d o o r d i e.. Audit en Co Jan van Ginkel RA Jan Muit MSc 16 maart 2016

Transcriptie

1 DATA-ANALYSE IN DE PRAKTIJK d o o r d i e.. Audit en Co Jan van Ginkel RA Jan Muit MSc 16 maart

2 Z i c h t b a a r h e i d A C C O U N T A N C Y H Y P E C Y C L E datamining procesmining data-analyse Audit en Co Jan van Ginkel RA Jan Muit MSc 16 maart 2016 big data V o l w a s s e n h e i d 2

3 AGENDA d a t a - a n a l y s e i n d e p r a k t i j k E v e n v o o r s t e l l e n T i j d p e r k B i g D a t a B u s i n e s s i n t e l l i g e n c e A c c o u n t a n t s o p d e S - c u r v e T r a n s i t i e c o m p e t e n t i e To b i g to f a i l? N i e u w e w i j n i n o u d e z a k k e n I n z i c h t i n d e k l a n t K e r n d a t a - a n a l y s e S a m e n s t e l p r a k t i j k C o n t r o l e p r a k t i j k B r u g f u n c t i e V o o r b e e l d e n u i t d e p r a k t i j k V r a g e n? 3

4 EVEN VOORSTELLEN Jan Muit is bijna registercontroller met veel affiniteit voor IT, Jan van Ginkel is al ruim 20 jaar registeraccountant in het MKB. Audit en Co ondersteunt andere accountantskantoren bij de Audit en hanteert daarbij een IT based aanpak; om de computer heen is geen optie meer. 4

5 TIJDPERK BIG DATA (8 V S) N i e u w e r i s i c o s, n i e u w e k a n s e n Volume Value Velocity Big Data Analyse Virality Complexity Big Data Variety Viscosity Variability Varacity 5

6 B U S I N E S S I N T E L L I G E N C E D a t a i s t h e n e w s ( o i l ). Wijsheid; en nu? Kennis; waarom is het gebeurd? Informatie; wat is er gebeurd? Data; de feiten 6

7 O m v a n g v a n d e k l a n t s s A CCOUNTANT o p d e -curve van d e klant Customer Intimacy Product Leadership Operational Excellence G r o e i / n e e r g a n g / g r o e i 7

8 T R A N S I T I E C O M P E T E N T I E? 8

9 T O O B I G T O F A I L? 9

10 N I E U W E W I J N I N O U D E Z A K K E N MONITOREN R e c e n t S t r a k s A l e v e n g e l e d e n Nu VERZAMELEN 10

11 R I S I C O - G E R I C H T : i n z i c h t i n d e I T v a n d e k l a n t ( B C F ) Transitie? What is IT? 11

12 R I S I C O - G E R I C H T : i n z i c h t i n d e I T v a n d e k l a n t W a a r h e b b e n w e h e t o v e r? ( 6 p s ) W e l k n e t w e r k? W e l k c l o u d m o d e l? W e l k e a p p l i c a t i e s / p r o g r a m m a s W e l k e b e s t a n d e n W a c h t w o o r d b e l e i d? W i e h e e f t w e l k e r e c h t e n? W i e h e e f t A D M I N r e c h t e n? W i e b e h e e r t d e r e c h t e n? C o n t i n u ï t e i t ( i n b r e d e z i n, d u s i n c l u s i e f S L A e n I S A E ) g e w a a r b o r g d? K u n n e n w e e v e n t u e e l s t e u n e n o p d e w e r k i n g v a n d e I T ( M K B! ) 12

13 K E R N V A N D A T A - A N A LY S E Hergebruiken van de veldwaarde in het kader van bepaalde onderzoeksvragen.. Database/ERP Tabel Record Veld Veldwaarde Waarom doe ik deze analyse (meer zekerheid in een kortere tijd )? Bevatten rapportages van de klant de gegevens die ik nodig heb voor de data-analyse? Hoe betrouwbaar zijn die dan? Hoe krijg ik toegang tot de netwerkomgeving van de klant en de database (bv ODBC)? Hoe krijg ik goed inzicht in de databasestructuur? Hoe genereer ik de juiste dataset, ofwel: kan ik mijn onderzoeksvraag hiermee beantwoorden? 13

