HANDLEIDING MYFLEX LEVERANCIER Myflex My Service Provider Marconibaan 1a 3439 MR Nieuwegein Postbus 549 3430 AM Nieuwegein t +31 (0) 30 230 61 41 f +31 (0) 30 605 50 77 e i info@myflex.nl www.myflex.nl
Welkom bij Myflex Myflex is actief als onafhankelijke Managed Service Provider (MSP) en verzorgt het totale inhuurproces en de inkoopadministratie voor haar opdrachtgevers. De diensten van Myflex worden ondersteund door het Myflex systeem. Middels dit systeem wordt het gehele inhuurproces van (inhuur)medewerkers/ Deskundigen (uitzendkrachten, detacheringskrachten, zzp ers, collegiale inleen, etc.) gestandaardiseerd en gedigitaliseerd. Klantportals Myflex heeft voor haar klanten een klantportal beschikbaar gesteld. Deze informatiesite is het platform voor het inhuren van extern personeel via Myflex. Op deze site kunnen inhurende managers, leveranciers, zzp ers en Deskundigen in het Myflex systeem inloggen en acties uitvoeren, zoals het aanmelden van een nieuwe inzet of opdracht of het doorgeven van een contractmutatie aan Myflex. Kies voor Ga naar de klantportal op www.myflex.nl. U ziet een overzicht van klanten, klik vervolgens op Ga naar de portal onder de betreffende klant om de klantportal te bezoeken. Ga naar het inlogscherm door onder uw klant op Direct inloggen te klikken. Let op! Voor enkele klanten hanteren wij een ander systeem. Inloggen en uitloggen Uw inloggegevens ontvangt u per mail van afzender noreply@salesforce.com. Deze e-mail heeft als onderwerp: Welkom bij Myflex - uw inloggegevens. Inloggen op het Myflex systeem Log in op het Myflex systeem door op Direct inloggen te klikken. U kunt ook via de klantportal inloggen via Inloggen Myflex in het hoofdmenu. De knop Uitloggen bevindt zich rechts bovenin het scherm. Bent u uw wachtwoord of inlognaam vergeten? Wanneer u uw wachtwoord bent vergeten, klikt u in het inlogscherm voor het Myflex systeem op de optie Uw wachtwoord vergeten? Geef vervolgens uw gebruikersnaam op. U krijgt binnen 5 minuten een nieuw wachtwoord per e-mail toegestuurd. Als u uw inlognaam vergeten bent klikt u op Uw inlognaam vergeten? Kandidaat aanmelden en contractmutaties U kunt een nieuwe inzet (zonder in te loggen) aanmelden op de klantportal van uw klant. Ga daarvoor op de klantportal in het hoofdmenu naar Ik lever professionals en klik op Kandidaat aanmelden. Contractmutaties geeft u per mail aan Myflex door op contact@myflex.nl. 2
Hoofdpagina Nadat u ingelogd heeft, komt u op de hoofdpagina. U kunt via tabbladen door het systeem navigeren. Hieronder treft u een toelichting per tabblad. Op de hoofdpagina vindt u een overzicht van de door u te verrichten taken. U kunt op de link in de kolom Met betrekking tot klikken om het relevante document te openen. Heeft u de taak uitgevoerd, klik dan op Taak verbergen. Hiermee verwijdert u de taak uit uw lijst. Ook vindt u op de hoofdpagina de tabbladen Laatste aanvragen en Laatste aanbiedingen. Hier treft u een overzicht en de status van uw laatste aanvragen en aanbiedingen. Belangrijk De knop Taak verbergen, betekent niet dat u de taak heeft uitgevoerd. Enkel dat deze verborgen is. Digitaal Dossier Voor iedere nieuwe opdracht en voor mutaties in bestaande opdrachten wordt uw akkoord gevraagd door middel van goed te keuren digitaal dossier documenten. Het beoordelen en accorderen van digitaal dossier documenten staat onder digitaal dossier eveneens op de hoofdpagina. De te accorderen documenten staan gesorteerd per Deskundige. U selecteert het te accorderen document en opent vervolgens het pdf bestand om het te lezen. Het pdf bestand kunt u sluiten door het tabblad af te sluiten. U keert dan terug naar het Te accorderen-scherm. Betreft het een te uploaden document dan klikt u op de knop Document uploaden. Na het accorderen verdwijnt de taak van de hoofdpagina. Alle digitaal dossier documenten kunt u in de opdrachten zelf terugvinden onder het kopje Dossier documenten. 3
