UltraGenda-Broka Online planningstool voor de klanten van CPS
Inhoud 1. Broka opstarten 2. Algemene opbouw 3. Opbouw snelkoppelingen 3.1. Dashboard 3.2. Afspraken en verwijzingen 3.3. Mijn profiel 3.4. Afmelden 4. Beslisboom 4.1. Toepassing beslisboom 4.2. Een medewerker opzoeken 4.3. Een onderzoek boeken 4.4. Broka verlaten/terug naar dashboard 5. Verwijzingen 5.1. Schermopbouw 5.2. Toepassing Verwijzingen 5.2.1. Bewerken van verwijzingen 5.2.2. Boeken van verwijzingen (annuleren en wijzigen) 6. Afspraken 6.1. Bewerken van open afspraken 6.2. Overzichten bekijken
1. Broka opstarten
1. Broka opstarten Om Broka op te starten opent u eerst de website van CPS: http://www.cps-transport.be/nl Daarna klikt u op Boek hier uw consultaties online.
1. Broka opstarten In het volgend scherm geeft u uw gebruikersnaam en wachtwoord in, en klikt u op Indienen.
1. Broka opstarten U komt vervolgens in onderstaand scherm :
2. Algemene opbouw
2. Algemene opbouw Het hoofdscherm is opgebouwd uit een linker- en rechterscherm en een aantal snelkoppelingen :
2. Algemene opbouw Linkerdeel = onderdeel waar de niet-periodieke onderzoeken via een beslisboom begeleid ingepland worden (voordien via CPS402/403 aangevraagd). Beslisboom
2. Algemene opbouw Rechterdeel - onder = lijst met meest recente verwijzingen van werknemers die op periodiek onderzoek moeten gaan. Verwijzingen
2. Algemene opbouw Rechterdeel -boven = snelkoppelingen naar Dashboard, Afspraken en verwijzingen, Mijn profiel en Afmelden. Snelkoppelingen
2. Algemene opbouw Samenvattend kan het hoofdscherm ingedeeld worden in : - BESLISBOOM (linkerdeel) = boeken van afspraken voor medewerkers anders dan periodieke gezondheidsbeoordelingen; - VERWIJZINGEN (rechterdeel onder) = lijst met meest recente verwijzingen van werknemers die een periodiek onderzoek nodig hebben; - SNELKOPPELINGEN (rechterdeel boven)= link naar Dashboard, Afspraken en verwijzingen, Mijn profiel en Afmelden ;
3. Opbouw snelkoppelingen
3.1.Dashboard Bij het openen van Broka komt u standaard in het scherm Dashboard terecht, tenzij u via Mijn profiel de instellingen voor startscherm wijzigt (zie 3.3.).
3.2. Afspraken en verwijzingen In de snelkoppeling Afspraken & verwijzingen (of rechtstreeks als u via Mijn profiel de instellingen voor startscherm wijzigt - zie 3.3.), moet u onmiddellijk de keuze maken tussen afspraken of verwijzingen.
3.2. Afspraken en verwijzingen Als u doorklikt naar Verwijzingen, dan kunt u in de kolom Status selecteren welke verwijzingen u wil zien. U kan kiezen tussen open en geannuleerd. Deze selectie blijft bewaard in de toekomst.
3.2. Afspraken en verwijzingen Als u doorklikt naar Afspraken, dan kunt u in de kolom Status selecteren welke afspraken u wil zien. U kan kiezen tussen open, geannuleerd, bijgewoond, niet bijgewoond en zwevend. Open afspraken zijn geboekte afspraken. Deze selectie blijft bewaard in de toekomst.
3.2. Afspraken en verwijzingen Zowel in Afspraken als in verwijzingen kunt u zelf kiezen welke kolommen u wilt zien. Klik op kolommen tonen of verbergen en selecteer de gewenste kolommen.
3.2. Afspraken en verwijzingen Zowel in Afspraken als in Verwijzingen kunt u een zoekfunctie activeren op basis van elke kolom. Boven elke kolom kunt u een veld in vullen of een selectie doorvoeren. U kunt de chronologische volgorde wijzigen door op de dubbele pijltjes te klikken.
