Nota van Inlichtingen Openbare Europese aanbesteding IT-hardware t.b.v. Stichting Katholiek Onderwijs Noordoost-Twente Aanbesteding Openbare Europese aanbesteding IT-hardware t.b.v. Stichting Katholiek Onderwijs Noordoost-Twente Aanbestedende Dienst: Stichting Katholiek Onderwijs Noord Oost Twente Referentie: 114411 Omschrijving: Doel van deze aanbesteding is het aangaan van een Raamovereenkomst met één partij voor de levering IT-hardware zoals desktops, tablets, laptops, chromebooks, beeldschermen en computertoebehoren enz. Toelichting: Hierbij ontvangt u de tweede Nota van inlichtingen ten behoeve van de aanbesteding IT-hardware van Konot. Betreft Nota van Inlichtingen - vraag 7 en 24 40 Vraag U geeft aan dat u op basis van ervaringscijfers en marktonderzoek tot de genoemde maximale prijzen bent gekomen. Bent u desondanks bereid deze tarieven nogmaals kritisch te bekijken? Met name mobiele devices waaronder de leerlinglaptop met een kostbare garantievorm van drie jaar onsite voor 475,00 Euro. Akkoord, Voor de volledigheid is een nieuw prijzenblad toegevoegd. Alle Inschrijvers dienen van deze versie (bijlage 05 - rekenblad IT-hardware na NVI 2) gebruik te maken. Hierdoor wijzigt ook de maximumprijs van de totaalprijs voor de inschrijvers. Deze wordt gesteld op: 446,25 De genoemde minimumprijs voor de totaalprijs blijft ongewijzigd. Voor de volledigheid heeft Konot ook pagina 21 en 22 die betrekking hebben op de beoordeling van de totaalprijs aangepast en als bijlage toegevoegd. Betreft Desktop SFF - vraag 39 NVI 41 Vraag DVI is een verouderde standaard. Bij de huidige zakelijke desktops is deze aansluiting vervangen door DisplayPort. Er zijn momenteel dan ook geen zakelijke desktops in de markt die zijn voorzien van een HDMI en DVI aansluiting. Wij verzoeken u dan ook met klem om de eis van DVI te laten vervallen en DisplayPort toe te staan. Bent u hiertoe bereid? Op veel Locaties zijn nog teveel beeldschermen met VGA aansluiting aanwezig. Indien de Opdrachtnemer garandeert zorg te dragen voor gratis converters zal Konot instemmen met uw verzoek. Betreft Laptop docent - vraag 17 NVI 42 Vraag Aangezien USB 3.0 de huidige standaard is, willen wij u vragen 2 x USB 3.0 en 1 x HDMI toe te staan. Gaat u hiermee akkoord? Datum genereren Nota van Inlichtingen: 22-12-2016 Pagina 1 of 6
Konot eist minimaal 3x USB-aansluitingen waarvan minimaal 2x USB 3.0. Indien Inschrijver 3x USB 3.0 aanbiedt is dat ook akkoord. Betreft Android tablet - vraag 12 en 13 NVI 43 Vraag U geeft aan dat u blijft bij de oorspronkelijke minimumeisen betreffende geheugen (T90) en opslag (T91). Na rondvraag bij diverse fabrikanten blijkt echter dat er geen tablets in de markt zijn die aan alle door u gestelde eisen voldoen. Daarom vragen wij u met klem eis T90 te heroverwegen en alsnog aan te passen nar 2 GB. Bent u daartoe bereid? Akkoord, de eis T90 wordt aangepast. Eis T90 wordt: Geheugen: minimaal 2GB Betreft Tablet Windows - NVI vraag 10 en 11 44 Vraag Na rondvraag bij de diverse fabrikanten is gebleken dat er geen tablet in de markt is die voldoet aan alle gestelde eisen voor de maximale prijs van 425 Euro, zoals door u gesteld. Wij vragen u daarom om eis T114 betreffende de resolutie van het scherm aan te passen van 1920 x 1200 naar 1280 x 800 zodat er wel invulling mogelijk is. Bent u hiertoe bereid? Akkoord eis T114 wordt aangepast. Eis T114 wordt: Resolutie ingebouwd scherm minimaal 1280 x 800 Betreft Eis S5 - Drivers 45 Vraag De beschikbaarheid van drivers wordt volledig door de fabrikant gereguleerd. Inschrijvers hebben hier geen invloed op. Doorgaans zijn deze nog 5 jaar beschikbaar maar Inschrijvers