Gebruikershandleiding Pakketten & Vracht Verstuur en bekijk al uw zendingen 9 januari 2017 Auteur Mijn PostNL Rapport Handleiding verzendmodule Pakketten & Vracht Versie 1.2
Inhoudsopgave 1 Welkom bij Mijn PostNL 4 1.1 Mijn PostNL dashboard 4 1.2 Uitleg van het dashboard 5 1.3 Systeemeisen 6 7 2.1 Module Pakketten & Vracht openen 8 2.2 Uitleg van de pagina Pakketten & Vracht 10 2.2.1 Uitleg van het tabblad Nieuwe zending 10 2.2.2 Uitleg van het tabblad Voorbereide zendingen 12 2.2.3 1Uitleg van het tabblad Verzonden zendingen 14 2.3 Zendingen handmatig invoeren 16 2.3.1 Stap 1: Ontvangers toevoegen 17 2.3.2 Stap 2: Verzend methode kiezen 23 2.3.3 Stap 3: Verzendlabe ls printen 33 2.4 Afhaalopdrachten handmatig invoeren 37 2.4.1 Stap 1: Afhaaladres toevoegen 38 2.4.2 Stap 2: Afhaalservice kiezen 44 2.4.3 Stap 3: Afhaalopdracht afronden 48 2.5 Voorbereide zendingen en afhaalopdrachten beheren 49 2.5.1 Zendingen en afhaalopdrachten wijzigen 50 2.5.2 Zendingen en afhaalopdrachten verwijderen 52 2.6 Zendingen en afhaalopdrachten zoeken 54 2.7 Verzendlabe ls (opnieuw) printen 59 2.7.1 Verzendlabe ls printen vanuit Voorbereide zendingen 59 2.7.2 Verzendlabe ls opnieuw printen vanuit Verzonden zendingen 61 2.8 Zendingen en afhaalopdrachten kopiëren 62 2.9 Zendingen en afhaalopdrachten exporteren 64 3 Verzend module-instellingen 66 3.1 Afzenders beheren 67 3.1.1 Afzenders aanmaken 68 3.1.2 Afzenders aanpassen 71 3.1.3 Afzenders verwijderen 72 3.2 Retouradressen beheren 73
3.2.1 Retouradressen aanmaken 73 3.2.2 Retouradressen aanpassen 74 3.2.3 Retouradressen verwijderen 76 4 Begrippenlijst 77 5 Bijlage 79 5.1 Lijst met verplicht gekoppelde diensten 79
1 Welkom bij Mijn PostNL Mijn PostNL is uw persoonlijke online werkomgeving om al uw zendingen gemakkelijk af te handelen. Mijn PostNL biedt u overzicht en verzendgemak waardoor u veel tijd bespaart. 1.1 Mijn PostNL dashboard Als u bent ingelogd, ziet u onderstaande startpagina: het Mijn PostNL dashboard. Via de tegels op het dashboard hebt u direct toegang tot alle modules waarvoor u geautoriseerd bent, u ziet de laatste nieuwsberichten en u kunt direct naar de informatiepagina s gaan. 1 Welkom bij Mijn PostNL Pagina 4 van 79
1.2 Uitleg van het dashboard A. Rechtsboven op het dashboard ziet u uw gebruikersnaam. Als u uw muisaanwijzer op uw gebruikersnaam plaatst, verschijnt er automatisch een drop-downmenu. Klik op de link. U gaat nu naar de pagina Mijn Account met uw persoonlijke instellingen. B. Met behulp van dit menu kunt u naar alle modules in Mijn PostNL navigeren. C. In dit veld kunt u een zoekopdracht invullen. Hiermee kunt in Mijn PostNL zoeken naar productpagina s, nieuwsberichten, handleidingen en veelgestelde vragen. D. Onder het menu ziet u een grijze balk met de laatste nieuwsberichten van Mijn PostNL. E. Hier vindt u de tegels van de modules waar u toegang toe heeft. Ziet u een bepaalde module wel in het menu staan maar niet als tegel? Dan heeft u geen toegang tot die module. F. Hier vindt u de Track & Trace-snelzoekfunctie voor pakketten. Meer informatie hierover vindt u in de handleiding Track & Trace. G. Hier vindt u handige links naar veelgestelde vragen en handleidingen. 1 Welkom bij Mijn PostNL Pagina 5 van 79
1.3 Systeemeisen Mijn PostNL ondersteunt de volgende internet browsers: Microsoft Internet Explorer 9.0 en hoger Mozilla Firefox 45 en hoger Safari 9 en hoger Google Chrome 49 en hoger Adobe Reader is nodig voor het printen van verzendlabels, zoals de barcodelabel, het douaneformulier en het remboursformulier. Mocht dit nog niet op uw pc geïnstalleerd zijn, ga dan naar www.adobe.nl om dit gratis te installeren. Ga terug naar de Inhoudsopgave 1 Welkom bij Mijn PostNL Pagina 6 van 79
Introductie In dit hoofdstuk wordt de verzendmodule Pakketten & Vracht van Mijn PostNL stap voor stap met schermafbeeldingen beschreven. Om deze module te kunnen gebruiken hebt u autorisaties nodig. Neem contact op met uw beheerder om deze autorisaties aan te vragen. U vindt de beheerders per klantnummer in Mijn Account > Persoonlijke instellingen > Klantnummers in de kolom Beheerders. In de verzendmodule Pakketten & Vracht kunt u: a. nieuwe zendingen 1 en afhaalopdrachten 2 handmatig invoeren of importeren; b. voorbereide zendingen en afhaalopdrachten inzien en bij PostNL aanmelden 3 ; c. verzonden zendingen en afhaalopdrachten bekijken en eventueel dupliceren. Raadpleeg voor uitleg over het importeren van zendingen en afhaalopdrachten de gebruikershandleiding Importeren. Verzendmodule-instellingen Om zendingen en afhaalopdrachten voor een klantnummer te kunnen invoeren of importeren moet de beheerder allereerst de verzendmodule-instellingen beheren. De verzendmodule-instellingen bestaan uit de afzenders, de retouradressen en de kostenplaatsen. De afzender die u kiest tijdens het aanmaken van een zending of afhaalopdracht bepaalt mede, samen met het land van bestemming of van de afhaallocatie, welke verzendmethodes, afhaalservices en/of verzendlabels getoond worden in de beslisboom van de verzendmodule. Ga voor uitleg over de verzendmodule-instellingen naar 3 Verzendmodule-instellingen. Klik voor meer uitleg op de handeling die u wilt uitvoeren: 2.1 Module Pakketten & Vracht openen 2.2 Uitleg van de pagina Pakketten & Vracht 2.3 Zendingen handmatig invoeren 2.4 Afhaalopdrachten handmatig invoeren 2.5 Voorbereide zendingen en afhaalopdrachten beheren Ga terug naar de Inhoudsopgave 1 Zie de begrippenlijst voor de omschrijving van Zending 2 Zie de begrippenlijst voor de omschrijving van Afhaalopdracht 3 Zie de begrippenlijst voor de omschrijving van Bij PostNL aanmelden Pagina 7 van 79
2.1 Module Pakketten & Vracht openen U kunt vanuit het dashboard de verzendmodule Pakketten & Vracht op twee manieren openen: i. Via de tegel Pakketten & Vracht. ii. Via het drop-down-menu onder Versturen. U kunt vanuit dit drop-down-menu direct navigeren naar de verschillende tabbladen in de verzendmodule. Pagina 8 van 79
Autorisaties voor de verzendmodule Als u geen autorisaties hebt voor de verzendmodule Pakketten & Vracht, dan ziet u onderstaande melding als u de verzendmodule probeert te openen. Neem contact op met uw beheerder om autorisaties aan te vragen. Afzenders aanmaken is voor waarde voor gebruik van de verzendmodule Als uw beheerder geen enkele afzender heeft aangemaakt voor uw klantnummer, dan ziet u onderstaande melding in het tabblad Nieuwe zending. U kunt dan geen zendingen invoeren. Neem contact op met uw beheerder om afzenders aan te laten maken. Ga terug naar of naar de Inhoudsopgave Pagina 9 van 79
2.2 Uitleg van de pagina Pakketten & Vracht De pagina Pakketten & Vracht bevat vier tabbladen, namelijk Nieuwe zending, Voorbereide zendingen, Verzonden zendingen en Adresboek. Raadpleeg voor meer informatie over het tabblad Adresboek de gebruikershandleiding Adresboek. Klik voor meer uitleg op de handeling die u wilt uitvoeren: 2.2.1 Uitleg van het tabblad Nieuwe zending 2.2.2 Uitleg van het tabblad Voorbereide zendingen 2.2.3 Uitleg van het tabblad Verzonden zendingen 2.2.1 Uitleg van het tabblad Nieuwe zending A B E F C D Pagina 10 van 79
A. Tabblad Nieuwe zending : In het tabblad Nieuwe zending voert u in drie hoofdstappen handmatig een nieuwe zending of afhaalopdracht in. B. Sub-tabbl aden in Nieuwe zending : Uw zendingen kunt u handmatig invoeren in het tabblad Zendingen. Afhaalopdrachten kunt u handmatig invoeren in het tabblad Afhaalopdrachten. C. Zendingskenmerken : De zendingskenmerken 4 bestaand uit de afzender, het retouradres en de kostenplaats. U selecteert allereerst de zendingskenmerken, voordat u uw zending of afhaalopdracht invoert. U bent verplicht een afzender te selecteren, het retouradres en de kostenplaats zijn optioneel. D. Zendingsgege ve ns : In het midden van de pagina voert u in drie hoofdstappen de handelingen uit om uw zendingen en afhaalopdrachten in te voeren en bij PostNL aan te melden. E. Zendingen importeren : Rechtsboven op de pagina vindt u de knop Zendingen importeren waarmee u uw zendingen en afhaalopdrachten kunt importeren in de verzendmodule, als u deze gegevens al in uw eigen (order)systeem hebt aangemaakt. Raadpleeg voor meer informatie over importeren de gebruikershandleiding Importeren. F. Hulp nodig? : Plaats uw muisaanwijzer op de link Hulp nodig?, een lijst met veelgestelde vragen en handleidingen over de pagina waar u bent verschijnt automatisch. Ook vindt u hier het telefoonnummer van de klantenservice van PostNL. Ga terug naar 2.2 Uitleg pagina Pakketten & Vracht of naar de Inhoudsopgave 4 Zie de begrippenlijst voor de omschrijving van Zendingskenmerken Pagina 11 van 79
2.2.2 Uitleg van het tabblad Voorbereide zendingen A G B C D E F Pagina 12 van 79
A. Tabblad Voorbereide zendingen : In het tabblad Voorbereid e zendingen bevinden zich al uw zendingen en afhaalopdrachten die nog niet bij PostNL zijn aangemeld: Er zijn nog foutmeldingen van toepassing op de zendingen en afhaalopdrachten en/of de verzendlabels van de zendingen zijn nog niet geprint. De aanbieddatum 5 van afgeronde zendingen of afhaalopdrachten ligt nog in de toekomst. Uw geïmporteerde zendingen en afhaalopdrachten worden in dit tabblad geüpload wanneer er foutmeldingen van toepassing zijn of wanneer u uw verzendlabels vanuit de verzendmodule print. B. Veld Klantnummer : Standaard wordt hier uw primair klantnummer 6 waaronder uw gebruikersaccount is aangemaakt getoond. Wanneer u autorisaties hebt voor meerdere klantnummers, kunt u in de keuzelijst bij dit veld een ander klantnummer selecteren. C. Zoekfunctionaliteit : De zoekfunctionaliteit bevat zoekfilters 7 die u kunt gebruiken om afzonderlijk of in combinatie een standaard zoekactie 8 of een uitgebreide zoekactie 9 uit te voeren. Een uitgebreide zoekactie voert u uit door op de knop te klikken. U hebt ook de keuze om een combinatie van veelgebruikte zoekfilters als zoekopdracht 10 op te slaan. D. Expor tfuncties : De lijst met voorbereide zendingen en afhaalopdrachten kunt u naar een pdf-bestand exporteren door op de knop te klikken of naar een xls -bestand door te klikken op de knop. E. Uw voor bereide zendingen: Standaard wordt hier een lijst van alle voorbereide zendingen en afhaalopdrachten voor uw primair klantnummer getoond. U kunt alle kolommen sorteren van oud naar nieuw of van nieuw naar oud door op de naam van de kolom te klikken. F. Wisselen van pagina : Onderaan de pagina vindt u opties om van pagina te wisselen. G. Hulp nodig? : Plaats uw muisaanwijzer op de link Hulp nodig?, een lijst met veelgestelde vragen en handleidingen over de pagina waar u bent verschijnt automatisch. Ook vindt u hier het telefoonnummer van de klantenservice van PostNL. Ga terug naar 2.2 Uitleg pagina Pakketten & Vracht of naar de Inhoudsopgave 5 Zie de begrippenlijst voor de omschrijving van Aanbieddatum 6 Zie de begrippenlijst voor de omschrijving van Primair klantnummer 7 Zie de begrippenlijst voor de omschrijving van Zoekfilter 8 Zie de begrippenlijst voor de omschrijving van Standaard zoekactie 9 Zie de begrippenlijst voor de omschrijving van Uitgebreide zoekactie 10 Zie de begrippenlijst voor de omschrijving van Zoekopdracht Pagina 13 van 79
2.2.3 Uitleg van het tabblad Verzonden zendingen A B C D Pagina 14 van 79
