Primaccount FiscaalManager migreren naar Unit4 Fiscaal Gemak Versie 1.5 18 februari 2016
Unit4 Bastion 4 Postbus 755 3900 AT Veenendaal Telefoon algemeen: 0318-581600 Telefoon Servicedesk: 0318-581750 E-mail: servicedesk.accountancy@unit4.com Selfservicesite: https://my.unit4.com Copyright 2016 Unit4, Veenendaal, Nederland Alle rechten voorbehouden. Niets uit deze uitgave mag worden verveelvoudigd, opgeslagen in een geautomatiseerd gegevensbestand, of openbaar gemaakt, in enige vorm of op enige wijze, hetzij elektronisch, mechanisch, door fotokopieën, of op enige andere manier, zonder voorafgaande schriftelijke toestemming van Unit4. De informatie in deze uitgave kan zonder enige voorafgaande waarschuwing worden gewijzigd. Tenzij anders vermeld, zijn alle in deze uitgave vermelde bedrijven, personen, gegevens en adressen fictief. Hoewel bij de uitgave van dit document de uiterste zorg is nagestreefd, kan voor de aanwezigheid van eventuele (druk)fouten en onvolledigheden niet worden ingestaan en aanvaardt Unit4 deswege geen aansprakelijkheid. Alle in deze uitgave genoemde handelsmerken zijn eigendom van hun respectievelijke eigenaren.
INHOUDSOPGAVE 1. Voorbereiding 1 2. Migratie inplannen 3 2.1. Een andere migratiedatum kiezen 11 3. Migratie direct starten 15 4. Migratie afronden 21 4.1. Migratieresultaat beoordelen 21 4.2. Migratie goedkeuren 24 4.3. Wanneer is uw data gemigreerd? 25 4.4. Migratie afkeuren 26 5. Na de migratie 28 5.1. PKIoverheid certificaat invoeren 28 5.2. SBA-beheer 28 6. Vragen? Neem contact op 29
1. VOORBEREIDING Deze handleiding beschrijft de handelingen die u moet uitvoeren om de migratie van uw gegevens uit Primaccount FiscaalManager naar Unit4 Fiscaal Gemak in te plannen. Na het inplannen wordt de migratie automatisch uitgevoerd op de door u aangevraagde datum. Om de migratie in te plannen en uit te voeren moet u de laatste versie van Primaccount FiscaalManager en Primaccount RelatieManager hebben geïnstalleerd. U hebt een e-mail van Unit4 ontvangen met informatie over de migratie. In deze e- mail vindt u ook een wachtwoord. Houd deze mail bij de hand, u hebt dit wachtwoord nodig om in te loggen op de migratie-server zoals beschreven in deze handleiding! Let op: als een Unit4-consultant de migratie bij u uitvoert, ontvangt u deze mail niet. De consultant zorgt voor de licentiecode met het bijbehorende wachtwoord waarmee deze de migratie voor u uitvoert. U moet het volgende bestand uw computer installeren: Als een Unit4-consultant de migratie bij u uitvoert, hoeft u de onderstaande stappen 1 t/m 4 niet zelf te doen. Dat wordt voor u gedaan door de consultant. UNIT4FiscaalGemakMigratie.exe Voer de onderstaande stappen uit: 1. Klik in de e-mail die u hebt gekregen op de link http://www.primaccount.nl/migratie/. 2. Downloadt het ZIP-bestand met daarin het bestand UNIT4FiscaalGemakMigratie.exe. 3. Ga op uw computer naar de locatie: C:\Program Files (x86)\primaccount\fiscman 4. Kopieer uit het ZIP-bestand het bestand UNIT4FiscaalGemakMigratie.exe en plaats dit bestand in de map Fiscman op uw computer. Migreren naar Unit4 Fiscaal Gemak Pagina 1 van 29
In de volgende hoofdstukken wordt beschreven hoe u de migratie kunt inplannen. Let hierbij op dat op de dag van de migratie: deze migratie op één werkstation (computer) wordt uitgevoerd, dit werkstation aanstaat en verbinding heeft met het internet: migraties in een gehoste- of terminal server omgeving worden daarom niet 's nachts ingepland, Primaccount RelatieManager en Primaccount UrenManager zijn afgesloten. Als de migratie is afgerond, worden wijzigingen in Primaccount FiscaalManager en Primaccount RelatieManager niet meer doorgevoerd in Unit4 Fiscaal Gemak. U kunt de migratie eenmalig uitvoeren! Migreren naar Unit4 Fiscaal Gemak Pagina 2 van 29
