Handreiking. fasegewijs. (re)organiseren

Handreiking fasegewijs (re)organiseren BZK/DGOBR/POIR/Personeel Rijk

Inhoudsopgave 0 Inleiding... 3 0.1 Deze Handreiking... 3 0.2 Fasegewijs (re)organiseren... 3 0.3 Schema fasegewijs (re)organiseren... 4 0.4 Overleg... 6 0.5 Verantwoording... 6 1 Fase 1... 7 1.1 Typering fase 1... 7 1.2 Mogelijkheden en onmogelijkheden in fase 1... 7 1.3 De ambtenaar in fase 1... 8 1.4 Overleg in fase 1... 8 2 Fase 2... 9 2.1 Typering fase 2... 9 2.2 Mogelijkheden in fase 2... 9 2.3 De ambtenaar in fase 2... 12 2.4 Overleg in fase 2... 13 3 Fase 3... 14 3.1 Typering fase 3... 14 3.2 De ambtenaar in fase 3... 14 3.3 Overleg in fase 3... 14 4 Ondersteuning... 15 4.1 EHBR... 15 4.2 Dynamisch Organiseren... 15 Handreiking fasegewijs (re)organiseren 2/15

0 Inleiding 0.1 Deze Handreiking De Handreiking fasegewijs (re)organiseren geeft een invulling en waar nodig een uitleg aan de beschrijving van de fasen die is opgenomen in de Overeenkomst loopbaanondersteuning, arbeidsmarkt, aanpassing BWWW en sociaal flankerend beleid 2008-2012 (Overeenkomst SFB 08-12). Bedoeling van de Handreiking is niet om voor te schrijven maar om duidelijkheid te scheppen op punten waar dat nodig is en om Rijksbreed langs dezelfde lijnen en met dezelfde invulling van de (rechtspositionele) begrippen de mogelijkheden van het nieuwe beleid te benutten. Hetzelfde geldt voor de fasebeschrijving in de overeenkomst zelf. Deze is niet bedoeld als opgelegd en vaststaand format, maar als een manier om tot een doel te komen op een wijze die past bij de organisatie en die past bij de situatie van het moment. Dit neemt niet weg dat er op sommige onderdelen wel duidelijkheid moet zijn. Met name waar het gaat om procedurele aspecten, zoals de communicatie en overleg met Departementaal Georganiseerd Overleg (DGO) en Ondernemingsraden (OR), worden vaste kaders gegeven. 0.2 Fasegewijs (re)organiseren De beschrijving van de fasen is opgenomen in de Overeenkomst SFB 08-12, Bijlage 1: Tijdelijk Sociaal Flankerend Beleid sector Rijk 2008-2012. Met de fasen is niet bedoeld een geheel nieuwe manier van (re)organiseren te introduceren. Het is een beschrijving die de bestaande praktijk in al zijn varianten omvat. De indeling van het (re)organisatieproces in fasen is in eerste instantie tot stand gebracht om de verschillende pakketten van sociaal flankerend beleid aan verschillende groepen medewerkers te kunnen linken en (onder andere) via die weg het aanwijzen van herplaatsingskandidaten te voorkomen. Daarnaast geeft de beschrijving duidelijkheid over de rol van de Medezeggenschap en het Georganiseerd Overleg per fase. Wat is fasegewijs (re)organiseren Iedere situatie waarin (de ontwikkeling van) een organisatie zich kan bevinden valt onder één van de drie fasen. De beschrijving van de verschillende fasen en de mogelijkheden en onmogelijkheden die daarbij horen zijn dus altijd van belang. Het is echter geen systeem dat gebruikt kan worden als er iets in de organisatie moet veranderen. Het is een beschrijving van de bestaande situatie, opgeknipt in drie delen, van de mogelijkheden om tot aanpassing van de organisatie te komen bij ieder van die drie delen en van de rol van de medezeggenschap en het GO. Daarbij wordt in de eerste, deels ook in de tweede, fase zelfs geen hard onderscheid gemaakt tussen organiseren en reorganiseren. Vooral de schaal waarop - en het tempo waarin veranderingen worden doorgevoerd maakt organiseren tot reorganiseren. Kleine veranderingen vinden voortdurend plaats en vele kleine veranderingen vormen samen een grote verandering. Daarin schuilen mogelijkheden maar ook gevaren. Mogelijkheden om grote, moeilijk stuurbare, veranderingen te voorkomen en via kleine minder ingrijpende stappen tot een zelfde resultaat te komen, mogelijkheden om flexibeler te zijn, sneller te kunnen inspelen op omstandigheden en gemakkelijker tussentijds te kunnen bijsturen, mogelijkheden om te experimenteren en niet vooraf alles te hoeven vastzetten, mogelijkheden om ambtenaren meer kans te geven om zich tijdig en op basis van eigen initiatief aan te passen aan veranderende omstandigheden; maar ook gevaren als de koers voor de lange termijn onvoldoende wordt uitgezet en vastgehouden, gevaren als beschermende mechanismen niet meer werken, en gevaren als het evenwicht tussen flexibiliteit en veiligheid in gevaar zou komen. Samenloop met andere bewegingen Handreiking fasegewijs (re)organiseren 3/15