A. Tabblad Verzonden zendingen : U kunt in het tabblad Verzonden zendingen uw zendingen en afhaalopdrachten die bij PostNL zijn aangemeld zoeken. De zendingsgegevens blijven tot een jaar na de aanbieddatum beschikbaar om te raadplegen in dit tabblad. B. Zoeken en Expor teren : De zoekfunctionaliteit en de exportfuncties in het tabblad Verzonden zendingen zijn gelijk aan de functionaliteiten in het tabblad Voorbereide zendingen. Voor uitleg over deze functionaliteiten, zie 2.2.2 Uitleg van het tabblad Voorbereide zendingen. C. Uw verzonde n zendingen : Voer een zoekactie uit om een lijst van uw verzonden zendingen te verkrijgen. De zoekresultaten worden in het midden van de pagina getoond. U kunt alle kolommen sorteren van oud naar nieuw of van nieuw naar oud door op de naam van de kolom te klikken. D. Wisselen van pagina : Onderaan de pagina vindt u opties om van pagina te wisselen. Ga terug naar 2.2 Uitleg pagina Pakketten & Vracht of naar de Inhoudsopgave Pagina 15 van 79
2.3 Zendingen handmatig invoeren Introductie In tabblad Nieuwe zending > sub-tabblad Zendingen voert u, nadat u de zendingskenmerken hebt geselecteerd, in drie hoofdstappen handmatig een zending in: 1. Bij Stap 1 maakt u de keuze tussen de ontvangers handmatig invoeren of selecteren uit het Adresboek. Het adres waarnaartoe een zending wordt verzonden bepaalt mede welke verzendmethodes en verzendlabels in de verzendmodule worden getoond. 2. Bij Stap 2 kiest u de verzendmethode en voert u de resterende zendingsgegevens in, waarna uw zending wordt gevalideerd. U kunt maximaa l één verzendmethode kiezen. 3. Bij Stap 3 rondt u uw zending af door eventuele foutmeldingen uit de validatie af te handelen en de verzendlabels te printen. De gekozen verzendmethode bepaalt welke verzendlabels getoond worden om te printen. Hierna wordt uw zending op de aanbieddatum automatisch bij PostNL aangemeld. U moet de zending afronden voordat u uw pakketten bij PostNL aanlevert voor verzending. Aantal pakketten per zending binnen Nederland Bij het invoeren van een zending met meerdere ontvangers moet u hetzelfde aantal pakketten voor iedere ontvanger invullen. Als u een verschillend aantal pakketten wilt versturen per ontvanger, moet u aparte zendingen aanmaken voor elke ontvanger. Aantal pakketten per zending binnen en buiten de Europese Unie Bij zendingen naar landen binnen en buiten de Europese Unie kunt u maximaa l 1 pakket per ontvanger invullen per zending. Als u meerdere pakketten naar dezelfde ontvanger wilt versturen, moet u meerdere zendingen aanmaken voor elk pakket. Importeren U hebt ook de mogelijkheid om de zendingsgegevens te importeren als u deze gegevens al in uw eigen (order)systeem hebt aangemaakt. Raadpleeg voor meer informatie over importeren de gebruikershandleiding Importeren. Klik voor meer uitleg op de handeling die u wilt uitvoeren: 2.3.1 Stap 1: Ontvangers toevoegen 2.3.2 Stap 2: Verzendmethode kiezen 2.3.3 Stap 3: Verzendlabels printen Ga terug naar of naar de Inhoudsopgave Pagina 16 van 79
2.3.1 Stap 1: Ontvangers toevoegen Introductie Alvorens bij Stap 1 in het sub-tabblad Zendingen de ontvangers toe te voegen, begint u met het selecteren van de zendingskenmerken van uw zending. De zendingskenmerken zijn de afzender en indien van toepassing het retouradres en de kostenplaats (of een ander administratief kenmerk). Kenmerk 1: Afzender Door de juiste afzender te selecteren, selecteert u automatisch het klantnummer waarvoor u uw zending aanmaakt. Een klantnummer kan meerdere afzenders hebben. De keuze voor een afzender bepaalt mede welke verzendmethodes en verzendlabels getoond worden in de beslisboom van de verzendmodule. Afzenders worden beheerd door de beheerders in het tabblad Klantnummerinstellingen. Neem contact op met uw beheerder om te informeren welke afzender u moet gebruiken voor uw zendingen. Afzendergegevens De volgende gegevens zijn gekoppeld aan de afzender: a. De naam van de organisatie en/of de naam van een contactpersoon. b. Het adres van de organisatie en eventueel het IBAN. c. Een combinatie van één of meerdere klantcodes die nodig zijn voor de verwerking van de zending bij PostNL. Kenmerk 2: Retouradres (optioneel) Het retouradres is het adres waarnaartoe uw ontvangers hun retourzendingen kunnen versturen. Als er geen retouradressen in de keuzelijst zijn waaruit u kunt selecteren, dan heeft de beheerder geen retouradressen aangemaakt. U kunt uw zendingen invoeren zonder een retouradres. Retouradressen worden op de retourlabels vermeld. Retourlabels worden alleen bij bepaalde verzendmethodes getoond. Retouradressen worden beheerd door de beheerders in het tabblad Klantnummerinstellingen. Neem contact op met uw beheerder als u vragen hebt over de retouradressen. Kenmerk 3: Kostenplaats (optioneel) De kostenplaats is een administratieve kenmerk die u kunt koppelen aan uw zendingen. Als er geen kostenplaatsen in de keuzelijst zijn waaruit u kunt selecteren, dan heeft de beheerder geen kostenplaatsen aangemaakt. U kunt uw zendingen invoeren zonder een kostenplaats. Als de beheerder van uw klantnummer heeft bepaalt dat het selecteren van een kostenplaats niet verplicht is, dan vindt u in de keuzelijst een optie dat leeg is. U kunt deze lege optie kiezen wanneer u Pagina 17 van 79
geen kostenplaats wilt koppelen aan de zendingen. Ziet u deze lege optie niet, dan bent u verplicht een kostenplaats aan de zendingen te koppelen. De naam Kostenplaats kan door uw beheerder aangepast zijn in een andere naam conform de benamingen die gebruikt worden in uw organisatie. Kostenplaatsen worden beheerd door de beheerder in de klantnummerinstellingen. Als een kostenplaats ontbreekt, neem dan contact op met uw beheerder om deze te laten toevoegen. Zendingskenmerken selecteren Doorloop de volgende stappen om de zendingskenmerken van uw zending te selecteren: 1) Open de verzendmodule. U komt in het tabblad Nieuwe zending. 2) Selecteer een afzender voor uw zending bij het veld Afzender. In de keuzelijst ziet u alle afzenders behorend bij de klantnummers waarvoor u autorisaties hebt. 3) Optioneel: Selecteer een retouradres bij het veld Retouradres. Let op: Retourlabels worden alleen getoond bij bepaalde verzendmethodes. 4) Optioneel: Selecteer een kostenplaats bij het veld Kostenplaats. De benaming van het veld Kostenplaats kan per klantnummer verschillen. Dit is afhankelijk van welke naam de beheerder aan dit veld heeft gegeven in de klantnummerinstellingen. U bent klaar met het selecteren van de zendingskenmerken. U kunt doorgaan met het toevoegen van de ontvangers aan uw zending. Stap 1: Ontvang ers toevoege n aan uw zending U kunt ontvangers toevoegen aan uw zending door ze via het zoekveld te zoeken in het Adresboek, door het Adresboek (in een pop-up-venster) te openen en de ontvangers te selecteren en/of door ze handmatig in te voeren. Bij meerdere ontvangers in een zending moet u hetzelfde aantal pakketten voor iedere ontvanger invullen. Pagina 18 van 79
Houd rekening met het volgende bij het toevoegen van ontvangers aan een zending: a. Het land van bestemming bepaalt welke verzendmethodes getoond worden in de beslisboom. Ontvangers binnen een zending moeten uit dezelfde regio komen. PostNL biedt verschillende verzendmethodes afhankelijk van de regio. De volgende regio s worden onderscheiden: Nederland (NL) België (BE) Benelux Europese Unie Landen buiten de Europese Unie b. Zendingen naar postbusadressen moet u apart aanmaken. Postbusadressen kunnen niet samen met reguliere Nederlandse adressen aan een zending toegevoegd worden. c. Zendingen naar antwoordnummeradressen moet u ook apart aanmaken. Toegevoeg de ontvangers verwijdere n Wilt u een toegevoegde ontvanger verwijderen uit uw zending, dan hoeft u alleen de volgende twee stappen te doorlopen: 1. Klik op het icoon bij de ontvanger die u wilt verwijderen. Een pop-up-venster verschijnt automatisch met de controlevraag of u de geselecteerde ontvanger wilt verwijderen. 2. Klik op de knop in het pop-up-venster. U gaat automatisch terug naar uw zending om deze verder af te kunnen maken. Klik op één van de volgende drie opties voor uitleg hoe u uw ontvangers kunt toevoegen: i. Ontvangers zoeken in het Adresboek via het zoekveld ii. Ontvangers in het Adresboek selecteren iii. Ontvangers handmatig invoeren Pagina 19 van 79
i. Ontvangers zoeken in het Adresboek via het zoekveld 1) Zoek de ontvangers in het Adresboek via het veld. U kunt de volgende zoekcriteria gebruiken om ontvangers te zoeken: Voornaam, achternaam of bedrijfsnaam. Straatnaam, huisnummer, postcode, stad (plaatsnaam) of land. Let op: Het Adresboek wordt per klantnummer beheerd. U kunt alleen adressen zoeken die zijn opgeslagen bij het klantnummer van waaruit u de zending verstuurt. Dit klantnummer hebt u automatisch geselecteerd met de afzender. 2) Klik bij resultaat op de naam van de ontvanger om deze toe te voegen aan de zending. 3) Optioneel: Klik bij geen resultaat op de link om de ontvanger handmatig in te voeren. Doorloop vervolgens de stappen zoals beschreven bij iii. Ontvangers handmatig invoeren. 4) Herhaal stappen 1 en 2 als u een andere ontvanger wilt zoeken. 5) Klik op de knop om naar de volgende stap in de verzendmodule te gaan. U hebt Stap 1 van de verzendmodule afgerond. Wilt u aanpassingen doen bij de ontvangers, klik dan op de knop die in de verzendmodule bij Stap 1 verschijnt. Ga nu door naar 2.3.2 Stap 2: Verzendmethode kiezen. Pagina 20 van 79
ii. Ontvangers in het Adresboek selecteren 1) Klik op de link om het Adresboek in een pop-up-venster te openen. 2) Vink de vakjes aan van de adressen die u wilt selecteren. U kunt gebruik maken van het zoekveld in het pop-up-venster om de adressen te zoeken. U kunt de volgende zoekcriteria gebruiken om ontvangers te zoeken: Voornaam, achternaam of bedrijfsnaam. Straatnaam, huisnummer, postcode, stad (plaatnaam) of land. U kunt ook alleen de adressen in een adresgroep tonen door het adresgroep te selecteren in de keuzelijst bij Adresgroep tonen. Let op: Het Adresboek wordt per klantnummer beheerd. U kunt alleen adressen zoeken die zijn opgeslagen bij het klantnummer van waaruit u de zending verstuurt. Dit klantnummer hebt u automatisch geselecteerd met de afzender. 3) Klik op de knop rechts onderaan in het pop-up-venster om uw selectie van ontvangers toe te voegen aan de zending. U gaat automatisch terug naar het sub-tabblad Zendingen. 4) Klik op de knop om naar de volgende stap in de verzendmodule te gaan. U hebt Stap 1 van de verzendmodule afgerond. Wilt u aanpassingen doen bij de ontvangers, klik dan op de knop die in de verzendmodule bij Stap 1 verschijnt. Ga nu door naar 2.3.2 Stap 2: Verzendmethode kiezen. Pagina 21 van 79
iii. Ontvangers handmatig invoeren 1) Klik op de knop om handmatig een ontvanger in te voeren. Een invoerscherm verschijnt automatisch. 2) Vul de naam- en adresgegevens van de ontvanger in. Houd rekening met het volgende: a. Velden met een * zijn verplicht om in te vullen. b. U bent verplicht om de achternaam of de bedrijfsnaam in te vullen. Beide invullen is ook mogelijk. c. Vink het vakje bij het veld Postbusadres of Antwoordnummeradres aan om een postbusrespectievelijk antwoordnummeradres in te voeren als ontvangstadres. Let op: De keuze voor een postbus- of antwoordnummeradres beperkt het aantal verzendmethodes waaruit u kunt kiezen om uw zending te versturen. Postbus - en antwoordnummeradressen kunnen niet samen met elkaar of met reguliere adressen aan een zending toegevoegd worden. d. Bij Nederlands adressen worden de straat- en plaatsnaam automatisch ingevuld op basis van de ingevoerde combinatie van postcode en huisnummer. Als de straat- en plaatsnaam niet automatisch ingevuld kunnen worden, krijgt u onderstaande melding te zien. Controleer of u de juiste postcode en huisnummer hebt ingevuld of klik op de link straat- en plaatsnaam in te voeren. om zelf de e. Bij buitenlandse adressen vindt er geen controle plaats op de juistheid van de gegevens. U moet de gegevens zelf controleren. Er kunnen extra kosten in rekening worden gebracht als een zending door foutieve adresgegevens niet bezorgd kan worden. 3) Optioneel: Vul het mobiele telefoonnummer en/of e-mailadres van de ontvanger in om notificaties te laten versturen. Raadpleeg voor meer informatie de gebruikershandleiding Notificaties. 4) Optioneel: Vink het vakje aan als u de ontvanger direct wilt opslaan in het Adresboek. Raadpleeg voor meer informatie de gebruikershandleiding Adresboek. Pagina 22 van 79
