Functionaliteit e-depot Gevraagde demonstraties en toelichting van de functionaliteiten van de aangeboden e-depot voorzieningen.
Inhoud Inleiding... 2 Generieke onderwerpen... 3 Opname van archiefobjecten... 5 Opslag van archiefobjecten... 6 Metadata beheer... 7 Beheer... 8 Preservatie planning... 9 Toegang... 10 Vernietigen... 11 1
Inleiding Naar aanleiding van het eerste deel van de marktverkenning naar e-depots door de Zeeuwse overheden bent u van harte uitgenodigd om deel te nemen aan de volgende fase. De Zeeuwse overheden willen inzicht krijgen in de daadwerkelijke mogelijkheden en beperkingen van beschikbare e-depot voorzieningen. Aan het einde van deze fase wordt een rapportage opgesteld die openbaar beschikbaar wordt (onder meer voor alle geïnteresseerde zorgdragers). Als leverancier krijgt u vooraf inzage in hetgeen over u en uw oplossing gepubliceerd wordt. Voor de vervolgfase willen we graag een demonstratie van de functionaliteit(en) van uw e-depot voorzieningen en een antwoord op de vragen op de volgende pagina s. Samen met u plannen we hiervoor een afspraak in januari of februari 2016. De Zeeuwse overheden benadrukken nogmaals dat er geen sprake is van een inkooptraject. Het doel van de marktverkenning is het verkrijgen en delen van inzichten, zonder enige vorm van verplichtingen voor betrokken partijen. 2
Generieke onderwerpen Onderstaande gevraagde functionaliteiten zijn van toepassing op alle onderdelen van de e- depot voorzieningen. 1. Voor welke onderdelen / functionaliteiten vindt logging plaats? Logging vindt plaats op de het muteren van metadata. Daarnaast wordt gebruik gemaakt van versiebeheer (documenten). Roadmap: uitbreiden audittrailing: bijv. wijzigen vertrouwelijkheid, wijzigen onderwerp, statuswijzing etc. 2. Op welke wijze is vorm en inhoud gegeven aan informatiebeveiliging? Toegang vindt plaats via username/password. Archiefbestanddelen worden per zorgdrager beschikbaar gesteld. Openbare archiefbestanddelen zijn voor iedereen beschikbaar. Autorisatie- en rechtenstructuur in te richten (Interface Level Security en Object Level Security). 3. Op welke wijze is vorm en inhoud gegeven aan openbaarheid en vertrouwelijkheid vanuit de Wbp en Wob? Archiefbestanddelen worden via openbaarheid en vertrouwelijkheidsindicatie afgeschermd. Attributen voor vertrouwelijkheid en openbaarheid, en voor publiceerbaar. Vertrouwelijkheidsattribuut stelt rechten in. 4. Welke continuïteitsmaatregelen zijn getroffen rondom de e-depot voorzieningen (organisatie, mensen, processen en techniek)? Continuïteitsmaatregelen tref je door een bewaarstrategie op te stellen, door duurzaamheidsbeleid op te stellen etc. Technisch plaatsen wij informatie in een kluis in een platte structuur als informatiepackages die overgezet kunnen worden naar andere e-depot oplossingen. wordt vastgelegd. (Duurzaamheid). 5. Welke methodieken / controles / checksums worden toegepast om aan te tonen dat archiefobjecten en metadata authentiek (onveranderd) is? Vanaf versie 2 worden documenten via hashing mechanisme van een checksum voorzien, waarmee de authenticiteit kan worden aangetoond. Bij het overdragen naar de kluis wordt iedere informatiecontainer (brondocument en metadata) van een checksum voorzien. In de kluisfunctionaliteit wordt de checksum continue gecontroleerd op correctheid en wordt ingegrepen bij een afwijking. 6. Wordt binnen het e-depot gebruik gemaakt van encryptie? Er wordt geen gebruik gemaakt van encryptie. 3
