rat Heemstede Bioc * mei idaai HET CON VENANT VAN HUIS LEYDUIN

Transcriptie

1 rat Heemstede Bioc * mei idaai j HET CON VENANT VAN HUIS LEYDUIN Het Con venant van Huis Leyduin be vat in aanvulling op de WOR, uitgangspunten, kaders, randvoorwaarden en spelregels voor hoe de bestuurders van de gemeenten Bloemendaal & Heemstede en de Ondememingsraden van beide gemeenten met elkaar willen handelen en omgaan in het proces van de gemeenten Bloemendaal & Heemstede om te komen tot intensieve samenwerking. Gezien het bijzondere en organische karakter van dit proces moet dit convenant de rol van de medezeggenschap duidelijk stellen. Kaders waarbinnen samenwerking moet worden gerealiseerd Colleges: 1. De kaders zoals door de Colleges en / of de Raden van beide gemeenten gesteld, zijn bepalend voor hoe de samenwerking vorm kan worden gegeven. Deze kaders zijn: - in de lopende collegeperiode is hoe dan ook een bestuurlijke en / of ambtelijke fusie uitgesloten; beide Colleges hebben het standpunt om de ambtelijke samenwerking 'zo licht als het kan, zo zwaar als het moet' te willen regelen (formaliseren); - het College van Heemstede heeft in vervolg hierop aangegeven een nieuwe gemeenschappelijke regeling niet passend te vinden; de aangegane samenwerking moet ook weer relatief makkelijk te ontvlechten zijn als daar aanleiding toe is vanuit de Colleges en / of Raden. In een metafoor is dit getypeerd als het zoals beschreven in de 'visie op samenwerking Heemstede en Bloemendaal - basisdocument' (december 2013), bij onderdeel 7 'welke vorm van samenwerking past hier het best bij?'. De inhoud van dit onderdeel is ook nu nog steeds relevant en maakt daarmee als bijlage onderdeel uit van dit convenant; - Het document 'kernboodschap samenwerking Bloemendaal Heemstede' is de verantwoording voor het 'waarom' ('samen sterk blijven') en het 'hoe' van de samenwerking en maakt daarmee als bijlage onderdeel uit van dit convenant. Deze kernboodschap is de leidraad voor de vervlechting. Randvoorwaarden Het georganiseerd overleg: 2. Met de commissies voor het Georganiseerd Overleg is overeengekomen dat er in aanvulling op het Sociaal Statuut, dat van beide gemeenten gelijk van inhoud is, geen additioneel Sociaal Plan aan de orde hoeft te zijn. Dit onder toezegging van de beide bestuurders dat: - bij invulling van de samenwerking voor alle medewerkers met een ambtelijke aanstelling van beide gemeenten een werkgarantie geldt; - dat alle medewerkers met een ambtelijke aanstelling bij samenwerking in dienst blijven van de gemeente waarbij zij zijn aangesteld; - personele gevolgen bij organisatiewijzigingen als gevolg van de samenwerking conform de inhoud van de Sociaal Statuut worden afgehandeld. 3. Op het moment dat bij vervlechting onvoorziene arbeidsvoorwaardelijke gevolgen aan de orde zijn waar het Sociaal Statuut niet in voorziet, zeggen de beide bestuurders toe hierover met het GO in gesprek te gaan om hier aanvullende afspraken te maken. Afspraken voor samenwerking De ondernemingsraden: 4. Zowel de beide bestuurders als de beide ondernemingsraden onderschrijven gezamenlijk dat: - binnen de geldende kaders voor vervlechting is er vooralsnog geen 'eindplaatje' voor de vormgeving van de samenwerking aan de orde;