5) Klik op de knop om de ontvanger toe te voegen aan de zending. Herhaal bovenstaande stappen als u nog een ontvanger handmatig wilt invoeren. 6) Klik op de knop om naar de volgende stap in de verzendmodule te gaan. U hebt Stap 1 van de verzendmodule afgerond. Wilt u aanpassingen doen bij de ontvangers, klik dan op de knop die in de verzendmodule bij Stap 1 verschijnt. Ga nu door naar 2.3.2 Stap 2: Verzendmethode kiezen. Ga terug naar 2.3 Zendingen handmatig invoeren of naar de Inhoudsopgave 2.3.2 Stap 2: Verzendmethode kiezen Introductie Bij Stap 2 van de verzendmodule kiest u de verzendmethode voor uw zending en voert u de resterende zendingsgegevens in. Hierna wordt de zending gevalideerd. Een beslisboom helpt u aan de hand van een aantal vragen om de passende verzendmethode te selecteren voor uw zending. De getoonde bezorgopties en aanvullende diensten om tot de juiste verzendmethode te komen zijn afhankelijk van uw keuze bij de vraag ervoor. U kunt ook veelgebruikte verzendmethodes als favoriet opslaan. U hoeft dan de vragen niet opnieuw te doorlopen. Enkele verzendmethodes zijn standaard beschikbaar in de verzendmodule. Voor andere verzendmethodes is per klantnummer een aanvullend contract nodig voordat ze beschikbaar zijn in de verzendmodule. Neem contact op met uw accountmanager voor meer informatie. Voor alle verzendmethodes geldt dat de combinatie van de door u gekozen afzender bij de zendingskenmerken en het adres van de ontvanger(s) bij Stap 1 bepaalt welke verzendmethodes getoond worden bij Stap 2. U kunt per zending maximaa l één verzendmethode kiezen. Pagina 23 van 79
De eerste vraag in de beslisboom is altijd Wat wilt u versturen?. Hier kiest u het type zending dat u wilt versturen, bijvoorbeeld Pakketten of Vracht. Stap 2: Een verzendme thode kiezen voor uw zending Doorloop de volgende stappen om een verzendmethode te kiezen: 1) Klik op een tegel onder de vraag Wat wilt u versturen? om een type zending te selecteren. De geselecteerde tegel licht oranje op. Op basis van uw keuze bij de eerste vraag verschijnt een tweede vraag. Hebt u al verzendmethodes als favorieten opgeslagen? U ziet uw favorieten terug in de tegels onder de eerste vraag. Wilt u één daarvan selecteren, klik dan op de tegel met uw favoriete verzendmethode en doorloop vervolgens de stappen vanaf stap 5. Pagina 24 van 79
2) Doorloop alle vragen in de beslisboom bij Stap 2 en klik op de tegels om de gewenste bezorgopties en aanvullende diensten te selecteren. De vervolgvragen zijn steeds afhankelijk van uw keuze bij een eerdere vraag. De combinatie van geselecteerde bezorgopties en aanvullende diensten bepaalt de verzendmethode van uw zending. Met de knop kunt u al uw gemaakte keuzes ongedaan maken. U begint dan opnieuw bij de eerste vraag in de beslisboom met het kiezen van een type zending. De laatste vraag in de beslisboom is altijd Met welke aanvullende diensten?. De knop wordt dan voor het eerst getoond rechts onderaan de vragen bij Stap 2. U bent niet verplicht om een aanvullende dienst te selecteren om verder te kunnen, met uitzondering van de gekoppelde aanvullende diensten. Gekoppelde aanvullende diensten Bepaalde aanvullende diensten zijn standaard inbegrepen bij sommige bezorgopties en/of gekoppeld aan andere aanvullende diensten. Er is in dan een verplichte koppeling gemaakt tussen deze aanvullende diensten en de bezorgopties/andere aanvullende diensten. U herkent deze verplichte koppelingen in de tegels die automatisch lichtoranje kleuren en een slotje hebben linksboven. Kiest u bijvoorbeeld voor de bezorgoptie Postkantoor dan wordt de aanvullende dienst Handtekening voor Ontvangst automatisch door het systeem geselecteerd. U kunt de automatische selecties van gekoppelde aanvullende diensten niet ongedaan maken. U vindt een complete lijst in bijlage 5.1 Lijst met verplicht gekoppelde diensten. Pagina 25 van 79
3) Klik op de knop. Uw gekozen verzendmethode wordt onder Geselecteerde verzendmethode getoond met daaronder de overige zendingsgegevens die u nog moet invullen. U kunt uw gekozen verzendmethode aanpassen door te klikken op de knop. Pagina 26 van 79
4) Optioneel: Klik op de knop als u deze verzendmethode als een favoriet wilt opslaan. Een pop-up-venster verschijnt automatisch. Klik op een tegelplek om de verzendmethode te plaatsen en klik dan op de knop u gaat terug naar uw ingevoerde zending.. Het pop-up-venster verdwijnt en Pagina 27 van 79
5) Doorloop onderstaande stappen om de velden onder uw gekozen verzendmethode in te vullen. De velden die getoond worden zijn afhankelijk van de gekozen verzendmethode en van specifieke contractafspraken. Velden met een * zijn verplicht om in te vullen. De volgende velden worden bij elke zending getoond: a. Uw referentie 5.1) Optioneel: Vul een referentie in. U kunt maximaa l één referentie invullen ongeacht het b. Aanbieddatum aantal ontvangers. Het referentieveld is een vrij invoerveld waarin u maxi maal 35 karakters kunt invoeren. 5.2) Selecteer de datum waarop u uw zending bij PostNL wilt aanleveren. Wanneer u Stap 3 van de verzendmodule hebt afgerond, meldt het systeem uw zending dan automatisch bij PostNL aan op de gekozen aanbieddatum. U kunt alleen de datum waarop u de zending invoert of een datum in de toekomst selecteren. Let op: Als u uw zending niet afrondt vóór of op de dag van de aanbieddatum, dan wordt uw zending niet aangemeld bij PostNL. U moet de aanbieddatum, als deze al verstreken is, aanpassen wanneer u de zending gaat afronden. c. Uw ordernummer 5.3) Optioneel: Vul een ordernummer in. U kunt maximaa l één ordernumme r invullen ongeacht het aantal ontvangers. Als u pakketten naar meerdere ontvangers wilt versturen en elke ontvanger heeft zijn eigen ordernummer, dan moet u voor elke pakket een aparte zending aanmaken. Het ordernummerveld is een vrij invoerveld waarin u maximaa l 35 karakters kunt invoeren. De volgende velden zijn de meest voorkomende velden die getoond worden op basis van uw gekozen verzendmethode en eventueel contractafspraken: d. Aantal colli 5.4) Voer het aantal pakketten per ontvanger in. Het systeem berekent vervolgens automatisch het totaal aantal pakketten waarvoor barcodes en verzendlabels nodig zijn op basis van het aantal colli vermenigvuldigd met het aantal ontvangers in de zending. Pagina 28 van 79
e. Gewicht Let op: Bij zendingen naar landen buiten Nederland kunt u standaard maxima al 1 pakket per ontvanger versturen. Wilt u meerdere pakketten naar dezelfde ontvanger versturen, maak dan aparte zendingen voor elk pakket aan. 5.5) Optioneel: Vul het gewicht per collo in kilogrammen in. Dit veld hangt samen met het veld Aantal colli. Als u in het veld Aantal colli een aantal van 5 invult, dan worden vijf velden voor het gewicht getoond (een veld voor elke collo). f. Rembourskenmerk 5.6) Optioneel: Vul een rembourskenmerk in. U kunt maximaa l één rembourskenmerk g. Barcode invullen ongeacht het aantal ontvangers. Het rembours kenmerkveld is een vrij invoerveld waarin u maximaa l 35 karakters kunt invoeren. 5.7) Vul of scan uw eigen barcode per collo in. Het barcodeveld wordt alleen getoond bij klantnummers waarvoor in het contract staat dat ze eigen barcodes aanmaken voor hun zendingen. U bent dan verplicht om de barcodes in te vullen. Dit veld hangt samen met het veld Aantal colli. Als u in het veld Aantal colli een aantal van 5 invult, dan ziet u voor elke collo een apart invoerveld voor de barcode. h. Aanvullende diensten 5.8) Optioneel: Klik op de link. Deze link wordt alleen getoond bij Extra@Ho me. Een pop-up-venster verschijnt automatisch. Vink de vakjes i. Volume aan van de extra aanvullende diensten die u bij uw zending wilt toevoegen. Klik op de knop om de geselecteerde aanvullende diensten toe te voegen. 5.9) Vul het volume in kubieke centimeter (cm 3 ) per collo in. Dit veld hangt samen met het veld Aantal colli. Als u in het veld Aantal colli een aantal van 5 invult, dan worden vijf velden voor het volume getoond (een veld voor elke collo). j. PostNL locatie(s) 5.10) Vul in de invoervelden rechts naast elke ontvanger de postcode en het huisnummer van de door de ontvanger opgegeven afhaallocatie of pakketautomaat in. Dit veld hangt samen met het aantal toegevoegde ontvangers. U ziet voor elke ontvanger aparte invoervelden voor postcode en huisnummer. Tip: U kunt ook de postcode en het huisnummer van het adres van de ontvanger invullen om de dichtstbijzijnde afhaallocatie of pakketautomaat te zoeken. 5.11) Klik op de knop. U kunt alleen per ontvanger zoeken. Het systeem vult het adres van de (dichtstbijzijnde) PostNL locatie automatisch aan. 5.12) Optioneel: Klik op het icoon om de PostNL locatie bij een ontvanger te wijzigen. Vul een nieuwe postcode en huisnummer in en klik nogmaals op de knop systeem vult opnieuw het adres aan.. Het Pagina 29 van 79
k. Mobiel telefoonnummer 5.13) Vul het mobiele telefoonnummer in van elke ontvanger. Dit veld wordt getoond: 1. als u in de verzendmodule bij Stap 1 nog geen mobiele telefoonnummer hebt ingevuld bij de gegevens van de ontvangers, én 2. u hebt gekozen voor een verzendmethode waarvoor dit veld verplicht is om notificaties te kunnen versturen door het systeem, bijvoorbeeld Ophalen op afhaallocatie. Let op: U kunt geen notificaties aanmaken in de verzendmodule. Als u zelf een notificatiebericht wilt instellen met uw eigen tekst, ga dan naar de module Notificaties en doorloop de stappen zoals uitgelegd in de handleiding Notificaties. l. Douaneformulieren 5.14) Selecteer als eerste het pakkettype van uw zending. Het pakkettype bepaalt of er extra velden getoond en ingevuld moeten worden. Pagina 30 van 79
Bij pakkettypes Handelsgoederen, Handelsmonster en Retourgoederen worden additionele (verplichte) invoervelden getoond. 5.15) Vul minimaal de overige verplichte velden in om het douaneformulier op te maken. Alle ingevulde waarden zijn geldig voor alle ontvangers die u hebt toegevoegd aan de zending. 5.16) Klik op de link Voeg een artikel toe om meerdere artikelregels toe te voegen. U kunt maximaa l 5 artikelen per zending invullen. Voor elk artikel dat u in het pakket verstuurt, moet u minimaal een artikelbeschrijving (maximaa l 200 karakters), het aantal, het gewicht en het bedrag in de gekozen valutacode invullen. 6) Klik op de knop. Pagina 31 van 79