3.2. Afspraken en verwijzingen De lijst met de gevraagde gegevens verschijnt onmiddelijk.
3.3. Mijn profiel Als u op de snelkoppeling Mijn profiel drukt, komt u in het scherm hieronder. Hier kunt u de instellingen voor het startscherm en uw wachtwoord wijzigen. De startpagina kan u wijzigen door op het pijltje te klikken.
3.3. Mijn profiel Vervolgens klikt u de gewenste startpagina aan en klikt u op Bewaar instellingen.
3.3. Mijn profiel Om uw paswoord te wijzigen, vult u in datzelfde scherm uw oud en uw nieuw paswoord (2x) in en klikt u op Bewaar nieuw wachtwoord. Uw paswoord in nu gewijzigd.
3.4. Afmelden Via de snelkoppeling Afmelden kunt u afmelden uit Broka. Vervolgens komt u weer terecht op de website van CPS.
4. Beslisboom
4.1. Toepassing beslisboom Gebruik de Beslisboom om een onderzoek te boeken dat geen periodiek onderzoek is of geen combinatie een van periodiek onderzoek met een ander type onderzoek (bv. hercertificatie, hernemen naziekte,...). Voordien via CPS402/403 aangevraagd. Klik op Aanvraag medisch en/of psychologisch onderzoek om de beslisboom op te starten.
4.2. Een medewerker opzoeken Na het klikken op Aanvraag medisch of psychologisch onderzoek verschijnt onderstaand scherm. U kunt zoeken op verschillende criteria (zie hieronder), te bevestigen via Zoek.
4.2. Een medewerker opzoeken Na de zoekopdracht verschijnt er onderaan een lijst. Uit deze lijst kunt u de geschikte werknemer zoeken en aanklikken (1), klik vervolgens op Ga verder (2). 1 2
4.3. Een onderzoek boeken Het volgende scherm verschijnt na het klikken op Ga verder. In dit scherm zullen een aantal vragen gesteld worden om te bepalen welk soort onderzoek noodzakelijk is voor de werknemer. Klik overal het juiste antwoord/gewenste onderzoek aan.
4.3. Een onderzoek boeken Bij het aanklikken van het juiste antwoord/gewenste onderzoek worden, op basis van deze keuze, eventueel bijkomende vragen gesteld om u te begeleiden naar het geschikte onderzoek voor de gekozen medewerker.
4.3. Een onderzoek boeken Als op het einde van de beslisboom het geschikte onderzoek aangegeven wordt, kunt u dit inboeken voor de gekozen medewerker door te klikken op Boek afspraak.
4.3. Een onderzoek boeken Er worden verschillende slots weergegeven qua locatie (campus) en datum /tijdstip, volgens de beschikbare real-time capaciteit Vervolgens hebt u volgende mogelijkheden : A. De afspraak inboeken op één van de voorgestelde slots B. Verder zoeken naar een latere datum/tijdstip C. De zoekcriteria qua locatie en data/tijdstip aanpassen
4.3. Een onderzoek boeken A. De afspraak inboeken op één van de voorgestelde slots Wanneer een geschikte datum, locatie en uur aanwezig zijn, selecteer deze dan door op het uur te klikken -dit kleurt blauw op- (1) en vervolgens op Volgende te klikken (2). 1 2
4.3. Een onderzoek boeken Volgend scherm verschijnt waarbij u eventueel nog een kleine opmerking kunt ingeven voor de arbeidsgeneesheer en/of verpleegkundige. Klik vervolgens op Maak afspraak (1). Indien er fouten zijn in de gekozen stappen, kunt u door op de knop Ga terug te klikken deze ongedaan maken (2). 1 2
4.3. Een onderzoek boeken Er volgt een afspraakbevestiging die ook kan afgeprint worden (1). Om een volgende medewerker te boeken klikt u op Dashboard of Afspraken en verwijzingen (2). 2 1
4.3. Een onderzoek boeken B. Verder zoeken naar een latere datum/tijdstip Indien u andere data/uren wenst klik dan op Zoek verder naar vrije plaatsen (1). 1
4.3. Een onderzoek boeken C. De zoekcriteria qua locatie en data/tijdstip aanpassen Volgend scherm verschijnt indien u op Klik hier om uitgebreid te zoeken geduwd heeft. Hier kunt u één of meer specifieke lokaties (campus) aanduiden (let op, de werkplaatsen mogen enkel gebruikt worden voor werknemers werkzaam in de betrokken werkplaats), de datum vanaf wanneer mag gezocht worden naar vrije slots, alsook de dagen in de week en het tijdstip. Klik vervolgens op Zoek en volg dan opnieuw de stappen onder 4.3.A.
