Bijhouden van Tax EKA Dit document is bedoeld voor relaties die al gebruik maken van Tax EKA. In de hierboven genoemde situatie zijn er via Tax EKA al eerder machtigingen aangevraagd. Zijn er nog niet eerder machtigingen aangevraagd via de Digipoort, gebruik dan het document: "Tax EKA Starten met Tax EKA" in plaats van dit document. Zijn er via een ander pakket al eerder machtigingen aangevraagd via de Digipoort, gebruik dan het document: "Tax EKA Overstappen naar Tax EKA" in plaats van dit document. Klanten toevoegen Dit kan op 2 manieren: Klanten zelf aanmaken of importeren uit Tax IB. Importeren uit Tax IB Kies in het hoofdmenu voor "Bestand Import uit Tax IB". Er zal nu gevraagd worden om het Tax IB aangiftejaar te selecteren. In het volgende scherm dient eerst aangegeven te worden of Particulieren en/of Ondernemers geïmporteerd moeten worden. Dit gebeurt op basis van het in Tax IB gekozen Biljet. De biljetten P, E, T en C vallen in dit geval onder de particulieren, O en V zijn ondernemers. (Waarbij het V-biljet de VpB-klanten zijn die ivm de Uitstelregeling in Tax IB staan.) Let op: Klanten waarvoor (nog) geen bovengenoemd biljet gekozen is, worden niet geïmporteerd. Er kunnen na het inlezen van de klanten en hun fiscale nummers lokaal machtigingen toegevoegd worden voor de 2 recentste jaren, zowel voor Aanslagen als voor Toeslagen. ServiceBericht Aanslagen (SBA): Dit zijn de regels die beginnen met: "Voor 20xx SBA Machtigingen in de Lokale Wachtrij voor Bestelling plaatsen". ServiceBericht Toeslagen (SBT): Dit zijn de regels die beginnen met: "Voor 20xx SBT Machtigingen in de Lokale Wachtrij voor Bestelling plaatsen". Er kunnen achteraf ook machtigingen voor eerdere jaren aangevraagd worden. Later in dit document komt dat aan de orde. Klanten en hun fiscale nummers worden vervolgens ingelezen uit Tax IB, waarbij Belastingplichtige en Partner in Tax EKA samen 1 klant worden, met daaronder 2 fiscale nummers. Er wordt automatisch voor gezorgd dat een fiscaal nummer maar 1x in Tax EKA voorkomt. Hierdoor kan het importeren later herhaald worden om nieuwe klanten toe te voegen. De kolom Klantcode komt overeen met het veld Klantcode in Tax IB. Als dit veld in Tax IB niet gevuld is, dan maakt Tax EKA een klantcode aan: "ib" + volgnummer. Deze gegenereerde klantcode kan later gewijzigd worden door de klant te selecteren en te klikken op "Wijzig".
Vervolgens worden de machtigingen toegevoegd. Het aantal stappen waarin dit gebeurt hangt af van het aantal vinkjes dat aanstond in het importscherm (0 tot 4 vinkjes). Als alle 4 de vinkjes aanstonden, dan is de volgorde: SBA op-1-na-recentste jaar; SBA recentste jaar; SBT op-1-na-recentste jaar; SBT recentste jaar. Telkens worden in een tussenscherm alle klanten en hun fiscale nummer(s) getoond. Rechtsboven in het tussenscherm is zichtbaar om welk type machtiging en welk jaar het gaat. Als er voor een bepaald nummer geen machtiging aangevraagd moet worden, haal dan het vinkje ervoor weg. Zelf klanten aanmaken Klanten die niet vanuit Tax IB geïmporteerd kunnen worden, dienen los aangemaakt te worden. Klanten kunnen aangemaakt worden in het klantenscherm, via de knop "Nieuwe klant". Als de klant aangemaakt is, dan kunnen 1 of meer fiscale nummers toegevoegd worden via het scherm "Klantnummers en KopieAanslagen". Klik op de knop "Nieuw nummer" om een fiscaal nummer toe te voegen. In het getoonde scherm dient eerst het stamnummer ingevuld te worden (9 cijfers). Vervolgens kan het type nummer aangevinkt worden. Let goed op het subnummer (B01 / B02)! Het is ook mogelijk om bij type in 1x meerdere vinkjes aan te zetten, bijv. OB en VB. Er kunnen lokaal machtigingen toegevoegd worden voor de 2 recentste jaren. Welke dit zijn is te zien onder SBA. Dit zijn de regels die beginnen met: "Voor 20xx Machtigingen in de Lokale Wachtrij plaatsen". Met de regel "Ook machtiging(en) toevoegen voor Toeslagen" kan bepaald worden of er voor de genoemde jaren machtigingen voor SBT's aangevraagd moeten worden. Het vinkje onder EKA staat standaard al uit ivm uitfasering van het BAPI-kanaal. Er kunnen achteraf ook voor eerdere jaren machtigingen aangevraagd worden. Later in dit document komt dat aan de orde. Klantenlijst bijwerken Er zijn een aantal mogelijkheden om de klantenlijst actueel te houden. De eerste is de mogelijkheid om een klant op Niet actief te zetten. Op deze manier blijft de klant nog wel aanwezig, maar worden er bij het massaal aanvragen van machtigingen niet per ongeluk machtigingen voor die klant aangevraagd. Een klant kan op Niet actief gezet worden door de klant te selecteren en te klikken op "Wijzig". Een andere mogelijkheid is om per klant aan te geven dat er geen machtigingen voor SBT's aangevraagd moeten worden. Bij klanten waarvan bekend is dat ze geen toeslagen zullen ontvangen voorkomt het dat die klanten onnodig brieven hierover krijgen. Deze optie kan gebruikt worden door de klant te selecteren en te klikken op "Wijzig".