In het fasegewijs (re)organiseren is het evenwicht tussen mogelijkheden en gevaren (flexibel en veilig) bewaard gebleven door de scope te beperken tot (re)organiseren op zich en daar geen andere ontwikkelingen, zoals een functiehuis of centraal plaatsen, aan te koppelen en door een en ander uit te werken binnen de bestaande kaders van de rechtspositie. Deze handreiking sluit daarbij aan en beperkt zich tot de beschrijving van de (on)mogelijkheden van de fasen als beschreven in de Overeenkomst SFB 08-12. In de praktijk van alle dag zijn zaken niet altijd zo eenvoudig gescheiden te houden. In het Programma Dynamisch Organiseren wordt handen en voeten gegeven aan het denken over (re)organiseren in zijn breedste vorm, voor nu en als eerste stap op weg naar de toekomst (zie 4.2, Dynamisch Organiseren). 0.3 Schema fasegewijs (re)organiseren Handreiking fasegewijs (re)organiseren 4/15

Visie ontwikkelen, mogelijkheden verkennen, veranderplannen opstellen Fase 1 Fase 2 Fase 3 (beperkte weergave) Voorgenomen aanpassing Houtskoolschets inclusief aan te wijzen (groepen) functies Voornemen tot reorganisatie Advies OR (= of WOR) Melden DGO als fase 1 reorg. Advies OR (= of WOR) Melden DGO als fase 2 reorg. Opstellen plan van aanpak (inclusief O&F rapport) Realiseren: structuurwijziging interne verschuivingen uitbreiding formatie uitbreiding met nieuwe functies anders invullen vacatures overige aanpassingen zonder gedwongen wijziging van individuele functie of standplaats Aanwijzing melden bij Regiekamer Desgewenst overleg DGO Realiseren: mobiliteit binnen aangewezen (groep) functies wijzigingen cf. de houtskoolschets binnen de niet (of niet meer) aangewezen (groep) functies evt doorontwikkelen houtskoolschets Advies OR (conform adviesrecht WOR) Overleg DGO (bijzondere rechtspositionele en sociale gevolgen) Realiseren: invullen nieuwe organisatie aanwijzen herplaatsingskandidaten Handreiking fasegewijs (re)organiseren 5/15 Vastleggen en afsluiten Gerealiseerd: opheffen aanwijzing, nieuwe situatie vastleggen en afsluiten Niet of deels gerealiseerd: opheffen aanwijzing, vastleggen en afsluiten Vastleggen en afsluiten Herplaatsen herplaatsingskandidaten

0.4 Overleg Eén van de punten waarop in de Handreiking nadrukkelijk wordt ingegaan is de informatie-uitwisseling en het overleg met DGO en OR. Per fase wordt aangegeven op welke momenten, over welke onderwerpen en op welke wijze afgestemd en overlegd moet worden. De betrokkenheid van de OR is daarbij als het gaat om de inrichting van de organisatie een principieel andere dan die van het DGO. Vooraf kan daarbij opgemerkt worden dat de beschreven informatie en overlegvereisten een beschrijving zijn van een minimumpakket. Het verdient aanbeveling om naar álle kanten (naar DGO en OR, maar ook naar de medewerkers) tijdig, duidelijk en volledig te zijn in de informatie en afstemming. Voor alle genoemde groepen geldt dat meedenken vooraf goede ideeën oplevert en veel misverstanden en uitleg achteraf bespaart. 0.5 Verantwoording Deze Handreiking is opgesteld door het Ministerie van BZK (DGOBR/POIR/P-Rijk). De inhoud van de Handreiking is afgestemd met de verschillende Departementen via het overleg in de Interdepartementale Contactvergadering Rechtspositie Aangelegenheden (ICRA) en afgestemd in het Netwerk van Organisatieadviseurs. Deze Handreiking maakt geen onderdeel uit van de Overeenkomst SFB 08-12. Handreiking fasegewijs (re)organiseren 6/15

