Mod. 4 : Start to cloud

Mod. 4 : Start to cloud Mon-Start to cloud 1 Page 1

Wat is Cloud? 3 Cloud diensten 3 Inloggen in google drive 3 Verkennen van het scherm 5 Uploaden en maken 5 Mijn schijf 5 Gedeeld met mij 5 Een map maken 6 Uploaden van een bestand 7 Document maken 9 Presentatie maken 9 Werkblad maken 10 Formulier maken 10 Tekening maken 11 Downloaden 11 Verplaatsen en verwijderen 13 De prullenbak 14 Delen van mappen en bestanden 15 App Google drive 17 Installeren google drive 19 Drive voorkeuren 19 Mon-Start to cloud 1 Page 2

Cloud wat is dat? Wat is cloud? Cloud kan best vergeleken worden met een externe geheugendrager zoals bvb een harde schijf, een USB-stick of cd/dvd, met dit verschil dat onze gegevens nu zullen opgeslagen worden in de computers van een cloud dienst, ergens ter wereld, in de plaats van op een van voornoemde dragers. Het belangrijkste voordeel is dat onze gegevens altijd en overal met gelijk welk soort computer beschikbaar zijn. Geen verlies van gegevens bij een defect van onze eigen thuis- of mobiele computer. Verschillende cloud diensten Onder de tientallen aanbieders zijn Skydrive van Microsoft en Google drive van google voor ons de meest bekende. Wie bij een van deze twee aanbieders een e-mail account bezit kan zonder meer gebruik maken van de door hen aangeboden cloud dienst. De manier van werken met cloud kan bij deze twee aanbieders nogal wat verschillen en ieder heeft natuurlijk zijn eigen uitzicht maar het principe is bij beiden hetzelfde. Gegevens op hun computers plaatsen en nadien raadplegen. Dropbox Google drive Icloud Skydrive Waarom google drive? Omdat er voor de e-mail lessen ook voor google gmail gekozen is vinden wij het logisch om ook de cloud-dienst van google te gebruiken. Inloggen in Google DRIVE Start de internet verkenner en ga naar de GOOGLE startpagina. Je kan nu meteen inloggen en kiezen welke applicatie je wil gebruiken of je kan eerst een applicatie kiezen en daarna inloggen. In de rechter bovenhoek zie je links naast de knop om in te loggen een groepje van 9 kleine vierkantjes, klik daar op. Kies nu voor DRIVE door op het zeshoekig pictogram te klikken. De pictogrammen op uw scherm kunnen in een andere volgorde staan. Klik onderaan op Meer om alle pictogrammen te zien Mon-Start to cloud 1 Page 3

Of je nu eerst naar de drive gaat of eerst naar gmail of naar een andere applicatie, je zal in elk geval moeten inloggen. Dit doe je door je gmail adres en je gmail paswoord in te geven. Bij het inlogvenster kun je het vakje ingelogd blijven aanvinken, op die manier hoef je dit niet meer te doen als je volgende keer naar je mail of drive wil gaan. *** Let er wel op dat je dit niet doet als je op een vreemde computer werkt! Maak er een gewoonte van om je af te melden wanneer je aan een computer zit die door meer dan een persoon gebruikt kan worden. Wie nog geen gmail account heeft kan dit nu aanmaken door op de blauwe tekst onderaan het venster te klikken Een account maken (zie figuur hierboven) Bij het inloggen kan het voorkomen dat de naam en mailadres van de vorige gebruiker reeds ingevuld is, indien je dat zelf niet bent kun je op de blauwe tekst Inloggen met een ander account klikken, dan krijg je een blanco inlogscherm te zien en dan kun je daarmee inloggen. Mon-Start to cloud 1 Page 4

Verkennen van je scherm De belangrijkste onderdelen De belangrijkste knop op het drive scherm is de rode knop bovenaan links op je drivevenster. De knop bestaat uit twee delen, het deel MAKEN en het deel met een opwaarts gerichte pijl. Uploaden : Om mappen en bestanden van onze computer naar internet google drive over te brengen. MAKEN Om het over en weer kopiëren en uploaden te vereenvoudigen krijgen we hier de kans om meteen nieuwe documenten op de drive te creëren. Welke documenten dat zijn kunnen we zien door op de knop MAKEN te klikken en dan het gewenste document aan te klikken. Mijn schijf : dit is het gedeelte op google drive waar je strikt persoonlijke bestanden en mappen op staan. Gedeeld met mij : zijn mappen en bestanden die je samen met een of meer personen kan oproepen en gebruiken. De geboden opties komen zowat overeen met de bekende opties bij microsoft-office of bij het gratis openoffice programma. Mon-Start to cloud 1 Page 5