U hebt Stap 2 van de verzendmodule afgerond. De zending wordt nu automatisch gevalideerd en eventuele foutmeldingen en waarschuwingen worden bij Stap 3 getoond. Verzendlabels printen vanuit de verzendmodule Print u verzendlabels vanuit de verzendmodule, doorloop dan de stappen zoals beschreven bij 2.3.3 Stap 3: Verzendlabels printen. Wilt u eerst een nieuwe zending invoeren voordat u de verzendlabels van deze zending print, klik dan op de knop onderaan op de pagina. U vindt deze zending terug in het tabblad Voorbereide zendingen. Ga voor uitleg over het afronden van zendingen vanuit dit tabblad naar 2.5 Voorbereide zendingen en afhaalopdrachten beheren. Zelf verzendl abels printen Print u zelf uw verzendlabels en zijn er geen foutmeldingen van toepassing op uw zending, dan bent u na Stap 2 klaar met het aanmaken van uw zending. Uw zending wordt op de aanbieddatum automatisch bij PostNL aangemeld. Ligt de aanbieddatum in de toekomst, dan vindt u uw zending na een korte verwerkingstijd in het tabblad Voorbereide zending. Is de aanbieddatum gelijk aan de datum waarop u de zending hebt ingevoerd, dan wordt uw zending direct aangemeld en vindt u deze terug in het tabblad Verzonden zendingen. Let op: Douaneformulieren en eventuele retourlabels moet u altijd vanuit de verzendmodule printen, ongeacht of u de overige verzendlabels zelf print. Ga terug naar 2.3 Zendingen handmatig invoeren of naar de Inhoudsopgave Pagina 32 van 79
2.3.3 Stap 3: Verzendlabels printen Introductie Stap 3 van de verzendmodule is het eventueel afhandelen van foutmeldingen en het opmaken en printen van de verzendlabels. U bent verplicht om foutmeldingen af te handelen om de verzendlabels te kunnen printen. Met het printen van de verzendlabels rondt u de zending af. Uw zending wordt hierna op de aanbieddatum automatisch bij PostNL aangemeld. Welke verzendlabels getoond worden is afhankelijk van de door u gekozen verzendmethode en uw contractafspraken. Vergeet niet om de zending vóór of uiterlijk op de door u opgegeven aanbieddatum af te ronden door de verzendlabels te printen. Doet u dit niet, dan wordt de zending niet op de aanbieddatum bij PostNL aangemeld. De zending blijft in het tabblad Voorbereide zendingen totdat u deze zending afrondt of verwijdert. Print u zelf uw verzendlabels en hoeft u geen douaneformulieren of retourlabels te printen, dan is uw zending afgerond wanneer u alle foutmeldingen hebt afgehandeld. Stap 3: Foutmeldingen afhandelen en de verzendl abels printen Doorloop de volgende stappen om foutmeldingen af te handelen en de verzendlabels van uw zending te printen: 1) Optioneel: Klik op de knop bij Stap 1 of Stap 2 van de verzendmodule om de in de foutmeldingen aangegeven punten te corrigeren. Foutmeldingen worden bij Stap 3 getoond in een rood veld. Klik daarna op de knop. Uw zending wordt nogmaals gevalideerd. Print u zelf uw verzendlabels, dan hebt u hierna uw zending afgerond als er geen foutmeldingen meer van toepassing zijn. Let op: U kunt de afzender niet meer aanpassen. Wilt u deze gegevens toch aanpassen? Maak dan een nieuwe zending aan en verwijder deze zending uit het tabblad Voorbereide zendingen. 2) Klik op de knop om de verzendlabels op te maken om te kunnen printen. Een pop-up-venster verschijnt automatisch. Let op: Print u zelf uw verzendlabels, dan bent u alsnog verplicht om douaneformulieren en eventuele retourlabels vanuit de verzendmodule te printen. 3) Optioneel: Klik bovenaan in het pop-up-venster op de keuzeveld naast Printvolgorde om de printvolgorde van de verzendlabels aan te passen. De printvolgorde staat standaard geselecteerd op de achternaam van de ontvangers. Pagina 33 van 79
4) Vink de vakjes aan bij de verzendlabels die u wilt printen. De verzendlabels bestaan uit barcodelabels en optioneel remboursformulieren, retourlabels en/of douaneformulieren. Selecteer de labelopties volgens onderstaande stappen: a. Barcodelabels 4.1) Laat het vakje voor barcodelabels aangevinkt. U hebt de barcodelabels nodig om uw pakket bij PostNL aan te leveren voor verzending. Let op: Print u de verzendlabels van deze zending voor een tweede keer, dan hebt u de keuze om het vakje bij dit veld uit te vinken om alleen de overige verzendlabels te printen. 4.2) Optioneel: Vink het vakje bij het veld A4-labelvellen gebruiken. Er verschijnt een afbeelding van een A4-labelvel waarin u kunt selecteren in welke volgorde u de barcodelabels wilt printen. Selecteer een van de vier vakken in het afgebeelde A4- labelvel. Het geselecteerde vak licht oranje op. Pagina 34 van 79
b. Remboursformulieren 4.3) Vink het vakje bij Remboursformulieren aan om remboursformulieren te printen. 4.4) Vink het vakje bij A4 onder Remboursformulieren aan als u op een A4 papier wilt printen of vink het vakje bij Kabinetformaat aan als u op papier in kabinetformaat wilt printen. U bent verplicht om een keuze te maken tussen A4 en Kabinetformaat. c. Retourlabels 4.5) Vink het vakje bij Retourlabels aan om retourlabels te printen. 4.6) Optioneel: Vul de retourreferentie in de vrije tekstveld in. U kunt maximaa l 35 karakters gebruiken. 4.7) Optioneel: Vink het vakje aan bij het veld A4-labelvellen gebruiken. Er verschijnt een afbeelding van een A4-labelvel waarin u kunt selecteren in welk volgorde u de retourlabels wilt laten printen. Selecteer een van de vier vakken in de afgebeelde A4 labelvel. Het geselecteerde vak licht oranje op. d. Douaneformulieren 4.8) Vink het vakje bij Douaneformulieren aan om douaneformulieren te printen. U hebt het douaneformulier nodig om uw pakket bij PostNL aan te leveren voor verzending. 5) Klik in het pop-up-venster op de knop, u bevestigt hiermee uw zending. De verzendlabels worden gegenereerd en in hetzelfde pop-up-venster beschikbaar gesteld in pdf-formaat. Pagina 35 van 79
Let op: Print u de verzendlabels op de aanbieddatum van de zending, dan wordt de zending direct bij PostNL aangemeld. U vindt deze na een korte verwerkingstijd in Verzonden zendingen. Ligt de aanbieddatum bij het printen in de toekomst, dan wordt de zending nog niet bij PostNL aangemeld. De zending blijft tot de aanbieddatum in het tabblad Voorbereide zendingen, u herkent het aan het printicoon met een groen vinkje. Op de aanbieddatum wordt de zending automatisch bij PostNL aangemeld en verplaatst naar Verzonden zendingen. 6) Klik op de knop bij elk van de gegenereerde pdf-documenten om de documenten te openen en op te slaan op uw pc. De verzendlabels worden in een nieuw browservenster geopend. U hebt Stap 3 van de verzendmodule afgerond. Ga terug naar 2.3 Zendingen handmatig invoeren of naar de Inhoudsopgave Pagina 36 van 79
2.4 Afhaalopdrachten handmatig invoeren Introductie In tabblad Nieuwe zending > sub-tabblad Afhaalopdrachten voert u, nadat u de zendingskenmerken hebt geselecteerd, in drie hoofdstappen handmatig een afhaalopdracht in: 1. Bij Stap 1 maakt u de keuze tussen het afhaaladres handmatig invoeren of selecteren uit het Adresboek. Het afhaaladres kan geen postbus- of antwoordnummeradres zijn. U kunt maxima al één afhaaladres toevoegen. 2. Bij Stap 2 kiest u de afhaalservice en voert u de resterende zendingsgegevens in, waarna uw afhaalopdracht wordt gevalideerd. U kunt maxima al één afhaalservice kiezen. Het type afhaalservice bepaalt of u ook een ontvangstadres moet invullen. U hebt de keuze tussen het ontvangstadres handmatig invoeren of selecteren uit het Adresboek. U kunt maximaa l één ontvangstadres toevoegen. 3. Bij Stap 3 handelt u eventuele foutmeldingen af uit de validatie. Zijn er geen foutmeldingen, dan is uw afhaalopdracht direct na Stap 2 afgerond en wordt op de dag vóór de afhaaldatum automatisch bij PostNL aangemeld. Afhaalser vice Basis Bij Afhaalservice Basis is het ontvangstadres standaard uw Antwoordnummer, zoals aangegeven in uw contract met PostNL. U kunt standaard maximaa l 5 pakketten per afhaalopdracht laten ophalen. U hoeft als gevolg hiervan het ontvangstadres en het aantal op te halen pakketten niet in te voeren in de verzendmodule. Afhaalser vices Plus Bij Afhaalservice Plus voert u zelf het ontvangstadres in. U kunt maximaa l 5 pakketten (colli) laten ophalen per afhaalopdracht. Het ontvangstadres kan geen antwoordnummeradres zijn. Importeren U hebt ook de mogelijkheid om de gegevens van uw afhaalopdrachten te importeren als u deze gegevens al in uw eigen (order)systeem hebt aangemaakt. Raadpleeg voor meer informatie over importeren de gebruikershandleiding Importeren. Klik voor meer uitleg op de handeling die u wilt uitvoeren: 2.4.1 Stap 1: Afhaaladres toevoegen 2.4.2 Stap 2: Afhaalservice kiezen 2.4.3 Stap 3: Afhaalopdracht afronden Ga terug naar of naar de Inhoudsopgave Pagina 37 van 79
2.4.1 Stap 1: Afhaaladres toevoegen Introductie Alvorens bij Stap 1 in het sub-tabblad Afhaalopdrachten het afhaaladres toe te voegen, begint u met het selecteren van de zendingskenmerken van uw afhaalopdracht. De zendingskenmerken van een afhaalopdracht zijn de afzender en de kostenplaats (of een ander administratief kenmerk). Kenmerk 1: Afzender Door de juiste afzender te selecteren, selecteert u automatisch het klantnummer waarvoor u uw afhaalopdracht aanmaakt. Een klantnummer kan meerdere afzenders hebben. De keuze voor een afzender bepaalt mede welke afhaalservices getoond worden in de beslisboom van de verzendmodule. Afzenders worden beheerd door de beheerders in de klantnummerinstellingen. Neem contact op met uw beheerder om te informeren welke afzender u moet gebruiken voor uw afhaalopdrachten. Afzendergegevens De volgende gegevens zijn gekoppeld aan de afzender: a. De naam van de organisatie en/of de naam van een contactpersoon. b. Het adres van de organisatie en eventueel het IBAN. c. Een combinatie van één of meerdere klantcodes die nodig zijn voor de verwerking van de afhaalopdracht bij PostNL. Kenmerk 2: Kostenplaats (optioneel) De kostenplaats is een administratieve kenmerk die u kunt koppelen aan uw afhaalopdrachten. Als er geen kostenplaatsen in de keuzelijst zijn waaruit u kunt selecteren, dan heeft de beheerder geen kostenplaatsen aangemaakt. U kunt uw afhaalopdrachten invoeren zonder een kostenplaats. Als de beheerder van uw klantnummer heeft bepaalt dat het selecteren van een kostenplaats niet verplicht is, dan vindt u in de keuzelijst een optie dat leeg is. U kunt deze lege optie kiezen wanneer u geen kostenplaats wilt koppelen aan de afhaalopdrachten. Ziet u deze lege optie niet, dan bent u verplicht een kostenplaats aan de afhaalopdrachten te koppelen. De naam Kostenplaats kan door uw beheerder aangepast zijn in een andere naam conform de benamingen die gebruikt worden in uw organisatie. Kostenplaatsen worden beheerd door de beheerder in de klantnummerins tellingen. Als een kostenplaats ontbreekt, neem dan contact op met uw beheerder om deze te laten toevoegen. Pagina 38 van 79
Zendingskenmerken selecteren Doorloop de volgende stappen om de zendingskenmerken van uw afhaalopdracht te selecteren: 1) Open de verzendmodule. 2) Klik op het sub-tabblad Afhaalopdrachten. 3) Selecteer een afzender voor uw afhaalopdracht bij het veld Afzender. In de keuzelijst ziet u alle afzenders behorend bij de klantnummers waarvoor u autorisaties hebt. 4) Optioneel: Selecteer een kostenplaats bij het veld Kostenplaats. De benaming van het veld Kostenplaats kan per klantnummer verschillen. Dit is afhankelijk van welke naam de beheerder aan dit veld heeft gegeven in de klantnummerinstellingen. U bent klaar met het selecteren van de zendingskenmerken. U kunt doorgaan met het toevoegen van het afhaaladres. Stap 1: Afhaaladres toevoege n aan uw afhaalopdracht U kunt een afhaaladres toevoegen aan uw afhaalopdracht door het adres via het zoekveld te zoeken in het Adresboek, door het Adresboek (in een pop-up-venster) te openen en het afhaaladres te selecteren of door het handmatig in te voeren. U kunt maximaa l 1 afhaaladres toevoegen aan uw afhaalopdracht. Toegevoeg de afhaaladres verwijdere n Wilt u een toegevoegde afhaaladres verwijderen uit uw afhaalopdracht, dan hoeft u alleen de volgende twee stappen te doorlopen: 1. Klik op het icoon bij het afhaaladres. Pagina 39 van 79
