Functie- en competentieprofiel 1. Identificatiegegevens Functiefamilie: epert Functietitel: Cultuurfunctionaris-stafmedewerker Communicatie-Gemeenschapsvorming-Klassieke Muziek Afdeling: Cultuur & Vrije Tijd Dienst: Cultuurcentrum 2. Positionering in het organogram Rapporteert aan/ krijgt leiding van: Directeur cultuurcentrum Geeft leiding aan: 3. Doel van de functie De cultuurfunctionaris-stafmedewerker Communicatie-Gemeenschapsvorming-Klassieke Muziek staat in voor de eterne communicatie van het cultuurcentrum, voor de planning en realisatie van een deel van het eigen aanbod van het cultuurcentrum en bemiddelt met het publiek, om te zorgen voor een kwalitatief cultuuraanbod op maat van de lokale en regionale contet. 4. Resultaatsgebieden Generieke resultaatgebieden Uitwerken van beleidsvoorstellen en adviezen zodat de beleidsdoelstellingen van de dienst gerealiseerd worden - Analyseren van relevante signalen uit het werkveld - Beleidsvoorbereidende dossiers en nota s opmaken voor de beleidsverantwoordelijken - Spontaan beleidsadviezen formuleren en inhoud geven aan de beleidsnota s - Evalueren van de effecten van het gevoerde beleid Instaan voor een optimale informatiedoorstroming en stimuleren van communicatie zodat de medewerkers goed geïnformeerd en betrokken zijn - Organiseren van een werkoverleg of een overleg naar aanleiding van een specifiek project of evenement - Ervoor zorgen dat iedere medewerker over alle informatie beschikt die hij/zij nodig heeft om zijn/haar taken goed te kunnen uitvoeren
- Rapporteren aan de leidinggevende/verantwoordelijke(n) in verband met de werking van de (sub)dienst, de uitvoering van de beleidsdoelstellingen, de voortgang van projecten, activiteiten, - Verzorgen van top-down en bottom-up communicatie tussen de overlegfora Informeren, helpen en begeleiden van de (interne/eterne) klant met het oog op een correcte en klantvriendelijke dienstverlening - Onthalen van de klant op een vriendelijke en gepaste manier - Geven van inlichtingen - Doorverwijzen van de klant indien nodig - Uitleg geven omtrent de procedure - Meedenken naar klantgerichte oplossingen binnen de geldende regels en procedures - Afleveren van de vereiste documenten - Opvolgen van de informatie die de klant opvraagt Specifieke resultaatgebieden Coördineren en uitvoeren van de eterne communicatie van het cultuurcentrum, om ervoor te zorgen dat zoveel mogelijk inwoners van de regio het aanbod van het cultuurcentrum kennen. - Ontwikkelen van een visie en strategie op het vlak van communicatie, marketing en reclame - Opmaken en uitvoeren van een communicatieplan - Strategiebepaling m.b.t. een ideale communicatiemi, communicatie-instrumenten evalueren en bijsturen - Eindverantwoordelijkheid opnemen voor eterne communicatieacties: programmabrochure, website, nieuwsbrieven, folders, flyers, affiches, - Opbouwen van contacten met perskanalen - Creatief en proactief inspelen op minder goed lopende activiteiten - Budgetopvolging doen van de promotiekanalen - Aandacht hebben voor sociale media en vernieuwende communicatiemethodes Samenstellen en opvolgen van een onderdeel van het eigen aanbod en bijhorend deelbudget van het cultuurcentrum met het oog op een divers en kwalitatief cultuuraanbod. - Ontwikkelen van een visie op het vlak van podiumkunsten, lokaal cultuurbeleid en de werksoort cultuurcentra
- Ontwikkelen van een visie op het vlak van kansengroepen en gemeenschapsvorming binnen een culturele contet - Opbouwen van kennis op het vlak van klassieke muziek - Prospecteren en opvolgen van het relevante aanbod - Opbouwen van contacten en relevante netwerken met artiesten, gezelschappen, boekingskantoren, collega-programmatoren, verenigingen en organisatoren, - Maken en naleven van praktische afspraken, contracten, interne communicatie en alle praktische regelingen om een vlot verloop van de activiteiten te garanderen - Opvolgen van de eigen activiteiten en fungeren als aanspreekpunt hiervoor binnen de organisatie Een deelbudget bewaken met het oog op een financiële stabiliteit voor de werking van het cultuurcentrum. - Het onderhandelen van goede prijs- en contractafspraken met gezelschappen en boekingskantoren - De impact van de eigen activiteiten op het eigen deelbudget en op het totaalbudget inschatten en de nodige bijsturingen doen Gemeenschapsvormende projecten uitvoeren opdat zoveel mogelijk inwoners van de regio deelnemen aan het aanbod van het cultuurcentrum - Aanbrengen, uitwerken en opvolgen van bestaande en nieuwe gemeenschapsvormende projecten van het cultuurcentrum - Opbouwen van contacten en relevante netwerken met diensten, individuen en organisaties die bezig zijn met de integratie van kwetsbare doelgroepen - Opsporen van drempels die deelname aan het aanbod van het cultuurcentrum bemoeilijken Bemiddelen tussen het aanbod en het publiek met het oog op een zo breed mogelijk gedragen aanbod op maat van de lokale en regionale contet. - Opbouwen van contacten en allerhande netwerken in het lokale en regionale middenveld, individuen, kunstenaars en verenigingen, als potentiële partners of als antennes om in te schatten wat zou kunnen werken en wat niet - Het afstemmen van het eigen aanbod op het bestaande aanbod in de regio - Het actief opzoeken van noden en behoeften en opsporen van nieuwe publieksgroepen - Het stimuleren van betrokkenheid bij zoveel mogelijk inwoners van de regio, met speciale aandacht voor kwetsbare doelgroepen