Map : Mappen creëren waar later bestanden in opgeslagen kunnen worden. Document : een tekst opmaken met een tekstverweker. Presentatie: vergelijkbaar met Power point van Microsoft Spreadsheet : Rekenbladen en tabellen zoals bij excel Formulier : Een invulformulier waarbij de ingevulde gegevens in de voorziene cellen van een tabel komen te staan. Het formulier kan dus enkel gemaakt worden met een bijhorend rekenblad of tabel. Tekening : Vergelijkbaar met het paint programma van microsoft. Links onderaan het scherm zien we het verbruik van de gratis aangeboden drive-ruimte. Bij google is dat momenteel 15 Gb. Wie meer wil kan dat mits betaling aanvragen. Mappen en bestanden Net zoals op onze eigen computer zijn we zelf verantwoordelijk voor het schikken en samenvoegen van onze gegevens. Het is dan ook vanzelfsprekend dat we eerst mappen zullen maken waarin we later bestanden kunnen in opslaan. Een map maken Klik op de rode knop MAKEN en dan op Map Volgend schermpje verschijnt Typ de naam voor de nieuwe map En klik op de Blauwe knop Maken. Oefening : Maak drie nieuwe mappen documenten, afbeeldingen en werkbladen. Mon-Start to cloud 1 Page 6

Je ziet de drie nieuwe mappen midden op het scherm staan. Je ziet ook een klein mapje met + teken, door daar op te klikken kan je meteen nog een nieuwe map bijmaken Je ziet ook dat ze niet in dezelfde volgorde staan dan deze waarin je ze gemaakt hebt maar dat ze alfabetisch gerangschikt zijn. Een map openen doe je door op de mapnaam te klikken UPLOADEN Open de map afbeeldingen Klik op de pijl om te uploaden Klik op Bestanden en de normale computer verkenner gaat open. We kunnen op de gewone manier een bestand in onze computer gaan opzoeken. Voor de oefening zoeken we een afbeelding (picture) Open de map met voorbeelden van afbeeldingen, kies een foto en klik dan op Open onderaan de verkenner. Het uploaden start vanzelf en je ziet het verloop van de procedure. Als dit klaar is staat er nu het volgende op het scherm. ( in dit voorbeeld is het bestand geitenlop2.jpg geüpload.) Het is ook mogelijk om met de verkenner meerdere bestanden tegelijkte selecteren. Er verschijnt een ljst waarin alle bestanden staan de geüpload moeten worden. Mon-Start to cloud 1 Page 7

Controlleer eerst of het bestand (-en) wel helemaal is geüpload. Verwijder dan het uploadscherm door op het kruisje bovenaan rechts te klikken. Oefening : Herhaal de procedure door nog twee andere foto s tegelijk naar de drive te uploaden. Het scherm ziet er nu zo uit: We zien links de mappen die op onze drive staan, waarvan de map die geopend is in het rood is weergegeven en aan de rechterkant zien we de bestanden die in die map zitten. We zien ook aan het pictogram voor de bestandsnaam dat het een afbeelding is. Om een beter zicht te hebben van de mapinhoud kunnen we naar keuze of miniaturen of de lijst opvragen Klik op Raster en kijk wat er gebeurt klik dan terug op LIJST. Mon-Start to cloud 1 Page 8

Een document maken Klik op maken en klik dan in het menu op Document. We krijgen nu de mogelijkheid om met een tekstverwerker een document op te stellen. De meest voorkomende opties van een tekstverwerker zijn aanwezig. Overloop de opties door een voor een de knoppen van de taakbalk aan te wijzen. De knop Bestand Je ziet dat niet alle opties, die we gewoon zijn daar te zien, aanwezig zijn.opslaan en Opslaan als... bvb staat er niet bij. Dat komt omdat ons document rechtstreeks wordt bijgewerkt. Oefening : maak een document. Dit is mijn eerste document. Een presentatie maken Net zoals het maken van een document openen we eerst de map waar we de Presentatie gaan in opslaan. Dan op Maken klikken en dan op Presentatie. Het presentatieprogramma start en we kunnen meteen aan de slag om net zoals bij microsoft een power piont (PPS) presentatie te maken. Ook hier worden alle aanpassingen meteen opgeslagen. Mon-Start to cloud 1 Page 9