7. Op welke wijze is voorzien in continuïteit voor de zorgdrager bij continuïteitsproblemen bij de leverancier? De archiefbestanddelen worden in een informatiecontainer (metadata en brondocumenten) vastgelegd in een digitale kluis. Deze digitale kluis bevat alle informatie die is opgeslagen in het e-depot. Deze informatie is bij continuïteitsproblemen eenvoudig over te brengen naar een ander e-depot oplossing. Daarnaast wordt de software in een escrow gedeponeerd, waarop de klant een escrowregeling kan afsluiten. 8. Welke voorwaarden zijn verbonden aan een beëindiging van de overeenkomst tussen zorgdrager en leverancier? Voorwaarden worden vastgesteld bij het aangaan van een overeenkomst. 9. Welke audits vinden er plaats rondom de e-depot voorzieningen en organisatie? Er zijn nog geen audits gedefinieerd. Audit voor ED3 compliancy wordt overwogen. 10. Welke rapportages / inzagemogelijkheden zijn er voor de zorgdrager beschikbaar rondom het e-depot (onder meer met betrekking tot opname, opslag, beheer, data management, preservatie, toegang en vernietiging)? Ceelo beschikt over een standaard rapportage tool. Er kunnen standaard rapporten gemaakt worden over alle metadata die in Ceelo zijn opgenomen. Standaard rapportage voor vernietiging wordt meegeleverd. 4
Opname van archiefobjecten 1. Welke (digitaal duurzame) bestandsformaten kunnen worden opgenomen? Ceelo kan in principe alle bestandformaten opnemen. Ceelo heeft de mogelijkheid om documenten om te zetten naar PDF/A (of elke andere door de gemeenschap gedefinieerde standaard), waarbij het originele document ook blijft behouden. 2. Op welke wijze(n) moeten / kunnen archiefobjecten en metadata worden aangeleverd door zorgdragers? Bij voorkeur dient de aanlevering van metadata in XML en archiefobjecten in duurzaam formaat te geschieden. Andere formaten zijn ook mogelijk, waarbij afhankelijk van het formaat bekeken wordt hoe de plaats zal vinden. 3. Welke metadatasets kunnen worden gebruikt? Ceelo maakt gebruikt van TMLO 4. Op welke wijze vindt mapping plaats tussen aangeleverde en toegestane metadata? Mapping vindt plaatst op basis van stylesheets. 5. Op welke wijze wordt gecontroleerd of aangeleverde archiefobjecten en metadata op de juiste wijze zijn opgenomen? Controle vindt plaats op basis van succeeded-failed folders, met logging op detailniveau (errorlog). Roadmap: verrijken ingest- en integratietechniek. 5
Opslag van archiefobjecten 1. Op welke wijze worden metadata en archiefobjecten opgeslagen? Ceelo: metadata in databasevelden en associaties. Bronbestand onder beheer van Ceelo op FTP. Dit is redundant: origineel en vigerende versie. 1. Gezamenlijk of afzonderlijk? Eenmalig of redundant? Kluis: 4x redundant (informatiepackages per object). 2. Welke opslagformaten worden ondersteund (audio, video, mail, databases, websites, enzovoorts)? Audio, video en mail, verder alle soorten documentformaten worden ondersteund. 3. Op welke wijze wordt informatie opgeslagen die in meerdere zaken / dossiers voorkomt? Informatie wordt zoveel mogelijk plat opgeslagen om het beheer van relaties te vermijden. Verwijzingen tussen complete objecten vindt plaats via associaties. 4. Kan worden voorzien in behoud van functionaliteit van bronsystemen en formaten? Bijvoorbeeld MS Excel? In Excel aangeleverd object wordt ook in Excel formaat opgeslagen (origineel), waarbij informatie m.b.t. software, bestand, extensie etc.