Een pop-up-venster verschijnt automatisch met de controlevraag of u het geselecteerde afhaaladres wilt verwijderen. 2. Klik op de knop in het pop-up-venster. Het pop-up-venster verdwijnt automatisch. U moet opnieuw een afhaalservice selecteren. Klik op één van de volgende drie opties voor uitleg hoe u uw afhaaladres kunt toevoegen: i. Afhaaladres zoeken in het Adresboek via het zoekveld ii. iii. Afhaaladres in het Adresboek selecteren Afhaaladres handmatig invoeren Pagina 40 van 79
i. Afhaaladres zoeken in het Adresboek via het zoekveld 1) Zoek het afhaaladres in het Adresboek via het veld. U kunt de volgende zoekcriteria gebruiken om het afhaaladres te zoeken: Voornaam, achternaam of bedrijfsnaam. Straatnaam, huisnummer, postcode, stad (plaatsnaam) of land. Let op: Het Adresboek wordt per klantnummer beheerd. U kunt alleen adressen zoeken die zijn opgeslagen bij het klantnummer waarvoor u de afhaalopdracht aanmaakt. Dit klantnummer hebt u automatisch geselecteerd met de afzender. 2) Klik bij resultaat op het adres om deze toe te voegen aan de afhaalopdracht. 3) Optioneel: Klik bij geen resultaat op de link om het adres handmatig in te voeren. Doorloop vervolgens de stappen zoals beschreven bij iii. Afhaaladres handmatig invoeren. 4) Klik op de knop om naar de volgende stap in de verzendmodule te gaan. U hebt Stap 1 van de verzendmodule afgerond. Wilt u aanpassingen doen in het afhaaladres, klik dan op de knop die in de verzendmodule bij Stap 1 verschijnt. Ga nu door naar 2.4.2 Stap 2: Afhaalservice kiezen. Pagina 41 van 79
ii. Afhaaladres in het Adresboek selecteren 1) Klik op de link om het Adresboek in een pop-up-venster te openen. 2) Vink het vakje aan van het adres die u wilt selecteren. U kunt ook gebruik maken van het zoekveld in het pop-up-venster om het adres te zoeken. U kunt de volgende zoekcriteria gebruiken om een adres te zoeken: Voornaam, achternaam of bedrijfsnaam. Straatnaam, huisnummer, postcode, stad (plaatnaam) of land. Let op: Het Adresboek wordt per klantnummer beheerd. U kunt alleen adressen zoeken die zijn opgeslagen bij het klantnummer waarvoor u de afhaalopdracht aanmaakt. Dit klantnummer hebt u automatisch geselecteerd met de afzender. 3) Klik op de knop rechts onderaan in het pop-up-venster om uw selectie toe te voegen aan de afhaalopdracht. U gaat automatisch terug naar het sub-tabblad Afhaalopdrachten. 4) Klik op de knop om naar de volgende stap in de verzendmodule te gaan. U hebt Stap 1 van de verzendmodule afgerond. Wilt u aanpassingen doen in het afhaaladres, klik dan op de knop die in de verzendmodule bij Stap 1 verschijnt. Ga nu door naar 2.4.2 Stap 2: Afhaalservice kiezen. Pagina 42 van 79
iii. Afhaaladres handmatig invoeren 1) Klik op de knop om handmatig een adres in te voeren. Een invoerscherm verschijnt automatisch. 2) Vul de naam- en adresgegevens in het invoerscherm in. Houd rekening met het volgende: a. Velden met een * zijn verplicht om in te vullen. b. U bent verplicht om de achternaam of de bedrijfsnaam in te vullen. Beide invullen is ook mogelijk. c. U kunt geen postbus- of antwoordnummeradres opgeven als afhaaladres. d. Bij een Nederlands adres worden de straat- en plaatsnaam automatisch ingevuld op basis van de ingevoerde combinatie van postcode en huisnummer. Als de straat- en plaatsnaam niet automatisch ingevuld kunnen worden, krijgt u onderstaande melding te zien. Controleer of u de juiste postcode en huisnummer hebt ingevuld of klik op de link straat- en plaatsnaam in te voeren. om zelf de e. Bij buitenlandse adressen vindt er geen controle plaats op de juistheid van de gegevens. U moet de gegevens zelf controleren. Er kunnen extra kosten in rekening worden gebracht als een afhaalopdracht door foutieve adresgegevens niet afgehaald kan worden. 3) Optioneel: Vink het vakje aan als u het adres direct wilt toevoegen aan het Adresboek. Raadpleeg voor meer informatie de gebruikershandleiding Adresboek. 4) Klik op de knop om het adres toe te voegen aan de afhaalopdracht. 5) Klik op de knop om naar de volgende stap in de verzendmodule te gaan. U hebt Stap 1 van de verzendmodule afgerond. Wilt u aanpassingen doen in het afhaaladres, klik dan op de knop die in de verzendmodule bij Stap 1 verschijnt. Ga nu door naar 2.4.2 Stap 2: Afhaalservice kiezen. Ga terug naar 2.4 Afhaalopdrachten handmatig invoeren of naar de Inhoudsopgave Pagina 43 van 79
2.4.2 Stap 2: Afhaalservice kiezen Introductie Bij Stap 2 van de verzendmodule kiest u de afhaalservice voor uw afhaalopdracht en voert u de resterende zendingsgegevens in. Hierna wordt de afhaalopdracht gevalideerd. Een beslisboom helpt u aan de hand van een aantal vragen om de passende afhaalservice te selecteren voor uw afhaalopdracht. De getoonde afhaalopties en aanvullende diensten om tot de juiste afhaalservice te komen zijn afhankelijk van uw keuze bij de vraag ervoor. U kunt ook veelgebruikte afhaalservices als favoriet opslaan. U hoeft dan de vragen niet opnieuw te doorlopen. Voor de afhaalservices is per klantnummer een contract nodig voordat ze beschikbaar zijn in de verzendmodule. Neem contact op met uw accountmanager voor meer informatie. De combinatie van de door u gekozen afzender bij de zendingskenmerken en het land van het afhaaladres bij Stap 1 bepaalt uit welke afhaalservices u kunt selecteren bij Stap 2. U kunt per afhaaladres maximaa l één afhaalservice kiezen. De eerste vraag in de beslisboom is altijd Wat wilt u laten ophalen?. Stap 2: Een afhaalservi ce kiezen voor uw afhaalopdracht Doorloop de volgende stappen om een afhaalservice te kiezen: 1) Klik op een tegel onder de vraag Wat wilt u laten ophalen? om uw keuze te maken. De geselecteerde tegel licht oranje op. Op basis van uw keuze bij de eerste vraag verschijnt een tweede vraag. Pagina 44 van 79
Hebt u al afhaalservices als favorieten opgeslagen? U ziet uw favorieten terug in de tegels onder de eerste vraag. Wilt u één daarvan selecteren, klik dan op de tegel met uw favoriete afhaalservice en doorloop vervolgens de stappen vanaf stap 5. 2) Doorloop alle vragen bij Stap 2 in de beslisboom en klik op de tegels om de gewenste afhaalopties en aanvullende diensten te selecteren. De vervolgvragen zijn steeds afhankelijk van uw keuze bij een eerdere vraag. Met de knop kunt u al uw gemaakte keuzes wissen. U begint dan opnieuw bij de eerste vraag in de beslisboom Wat wilt u laten ophalen?. De laatste vraag in de beslisboom is altijd Met welke aanvullende diensten?. De knop wordt dan voor het eerst getoond rechts onderaan de vragen bij Stap 2. U bent niet verplicht om een aanvullende dienst te selecteren om verder te kunnen, met uitzondering van de gekoppelde aanvullende diensten. Gekoppelde aanvullende diensten Bepaalde aanvullende diensten zijn standaard inbegrepen bij sommige afhaalopties en/of andere aanvullende diensten. Er is dan een verplichte koppeling gemaakt tussen deze aanvullende diensten en de afhaalopties/aanvullende diensten. U herkent deze verplichte koppelingen in de tegels die automatisch lichtoranje kleuren en een slotje hebben linksboven. Kiest u bijvoorbeeld voor de afhaaloptie Afhaalservice Basis dan wordt de aanvullende dienst Alleen huisadres automatisch door het systeem geselecteerd. U kunt de automatische selecties Pagina 45 van 79
van gekoppelde aanvullende diensten niet ongedaan maken. U vindt een complete lijst in bijlage 5.1 Lijst met verplichte koppelingen. 3) Klik op de knop. Uw gekozen afhaalservice wordt onder Geselecteerde afhaalservice getoond met daaronder de overige zendingskenmerken die u nog moet invullen. U kunt uw afhaalservice aanpassen door te klikken op de knop. 4) Optioneel: Klik op de knop als u deze afhaalservice als een favoriet wilt opslaan. Een pop-up-venster verschijnt automatisch. Klik op een tegelplek om de afhaalservice te plaatsen en klik dan op de knop. Het pop-up-venster verdwijnt automatisch. 5) Doorloop onderstaande stappen om de velden onder uw gekozen afhaalservice in te vullen. De velden die getoond worden zijn afhankelijk van de door u gekozen afhaalservice en van specifieke contractafspraken. Velden met een * zijn verplicht om in te vullen. De volgende velden worden bij elke afhaalopdracht getoond: a. Uw referentie 5.1) Optioneel: Vul een referentie van maxima al 35 karakters in. b. Afhaaldatum 5.2) Selecteer de datum waarop u het pakket bij het afhaaladres wilt laten ophalen door PostNL. U kunt alleen een datum in de toekomst selecteren. c. Ordernummer 5.3) Optioneel: Vul een ordernummer van maximaa l 35 karakters in. Pagina 46 van 79
De volgende velden zijn de meest voorkomende velden die getoond worden op basis van uw gekozen afhaalservice en eventueel contractafspraken: d. Aantal colli 5.4) Selecteer het aantal pakketten in de keuzelijst bij dit veld. U kunt tot een maximu m van 5 pakketten selecteren. e. Barcode Let op: Bij Afhaalservice Basis kunt u standaard maximaa l 5 pakket laten ophalen, u hoeft dit niet aan te geven. Dit veld zal dan ook niet getoond worden bij deze afhaalservice. 5.5) Vul of scan uw eigen barcode per collo in. Het barcodeveld wordt alleen getoond bij f. Gewicht klantnummers waarvoor in het contract staat dat ze eigen barcodes aanmaken voor hun afhaalopdrachten. U bent dan verplicht om de barcodes in te vullen. Dit veld hangt samen met het veld Aantal colli. Als u in het veld Aantal colli een aantal van 5 invult, dan ziet u voor elke collo een apart invoerveld voor de barcode. 5.6) Optioneel: Vul het gewicht per collo in kilogrammen in. Dit veld hangt samen met het veld Aantal colli. Als u in het veld Aantal colli een aantal van 5 invult, dan worden vijf velden voor het gewicht getoond (een veld voor elke collo). g. Volume 5.7) Optioneel: Vul het volume in kubieke centimeter (cm 3 ) per collo in. Dit veld hangt samen met het veld Aantal colli. Als u in het veld Aantal colli een aantal van 5 invult, dan worden vijf velden voor het volume getoond (een veld voor elke collo). h. Aanvullende diensten 5.8) Optioneel: Klik op de link. Deze link wordt alleen getoond bij Extra@Ho me. Een pop-up-venster verschijnt automatisch. Vink de vakjes aan van de extra aanvullende diensten die u bij uw zending wilt toevoegen. Klik op de knop i. Ontvanger om de geselecteerde aanvullende diensten toe te voegen. 5.9) Vul in of selecteer een ontvangstadres. U hebt de keuze tussen het ontvangstadres handmatig invoeren of selecteren uit het Adresboek. U kunt maximaa l één ontvangstadres toevoegen aan uw afhaalopdracht. Let op: Voor het invoeren of selecteren van een ontvangstadres doorloopt u dezelfde stappen zoals beschreven bij het invoeren of selecteren van het afhaaladres. Klik op de handeling die u wilt uitvoeren om deze stappen nogmaals door te nemen: i. Ontvangstadres zoeken in het Adresboek via het zoekveld ii. Ontvangstadres in het Adresboek selecteren iii. Ontvangstadres handmatig invoeren 6) Klik op de knop om uw afhaalopdracht af te ronden. Pagina 47 van 79