Een Werkblad en een Formulier maken Een WERKBLAD (spreadsheet) is een op zichzelf staand rekenblad. Het is een verzameling van gegevens die bij elkaar horen en waarbij een aantal rekenopdrachten kunnen geautomatiseerd worden. Een FORMULIER darentegen kan niet bestaan zonder een bijhorende werkblad. Formulieren worden gebruikt om gemakkelijk gegevens in te brengen. Ze laten toe om bij de invulvakken een beetje uitleg te geven of om reeds een aantal foutieve ingave s op te vangen. Op het internet zijn er voorbeelden genoeg van te vinden. Meestal worden Werkbladen en formulieren ondergebracht in de map Documenten Het maken doen we net zoals met de documenten en de Presentaties. Een voorbeeld van een werkblad met bijhorend formulier zie je op www.abc-wilrijk.be/cursussen/beoordeling.html Hier kan iedereen die de bovenstaande webpagina bezoekt het formulier invullen. De resultaten van het invullen worden ondergebracht in het bestand beoordeling Let op het verschillend pictogram voor de werkblad en voor het formulier een het bijvoegsel (reacties) achter de naam van het werkblad. Omdat het werken met werkblad en formulieren een aparte aanpak vraagt gaan we er in deze cursus niet verder op in. Bij voldoende belangstelling kan er eventueel een workshop voor ingericht worden. Mon-Start to cloud 1 Page 10

Hier onder zie je het resultaat van het invullen van een formulier. De tijdspempel wordt automatisch ingevuld. De titels boven de kolommen zijn de titels die bij de invulvakken van het formulier werden meegegeven. Het is dus wenselijk om vooraf een lijst te maken met de vragen die je wil stellen en de eisen waaraan de antwoorden moeten voldoen voor je het formulier gaat opmaken. Tekening maken Deze optie starten we op dezelfde manier als de optie s document, werkblad of formulier maken. Ook hier gaan we voorlopig niet verder in op de mogelijkheden van het tekenprogramma. Oefening : Open de map afbeeldingen start de optie Tekening maken en maak een tekening. Downloaden Hiermee worden bestanden van cloud naar een computer gedownload.. Waar we tot nu toe meestal een usb-stick gebruikten om bestanden naar een andere computer over te brengen kunnen we nu bestanden van onze computer naar google-drive uploaden om deze daarna op een andere computer te downloaden. Het downloaden is verschillend naargelang het soort bestand dat we willen downloaden. Bij werkbladen en documenten zal de computer vragen om het soort bestand en hoe je het op je computer wil openen. Foto s kunnen dan weer zonder meer gedownload worden. Mon-Start to cloud 1 Page 11

Een afbeelding, document of werkblad downloaden Open Mijn schijf en kies de map afbeeldingen Afbeeldingen kunnen op twee manieren geselecteerd worden door het vierkantje bovenaan de lijst aan te vinken worden alle afbeeldingen tegelijk geselecteerd. Het is ook mogelijk een of meer afbeeldingen te selecteren door het vierkantje voor de afbeelding aan te vinken. Als de celectie definitief gemaakt is kunnen we het downloaden starten. In beide gevallen verschijnt bij het selecteren een nieuwe taakbalk, klik op meer en dan op downloaden. Een foutief aangevinkt vakje kan afgevinkt worden door opnieuw in het vakje te klikken. Oefening : download twee afbeeldingen uit google-drive naar je bureaublad. Mon-Start to cloud 1 Page 12