Aanvragen en Aanbiedingen Met de aanbiedingenportal van Myflex worden aanvragen van Klanten uitgezet naar specifieke segmenten. Wanneer u als leverancier in bent geschreven op hetzelfde segment als de aanvraag, dan ontvangt u hier een e- mailnotificatie van wanneer de aanvraag gedistribueerd wordt (zie p9 Mijn Instellingen voor meer informatie betreft segmentinschrijvingen). Na ontvangst van een aanvraag kunt u in de aanbiedingenportal uw kandidaten aanbieden op de aanvraag waarna wij deze in behandeling nemen. U vindt uw actuele aanvragen onder het hoofdmenu item Aanvragen. Belangrijk U kunt door middel van de knop Kandidaten pool beheren uw kandidaten vooraf invoeren zodat u deze snel en eenvoudig op meerdere aanbiedingen kunt voorstellen. Aanbieden Klik op de aanvraag link in het overzicht om naar de aanvraag te gaan. Klik op de link Volledig document tonen om alle informatie uit de aanvraag te tonen. Om een kandidaat aan te bieden maakt u gebruik van de knop Aanbieden (#). Het nummer in deze knop geeft aan hoeveel kandidaten u kunt aanbieden op deze aanvraag. U kunt een bestaande of nieuwe kandidaat uit uw kandidatenpool voorstellen. Bij een bestaande kandidaat vinkt u de kandidaat aan en klikt u op doorgaan. Vul de gevraagde gegevens aan (veel is al voor u ingevuld) en klik op Doorgaan en controleren. Op de volgende pagina heeft uw aanbieding de status concept. Om uw aanbieding definitief te maken klikt u op de knop Voorstellen. Wanneer u een nieuwe kandidaat wilt toevoegen kiest u voor Nieuwe kandidaat voorstellen en toevoegen aan de pool. Vervolgens kiest u of de kandidaat een Inhuurmedewerker of zzp er betreft. Houdt het Burgerservicenummer van de kandidaat bij de hand, gezien dit de eerste vraag is wat gesteld wordt. Vul de gevraagde gegevens aan en klik op Doorgaan en controleren. Onder het kopje Vragen kunt u door middel van de knop Nieuwe vraag vragen stellen over deze aanvraag aan de inhuurdesk. Uw vragen zijn na beantwoording zichtbaar voor alle leveranciers die op deze aanvraag aangeboden hebben. Aanbiedingen De status van uw aanbiedingen vindt u terug onder het item Aanbiedingen. Klik op het aanbiedingsnummer om de details van uw aanbieding weer te geven. U kunt op deze pagina een Aanbiedingspecifiek CV aan uw kandidaat toevoegen of de aangeboden kandidaat intrekken met de knop Intrekken. 4
Kandidaten Kandidaten uit uw kandidatenpool vindt u terug op deze pagina. Wanneer u een kandidaat heeft aangeboden op een aanvraag, of een kandidaat heeft aangemaakt in uw kandidaten-pool, dan hoeft u deze niet opnieuw aan te maken om aan te bieden op een aanvraag. Zo wordt het u gemakkelijk gemaakt om een aanbieding doen op een aanvraag te doen. Klik op de naam van een kandidaat op de kandidaatkaart te openen. Op deze pagina kunt u de opgegeven gegevens wijzigen als segmentinschrijvingen, beschikbaarheid, richttarief, CV, competenties & criteria. Medewerkers Op deze pagina vindt u de gegevens van uw uitgeleende Deskundige. Opdrachten Algemeen Onder dit tabblad treft u de inhuurcontracten per uitgeleende Deskundige. 5
