De kmo en dematerialisatie? Op weg naar een digitale transformatie

De kmo en dematerialisatie? Op weg naar een digitale transformatie Dematerialisatie voor kmo s met Sage

Inhoud Inleiding 3 kmo-bedrijfsleiders, waarom overstappen naar digitalisering? 4 Vindt u echt dat uw boekhoudkundige documenten, offertes en facturen 4 thuishoren op de ring? Concentreert u zich echt op de uitbouw van uw onderneming of op uw papieren? 5 Een hoopje dat een stapel wordt en uitgroeit tot een berg? Maak er komaf mee! 6 Wil u het goedkeuren van uw betalingen vergemakkelijken? 7 Minder tijd doorbrengen op de bank? Dat is perfect mogelijk! 8 Bepaal zelf uw niveau van beveiliging 9 Vergeet uw schrijfmachine, spreadsheet of zelfs tekstverwerker 10 kmo-bedrijfsleiders, doe uw voordeel met de troeven van digitalisering 12 Klassiek schema van in- en uitgaande informatiestromen in de kmo 12 Laat de machine in uw plaats papieren documenten lezen, begrijpen en ordenen 13 Laat uw facturen voor zich spreken door middel van bijlagen 13 Ontvang vlotjes al uw elektronische facturen 14 Archiveer uw gegevens automatisch in een elektronische kluis met Sage einvoice 14 Definieer uw goedkeuringscircuit volgens uw eigen criteria 14 Verbeter uw relaties met uw bank 14 Communiceer met uw klanten met één muisklik 15 Durf uw activiteiten op het vlak van e-commerce uit te bouwen 15 Leg uw externe boekhouder in de watten 15

Inleiding Iedereen is het ermee eens: de komst van het internet in de bedrijfswereld en in het bijzonder in de wereld van zelfstandigen en kmo s heeft onze verhouding tot de fysieke wereld op haar grondvesten doen daveren. We verplaatsen ons niet langer systematisch om een aangetekende brief op de bus te doen. We dienen onze offertes niet langer noodzakelijk via de post te versturen. We hoeven niet langer naar de bank om betalingen te verrichten. Zelfs onze inkomende en uitgaande facturen worden vandaag als e-mails verzonden en ontvangen. Kortom, een groot deel van de informatie die we uitsturen en/ of toekrijgen, is gedigitaliseerd. Wie zou daarover klagen? Zeker u niet, als bedrijfsleider van een middelgrote of kleine onderneming, want er zijn niet voldoende uren in een dag om al uw werk gedaan te krijgen. Dankzij deze elektronische (r)evolutie vertienvoudigt u uw krachten en die van uw medewerkers. Bevindt uw commerciële medewerker zich bij een klant die om een aanpassing van zijn prijsofferte vraagt? Een telefoontje naar het kantoor en even later stuurt de secretaresse het gevraagde document door. Dit laatste komt enkele seconden later reeds toe in de mailbox van de klant. Heeft uw commerciële assistent een loonbriefje nodig om een hypotheeklening te krijgen bij zijn bank? U belt uw sociaal secretariaat dat u het gevraagde document op staande voet bezorgt. U kunt er niet naast kijken: de elektronica heeft het leven van de ondernemers totaal veranderd. "Hoever staat uw bedrijf met digitalisering?" 3

kmo-bedrijfsleiders, waarom overstappen naar digitalisering? Vindt u echt dat uw boekhoudkundige documenten, offertes en facturen thuishoren op de ring? Vreemd genoeg doen we niet altijd ons voordeel met het comfort van de elektronica. Om redenen die niemand kan verklaren, komen bepaalde documenten, formaliteiten en methodes, die deel uitmaken van ons beroepsleven, nog steeds op ouderwetse wijze tot stand. Zo worden in veel bedrijven de boekhoudkundige documenten, zoals inkomende en uitgaande facturen, nog vaak bewaard in mappen. Bonnetjes en tickets? Ze worden gesorteerd en verzameld in omslagen. Alles moet vervolgens worden bezorgd aan de boekhouder of het administratiekantoor. Op het einde van de maand of van het trimester volgt steeds hetzelfde ritueel: u laadt uw auto vol met opbergmappen en u gaat de afstand van tien kilometer afleggen tussen uw kantoor en uw boekhouder. Tijd die u nodeloos gaat doorbrengen in de file. En de kroon op het werk is die andere drukbezette bedrijfsleider, die u helemaal knock-out slaat wanneer hij gehaast buitenkomt bij uw boekhouder en uw stapel mappen op de grond doet belanden. Kortom, zo bevindt u zich alweer in een ring (een boksring dit keer) na de nachtmerrie van de ring van Brussel, Charleroi, Luik, Turnhout, Mechelen of Bergen te hebben getrotseerd. Had u al die verwikkelingen uiteindelijk niet kunnen voorkomen met behulp van digitalisering? 4