1 Fase 1 1.1 Typering fase 1 In fase 1 is een organisatie in rust. Dat wil niet zeggen dat er niets kan veranderen, maar wel dat veranderen op dat moment geen specifiek doel van de organisatie is. In de Overeenkomst SFB 08-12 is fase 1 als volgt getypeerd: De organisatie is in formatieve rust. Er kan wel sprake zijn van organisatiewijzigingen, zoals samenvoeging of splitsing van teams of directies of overhevelingen binnen of tussen directies, maar daarbij blijven de onderscheiden groepen functies als geheel kwalitatief en kwantitatief ten minste in stand en zijn geen individuele functiewijzigingen en gedwongen standplaatswijzigingen aan de orde. Uitbreiding van de formatie met nieuwe functies is mogelijk. Uitbreiding met nieuwe functies ter vervanging van bestaande functies is in deze fase niet mogelijk. 1.2 Mogelijkheden en onmogelijkheden in fase 1 In de beschrijving van fase 1 in de Overeenkomst SFB 08-12 is al een aantal mogelijkheden gegeven om de organisatie binnen de grenzen van fase 1 te wijzigen. Dit is niet bedoeld als limitatieve opsomming. Kernvraag in fase 1 is wat eventuele veranderingen voor consequenties hebben voor de rechtspositie van de zittende ambtenaren. Het is moeilijk hierbij een harde grens aan te geven. Een aantal van de in de overeenkomst opgesomde mogelijkheden heeft wel degelijk rechtspositionele consequenties, zeker in een organisatieonderdeel waar gewerkt wordt met beschreven individuele functies. In een dergelijke situatie heeft een overheveling tussen of binnen directies al snel een rechtspositioneel gevolg (wijziging aanstelling of wijziging plaats van tewerkstelling) dat zelfs tot een voor beroep vatbaar besluit kan leiden. Toch is dit mogelijk in fase 1. Bepalend in dit geval is dat de overheveling niet leidt tot een individuele functiewijziging, met andere woorden een wijziging van het takenpakket van de ambtenaar buiten de grenzen van zijn functie of op een andere wijze dan gebruikelijk binnen het betreffende organisatieonderdeel. Om een voorbeeld te geven: als er in een organisatie (in de toekomst) sprake is van brede functies waarbinnen takenpakketten kunnen verschuiven treden minder snel individuele functiewijzigingen op dan wanneer gewerkt wordt met echte individuele functiebeschrijvingen. Wat wel en niet mogelijk is in fase 1 is dus mede afhankelijk van de feitelijke omstandigheden. De grenzen van fase 1 Een viertal grenzen is in de Overeenkomst SFB 08-12 al aangegeven. Individuele functiewijziging is hierboven toegelicht. Gedwongen standplaatswijziging is in beginsel niet mogelijk. Krimp door opheffen van functies of verminderen van formatie is niet mogelijk. Krimp bij een bepaald onderdeel als gevolg van structuurwijziging kan wel voorkomen, mits zowel de formatie als geheel als de onderscheiden functiegroepen in aantallen ten minste gelijk blijven. Uitbreiding van de formatie is vanzelfsprekend wel mogelijk. Het is ook mogelijk nieuwe functies te introduceren, zolang dit niet ten koste gaat van de omvang van bestaande functiegroepen. Introduceren van nieuwe functies is niet mogelijk als deze in de plaats komen van bestaande functies die nog bezet zijn. Als een werkplek vrijkomt is het echter altijd mogelijk deze anders in te vullen, bijvoorbeeld door verschuiving naar een andere bestaande functie of introductie van een nieuwe functie die op vergelijkbare taken gericht is. Aanpassen en vernieuwen is dus mogelijk, op grote schaal structurele wijzigingen doorvoeren hoort niet thuis in fase 1. Wat wel en niet mogelijk is zal aan de hand van de concrete omstandigheden per situatie beoordeeld moeten worden. Van belang is de wijze waarop een organisatie is georganiseerd, zoals de wijze van functietypering en het niveau van plaatsing. Daarnaast is van invloed of bewegingen leiden tot opgelegde wijzigingen. Waar sprake is van vrijwillig bewegen liggen grenzen van wat binnen deze fase mogelijk is anders dan waar wijzigingen moeten passen binnen de aangegeven beperkingen. Handreiking fasegewijs (re)organiseren 7/15

1.3 De ambtenaar in fase 1 Deze handreiking gaat niet over de voorzieningen van het sociaal flankerend beleid. Voor de beschikbaarheid van voorzieningen en de toelichting op de onderscheiden voorzieningen wordt verwezen naar de tekst van de Overeenkomst SFB 08-12 en de circulaire Sociaal flankerend beleid sector Rijk 2008-2012 d.d. 6 mei 2008 (kenmerk 2008-0000195249). Van belang is in dit kader alleen om te benadrukken dat in de vaststelling van voorzieningen gekozen is voor een systeem dat aan medewerkers recht op toepassing van voorzieningen toekent dat afhankelijk is van de fase waarin de organisatie zich bevindt. In fase 1 ligt de nadruk daarbij op het stimuleren van mobiliteit en het faciliteren van de loopbaan, bijvoorbeeld door ruimere mogelijkheden op een loopbaanscan te bieden en door de vergoeding van opleidingen mede te koppelen aan loopbaanafspraken. Daarnaast is een groot aantal voorzieningen, dat in een latere fase als recht beschikbaar komt, in fase 1 als mogelijkheid beschikbaar. Achterliggende gedachte bij beide is dat de nadruk van het sociaal flankerend beleid moet verschuiven. Waar in termen van organiseren de praktijk moet verschuiven van in één keer groot reorganiseren naar geleidelijk (dynamisch) organiseren moet in het flankerend beleid het accent gaan verschuiven van reparatie achteraf naar voorbereiden op. Het sociaal flankerend beleid 2008-2012 voorziet in beide elementen. Het is een taak van de organisatie om juist in fase 1 (en ook in fase 2) de ambtenaren te wijzen op de voorzieningen ter voorbereiding op en te stimuleren dat daar goed gebruik van wordt gemaakt. 1.4 Overleg in fase 1 De voorschriften voor overleg met OR en DGO liggen vast in respectievelijk de Wet op de Ondernemingsraden (WOR) en het Algemeen Rijksambtenarenreglement (ARAR). De Overeenkomst SFB 08-12 doet daar niets aan af. Het adviesrecht van de OR is uitsluitend van toepassing op wat in termen van de WOR een belangrijke wijzigingen van de organisatie is. De mogelijkheden in fase 1 zoals hierboven beschreven leveren in het algemeen geen belangrijke wijzigingen van de organisatie op, maar zullen van geval tot geval moeten worden beoordeeld. In de Overeenkomst SFB 08-12 is voor de overige situaties (geen belangrijke wijzigingen in de zin van de WOR) niettemin wel een betrokkenheid van de OR vastgelegd omdat uitwisseling van informatie over alle wijzigingen van belang wordt geacht. In de overeenkomst is bepaald dat de OR betrokken wordt bij wijzigingen in de organisatie. De OR wordt geïnformeerd en geconsulteerd. Dit is niet hetzelfde als het adviesrecht dat is vastgelegd in de WOR. Tenzij is vastgesteld dat er sprake is van een belangrijke wijziging in de zin van de WOR betreft het hier dus geen formeel adviesrecht in de zin van de WOR. De mogelijke gevolgen van verschil van inzichten over wijzigingen in deze fase zijn in dat geval dus ook anders. Omdat de bepalingen van de WOR ten aanzien van het onthouden van een positief advies in deze fase nog niet van toepassing zijn vinden ook de (procedurele) gevolgen daarvan geen toepassing. Niet belangrijke wijzigingen die passen binnen fase 1 kunnen in beginsel altijd doorgevoerd worden, mits de OR is geconsulteerd. Er zijn in fase 1 dus situaties denkbaar waarin de OR wel een formeel adviesrecht toekomt. Het centraal plaatsen van medewerkers kan bijvoorbeeld door wijziging van gezagsstructuur een belangrijke wijziging van de organisatie in de zin van WOR zijn. Als dit geschiedt zonder taak- of functiewijzigingen past dit geheel binnen fase 1 maar geldt wel het formeel adviesrecht. Overleg met het DGO is in fase 1 in beginsel niet noodzakelijk. Voorgenomen wijzigingen die voor advies aan de OR worden voorgelegd moeten gemeld worden aan het DGO als fase 1 reorganisatie. Als het DGO of de werkgever daar prijs op stelt wordt hierover ook overleg gevoerd, maar van een instemmingvereiste is hier geen sprake. Handreiking fasegewijs (re)organiseren 8/15

