GEMEENTE HAREN Gewijzigd voorstel aan : de gemeenteraad d.d. 25 maart 2002 Nummer : Onderwerp Bijlage(n) : Samenvatting : Centrum voor Kunst en Cultuur : De raad is akkoord gegaan met de vorming van een CKC. Hierbij zijn vragen gesteld over de te kiezen organisatievorm. In dit voorstel wordt de wenselijkheid van uitbesteden beoordeeld aan de hand van een aantal praktische criteria. Wij willen het CKC zich eerst in een gecontroleerde organisatorische situatie laten ontwikkelen. Dit heeft praktische redenen die te maken hebben met inhoud, financiën en bedrijfsvoering. Voorgestelde beslissing : De inhoudelijke kant van het CKC ontwikkelen vanuit Muziekschool Haren en het personeel van het Kunstencentrum Groningen onderbrengen bij deze afdeling. De facilitaire kant van het CKC in samenwerking ontwikkelen vanuit t Clockhuys. Na twee seizoenen aan de hand van het complete beeld de situatie opnieuw bekijken en een besluit nemen over de organisatievorm. 2002 386a
1 Vorming Centrum voor Kunst en Cultuur Op 17 december 2001 ging uw raad akkoord met de vorming van een Centrum voor Kunst en Cultuur, te ontwikkelen vanuit Muziekschool Haren (MH). Daarbij is gesproken over al of niet uitbesteden. Ons voorstel was het CKC te ontwikkelen vanuit MH met een publiekrechtelijke rechtsvorm, dus als onderdeel van de gemeentelijke organisatie. Omdat nog een besluit moet worden genomen over het verband waarbinnen het CKC gestalte krijgt (publiekrechtelijk, privaatrechtelijk of in een combinatie van beide, bijvoorbeeld in een joint-venture) zegden wij toe over de gewenste organisatievorm en de financiën met meer informatie te komen. Relatie CKC met bedrijfsplan Muziekschool Haren Na uitwerking van de essentiële elementen uit het bedrijfsplan van MH werd in het voorjaar van 1999 een benchmarkonderzoek gedaan. Na bespreking van de uitkomsten van dit onderzoek besloot uw raad in november 1999 om MH niet te privatiseren. Besloten werd ook dat het in de toekomst al dan niet uitbesteden van kunsteducatieve taken bij het tot stand komen van een CKC opnieuw aan de orde zou komen. Uitbesteden of in eigen huis houden Uitbesteden van een product of taak doe je wanneer je de vereiste kennis niet in huis hebt, of wanneer je verwacht dat het elders efficiënter kan. Het gaat er in onze visie niet om dat niet uitbesteed kán worden, maar om de vraag wat in deze situatie de beste oplossing is. Er is een aantal praktische redenen te noemen op basis waarvan we dit kunnen beoordelen. Dit zijn voornamelijk redenen van bedrijfsmatige en financiële aard. Onderdeel bestuursdienst Op dit moment wordt een groot deel van de administratieve taken op het gebied van overhead en salaris van MH door de bestuursdienst (afdelingen PZ en Financiën) uitgevoerd. In de begroting van MH is daarvoor een bedrag van 22.690,- (f.50.000,-) opgenomen. Het personeel van MH is in gemeentelijke dienst. Wanneer het CKC als zelfstandige organisatie los van de bestuursdienst zou worden opgezet, moet dit organisatieonderdeel worden ontvlecht, en voor het zittende personeel dus een overgangssituatie worden opgezet. Er moet dan een sociaal plan gemaakt worden en overleg plaatsvinden met ondernemingsraad en vakbonden. De OR heeft bij verzelfstandiging van een onderdeel van de gemeentelijke organisatie adviesrecht. Voor het benodigde onderzoek en overleg voor de nieuwe organisatie moet tenminste één tot anderhalf jaar worden uitgetrokken. Wanneer vanwege het specialistische karakter dit onderzoek wordt uitbesteed kost dat naar een eerste ruwe schatting nog eens 35.000,- extra (opzet nieuwe organisatie, overleg, opstellen bedrijfsplan, sociaal plan, overleg met OR en vakbonden). Om bij uitbesteding de personeelsadministratie van de nieuwe organisatie nog door de gemeente te laten uitvoeren is niet praktisch, omdat het personeel onder verschillende rechtsposities valt en de systematiek afwijkt. Bovendien zou een dreigende verzelfstandiging voor het personeel van MH grote onrust opleveren, hetgeen naar onze mening nu niet wenselijk is. B3 status of sterfhuisconstructie bij uitbesteding Een deel van de raad vroeg zich af of het mogelijk is om bij verzelfstandiging (van het organisatieonderdeel) en uitbesteding (van de taken) de medewerkers van MH eventueel in een B3 constructie onder te brengen. Dit zou betekenen dat er een stichting wordt opgericht waarbij het personeel van MH onder het ABP en dezelfde sociale verzekeringswetgeving blijft vallen. Financiële lasten voortvloeiende uit een B3 status komen voor rekening van de nieuwe stichting, de gemeente moet een garantstelling geven voor subsidiëring van de nieuwe stichting. Met de invoering van de Wet op de Bedrijfspensioenen is het aanvragen van een B3 status niet meer mogelijk. In eerste instantie zou deze wet op 1 januari 2001 ingaan, later is dat uitgesteld tot 2002. Inmiddels is duidelijk dat het oprichten van een stichting met B3 status waarschijnlijk nog mogelijk is tot 1 januari 2003.