U hebt Stap 2 van de verzendmodule afgerond. De afhaalopdracht wordt nu automatisch gevalideerd en eventuele foutmeldingen en waarschuwingen worden bij Stap 3 getoond. Wel foutmeldingen Zijn er foutmeldingen van toepassing, doorloop dan de stappen zoals beschreven bij 2.4.3 Stap 3: Afhaalopdracht afronden. Geen foutmeldingen Zijn er geen foutmeldingen, dan is uw afhaalopdracht na Stap 2 afgerond. Uw afhaalopdracht wordt een dag voor de afhaaldatum automatisch bij PostNL aangemeld. Ligt deze datum in de toekomst, dan vindt u uw afhaalopdracht na een korte verwerkingstijd in het tabblad Voorbereide zending. Is deze datum gelijk aan de datum waarop u de afhaalopdracht hebt ingevoerd, dan wordt uw afhaalopdracht direct aangemeld en vindt u deze terug in het tabblad Verzonden zendingen. Ga terug naar 2.4 Afhaalopdrachten handmatig invoeren of naar de Inhoudsopgave 2.4.3 Stap 3: Afhaalopdracht afronden Introductie Stap 3 van de verzendmodule is het afhandelen van foutmeldingen. U bent verplicht om foutmeldingen af te handelen om uw afhaalopdracht te kunnen afronden. Zijn er geen foutmeldingen, dan is uw afhaalopdracht na Stap 2 afgerond. U kunt dan Stap 3 overslaan. Stap 3: Foutmeldingen afhandelen Doorloop de volgende stappen om foutmeldingen af te handelen bij uw afhaalopdracht: 1) Klik op de knop in de verzendmodule om de in de foutmeldingen aangegeven punten te corrigeren. Foutmeldingen worden bij Stap 3 getoond in een rood veld. 2) Klik op de knop bij Stap 2. Uw afhaalopdracht wordt nogmaals gevalideerd. Zijn er geen foutmeldingen meer, dan is uw afhaalopdracht afgerond. Let op: U kunt het afhaaladres niet meer aanpassen. Wilt u dit toch aanpassen en de afhaalopdracht is nog niet bij PostNL aangemeld, maak dan een nieuwe afhaalopdracht aan en verwijder deze afhaalopdracht uit Voorbereid e zendingen. U hebt Stap 3 van de verzendmodule afgerond. Ga terug naar 2.4 Afhaalopdrachten handmatig invoeren of naar de Inhoudsopgave Pagina 48 van 79
2.5 Voorbereide zendingen en afhaalopdrachten beheren Introductie Het tabblad Voorbere ide zendingen bevat al uw geïmporteerde en handmatig ingevoerde zendingen en afhaalopdrachten waarop één van de volgende situaties geldt: i. De zendingen of afhaalopdrachten zijn nog niet afgerond. Een zending is afgerond wanneer de ii. verzendlabels zijn geprint. Een afhaalopdracht is afgerond wanneer alle foutmeldingen zijn afgehandeld. De aanbieddatum ligt nog in de toekomst. Uw onafgeronde zendingen en afhaalopdrachten blijven in het tabblad Voorbere ide zendingen totdat u ze hebt afgerond of verwijderd. Afgeronde zendingen en afhaalopdrachten worden op de aanbieddatum automatisch aangemeld bij PostNL en verplaatst naar het tabblad Verzonden zendingen. De aanbieddatum van afhaalopdrachten is een dag voor de afhaaldatum. Vanuit het tabblad Voorbereide zendingen kunt u: zendingen en afhaalopdrachten zoeken; zendingen en afhaalopdrachten wijzigen; verzendlabels van zendingen (opnieuw) printen; zendingen en afhaalopdrachten kopiëren; zendingen en afhaalopdrachten verwijderen. Klik voor meer uitleg op de handeling die u wilt 2.5.1 Zendingen en afhaalopdrachten wijzigen 2.5.2 Zendingen en afhaalopdrachten verwijderen 2.6 Zendingen en afhaalopdrachten zoeken 2.7 Verzendlabels (opnieuw) printen 2.8 Zendingen en afhaalopdrachten kopiëren uitvoeren: Ga terug naar of naar de Inhoudsopgave Pagina 49 van 79
2.5.1 Zendingen en afhaalopdrachten wijzigen Introductie U kunt zendingen en afhaalopdrachten die nog niet zijn afgerond wijzigen vanuit het tabblad Voorbereide zendingen, bijvoorbeeld als er nog foutmeldingen van toepassing zijn. U herkent zendingen en afhaalopdrachten waarvoor er meldingen zijn aan een oranje of rood icoon met een getal in het midden in de kolom Bijzonderheden. Het getal geeft aan hoeveel waarschuwingen respectievelijk foutmeldingen er zijn. Daarnaast is het ook mogelijk om al afgeronde zendingen en afhaalopdrachten te wijzigen vóór de aanbieddatum vanuit het tabblad Voorbereide zendingen. Vergeet niet om de verzendlabels opnieuw te printen bij het wijzigen van afgeronde zendingen. De oude verzendlabels zijn dan niet meer geldig. U kunt afgeronde zendingen en afhaalopdrachten niet meer wijzigen op de aanbieddatum. In de volgende gevallen moet u een geheel nieuwe zending of afhaalopdracht aanmaken en de nog niet afgeronde zending/afhaalopdracht verwijderen: Als u een andere afzender in de zendingskenmerken wilt selecteren. Als u bij een zending een andere ontvanger wilt selecteren. Als u bij een zending de ontvangersgegevens wilt aanpassen. Als u bij een afhaalopdracht een ander afhaaladres wilt selecteren. U kunt maxima al één zending of afhaalopdracht tegelijk bewerken. Een zending of afhaalopdracht wijzigen Doorloop onderstaande stappen om uw zending of afhaalopdracht te wijzigen: 1) Open de verzendmodule en klik op het tabblad Voorbereide zendingen. 2) Selecteer de zending of afhaalopdracht die u wilt wijzigen. Dit kan op een van de volgende manieren: i. Plaats uw muisaanwijzer op de zending of afhaalopdracht. In de laatste kolom verschijnt een wijzigen -icoon en een printicoon. Klik op het wijzigen-icoon. ii. Klik op de zending of afhaalopdracht om de detailpagina te openen. Klik dan op de knop. Pagina 50 van 79
3) Doorloop de stappen in de verzendmodule om uw wijzigingen door te voeren. 4) Klik op de knop bij Stap 2 om de zendingsgegevens te valideren. U ziet eventueel bij Stap 3 (nieuwe) foutmeldingen en/of waarschuwingen. 5) Optioneel: Herhaal bovenstaande stappen 3 en 4 om (nieuwe) foutmeldingen en waarschuwingen af te handelen. Let op: U kunt waarschuwingen eventueel overslaan. U bent verplicht om foutmeldingen af te handelen om de zending of afhaalopdracht af te ronden. 6) Optioneel: Klik na het succesvol aanpassen van een zending op de knop als u de verzendlabels vanuit de verzendmodule print. Het pop-up-venster Labels printen wordt getoond waarin u de verzendlabels kunt opmaken. Doorloop de stappen zoals beschreven vanaf stap 4 bij 2.3.3 Stap 3: Verzendlabels printen. Een afhaalopdracht is na het succesvol aanpassen direct afgerond na Stap 2. U bent klaar met het wijzigen van uw zending of afhaalopdracht. Ga terug naar 2.5 Voorbereide zendingen beheren of naar de Inhoudsopgave Pagina 51 van 79
2.5.2 Zendingen en afhaalopdrachten verwijderen Introductie U kunt vanuit het tabblad Voorbereide zendingen één of voor meerdere zendingen en afhaalopdrachten tegelijk verwijderen. Ze worden dan definitief uit het systeem verwijderd en niet bij PostNL aangemeld. U kunt ze daarna niet meer terughalen. Zendingen en/of afhaalopdrachten verwijde ren Doorloop onderstaande stappen om zendingen en/of afhaalopdrachten te verwijderen : 1) Open de verzendmodule en klik op het tabblad Voorbereide zendingen. 2) Selecteer de zendingen en/of afhaalopdrachten die u wilt verwijderen. Dit kan op twee manieren: i. Vink de zendingen of afhaalopdrachten aan die u wilt verwijderen. U kunt een of meerdere zendingen en afhaalopdrachten tegelijk selecteren. Klik vervolgens op de link onderaan de pagina. Een pop-up-venster verschijnt automatisch met de controlevraag of u de geselecteerde zendingen/afhaalopdrachten wilt verwijderen. Pagina 52 van 79
ii. Klik op de zending of afhaalopdracht om de detailpagina te openen. Klik dan op de knop. 3) Klik op de knop. Het pop-up-venster verdwijnt automatisch. U bent klaar met het verwijderen van uw zendingen en/of afhaalopdrachten. Ga terug naar 2.5 Voorbereide zendingen beheren of naar de Inhoudsopgave Pagina 53 van 79
2.6 Zendingen en afhaalopdrachten zoeken Introductie In zowel het tabblad Voorbere ide zendingen als het tabblad Verzonden zendingen kunt u een standaard zoekactie óf een uitgebreide zoekactie uitvoeren. Een standaard zoekactie voert u uit met de zoekfilters zichtbaar in de tabbladen. Een uitgebreide zoekactie voert u uit in het pop-up-venster dat verschijnt wanneer u in een van de tabbladen op de knop Uitgebreid zoeken klikt. Een zoekactie voert u uit op basis van één of meerdere zoekfilters. Met elk zoekfilter verfijnt u uw zoekactie. Zo verkleint u het aantal zoekresultaten en krijgt u alleen de resultaten te zien waar u echt naar op zoek bent. Zowel bij standaard als bij uitgebreide zoekacties kunt u een veelgebruikte combinatie van zoekfilters opslaan als zoekopdracht, zodat u de zoekfilters niet telkens opnieuw hoeft in te vullen. De zoekopdrachten zijn zichtbaar in zowel de verzendmodule, in de tabbladen Voorbereide zendingen en Verzonden zendingen, als in Track & Trace. Uitgebreide zoekacties overschrijven altijd standaard zoekacties. Als u dus waarden invult in de zoekfilters voor standaard zoeken en daarna ook in het pop-up-venster voor uitgebreid zoeken, dan wordt de zoekactie altijd uitgevoerd met alleen de waarden ingevuld in het pop-up-venster. Zendingen en afhaalopdrachten zoeken in de verzendm odule Doorloop de volgende stappen om zendingen en/of afhaalopdrachten te zoeken: 1) Open de verzendmodule. 2) Klik op het tabblad Voorbereid e zendingen of op het tabblad Verzonden zendingen. 3) Selecteer of vul de waarden in bij de zoekfilters van uw keuze. Voor een uitgebreide zoekactie klikt u eerst op de knop verschijnt automatisch.. Het pop-up-venster Nieuwe zoekfilters toepassen Standaard zoeken De zoekfilters die u kunt gebruiken voor een standaard zoekactie zijn gelijk in beide tabbladen, waarbij het tabblad Verzonden zendingen een extra zoekfilter bevat. U kunt een standaard zoekactie uitvoeren met behulp van één of een combinatie van de volgende zoekfilters: Pagina 54 van 79
A B C D E F A. Klantnummer selecteer het klantnummer waarin u wilt zoeken of selecteer Alle klantnummers als u binnen alle klantnummers waarvoor u autorisatie hebt wilt zoeken. Uw primair klantnummer is standaard geselecteerd. Als u geen ander klantnummer selecteert, dan wordt de zoekactie voor uw primair klantnummer uitgevoerd. B. Referentie u kunt maximaa l één referentie invullen per zoekactie. C. Barcode u kunt met minimaal 1 en maxima al 150 barcodes tegelijk zoeken. De volgende scheidingstekens worden geaccepteerd: komma, puntkomma, tab, enter. D. Periode u kunt maximaa l één periode selecteren per zoekactie. Bij de optie van Datum tot Datum moet u ook de start- en einddatum in de velden ernaast selecteren. E. Postcode u kunt maximaa l één postcode invullen per zoekactie. F. Land open de keuzelijst bij het veld Land en selecteer een land. U kunt maximaa l één land selecteren per zoekactie. G G. Status open de keuzelijst bij het veld Status en selecteer een verzendstatus. U kunt maximaa l één verzenstatus selecteren per zoekactie. Pagina 55 van 79
Uitgebrei d zoeken De zoekfilters die u kunt gebruiken voor een uitgebreide zoekactie verschillen per tabblad. In het tabblad Voorbereide zendingen heeft u meer opties in zoekfilters dan in het tabblad Verzonden zendingen. U kunt een uitgebreide zoekactie uitvoeren met behulp van één of een combinatie van de volgende zoekfilters: Zoekfilters die in zowel het tabblad Voorbereide zendingen als in het tabblad Verzonden zendingen voorkomen a. Land open de keuzelijst bij het veld Land en selecteer een land. U kunt maximaa l één land selecteren per zoekactie. b. Periode u kunt maximaa l één periode selecteren per zoekactie. Bij de optie van Datum tot Datum moet u ook de start- en einddatum in de velden ernaast selecteren. c. Productcode u kunt maximaa l één PostNL productcode invullen per zoekactie. Een productcode bestaat uit 4 cijfers. d. Barcode u kunt met minimaal 1 en maxima al 150 barcodes tegelijk zoeken. De volgende scheidingstekens worden geaccepteerd: komma, puntkomma, tab, enter. e. Klantnummer selecteer het klantnummer waarin u wilt zoeken of selecteer Alle klantnummers als u binnen alle klantnummers waar u autorisatie voor hebt wilt zoeken. Uw primair klantnummer is standaard geselecteerd. Als u geen ander klantnummer selecteert, dan wordt de zoekactie voor uw primair klantnummer uitgevoerd. f. E-mailadres ontvanger u kunt maximaa l één e-mailadres invullen per zoekactie. g. DNP-barcode u kunt maxima al één DNP-barcode invullen per zoekactie. De DNP- barcode 11 is de barcode van de buitenlandse pakketdienst die het pakket bij de ontvanger bezorgt. h. Postcode u kunt maximaa l één postcode invullen per zoekactie. 11 Zie de begrippenlijst voor de omschrijving van DNP-barcode Pagina 56 van 79