kunnen dit niet garanderen. Is aanbestedende dienst zich hiervan bewust? Eis S5 wordt aangepast. Eis S5 wordt: De aangeboden drivers dienen vanaf aanschaf online beschikbaar door Opdrachtnemer of de producent beschikbaar te worden gesteld. De Opdrachtnemer houdt telkens (een kopie van) de laatste versie voor Konot beschikbaar, tot minimaal 5 jaar na aanschaf van de IT-hardware. Betreft Plafondbedragen 46 Vraag U geeft plafondbedragen op waarvan u aangeeft dat deze op basis van marktonderzoek haalbaar zouden moeten zijn. U vraagt echter niet alleen om het artikel maar ook om verregaande dienstverlening (BIOS aanpassen, Imagen, asset taggen, onverpakt aanleveren en installeren op locatie) en garantievoorwaarden (3 jaar NBD) waardoor het plafondbedrag voor veel van deze artikelen met de gevraagde specificaties niet meer haalbaar zijn. Door de concurrentiestelling tijdens de aanbesteding kunt u reeds uitgaan van scherpe prijzen, ook zonder het hanteren van plafondbedragen. Inschrijver vraagt u daarom de plafondbedragen te laten vervallen en de Inschrijvers relatief aan elkaar te beoordelen. Zo niet dan verzoeken we u de plafondbedragen naar boven bij te stellen. Datum genereren Nota van Inlichtingen: 22-12-2016 Pagina 2 of 6
Plafondbedragen zijn niet ingesteld voor behalen van scherpe prijzen maar om een absolute beoordelingsmethodiek te kunnen hanteren. Het is geenszins de bedoeling van de Konot om irreële of niet waar te maken prijzen te vragen. Derhalve heeft zij enkele maximumprijzen aangepast. Zie hiervoor ook het nieuwe prijzenblad. Elke Inschrijver dient deze laatste versie van het prijzenblad te gebruiken bij haar Inschrijving. Betreft Vraag 21 1e NVI Pagina 36 T7 47 Vraag Wij vragen u om de eis bij de Desktop SSF te laten vervallen, DVI is een verouderde standaard en is inmiddels vervangen door DP/HDMI. Gaat u hiermee akkoord? Op veel Locaties zijn nog teveel beeldschermen met VGA aansluiting aanwezig. Indien de Opdrachtnemer garandeert zorg te dragen voor gratis converters zal Konot instemmen met uw verzoek. Betreft Vraag 24 1e NVI - Eis S3 Next Business Day onsite garantie 48 Vraag Tabletfabrikanten werken niet met Next business day onsite garantie. Doorgaans hanteren zij een carry-in garantie van 2 jaar. Inschrijvers kunnen u eventueel zelf de on-site aanbieden, maar dan heeft u kans dat de reparateur niet over de juiste certificeringen beschikt en is de garantieafhandeling niet overdraagbaar bij wisseling van leverancier. Inschrijver vraagt u daarom de garantie-eis voor tablets aan te passen naar 2 jaar standaard fabrieksgarantie (doorgaans carry-in). Gaat aanbestedende dienst hiermee akkoord? Konot heeft begrip voor de opmerking van Inschrijver. Echter voor Konot is het een praktisch probleem indien een tablet een (langere) periode niet beschikbaar is. Konot wil daarom Inschrijvers vragen om in het licht van deze eis een oplossing te presenteren. Deze kan nader worden uitgewerkt bij casevraag 11. Betreft Vraag 17 1e NVI - Pagina 37 T26 49 Vraag U vraagt bij de leerlingen laptop aan aansluitingen: minimaal 1x USB 3.0 + 2x USB 2.0 + 1x HDMI 1.3 type A con. Wij verzoeken u om de eis aan te passen naar: minimaal 1 x USB 3.0 en 1 x USB 2.0 + 1 x HDMI 1.3 type A con. Gaat u hiermee akkoord? Niet akkoord. Betreft Vraag 24 1e NVI - Eis S3 Next Business Day onsite garantie 50 Vraag U vraagt 3 jaar Next Business Day onsite garantie en vervolgens geeft u aan dat de hardware dan de eerstvolgende werkdag moet worden vervangen. Next business day onsite garantie wil zeggen dat er de eerstvolgende werkdag na melding een reparateur bij u op locatie staat om de apparatuur te repareren. Het is geen basis om standaard de apparatuur te vervangen. Is aanbestedende dienst zich hiervan bewust? Ja, de volgende dag moet er een reparateur zijn die het probleem oplost. Dit kan zijn door reparatie of vervanging. Datum genereren Nota van Inlichtingen: 22-12-2016 Pagina 3 of 6