Concentreert u zich echt op de uitbouw van uw onderneming of op uw papieren? "Bedrijfsleiders willen zich kunnen concentreren op wat voor hen het belangrijkste is: zien dat hun bedrijf draait." Dit scenario is jammer genoeg geïnspireerd door het dagelijks leven van de meeste bedrijfsleiders van kmo s en micro-ondernemingen. Aangezien ze duizend dingen tegelijk moeten doen, beseffen ze dat ze iets moeten ondernemen om beter te kunnen functioneren op het vlak van hun administratief beheer. Ze willen beslist geen pioniersrol spelen als het gaat om formalisering, maar ze willen gewoon dat vervelende onderdeel van hun werkzaamheden verlichten zodat ze zich kunnen concentreren op wat voor hen het belangrijkste is: zien dat hun bedrijf draait. Als ze deze kaap kunnen omzeilen, moeten bedrijfsleiders ook eens nadenken over hun verhouding tot papier. Ze zouden niet meer zonder de elektronica kunnen om te communiceren met hun leveranciers en hun klanten. Waarom zouden ze dan geen gebruik maken van diezelfde elektronica om te communiceren met hun boekhouder, het btw-kantoor, de fiscale administratie, hun sociaal secretariaat of het administratiekantoor dat de payroll van hun bedrijf beheert? Niet overtuigd? Dan kunt u zich misschien spiegelen aan de houding van de bedrijfsleiders van de meeste start-ups, vooral in de Verenigde Staten, waar men beter dan wie ook weet hoe men een eigen zaak opricht: door zich te concentreren op de essentie - de business. Daar zijn ondernemers zich bewust van een essentieel principe: men kan pas slagen als men beroep doet op alle mogelijkheden die digitalisering te bieden heeft. 5

kmo-bedrijfsleiders, waarom overstappen naar digitalisering? Een hoopje dat een stapel wordt en uitgroeit tot een berg? Maak er komaf mee! " De sleutel ligt in elk bedrijf bij het beheer van de inkomende en uitgaande documenten." Allemaal goed en wel, maar in welk concreet opzicht kan digitalisering het werk van een bedrijfsleider, een ondernemer of een zelfstandige verlichten? De sleutel ligt in elk bedrijf bij het beheer van de inkomende en uitgaande documenten. Of het nu gaat om facturen aan klanten, leveranciersfacturen, bestelbonnen of sociale documenten, iedere dag vindt u op uw bureau een stapel papier. Als u er geen aandacht aan besteedt en als u wacht met het beheer van al die documenten, zal de stapel dag na dag groter worden. Het hoopje papier wordt een stapel die uitgroeit tot een heuse papierberg. En dan breekt de hel los: aangezien het beheer van die papierberg veel te veel tijd vergt, geeft u er de voorkeur aan het werk uit te stellen tot de volgende dag. U wilt zich immers concentreren op die dringende prijsofferte die u gisteren had beloofd aan een prospect. Onvermijdelijk? Niet noodzakelijk, want wanneer u documenten gaat scannen, laat u het papier voor zich spreken. In zekere zin verleent u het een bepaalde intelligentie. Wanneer uw scanner is voorzien van een krachtige OCR-software (Optical Character Recognition), identificeert hij alle letters en cijfers van het document. Dankzij deze computertool kan alles worden geïndexeerd, teruggevonden, berekend en geïnterpreteerd via één simpele muisklik. Vanuit boekhoudkundig oogpunt wordt de aansluitende integratie van al deze documenten kinderspel. 6

