Zaaknummer: OOPWVE11 Onderwerp: overdracht onderhoud groen en bewegwijzering aan Stichting Parkmanagement Heusden Collegevoorstel Inleiding Dit voorstel gaat over de overdracht van het groenonderhoud van bedrijventerreinen met het bijbehorend budget en het onderhoud van de bewegwijzering vanaf 1 januari 2013 naar de Stichting Parkmanagement Heusden (SPH). De voorwaarden waaronder deze overdracht plaats kan vinden, worden in dit voorstel nader uiteengezet. Feitelijke informatie Voorgeschiedenis Voor bedrijvenpark Het Hoog is al in 2007 besloten groenbudgetten vanuit de gemeente over te hevelen naar het parkmanagement. Op 27 april 2010 heeft u besloten om voor een nieuwe periode van drie jaar het groenbudget over te dragen (à 33.333,00 per jaar). Deze overeenkomst voor het groenonderhoud is per 31 december 2012 verstreken. In de masterplannen voor de herstructurering van de bedrijventerreinen Groenewoud, Nieuwkuijk en Nassaulaan (uit februari 2009) is afgesproken om na de invoering van parkmanagement ook op deze terreinen de groenbudgetten over te hevelen. U heeft de masterplannen vastgesteld en convenanten voor de herstructurering en de daarbij behorende maatregelen zijn getekend door de gemeente, de Brabantse Ontwikkelings Maatschappij (BOM), het Heusdens Bedrijven Platform (HBP), de SPH en elke Vereniging voor Parkmanagement per bedrijventerrein. Op de bedrijventerreinen Nieuwkuijk en Groenewoud is parkmanagement al per 1 januari 2010 van start gegaan. Op bedrijventerrein Nassaulaan is parkmanagement sinds januari 2011 actief. Ondernemers hebben onder andere de wens geuit om door overheveling van budgetten aan het parkmanagement meer invloed uit te kunnen oefenen op het groenonderhoud van het bedrijventerrein. Verder is overeengekomen dat er een uniform bewegwijzeringsysteem gerealiseerd wordt conform de bewegwijzering op Het Hoog. Dit bewegwijzeringsysteem is inmiddels gerealiseerd op de bedrijventerreinen Groenewoud en Nieuwkuijk. Begin 2013 zal ook op bedrijventerrein Nassaulaan dit bewegwijzeringsysteem geplaatst worden. De overheveling van groenonderhoud en groenbudgetten voor de bedrijventerreinen Nieuwkuijk, Groenewoud en Nassaulaan valt samen met de noodzaak om nieuwe afspraken te maken over het groenonderhoud en het budget voor Het Hoog. Werkwijze Om tot een inschatting te komen welke bedrag beschikbaar gesteld zou moeten worden voor het groenonderhoud van de bedrijventerreinen is een berekening van de kosten gemaakt die gemoeid zijn met het onderhoud. Het parkmanagement had in het verleden voor bedrijventerrein Het Hoog voor een periode van drie jaar een budget van 100.000,00 tot haar beschikking voor het groenonderhoud. De te onderhouden oppervlakte van de openbare ruimte en het aantal braakliggende percelen op Het Hoog de afgelopen jaren afgenomen. Hierdoor zijn de geraamde onderhoudskosten voor de periode 2013-2015 voor het Hoog geraamd op 80.000,00. Omdat er nog niet eerder een exacte kostenraming gemaakt was voor het groenonderhoud van de Groenewoud, Nieuwkuijk en de Nassaulaan heeft de gemeente hiervoor drie scenario s uitgewerkt: 1. Onderhoudsniveau minimaal (beeldkwaliteitsniveau C/D). 2. Onderhoudsniveau gemiddeld (beeldkwaliteitsniveau C). 3. Onderhoudsniveau plus (beeldkwaliteitsniveau C/B). 1
Zaaknummer: OOPWVE11 Onderwerp: overdracht onderhoud groen en bewegwijzering aan Stichting Parkmanagement Heusden Omdat de gemeente voor de komende jaren heeft besloten om jaarlijks een korting van tenminste 1% op alle eigen budgetten toe te passen, is dit ook toegepast op de voorgestelde overheveling van groenbudgetten. Als uitgangspunt is genomen om een gemiddeld onderhoudsniveau op de bedrijventerreinen te realiseren. Hiervoor is gekozen omdat de gemeente (gemiddeld genomen) dit niveau tot nu toe zelf heeft gehanteerd en het een kosteneffectieve manier is om groenonderhoud te doen. Dit gemiddeld onderhoudsniveau wordt als minimumkwaliteitseis gehanteerd voor het parkmanagement. Voor deze drie terreinen zou een budget moeten worden vrijgemaakt van in totaal 159.000,00 