Verplaatsen en verwijderen Net zoals op de harde schijf van onze computer van plaats veranderen er kunnen we op google-drive mappen en bestanden verplaatsen of helemaal verwijderen. Verplaatsen Een bestand van de ene naar de andere map verplaasen kan op 2 simpele manieren. 1-Klik met de rechter muisknop op het bestand dat verplaatst moet worden, houd de knop ingedrukt en sleep het bestand naar de doelmap links op je scherm 2- Klik met de rechter muisknop op de naam van het bestand dat je wil verplaatsen een nieuw optie menu komt te voorschijn en klik dan op de optie Verplaatsen naar Alle mappen van je DRIVE komen te voorschijn en klik dan op de mapnaam waar je het gekozen bestand naartoe wil verplaatsen. (in het voorbeeld : documenten) Je ziet ook dat je op dit punt een map kan aanmaken voor het geval deze nog niet zou bestaan. Klik dan op de knop verplaatsen om de procedure te te vervolledigen en te beëindigen. Mon-Start to cloud 1 Page 13

Verwijderen Vink een of meer vakjes aan en klik dan op het prullenmand pictogram om het bestand uit de lijst te verwijderen. Het is ook mogelijk om een bestand te verwijderen door met de rechter muisknop op de bestandsnaam te kliken en dan de optie verwijderen te kiezen. De Prullenbak Hierin zitten alle bestanden die ooit verwijderd werden. Het kan nuttig zijn om af en toe de prullenbak leeg te maken Net zoals bij het mailprogramma kunnen verwijderde items terug naar huun oorspronkelijke plaats gezet worden. Klik links op het scherm op de map prullenbak om de inhoud te zien. Bovenaan de lijst verschijnen een paar opties Deze opties behandelen alle geselecteerde (aangevinkte) vakjes. Als je een voorbeeld wil zien van een bestand dat je eventueel wil verwijderen, vink je het vakje ervoor aan en klik dan op het oogpictogram. Mon-Start to cloud 1 Page 14

Delen van mappen en bestanden. Het leuke aan bestanden op de drive is dat je ze met meerdere personen kan bekijken en zelfs aanpassen. Hiervoor moet je wel opgeven wie toegang tot die bestanden krijgt. Niemand anders kan die bestanden openen. Grote bestanden of fotoreeksen moeten niet verzonden worden, je geeft gewoon toelating aan je contactpersoon (-en) om ze te zien en eventueel te downloaden. Het gezamelijk bijhouden van bvb een ledenadministratie kan perfect. In dezelfde spreadsheet zou bvb de secretaris van een vereniging de ledenadministratie kunnen bijwerken terwijl de penningmeester zich met de lidgelden bezig houdt. De voorzitter kan in hetzelfde bestand de gang van zaken opvolgen. Met wie kan je delen? Met iedereen die een gmailadres heeft. Google drive maakt voor het delen gebruik van je contactpersonen uit je gmail, dus ook volledige groepen, maar je kan ook adressen opgeven die niet bij je contactpersonen staan. Wat kan je delen? Volledige mappen of afzonderlijke bestanden kunnen gedeeld worden. Wat is het verschil tussen Mijn schijf en Gedeeld met mij? Dit zijn twee aparte geheugenruimtes op google drive. (A) Op Mijn schijf staan de eigen persoonlijke mappen en bestanden terwijl in Gedeeld met mij mappen en bestanden staan van iemand anders maar waar wij toelating voor gekregen hebben om ze te bekijken of te bewerken. Wanneer we zelf eigen bestanden laten gebruiken door iemand anders wordt dat aangegeven met het woord Gedeeld achter de bestandsnaam. Zie pijl (A) Er is aan dit systeem wel een beperking. Het simultaan updaten van gegevens is niet mogelijk. Wanneer een bestand met meerdere personen gedeeld is kan alleen de persoon die als eerste het bestand opent wijzigingen aanbrengen. Andere gebruikers kunnen zien wie het bestand heeft geopend. Mon-Start to cloud 1 Page 15

Een map delen Ga naar je google drive kies voor Mijn Schijf en klik dan op de map die je wil delen. Dit wil zeggen dat, de persoon of meerdere personen met wie je deze map gaat delen, de volledige inhoud van de map te zien krijgen. In dit voorbeeld is de map documenten geopend en gaan die met iemand delen. klik nu met de rechter muisknop op de mapnaam Documenten Kies dan voor Delen Kies nogmaals Delen In het scherm dat nu tevoorschijn komt zien we wie deze map kan bekijken en wie de eigenaar is. In het invulvak geef je de het mailadres van de persoon of personengroep met wie je wil delen en je geeft daarbij aan of de map enkel mag bekeken worden of ook bewerkt worden. De personen die je ingegeven hebt krijgen optioneel een mail om ze te verwittigen dat ze toegang hebben tot uw map. Een tekst kan eventueel meegegeven worden. Wanneer de ingave klaar is kan die opgeslagen worden door onderaan op de groene knop Delen en opslaan te klikken. Bij twijfel of fouten kan de knop annuleren aangeklikt worden om de ingave ongedaan te maken. Mon-Start to cloud 1 Page 16

