achteraan te gaan. 1.3 Nadelen Er zijn ook minder positieve kanten aan clouddiensten. Als u zich verbindt aan één clouddienst, maakt u zich daar ook van afhankelijk (zie par. 1.6a). Als u een account aanmaakt bij een clouddienst, heeft u altijd de mogelijkheid de algemene voorwaarden te lezen. Vaak zijn dit lange stukken tekst, waarin staat wat de aanbieder met uw gegevens doet en hoe u geacht wordt de software te gebruiken. Lees voordat u een dienst gaat gebruiken altijd de kleine lettertjes. Er zijn bijvoorbeeld fotodiensten die zich het recht op uw beelden toe-eigenen en die gebruiken voor eigen doeleinden, bijvoorbeeld advertenties. Dit geldt onder andere voor Photobucket (zie hoofdstuk 5). Bedenk goed of u zo n dienst wilt gebruiken. Ook staat in de algemene voorwaarden vaak dat diensten uw bestanden ongevraagd mogen verwijderen, bijvoorbeeld als er sprake is van illegale inhoud. Er is dan waarschijnlijk software actief die controleert wat u uploadt. Dat geldt in elk geval voor Microsoft SkyDrive, maar vermoedelijk voor meer diensten. Houd er bovendien rekening mee dat algemene voorwaarden soms zonder waarschuwing veranderen, net als het uiterlijk en de functionaliteit van de dienst. Zo paste Google in november 2013 de algemene voorwaarden zo aan, dat vanaf dat moment namen, foto s en recensies van gebruikers ingezet mogen worden voor advertentiedoeleinden. Dergelijke veranderingen zorgen regelmatig voor verontwaardigde reacties bij gebruikers. Nog een nadeel: onlinesoftware kan functies veranderen zonder dat u daar invloed op heeft. Bij lokale software kunt u bij veranderingen waar u niet blij mee bent, besluiten een update niet uit te voeren. Bij cloudsoftware heeft u die keuze niet. 14 WELKOM IN DE CLOUD
In 2011 was er een probleem bij de online-opslagdienst Dropbox, waardoor accounts zonder wachtwoord toegankelijk waren. Dit is destijds snel opgelost en u kunt Dropbox gewoon gebruiken. Houd echter altijd in uw achterhoofd dat het meestal geen goed idee is privacygevoelige zaken op internet op te slaan.! Bij het gebruik van clouddiensten bent u erg afhankelijk van de internetverbinding. Als internet er een keer uit ligt, heeft u pech. U kunt niet lokaal verder werken; de verbinding is noodzakelijk. Enkele clouddiensten hebben wel een voorziening voor offlinegebruik, maar ideaal is het niet. De snelheid van uw verbinding heeft bovendien invloed op de functionaliteit. Thuis is dit waarschijnlijk geen probleem, maar onderweg kunt u tegen problemen aanlopen. Veel clouddiensten worden aangeboden door Amerikaanse bedrijven. Zij vallen onder Amerikaans recht en moeten meewerken aan verzoeken van de veiligheidsdiensten in dat land, die veel meer vrijheid hebben om gegevens op te vragen dan hier in Europa. Bovendien weten we, dankzij klokkenluider Edward Snowden, dat Amerikaanse veiligheidsdiensten (NSA) de regels niet erg nauw nemen. Ze rekken de regels op bij hun aanvragen, zodat ze meer data krijgen dan strikt genomen noodzakelijk is. Ook breken ze in op servers van grote internetbedrijven als Google, Microsoft en Yahoo. Het mag duidelijk zijn dat je niet zomaar alles in de cloud moet zetten. Ook al bent u geen verdachte, toch wordt alles in kaart gebracht. Wanneer u kiest voor Europese clouddiensten, is de kans dat uw verkeer wordt gecontroleerd kleiner. Al zijn er ook berichten dat Europese veiligheidsdiensten informatie verzamelen. Wilt u zeker weten dat uw bestanden niet worden gecontroleerd? Kies dan voor een dienst die bestanden versleuteld opslaat. Veel diensten versturen de gegevens wel KENNISMAKEN MET DE CLOUD 15
versleuteld, maar slaan ze niet-versleuteld op. Daardoor kunnen hackers, als ze eenmaal toegang hebben tot een server, gemakkelijk bij uw gegevens. Bij enkele diensten, zoals Wuala (zie par. 2.3) kunt u zelf de gegevens versleutelen. Dat zorgt voor extra bescherming, omdat u dan als enige toegang heeft tot de gegevens. Als de clouddienst de gegevens voor u versleutelt, kunnen medewerkers van die dienst er ook bij. Als een webdienst geen versleuteling gebruikt, kunt u bestanden zelf beveiligen met het programma TrueCrypt (www.truecrypt.com). Dit opensourceprogramma versleutelt bestanden, mappen en zelfs hele schijven (ook usb-sticks). Bedenk wel: als u het wachtwoord vergeet, kunt u nooit meer bij de gegevens. 16 WELKOM IN DE CLOUD
