Praktijkplein Titel: Implementatiemethodieken: ontwerpen en ontwikkelen. Toepassing: Beknopte samenvatting van twee implementatiemethodieken en hun toepassing bij het implementeren van een operational excellence strategie. Koppeling met het Verrichten van operational excellence. Operational Excellence Framework: Implementatiemethodieken: ontwerpen en ontwikkelen. In de Nederlandse taal kent het woord implementeren een dubbele, en daarmee enigszins verwarrende betekenis. Het woord wordt enerzijds in algemene zin gebruikt voor het verwezenlijken of tot uitvoer brengen van een plan. Maar het wordt daarnaast ook gebruikt in de betekenis van het invoeren van een nieuw computersysteem in een organisatie. De eerste omschrijving laat de manier waarop een plan tot uitvoer wordt gebracht nog volledig open. De tweede betekenis het invoeren van een nieuw computersysteem geeft ook direct richting aan de manier van implementeren. Hierbij is het systeem zelf al kant en klaar en is implementeren een kwestie van het in gebruik nemen van een eerder gemaakt ontwerp. Deze verschillende betekenissen van implementeren zien we ook terug in de twee meest gehanteerde implementatiemodellen bij organisatieverandering; de ontwikkelaanpak en de ontwerpaanpak. Om te komen tot een effectieve aanpak bij het implementeren van operational excellence is het belangrijk om inzicht te hebben in de achtergronden, kenmerken en de toepassingen van beide methodieken. 1. De ontwerpaanpak. De ontwerpaanpak gaat uit van een resultaat dat volledig vooraf wordt gedefinieerd en ontworpen door specialisten, los van de reguliere organisatie. Het ontwerpen verloopt via een aantal stappen waarbij de manier van werken en het eindresultaat van elke stap vooraf vast staan. Deze aanpak kenmerkt zich door het scheiden van denken en doen. Het denkwerk resulteert in een ontwerp dat vervolgens wordt uitgevoerd. De manier van ontwerpen wordt gezien als een eenmalig en lineair proces met een duidelijk doel en een beperkte vrijheid bij de uitvoering. De werkwijze wordt vaak projectmatig werken genoemd en wordt in de praktijk ook uitgevoerd in een projectorganisatie. Het project ontwerpt het resultaat en de manier waarop dit in de praktijk moet worden uitgevoerd. Het doel van implementatie hierbij is om de lijnorganisatie het resultaat exact te laten uitvoeren zoals het door de projectorganisatie is bedacht.
Kenmerken van de ontwerpaanpak Definitie van Vooraf volledig vastgestelde, stabiele eindsituatie resultaat Manier van werken Inhoudelijke specialisten werken projectmatig volgens vaste stappen. Per stap is vooraf vastgesteld wie, wanneer welke taken moet uitvoeren en is vastgelegd in strakke planning Besturing en besluitvorming Rolverdeling Geformaliseerd en gestructureerd op vaste beslismomenten Top down Projectteam heeft hoofdrol bij het bedenken en levert kant en klaar product op aan de lijnorganisatie die het gaat uitvoeren Toepassing van de ontwerpaanpak De ontwerpaanpak is uitermate geschikt voor vraagstukken waarbij het probleem bekend is en de oplossing min of meer voor de hand ligt. Het gaat hierbij om weinig complexe, veelal inhoudelijke vraagstukken. De ontwerpaanpak maakt gebruik van een aantal vaste ontwerpregels uit de organisatiekunde. De kracht van de ontwerpaanpak is dat in korte tijd, zeer gestructureerd en afgebakende werkzaamheden worden uitgevoerd met eenzelfde aandachtspunt. Door alle kracht en kennis tijdelijk te richten op één punt (doel) wordt het resultaat gerealiseerd. 2. De ontwikkelaanpak De ontwikkelaanpak gaat uit van een resultaat dat grotendeels tijdens en in het dagelijks werkproces wordt ontwikkeld binnen vastgestelde kaders en met een vastgesteld doel. De ontwikkeling van resultaat verloopt als een natuurlijk groeiproces met verschillende fasen. Per fase worden resultaten bereikt doordat mensen met elkaar leren het gewenste resultaat te beïnvloeden en te bereiken. In elke fase leert en kiest de organisatie de inhoud en aanpak voor de volgende fase. Deze aanpak kenmerkt zich door het integreren van denken en doen waarbij het gezamenlijk leren als fundament wordt gezien voor betrokkenheid, draagvlak en kwaliteit van het resultaat. De manier van ontwikkelen wordt gericht op blijvend resultaat en het verhogen van betrokkenheid en oplossend vermogen van de mensen in de organisatie. De organisatie heeft zelf de hoofdrol bij het kiezen, maken en uitvoeren van de gekozen oplossing. De organisatie wordt hierbij geholpen en ondersteund met veranderkundige kennis en kracht.
Kenmerken van de ontwikkelaanpak Definitie van resultaat Manier van werken Besturing en besluitvorming Rolverdeling Ontstaat grotendeels tijdens en in het dagelijkse werkproces binnen vastgestelde kaders en doel Eigen teams en mensen leren stapsgewijs in natuurlijke fasen, ondersteund met veranderkundige kennis en kracht. In elke fase ontstaat de benodigde kennis en ervaring om de volgende stap te zetten. In en tussen teams in de dagelijkse werkprocessen. Gericht op het bereiken van gemeenschappelijke doelen door overleg en onderhandeling Lijnorganisatie heeft zelf de hoofdrol in het bereiken van resultaat en het ontwikkelen van competenties met ondersteuning waar nodig. Toepassing van de ontwikkelaanpak De ontwikkelaanpak is meer geschikt voor vraagstukken waarbij het gaat om complexe problemen waarin verschillende facetten van de organisatie elkaar beïnvloeden en de oplossing niet direct voor de hand ligt. Vooral wanneer het bereiken van resultaat afhankelijk is van mensen en de samenwerking tussen mensen is een ontwikkelaanpak noodzakelijk. De ontwikkelaanpak maakt gebruik van methodieken uit de veranderkunde. De kracht van de ontwikkelaanpak is dat er een grote mate van betrokkenheid en een breed draagvlak wordt gegenereerd bij de mensen in de organisatie. Door te leren in interactie met elkaar ontstaat, naast het directe resultaat, ook het vermogen dit resultaat te beheersen en langere tijd te besturen.