voor drie jaar (2013, 2014 en 2015). Tesamen met de geraamde kosten van het Hoog à 80.000 zijn de totale geraamde kosten voor het groenonderhoud dus 239.000,00 Het bedrag dat bespaard kan worden doordat de buitendienst van de gemeente het groenonderhoud van deze bedrijventerreinen niet meer hoeft te doen ( 103.000,00), tesamen met de middelen die uit de grondexploitatie van het Hoog beschikbaar kunnen worden gesteld ( 80.000,00), is aanzienlijk kleiner dan de potentiële claim op basis van marktconforme prijzen en bedraagt dus 183.000,00. Naast directe besparingen zijn een drietal andere belangrijke effecten van de overdracht te verwachten: - er ontstaat meer duidelijkheid over wie het eerste aanspreekpunt is op bedrijventerreinen, namelijk de parkmanager; - de gemeentelijke organisatie wordt ontlast door klachtafhandeling over zwerfvuil en groen via de parkmanager; - de parkmanager heeft het beste zicht op wat er zich op de bedrijventerreinen afspeelt, de communicatie met ondernemers loopt daarmee beter en de verwachting is dat het aantal klachten zal afnemen. Om enigszins tegemoet te komen aan het verschil tussen de potentiële claim ( 239.000,00) en het te besparen bedrag ( 183.000,00) hebben we aan de SPH gevraagd of zij de mogelijkheid zien om voor een bedrag van 190.000,00 het groenonderhoud van de bedrijventerreinen Nieuwkuijk, Groenewoud, de Nassaulaan en Het Hoog de komende drie jaar te doen. Het bestuur van de SPH is in de vergadering van 22 november 2012 met het bedrag van 190.000,00 voor drie jaar akkoord gegaan. Voorwaarden van overdracht vastleggen in een onderhoudsovereenkomst Om de overdracht en vervolgens de uitvoering van het groenonderhoud in goede banen te leiden, zijn overdrachtsvoorwaarden opgesteld en vastgelegd in een onderhoudsovereenkomst. In deze overeenkomst is onder meer het volgende vastgelegd: - De SPH delegeert de uitvoering van het groenonderhoud aan de Vereniging Parkmanagement Nieuwkuijk, de Vereniging Parkmanagement Groenewoud, de Vereniging Parkmanagement Nassaulaan en de Vereniging Parkmanagement Het Hoog. Deze verenigingen leggen hiervoor jaarlijks verantwoording af aan de hand van een sluitende boekhouding voor het groenonderhoud die jaarlijks door een accountant van de gemeente wordt gecontroleerd. - De SPH committeert zich aan het inkoopbeleid van de gemeente Heusden, waaronder de sociale paragraaf en de voorwaarde van duurzame inkoop zoals dit ook van overheidswege verplicht wordt. - Als bijlage bij de overeenkomst zijn plattegronden van de te onderhouden bedrijventerreinen bijgevoegd. Voor de bedrijventerreinen Groenewoud, Nieuwkuijk en Nassaulaan zijn deze plattegronden als bijlagen f1 tot en met f6 bij dit voorstel gevoegd. Een deel van de openbare ruimte, die gekleurd is op de plattegronden f3 en f5 (Lipsstraat, het westelijke deel van de Spoorlaan en de weg Groenewoud ), valt nog buiten de overeenkomst. Deze openbare ruimte ligt niet op het bedrijventerrein en heeft ook in mindere mate een verbinding met het bedrijventerrein. 2
Zaaknummer: OOPWVE11 Onderwerp: overdracht onderhoud groen en bewegwijzering aan Stichting Parkmanagement Heusden Overeenkomst bewegwijzering In het verlengde van de overeenkomst over het groenonderhoud, is ook overeenstemming bereikt over de gewenste uniforme bewegwijzering op de bedrijventerreinen. Deze overeenkomst omvat onder meer de volgende bepalingen. - De gemeente betaalt en plaatst het verwijzingssysteem. - De SPH onderhoudt het verwijzingssysteem; - in het najaar wordt het verwijzingssysteem geactualiseerd; - in het voor- en najaar wordt het verwijzingssysteem gereinigd en recht gezet. - De SPH signaleert schade door vandalisme of een incident. Zij doet hiervan aangifte bij de politie en informeert de gemeente. - De gemeente draagt de kosten voor vervanging van het verwijzingssysteem door vandalisme of een incident. - De gemeente draagt de kosten voor de stroomvoorziening in de infozuil. - De SPH verzorgt de administratieve afhandeling omtrent het toekennen van verwijzingsnummers aan de verschillende