Lavabit Dat privacy een heikel punt is bij clouddiensten, werd duidelijk toen de goedbeveiligde webmaildienst Lavabit in augustus 2013 besloot te stoppen. Het bedrijf moest van de NSA toegang geven tot de e-mails van alle 400.000 klanten, omdat klokkenluider Edward Snowden ook klant was. Lavabit wilde niet ingaan op die eis. De eigenaar zag geen andere oplossing dan de dienst uit de lucht te halen, omdat de privacy van klanten niet meer gegarandeerd kon worden. Niet lang daarna hield ook Silent Circle, een andere e-mailaanbieder, ermee op. De geschapen verwachting van beveiligd berichtenverkeer bleek niet langer houdbaar. 1.4 Hoezo gratis? Veel clouddiensten zijn gratis. Geld wordt verdiend door het tonen van advertenties. Om de kans dat u op advertenties klikt te vergroten, bouwen veel diensten een profiel van u op. Daarin staan zaken als uw leeftijd, taal en interesses. Zo weet het bedrijf bijvoorbeeld dat u eerder klikt op een reclame voor computers, dan op een modeadvertentie. Vooral Google staat bekend om zijn uitgebreide profielen van gebruikers, maar ook Microsoft toont gepersonaliseerde advertenties. Via choice.live.com/advertisementchoice kunt u zich afmelden voor gepersonaliseerde advertenties van Microsoft. Het bedrijf verzamelt dan nog wel data voor andere doelen, zoals het weergeven van gepersonaliseerd nieuws na een zoekopdracht. Tip De meeste cloudbedrijven laten weinig los over wat ze precies opslaan. Ze geven nauwelijks inzicht in de waarde die uw gegevens vertegenwoordigen. Eén ding is zeker: uw KENNISMAKEN MET DE CLOUD 17
Dropbox Software voor: Windows, Mac, Linux Apps voor: Android, iphone, ipad, BlackBerry, Kindle Fire Taal: Engels 2.2 Dropbox Dropbox is een synchronisatiedienst waar u eenvoudig uw bestanden online kunt opslaan. De dienst biedt in eerste instantie slechts 2 GB gratis schijfruimte aan. U kunt wat extra gratis ruimte verdienen door anderen over te halen Dropbox te gebruiken. Zo kunt u maximaal 16 GB gratis schijfruimte bij elkaar sprokkelen. Voor $9,99 per maand kunt u 100 GB schijfruimte kopen. Bij sommige duurdere modellen tablets en smartphones wordt gedurende twee jaar 50 GB gratis schijfruimte meegeleverd. Na die twee jaar kunt u ervoor kiezen om voor de onlineopslag te betalen. Het versiebeheer van Dropbox zit goed in elkaar. Met een paar muisklikken kunt u eerdere versies van een bestand terughalen. Bij een gratis abonnement worden oude versies 30 dagen bewaard. U kunt deze functie uitbreiden, waardoor u onbeperkt oude versies kunt terughalen. Daarvoor dient u de Packrat-feature te bestellen. Die kost $39 per jaar en kan alleen gebruikt worden in combinatie met een betaald Dropbox-abonnement. Bestanden worden door Dropbox beveiligd online verstuurd en versleuteld opgeslagen. De beveiliging tegen hackers is dus goed, maar niet ideaal. De dienst heeft zelf de sleutels in handen en medewerkers van de dienst hebben dus toegang tot uw bestanden. Voorwaarden & privacy In de voorwaarden kunt u lezen dat Dropbox uw bestanden alleen binnen de dienst mag gebruiken. Verder bepaalt het privacystatement dat de dienst uw publieke bestanden mag bekijken om te controleren of ze voldoen aan de voorwaarden. Als een bestand bijvoorbeeld auteursrechtelijk beschermd materiaal bevat, mag Dropbox het ongevraagd verwijderen. Dropbox scant alle bestanden die geüpload worden om te voorkomen dat exact hetzelfde bestand twee keer op de server komt te staan. Als ooit iemand anders precies hetzelfde bestand heeft geüpload, wordt er verwezen naar dat bestand, in plaats van dat het bestand dat u uploadt op 32 WELKOM IN DE CLOUD
de server wordt opgeslagen. Dat gebeurt zonder dat u er als gebruiker iets van merkt. De scans hebben voor de nodige kritiek gezorgd, omdat Dropbox zo op de hoogte is van alle documenten op de eigen servers. Encryptie voor opslagdiensten Met Boxcryptor weet u zeker dat niemand uw documenten bekijkt. Dit programma voegt encryptie toe voordat uw bestanden naar de online-opslagdienst verplaatst. U kunt de gratis versie, die voldoende mogelijkheden biedt voor thuisgebruik, downloaden via www.boxcryptor.com. Met de Boxcryptor-app voor iphone, ipad en Android kunt u bestanden ook op uw smartphone of tablet te bekijken. 2.2a Beginnen Het aanmaken van een account gaat eenvoudig via www. dropbox.com. Nadat u een account heeft aangemaakt, kunt u de software downloaden om Dropbox op uw pc te gebruiken. Er wordt een mapje op uw pc geplaatst en de bestanden die u daarin zet, zijn beschikbaar via Dropbox. U kunt deze bestanden op andere locaties openen via de website of de Dropbox-app. Als u bestanden bewerkt, worden ze automatisch gesynchroniseerd. 2.2b Bestanden delen Vanuit Dropbox kunt u bestanden delen met mensen die al een Dropbox-account hebben en met mensen zonder Dropbox-account. Met personen die al een Dropbox-account hebben, kunt u hele mappen delen. OPSLAG & BACK-UP 33