Figuur 1: Ontwikkelaanpak en ontwerpaanpak In de praktijk blijkt dat ongeveer 90% van de organisaties kiest voor de ontwerpaanpak bij het bouwen aan operational excellence. Dat geldt overigens niet alleen voor operational excellence; de ontwerpaanpak is de meest (en soms enige) gehanteerde aanpak bij alle organisatievraagstukken. De verklaring hiervoor is eenvoudig. De ontwerpaanpak (die we ook de projectmatige aanpak noemen) wordt in vrijwel alle opleidingen aangeleerd en maakt daarmee deel uit van het standaard handelingsrepertoire. Het scheiden van denken en doen, van analyseren en uitvoeren, is op deze manier vergroeid met de professie van dienstverlening. Deze aanpak is doorgaans zeer effectief wanneer het gaat om het oplossen van inhoudelijke vaktechnische vraagstukken op het gebied van bijvoorbeeld informatie technologie of bedrijfseconomie. De dynamische complexiteit hiervan is laag en de oplossing is vooraf bekend. Het is dan ook logisch dat de ontwerpaanpak is uitgegroeid tot een preferente en (verslavende, vanzelfsprekende) manier van werken. Wanneer het gaat om sociale vraagstukken, bijvoorbeeld met betrekking tot samenwerking, motivatie of betrokkenheid, is de ontwerpaanpak niet bruikbaar. De scheiding tussen denken en doen veroorzaakt hierin een afstand tussen bedenkers en uitvoerend personeel die vrijwel niet meer te overbruggen valt. Door het ontwerpen van oplossingen in een geïsoleerde groep wordt onvoldoende gebruik gemaakt van de kennis en kwaliteit van de medewerkers en ontstaat bovendien de noodzaak om medewerkers later te overtuigen en ze de gevonden oplossingen te verkopen. Veel van de implementatieproblemen in projecten zijn het effect van het toepassen van de ontwerpaanpak op sociale vraagstukken. Projecten stoten op onoverbrugbare
weerstanden doordat medewerkers zich niet kunnen herkennen in de oplossingen van de tekentafel. Wanneer vervolgens de uitvoering hiervan top-down wordt afgedwongen, creëert de organisatie een volgzaamheid bij medewerkers welke uiteindelijk de belangrijkste belemmering zal zijn voor het bereiken van werkelijk succes. Ontwikkelen binnen ontworpen kaders. Voor de effectieve realisatie van operational excellence is een implementatiestrategie nodig waarin de ontwerpaanpak wordt gekozen voor het ontwerpen van inhoudelijke vraagstukken en de ontwikkelaanpak wordt gehanteerd voor het ontwikkelen van persoonlijke betrokkenheid en vertrouwen. Het realiseren van operational excellence kent een aantal inhoudelijke vraagstukken waarbij het maken van een goed ontwerp voor de oplossing effectief is. Daarnaast is het opbouwen van operational excellence ook een vraagstuk van het ontwikkelen van betrouwbaarheid waarbij de persoonlijke betrokkenheid van de medewerkers en het vertrouwen in elkaar de doorslag geven. Daarom maken we gebruik van het principe ontwikkelen binnen ontworpen kaders waarbij er ruimte is om te ontwikkelen binnen de kaders die op tactisch niveau zijn vastgesteld. Deze ruimte is nodig om het vakmanschap van medewerkers in de operationele teams te kunnen verbinden met vooraf vastgestelde procesontwerpen die als vastgestelde kaders fungeren. Dat is dan ook de kern van de implementatiemethode PlanB II in het Opertational Excellence Framework. Deze methode is ontwikkeld en verfijnd in vele praktijkopdrachten. Meer informatie hierover kunt u vinden in het Operational Excellence Framework.
Figuur 1 PlanB II Interactief Implementeren In deze implementatiemethode worden stapsgewijs krachtige principes uit het vakgebied van verandermanagement toegepast bij het implementeren van operational excellence gebaseerd op het Operational Excellence Framework. Hiermee worden de ontworpen procesmodellen en productmodellen van de organisatie daadwerkelijk tot uitvoering gebracht tot op het diepste organisatorische niveau; in de operationele teams. Plan B II is een zeer effectieve methode voor interactief implementeren die is ontstaan uit een omvangrijke ervaring in de praktijk van grote procesimplementaties. De methode bestaat uit een drietal fases. Allereerst wordt de meest effectieve implementatiestrategie gebouwd, gebaseerd op inzicht in een aantal fundamentele implementatiedilemma s. Vervolgens wordt de inrichting van de aanpak bepaald die de uitvoering van de implementatie mogelijk maakt. Ten slotte wordt in zeven stappen de uitvoering van de implementatie weergegeven. Hierbij wordt de kennis en ervaring van de eigen medewerkers ingezet als basis voor het gezamenlijk commitment dat nodig is voor duurzame resultaten. De volledige methode van de PLAN B II implementatiemethode, inclusief hulpmiddelen, is beschikbaar in het Operational Excellence Framework.