2 Fase 2 2.1 Typering fase 2 In fase 2 is in termen van eindresultaat alles mogelijk. Fase 2 is niet bedoeld om klassiek te reorganiseren zonder gehouden te zijn aan de bijbehorende spelregels. Fase 2 is wel bedoeld om vergelijkbare resultaten te kunnen behalen, maar dan langs andere wegen, of om noodzakelijke klassieke reorganisaties vooraf in omvang te beperken. In de Overeenkomst SFB 08-12 is fase 2 als volgt getypeerd: Organisatie en medewerkers zijn gedwongen om in beweging te komen. Deze constatering is gebaseerd op een visie op gewenste of noodzakelijke ontwikkeling van de organisatie, de houtskoolschets, waaruit blijkt dat er één of meer functiegroepen zijn waarin krimp zal voorkomen die zonder maatregelen leidt tot overtolligheid, dan wel dat er sprake zal zijn van gedwongen standplaatswijzigingen. Inspanningen van organisatie en medewerkers zijn er in fase 2 op gericht om overtolligheid in functiegroepen met krimp dan wel gedwongen standplaatswijzigingen -en daarmee het aanwijzen van herplaatsingskandidaten- zo veel als mogelijk te voorkomen. Voor beiden geldt hiervoor een zware inspanningsverplichting. In fase 2 is (tijdelijke) aanpassing van de organisatie mogelijk voor zover dit in lijn is met de houtskoolschets en het overleg daarover met OR (en indien gewenst DGO) is gevoerd. Binnen functiegroepen waarin geen overtolligheid is voorzien en waarin geen sprake is van gedwongen standplaatswijzigingen kunnen aanpassingen geformaliseerd worden. In andere gevallen kan tijdelijk vooruitgelopen worden op de eindsituatie als beschreven in de houtskoolschets, met dien verstande dat die tijdelijkheid en de inzet van interim-functievervulling daarbij in duur zo veel mogelijk wordt beperkt. In fase 2 zal nadrukkelijk gecommuniceerd worden met medewerkers om gebruik van de faciliteiten te bevorderen en om op die wijze aanwijzing van herplaatsingskandidaten te voorkomen. 2.2 Mogelijkheden in fase 2 In fase 2 zal soms wel en soms niet (of nog niet) sprake zijn van een reorganisatie in de zin van het ARAR en de WOR. Als het wel gaat om een ARAR reorganisatie dan moet de Regeling procedure bij reorganisatie gevolgd worden. De basis van fase 2 ligt in dat geval in de bepaling van die regeling waarin vastligt wanneer de regeling wel of niet volledig van toepassing is. In de regeling is namelijk in artikel 1 lid 3 opgenomen dat de verdere bepalingen van regeling niet van toepassing zijn wanneer het niet noodzakelijk is om herplaatsingskandidaten aan te wijzen, of wel leidt tot aanwijzing van herplaatsingskandidaten maar betrokkenen per datum aanwijzing direct herplaatst kunnen worden. De feitelijke invulling van fase 2 kan naar gelang de noodzaak en de omstandigheden waarin een organisatie verkeert sterk verschillen. Aan het doel van fase 2 zijn nauwelijks grenzen gesteld. Aan de wegen waarlangs het doel bereikt kan worden wel. Kern van fase 2 is het voorkomen van de noodzaak om ambtenaren aan te wijzen als herplaatsingskandidaat. Door in een vroegtijdig stadium de grote lijnen van een organisatieverandering vast te stellen kunnen ambtenaren, met behulp van de faciliteiten van het SFB, op de gevolgen van die verandering anticiperen en handelen. De houtskoolschets Fase 2 begint met het opstellen en bespreken van de houtskoolschets. Ook de houtskoolschets zal per situatie sterk verschillen. Daarom is geen lijst met onderwerpen en procedurele punten opgesteld waaraan de houtskoolschets moet voldoen, zoals bij het Plan van aanpak reorganisaties (het O&F rapport) in de Regeling procedure bij reorganisatie. Aan de houtskoolschets worden alleen inhoudelijke eisen gesteld: in de houtskoolschets wordt beschreven hoe de organisatie van een onderdeel er op korte of langere termijn uit moet gaan zien en worden de waarom en hoe te realiseren vraag beantwoord. De mate van detail kan daarbij sterk verschillen. Het is niet altijd noodzakelijk om de eindsituatie al in detail vast te leggen, het kan ook gaan om een beweging in een bepaalde richting Handreiking fasegewijs (re)organiseren 9/15

