COFORCE ROBOTIC PROCESS AUTOMATION Inzet van Software Robots in Shared Services Centers Robotic Process Automation
Robotic Process Automation Laat mensen doen waar ze goed in zijn We kunnen het niet meer ontkennen dat de technologische vooruitgang met betrekking tot informatie, communicatie en allerlei vormen van intelligente procesbesturing onze wijze van werken voorgoed heeft veranderd. Dit is al decennia aan de gang en de ontwikkelingen volgen elkaar in een hoog tempo op. Nu dat internet haar volgende fase ingaat van het aan elkaar koppelen van systemen zullen ook de administratieve taken en transacties verregaand geautomatiseerd gaan worden. Ook de besluitvormingsprocessen kunnen vandaag de dag door intelligente software robots worden voorbereid en zelfs uitgevoerd. Dit alles brengt ons op het punt of dit nu de volgende stap is in de richting van gerobotiseerde werkplekken. Werkplekken waar de financiële administratie, serviceafdelingen, inkoop, productievoorbereiding, verkoop en de transportplanning van goederen zonder menselijke tussenkomst uitgevoerd wordt. Met wat inbeeldingsvermogen, zal deze gedachte nog ver voor ons liggen, maar onmogelijk zal het niet zijn. Eigenlijk staan alle organisaties voor deze vraagstukken. Er zal beslag gelegd worden op creativiteit om de doorontwikkeling en samenwerking tussen mens en machine gestalte te geven. De mens blijft echter een onomstreden factor. In tegenstelling tot robots, verwerken mensen informatie metaforisch en interactief. Dit maakt mensen creatief en innovatief. Gelukkig maar, want kunst, wetenschap, handel, technologie (waaronder robots) zijn immers voort- 2 Inzet van Software Robots in Shared Service Centers
Robotic Process Automation is een softwaretoepassing dat terugkerende, routinematige taken uitvoert die normaliter handmatig met de gebruikersinterface van bestaande IT systemen, bedrijfsapplicaties, websites, databases en sociale netwerken worden uitgevoerd. Het werk dat door robots wordt uitgevoerd is transparant, gestandaargekomen uit de handen van mensen. De opkomst en inzet van robots zullen daarom nieuwe kansen bieden voor mensen en de samenleving als geheel. De werkplek van de toekomst zal er aanmerkelijk anders gaan uitzien. Hoewel de mens een prominente rol zal spelen in het bedrijfsproces zullen veel taken voor mensen overbodig worden en door software robots worden uitgevoerd. Een robot kan de handelingen van een mens emuleren. In tegenstelling tot wat vaak wordt aangenomen, nemen robots niet per definitie de gedaante van een mens aan, maar is het wel in staat om seriematige handelingen zelfstandig uit te voeren. Robots bieden de volgende voordelen: Robots werken indien gewenst 24/7 in een consistent tempo; Robots maken gebruik van algoritmes, waardoor ze zeer accurate output leveren; Informatie-gedreven robots zijn efficiënt in het ondersteunen van medewerkers bij standaard administratieve data- en taakverwerking; Robots zijn schaalbaar en je kunt ze geheel naar behoefte en tijdsgebonden configureren; Robots zijn kosteneffectief te budgetteren om het even voor welk proces, de terugverdientijd wordt onmiddellijk inzichtelijk. Robots volgen de gestelde standaarden diseerd, altijd opvraagbaar en voldoet aan de gestelde randvoorwaarden en (wettelijke) standaarden. De wendbaarheid en schaalbaarheid van robots zit hem in de gebruikerstoepassing (userinterface) van de software. Software geconfigureerde robots zijn niet per se afhankelijk van de beschikbaarheid van de IT-afdeling, zij zijn zelfs een dankbare aanvulling op de infrastructuur. Robotic Process Automation is gebouwd zonder dat er geprogrammeerd COFORCE ROBOTIC PROCESS AUTOMATION Robotic Process Automation 3
