DocuSoft CRM relatiebeheer voor het MKB Binnen ondernemingen gaat het onderdeel communicatie een steeds grotere rol spelen naarmate het aantal personeelsleden toeneemt en/of de structuur van het bedrijf zodanig is, dat de juiste mensen niet direct bereikbaar zijn. Als de interne registratie van de binnenkomende vragen, de afhandeling hiervan en de communicatie tussen de verschillende personen/afdelingen niet goed functioneert, leidt dit tot fouten, misverstanden en niet in de laatste plaats tot irritatie bij de klanten. Er zullen weinig mensen zijn die niet geconfronteerd zijn met de doorschuifmethode van grote instellingen, waar niemand weet wat er gebeurd is en wie zich bemoeid heeft met een bepaalde zaak. DocuSoft CRM biedt een sluitende oplossing voor dit probleem door een link te leggen tussen de externe relaties en alles wat zich binnen een onderneming of instelling afspeelt. De opzet van het programma is zodanig dat het voor allerlei doeleinden gebruikt kan worden, variërend van een veredelde agenda tot een instrument voor werkverdeling en zelfs het gebruik hiervan voor de voortgangscontrole (accountantskantoren) behoort tot de mogelijkheden. Binnen handelsondernemingen kan het toegepast worden voor de centrale registratie van het verkoopapparaat. We communiceren. Via de telefoon, per e-mail, per post, per fax, via sms, Internet, en radio en televisie. En we hebben ook nog steeds persoonlijk contact. We hanteren massacommunicatie, direct marketing technieken en hebben persoonlijk contact met klanten en andere relaties. Een CRM-systeem moet hierin niet alleen ondersteunen, maar ook sturen en automatisch anticiperen op te ondernemen acties. Bijvoorbeeld: de belofte om iemand terug te bellen, of de vervolgactie op een mailing response, of een automatische e-mail naar aanleiding van een aankoop, etc. Over het algemeen, is een telefoongesprek een start van een actie;" ik bel u over 14 dagen terug", "ik zorg dat u de brochure krijgt", "ik stuur een vertegenwoordiger" etc. De praktijk leert dat u binnen DocuSoft CRM onder het bellen met enkele muisklikken een actie aanmaakt voor u zelf, voor een collega, een afdeling of bijvoorbeeld voor een fullfilment organisatie. Op de volgende pagina s geven wij beknopt de mogelijkheden van DocuSoft CRM weer. Voor meer informatie of een vrijblijvende demonstratie kunt u ons natuurlijk even bellen op 0599-413355.
De mogelijkheden in het kort Eenvoudig in gebruik DocuSoft CRM kan u het leven aanzienlijk veraangenamen. Het programma helpt u uw correspondentie snel en eenvoudig af te handelen. Enkele simpele muishandelingen zijn voldoende om één enkele (standaard) brief of zelfs een complete mailing te verzorgen. En, wat misschien nog wel belangrijker is: de werking van DocuSoft CRM heeft u binnen enkele uren volledig onder de knie! DocuSoft CRM, het programma voor al uw correspondentie Ook in kleinere bedrijven is de tekstverwerker niet meer weg te denken. Dagelijks worden er vele brieven en mailings mee geproduceerd. En steeds opnieuw moet daarvoor een veelheid aan handelingen worden verricht. Adressen zoeken, de juiste contactpersonen erbij plaatsen, referentienummer toevoegen, de brieven vormgeven en voorzien van een afzender. Stuk voor stuk tijdrovende werkzaamheden die bovendien de kans op fouten vergroten. Adressen voert u slechts één maal in Wie gebruik maakt van DocuSoft CRM beschikt over één centraal adressenbestand. Op een overzichtelijk invoerscherm voert u de gegevens van uw relaties en/of prospects slechts één maal in, waarna u er voortaan altijd over kunt beschikken. Dat bespaart u veel tijd en moeite. En u voorkomt storende fouten in namen en adresseringen. Eventuele wijzigingen zijn vanzelfsprekend eenvoudig aan te brengen. Brieven in een handomdraai Met DocuSoft CRM maakt u vervolgens in een handomdraai één of meer brieven. U selecteert de geadresseerden en kiest uit de eerder door u geproduceerde standaardbrieven. Maar u kunt natuurlijk ook een geheel nieuw document maken. Door te klikken op de invoegknop voegt u de adressering en de vaste elementen van de brief samen met de gekozen tekst. Op uw scherm verschijnt direct het eindproduct. Altijd volgens de door u gewenste opmaak en in het juiste lettertype. Even printen, ondertekenen en klaar! Verkoopproces helder in beeld Bent u verkoper, dan hebt u met DocuSoft CRM alles om dichter bij uw doelen te komen. We helpen u namelijk bij het