waarbij de eindsituatie onderweg verder ingevuld kan worden. De houtskoolschets zelf kan ook aan verandering onderhevig zijn. Als het (nog) niet mogelijk is de eindsituatie op alle aspecten sluitend te beschrijven kan de houtskoolschets als dynamisch document gedurende fase 2 doorontwikkeld worden. Over de houtskoolschets wordt vooraf overleg gevoerd met OR en DGO (zie hierover verder 2.4 Overleg fase 2). Personele gevolgen In de houtskoolschets wordt aangegeven waar ten gevolge van de aanpassing van de organisatie personele gevolgen te verwachten zijn. Personele gevolgen kunnen ontstaan omdat er een inkrimping van de formatie vereist is of omdat er gedwongen standplaatswijzigingen te verwachten zijn. Het is ook mogelijk dat er in absolute zin geen krimp noodzakelijk is (de omvang in fte in oude en nieuwe situatie is gelijk) maar dat er wel een kwalitatief verschil ontstaat tussen de huidige bezetting en de benodigde bezetting in de toekomst. Als niet vooraf duidelijk is dat alle medewerkers een plaats zullen vinden in de nieuwe situatie zou de voorziene wijziging ondanks de formatieve ruimte toch kunnen leiden tot het aanwijzen van herplaatsingskandidaten. Dit kan zich bijvoorbeeld voordoen als het niveau van een functie wijzigt. Ook in dat geval is het mogelijk eventuele voorziene problemen in fase 2 proactief op te lossen. Het aanwijzen van (groepen) functies Groepen waarbinnen personele gevolgen worden verwacht kunnen worden benoemd als aangewezen groep functies. De ambtenaren die tot een aangewezen groep behoren worden aangeduid als fase 2 kandidaten. Door de aanwijzing krijgen zij recht op extra voorzieningen van sociaal flankerend beleid (zie 2.3 De ambtenaar in fase 2). Aanwijzing van functies of groepen functies is altijd gebaseerd op objectieve criteria. Het is met nadruk niet de bedoeling om een of meer individuele medewerkers aan te wijzen. De criteria op grond waarvan een aan te wijzen groep wordt begrensd moeten worden opgenomen in de houtskoolschets. De aanwijzing wordt altijd begrensd door het organisatiegebied waarop de houtskoolschets betrekking heeft. Daarbinnen is differentiatie mogelijk. Als een houtskoolschets ziet op een Directie waarbinnen eenzelfde functie voorkomt op verschillende afdelingen is er een keuze mogelijk. De aanwijzing kan in dat geval beperkt blijven tot de functie binnen één afdeling, een selectie van de afdelingen of betrekking hebben op de functie binnen alle afdelingen. Waar sprake is van functiestramienen of functiefamilies kan een keuze gemaakt worden op een gedetailleerder niveau, mits er sprake blijft van objectief bepaalbare criteria. De aanwijzing van een functie of groep functies komt altijd te vervallen op het moment dat duidelijk is dat er geen overtolligheid meer dreigt en (dus) uiteindelijk geen herplaatsingskandidaten behoeven te worden aangewezen. De aanwijzing kan ook van te voren, in de houtskoolschets, aan een bepaalde (uiterlijke) termijn gebonden worden. Ook in dit geval overigens komt de termijn al voor de gekozen einddatum altijd te vervallen op het moment dat geen boventalligheid meer verwacht wordt. De aanwijzing kan ten slotte altijd door het bevoegd gezag opgeheven worden (bijvoorbeeld wanneer de organisatie overgaat naar fase 3). De aanwijzing van een groep functies dient gemeld te worden aan de Regiekamer via afschriften aan de Regiekamer van besluiten en rapportages aan de departementale medezeggenschap en georganiseerde overleg(gen) over de aanwijzing van fase 2 kandidaten. Informeren over aanwijzing Ambtenaren die behoren tot een aangewezen groep functies worden hiervan vooraf schriftelijk op de hoogte gesteld. Hierbij wordt aangegeven dat de faciliteiten behorend bij fase 2 van het SFB van toepassing zijn. Ook wordt aangegeven dat de aanwijzing tijdelijk is en komt te vervallen op het moment dat duidelijk is dat er geen herplaatsingskandidaten meer behoeven te worden aangewezen. Als er sprake is van een vooraf vastgestelde termijn wordt dit hierbij aangegeven. Met de betrokken Handreiking fasegewijs (re)organiseren 10/15