Urenstaten Digitale urenstaat De digitale urenstaat bestaat uit twee onderdelen: uren en declaraties. Deskundigen vullen de uren (al dan niet via automatische koppeling met Oracle) en eventuele declaraties in. Bij structurele declaraties adviseren wij u bij aanvang van een opdracht met de Deskundige af te spreken in welke frequentie hij/zij deze declaraties invoert. De leidinggevende keurt urenstaten goed. U krijgt hier geen notificatie van. Na goedkeuring kunt u de urenstaten verwerken of terugsturen. Dit gaat als volgt: u kiest voor het tabblad Urenstaten. Via het zoekfilter kunt u de urenstaten met de status Verzonden naar leverancier selecteren. U kunt de uren overnemen in uw eigen financiële systeem en de urenstaat vervolgens verwerken. Indien u de urenstaat wenst terug te sturen voor correctie, kiest u voor Terugsturen naar de indiener. Indien u meerdere urenstaten tegelijk wenst te verwerken, selecteert u in het overzicht door middel van het zetten van een vinkje de gewenste urenstaten en kiest bij Bulk acties voor Verwerken. Als u de urenstaten verwerkt heeft, worden deze automatisch ter verwerking naar Myflex verstuurd. Ingehuurde Deskundigen kunnen ten alle tijden hun urenstaten in Myflex aanpassen. Als gevolg van correcties (in de opdracht) kunnen urenstaten nogmaals ter verwerking worden aangeboden. 6
Facturen Myflex werkt met E-facturen. Alle gegevens die (conform de wet) nodig zijn op een E-factuur worden in de applicatie opgeslagen. Nadat u de urenstaten heeft verwerkt, legt Myflex u volgens onderstaand schema een betalingsvoorstel voor. U kunt aan dit betalingsvoorstel uw eigen factuurnummer toevoegen en deze vervolgens als E-factuur bij Myflex indienen. Myflex stuurt u een e-mail wanneer er een betalingsvoorstel voor u klaar staat. Onder het tabblad facturen ziet u in het overzicht facturen het betalingsvoorstel dat Myflex voor u heeft klaargezet. Klik op PDF om het voorstel te bekijken: Om dit voorstel als factuur in te dienen bij Myflex dient u uw eigen factuurnummer toe te voegen. Klik zoals in het bovenstaande overzicht op Openen. 7
Klik nu op Wijzigen en verander het factuurnummer van Myflex in uw eigen factuurnummer. Klik vervolgens op Opslaan. De velden factuurkenmerk 1, 2 en 3 worden niet gebruikt. Nadat u de factuur heeft opgeslagen, kunt u de factuur indienen middels de knop Indienen. Zodra u deze E-factuur heeft ingediend zal Myflex deze in behandeling nemen volgens de afgesproken betalingscondities. U ziet bij de Workflowstatus dat de factuur is ingediend ter goedkeuring bij Myflex. Vanaf het indienen van de factuur loopt de overeengekomen betalingstermijn. 8
Facturatieschema De standaard facturatie-interval bedraagt 4 weken. Myflex zet volgens onderstaand schema uw betalingsvoorstellen klaar: PERIODE BETALINGSVOORSTEL STAAT KLAAR VANAF Week 1 t/m week 4 2 februari 2017 na 15.00 uur Week 5 t/m week 8 2 maart 2017 na 15.00 uur Week 9 t/m week 12 30 maart 2017 na 15.00 uur Week 13 t/m week 16 26 april 2017 na 15.00 uur Week 17 t/m week 20 24 mei 2017 na 15.00 uur Week 21 t/m week 24 22 juni 2017 na 15.00 uur Week 25 t/m week 28 20 juli 2017 na 15.00 uur Week 29 t/m week 32 17 augustus 2017 na 15.00 uur Week 33 t/m week 36 14 september 2017 na 15.00 uur Week 37 t/m week 40 12 oktober 2017 na 15.00 uur Week 41 t/m week 44 9 november 2017 na 15.00 uur Week 45 t/m week 48 7 december 2017 na 15.00 uur Week 49 t/m week 52 4 januari 2018 na 15.00 uur Mijn instellingen Onder Mijn instellingen kunt u uw gegevens inzien zoals deze bekend zijn bij Myflex. Ook heeft u hier de mogelijkheid om uw wachtwoord te wijzigen. Wanneer u organisatiebeheerder bent kunt u onder Mijn Instellingen de segmentinschrivingen van uw organisatie wijzigen. Dit gaat als volgt: Log in op het Myflex systeem Klik op Mijn instellingen (rechtsboven) Klik op Mijn leveranciersgegevens en vervolgens op de knop Vink de gewenste segmenten aan Klik op Doorgaan Klik op Opslaan U bent nu ingeschreven op de door u gekozen segmenten en kunt aanvragen op deze segmenten ontvangen. Contact / support Voor vragen omtrent het systeem en/of proces kunt u contact opnemen met Myflex via onderstaande gegevens: (030) - 230 61 41 contact@myflex.nl 9