bedrijven, naamswijzigingen en dergelijke. Afweging De voorgestelde overheveling van het groenonderhoud en de gewenste uniformering van de bewegwijzering op de verschillende bedrijventerreinen vloeien voort uit de vastgestelde masterplannen en in vervolg daarop gesloten convenanten. Effectuering hiervan zal plaatsvinden door twee overeenkomsten: - beheerovereenkomst openbaar groen en - beheerovereenkomst bewegwijzering. Beide overeenkomsten geven het (minimale) kwaliteitsniveau voor onderhoud aan dat geldt voor de gemeente Heusden. Inzet van Middelen Dekking Voor de periode 2013-2015 wordt een jaarlijkse bijdrage van 63.333,00 per jaar ( 190.000,00 totaal) voor het onderhoud van openbaar groen voorgesteld. Voor een bedrag van 34.500,00 worden deze kosten gedekt uit de beschikbare budgetten voor inhuurkrachten openbaar groen. Voor een bedrag van 26.500,00 kunnen de kosten ten laste van bouwgrondexploitatie Het Hoog I worden gebracht. Binnen dit complex is voor de periode rekening gehouden met deze kosten. Op het moment dat het complex afgesloten wordt moet in de gemeentelijke begroting een structureel bedrag opgenomen worden voor groenonderhoud. Voor een bedrag van jaarlijks 2.333,00 is binnen de reguliere budgetten voor groenonderhoud geen dekking aanwezig. Hiervan wordt voorgesteld de kosten in de periode 2013-2015 ten laste van de stelpost bedrijventerreinen te brengen. De kosten voor plaatsing van de bewegwijzering op bedrijventerrein Nassaulaan komen ten laste van het daarvoor beschikbare krediet herstructurering Nassaulaan. Voor eventuele tussentijdse vervanging van het verwijzingssysteem komen de kosten ten laste van een structureel budget voor bebording en bewegwijzering. De structurele onderhoudskosten zijn voor rekening van de SPH en worden niet vergoed door de gemeente. Personele consequenties De overheveling van groenbudgetten heeft geen personele consequenties. Het voorstel leidt er wel toe dat er een verschuiving van taken plaatsvindt en bepaalde uitbestedingen al zijn gestopt. Er is nu bezuinigd op uitbestedingen (waaronder het groenonderhoud van de Schroef) om groenbudgetten te kunnen betalen aan het parkmanagement. De voorheen uitbestede taken worden vanaf 1 januari 2013 weer gedaan door eigen personeel. 3
Zaaknummer: OOPWVE11 Onderwerp: overdracht onderhoud groen en bewegwijzering aan Stichting Parkmanagement Heusden Risico's Er is door de overeenkomst een minimumniveau van groenonderhoud geborgd. Aan dit voorstel zijn verder geen risico's verbonden. Procedure Vervolgstappen Na uw besluit worden de overeenkomsten tussen de gemeente en de SPH gesloten voor de overheveling van groenbudgetten en het onderhoud van de bewegwijzering. Communicatie Over de inhoud vau uw besluit zal naar de ondernemers worden gecommuniceerd. Er gaat ook een persbericht uit. Voorgenomen besluit Wij stellen u voor bijgaand besluit vast te stellen. 4
Zaaknummer: OOPWVE11 Onderwerp: overdracht onderhoud groen en bewegwijzering aan Stichting Parkmanagement Heusden BESLUIT Het college van Heusden heeft in de vergadering van 5 maart 2013 besloten: - in te stemmen met de overdracht van het onderhoud en beheer van het openbaar groen voor de bedrijventerreinen Groenewoud, Nieuwkuijk, Nassaulaan en het Hoog voor de periode 2013 tot en met 2015; - in te stemmen met de overeenkomst over de aanschaf en het beheer van de bewegwijzering; - in te stemmen met de onderhoudsovereenkomst voor het openbaar groen voor de bedrijventerreinen Groenewoud, Nieuwkuijk, Nassaulaan en Het Hoog. namens het college van Heusden, de secretaris, mr. J.T.A.J. van der Ven 5