Zoekfilter die alleen voorkomt in het tabblad Verzonden zendingen i. Verzendstatus u kunt maximaa l één verzendstatus 12 selecteren per zoekactie. Zoekfilters die alleen voorkomen in het tabblad Voorbereide zendingen j. Gewicht u moet een minimumgewicht en een maximu mgewicht invullen voor het pakket. Het gewicht moet in kilogrammen ingevuld worden. k. Ontvanger u kunt zoeken op de voornaam, achternaam of bedrijfsnaam van de ontvanger. U kunt gegevens van maxima al één ontvanger invullen per zoekactie. l. Aantal colli selecteer in de keuzelijst het aantal pakketten per zending waarop u wilt zoeken. m. Volume u kunt maximaa l 1 volume-aantal invullen per zoekactie. Het volume moet in kubieke centimeter (cm 3 ) gevuld worden. n. Afzender u kunt zoeken op maximaa l één afzender per zoekactie. o. Plaatsnaam ontvanger u kunt maximaa l één plaatsnaam invullen per zoekactie. 4) Optioneel: Vink het vakje om de zoekfilters op te slaan in een zoekopdracht. Een invoerveld verschijnt automatisch waarin u de zoekopdracht een naam kunt geven. Geef uw zoekopdracht een naam van maximaa l 35 karakters en klik op de knop zoekopdracht verschijnt bij het veld Mijn zoekopdrachten.. De In de toekomst hoeft u alleen maar te klikken op de opgeslagen zoekopdracht om de zoekactie direct te starten met behulp van de opgeslagen zoekfilters. Let op: U kunt een opgeslagen zoekopdracht niet aanpassen. U kunt het alleen verwijderen door te klikken op het icoon naast de naam. 5) Klik op de knop om de zoekactie te starten. Bij een uitgebreide zoekactie verdwijnt dan het pop-up-venster en gaat u automatisch terug naar het tabblad. De zoekresultaten worden onderaan op de pagina getoond. 12 Zie de begrippenlijst voor de omschrijving van Verzendstatus Pagina 57 van 79
Let op: Als er geen zoekresultaten zijn, controleer dan het volgende: a. Zoekt u binnen het juiste klantnummer? Wanneer u autorisaties hebt voor meerdere klantnummers, dan kan het zijn dat u het verkeerde klantnummer hebt geselecteerd. b. Is de zending of afhaalopdracht al bij PostNL aangemeld of verwijderd? Zoekt u in het tabblad Voorbereide zendingen, dan kan de zendingen of afhaalopdracht al zijn afgerond door een andere gebruiker en bij PostNL aangemeld of verwijderd. Zendingen en afhaalopdrachten zijn gekoppeld aan het klantnummer. Iedereen die toegang heeft tot het klantnummer én autorisaties heeft om zendingen voor dit klantnummer te versturen kan voorbereide zendingen en afhaalopdrachten beheren. c. Wanneer is de zending verzonden? Verzonden zendingen blijven tot een jaar de aanbieddatum beschikbaar in het tabblad Verzonden zendingen om te raadplegen. 6) Optioneel: Herhaal stappen 3 en 5 om uw zoekactie verder te verfijnen. 7) Optioneel: Klik op de knop rechts bovenaan op de zoekresultaten om deze naar een pdf-bestand te exporteren of klik op de knop bestand te exporteren. om de zoekresultaten naar een xls- 8) Klik op een zoekresultaat als u meer zendingsgegevens van deze zending of afhaalopdracht wilt bekijken. In hetzelfde venster wordt de detailpagina van de zending/afhaalopdracht geopend. Uw zoekactie is afgerond. De zoekresultaten blijven bewaard wanneer u op een detailpagina bent. Klik op de knop bovenaan de detailpagina om terug te gaan naar de zoekresultaten. Klik op de knop om alle ingevoerde en geselecteerde waarden te wissen en de zoekactie ongedaan te maken. Ga terug naar of naar de Inhoudsopgave Pagina 58 van 79
2.7 Verzendlabels (opnieuw) printen Introductie U kunt vanuit het tabblad Voorbereide zendingen voor één of voor meerdere zendingen tegelijk de verzendlabels printen. U kunt ook al eerder geprinte verzendlabels nogmaals uitprinten. U kunt vanuit het tabblad Verzonden zendingen tot een maand na de aanbieddatum voor maximaa l één zending tegelijk de verzendlabels opnieuw uitprinten. Vanaf een maand na de aanbieddatum verdwijnt de printknop en kunt u geen printopdrachten meer doen vanuit dit tabblad. Klik voor meer uitleg op de handeling die u wilt uitvoeren: 2.7.1 Verzendlabels printen vanuit Voorbereide zendingen 2.7.2 Verzendlabels opnieuw printen vanuit Verzonden zendingen Ga terug naar of naar de Inhoudsopgave 2.7.1 Verzendlabels printen vanuit Voorbereide zendingen Verzendlabels (opnieuw) printen vanuit het tabblad Voorbereide zendingen Doorloop onderstaande stappen om verzendlabels te printen vanuit Voorbere ide zendingen : 1) Open de verzendmodule en klik op het tabblad Voorbereide zendingen. 2) Selecteer de zending(en) waarvan u de verzendlabels wilt printen. Dit kan op drie manieren: i. Klik op het icoon helemaal rechts op dezelfde regel als de zending. U krijgt dit icoon te zien door uw muisaanwijzer op de regel van de zending te plaatsen. Als de verzendlabels al een keer geprint zijn, dan ziet u een groen vinkje rechtsboven het printicoon. U kunt dan alsnog de verzendlabels uitprinten. ii. Klik op een zending om de detailpagina te openen. Klik dan op de knop. Pagina 59 van 79
iii. Vink de zendingen aan waarvan u de verzendlabels tegelijk wilt printen. Klik dan op de link Printen onderaan op de pagina. Het pop-up-venster Labels printen wordt getoond waarin u de verzendlabels kunt opmaken om te printen. 3) Doorloop de stappen zoals beschreven vanaf stap 4 bij 2.3.3 Stap 3: Verzendlabels printen. U bent klaar met het (opnieuw) printen van de verzendlabels van uw zending. Ga terug naar 2.7 Verzendlabels (opnieuw) printen of naar de Inhoudsopgave Pagina 60 van 79
2.7.2 Verzendlabels opnieuw printen vanuit Verzonden zendingen Verzendlabels opnieuw printen vanuit het tabblad Verzonden zendingen Doorloop onderstaande stappen om verzendlabels te printen vanuit Verzonden zendingen : 1) Open de verzendmodule en klik op het tabblad Verzonden zendingen. 2) Klik op de zending waarvan u de verzendlabels wilt printen. In hetzelfde venster wordt de detailpagina geopend. 3) Klik dan op de knop. Het pop-up-venster Labels printen wordt getoond waarin u de verzendlabels kunt opmaken om te printen. 4) Doorloop de stappen zoals beschreven vanaf stap 4 bij 2.3.3 Stap 3: Verzendlabels printen. Let op: De verzendlabels kunnen tot een maand na de aanbieddatum vanuit het tabblad Verzonden zendingen opnieuw geprint worden. U bent klaar met het opnieuw printen van de verzendlabels van uw zending. Ga terug naar 2.7 Verzendlabels (opnieuw) printen of naar de Inhoudsopgave Pagina 61 van 79
2.8 Zendingen en afhaalopdrachten kopiëren Introductie Als u een nieuwe zending of afhaalopdracht wilt invoeren met dezelfde waarden als een reeds aangemaakte zending of afhaalopdracht, dan kunt u vanuit het tabblad Voorbereide zendingen of Verzonden zendingen de aangemaakte zending/afhaalopdracht kopiëren. Dit is bijvoorbeeld handig als u steeds terugkerende zendingen heb met dezelfde ontvanger en dezelfde verzendmethode. In de volgende gevallen is het aan te raden met een geheel nieuwe zending of afhaalopdracht aan te maken en niet een bestaande te kopiëren: Als u een andere afzender wilt selecteren voor de nieuwe zending of afhaalopdracht. Als u een nieuwe ontvanger aan de zending wilt toevoegen en de bestaande ontvanger wilt verwijderen. U kunt maxima al één zending of afhaalopdracht tegelijk kopiëren. Een zending of afhaalopdracht kopiëren Doorloop onderstaande stappen om uw zending of afhaalopdracht te kopiëren: 1) Open de verzendmodule. 2) Klik op het tabblad Voorbereid e zendingen of op het tabblad Verzonden zendingen. 3) Zoek de zending of afhaalopdracht die u wilt kopiëren. U kunt hiervoor gebruikmaken van de zoekfunctionaliteit die in beide tabbladen beschikbaar is. Ga voor meer uitleg over de zoekfunctionaliteit naar 2.6 Zendingen en afhaalopdrachten zoeken. U kunt ook met behulp van de knoppen zendingen en afhaalopdrachten bladeren. links onderaan de pagina door de pagina s met 4) Klik op de zending of afhaalopdracht die u wilt kopiëren om de detailpagina te openen. Let op: Zendingen en afhaalopdrachten kunnen tot een maand na de aanbieddatum vanuit het tabblad Verzonden zendingen gekopieerd worden. 5) Klik op de knop. Pagina 62 van 79
De gekopieerde zending of afhaalopdracht wordt op de pagina Zending wijzigen geopend. 6) Optioneel: Pas de verzendmethode/afhaalservice of overige zendingsgegevens aan. Let op: U kunt de afzender niet aanpassen noch kunt u de ontvanger/afhaaladres verwijderen. 7) Klik op de knop bij Stap 2 om de zendingsgegevens te valideren. U ziet eventueel bij Stap 3 foutmeldingen en/of waarschuwingen. Let op: U kunt waarschuwingen eventueel overslaan. U bent verplicht om foutmeldingen af te handelen om de zending of afhaalopdracht af te ronden. 8) Optioneel: Klik op de knop als u de verzendlabels vanuit de verzendmodule print. Het pop-up-venster Labels printen wordt getoond waarin u de verzendlabels kunt opmaken. Doorloop de stappen zoals beschreven vanaf stap 4 bij 2.3.3 Stap 3: Verzendlabels printen. Een afhaalopdracht is na het succesvol aanpassen direct afgerond na Stap 2. U bent klaar met het kopiëren en afronden van uw zending of afhaalopdracht. Ga terug naar of naar de Inhoudsopgave Pagina 63 van 79
2.9 Zendingen en afhaalopdrachten exporteren Introductie Expor t van zendingen en afhaalopdrachten U kunt zowel vanuit het tabblad Voorbereide zendingen als vanuit Verzonden zendingen een export maken van de beschikbare zendingen en afhaalopdrachten. U hebt de keuze tussen een pdf- export en een xls -expo rt. Het exportoverzicht bevat dezelfde informatie als die op de pagina getoond wordt. Vanuit het tabblad Voorbereide zendingen kan maximaa l 1000 regels geëxporteerd worden naar een pdf- of xls-bestand. Vanuit het tabblad Verzonden zendingen kan maximaa l 150 zendingen geëxporteerd worden, gelijk aan het maximaa l aantal beschikbare regels in het tabblad. Detailexport U kunt ook een export maken van een individuele zending of afhaalopdracht vanuit de detailpagina (de detailexpo rt ). De detailexport bevat dezelfde informatie als die op de detailpagina getoond wordt. De detailexport kan een pdf- of xls-export zijn. Uw zendingen en afhaalopdrachten exporteren Doorloop onderstaande stappen om uw zendingen en afhaalopdrachten te exporteren: 1) Open de verzendmodule. 2) Klik op het tabblad Voorbereid e zendingen of het tabblad Verzonden zendingen. 3) Optioneel: Voer een zoekactie uit om een lijst met de gewenste zendingen en/of afhaalopdrachten te verkrijgen voor de export. Ga voor meer uitleg over zoeken in de verzendmodule naar 2.6 Zendingen en afhaalopdrachten zoeken. 4) Maak een detailexport of een export van het overzicht van zendingen en afhaalopdrachten: i. Klik voor een detailexport op een zending of afhaalopdracht om de detailpagina te openen. Klik dan op de link Overzicht printen voor een pdf-detaile xport of op de link Exporteren voor een xls-detaile xpo rt. Pagina 64 van 79
ii. Klik voor een export van alle zendingen en afhaalopdrachten op de knop voor een pdf-export of op de knop voor een xls-expo rt. U bent klaar met het exporteren van uw zendingen en/of afhaalopdrachten. Ga terug naar of naar de Inhoudsopgave Pagina 65 van 79