Massaal Automatisch Uitbreiden De Belastingdienst breidt jaarlijks automatisch actieve machtigingen uit met een machtiging voor het nieuwe jaar. Kies in het hoofdmenu voor "Machtigingen controleren ivm Massaal Automatisch uitbreiden...". Selecteer het nieuwst beschikbare jaar. Deze optie controleert voor alle actieve klantnummers of er voor het gekozen jaar een machtiging bekend is in de Digipoort. Als dat zo is dan wordt de machtiging voor dat jaar ook aangemaakt in Tax EKA en de status bijgewerkt. Ontbrekende machtigingen aanvragen Er kan gecontroleerd worden of er fiscale nummers in Tax EKA aanwezig zijn, waarvoor voor een bepaald jaar nog geen machtiging bestaat. Er zijn 2 mogelijkheden om ontbrekende machtigingen aan te maken: massaal of individueel. Massaal Kies, afhankelijk van het gewenste type machtiging, in het hoofdmenu voor "SBA Machtiging toevoegen aan alle actieve klanten..." en/of "SBT Machtiging toevoegen aan alle actieve klanten..." Als machtigingen voor zowel ServiceBericht Aanslagen (SBA) als ServiceBericht Toeslagen (SBT) aangevraagd dienen te worden, dan dienen beide menuitems gebruikt te worden. Via deze optie kunnen voor alle actieve klantnummers voor een gekozen jaar ontbrekende machtigingen aangemaakt worden. In een tussenscherm worden alle actieve klanten en hun fiscale nummer(s) getoond waarvoor in Tax EKA voor dat jaar en type nog geen machtiging aanwezig is. Rechtsboven in het tussenscherm is zichtbaar om welk type machtiging en welk jaar het gaat. Als er voor een bepaald nummer geen machtiging aangevraagd moet worden, haal dan het vinkje ervoor weg. Individueel Om voor een bepaald fiscaal nummer een machtiging aan te maken, dient eerst de klant geselecteerd te worden. Ga vervolgens naar het scherm "Klantnummers en KopieAanslagen". Selecteer linksboven het fiscale nummer. Rechtsboven worden de machtigingen voor dat nummer getoond, indien aanwezig. (Als er voor het geselecteerde fiscale nummer nog niet eerder machtigingen aangevraagd zijn, dan is het overzicht van de machtigingen rechtsboven nog leeg.) Selecteer het belastingjaar (en bepaal voor IB nummers of er ook een machtiging Toeslagen aangevraagd moet worden) en klik op Aanvragen.
Lokale wachtrij Toegevoegde machtigingen worden in Tax EKA eerst in de Lokale wachtrij geplaatst. Belangrijk: Deze wachtrij dient vervolgens naar de Digipoort verstuurd te worden! Ga naar het scherm "Overzicht Bestellingen" en klik rechtsonder op de knop "Verzend wachtrij". Status ophalen Machtigingen die aangevraagd worden doorlopen een traject waarvan de status gecontroleerd kan worden. De uiteindelijk status van een actieve machtiging hoort te zijn "Verificatie Ok". Ga naar het scherm "Overzicht bestellingen" en klik rechtsonder op de knop "Ophalen status". Machtigingen activeren Machtigingsaanvragen voor ServiceBericht Toeslagen (SBT's) vanaf machtigingsjaar 2016 doorlopen een Opt-In procedure en moeten expliciet geactiveerd worden. Na het aanvragen van bovengenoemde machtigingen ontvangen de klanten een brief met informatie en een activeringscode. Als de klant akkoord gaat met de machtiging dan dient de brief met activeringscode naar de intermediair gestuurd te worden. De activeringscode dient ingevoerd te worden in Tax EKA om de machtiging te activeren. Dit kan op een aantal manieren: - Selecteer de klant en ga naar het scherm Klantnummers en KopieAanslagen. Selecteer het juiste Klantnummer, en selecteer vervolgens rechtsboven de betreffende machtiging (bijvoorbeeld Toeslagen 2016). Dubbelklik op de machtiging om de activeringscode in te voeren. Het is ook mogelijk om met de rechtermuisknop te klikken op de machtiging en te kiezen voor "SBT Activeringscode invoeren". of - Ga naar het scherm Overzicht bestellingen en selecteer de machtiging. Klik met de rechtermuisknop op de machtiging en kies voor "SBT Activeringscode invoeren". Als op een van bovenstaande manieren een of meer activeringscodes ingevoerd zijn, dan staan de codes in de lokale wachtrij voor Opt-In.! Vervolgens moet deze lokale wachtrij verstuurd worden! Ga naar het scherm Overzicht bestellingen en klik op Verzend wachtrij. Klik na het versturen van de lokale wachtrij op Ophalen status. Een succesvol geactiveerde machtiging heeft de status Verificatie Ok. Let op: Een activeringscode is (op het moment van schrijven) slechts 8 weken geldig! Het is dus belangrijk dat de klant de brief op tijd doorstuurt, zodat vervolgens de activeringscode tijdig ingevoerd en verstuurd kan worden.
SBA's en SBT's ophalen Het ophalen van aangeboden SBA's en SBT's werkt ook via de eerder genoemde knop "Ophalen status". Nadat de status van nog in behandeling zijnde machtingingsaanvragen gecontroleerd is, worden SBA's en SBT's opgehaald. Deze worden, op volgorde van binnenkomst, getoond in het scherm "Overzicht Leveringen".