2 in dit proces de inhoud dominant is aan structuur, of anders gezegd het doel van de samenwerking is om het werk zo goed mogelijk te organiseren en waar mogelijk te structureren en afspraken over te maken. Vanwege het feit dat proces niet altijd duidelijk is, heeft de OR extra rechten toegekend gekregen; natuurlijke momenten (bijv. vacatures) worden benut om te bekijken wat voor kansen deze bieden voor de samenwerking. De OR'en houdt bij deze natuurlijk momenten zijn adviesrecht over de samenwerking; het van groot belang is dat medewerkers vanaf het begin worden betrokken bij het organiseren van het werk, de gemeente secretarissen dragen daar zorg voor. De OR heeft hier een toetsende rol in. Als de medewerkers niet of onvoldoende betrokken worden hebben de OR'en het recht het proces stil te leggen tot de situatie naar wederzijdse tevredenheid geregeld is (zie punt 10); verantwoordelijkheden en bevoegdheden voor alle medewerkers duidelijk moeten zijn en ook duidelijk moet zijn aan wie verantwoordelijk meet worden afgelegd. De OR'en hebben hierover adviesrecht; het een gezamenlijk belang is om ervoor te zorgen dat medewerkers met plezier en passie hun werk zo goed mogelijk kunnen doen. Spelregels: gezamenlijke ondernemingsraad 5. Beide OR'en blijven zelfstandig bestaan. Echter voor alle zaken conform de WOR en in dit convenant overeengekomen in het kader van de samenwerking/ vervlechting zowel ter instemming als ter advies, zullen door een gezamenlijke Ondernemingsraad van Bloemendaal & Heemstede, genaamd OR Kzoom, worden behandeld. Zowel het gegeven advies als de instemming (of het onthouden daarvan) zal namens deze OR Kzoom worden gegeven. De OR Kzoom bestaat uit alle OR-leden van beide gemeenten. De dagelijkse besturen van de afzonderlijke OR'en vormen het dagelijks bestuur van de OR Kzoom, zij hebben in principe zo vaak als nodig maar in ieder geval minimaal eens per 6 weken een overleg met de beide bestuurders. Plaatselijke aangelegenheden conform de WOR worden door de plaatselijke OR afgehandeld. 6. De voorzitters van de twee ondernemingsraden zijn wisselend voorzitter van de OR Kzoom. Het stem recht is voor de beide gemeenten. 7. Gezien de intensiviteit van het proces krijgen de OR'en extra faciliteiten in tijd en onkostenvergoeding boven op het wettelijke minimum. Gekeken wordt het komend half jaar of ambtelijke ondersteuning nodig is. Spelregels: hoe met elkaar te handelen 8. ledere organisatiewijziging in het kader van de samenwerking wordt conform artikel 25.1 van de WOR ter advisering aan de OR Kzoom voorgelegd. De verdere adviesaanvragen worden veelal aangeboden in de vorm van een teamplan. De criteria waaraan een teamplan meet voldoen zijn in het document 'Inhoud Teamplan bij samenwerking Bloemendaal en Heemstede' vastgelegd en als bijlage toegevoegd en vormt daarmee onderdeel van dit convenant. Wanneer uit een adviesaanvraag uitvoeringsbesluiten voortvloeien heeft de OR Kzoom hier opnieuw adviesrechtconform artikel 25.1 van de WOR over. 9. De leden van de OR Kzoom hebben de bevoegdheid om alle bijeenkomsten bij te wonen die zijn gerelateerd aan de samenwerking, zowel op team- als organisatieniveau. 10. De OR Kzoom heeft de bevoegdheid op ieder moment dat zij het noodzakelijk acht bij de beide bestuurders aan te geven dat het proces van samenwerking (of onderdelen daarvan) stop gezet meet worden. De OR Kzoom doet dit schriftelijk (digitaal / per mail) met daarbij een motivering van haar Ingreep'. De beide bestuurders en de OR Kzoom verplichten zich om binnen 2 weken na de schriftelijke melding afspraken met elkaar gemaakt te hebben hoe de situatie op te lessen. 11. Periodiek (streven is eens per 6 maanden) zal aan beide Colleges over de voortgang van de samenwerking worden gerapporteerd. De colleges bieden vervolgens weer deze voortgangsrapportages ter kennisname aan de beide gemeenteraden aan.