Dit betekent concreet dat dit voor 1 juli bij het ministerie zou moeten worden aangevraagd.vanwege de tijdsinvestering die dit in de voorbereiding vraagt (onderhandelingen met personeel, OR, vakbonden) zal dit niet meer mogelijk zijn. Bovendien kost het extra geld (zie extra kosten bij uitbesteding). Een andere, eenvoudiger maar minder nette mogelijkheid is het creëren van een sterfhuisconstructie voor het zittende personeel. Dit betekent dat het zittende personeel in dienst blijft van de gemeente en nieuw personeel in dienst komt van de nieuwe organisatie. Deze situatie kan een flink aantal jaren voortduren, tot de laatste van de oude garde verdwenen is. Praktisch probleem hierbij is dat dan binnen dezelfde organisatie voor hetzelfde werk verschillende rechtsposities gelden. 2 Dit is één van de redenen dat wij er in ieder geval voorlopig niet voor kiezen om uit te besteden, maar om het CKC te ontwikkelen vanuit de bestuursdienst. Extra kosten bij uitbesteding Uw raad heeft bij de bespreking van het projectplan CKC (juni 2001) gezegd dat de opzet van het CKC budgetneutraal dient te geschieden. Wij hebben moeten constateren dat verzelfstandiging zeker in de beginfase meer kosten oplevert dan er aan budget tegenover staat. Er is bovendien een aantal op dit moment niet in te schatten kosten te verwachten, zoals loonadministratie, verzekeringen en dergelijke. Ook zal het te verzelfstandigen organisatieonderdeel een risicoreserve van enige omvang achter de hand moeten hebben om niet bij de minste tegenwind weer bij de gemeente te moeten aankloppen voor hulp en bijstand. Bij het volledig dragen van alle risico s moet op zo n 20% van de jaarlijkse omzet gerekend worden (zie Repliek, Geëerd Publiek ). Een andere mogelijkheid is om de instelling in de gelegenheid te stellen in de loop van een aantal jaren de nodige reserves op te bouwen met een gelijktijdige overheveling van bedrijfsrisico s. Wanneer gekozen wordt voor uitbesteding van taken in een private rechtsvorm moeten extra kosten worden gemaakt. Het gaat om incidentele en structurele kosten. Incidenteel moeten de volgende kosten worden gemaakt: Stichtingskosten (notaris, Kamer van Koophandel). Externe ondersteuning bij opzet nieuwe organisatie ( 35.000,-, zie hierboven). Voorziening voor pensioenbreuk. Idem voor het in evenwicht brengen van de verschillende (secundaire) arbeidsvoorwaarden. Opbouw weerstandsvermogen/risicoreserves. Tijdsinzet divers overleg. Nieuwe huisstijl, drukwerk, pr. Daarnaast is er nog een aantal structureel terugkerende uitgaven, zoals: Bestuurs- en accountantskosten. Kosten bedrijfsvereniging en ARBO-dienst. Garantstelling voor subsidiëring. Kosten uitbesteding financiële en personeelsadministratie. Verzekeringen. Ondernemingsraad/personeelsvertegenwoordiging. Uitbesteding mag ons inziens niet ten koste gaan van het budget voor inhoudelijke activiteiten. Dit betekent dat er extra budget beschikbaar gesteld moet worden voor de opbouw van de organisatie. Budgetneutraal te realiseren verschuivingen De begroting van het KcG biedt de nodige ruimte omdat relatief veel geld gaat zitten in overhead. De middelen die vrijkomen door het aanbod beeldend in eigen beheer te gaan doen, kunnen we inzetten voor de nieuwe taken van het CKC. Naar ons idee zijn de eerste verschuivingen die budgettair neutraal kunnen plaatsvinden na andere inzet van de subsidie die nu naar het KcG gaat, de overname van de docenten beeldend (circa 0,8 fte) en het uitbreiden van de directie en administratie (0,7 fte) van MH ten behoeve van de nieuwe taken. Daarmee wordt een integraal aanbod op de rails gezet en kan de coördinatie- en regiefunctie op poten worden gezet.
