VIPLive - Financiële module (FIN): Afboeken in VIPLive: Om met de module te beginnen, kunt u op scherm te zien: klikken. U krijgt dan onderstaand U moet aangeven of u gebruik maakt van een extern boekhoudpakket Extern of dat u wilt afboeken binnen VIPLive FIN. Om de instellingen te bewaren kiest u daarna voor Opslaan. Daarna wijzigt het FIN menu aan de linkerkant: 1
U start door op te klikken, u krijgt dan het onderstaande scherm. Daar ziet u de facturen die zijn toegezegd door de zorgverzekeraar: Met behulp van de knop kunt u zoeken naar specifieke facturen en betalingen. Als u kiest voor, krijgt u het onderstaande scherm: 2
U kunt kiezen om te zoeken op Uzovi, factuurnummer of de periode. Ook kunt u naar papieren facturen zoeken. Dit geldt ook voor de betalingen rechts. U kunt op twee manieren betalingen koppelen aan facturen. De eerste is door middel van een MT940-bestand. Dit bestand kunt u downloaden vanaf uw internetbankieren. Vervolgens kunt u het aangemaakte bestand uploaden op VIPLive, waarna automatisch de betalingen aan de facturen worden gekoppeld. Betalingen en facturen die met elkaar overeenkomen verdwijnen uit dit scherm en worden gezien als betaald. Deze kunt u nog wel terugvinden onder de. Facturen en betalingen die niet aan elkaar gekoppeld kunnen worden, blijven in dit scherm staan totdat u er handmatig een actie op onderneemt. Bij de Friesland bank en bij ING particulier is het niet mogelijk om een MT940 bestand te downloaden. Hier kan wel een CSV bestand gedownload worden. Dit bestand kan vervolgens via dezelfde stappen als het MT940 bestand geüpload worden in VIPLive. Hieronder vind u een link van diverse handleidingen over het aanmaken van een MT940 bestand. (Wij adviseren niet meer dan 1 maand tegelijk in een MT940 bestand te uploaden.) http://www.calculus-software.nl/handleiding-1 Stappenplan automatisch koppelen: Download een MT940-bestand vanaf uw bank. Klik op de knop. Vervolgens verschijnt onderstaand bericht. 3
Selecteer uw bank en blader vervolgens naar de locatie op de computer waarnaar u het MT940-bestand gedownload heeft. 4
Kies daarna voor. Nu krijgt u het onderstaande scherm: 5
In dit scherm staan alle betalingen die in het MT940-bestand staan. U kunt ook nog, door middel van de vinkjes voor de betalingen uit te vinken, bepaalde betalingen niet laten meenemen. Als het scherm naar uw wens is ingevuld, dan kiest u voor. U krijgt nu een scherm te zien met de gegevens die aan elkaar gekoppeld kunnen worden. Dit scherm is een controle scherm. Als u hiermee akkoord gaat plaatst u een vinkje bij Selecteer alles en kiest u voor Akkoord. Daarna kunt u de automatische koppeling afronden in het onderstaande scherm: Door op te klikken bent u door het proces heen. U komt weer in het overzicht scherm terecht. Gekoppelde facturen en betalingen staan hier nu niet meer in. Het kan zijn dat de betalingsgegevens niet voldoende zijn om een factuur automatisch af te 6
handelen. Bij twijfel blijven betalingen dus staan. De betalingen die niet automatisch gekoppeld zijn, kunt u nader bekijken met behulp van de blauwe. Als u toch nog een overeenkomende factuur ziet, dan kunt u de factuur aan de linkerkant selecteren en de betaling aan de rechterkant. Klik vervolgens op de knop koppelt nu een factuur aan een betaling.. U Wanneer er geen betaling meer binnen komt (bijvoorbeeld omdat de factuur door de zorgverzekeraars is verrekend) op een bedrag wat in het afletter scherm staat kunt u de knop gebruiken. Wanneer u een verkeerde MT940 bestand heeft ingelezen klikt u onderaan de betalingen op verwijderd. Alle betalingen worden in een keer De tweede manier om een betaling aan een factuur te koppelen is handmatig, dus zonder MT940-bestand. U kunt dan aan de hand van uw afschriften de facturen als betaald afhandelen. 1. U selecteert een factuur. 2. U klikt op 7
3. U krijgt onderstaand scherm: Als alles correct is, kunt u op verwerkt uit de openstaande postenlijst. klikken. De factuur is dan afgehandeld en Bij een deelbetaling, kunt u het bedrag aanpassen in het bedrag dat u op uw bank bijgeschreven heeft gekregen. De factuur blijft dan met het resterende bedrag openstaan. Onder de menu-optie blijven de openstaande facturen staan. Onder de menu-optie kunt u alle afgehandelde facturen terugvinden. Betalingen ontkoppelen: U kunt een reeds gekoppelde betaling ongedaan maken. Hierdoor komt de factuur weer als openstaand te staan. Dit kunt u doen onder Historie. 8
9