Wil u het goedkeuren van uw betalingen vergemakkelijken? Digitalisering is ook ideaal omdat ze besparingen in de hand werkt. Wanneer u een document naar een bestemmeling stuurt, kost het u geen extra tijd om een kopie te versturen naar één of meer gesprekspartners. Het gedigitaliseerde document zorgt voor een dynamisch beheer en maakt een ongeëvenaarde doorstroming mogelijk binnen de onderneming. In functie van de toegangsrechten die u zelf bepaalt, maakt u het gedigitaliseerde document toegankelijk voor uw medewerkers. Elk van hen bekomt op die manier de zekerheid om met de collega s samen te werken aan eenzelfde document waar niemand afstand van moet doen omdat het elektronisch is. Het klassieke geval is dat van de goedkeuring van de facturen vóór betaling. In het geval van papieren facturen is de persoon die de goedkeuring verleent, aangewezen op de verzending van de factuur door de leverancier. Tenzij die laatste er een kopie van maakt, is de factuur niet langer in zijn handen, zodra ze in uw bezit is... Wanneer ze echter digitaal wordt, is de factuur toegankelijk op afstand, zonder dat u wat dan ook moet ondernemen. Alles verloopt rechtstreeks, eenvoudig en efficiënt. Deze manier van werken vergt wel de invoering van de nodige goedkeuringscircuits, met de mogelijkheid om hiërarchische niveaus te definiëren. Wordt de structuur van uw bedrijf gewijzigd? Wordt de goedkeuring van de leveranciersfacturen voortaan behartigd door een andere afdeling? Dan dient u enkel de structuur van het digitale schema aan te passen en alles is geregeld. 7

kmo-bedrijfsleiders, waarom overstappen naar digitalisering? Minder tijd doorbrengen op de bank? Dat is perfect mogelijk! Digitalisering heeft ook een gunstig effect op de relaties die u onderhoudt met uw banken. Denk aan het gemak waarmee u voortaan betalingen kunt uitvoeren. Moet u snel bepaalde leveranciers vergoeden? U moet ze slechts selecteren en automatisch een betaalvoorstel genereren. Op dezelfde manier weet u heel nauwkeurig wie u nog geld verschuldigd is. U moet niet langer uw tijd verdoen met het doorbladeren van facturen die zijn achtergebleven bij uw boekhouder (u weet wel, aan de andere kant van de ring...). Andere functionaliteiten lijken dan weer een magisch tintje te hebben. Denk maar aan het vooraf invullen van gegevens en de automatische afpunting ervan met het oog op hun invoer. Wie wil vandaag nog bewust afstand doen van zoveel comfort? BANK OFFICE 8

Bepaal zelf uw niveau van beveiliging "Om in alle gemoedsrust te kunnen functioneren, moet u een veilige uitwisseling garanderen en moet u op elk moment de nodige vertrouwelijkheid kunnen verzekeren." Digitale informatie-uitwisseling wordt vaak met de vinger gewezen om veiligheidsredenen. In dit licht is het nuttig om te vermelden dat papieren documenten makkelijker kunnen worden ontvreemd dan digitale gegevens! De oorzaak van eventuele problemen in de digitale wereld moet meestal worden gezocht in het feit dat men zodanig wordt verleid door het gebruikscomfort van het elektronische medium dat men de beveiliging ervan uit het oog verliest. Beide elementen gaan uiteraard hand in hand. Om in alle gemoedsrust te kunnen functioneren, moet u een veilige uitwisseling garanderen en op elk moment de nodige vertrouwelijkheid kunnen verzekeren, in functie van de criteria die u zelf hebt vastgelegd binnen uw bedrijf. Het zou immers erg dom zijn om de toegang te blokkeren tot een prijsofferte in uw computersysteem die u wilt inkijken vanuit uw hotelkamer in Milaan, bij een bezoekje aan uw grootste Italiaanse klant! 9