3 De OR Kzoom zal voordat de voortgangsrapportages aan de Colleges worden aangeboden, door de beide bestuurders worden geconsulteerd over de inhoud ervan. De eindverantwoordelijkheid voor de inhoud van de voortgangsrapportage ligt bij beide bestuurders. Eventuele aanvullingen van de OR worden hierbij meegenomen. 12. Jaarlijks zullen de bestuurders en de OR Kzoom het verloop en de resultaten van de samenwerking met elkaar evalueren. De voortgangsrapportages (zie punt 11) aan de beide gemeenteraden zijn daarbij een belangrijk uitgangspunt, evenals de adviezen van de OR Kzoom. Tijdens het proces worden ook per team de plannen geevalueerd, deze uitkomsten kunnen in de evaluatie betrokken worden. Mocht tijdens evaluaties worden vastgesteld dat zaken zich niet conform eerdere afspraken hebben ontwikkeld en er een onwenselijke situatie volgens een van de partijen is ontstaan dan moeten partijen er uit komen om dit verschil op te lossen alvorens verder te gaan met het proces. tot slot 13. Het convenant is voor onbepaalde tijd en zolang sprake is van samenwerking tussen de gemeenten Bloemendaal en Heemstede met instemming van beide Colleges. Wijziging van onderdelen van het convenant is alleen mogelijk met instemming van beide bestuurders en beide Ondernemingsraden. 14. De inhoud van het Convenant zal ook onderdeel zijn van de jaarlijkse evaluatie (zie 12). In overeenstemming kan de inhoud worden aangepast. 15. Eenzijdige opzegging is alleen mogelijk door beide bestuurders gezamenlijk en / of door de Ondernemingsraad Kzoom en moet met steekhoudende motivatie omkleed zijn. Deze motivatie wordt eerst met partijen besproken en gekeken wordt of er een oplossing te vinden is. datum: 20 december 2016 Voorzitt OR eente Bloemendaal: Voo zitter OR gemeente Heemstede: gemeentesecretaris / algemeen directeur gemeente Bloemendaal: gemeeptesecretar / algemeen directeur gemeente Heemstede:

4

5 Ceemstede *Pj Bioemendaal BIJLAGE CONVENANT VAN HUIS LEYDUIN INHOUD TEAMPLAN BIJ SAMENWERKING BLOEMENDAAL EN HEEMSTEDE functie van teamplan In het kader van de samenwerking Bloemendaal & Heemstede kan het wenselijk zijn om gelijksoortige teams met elkaar te vervlechten. We spreken van vervlechten omdat medewerkers van de betrokken teams in dienst blijven bij de eigen gemeente, maar wel taken uitvoeren voor beide gemeenten en mogelijk ook onder 1 gezamenlijke leiding komen. Het uitgangspunt is deze vervlechting te regelen 'zo licht als het kan en zo zwaar als het moet'. Hiermee wordt bedoeld dat waar organisch naar een nieuwe situatie kan worden toe gegroeid, dat de voorkeur heeft. Vanuit de overtuiging dat deze aanpak het meeste draagvlak oplevert en het tijd geeft te experimenteren om tot de beste oplossingen te komen. Bij een dergelijk ontwikkeltraject worden in goed samenspel tussen leidinggevenden en medewerkers met elkaar de veranderingen vorm en inhoud gegeven en personele consequenties met elkaar in redelijkheid ('geven en nemen') opgelost. Dat vereist wel dat er genoeg ruimte nodig is om met elkaar tot maatwerk te kunnen komen. Bij maatwerk moeten niet primair de regels leidend zijn, maar juist de met elkaar gedragen oplossing. Het spreekt voor zich dat hierbij niet getoornd mag worden aan de rechten (en plichten) van iedereen en aan de geldende rechtspositionele kaders, zoals voor deze situatie vooral vastgelegd in het Sociaal Statuut. Op enig moment zullen hoe dan ook de personele uitkomsten, in samenspraak met Gezamenlijke Ondernemingsraad en de commissie voor het Georganiseerd Overleg, beoordeeld en geformaliseerd moeten worden. Deze beoordeling en formalisering gebeurt aan de hand van het teamplan. inhoud teamplan Een teamplan heeft als primaire doel om inzichtelijk te maken wat binnen een taakveld voor de teams van beide gemeenten de organisatorische en personele consequenties zijn van de samenwerking bij vervlechting. Om de Gezamenlijke Ondememingsraad en de commissie voor het Georganiseerd Overleg in staat te stellen een goed oordeel over de voorgenomen organisatiewijziging te kunnen vormen, dienen minimaal de volgende vragen in het teamplan beantwoord te worden: wat is de visie die aan de voorgestelde samenwerking ten grondslag ligt? Waarom gaat er worden samengewerkt? Wat is de vertaling van de kernboodschap voor de algehele samenwerking naar het 'waarom' van de betreffende teams? welke doelen gaan met de samenwerking worden gerealiseerd? Wat gaat de samenwerking als meerwaarde voor het team, voor de organisatie en voor de inwoners opleveren? hoe wordt de samenwerking binnen het team organisatorisch gestructureerd? Hoe zit het organogram er voor en na vervlechting uit? Beschrijf hoe de aansturing wordt geregeld? Wie legt verantwoordelijkheid af aan wie? In het organogram moeten alle te onderscheiden functies worden weergegeven, met welk functieniveau en het aantal bijbehorende formatieplaatsen. Een functieniveau moet bepaald zijn aan de hand van een functiebeschrijving. Ook wordt beschreven hoe beiden gemeenten 'bediend' gaan worden. wat zijn alle personele consequenties? Voor wie wijzigt inhoudelijk en in welke mate zijn / haar functie? In hoeverre gaan medewerkers voor beide gemeenten werken en wat betekent dat voor hun standplaats en wat zijn voor de medewerkers de consequenties daarvan. Zijn er ook andere dan rechtspositionele consequenties? welke ontwikkelingsmogelijkheden worden aan de medewerkers geboden? Waar medewerkers in een andere context moeten gaan functioneren, hoe wordt dit dan gefaciliteerd door de leiding? Welke opleidingsmogelijkheden worden geboden? En welke andere faciliteiten?