volgen van uw kansen in elke fase van het verkooptraject. Bovendien kunt u lopende trajecten én afgesloten verkopen analyseren met behulp van overzichten, die u met één druk op de knop genereert. Feit is dat u werkelijk alle informatie heeft die nodig is om de verkoop te realiseren en de omzet te verhogen. E-mail archiveren per relatie In een enkele handeling kunt u e-mailberichten naar meerdere contactpersonen sturen. Daarbij worden ook bijlagen als Word- of Excel-documenten bij de relatie gearchiveerd. DocuSoft CRM zal de geschiedenis bijhouden van e-mailberichten die u verzendt en ontvangt. Hierdoor krijgen u en uw collega's meteen een helder beeld van alle correspondentie naar een organisatie of persoon. Automatisch archiveren Maar, DocuSoft CRM kan meer! Eenmaal gemaakte documenten worden volledig automatisch in het systeem opgeslagen en dus gearchiveerd. Zo zijn ze altijd snel terug te vinden. Bovendien geeft DocuSoft CRM u per afzonderlijke relatie op elk gewenst moment een overzicht van de documenten die u verstuurde en kunt u een document opzoeken middels een trefwoord. Ontvangen correspondentie, zoals brieven en offertes kunt u scannen en wordt bewaard in het dossier van de relatie. Zo heeft u alle informatie bij de hand. Kasten vol ordners met kopieën behoren voorgoed tot het verleden. Ook maatwerk Misschien heeft u te maken met een bestaande databasestructuur die specifiek voor uw organisatie opgezet moet worden. Of u heeft aanpassingen in gedachten die u niet zelf wilt of kunt realiseren. Maatwerkspecialisten ontwerpen en bouwen een database aan de hand van uw wensen. Door onze jarenlange ervaring wordt de database volgens een logische structuur opgezet. De klant wordt vanaf de inventarisatie tot en met de fine-tuningsfase betrokken in het proces. Dankzij deze unieke werkwijze bent u verzekerd van een succesvolle implementatie in uw bedrijf.
Alle gegevens snel en overzichtelijk ter beschikking Figuur 1 - Hoofdscherm DocuSoft CRM Dit is het hoofdscherm van DocuSoft CRM. In dit scherm zijn alle gegevens direct inzichtelijk per relatie. Nadat u een relatie heeft opgezocht, zijn direct de contactpersonen van deze relatie te zien en heeft u een overzicht van de gevoerde correspondentie en activiteiten (telefoonnotities, bezoekverslagen etc). U kunt een relatie snel opzoeken door het intikken van de zoekcode, (deel van) naam, straat, postcode, woonplaats of telefoonnummer) In het hoofdscherm heeft u direct alle relevante gegevens tot uw beschikking; - Relaties - Contactpersonen - Documenten (Correspondentie, Offertes, E-mail, Projecten/Dossiers, Overige documenten zoals Excel, PowerPoint, PDF documenten etc.) - Activiteiten (telefoonnotities, bezoekverslagen, afspraken etc) Agenda (persoonlijk en gedeeld)
Figuur 2 - relatiekaart In de relatiekaart worden alle relevante gegevens van uw relaties vastgelegd. Naast NAW gegevens kunt u een onbeperkt aantal adressen zoals factuuradres, bezoekadres etc. invoeren. Verder heeft u ruimte om notities per relatie op de kaart bij te houden. Ook kunt u drie zelf gedefinieerde selectiecodes aan een relatiekaart koppelen, die u kunt gebruiken voor een overzicht of een mailing. Figuur 3 - selectiecodes
Contactpersonen Figuur 4 - Contactpersoonkaart In dit scherm worden de gegevens van de contactpersonen vastgelegd. Ook hier is weer ruimte voor het maken van notities en kunnen er per contactpersoonkaart eigen velden aangemaakt worden. Tevens kunt u direct een e-mail versturen naar de contactpersoon, die automatisch wordt gearchiveerd in het dossier. Ook kunnen ontvangen e-mail berichten worden ingelezen en gearchiveerd. Vul de geboortedatum van een contactpersoon in en u wordt vroegtijdig gewaarschuwd als deze jarig jarig is.
Documenten Figuur 5 - Word documenten / Taken DocuSoft CRM werkt naadloos samen met het MS-Office pakket van Microsoft. In een paar stappen maakt u heel gemakkelijk een Word document aan, waarin alle persoonsgegevens zoals adres en faxnummer reeds voor u worden ingevuld (mailmerge). Volledig automatisch wordt het Word document toegevoegd aan het dossier van uw relatie en heeft u alle correspondentie bij de hand. Het Word document kan direct worden geconverteerd naar een Adobe PDF document, en worden gemaild naar uw relatie. Indien u over de module Projecten/Dossiers beschikt kunt u een document koppelen aan een project c.q. dossier en hierdoor documenten en activiteiten groeperen.
