OXYPOS Kassasysteem. Handleiding voor de verkoper

Transcriptie

1 OXYPOS Kassasysteem Handleiding voor de verkoper Versie 1.0 Maart

2 Inhoudstafel Hoe ga je tewerk voor de volgende zaken? 1. Je aanmelden 2. De kassa controleren 3. Een verkoop registreren 3.1. te gebruiken toetsen/functies tijdens een verkoop 3.2. uitvoeren van een korting 3.3. een percentage op een artikel 3.4. een globaal percentage op het kasticket 3.5. een forfaitaire korting 3.6. afsluiten van de verkoop 4. een terugbetaling uitvoeren 5. een andere uitgave of opbrengst registreren 6. De kassa openen of sluiten 7. Paswoord veranderen 8. Het programma verlaten Opmerking: Dit programma is ontworpen voor een touchscreen. Als we in deze handleiding spreken over selecteren, moet je simpelweg met jouw vinger op het scherm tikken waar de toets of tekst zich bevindt. Als de winkel niet over een touchscreen beschikken, dans betekent selecteren klikken met de linkermuisknop. 2

3 1. Je aanmelden. Wanneer het programma opstart, verschijnt een lijst met de personen die zich kunnen aanmelden op het scherm: Indien je wenst om een andere taal te gebruiken dan de taal die aangeduid is, selecteer dan eerst de andere taal alvorens je te identificeren. Selecteer de toets waarop jouw naam staat. 3

4 Er verschijnt een venster waarin je jouw wachtwoord moet ingeven. Jouw paswoord wordt gegeven door de administrator of winkelverantwoordelijke. Dit wachtwoord kan je veranderen (zie hoofdstuk 7) Voor het invoeren van jouw paswoord, gebruik je best niet het losse toetsenbord. Het is beter enkel het numerieke toetsenbord te gebruiken, dat je ziet op de afbeelding hierboven. Jouw wachtwoord verschijnt onder een cryptische vorm: kleine sterretjes. Klik vervolgens op OK. Je bent nu aangemeld. Opmerking: Het systeem registreert bij elke handeling de identiteit van de verkoper die de handeling uitvoert. Het is dus verplicht om je elke keer opnieuw aan te melden, bij elke verandering van gebruiker. Zelfs wanneer verschillende personen elkaar opvolgen aan de kassa op eenzelfde dag. Het is niet moeilijk en snel gedaan. De naam van de verkoper verschijnt steeds rechts onderaan het scherm (zie scherm op de volgende pagina) 4

5 Eenmaal je aangemeld bent, verschijnt het volgende scherm: Het linkerdeel van het scherm bevat het menu en verandert nooit. De opties die zichtbaar zijn in het menu hangen af van het profiel van de gebruiker. Het rechterdeel van het scherm geeft het werkblad weer dat overeenkomt met jouw selectie in het menu. Bij de start, als je nog niets geselecteerd hebt, zie je het werkblad Verkoop De productcategorieën kunnen verschillen naargelang het type van winkel. Enkel de nuttige productcategorieën voor jouw winkel zullen zichtbaar zijn. We komen hier later op terug. 5

6 2. De kassa controleren Wil je de inhoud van de kassa controleren alvorens te beginnen met verkopen? Selecteer dan in het menu kassa sluiten. Geen paniek: we gaan een simpele controle uitvoeren zonder de kassa werkelijk te sluiten. In het bovenste kader kan je bij kassagegevens het aanvangsbedrag en eindbedrag terugvinden. Met het eindbedrag bedoelen we het theoretisch saldo, rekening houdend met de uitgevoerde handelingen. Dit saldo moet overeenkomen met de inhoud van jouw kassa. Je kan deze gegevens afdrukken op een kasticket door de knop gedeeltelijk rapport afdrukken te selecteren. Dit komt ongeveer overeen met de X in het kassasysteem die je misschien tot nu toe gebruikte. In dit stadium klik je niet op kassa sluiten, maar ga je weg uit dit werkblad door simpelweg een andere functie in het menu te selecteren, bijvoorbeeld Verkoop. 6