ambtenaren moet goed gecommuniceerd worden over de mogelijkheden voor fase 2 kandidaten. Het is ook van belang dat ambtenaren zich realiseren dat de aanwijzing opeens, eerder dan verwacht, voorbij kan zijn. Vanuit organisatorisch oogpunt is de schriftelijke mededeling van belang voor het vastleggen van het recht op voorzieningen van sociaal flankerend beleid en met name voor het voorrangsrecht bij de vervulling van vacatures. Alleen al daarom is noodzakelijk dat in alle gevallen duidelijk is vastgelegd wie tot een aangewezen groep behoort. De ambtenaar ontvangt opnieuw een schriftelijke mededeling op het moment dat de aanwijzing komt te vervallen of opgeheven wordt. Wanneer de termijn van de aanwijzing vooraf is bepaald en niet voortijdig komt te vervallen of opgeheven wordt is geen schriftelijke mededeling van de afloop van de termijn noodzakelijk. Realiseren van veranderingen Tijdens fase 2 is het mogelijk stappen te zetten op weg naar de in de houtskoolschets beschreven doelen. Er kan gekozen worden om in fase 2 (alleen) overtolligheid vooraf op te lossen, om de gewenste eindsituatie vervolgens in fase 3 via een klassieke reorganisatie te realiseren. Daarmee worden de mogelijkheden van fase 2 slechts ten dele benut. Buiten de aangewezen groepen functies kunnen aanpassingen van de organisatie plaatsvinden die verder gaan dan in fase 1 mogelijk is. Veranderingen die voortvloeien uit de houtskoolschets kunnen buiten de aangewezen groepen doorgevoerd worden. Het gaat dan dus om veranderingen waarbij de betrokken ambtenaren zonder gedwongen standplaatswijziging een plaats in de aangepaste organisatie vinden. Bij die veranderingen is het, anders dan in fase 1, ook mogelijk om nieuwe functies te introduceren die in de plaats komen van bestaande functies zonder dat er sprake is van vrijwillige mobiliteit. Dit komt overeen met wat in praktijk vaak de verkorte procedure wordt genoemd (cf. de Regeling procedure bij reorganisatie art. 1 lid 3: als er geen herplaatsingskandidaten komen is de regeling niet van toepassing). Zodra er in een aangewezen groep functies geen boventalligheid meer dreigt en de aanwijzing dus vervalt, kunnen ook voor die groep aanpassingen doorgevoerd worden. Hetzelfde geldt voor een groep functies die is aangewezen op grond van verwachte standplaatswijziging en er binnen die groep functies geen problemen (meer) zullen optreden als gevolg van die wijziging. Tijdelijke oplossingen Wanneer het nog niet mogelijk of opportuun is om aanpassingen definitief door te voeren kunnen ook tijdelijke oplossingen gecreëerd worden. Hieraan zijn in dit kader beperkingen gesteld. In de overeenkomst SFB 08-12 is afgesproken dat tijdelijk vooruit gelopen kan worden op de eindsituatie met dien verstande dat die tijdelijkheid en de inzet van interim-functievervulling daarbij in duur zo veel mogelijk wordt beperkt. Hierbij is geen absolute grens afgesproken. De gedachte achter de afspraak is dat voortdurende onduidelijkheid over de eigen positie van de ambtenaar voorkomen moet worden. In die zin moet per geval afgewogen worden welke duur acceptabel is. In een tijdelijke situatie met de intentie die op termijn te formaliseren is een langere duur acceptabel dan bijvoorbeeld tijdens een experiment. Als voorzien wordt dat van tijdelijke oplossingen of experimenten gebruik gemaakt moet worden is het verstandig dit al in de houtskoolschets op te nemen. Voor reguliere interimfunctievervulling, die niets te maken heeft met de houtskoolschets, gelden ook tijdens fase 2 de normale regels en beleidslijnen. De afspraak tijdelijke inzet in duur zo veel mogelijk te beperken is hierop niet van toepassing. Afsluiten van fase 2 Aan het eind van fase 2 zijn er twee mogelijkheden. De in de houtskoolschets voorziene overtolligheid is opgelost en de beschreven aanpassingen zijn gerealiseerd. In dat geval zijn (of worden) gerealiseerde veranderingen afgehecht, worden tijdelijke oplossingen die niet structureel zijn gemaakt Handreiking fasegewijs (re)organiseren 11/15