4.4. Broka verlaten/terug naar dashboard. Klik op Afmelden indien je Broka wenst te verlaten (1). Wanneer u nieuwe medewerkers wenst in te boeken klik op Dashboard of Afspraken en verwijzingen (2). 2 1
5. Verwijzingen
5.1. Schermopbouw Klik op de snelkoppeling Afspraken en verwijzingen. Hier kiest u Verwijzingen.
5.1. Schermopbouw Hier ziet u een volledig overzicht van de in te plannen verwijzingen. De functionaliteiten van dit scherm werden reeds uitgelegd (zie 3.2)
5.1. Schermopbouw In he scherm Dashboard vindt u ook een lijst met verwezen medewerkers. Opmerking: hier worden enkel de laatst verwezen medewerkers weergegeven; voor de volledige verwijslijst zie Afspraken en verwijzigingen.
5.2. Toepassing Verwijzingen Gebruik deze zone om: - Verwijzingen te wijzigen, te boeken of te annuleren - Overzicht van de verwijzingen met mogelijke filter op : Open verwijzingen Geannuleerde verwijzigingen
5.2.1. Bewerken van verwijzingen
5.2.1. Bewerken van verwijzingen Om een verwijzing te wijzigen selecteert u een werknemer en klikt u vervolgens op + (1). Er verschijnen verschillende mogelijke bewerkingen die kunnen uitgevoerd worden met de verwijzing van de geselecteerde medewerker (2). 1 2
5.2.1. Bewerken van verwijzingen A. Wijzigen van een verwijzing Een medewerker wordt steeds verwezen voor een periodiek onderzoek. Het soort onderzoek van de medewerker kan echter uitgebreid en aangepast worden door te klikken op Wijzig verwijzing (1) 1
5.2.1. Bewerken van verwijzingen Onderstaand scherm verschijnt, waarbij u door te klikken op pijltje in het veld Authorisatie (1) er een keuzelijst te voorschijn komt met mogelijke onderzoeken. 1
5.2.1. Bewerken van verwijzingen De keuzelijst met onderzoeken (1) geeft de mogelijkheid om het verwezen periodieke onderzoek uit te breiden met andere aanvullende onderzoeken. Klik op het gewenste onderzoek en vervolgens op Bewaar verwijzing (2). 1 2
5.2.1. Bewerken van verwijzingen Na het klikken op Bewaar verwijzing krijgt u een bevestiging zoals hieronder weergegeven. Vervolgens kunt u een afspraak maken (zie 4.3. ) of opnieuw de verwijzing wijzigen. Opgelet: in dit stadium is de afspraak nog niet geboekt!!! Klik steeds op Klik hier om een afspraak te maken (1) en de afspraak te boeken. 1
5.2.1. Bewerken van verwijzingen B. Annuleren van een verwijzing De verwijzing kan geannuleerd worden door te klikken op Annuleer verwijzing. Dit zou moeten gebeuren bv. in het geval een medewerker naar andere dienst is of gepensioneerd is. U komt dan in het volgende scherm waar u de annulatie nog eens moet bevestigen.
5.2.2. Boeken van verwijzingen
5.2.2. Boeken van verwijzingen Om een verwijzing in te boeken vanuit de verwijslijst (open verwijzingen) klikt u op het plus-teken voor de werknemer (1) en klikt u vervolgens op Boek verwijzing (2). 1 2
5.2.2. Boeken van verwijzingen U kan ook een verwijzing boeken vanuit Dashboard door te dubbelklikken op een naam in de lijst Recente verwijzingen.
5.2.2. Boeken van verwijzingen U komt in het onderstaand scherm terecht. Hier kan u een afspraak gaan boeken zoals reeds beschreven onder 4.3.