hoeft te worden. De samenstelling van een robotproces is eenvoudig in visuele werkstroomdiagrammen op te maken en zal operationeel de lopende gang van zaken niet verstoren. De techniek is flexibel, werkt met uw bestaande systemen en vraagt niet noodzakelijkerwijs om aanpassingen aan het huidige proces. Het is ook zeer gebruikersvriendelijk voor niet technische medewerkers, dat beperkt dus de trainingsduur. Daar voegen wij nog aan toe dat het systeem makkelijk aan te passen is aan veranderende omstandigheden. De kwalitatieve waarde van Robotic Process Automation uit zich in een verhoogde operationele kwaliteit Denk aan gebieden waar kenniswerkers veel tijd spenderen om grote hoeveelheden aan informatie uit evenzoveel verschillende, externe, bronnen bijeen moeten brengen en/of IT-systemen en bedrijfs- en kantoorapplicaties door moeten lopen om de juiste beslissingen voor te bereiden. Het is niet efficiënt om telkens aanpassingen aan applicaties te moeten laten uitvoeren voor taken die vandaag de dag sneller, beter en foutloos uitgevoerd kunnen worden door software robots. Daar waar het kostbaar, tijdrovend of risicovol is om dit soort systemen zelf aan te passen of te vervangen, schuilt de potentie om robots in te zetten voor administratieve taken en werknemers te laten doen waar het écht om moet gaan, klantgerichte en interactieve taken. Waar worden robots ingezet? Decennia geleden bestonden er al visies dat support services, inclusief financiële diensten, dichter bij de consument moesten worden georganiseerd. Dit zou de mate van klantgerichtheid en binding met die klant ten goede komen. De heroriëntatie op klantgerichte processen hebben sindsdien een grote vlucht genomen. De bedrijfscultuur, de tone-of-voice en een interactieve omgang en verzameling van klantgegevens is algemeen goed geworden. 4 Inzet van Software Robots in Shared Service Centers
Robotic Workforce Het is dan ook geen verrassing dat er weer een trend is ontstaan om wat eens en-masse werd uitbesteed nu weer ter heroverweging op de agenda staat van organisaties. De nadelen van het zogenaamde offshoring kan door de inzet van software robots, die in staat zijn om repetitieve administratieve taken in bijvoorbeeld Shared Services Centers op te vangen. Hier vallen ook de accounting taken, asset analyses, datamanagement en rapportages onder. Operational Excellence in Shared Services Centers Geheel in lijn met de doelstellingen van Operational Excellence zijn Shared Services Centers onderwerp van continue verbetering. Shared Services Centers Offshoring Met het ontstaan van de Shared Services Centers werd ook een trend naar offshoring ingezet. Veel zakelijke functies werden gecentraliseerd onder besturing van ICT-middelen. Shared Services Centers werden bovendien ook gestationeerd in werelddelen waar arbeid nog relatief goedkoop was. Offshoring heeft ook zo zijn keerzijde, ver doorgevoerde wettelijke regulering ten aanzien van data integriteit en veiligheid, de kosten van (vlieg)reizen en patent issues (intellectual property), bedrijfs- en merkimago, cultuurverschillen etc. maakte het dat klantgerichte processen weer dichter bij huis moesten komen om snel te kunnen schakelen tussen klantvraag en bediening. Robotic Process Automation kan hieraan bijdragen door processen transparanter op te zetten. Gegevensverwerking door software robots wordt opgeslagen, voorzien van kenmerken en maakt het opvragen zeer eenvoudig, zo niet automatisch. Dit zorgt ervoor dat de processen volgens de richtlijnen wordt doorgevoerd. Het kan er eveneens voor zorgen dat er data gedreven besluitvormingsprocessen mogelijk zijn. Dit maakt het dat Robotic Process Automation niet zozeer een IT-project is, maar een ook een Human Resource Management aangelegenheid. Net als met de inzet van kenniswerkers volstaat een gedegen introductieprogramma, waarbij de robots getraind worden in de uit te voeren taken. Robots worden nl. geïnstrueerd om specifieke taken uit te voeren die voorheen door mensen werden uitgevoerd. De invoering van robots kan relatief snel en eenvoudig. Gegevens zijn transparant en flexibiliteit zal de totale operationele kosten terugbrengen tot een fractie van de eerdere uitbesteedde taken. COFORCE ROBOTIC PROCESS AUTOMATION Robotic Process Automation 5
Coforce is de Robotic Process Automation specialist die multinationals, nationale bedrijven en instellingen met kennis en begeleiding ondersteunt in haar transitie naar nieuwe en efficiënt geautomatiseerde samenwerkingsvormen tussen mensen, processen en technische systemen. Coforce Oortlaan 2 6716 WD Ede +31 (0) 318 648742 contact@coforce.nl www.coforce.nl