3 Verzendmodule-instellingen Introductie Dit hoofdstuk is bestemd voor beheerders. In het tabblad Klantnummerinstellingen beheert u voor de klantnummers waarvan u de beheerder bent de verzendmodule-instellingen Afzenders en Retouradressen. Alleen een beheerder heeft toegang tot dit tabblad. Als u meerdere klantnummers beheert, dan moet u de instellingen per klantnummer beheren. Het is niet mogelijk om instellingen van het ene naar het andere klantnummer te kopiëren. Afzenders Om zendingen en afhaalopdrachten te kunnen invoeren en importeren is het noodzakelijk dat er minimaal één afzender is aangemaakt bij het klantnummer. Door de juiste afzender te selecteren, selecteert de gebruiker automatisch het klantnummer waarvoor zendingen en afhaalopdrachten worden aangemaakt. Een klantnummer kan meerdere afzenders hebben. De keuze voor een afzender bepaalt mede, door de klantcodes die aan elke afzender gekoppeld zijn, welke verzendmethodes en afhaalservices getoond worden in de beslisboom van de verzendmodule om uit te kiezen. Retouradressen Een retouradres is het adres waarnaartoe uw ontvangers hun retourzendingen kunnen versturen. Retouradresgegevens worden vermeld op de retourlabels. Retourlabels worden alleen bij bepaalde verzendmethodes getoond. Maakt u geen retouradressen aan, dan moeten al uw ontvangers zelf zorgdragen voor het correct adresseren en verzenden van hun retourzendingen. Klik voor meer uitleg op de handeling die u wilt uitvoeren: 3.1 Afzenders beheren 3.2 Retouradressen beheren Ga terug naar de Inhoudsopgave 3 Verzendmodule-instellingen Pagina 66 van 79
3.1 Afzenders beheren Introductie Elk afzender bestaat uit de volgende gegevens: a. De naam van de organisatie en/of de naam van een contactpersoon. b. Het adres van de organisatie en eventueel het IBAN. Het IBAN is nodig om zendingen onder rembours te kunnen aanmaken en importeren. c. Een combinatie van één of meerdere klantcodes die nodig zijn voor de verwerking van de zendingen en afhaalopdrachten bij PostNL. Klantcodes worden automatisch door PostNL voor uw klantnummer aangemaakt bij de aanvraag van het klantnummer. Elk klantcode is uniek en valt onder een klantcodetype. U kunt meerdere klantcodes per klantcodetype aanvragen voor uw klantnummer. Wilt u meer klantcodes aanvragen voor een bestaand klantnummer, neem dan contact op met uw accountmanager. PostNL onderscheidt de volgende vier klantcodetypes: i. Algemeen te gebruiken voor zendingen naar landen binnen de Europese Unie (EU) en voor ii. iii. afhaalopdrachten met Afhaalservice Basis. Global Pack te gebruiken voor zendingen naar landen binnen de EU. Afhaalservice te gebruiken voor alle afhaalopdrachten met uitzondering van Afhaalservice Basis. iv.. Retourservice wordt gebruikt om in combinatie met het retouradres de retourlabels te maken. Retourlabels worden alleen bij bepaalde verzendmethodes getoond. Standaard krijgt elk Mijn PostNL-klantnummer 1 klantcode voor klantcodetype Algemeen en 1 klantcode voor klantcodetype Global Pack. Op aanvraag kan een klantnummer klantcodes krijgen voor de klantcodetypes Afhaalservice en Retourservice en additionele klantcodes voor klantcodetypes Algemeen en Global Pack. De klantcodes voor Algemeen, Afhaalservice en Retourservice bestaan elk uit een letterreeks van 2, 3 of 4 letters en de klantcodes voor Global Pack bestaan uit een nummer- en letterreekscombinatie van 6 karakters. Klik voor meer uitleg op de handeling die u wilt 3.1.1 Afzenders aanmaken 3.1.2 Afzenders aanpassen 3.1.3 Afzenders verwijderen uitvoeren: Ga terug naar 3 Verzendmodule-instellingen of naar de Inhoudsopgave 3 Verzendmodule-instellingen Pagina 67 van 79
3.1.1 Afzenders aanmaken Een nieuwe afzender aanmaken Doorloop de volgende stappen om een nieuwe afzender aan te maken: 1) Open Mijn Account. 2) Klik op de tegel Afzenders en Retouradressen in het tabblad Klantnummerinstellingen. 3) Klik op de knop. Een invoerscherm opent automatisch. 4) Selecteer één of meerdere klantcodes. Per klantcodetype kunt u maximaa l 1 klantcode selecteren. Een afzender moet minimaal 1 klantcode bevatten. Let op: Selecteert u een klantcode bij klantcodetype Global Pack, dan bent u verplicht om ook een klantcode bij Algemeen te selecteren. 3 Verzendmodule-instellingen Pagina 68 van 79
5) Vul de invoervelden met de nodige informatie in. Houd rekening met het volgende: a. Velden met een * zijn verplicht. b. Bij Nederlands adressen worden de straat- en plaatsnaam automatisch ingevuld op basis van de ingevoerde combinatie van postcode en huisnummer. Als de straat- en plaatsnaam onbekend zijn, dan kunt u deze zelf invullen door op de link te klikken. c. Wilt u zendingen onder rembours kunnen versturen voor het geselecteerde klantnummer, dan bent u verplicht om het veld Bankrekeningnummer (IBAN) in te vullen. 6) Klik op de knop om de nieuwe afzender op te slaan. 7) Optioneel: Voeg een handtekening toe aan de afzender door te klikken op het icoon helemaal rechts op dezelfde regel als de nieuw aangemaakte afzender. Een pop-up venster verschijnt automatisch. Selecteer het bestand met de handtekening en klik dan op de knop op de knop om het pop-up venster te sluiten.. Klik 3 Verzendmodule-instellingen Pagina 69 van 79
8) Optioneel: Klik op het icoon helemaal rechts op dezelfde regel als de afzender om deze afzender de standaard afzender voor het klantnummer te maken. Een vinkje verschijnt automatisch in het icoon ). Deze optie is bijvoorbeeld aan te raden wanneer uw klantnummer meerdere afzenders heeft, waarvan er één vaker wordt gebruikt dan de anderen. U bent klaar met het aanmaken van de afzender. Er bestaat geen maximu m voor het aantal afzenders per klantnummer. Echter, voor de beheersbaarheid is het aan te raden om het aantal afzenders per klantnummer tot een minimum te beperken. Ga terug naar 3.1 Afzenders beheren of naar de Inhoudsopgave 3 Verzendmodule-instellingen Pagina 70 van 79
3.1.2 Afzenders aanpassen Introductie U kunt een bestaande afzender alleen aanpassen als deze afzender niet gekoppeld is aan een of meerdere onafgeronde zendingen of afhaalopdrachten. Een bestaande afzender aanpassen Doorloop de volgende stappen om een bestaande afzender aan te passen: 1) Open Mijn Account. 2) Klik op de tegel Afzenders en Retouradressen in het tabblad Klantnummerinstellingen. 3) Klik op het icoon rechts op dezelfde regel als de afzender die u wilt aanpassen. Een invoerscherm opent automatisch. Let op: Is de afzender gekoppeld aan een of meerdere onafgeronde zendingen of afhaalopdrachten, dan kunt u de gegevens van de afzender niet aanpassen. 4) Pas de gewenste velden aan. 5) Klik op de knop om uw aanpassingen bij deze afzender op te slaan. U bent klaar met het aanpassen van de afzender. Ga terug naar 3.1 Afzenders beheren of naar de Inhoudsopgave 3 Verzendmodule-instellingen Pagina 71 van 79
3.1.3 Afzenders verwijderen Introductie U kunt een afzender alleen verwijderen als deze afzender niet gekoppeld is aan een of meerdere onafgeronde zendingen of afhaalopdrachten. Een afzender verwijdere n Doorloop de volgende stappen om een afzender te verwijderen: 1) Open Mijn Account en klik eventueel op het tabblad Klantnummerinstellingen. 2) Klik op de tegel Afzenders en Retouradressen. 3) Klik op het icoon rechts op dezelfde regels als de afzender die u wilt verwijderen. Een popup-venster verschijnt automatisch met de controlevraag of u de geselecteerde afzender wilt verwijderen. Let op: Is de afzender gekoppeld aan een of meerdere onafgeronde zendingen of afhaalopdrachten, dan kunt u de afzender niet verwijderen. 4) Klik op de knop in het pop-up-venster. U bent klaar met het verwijderen van de afzender. Ga terug naar 3.1 Afzenders beheren of naar de Inhoudsopgave 3 Verzendmodule-instellingen Pagina 72 van 79
3.2 Retouradressen beheren Introductie Elk retouradres bestaat uit de volgende gegevens : a. De naam van de organisatie en/of de naam van een contactpersoon. b. Het retouradres van de organisatie. Dit kan ook een postbus- of antwoordnummeradres zijn. U bent niet verplicht om retouradressen aan te maken om zendingen te kunnen aanmaken of importeren. Wilt u retourlabels printen voor uw zendingen, dan moet u wel een retouradres aanmaken en de klantcode Retourservice koppelen aan uw afzender. Klik voor meer uitleg op de handeling die u wilt uitvoeren: 3.2.1 Retouradressen aanmaken 3.2.2 Retouradressen aanpassen 3.2.3 Retouradressen verwijderen Ga terug naar 3 Verzendmodule-instellingen of naar de Inhoudsopgave 3.2.1 Retouradressen aanmaken Een nieuw retouradres aanmaken Doorloop de volgende stappen om een nieuw retouradres aan te maken: 1) Open Mijn Account. 2) Klik op de tegel Afzenders en Retouradressen in het tabblad Klantnummerinstellingen. 3) Klik op de knop. Een invoerscherm opent automatisch. 4) Vul de invoervelden met de nodige informatie in. Houd rekening met het volgende: a. Velden met een * zijn verplicht. b. Bij Nederlands adressen worden de straat- en plaatsnaam automatisch ingevuld op basis van de ingevoerde combinatie van postcode en huisnummer. Als de straat- en plaatsnaam onbekend zijn, dan kunt u deze zelf invullen door op de link 5) Klik op de knop om het nieuwe retouradres op te slaan. te klikken. 6) Optioneel: Klik op het icoon helemaal rechts op dezelfde regel als het retouradres om dit adres het standaard retouradres voor het klantnummer te maken. Een vinkje verschijnt automatisch in het icoon ). Deze optie is bijvoorbeeld aan te raden wanneer uw klantnummer meerdere retouradressen heeft, waarvan er één vaker wordt gebruikt dan de anderen. 3 Verzendmodule-instellingen Pagina 73 van 79
U bent klaar met het aanmaken van het retouradres. Er bestaat geen maximu m voor het aantal retouradressen per klantnummer. Echter, voor de beheersbaarheid is het aan te raden om het aantal retouradressen per klantnummer tot een minimum te beperken. Ga terug naar 3.2 Retouradressen beheren of naar de Inhoudsopgave 3.2.2 Retouradressen aanpassen Introductie U kunt een bestaand retouradres alleen aanpassen als dit retouradres niet gekoppeld is aan een of meerdere onafgeronde zendingen. Een bestaand retouradres aanpassen Doorloop de volgende stappen om een bestaand retouradres aan te passen: 1) Open Mijn Account. 2) Klik op de tegel Afzenders en Retouradressen in het tabblad Klantnummerinstellingen. 3) Klik op het icoon rechts op dezelfde regels als het retouradres dat u wilt aanpassen. Een invoerscherm opent automatisch. Let op: Is het retouradres gekoppeld aan een of meerdere onafgeronde zendingen, dan kunt u de gegevens van het retouradres niet aanpassen. 3 Verzendmodule-instellingen Pagina 74 van 79
4) Pas de gewenste velden aan. 5) Klik op de knop om uw aanpassingen bij dit retouradres op te slaan. U bent klaar met het aanpassen van het retouradres. Ga terug naar 3.2 Retouradressen beheren of naar de Inhoudsopgave 3 Verzendmodule-instellingen Pagina 75 van 79
3.2.3 Retouradressen verwijderen Introductie U kunt een retouradres alleen verwijderen als dit retouradres niet gekoppeld is aan een of meerdere onafgeronde zendingen. Een retouradres verwijde ren Doorloop de volgende stappen om een retouradres te verwijderen: 1) Open Mijn Account. 2) Klik op de tegel Afzenders en Retouradressen in het tabblad Klantnummerinstellingen. 3) Klik op het icoon rechts op dezelfde regels als het retouradres die u wilt verwijderen. Een pop-up-venster verschijnt automatisch met de controlevraag of u het geselecteerde retouradres wilt verwijderen. Let op: Is het retouradres gekoppeld aan een of meerdere onafgeronde zendingen, dan kunt u het retouradres niet verwijderen. 4) Klik op de knop in het pop-up-venster. U bent klaar met het verwijderen van het retouradres. Ga terug naar 3.2 Retouradressen beheren of naar de Inhoudsopgave 3 Verzendmodule-instellingen Pagina 76 van 79