Onderhoudsovereenkomst openbaar groen bedrijventerreinen Groenewoud, Nieuwkuijk, Nassaulaan en Het Hoog 2013-2015 Partijen: De Stichting Parkmanagement Heusden, te dezen volgens de statuten vertegenwoordigd door de voorzitter, de heer Ad van Delft, daartoe gemachtigd door het bestuur. Contractant ter ene zijde, hierna te noemen het Parkmanagement; De gemeente Heusden, te dezen krachtens artikel 171 Gemeentewet vertegenwoordigd door drs. Jan Hamming, burgemeester van de gemeente Heusden Contractant ter andere zijde, hierna te noemen de Gemeente; zijn overeengekomen als volgt: 1. Het Parkmanagement Heusden draagt zorg voor het verrichten van de navolgende werkzaamheden voor de gemeente: het onderhoud van het openbaar gemeentelijk groen op de gronden binnen de stippellijnen aangegeven op de bij deze overeenkomst behorende, als zodanig gewaarmerkte, tekeningen. Bij eventuele intensivering van de bebouwing zal deze tekening zonodig door partijen worden vervangen. Daartoe worden door de gemeente bijgewerkte plattegrondtekeningen beschikbaar gesteld. 2. De sub 1 genoemde werkzaamheden worden uitgevoerd in de periode van 1 januari 2013 van deze overeenkomst tot en met 31 december 2015. 3. Het Parkmanagement moet bij zijn werkzaamheden de zorgen van een goed opdrachtnemer in acht nemen. In het bijzonder zal hij zorg doen dragen voor het beheer en onderhoud van het groen, een en ander met inachtneming van niveau C, een gemiddeld onderhoudsniveau. Dit komt overeen met de frequentie en omvang van het onderhoud zoals opgenomen in de door de gemeente bijgeleverde budgetberekening, die deel uitmaakt van deze overeenkomst. 4. De Gemeente draagt er zorg voor dat op de ingangsdatum van deze overeenkomst het bedrijvenpark voldoet aan de op de kaarten ingetekende groenkwaliteit (beeldkwaliteit). 5. De Gemeente controleert één maal per kwartaal of voldaan wordt aan het overeengekomen onderhoudsniveau als bedoeld onder punt 3. 6. Het Parkmanagement houdt de bij aanvang van deze overeenkomst aanwezige beplanting zoveel mogelijk in stand. 7. Bij inboet van de bij punt 6 bedoelde beplanting anders dan door intensivering van de bebouwing draagt het Parkmanagement zorg voor herstel van de oorspronkelijk aanwezige beplanting. De gemeente draagt nog wel drie jaar vanaf het moment van renovatie zorg voor inboet van de, voor de herstructurering van bedrijventerreinen gerenoveerde plantvakken. 8. Bestrijding van plagen (zoals de processierups, ratten etc) en ziekten die een gevaar voor de volksgezondheid vormen, valt onder de verantwoordelijkheid en komt voor rekening van de gemeente. Na afdoende bestrijding van ziekte of plaag door de gemeente, treden de gemeente en het Parkmanagement in overleg om in redelijkheid te bepalen wie en in welke mate zorg draagt voor herstel van de oorspronkelijk aanwezige beplanting. 9. Wijzigingen in het oorspronkelijke assortiment zullen alleen na goedkeuring door de Gemeente worden doorgevoerd. 10. Indien het Parkmanagement niet voldoet aan het omschreven onderhoudsniveau, kan de Gemeente daaromtrent aan het Parkmanagement aanwijzingen geven. Zo mogelijk wordt voordien het onderhoudsniveau besproken met de Parkmanager.
11. Drie maanden voor de einddatum van deze overeenkomst wordt door de gemeente en de parkmanager de uitvoering van de overeenkomst geëvalueerd. Aan de hand van de resultaten van de evaluatie wordt bezien op welke wijze invulling wordt gegeven aan een nieuwe onderhoudsovereenkomst. 12. Het Parkmanagement is gehouden gevolg te geven aan tijdig verleende en verantwoorde aanwijzingen omtrent de uitvoering van de opdracht. Het Parkmanagement is gerechtigd de opdracht wegens gewichtige redenen op te zeggen in het geval de gemeente hem naar objectieve maatstaven onverantwoorde aanwijzingen voor de uitvoering van de opdracht geeft en de gemeente, nadat hem is meegedeeld waarom die aanwijzingen onverantwoord zijn, toch hieraan vasthoudt. 13. Het Parkmanagement moet de gemeente op de hoogte houden van zijn werkzaamheden ter uitvoering van de opdracht en hem onverwijld in kennis stellen van de voltooiing van de opdracht, indien de gemeente daarvan onkundig is. Het Parkmanagement doet aan de gemeente verantwoording van de wijze waarop hij zich van de opdracht heeft gekweten. 14. Het Parkmanagement is gerechtigd ter uitvoering van de opdracht voor eigen rekening en risico hulppersonen waaronder ondergeschikten in te schakelen. 14. Het parkmanagement zal bij uitbesteding van werkzaamheden het inkoopbeleid van de gemeente Heusden hanteren. 