kmo-bedrijfsleiders, waarom overstappen naar digitalisering? Vergeet uw schrijfmachine, spreadsheet of zelfs tekstverwerker Nog zo n mirakel van de digitale wereld: u kunt alle gegevens en cijfers benutten die te maken hebben met uw commerciële activiteiten. Misschien hebt u de gewoonte om lange avonden te besteden aan het samentellen van de verkoopcijfers van uw verschillende commerciële medewerkers zodat u weet wie u straks moet belonen en wie u beter moet gaan opvolgen. Het goede nieuws is dat u dankzij de digitalisering uw avonden op een veel aangenamere manier kunt doorbrengen. Hoe? Door de tekstverwerker of de spreadsheets die u tot dusver gebruikte om uw facturen te maken, simpelweg te vervangen door een echt facturatiesysteem dat in staat is om cijfers te bewerken. Cijfers waarmee u kunt jongleren om moeiteloos alle interpretaties te bekomen die u maar kunt bedenken: evaluatie van commerciële medewerkers, prognoses van globale omzet op korte, middellange en lange termijn, evaluatie van de stijging van de omzet en/of van de brutomarge en de nettomarge per klant, Kortom, als u de overstap hebt gemaakt van de schrijfmachine naar de tekstverwerker, moet u nog slechts een laatste stap zetten: van de tekstverwerker naar de facturatietool. Hiermee kunt u alles berekenen met één enkele muisklik. En wat geldt voor uw commerciële medewerkers, geldt ook voor uw aankoopverantwoordelijken, voor uw administratief personeel en voor uw boekhouder. Elk van hen kan zich voortaan wijden aan taken die de onderneming meer ten goede komen en meer opleveren. Welkom dus in het tijdvak van de digitalisering... "Met deze facturatietool kunt u alles berekenen met één enkele muisklik." 10

kmo-bedrijfsleiders, doe uw voordeel met de troeven van digitalisering Digitalisering voor kmo s in de praktijk met Sage 11

kmo-bedrijfsleiders, doe uw voordeel met de troeven van digitalisering Klassiek schema van in- en uitgaande informatiestromen in de kmo Mijn leveranciers Mijn medewerkers 1. De ontvangst van mijn facturen en documenten op papier en in elektronisch formaat Mijn externe boekhouder 2. De goedkeuring van de facturen vóór betaling 3. Mijn betalingsenveloppen en mijn papieren en elektronische rekeninguittreksels Mijn bank Mijn Sagesoftware Mijn bedrijf 4. Mijn elektronische en papieren facturatie Mijn klanten 6. Mijn uitwisselingen van documenten met één muisklik 5. Mijn verkoop- en betaalinformatie, mijn artikelen en mijn prijzen Mijn e-commerce site Prestashop Op het vlak van bedrijfsbeheer vergemakkelijkt digitalisering het leven van kleine en middelgrote ondernemingen in diverse opzichten: U doet uw voordeel met een aanzienlijke tijdwinst. U vermijdt fouten. U vermindert uw kosten. U beschermt het milieu. 12

Digitalisering voor kmo s in de praktijk met Sage Bij Sage kiezen we voor een zo praktisch mogelijke benadering van digitalisering. Door de in- en uitgaande documenten te stroomlijnen, willen wij uw leven zo eenvoudig mogelijk maken. Ontdek de voordelen van onze gedematerialiseerde beheeroplossingen. Laat de machine in uw plaats papieren documenten lezen, begrijpen en ordenen Met Sage wordt alles simpel. Zodra u uw documenten ontvangt, moet u ze enkel nog scannen om ze te digitaliseren. De OCR-module (een tool die tekenherkenning mogelijk maakt) analyseert automatisch de inhoud van uw documenten. Na het lezen en herkennen worden de verschillende documenten op de juiste plaats geklasseerd in de verschillende folders. Aan de hand van krachtige zoekfunctionaliteiten kunt u uw documenten in één oogopslag terugvinden. Laat uw facturen voor zich spreken door middel van bijlagen U kunt de informatie, die uw inkomende documenten vergezelt, inkijken. U krijgt met één muisklik toegang tot uw boekhoudkundige stukken. Uw documenten worden gekoppeld aan uw boekingen en uw historieken. Ontvang vlotjes al uw elektronische facturen Dankzij de Sage einvoice-services kunt u automatisch nagaan of er nieuwe documenten zijn toegekomen. U dient niet langer uw tijd te verdoen door ze te gaan zoeken op een andere beveiligde host. Alles is toegankelijk op één enkele locatie. Uw elektronische facturen worden rechtstreeks gelezen door de software. U kunt ze controleren en verwerken zonder risico s op fouten. 13