5.2.2. Boeken van verwijzingen U hebt ook terug verschillende mogelijkheden (zie 4.3): A. De afspraak inboeken op één van de voorgestelde slots B. Verder zoeken naar een latere datum/tijdstip C. De zoekcriteria qua locatie en data/tijdstip aanpassen
6. Afspraken
6. Afspraken Gebruik deze zone om: - Open (geboekte) afspraken te verplaatsen of te annuleren - Overzicht te bekijken van alle afspraken met mogelijke filter op : Open afspraken Geannuleerde afspraken Bijgewoonde afspraken Niet-bijgewoonde afspraken Zwevende afspraken
6.1. Bewerken van open afspraken Om een lijst met de geboekte afspraken weer te geven selecteert u Open afspraken 1
6.1. Bewerken van open afspraken Klik op + bij de gewenste medewerker. In het midden kunt u de gegevens van de afspraak zien zoals datum, periode van de verwijzing en de verschillende consultaties binnen de afspraak. (1). Rechts kunt (2) u de verschillende mogelijke bewerkingen zien : annuleren v/d afspraak, verplaatsen v/d de afspraak of het afdrukken van een bevestiging (2). 1 2
6.1. Bewerken van open afspraken A. Annuleren van een afspraak De afspraak kan geannuleerd worden door te klikken op Annuleer afspraak (1). Dit kan gebeuren bijvoorbeeld in geval dat een medewerker door omstandigheden (langdurig afwezig,..) niet aanwezig kan zijn of de afspraak reeds heeft plaatsgevonden op een andere datum. 1
6.1. Bewerken van open afspraken In het daaropvolgende scherm krijgt u de mogelijkheid om de reden van de annulatie op te geven en vervolgens te klikken op Ja, annuleer de afspraak (1). De afspraak is geannuleerd en zal niet meer in de lijst van open afspraken opgenomen zijn. 1
6.1. Bewerken van open afspraken B. Verplaatsen van een afspraak De afspraak kan verplaatst worden door te klikken op Verplaats afspraak. U kunt vervolgens een selectie maken op locatie (campus), datum en uur. Na uw selectie gemaakt te hebben, klikt u op Zoek.(1). 1
6.1. Bewerken van open afspraken Na het klikken op Zoek, krijgt u onderstaand scherm. U krijgt ook de huidige afspraak te zien. Er worden verschillende opties weergegeven op basis van de eerder opgegeven zoekcriteria. Indien u één van de voorgestelde data ok vindt, selecteert u deze en klikt u op Boek de afspraak (1). 1
6.1. Bewerken van open afspraken Indien u andere data/uren wenst klik dan op Zoek verder naar vrije plaatsen (1). De eerder opgegeven zoekcriteria qua locatie, periode, dagen en tijdstip kunnen eventueel aangepast worden via Klik hier om uitgebreid te zoeken (2). 1 2
6.1. Bewerken van open afspraken Wanneer een geschikte datum, locatie en uur aanwezig zijn, selecteer dan door op het uur (1) te klikken - dit kleurt blauw op - en vervolgens op Boek de afspraak te klikken. Opmerking: bovenaan kunt u altijd de geslecteerde stappen zien ifv het proces (gekozen medewerker, gekozen onderzoek, gekozen datum,..)! 1 2
6.1. Bewerken van open afspraken Er volgt een afspraakbevestiging die ook kan afgeprint worden (1). Om een volgende medewerker te boeken klikt u op Dashboard of Afspraken en verwijzingen (2) 2 1
6.2. Overzichten bekijken Er kan een overzicht gevraagd worden voor de volgende items: - Open afspraken - Geannuleerde afspraken - Bijgewoonde afspraken - Niet bijgewoonde afspraken - Verwijzingen - Geannuleerde verwijzingen
6.2. Overzichten bekijken Voorbeeld Overzicht van de niet-bijgewoonde afspraken : In Afspraken klikt u op de kolom Status. Vervolgens selecteert u Niet-bijgewoond (1). U krijgt meteen een overzicht van de personen die niet aanwezig waren op hun medisch/psychologisch onderzoek. 1
Einde Moeilijkheden of problemen? : UltraGendaBroka@hr-rail.be