3 Een deel van de benodigde personele uitbreiding voor de podiumfunctie en de facilitaire ondersteuning zal gedekt kunnen worden uit een nader aan te geven herschikking van middelen binnen het culturele veld (zie Repliek, Geëerd Publiek op blz. 27). Vergelijking huidige en nieuwe situatie met ingang van 2003 Onderstaand vindt u een vergelijking van de uitgaven in de huidige situatie en in de nieuwe CKC-situatie met ingang van 2003. Deze vergelijking gaat uit van het huidige takenpakket van de betrokken instellingen. t Clockhuys is hier nog niet in opgenomen. Voor de extra halve formatieplaats directie is voor 2002 24.000,- opgenomen in de gemeentebegroting. Vanaf 2003 kan deze uitgave worden gedekt uit de vrijkomende middelen van het KcG. Kosten huidige situatie CKC nieuw m.i.v. 2003 Muziekschool Haren 260.000,- 260.000,- 0,5 fte extra directie 24.000,- Administratie 0,2 fte extra 7.000,- Uitvoering aanbod beeldend 64.200,- (subsidie KcG) 57.626,- (kosten) Totaal uitgaven 348.626,- Inkomsten cursusgelden beeldende 26.320,- -/- vorming Totaal kosten CKC 324.200,- 322.306,- Directe link met binnen- en buitenschoolse cultuureducatie Met de keuze voor een organisatie binnen gemeentelijk verband met vergaande managementafspraken (zoals in Hoogezand, Groningen en Veendam) wordt een een directe link tussen de binnenschoolse en buitenschoolse cultuureducatie gelegd. Er kan op die manier eenvoudiger aansluiting worden gevonden bij het binnenschoolse beleid. Dit is eigenlijk een inhoudelijk argument voor het voorlopig handhaven van de bestaande situatie waarbij het CKC wordt ontwikkeld vanuit MH als onderdeel van de bestuursdienst. Positie t Clockhuys In dit hele verhaal speelt ook sociaal cultureel centrum t Clockhuys een rol. Bij de oprichting van t Clockhuys heeft uw raad ervoor gekozen voor het beheer van dit centrum een beheersstichting in het leven te roepen. Op dit moment wordt t Clockhuys op exploitatiebasis gesubsidieerd. Dat wil zeggen dat de gemeente het gehele tekort op de exploitatie subsidieert. In het projectplan CKC dat in juni 2001 door uw raad is goedgekeurd hebben wij t Clockhuys genoemd als één van de CKC-partners die een taak kan vervullen in de facilitaire sfeer. In het projectplan CKC was dit nog niet uitgewerkt. Het zou daarom niet netjes zijn geweest in dat stadium al een voorschot te nemen op de positie van t Clockhuys. Dat is de reden dat wij hier met het bestuur van t Clockhuys nog niet over hebben gesproken. Wij stellen ons voor dat in het tweede kwartaal van dit jaar in overleg met het bestuur verder uit te werken. We hebben het dan over een loketfunctie, podium, technische ondersteuning en dergelijke. Op dit moment kunnen wij niet voldoende inschatten wat de financiële consequenties van de eventuele extra taken zullen zijn. Op uitvoerend niveau hebben wij in de afgelopen maanden met de coördinator van t Clockhuys gesproken over de CKC-ontwikkeling. t Clockhuys staat hier postief tegenover en wil er zeker aan meewerken. Taken Kunstencentrum Groningen afdeling beeldende vorming De meerjarenovereenkomst met het Kunstencentrum Groningen, die eind 2002 afloopt, wordt niet verlengd. U hebt besloten de door het KcG uitgevoerde taken onder te brengen bij het nieuw te vormen CKC. Met het KcG maken wij op korte termijn afspraken over de overname van het zittende personeel, in totaal circa 0,8 fte. Wij stellen ons voor dat het personeel bij de bestuursdienst wordt ondergebracht. Op die manier wordt de beste afstemming met het beleid van MH en de meest efficiënte inzet van personeel gegarandeerd. Met het KcG zijn wij in gesprek over de voorwaarden en de rechtszekerheid van het betreffende personeel. Ook maken wij afspraken met het KcG over de overname van inventaris van de ruimtes in t Clockhuys. De (eenmalige) financiële consequenties daarvan zijn op dit moment onbekend.