15 De Gemeente is gelet op de periode waarvoor deze opdracht wordt verleend aan het Parkmanagement een vergoeding verschuldigd van totaal 190.000,--. Uitbetaling vindt op de volgende wijze plaats: 63.500,-- in het eerste kwartaal van 2013, 63.500,-- in januari 2014 en 63.000,-- in januari 2015. De onkosten van het Parkmanagement zijn bij deze vergoeding inbegrepen. 16. Het Parkmanagement draagt zorg voor een jaarlijkse verantwoording van de kosten voor het beheer en onderhoud van de bestede gelden, middels de jaarrekening van de Stichting parkmanagement Heusden. 17. Indien de overeenkomst eindigt voordat de tijd is verstreken waarvoor opdracht is verleend, heeft het Parkmanagement recht op een naar redelijkheid vast te stellen deel van de vergoeding. Bij de bepaling hiervan wordt onder meer rekening gehouden met de reeds door de het Parkmanagement verrichte werkzaamheden, het voordeel dat de gemeente daarvan heeft, en de grond waarop de overeenkomst is geëindigd. Het Parkmanagement heeft in dit geval slechts recht op de volledige vergoeding, indien het einde van de overeenkomst aan de gemeente is toe te rekenen en de betaling van de volledige vergoeding, gelet op alle omstandigheden van het geval, redelijk is. Op het bedrag van de vergoeding worden de besparingen die voor de het Parkmanagement uit de voortijdige beëindiging voortvloeien, in mindering gebracht. 18. Het Parkmanagement verricht de hem opgedragen diensten en werkzaamheden naar beste kunnen en weten. 19. Het totaal door het Parkmanagement met betrekking tot de overeenkomst te vergoeden schade is te allen tijde beperkt tot het totale bedrag van de overeenkomst. 20. Het Parkmanagement is gerechtigd de schade op eigen kosten te doen beperken of ongedaan te maken. 21. Op deze overeenkomst is Nederlands recht van toepassing. Alle geschillen welke tussen partijen mochten ontstaan - naar aanleiding van de onderhavige overeenkomst dan wel van nadere overeenkomsten die daarvan het gevolg mochten zijn of uit enige andere bestaande of toekomstige rechtsbetrekking zoals bijvoorbeeld, zij het niet uitsluitend ter zake van onrechtmatige daad, onverschuldigde betaling en ongegronde verrijking - zullen worden beslecht door de rechtbank te s-hertogenbosch, zulks behoudens voorzover dwingende competentieregels aan deze keuze in de weg zouden staan. Aldus is overeengekomen en in tweevoud ondertekend te Heusden op d.d. Gemeente Heusden, Stichting Parkmanagement Heusden, drs. J. Hamming A. van Delft
Onderhoudsovereenkomst bewegwijzering bedrijventerreinen Groenewoud, Nieuwkuijk en de Nassaulaan. Partijen: De Stichting Parkmanagement Heusden, te dezen volgens de statuten rechtsgeldig vertegenwoordigd door de voorzitter, de heer Ad van Delft, daartoe gemachtigd door het bestuur. Contractant ter ene zijde, hierna te noemen De Stichting Parkmanagement Heusden; De gemeente Heusden, te dezen krachtens artikel 171 Gemeentewet vertegenwoordigd door drs. Jan Hamming, burgemeester van de gemeente Heusden. Contractant ter andere zijde, hierna te noemen de Gemeente; zijn overeengekomen als volgt: 1. De gemeente betaalt en plaatst het verwijzingssysteem. 2. De Stichting Parkmanagement Heusden onderhoudt het verwijzingssysteem: a. in het najaar wordt het verwijzingssysteem geactualiseerd. b. in het voor- en najaar wordt het verwijzingssysteem gereinigd en recht gezet. 3. De Stichting Parkmanagement Heusden signaleert schade ten gevolge van vandalisme of een incident. Zij doet hiervan aangifte bij de politie en informeert de gemeente. 4. De gemeente draagt de kosten voor vervanging van het verwijzingssysteem ten gevolge van vandalisme of een incident 5. De gemeente draagt de kosten voor de stroomvoorziening in de infozuil 6. De Stichting Parkmanagement Heusden verzorgt de administratieve afhandeling voor het toekennen van verwijzingsnummers aan de verschillende bedrijven, naamswijzigingen e.d. Aldus is overeengekomen en in tweevoud ondertekend te Heusden op d.d. Gemeente Heusden, Stichting Parkmanagement Heusden, drs. J. Hamming A. van Delft