7 3. Een verkoop registreren Selecteer Verkoop in het menu als dit nog niet gebeurd is. Het werkblad op het scherm is verdeeld in 3 zones: - links bovenaan, de lijst met aankopen, die we het winkelkarretje zullen noemen. - Rechts bovenaan, enkele toetsen voor een bestelling en het numeriek toetsenbord. - Onderaan, de catalogus met de productcategorieën. Deze catalogus is in 2 delen opgesplitst: o Links, de namen van de categorieën: textiel, boeken, o Rechts, de subcategorieën en/of artikelen. De icoontjes die de categorieën en artikelen uitbeelden, kunnen veranderen. Het kan zijn dat ze in jouw versie anders zijn dan op deze afbeelding. Selecteer een categorie (bijvoorbeeld 01. Textile/Textiel) en vervolgens een subcategorie 01.1 Tekst 6% Kies vervolgens het artikel (bijvoorbeeld kinderkledij). Deze keuze kan gemaakt worden ofwel door op de afbeelding te klikken (voor de touchscreens: met jouw vinger op de afbeelding tikken) ofwel door de barcode te scannen als het artikel een barcode heeft. 7

8 Als het artikel een barcode heeft, kan je het artikel scannen. Dankzij de scan kom je meteen in het juiste menu terecht, dus hoef je niet van menu tot menu te gaan. De verschillende artikelen worden gestockeerd in een database. Dit ofwel met de verkoopsprijs erbij ofwel zonder: - Als de verkoopsprijs aan het artikel verbonden is, zal deze onmiddellijk gekopieerd worden in het winkelkarretje. - Als de verkoopsprijs niet aan het artikel verbonden is, zal het numeriek toetsenbord verschijnen: Typ de prijs in, bijvoorbeeld 20. Selecteer vervolgens OK. 8

9 Het product verschijnt in het winkelkarretje. Onder het winkelkarretje verschijnt het totaal, BTW inbegrepen. Het lijntje met de details geeft het item, de prijs exclusief BTW, de eenheid, de geldende BTW en de prijs inclusief BTW weer. De volgende producten worden als volgt weergegeven. 9

10 3.1.Te gebruiken functies en toetsen tijdens een verkoop: a) De toetsten/functies die zich rechts van het winkelkarretje bevinden De pijlen staan toe om te navigeren in de lijst. De lijn in de lijst die geselecteerd is, heeft een blauwe achtergrond. (de lijn in het midden op het voorbeeld hieronder) Deze toets staat toe om een geselecteerde lijn te verwijderen. Met deze toets kan je de geselecteerde lijn bewerken, bijvoorbeeld om de prijs of de hoeveelheid aan te passen. Deze toets wordt niet gebruikt in deze versie. b) b) De toetsen/functies die zich boven het winkelkarretje bevinden: Deze toets is nog niet in gebruik op dit moment. In de toekomst zal deze toets dienen voor het beheer van onze klanten. Deze toets knipt een kasticket af: Deze toets verwijdert het kasticket waar je mee bezig bent. Met deze toets kan je jouw kassa openen. Met deze toets kan je het geselecteerde artikel met een bepaald percentage verminderen. Met deze toets kan je een korting op het volledige kasticket doorvoeren. Met deze toets kan je een forfaitaire korting geven die gesplitst zal worden over al de artikelen samen. 10

11 3.2.Toepassen van een korting De toepassing staat geen cumulatie van kortingen toe. Het is niet mogelijk om een korting door te voeren op een bepaald artikel en vervolgens een korting te vragen op het volledige kasticket. 3.3.Een percentage op een artikel Typ als voorbeeld 20 op het numerieke toetsenbord en selecteer de knop: In dit voorbeeld zal de 20% toegepast worden op de 14 van het 2 e artikel (het artikel met de blauwe achtergrond op de vorige afbeelding) in het winkelkarretje. 11

12 3.4.Een globaal percentage op het kasticket Typ ter voorbeeld 10 op het numerieke toetsenbord et selecteer de knop: In dit voorbeeld zal de 10% afgetrokken worden op het hele kasticket. 12

13 3.5.Een forfaitaire korting Het gaat hier om een forfaitair bedrag dat van het kasticket zal gaan. Deze korting wordt proportioneel afgetrokken van alle artikelen op het kasticket. In het voorbeeld hieronder hebben we 10 ingevoerd als globale korting op het einde van de rekening. De 10 zal dus proportioneel afgetrokken worden van de 3 artikelen op de rekening. Het is altijd mogelijk om het lijntje met de korting te verwijderen of om het bedrag van het lijntje te veranderen. In het voorbeeld hieronder is de forfaitaire korting van 10 toegepast na de invoering van het eerste artikel. Het is hierna nog mogelijk om een percentage van een ander artikel af te trekken. 13