(technische metadata) wordt vastgelegd. 5. Is er een oplossing voor duurzame bewaring van GIS-objecten (inclusief functionaliteit)? GML kan duurzaam bewaard worden. GIS-functionaliteit is alleen beschikbaar via native application bij openen origineel bronobject. 6. Welke (database) maatregelen zijn getroffen om performance te waarborgen bij toename van het archief? Alle maatregelen die het (databasemanagement) systeem ter beschikking heeft zijn ingezet om de performance te waarborgen. 7. Waar en bij wie vindt opslag plaats? Onder welke wetgeving? Je mag zelf bepalen waar de opslag plaatsvindt. Bij cloud-opslag adviseren wij een archiefbewaarplaats in Nederland onder de Europese wetgeving. 8. Vindt opslag plaats op meerdere fysieke locaties? Zo ja, waar? Kluisfunctie, meervoudig op 2 fysieke locaties in Nederland. 6
Metadata beheer 1. Welke processen zijn er voor metadata management binnen het e-depot en in uw organisatie? Bij aanlevering in XML worden metadata overgezet naar het metadataschema van Ceelo. 2. Welke zijn geautomatiseerd en welke handmatig? Dat is afhankelijk van de source (gecontroleerde invoer / ongecontroleerde invoer). Hoe meer informatie beschikbaar is (gecontroleerde invoer), hoe meer geautomatiseerd kan worden verwerkt. 3. Wat moet / kan de zorgdrager uitvoeren? Zorgdrager kan ervoor kiezen om het beheer zelf uit te voeren of uit te besteden bijv. aan Doxis. 4. Welke mogelijkheden zijn er voor aanpassing van het metadatamodel? Aanpassing via autorisaties (bepaalde velden bv. niet tonen). Uitbreiding c.q. wijziging metadatamodel alleen centraal en in overleg, volgend op TMLO regels (d.w.z. wanneer de metadataset ook daadwerkelijk wordt vertaald naar een datamodel). Geen klantspecifieke aanpassingen. 7
Beheer Hoe het beheer wordt uitgevoerd is afhankelijk voor welke installatievorm wordt gekozen. Bij een cloud installatie vindt het technische beheer plaats door Circle Software. Bij een on-premise installatie vindt het technische beheer plaats door eigen systeembeheerders of kan het beheer worden uitbesteed. De beheerders ontvangen in ieder geval een gedegen opleiding voor het beheer. Het functioneel beheer vindt in beide omgevingen door de zorgdrager plaats. Ook hier zullen de beheerders gedegen worden getraind. Afspraken worden in overleg met de opdrachtgevers vastgelegd. 1. Welke beheerprocessen worden door de leverancier uitgevoerd? 2. Hoe vindt functioneel, technisch en applicatie beheer plaats? 3. Welke methodieken worden gevolgd ITIL / ASL / BISL / COBIT? 4. Welke beheertaken kan / moet de zorgdrager uitvoeren? 5. Worden afspraken vastgelegd in SLA s / DVO s? 6. Welke afspraken zijn er over monitoring, rapportages en te leveren prestaties? 7. Hebben zorgdragers invloed op verdere ontwikkelingen van het e-depot? Ja, maar wel binnen de kaders van landelijke ontwikkelingen. 8. Staat de leverancier open voor cocreatie? Zijn daar voorbeelden van? De gemeenten Putten en Den Bosch. 9. Is er een gebruikersvereniging? Ja er is een gebruikersvereniging van Circle, maar nog niet specifiek gericht op Ceelo. 8