6 wat is het Plan van Aanpak? Wat is de (tijds)planning hoe de samenwerking daadwerkelijk gaat worden gerealiseerd en geformaliseerd. Welke stappen en mijlpalen zijn er te onderscheiden? Wat zijn onzekere factoren? hoe zijn medewerkers bij het gehele proces betrokken? Welke invloed hebben de medewerkers op de uitkomsten gehad? Hoe is aan hun betrokkenheid vorm en inhoud gegeven? In hoeverre hebben suggesties / ideeen van medewerkers tot aanpassingen geleid en waarom wel / niet? aandachtspunten bij teamplan functiewaardering Bloemendaal en Heemstede hebben (voorlopig) nog verschillende functiewaarderingssystemen. Bloemendaal werkt met functiefamilies: taken worden beschreven en dan wordt beoordeeld bij welke functiefamilie en daarbinnen bij welke zwaarte deze taken horen. Bij Heemstede wordt iedere individuele functiebeschrijving gewaardeerd. In 2017 wordt een project gestart om gezamenlijk een landelijk op gemeenten gericht functiewaarderingssysteem (HR21) in te voeren. Zolang dit nog niet zo is en gelet op het felt dat medewerkers bij de eigen gemeente in dienst blijven, moeten bij veranderende taken hun functies ook volgens die methodiek van die gemeente worden gewaardeerd / ingedeeld. Daartoe zullen taakbeschrijvingen worden opgesteld die zich lenen voor beide systemen. In afwachting van de invoering van HR21 worden nieuwe taakbeschrijvingen van een voorlopige waardering / indeling voorzien. Op het moment dat HR21 definitief is ingevoerd zullen deze voorlopige waarderingen / indelingen worden omgezet in definitieve waardering / indeling. taakbeschrijving Er hoeven alleen nieuwe taakbeschrijvingen worden opgesteld als taken van mensen veranderen. Is dat aan de orde dan moet de nieuwe taakbeschrijving duidelijkheid geven wat de taken, verantwoordelijkheden en bevoegdheden zijn. Het is aan te raden de taakbeschrijving zo volledig en precies mogelijk op te stellen: taken groeperen in taakonderdelen en hierbij percentages vermelden voor de tijdsomvang (1 FTE = 100%). vergelijking huidige nieuwe taken De percentages per taakonderdeel zijn van belang om te kunnen duiden in hoeverre functies van mensen wel of niet en in welke mate zijn gewijzigd. Dat is van belang bij een eventuele formele plaatsingsprocedure. Dit betekent ook dat de huidige taakbeschrijvingen ook van percentages moeten zijn voorzien. Waar dat niet aan de orde is (dat geldt veelal voor Bloemendaalse taakomschrijvingen) of percentages niet meer actueel zijn, zullen deze percentages in overleg en met instemming van de betrokken medewerkers als nog moeten worden bepaald.