4 Advies ondernemingsraad De ondernemingsraad heeft gewezen op de negatieve gevolgen van een onzekere toekomst voor het functioneren van de medewerkers van MH. De OR constateert dat het voorstel om het CKC te ontwikkelen vanuit MH voor de gewenste duidelijkheid en rust binnen de organisatie van MH zorgt en heeft op deze gronden positief geadviseerd over een CKC in publiekrechtelijke vorm. De OR zal zijn advies heroverwegen wanneer uiteindelijk voor een andere bestuursvorm wordt gekozen. Samenvatting Zoals gezegd: het gaat er ons niet om dat de CKC-taken niet uitbesteed zouden kunnen worden, maar om de vraag of dat in deze situatie de beste oplossing is. Wij zijn er voorstander van om het CKC zich eerst in een gecontroleerde organisatorische situatie te laten ontwikkelen. Dit heeft zoals aangegeven praktische redenen die te maken hebben met inhoud, financiën en bedrijfsvoering. Wanneer er volledig inzicht is op hoe het CKC zich ontwikkeld heeft qua inhoud, bedrijfsvoering en financiën, en we een zo volledig mogelijk beeld hebben, doen we een uitspraak over de gewenste organisatievorm. Vergelijk het met de opvoeding van je kinderen: die laat je ook niet los voordat ze zichzelf enigszins kunnen redden. Voorstel Het CKC Haren heeft inhoudelijke en facilitaire taken. Wij stellen voor dat de inhoudelijke kant vanuit Muziekschool Haren wordt ontwikkeld. Dit betekent dat het personeel van het KcG wordt ondergebracht bij deze afdeling. De facilitaire kant (loket, podium, techniek) wordt in samenwerking ontwikkeld vanuit t Clockhuys. Na twee seizoenen (in het najaar van 2004) bekijken we de situatie opnieuw en doen dan een uitspraak over de gewenste organisatievorm. In de tussentijd gaan we met het bestuur van t Clockhuys om de tafel over samenwerking en een praktische afstemming van taken. De commissie Samenlevingszaken heeft ons verzocht nog na te gaan of het mogelijk is het zittende personeel van het KcG niet in gemeentedienst aan te stellen maar bij een stichting. Wij hebben aangaande deze vraag overwogen dat er op zich voor het personeel en voor de gemeente niet zo veel verschillen zijn tussen een ambtelijke en privaatrechtelijke aanstelling. Een stichting die de medewerkers in dienst zou kunnen nemen bestaat echter niet. Wij vinden het namelijk niet juist de stichting t Clockhuys daarvoor aan te wijzen. Deze stichting is een beheersstichting en is niet belast met uitvoerende taken. Het zou de relatie tussen t Clockhuys en de gemeente erg onduidelijk maken wanneer we deze stichting nu wel met een uitvoerende taak zouden belasten. Wij blijven daarom van oordeel dat onder de gegeven omstandigheden het onderbrengen van het KcG-personeel bij de bestuursdienst van de gemeente een goede en verstandige keuze is. Haren, 7 maart 2002. Burgemeester en wethouders van Haren,,burgemeester.,secretaris.