- Het aanbod overtuigend communiceren naar de juiste doelgroepen, de informatiestrategieën afstemmen op de doelgroep in kwestie en bijsturen naargelang de noodzaak Motiveren en stimuleren van de vrijwilligers met het oog op een efficiënte organisatie. - Visieontwikkeling en kennisopbouw rond vrijwilligerswerk, vrijwilligersstatuut en wetgeving - Praktische afspraken met vrijwilligers uitwerken, opvolgen en doen naleven 5. Competenties Inlevingsvermogen leeft zich in de situatie van anderen (klanten, collega s, ) in Toont aandacht en interesse voor gevoelens en behoeften van andere(n) stelt zich dienstverlenend op voor interne en eterne klanten Gaat respectvol om met anderen en toont waardering voor ieders eigenheid speelt in op de wensen van klanten in lijn met de beleidsrichtlijnen neemt verantwoordelijkheid op bij fouten of klachten streeft naar klanttevredenheid Loyaal zijn voelt zich betrokken bij de opdracht van de organisatie en de eigen taken hierin gaat ervoor om deze taken uit te voeren gaat gepast en discreet om met vertrouwelijke informatie vertegenwoordigt de organisatie op een passende wijze bij anderen en eterne contacten toont maatschappelijke dienstbaarheid of public service gezindheid bouwt mee aan een positief imago van de organisatie Kwaliteitsvol werken Komt gemaakte afspraken na stelt hoge eisen aan kwaliteit evalueert het eigen gedrag/werk in het licht van kwaliteitsnormen stuurt bij als de kwaliteit ondermaats is voorkomt dat er fouten worden gemaakt Samenwerken overlegt en maakt afspraken om tot een gezamenlijk resultaat te komen leeft afspraken met leidinggevenden en collega s na blijft meedenken en bijdragen tot een groepsopdracht, ook al is dit niet van persoonlijk belang helpt anderen stelt het gezamenlijk belang voor het eigenbelang stelt zich positief en dynamisch op zoekt mee naar oplossingen bij conflicten
gaat respectvol om met andere(n) en toont waardering voor ieders eigenheid Adviseren verwerkt informatie en vormt deze om in meerjarenplan, afsprakennota, vertaalt het beleid naar concrete doelstellingen houdt rekening met alle relevante aspecten van een dossier onderbouwt zijn/haar oordeel met beschikbare informatie en argumenten betrekt de juiste personen of instanties bij een dossier Onafhankelijk denken - is duidelijk omtrent eigen positie of standpunten - schat adviezen in op hun waarde en bruikbaarheid - is in staat autonoom te denken - streeft naar neutraliteit, objectiviteit en gelijke behandeling - blijft standvastig bij druk of machtsuitoefening - is weerbaar bij tegenstand Zelfstandig werken kan met de nodige instructies aan de slag is stipt in het nakomen van afspraken kan werken zonder eterne controle stuurt bij indien er fouten optreden werkt taken volledig en tijdig af Fleibiliteit kan overweg met diverse opdrachten, wisselende prioriteiten en plotse veranderingen verandert op praktische wijze plan of aanpak om het beoogde resultaat efficiënter te kunnen bereiken herkent weerstand en gaat hier gepast mee om werkt in crisissituaties prioritaire opdrachten goed af toont bereidheid te leren en mee te groeien met veranderingen Plannen en organiseren - plant acties en projecten, bepaalt objectieven en prioriteiten - stemt systemen, procedures, middelen, tijd en mensen op elkaar af - houdt rekening met zaken die op lange termijn spelen - past de planning aan indien veranderende omstandigheden dit eisen - plant meetmomenten in om te toetsen of prestaties/resultaten voldoen aan de verwachtingen en stuurt bij indien nodig - verzekert continuïteit en behoudt overzicht
Creativiteit - stelt bestaande zaken ter discussie en stelt alternatieven voor - kijkt naar zaken vanuit verschillende invalshoeken en komt op basis hiervan tot nieuwe oplossingen of ideeën - durft te breken met tradities - bedenkt nieuwe werkwijzen - kan improviseren en eperimenteren Visie ontwikkelen - neemt afstand van de dagelijkse problemen - neemt tijd om vooruit te denken - overziet grote gehelen en vereenvoudigt complee situaties - ziet trends of verbanden met andere situaties of evoluties - richt zich op de hoofdlijnen en langere termijn - kan strategieën op een heldere manier voorstellen Stressbestendigheid - blijft resultaat- en kwaliteitsgericht werken onder tijdsdruk of in moeilijke omstandigheden - blijft bij een veelheid aan opdrachten op hetzelfde moment steeds gestructureerd werken - signaleert tijdig overmatige werkbelasting - blijft kalm en objectief in gespannen situaties - hervat moed na een tegenslag of teleurstelling - kan de rust behouden bij zichzelf en bij de groep Vaktechnische competenties Vakkennis Administratieve regels en procedures van toepassing binnen de dienst en organisatie Communicatiemodellen en communicatiestrategieën binnen een culturele contet Cultuur in het algemeen, klassieke muziek, kansengroepen en gemeenschapsvorming in het bijzonder Computerkennis MS Windows/Office(Word, Ecel, Internet Eplorer, Outlook, ) Communicatietechnologieën Software eigen aan de dienst (bv. ticketingsoftware, zaalreservatiesoftware, budgetramingen, gebouwbeheerssysteem,websitebeheer, ) Wetgeving Vrijwilligerswerk Kennisniveau Grondig Goed Basis