kmo-bedrijfsleiders, doe uw voordeel met de troeven van digitalisering Archiveer uw gegevens automatisch in een elektronische kluis met Sage einvoice Om de integriteit van uw documenten te verzekeren, kunt u alweer rekenen op Sage. Uw facturen worden gedurende tien jaar bewaard in een elektronische kluis. Dit garandeert hun authenticiteit en hun integriteit. Definieer uw goedkeuringscircuit volgens uw eigen criteria De ene kmo is de andere niet. Bij Sage vinden we dat u uw eigen beslissings- en goedkeuringscircuits moet kunnen vastleggen, volgens uw eigen specifieke criteria: Met of zonder hiërarchische niveaus. In functie van het type of de naam van de leverancier, een referentie, U kunt bijvoorbeeld beslissen om de factuur rechtstreeks en automatisch te laten versturen naar een correct geïdentificeerde medewerker binnen uw bedrijf. In functie van wat nodig is, kunt u ook meer uitgewerkte goedkeuringscircuits bepalen. U beslist alles zelf... Verbeter uw relaties met uw bank De relaties met uw bank zijn soms complex. Ook hier wordt alles een stuk makkelijker met de digitalisering, zoals Sage die uittekent. Uw richtlijnen worden aan uw bank overgemaakt via e-banking/pc banking aan de hand van de aanmaak van betalingsenveloppen en van elektronische domiciliëringsoproepen. Uw rekeninguittreksels worden gedigitaliseerd in CODA-formaat (een elektronisch bestand dat de gegevens van uw rekeninguittreksels en hun bijlagen bevat). Zo kunt u betalingen vergelijken met openstaande facturen. Communiceer met uw klanten met één muisklik Dankzij onze professionele facturatietool die deel uitmaakt van de Sage einvoice-services, kunt u uw documenten langs elektronische weg doorsturen. Dit biedt de volgende voordelen: U bekomt een volstrekte traceerbaarheid van uw gegevensverkeer en u krijgt op elk gewenst moment toegang tot verzend- of ontvangstbevestigingen. U profiteert van dezelfde faciliteiten voor de archivering van uw documenten. 14

Durf uw activiteiten op het vlak van e-commerce uit te bouwen Droomt u ervan uw activiteiten uit te bouwen op het internet? U hebt gelijk. Het internet vormt een interessante bron van commerciële opportuniteiten. Alle inkomende en uitgaande informatie wordt beheerd met dezelfde alertheid als in de echte wereld. Dankzij de oplossing van Sage kunt u verkoop- en betaalinformatie recupereren en integreren in Prestashop (programma voor e-commerce). U verbindt automatisch betalingen aan openstaande facturen. U kunt de in Prestashop ingevoerde artikelen en prijzen recupereren, en er het dagelijks beheer van verzekeren. Leg uw externe boekhouder in de watten Dankzij de beveiligde uitwisselingen via het platform Sage efiduciary staan uw documenten steeds tot uw beschikking, ongeacht of u ervoor kiest om met een externe of interne boekhouder te werken. De verzending en de ontvangst van documenten verlopen in real time, wanneer u dit wenst. U doet volop en in alle gemoedsrust uw voordeel met de momenten waarop u uw boekhouder ontmoet. Kortom, digitalisering heeft u alleen maar veel goeds te bieden, met een maximum aan flexibiliteit en vrijheid. Uw beheer verloopt exact zoals u het wenst en alles voltrekt zich razendsnel zonder dat u zich zorgen hoeft te maken over de nauwkeurigheid van de verrichtingen. Eindelijk kunt u zich concentreren op wat u écht interesseert: de uitbouw van uw bedrijf. Opteer in alle eenvoud voor dematerialisatie met onze oplossingen Sage DigiDesk, Sage BOB 50 en Sage BOB 50 Expert. Onze medewerkers staan ter uwer beschikking voor meer informatie. Contacteer ons op: Luik: +32 (0)4 343 77 46 Groot-Bijgaarden: + 32 (0)2 721 18 30 15

Sage DigiDesk Digitaliseren van uw administratie processen en efficiënt samenwerken met derden. Voor micro-ondernemingen die hun boekhouding 100% overlaten aan hun externe boekhouder. sage.be/sage-digidesk Sage BOB 50 Uitgebreid financieel & commercieel beheer pakket. Voor de kmo met afgelijnde noden. sage.be/bob50 Sage BOB 50 Expert De software van Accountants en Erkende Boekhouders. sage.be/bob50expert Sage SA Kantoor in Luik Rue Natalis 2 4020 Luik T +32 (0)4 343 77 46 Kantoor in Groot-Bijgaarden Noordkustlaan 16C 1702 Groot-Bijgaarden T +32 (0)2 721 18 30 info@sage.be www.sage.be 1410232