Bij het ingeven van de mailadressen zullen de adressen uit uw contactpersonen vergeleken worden met de door jou ingegeven letters zodat je eventueel bekende adressen niet meer volledig moet typen. Delen van een bestand Deze werkwijze is praktisch gelijk aan deze om mappen te delen maar in de plaats van op de mapnaam rechts te klikken doen we dat hier op de bestandsnaam. Indien er meerdere bestanden werden geselecteerd (vakje voor de naam is aangevinkt) zullen deze met de opgegeven personen gedeeld worden. Mon-Start to cloud 1 Page 17

Zowel het delen van een map als het delen van een bestand kan ook met een groepsnaam uit de contactpersonen, het is dan ook mogelijk voor de ganse groep aan te geven welke toelating ze krijgen. De rechten dieaan een of meer personen of aan een groep kunnen toegekend worden zijn : Is eigenaar Mag weergeven Mag bewerken = heeft alle rechten = mag enkel bekijken = mag wijzigingen van de gegevens aanbrengen Mag opmerking toevoegen = Mag opmerkingen toevoegen maar kan aan de gegevens niets wijzigen Mon-Start to cloud 1 Page 18

App google drive Dit is een toepassing waarmee je op je eigen computer een copie bezit van je google drive in de cloud en die er voor zorgt dat dat je google drive in de cloud en de google drive op je computer steeds identiek zijn. De google drive app is NIET noodzakelijk maar wel handig. Het voordeel hiervan is dat je die copie met je gewone microsoft verkenner kan benaderen zoals je dat met alle andere mappen en bestanden doet die op je harde schijf staan. Je hoeft niet online te zijn om mappen en bestanden aan je drive toe te voegen, aan te passen of te verwijderen. Zodra je wel online gaat zal de computer je map van je harde schijf synchroniseren met die op google drive in de cloud. Hieronder een fragment van het beeld dat je krijgt met je verkenner (explorer). Je ziet dat de google drive op deze computer reeds geïnstalleerd is. App Google drive installeren en gebruiken Open je google drive via gmail of ga naar http://drive.google.com Klik nu links op je scherm op de optie Drive aan uw deskcomputer koppelen. Mon-Start to cloud 1 Page 19

Klik op Google Drive voor pc downloaden. Open googledrivesync.exe om Google Drive automatisch op uw pc te installeren en te starten. (U kunt een waarschuwing ontvangen dat Google Drive een applicatie is die is gedownload van internet. Klik op de knop Openen.) Geef de gebruikersnaam en het wachtwoord van uw Google-account op in het venster dat wordt geopend. Dit is het account dat gekoppeld is aan Google Mail voor uw pc. Voltooi de instructies van het installatiepakket. Op je harde schijf staat nu een map met de naam Google drive en in de taakbalk onderaan het scherm rechts staat nu het Drive Symbool. startpagina. Met win8 staat dit symbool ook in de Zoek deze op met je gewone verkenner. Indien gewenst kan je nu mappen en bestanden daarnaaroe slepen. De computer zal zelf zorgen dat de inhoud van google-drive in cloud wordt aangepast zodat deze identiek is als de map Google-drive op je harde schijf. Drive Voorkeuren Klik in de taakbalk onderaan het scherm met de rechter muisknop op het drive pictogram dat rechts in de taakbalk staat. Mon-Start to cloud 1 Page 20

Klik dan op voorkeuren en kies dan voor Synchroniseren telkens de computer opstart Deze optie is niet verplicht maar zo ben je zeker dat je drive op cloud en de drive op je harde schijf identiek is. Wanneer je aan de rechterkant van de taakbalk op het drive symbool klikt krijg je de mogelijkheid om de synchronisatie meteen uit te voeren. Mon-Start to cloud 1 Page 21