14 3.6.De verkoop afsluiten Eenmaal al de artikelen met de juiste prijs in het winkelkarretje zitten, kunnen we naar de betaling overgaan. Dit doe je door de toets = van het numerieke toetsenbord te selecteren. Het betalingsscherm verschijnt: In de linker kolom zie je de 4 manieren waarop je kan betalen: Contant, Bancontact, Credit card, Waardebon. De waardebon is geldig voor alle types kortingsbonnen of cheques van het OCMW. Het is mogelijk om verschillende manieren van betalen te cumuleren. 14

15 In het voorbeeld hieronder, betalen we eerst contant met 10 en de rest met Bancontact. Voor dit voorbeeld moet je eerst 10 invoeren via het numerieke toetsenbord of het biljet van 10 selecteren. Vervolgens moet je selecteren om de betaling verder te zetten. 15

16 Selecteer vervolgens de toets Bancontact voor de betaling van de resterende 18 : 16

17 Klik niet op de toets OK zolang de handeling met Bancontact niet gefinaliseerd is! Als er een probleem is met de kaart, bestaat er altijd de mogelijkheid om een stap naar achter te doen door op de toets te klikken. Van zodra de betaling met Bancontact geaccepteerd is, selecteer de toets. De betaling zal geregistreerd worden, het kasticket zal gedrukt worden en de kassa zal opengaan. De aankoop is beëindigd. Het winkelkarretje is leeg, we zijn klaar voor de volgende aankoop. Opmerking: De toets dient om de betaling af te sluiten. De toets zal pas verschijnen als het volledige bedrag betaald is. Al dan niet op verschillende betalingsmanieren. Als de toets niet verschijnt, is de betaling niet volledig. Je moet opnieuw de + toets selecteren, zodat de betaling van het winkelkarretje vervolledigd kan worden. De betaling kan op om het even welke manier gebeuren. 17

18 4. Een terugbetaling uitvoeren Selecteer in het menu Terugbetaling. Het volgende scherm zal verschijnen: De klant moet steeds zijn aankoopticket tonen om terugbetaald te worden. Op die manier kennen we het nummer van het kasticket. Je moet dit nummer overtyppen met het numeriek toetsenbord en vervolgens op OK klikken. Het kasticket zal verschijnen. 18

19 Als het ticket niet onmiddellijk verschijnt, moet je op zoeken klikken om de andere beschikbare zoekcriteria te kennen: Selecteer filter eenmaal je de zoekcriteria hebt ingevuld. 19

20 Als je geen enkel zoekcriterium hebt ingevuld, zullen al de kastickets getoond worden nadat je op de toets Filter gedrukt hebt. 20

21 Druk op OK om het geselecteerde ticket te openen. In het voorbeeld hieronder gaat het om het ticket met nummer 112 voor een totaal van 28 : Startend van dit scherm kan je het ticket opnieuw afdrukken of kiezen voor de optie Terugbetalingen. 21

22 Je kan kiezen om 1 artikel terug te betalen (een eenheid tussen de verschillende artikelen die getoond worden in het geselecteerde blauwe lijntje), het geselecteerde lijntje (een product) of het volledige ticket. De artikelen die terugbetaald moeten worden, komen in het winkelkarretje bovenaan terecht en kunnen nog steeds verwijderd worden als er een fout gebeurd is. Eenmaal de lijst met de terugbetalingen volledig en correct is, druk je op de knop = van het numerieke toetsenbord. Het systeem zal je vragen om verder te gaan met de terugbetaling en toont het juiste kasticket. 22

23 In het voorbeeld hieronder betalen we enkel het 3 e artikel terug, de korting die was toegepast op dit artikel zal onmiddellijk mee verwerkt worden. Druk op om de terugbetaling te finaliseren. Een artikel kan maar één keer terugbetaald worden. Als je terugkeert naar het ticket, zal het artikel dat terugbetaald is, verdwenen zijn van het ticket. 23