Preservatie planning Circle neemt deel aan diverse Nederlandse en internationale gremia die zich o.a. bezig houden met standaard bestandsformaten (denk hierbij aan King, NEN-ISO, kennisgroepen etc.). Aan de hand van bevindingen en aanbevelingen op het gebied van verduurzamen worden de bestanden van onze klanten nauwkeurig in de gaten gehouden. Preservatie is een taak van de Zorgdrager. In de relatie met onze opdrachtgevers, zijn jaarlijkse evaluaties opgenomen van de geleverde voorzieningen. Met de zorgdragers worden toevoegingen van nieuwe formaten besproken en worden aangebrachte wijzigingen getoetst. 1. Welke ervaringen heeft de leverancier op het gebied van preservatie planning? 2. Welke (organisatorische en technische) maatregelen zijn opgenomen in het e-depot om duurzame toegang tot archiefobjecten en metadata te garanderen? 3. Wordt er geregeld / real time gecontroleerd of archiefobjecten en metadata nog authentiek, integer en toegankelijk zijn? Wordt continue gecontroleerd in de digitale kluis. 4. Wat wordt er van de zorgdrager verwacht op het gebied van preservatie planning? Welke kennis en kunde is noodzakelijk? 9
Toegang 1. Ondersteunt het e-depot toegang voor verschillende doelgroepen? Ja, deze zijn te definiëren. 2. Kan er onderscheid gemaakt worden voor toegang op basis van de Archiefwet en de Wet openbaarheid bestuur? Archiefbestanddelen worden via openbaarheid en vertrouwelijkheidsindicatie afgeschermd. Juridische overdracht staat op de roadmap, waarbij de toegang op archiefbestanddelen wordt verplaatst van WOB naar Archiefwet. 3. Wie verzorgt het toegangsbeheer? Wat wordt van de zorgdrager verwacht? De zorgdrager bepaalt zelf wie toegang heeft tot zijn informatie. 4. Kan toegang worden verleend aan ketenpartners? Ja. 5. Welke kanalen / middelen (kunnen) worden ingezet voor toegang? Ceelo Web op server buiten DMZ; actieve publicatie maar dan moet er wel een ontvangende partij zijn om dit bv. in een website te tonen. 6. Welke zoekmogelijkheden zijn er beschikbaar? Op basis van Ceelo CS en Ceelo Web (eigen zoekfunctionaliteit). Inzet andere zoekmachine: optie MyLex. Op elk metadata gegeven kan worden gezocht, in samenhang, per rubriek; vrije tekst. 7. Welke mogelijkheden zijn er om te zoeken op context / samenhang (bijvoorbeeld zaakdossiers)? Ja, zie vraag 6. 8. Welke mogelijkheden zijn er voor de gebruiker om te controleren of de aangeboden informatie volledig en intact is? Controle wordt gedaan door zorgdrager. Geconstateerde onvolledigheid wordt in metadata vermeld. Dat betekent tevens dat alle benodigde informatie is vastgelegd en niet te vroeg wordt vernietigd. 9. Wat wordt aan de gebruikers getoond (kopie / origineel)? Gebruiker krijgt in principe de laatst opgeslagen versie te zien. Origineel (formaat) kan ook getoond worden. 10
Vernietigen 1. Op welke wijze is voorzien dat de zorgdrager de regie houdt over vernietiging? Ceelo voorziet in een vernietigingsmodule waar de beheerder (namens de zorgdrager) stap voor stap doorheen wordt geleid, ook bij de selectie van de te vernietigen archiefstukken. 2. Wat gebeurt er technisch bij vernietigen? Is weg ook echt weg? Bronobject (het archiefstuk zelf) is gegarandeerd echt weg. Object met metadata wordt gewijzigd naar een zgn. vernietigd object waarbij alle associaties verwijderd worden en alleen zeer basale informatie achter blijft. Deze vernietigde objecten kunnen uiteindelijk ook verwijderd worden en dan is alles echt weg. 3. Op welke wijze is te zien dat informatie vernietigd is? Rapporten (protocol) en vernietigde objecten. 4. Hoe wordt omgegaan met te vernietigen informatie die in meerdere zaken / dossiers voorkomt? Rapportage geeft dit weer en in de vernietigingsprocedure is voorzien in maatregelen om ongewenste vernietiging te voorkomen. 11