beëindigd en gaat de organisatie terug naar fase 1. De tweede mogelijkheid is dat de in de houtskoolschets voorziene overtolligheid niet is opgelost en dat de aanpassingen (dus) niet of maar ten dele zijn gerealiseerd. In dit geval gaat de organisatie over naar fase 3 en wordt een klassieke reorganisatie ingezet om de oorspronkelijke aanpassingen alsnog te realiseren. Daarbij is het niet perse noodzakelijk dat alle organisatieonderdelen die vielen binnen fase 2 ook naar fase 3 gaan. In veel gevallen zal het mogelijk zijn fase 3 te beperken tot die organisatieonderdelen waarvoor dat nog noodzakelijk is. Met de overgang naar fase 3 wordt een nieuw proces ingezet. Dat betekent dat keuzes opnieuw gemaakt kunnen (moeten) worden. De houtskoolschets en het overleg daarover met OR en DGO werken niet door in fase 3. 2.3 De ambtenaar in fase 2 Deze handreiking gaat niet specifiek in op voorzieningen van het sociaal flankerend beleid (zie voor verwijzingen 1.3, De ambtenaar in fase 1). Mobiliteit en loopbaan In fase 2 ligt de nadruk nog meer dan in fase 1 op het stimuleren van loopbaan en vrijwillige mobiliteit. De beschikbare voorzieningen op dit vlak (zoals de loopbaanscan en opleiding in het kader van de loopbaan) zijn grotendeels gelijk aan die in fase 1. Een belangrijke toevoeging in fase 2 is het recht op trajectbegeleiding. De ambtenaar die behoort tot een aangewezen groep functies heeft recht op ondersteuning bij de invulling en uitvoering van een begeleidingstraject van werk naar werk. Dit betekent niet dat voor iedere ambtenaar een begeleidingstraject ingericht moet worden, het gaat om de ambtenaar die aangeeft daaraan behoefte te hebben. Het is overigens niet de bedoeling deze afweging alleen bij de ambtenaar te leggen. In de overeenkomst SFB 08-12 is vastgelegd dat op organisatie en medewerkers beide een zware inspanningsverplichting rust om het aanwijzen van herplaatsingskandidaten zo veel als mogelijk te voorkomen. Voor de organisatie ligt hier dus de taak om hierin mee te denken en ambtenaren waar nodig te stimuleren om als daar reden toe is van de trajectbegeleiding gebruik te maken. In de inrichting en uitvoering van het traject spelen naast de ambtenaar zelf de direct leidinggevende en de mobiliteitsadviseurs van het eigen Departement of van de Mobiliteitsorganisatie een centrale rol. De voorzieningen van SFB Op de medewerkers die behoren tot een aangewezen functiegroep is een extra pakket van voorzieningen van toepassing. Met uitzondering van het aanbieden van een passende functie, de hernieuwde aanwijzing als herplaatsingskandidaat en de bijdrage in pensioenopbouw kunnen zij in aanmerking komen voor alle voorzieningen. Sommige voorzieningen, die met name gericht zijn op uitstroom, zijn voor deze groep geen recht maar een mogelijkheid. Toekenning van deze mogelijkheid is voorbehouden aan het bevoegd gezag. Toewijzing of afwijzing geschiedt op basis van een individuele afweging van o.a. de positie en mogelijkheden van de ambtenaar in de toekomstige organisatie. Toekenning van de voorziening aan een bepaalde ambtenaar in een aangewezen groep functies kan daarom geen precedent scheppende werking hebben voor andere ambtenaren in diezelfde groep. Waar dat nodig wordt geacht is het mogelijk om vooraf met bepaalde ambtenaren afspraken te maken over het toekennen van voorzieningen. In de systematiek van het sociaal flankerend beleid is het recht op (toekenning van) voorzieningen gekoppeld aan de verschillende fasen. Het voor fase 2 beschreven pakket is beschikbaar voor ambtenaren die behoren tot een aangewezen groep functies. Voor de overige ambtenaren binnen het bereik van de houtskoolschets geldt tijdens fase 2 het pakket behorend bij fase 1. Voor een aantal voorzieningen geldt overigens dat zij meer in verband staan met een bepaalde gebeurtenis dan met een fase. Bij een (individueel) gedwongen standplaatswijziging bestaat bijvoorbeeld, ook als voor het overige geen sprake is van een organisatiewijziging, altijd recht op de bijbehorende voorzieningen, ook Handreiking fasegewijs (re)organiseren 12/15

als de ambtenaar niet is aangewezen als herplaatsingskandidaat en niet behoort tot een aangewezen groep. 2.4 Overleg fase 2 Zoals in paragraaf 1.4 is aangegeven, liggen de voorschriften voor overleg met OR en DGO vast in respectievelijk de Wet op de Ondernemingsraden (WOR) en het ARAR. De OR Voor aanvang van fase 2 wordt met de OR overleg gevoerd over de houtskoolschets en de aanwijzing van groepen functies. Ook bij het tussentijds aanpassen van de houtskoolschets wordt daarover overleg gevoerd. In de Overeenkomst SFB 08-12 is vastgelegd dat de OR wordt betrokken bij het vaststellen van de houtskoolschets en dat de OR de noodzaak van de voorziene krimp en / of standplaatswijzigingen onderkent. Het gaat hier, net als in fase 1, in beginsel niet om een advies in de zin van de WOR. Ook hier zijn de bepalingen van de WOR ten aanzien van het onthouden van een positief advies dus niet per definitie van toepassing. Deze gelden alleen als het gaat om een belangrijke wijziging van de organisatie (zie voor een uitgebreider toelichting 1.4, Overleg fase 1). Het ligt wel voor de hand dat dit in deze fase vaker zal voorkomen dan in fase 1. Afhankelijk van de inhoud van de houtskoolschets is het ook mogelijk dat op sommige onderdelen van de houtskoolschets wel sprake is van een adviesrecht in de zin van de WOR en op andere onderdelen niet. Het DGO De houtskoolschets wordt voorafgaand aan fase 2 aan het DGO gemeld met de mededeling dat het een fase-2 reorganisatie betreft. Ook de aanwijzing van groepen functies wordt gemeld aan het DGO. In het DGO wordt vastgesteld of aanvullende afspraken bij de houtskoolschets noodzakelijk zijn. Deze afspraken kunnen betrekking hebben op de rechtspositionele kaders en op het bijbehorende proces, bijvoorbeeld de wijze waarop over het verloop van de reorganisatie wordt gerapporteerd. Ten aanzien van de afspraken over de rechtspositionele kaders is in bijlage 1 van de Overeenkomst SFB 08-12 de beperking opgenomen, dat Departementen of andere onderdelen na 1 januari 2008 geen regelingen meer zullen afspreken in aanvulling op of ter vervanging van het sociaal flankerend beleid, tenzij er sprake is van specifieke situaties. Als voorbeeld van een specifieke situatie wordt in de overeenkomst genoemd de situatie waarin arbeidsvoorwaarden van andere sectoren of rechtspersonen aan de orde zijn. Het ligt niet voor de hand dat dit zich in een fase 2 reorganisatie voor zal doen. Initiatief OR en DGO Wanneer OR of DGO zelf constateren dat er in een organisatieonderdeel een fase 2 situatie aan de orde is (of zou moeten zijn) kunnen zij ook zelf het initiatief nemen om dit aan te kaarten. In dat geval wordt zo snel mogelijk een overleg tussen DGO, OR en de bestuurder georganiseerd. Handreiking fasegewijs (re)organiseren 13/15