24 5. Een andere uitgave of opbrengst registreren In dit hoofdstuk gaat het over acties met de kassa die niet verbonden zijn aan de verkoop of terugbetalingen. Onder deze categorie valt bijvoorbeeld het nemen van geld uit de kassa om specifieke aankopen te doen: aankoop van materiaal, Deze functie kan ook gebruikt worden om het saldo van de kassa aan te passen (in meer of minder) zodat het saldo overeenkomt met het reële saldo in de kassa. Selecteer Betalingen. Het volgende scherm verschijnt. 24

25 Selecteer eerst de toets Nieuwe registratie : Een numeriek toetsenbord verschijnt zodat je het bedrag kan ingeven. Selecteer vervolgens, in de lijst die zal verschijnen, het type van handeling die je wil uitvoeren: in (contant) of uit (contant). In functie van deze keuze, zullen er verschillende opties mogelijk zijn bij reden. Selecteer een van deze opties. Als het gaat om contant geld in de kassa te steken, hoef je alleen nog het veld Commentaar in te vullen als je bijkomende commentaar hebt. Als het om een uitgave gaat, moet je nog meer specificaties geven over de reden. Deze kan je selecteren in de lijsten eronder, die geactiveerd worden na het aanduiden van jouw reden. Nadien kan je ook nog een bijkomende uitleg geven in het veld Commentaar. Een specifiek geval is wanneer je een uitgave doet voor de rekening van een andere winkel. In dit geval en enkel in dit geval! moet je het hokje Uitgave voor een andere winkel aanvinken en in de lijst aanduiden welke winkel de begunstigde is. Eenmaal het formulier ingevuld is, selecteer je de knop Opslaan Je kan ook een andere handeling van de kassa registreren als je op de toets Nieuwe registratie klikt. Als je opeenvolgend meerdere handelingen met de kassa doet, dan kan je met de navigatietoetsen van de ene handeling naar de andere gaan. Je kan eveneens een handeling, die je net gedaan hebt, wissen met de toets Annuleren Vergeet zeker niet om de nieuwe gegevens op te slaan voordat je naar andere functies in het menu gaat. Wees gerust, er zal steeds een melding verschijnen als je de pagina wil verlaten, zodat je jouw uitvoeringen zeker niet vergeet op te slaan. Selecteer OK om terug in het werkblad te komen, voer een bedrag in als er plaats is, of annuleer de registratie met de knop terug op nul zetten Met deze toets kan je de registratie waar je mee bezig bent wissen. Er zal een bevestiging gevraagd worden: Bevestig het wissen met ja 25

26 6. De kassa openen of sluiten Selecteer in het menu de optie Kassa sluiten. Het scherm om de kassa te sluiten verschijnt. We zijn dit scherm al tegengekomen op p 6. Als alles goed gegaan is, kan je nu op de knop sluiten klikken. Indien er een fout gebeurd is, zal je misschien nog een correctie moeten uitvoeren. Nadat je op de knop sluiten gedrukt hebt, zal er een kasticket gedrukt worden. Dit is het equivalent van ticket Z op de oude kassa s. Een nieuwe sessie opent meteen. Wanneer de volgende gebruiker de kassa opstart, moet hij het beginsaldo van de kassa bevestigen: Als het antwoord neen is, zal het scherm met al de handelingen die gebeurd zijn op de kassa verschijnen om de nodige correcties aan te brengen. 26

27 7. Paswoord veranderen Selecteer in het menu wachtwoord wijzigen. Het volgende venster zal verschijnen: Het programma zal vragen om eerst jouw huidige wachtwoord in te geven. Daarna zal je jouw nieuwe wachtwoord tweemaal moeten invoeren. (de tweede keer ter bevestiging) Je kan verschillende keren op de letters van het scherm tikken, zoals bij een gsm. Aangezien het wachtwoord dat je typt op een cryptische wijze wordt weergegeven, zie je niet of hetgeen je typt correct is. Om problemen te voorkomen, is het veiliger om enkel cijfers te gebruiken. Als je je wachtwoord vergeten bent, dan moet de administrator (de winkelverantwoordelijke) een nieuw wachtwoord creëren voor jou. Dit wachtwoord kan je dan opnieuw veranderen, indien gewenst. 8. Het programma verlaten Selecteer in het menu de optie sluiten. Je wordt afgemeld en komt weer op het beginscherm uit, waarop een lijst van al de verkopers staat. Een andere persoon kan zich dan aanmelden. Als je het programma wil sluiten, klik je op de toets Sluiten 27