Betreft Vraag 31 1e NVI - Pagina 34 T73 en T78 51 Vraag U bent akkoord gegaan met het wijzigen van de A8 chip voor de Tablet ios. Voor de kleine tablet ios betekent dit een andere prijs omdat er ook een ander model wordt ingezet. Dit is wel noodzakelijk gezien uw eis aangaande lifecycle. Wij verzoeken u daarom ook de prijs aan te passen van de tablet ios klein naar maximaal 362. Het is geenszins de bedoeling van de Konot om irreële of niet waar te maken prijzen te vragen. Derhalve heeft zij enkele maximumprijzen aangepast. Zie hiervoor ook het nieuwe prijzenblad. Elke Inschrijver dient deze laatste versie van het prijzenblad te gebruiken bij haar Inschrijving. Betreft Vraag 8 1e NVI - Programma van eisen L2 Levertijd van 10 werkdagen kernassortiment 52 Vraag U geeft aan dat Inschrijvers een maximale levertijd van 10 werkdagen mogen hanteren tov de te leveren hardware. 10 dagen volstaat zeker voor standaard hardware. Echter kunnen niet alle merken in het Gartner Magic Quadrant met standaard hardware volstaan voor de uitgevraagde specificaties. Hiermee beperkt u het level playing field. Inschrijver vraagt u daarom de maximale levertijd voor de uitgevraagde producten alsnog uit te breiden naar 15 werkdagen. Akkoord. Betreft 4.10 klachten 53 Vraag U geeft hier aan dat het e-mailadres voor klachten XXXXX@konot.nl is. Inschrijver vermoedt dat deze tekst onvolledige is. Kunt u hier het correcte e-mailadres voor opgeven? Dit betreft een nieuwe vraag. Aangezien deze vraag echter voor alle Inschrijvers van belang kan zijn zal Aanbestedende Dienst deze vraag alsnog beantwoorden. Het emailadres waar Inschrijvers hun klacht(en) kunnen indienen luidt: computerhelpdesk@konot.nl Betreft Vraag 36 1e NVI - Pagina 37 T23 54 Vraag N.a.v. uw antwoord op vraag 36 met betrekking tot full hd beperkt het aanbod enorm wat resulteert in een veel duurdere laptop voor leerlingen. Onze ervaring is dat Full HD voor leerlingen geen meerwaarde biedt en al helemaal niet op een 11 of 13 inch scherm. Wij adviseren u derhalve om de term Full HD te laten vervallen. Dit levert u een perfect aanbod van prijs en kwaliteit op. Gaat u hiermee akkoord? Niet akkoord, Konot is van mening dat er voldoende full HD beschikbaar is. Datum genereren Nota van Inlichtingen: 22-12-2016 Pagina 4 of 6
Betreft Financieel economische draagkracht 55 Vraag U vraagt inschrijvers een volledig financieel overzicht in te vullen aangaande de jaarcijfers van de afgelopen 2 boekjaren teneinde te bewijzen dat zij over voldoende financiële draagkracht beschikken om onderhavige opdracht voor de volledige duur ten uitvoering te kunnen brengen. Alle inschrijvers dienen deze reeds bij Inschrijving te voorzien. Dit strookt echter niet met de aanbestedingsrichtlijnen van de overheid aangaande het beperken van de administratieve lasten van Inschrijvers. Inschrijver vraagt u daarom de bewijslast conform bijlage 2 enkel op te vragen bij de Inschrijver die in aanmerking komt voor voorlopige gunning in de verificatiefase. Zo heeft u de bewijzen die u nodig heeft vanuit de (voorlopig) gegunde partij en vermindert u de administratieve lasten voor andere Inschrijvers. Gaat aanbestedende dienst hiermee akkoord? Akkoord, uitsluitend bij voorlopige gunning zal de gevraagde bewijslast worden opgevraagd. Betreft Vraag 34 1e NVI - Pagina 38 T56 56 Vraag N.a.v. vraag 34 geeft u