Figuur 6 Automatisch samengesteld en gepersonaliseerd Word document Nadat u op de button Word Document klikt, zal op basis van een Word sjabloon een nieuw document worden aangemaakt en zal de opmaak d.m.v. de samenvoegcodes automatisch verlopen. Het document zal in het dossier van de relatie worden opgenomen. Met één druk op de knop verstuurd u het Word document via email naar uw relatie.
Microsoft Word sjablonen Figuur 7- Word sjablonen Word documenten worden aangemaakt op basis van zelf te definiëren Word sjablonen, eventueel per gebruiker. Zo bepaalt u zelf hoe uw correspondentie er uit ziet en wordt hierdoor een huisstijl gecreëerd. Figuur 8 - voorbeeld Word sjabloon
Activiteiten Figuur 9 - activiteiten scherm In het activiteitenscherm kunt u notities maken van de contacten die plaats vinden met uw relaties, zoals telefoongesprekken, bezoeken, afspraken etc. Indien er voor een activiteit een vervolgactie nodig is maakt u direct een taak aan voor u zelf of een ander persoon. Deze taak kan eventueel automatisch in Outlook worden gezet. Dit is ook mogelijk voor de Agenda.
Offertes Figuur 10 Overzicht openstaande offertes In dit scherm geeft u een overzicht van de openstaande offertes. Eventueel kan de offerte direct worden geopend en kunt u de status zien. In het Evaluatie Tab kunt u notities toevoegen.
Mailingen Figuur 11 Mailing samenstellen
DocuSoft CRM is uitermate geschikt om mailingen te verzorgen voor uw relaties. Middels het filterveld maakt u een selectie in de relaties/contactpersonen. Vervolgens kunnen de gegevens worden samengevoegd met een Word Document, geëxporteerd worden naar Excel en kunnen er labels afgedrukt worden. U kunt op alle velden een selectie toepassen, zoals functie contactpersoon, postcode gebied, branche, selectiecode etc. Tevens is het mogelijk om een e-mail bericht naar uw geselecteerde relaties te versturen, waarbij de berichten gepersonaliseerd worden met de contactpersoongegevens.
Taken Figuur 12 Overzicht Taken In dit overzicht ziet u de taken die nog uitgevoerd moeten worden. Reeds afgehandelde taken blijven bewaard en zijn weer op te vragen. Mits voldoende rechten binnen het programma kunt u ook taken aan andere medewerkers toekennen.
Projecten/Dossiers Figuur 13 - Project/dossier overzicht De Projecten/Dossier module kan worden gebruikt indien meerdere documenten en/of activiteiten gekoppeld moeten worden aan één project- c.q. dossiernummer. Met name bedrijven die met dossiervorming en/of projecten werken is deze module uitermate geschikt omdat alle informatie, niet alleen vanuit de relatiekaart opgezocht kan worden, maar ook gegroepeerd op uw eigen project- of dossiernummer kunnen worden weergegeven.
Figuur 14 - Project/Dossier kaart Op de Project/Dossier kaart worden de gegevens van een project vastgelegd. Alle gekoppelde documenten en activiteiten heeft u dan direct bij elkaar en kunnen vanuit deze kaart direct worden ingezien of gewijzigd. De kaart kunt u uitbreiden met 5 zelf te definiëren velden. Verder kunnen er een onbeperkt aantal interne- en externe betrokkenen aan een kaart gekoppeld worden.
PDF Documenten Met de PDF module kunnen documenten zoals Word, Excel etc. naar Adobe (pdf) worden geconverteerd. Figuur 15 - document converteren naar PDF formaat Ook kunt u nadat er binnen DocuSoft een nieuw Word document is aangemaakt, met één klik het document als pdf formaat als bijlage toevoegen aan uw e-mail bericht. Als pdf document e-mailen
Agenda DocuSoft CRM heeft een ingebouwde agenda functie waarmee u eenvoudig uw afspraken kunt vastleggen. De afspraken worden automatich in MS-Outlook gezet. Figuur 16 Vastleggen van afspraken in de agenda
Overige kenmerken Zeer gebruikersvriendelijk en geen lange implementatie tijd Zeer stabiele database MS-SQL Server (Express Edition) Alle relevante gegevens van een relatie op één scherm Autorisatie per medewerker of afdeling Uitgebreide en efficiënte zoekfuncties Uitgebreid selectiesysteem Beveiliging inzage documenten, activiteiten en e-mail berichten Fax- en e-mail mogelijkheid Inlezen van externe bestanden voor mailing doeleinden Inlezen en archiveren van ontvangen e-mail berichten Contactpersoongegevens en taken exporteren naar MS-Outlook Koppeling met UNIT4 Multivers software Wij kunnen in deze brochure niet alle mogelijkheden van DocuSoft CRM tonen. Neem contact met ons op voor een vrijblijvende demonstratie.