3 Fase 3 3.1 Typering fase 3 In fase 3 worden veranderingen doorgevoerd conform de regels die gelden voor reorganisaties. In deze fase is de Regeling procedure bij reorganisatie dus volledig van toepassing. Dit is noodzakelijk als het in de voorgaande fasen niet is gelukt om personele problemen rond de gewenste aanpassing van de organisatie te voorkomen. Het is ook mogelijk dat bewust gekozen wordt voor deze vorm van aanpassen. In situaties waarin het noodzakelijk is dat een organisatie op zo kort mogelijke termijn in een nieuwe vorm van start gaat en er geen mogelijkheid is dit via tijdelijke oplossingen te ondervangen en / of geen tijd is om problemen langs de weg der geleidelijkheid op te lossen kan een klassieke reorganisatie de aangewezen methode zijn. Deze handreiking gaat niet in detail in op fase 3. Voor het doorvoeren van een fase 3 reorganisatie kan verwezen worden naar de genoemde Regeling procedure bij reorganisatie, naar de overige Rijks- en Departementale regelingen en naar de betreffende circulaires. 3.2 De ambtenaar in fase 3 In de fase 3 reorganisatie kunnen herplaatsingskandidaten worden aangewezen. Ook hiervoor kan verwezen worden naar de bestaande regels en richtlijnen. Deze handreiking beperkt zich tot een paar bijzonderheden. Voor de aangewezen herplaatsingskandidaten is het meest uitgebreide pakket voorzieningen beschikbaar. Vrijwel alle voorzieningen zijn voor deze groep geformuleerd als een recht. In de Overeenkomst SFB 08-12 zijn voor de looptijd van de overeenkomst naast het sociaal flankerend beleid ook nog bijzondere afspraken gemaakt over de duur van de herplaatsingstermijn en het begrip passende functie, en worden de wederzijdse verplichtingen nog eens benadrukt. De duur van de herplaatsingstermijn bedraagt 18 maanden en wordt automatisch verlengd tot maximaal 30 maanden ten gevolge van tijdelijk werk of als het niet gelukt is een passende functie aan te bieden. Het begrip passende functie is gedurende de eerste zes maanden van de herplaatsingstermijn aangepast tot een functie die maximaal één salarisschaal lager is gewaardeerd en waarbij extra reistijd beperkt blijft tot maximaal 15 minuten enkele reis. Indachtig de wederzijdse verplichtingen wordt gewezen op de gezamenlijke verantwoordelijkheid om een herplaatsingsplan op te stellen en uit te voeren. Voor meer informatie wordt verwezen naar de Overeenkomst SFB 08-12, paragraaf 6 en de BZK circulaire van 6 mei 2008, kenmerk 2008-0000195249. 3.3 Overleg in fase 3 Ten aanzien van het overleg met OR en DGO zijn in fase 3 de geldende bepalingen van toepassing (advies OR, overleg met DGO). Handreiking fasegewijs (re)organiseren 14/15

4 Ondersteuning 4.1 EHBR Bij het Ministerie van BZK is bij de Directie OP (afdeling Personeel Rijk) een bureau Eerste Hulp Bij Reorganisatie (EHBR) ingericht. De EHBR is ingericht om vragen van medewerkers van de centrale personeelsafdelingen rond het fasegewijs reorganiseren te beantwoorden en anderszins behulpzaam te zijn bij het denken over en voorbereiden van veranderingen in de organisatie binnen de drie fasen. Het bureau is bereikbaar via telefoon en mail: John van Baarle, 070 4267661, e-mail john.baarle@minbzk.nl Paul Zijp, 070-4267594, e-mail paul.zijp@minbzk.nl Het is ook mogelijk de EHBR uit te nodigen om vragen te beantwoorden of toelichting te geven in reguliere bijeenkomsten op een departement (zoals bijvoorbeeld werkoverleggen). De EHBR is een tijdelijk bureau. Op den duur zal de functie van het bureau opgaan in de reguliere Helpdesk van de afdeling Personeel Rijk. 4.2 Dynamisch Organiseren Het programma Dynamisch Organiseren is gericht op (re)organiseren in bredere zin. Doel van het programma Dynamisch Organiseren is het bewerkstelligen van een mindshift / paradigmaverandering op het gebied van het omgaan met organisatieveranderingen. Het programma richt zich op (nieuwe) manieren om te komen tot een flexibele inzet van medewerkers, met respect voor de rechten en behoeften van betrokken medewerkers. Activiteiten binnen het programma zijn onder andere de deelname aan bestaande netwerken, het organiseren van workshops, het ontwikkelen van voorbeelden en handleidingen, het verzamelen en beschikbaar maken van informatie en het zorgen voor uitwisseling van best practices tussen organisatieonderdelen. Meer informatie over het programma is te vinden op de bijbehorende website Dynamonet (onderdeel van Rijksweb): http://dynamonet.rijksweb.nl Handreiking fasegewijs (re)organiseren 15/15