aan dat de minimale opslag 32Gb moet zijn. Indien inschrijver een zeer goed alternatief kan aanbieden met uitbreiding dmv een SD card gaat u hiermee dan akkoord? Nee, er mag geen opslag door middel van SD-kaart worden aangeboden. Betreft Beroep op draagkracht derden 57 Vraag U geeft aan dat wanneer Inschrijvers een beroep doen op de draagkracht van derden. Zij dat aan moeten geven in het UEA formulier. Het UEA formulier dicteert vervolgens dat er ook een UEA moet worden ingevuld ten behoeve van de derde op wiens draagkracht een beroep wordt gedaan. Inschrijver vraagt u daarom ook de UEA in PDF ter beschikking te stellen teneinde dat deze doorgestuurd kan worden naar de derde op wie een beroep wordt gedaan. Dit document is reeds bij de publicatie aan Inschrijvers ter beschikking gesteld. U kunt het document vinden bij de andere aanbestedingsdocumenten. Betreft Vraag 23 1e NVI - Eis C1 Prijzen vast tot 1-3-2018 58 Vraag Datum genereren Nota van Inlichtingen: 22-12-2016 Pagina 5 of 6
U geeft aan dat prijzen vaststaan tot 1 maart 2018. Dit is ruim een jaar. U heeft hierin gelijk dat doorgaans de prijzen dalen. Dit is echter geen garantie. Er treden regelmatig fluctuaties in de prijzen op door wisselkoersen, schaarste van bepaalde systeemcomponenten of macroeconomische invloeden. Hierdoor kunnen prijzen onverwacht voor langere tijd hoger uitvallen. Door de prijzen voor een jaar vast te zetten lopen Inschrijvers hiermee een aanzienlijk bedrijfsrisico. Inschrijvers zijn door het gehanteerde prijsbeleid gedwongen deze risico s in te calculeren in aangeboden prijzen. Wanneer u de prijzen voor slechts 6 maanden vastzet en daarna Inschrijvers de mogelijkheid biedt om met u in overleg te gaan bij stijging van de inkoopprijzen, hoeven zij deze risico's niet in te calculeren. Opdrachtnemer kan bijvoorbeeld de gestegen inkoopprijzen aantonen door het overleggen van bijvoorbeeld inkoopoffertes vanuit fabrikanten of distributeurs. Zo ontvangt u betere prijzen bij Inschrijving omdat er geen onnodige risico s in worden gecalculeerd. Gaat aanbestedende dienst hiermee akkoord? Niet akkoord, Konot is van mening dat de prijs van een model, mede gezien de levenscyclus van IT-hardware, normaal gesproken eerder zal dalen na 6 maanden dan stijgen. Betreft Wachtkamerovereenkomst 59 Vraag U geeft aan dat de prijslijst van de Inschrijver met een wachtkamerovereenkomst wordt bevroren. De looptijd van de overeenkomst bedraagt echter in potentie 4 jaar. Mocht u halfweg na de tweede verlenging alsnog de raamovereenkomst met de nummer 1 ontbinden en een overeenkomst sluiten met de nummer 2. Dan heeft deze zijn aanbod meer dan 2 jaar gestand moeten doen. Dit is excessief. De life cycles van producten zijn doorgaans slechts 18 maanden, laat staan dat Inschrijvers nu kunnen voorzien wat voor prijzen vergelijkbare producten over meer dan 2 jaar hebben. Inschrijver vraagt u daarom t.b.v. de wachtkamerovereenkomst de prijslijst slechts te bevriezen gedurende 6 maanden na het sluiten van de wachtkamerovereenkomst. Daarna vragen we een indexatie op basis van de wijziging in inkoopprijs. Gaat aanbestedende dienst hiermee akkoord? Niet akkoord, Konot heeft echter begrip voor het standpunt van de Inschrijver. Derhalve zal in de Wachtkamerovereenkomst worden vermeld dat de prijslijst gedurende alleen gedurende het eerste jaar van de Wachtkamerovereenkomst wordt bevroren en dat indien Partijen op een later tijdstip (meer dan een jaar na de ingangsdatum van de Wachtkamerovereenkomst) met een verbintenis aangaan, er in overleg een indexatie zal worden vastgesteld. Datum genereren Nota van Inlichtingen: 22-12-2016 Pagina 6 of 6