1 2 Dropbox 1 Ga naar dropbox.com en ga naar Sharing. 2 Klik op New shared folder. 3 Kies of u een bestaande of nieuwe map wilt delen. 3 34 WELKOM IN DE CLOUD
4 4 Als u een bestaande map wilt delen, kunt u die hier selecteren. 5 Vul de e-mailadressen in van degenen met wie u de map wilt delen en typ eventueel een bericht voor de ontvanger. 5 Degene die uitgenodigd is, krijgt een mail dat er een map gedeeld is. Hij moet wel een Dropbox-account hebben om de map te kunnen bekijken en bewerken, of er een aanmaken. OPSLAG & BACK-UP 35
Als u bestanden of mappen wilt delen met personen die geen Dropbox-account hebben, kunt u een link delen. Dropbox 1 1 Log in op dropbox.com en klik met de rechtermuistoets op het bestand dat u wilt delen. Kies in het menu voor Share link. 2 Vul het e-mailadres van de ontvanger in en voeg, indien gewenst, een bericht toe. 2 3 De ontvanger krijgt nu een bericht. Als er een foto is gedeeld, wordt deze meteen getoond, gaat het om een ander bestand dan kan de ontvanger het bestand via de link downloaden. 3 4 Als u de link wilt verwijderen, klikt u op het tandwielicoon en kiest u voor Remove link. 4 36 WELKOM IN DE CLOUD
Houd er rekening mee dat er geen wachtwoord op gedeelde bestanden zit. Iemand kan de link dus verder doorsturen. Het is dus niet aan te raden privacygevoelige informatie, bijvoorbeeld uw boekhouding, op deze manier te delen.! Kopiëren of verplaatsen? Bestanden die in een gedeelde map staan, kunnen worden gewijzigd door iedereen met wie die map gedeeld is. Het kan gebeuren dat bestanden ineens uit de map verdwenen zijn. Dat komt doordat computers bestanden standaard verplaatsen als u ze vanuit de Dropbox-map bijvoorbeeld op het bureaublad van de computer zet. Na deze actie wordt de map gesynchroniseerd en wordt het bestand uit de map, en dus ook uit de cloud, verwijderd. Dit is te ondervangen door bestanden uit de Dropbox-map te kopiëren, zodat ze op het bureaublad én in de cloud beschikbaar blijven. Wie met veel mensen een map deelt, moet iedereen dus op het hart drukken dat de bestanden alleen moeten worden gekopieerd. 2.2c Automatische camera-uploads De apps van Dropbox hebben een handige extra functie. Zodra u een foto maakt met uw smartphone of tablet wordt deze automatisch, op de achtergrond, naar Dropbox gekopieerd. Mocht u dit niet willen, dan kunt u de optie uitzetten. U kunt instellen dat foto s alleen gekopieerd worden als er wifi-verbindingen zijn, maar ook als er een 3G- of 4G-verbinding beschikbaar is. Foto s en vooral video s nemen veel ruimte in beslag. Automatisch uploaden naar Dropbox kan dus een flinke hap nemen uit uw databundel. Heeft u een kleine bundel, dan kunt u automatische uploads beter alleen bij een wifi-verbinding toestaan. Ook met de desktopsoftware van Dropbox kunt u foto s OPSLAG & BACK-UP 37
automatisch uploaden. Het gaat dan bijvoorbeeld om foto s die u met een digitale camera heeft gemaakt. De foto s kunnen op Dropbox worden opgeslagen, zodra u ze op de pc zet. Als u veel foto s op uw camera heeft staan, kan het uploaden even duren. Dropbox 1 Zoek in het startmenu op Autoplay. 2 2 Klik op Standaard instellingen voor media of apparaten wijzigen. 3 Zet een vinkje voor Automatisch afspelen voor alle media en apparaten gebruiken. 4 Kies bij Afbeeldingen en Videobestanden voor Dropbox-import. 1 3 4 38 WELKOM IN DE CLOUD
5 De eerstvolgende keer dat u foto s of video s op de pc wilt zetten, vraagt Dropbox of u automatische camera-uploads wilt toestaan. Zet het vinkje als u dit wilt toestaan. 5 6 7 2.2d Weergave veranderen Dropbox toont uw documenten standaard in een lange lijst (de Files-weergave) een prima weergave voor tekstdocumenten of spreadsheets, maar minder geschikt voor foto s. U kunt foto s eenvoudig bekijken in de Photos-weergave. Hier ziet u al uw foto s in uw Dropbox, gesorteerd op datum. 6 Klik op Start import en de foto s/video s worden automatisch geïmporteerd. 7 Klik op Cancel als u de bestanden toch niet automatisch wil laten importeren. OPSLAG & BACK-UP 39