14 S A M E N S T E L P R A K T I J K Dossier Welke adviezen? Openingstijden Marges per klant/product Dubbele boekingen, grote bedragen, Benford s Law Privacy/Data lekken? Data-analyse Ontsluiten, ontkoppelen, onderzoeken en inzichtelijke maken van gegevensbestanden Boekhouding & lonen (of ERP) Open data 14

15 C O N T R O L E P R A K T I J K h e t B C F m o d e l FUNCTIESCHEIDING (beschikken, bewaren, registreren, controleren en uitvoeren) GENERAL IT CONTROLS (IT functie, toegangsbeveiliging, change management, system management en continuïteitswaarborgen) DATA- ANALYSE USERCONTROLS (de handmatige controles op juiste en volledige invoer, de follow-up bij signaallijsten, de analyse van managementinfo) APPLICATION CONTROLS (geautomatiseerde controles in de software zelf) 15

16 F I N A N C I A L A U D I T I T A U D I T D A T A - A N A LY S E V E R V U LT B R U G F U N C T I E 16

17 General IT controls B E O O R D E L E N G I T C ( L O G G I N G ) Welke transacties worden gelogd? bankmutaties Dataanalyse transacties Downloaden/verkrijgen logging mutaties Combineren met personeelsgegevens Randvoorwaarden! Application controls Analyse boekingen ADMIN accounts Analyse boekingen kritische functies Analyse wijzigingen rechten/functiegroepen 17

18 General IT controls B E O O R D E L E N G I T C ( C H A N G E M A N A G E M E N T ) bankmutaties Dataanalyse transacties Risicoanalyse: welke zijn relevant? Standaardpakket/maatwerk Testomgevingen? Documentatie Noodprocedures Application controls Release notes softwareleverancier Changelogs software 18

19 General IT B E O O R D E L E N T R A N S A C T I E S controls Autodealer die handelt in nieuwe en gebruikte auto s bankmutaties Dataanalyse transacties Geld-goederenbeweging Inkoopbevestiging en inventarisaties ODBC verbinding Systeembeheerder Inzicht database Softwareleverancier Elke auto heeft eigen dossiernummer Verbindende veld! Application controls 19

20 Stappen data-analyse: Combineren factuurgegevens Inlezen begin- en eindvoorraad Inlezen alle inkopen Vanuit dossiers inruilauto s (soms meerdere) Opstellen goederenbeweging Aansluiten met financiële administratie Aansluiten met inkoopopgave 20

21 General IT B E O O R D E L E N T R A N S A C T I E S controls Producent van broodjes en koekjes bankmutaties Dataanalyse transacties Geld-goederenbeweging Inkoopbevestiging en inventarisaties ODBC verbinding Systeembeheerder Inzicht database Softwareleverancier Recepturen Application controls 21

22 Stappen data-analyse: Combineren receptuurgegevens Bewerking recepturen Omrekentabellen Combineren verkoopfactuurregels met kop Combineren met receptuur verwacht verbruik grondstof Directe inkoop, productie, halffabricaat en halffabricaat Goederenbeweging met behulp van inkoop, begin- en eindvoorraad Match verwachting vs. realisatie Aansluiten met financiële administratie Aansluiten met inkoopopgave 22

23 General IT controls B E O O R D E L E N A P P L I C A T I O N C O N T R O L S Casus beoordelen application controls bankmutaties Dataanalyse transacties Prijscontrole bij verkopen vindt plaats in systeem Randvoorwaarden ten aanzien van GITC Authenticatie en autorisatie accounts verkoopleiders Vaststellen controle op juiste prijs middels data-analyse Application controls Analyse uitzonderingen Omvang waarneming? Aansluiting met boekhouding 23

24 General IT controls B E O O R D E L E N B A N K M U T A T I E S Data- bankmutaties analyse transacties Risico s ten aanzien van betaalproces Downloaden transacties uit het bankpakket Aansluiten met administratie hebben we alle transacties? Application controls Analyses: Gewijzigde rekeningnummers maar zelfde naam Gewijzigde namen maar zelfde rekeningnummer Eenmalige betalingen Grote bedragen Directe boekingen vanuit het bankboek op de kosten 24

25 Audit en Co Jan van Ginkel RA Jan Muit MSc 16 maart