2. MIGRATIE INPLANNEN U kunt nu de migratie inplannen die op de gekozen datum automatisch wordt uitgevoerd. Let hierbij op dat op de dag van de migratie: deze migratie op één werkstation (computer) wordt uitgevoerd, dit werkstation aanstaat en verbinding heeft met het internet: migraties in een gehoste- of terminal server omgeving worden daarom niet 's nachts ingepland, Primaccount RelatieManager en Primaccount UrenManager zijn afgesloten. Linksboven in de wizard-vensters kunt u de knop gebruiken om terug te gaan naar het vorige venster. Zo kunt u instellingen altijd opnieuw aanpassen. Als de migratie is afgerond, worden wijzigingen in Primaccount FiscaalManager en Primaccount RelatieManager niet meer doorgevoerd in Unit4 Fiscaal Gemak. U kunt de migratie eenmalig uitvoeren! 1. Start Primaccount FiscaalManager. Aan het menu is de optie "Migratie" toegevoegd. 2. Klik in het menu op "Migratie". De migratie-wizard wordt gestart. 3. U ziet het volgende venster: Migreren naar Unit4 Fiscaal Gemak Pagina 3 van 29
Dit venster test of de migratie vanaf de ingelogde werkplek of server kan worden uitgevoerd. - Het veld Inlognaam is vooringevuld en toont uw licentiecode. - In het veld Wachtwoord vult u het wachtwoord in uit de e-mail die u van Unit4 hebt ontvangen. Om typefouten te voorkomen, kunt u dit wachtwoord kopiëren en plakken. Klik op. Migreren naar Unit4 Fiscaal Gemak Pagina 4 van 29
4. Het volgende venster toont het resultaat van de test: De informatie in dit venster laat zien: - of u over een geldige licentie beschikt. - of de kwaliteit van uw internetverbinding voldoende is om de migratie uit te voeren. U kunt dit overzicht afdrukken en bewaren. Klik op. Migreren naar Unit4 Fiscaal Gemak Pagina 5 van 29
5. U ziet het volgende venster: In dit overzichtvenster wordt een pad voorgesteld waar de tijdelijke migratiebestanden op uw computer worden geplaatst. U kunt dit aanpassen maar wij raden aan dit pad te laten staan. Controleer vooraf wel of u voldoende rechten hebt voor de betreffende map. Het venster toont ook het bij ons bekende e- mailadres van u. Alle correspondentie voor de migratie wordt naar dit e-mailadres gestuurd. U kunt dit e-mailadres wijzigen. Klik op. 6. Het volgende venster toont een inventarisatie van de aantallen in Primaccount FiscaalManager. U ziet onder andere het aantal aangiften per stroom zoals dat in FiscaalManager is opgenomen. Migreren naar Unit4 Fiscaal Gemak Pagina 6 van 29
U kunt het overzicht afdrukken en bewaren. Klik op. 7. In het volgende venster kiest u de datum waarop u de migratie (automatisch) wilt laten uitvoeren. Migreren naar Unit4 Fiscaal Gemak Pagina 7 van 29
In het venster worden door de wizard al een aantal datums voorgesteld. Via Gewenste periode voor het uitvoeren van de migratie en de knop kunt u een andere datum kiezen. Klik, als u een datum hebt gekozen, op. 8. U ziet een melding waarin de migratiedatum wordt aangekondigd. Let op dat u op de dag van de migratie niet in uw fiscale administratie kunt werken totdat de migratie is voltooid! Migreren naar Unit4 Fiscaal Gemak Pagina 8 van 29
Als u akkoord gaat met de ingeplande migratiedatum, klikt u op. 9. In de volgende melding krijgt u een bevestiging van de migratiedatum: Klik op. 10. U komt in het volgende venster: Migreren naar Unit4 Fiscaal Gemak Pagina 9 van 29
U hebt de aanvraag voor de migratie naar Unit4 Fiscaal Gemak geplaatst. Deze wordt automatisch voor u uitgevoerd op de door u opgegeven datum. In dit voorbeeld is dat op 20 november 2014. U ontvangt hierover een bevestigingsmail op het e-mailadres dat u bij stap 5 hebt opgegeven. Let op dat op de dag van de migratie: - de computer of server van de in het venster genoemde gebruiker is ingeschakeld en verbinding heeft met het internet, - de gebruiker is ingelogd op zijn werkplek of server, - Primaccount RelatieManager is afgesloten, - u niet kunt werken in Primaccount FiscaalManager en Primaccount RelatieManager. Migreren naar Unit4 Fiscaal Gemak Pagina 10 van 29
U kunt dit venster afdrukken en bewaren. Klik op. Het migratieproces is afhankelijk van de aantallen aangiften en kan enkele minuten tot enkele uren in beslag nemen. Een ingeplande (automatische) migratie start om een uur 's nachts. Wijzigingen die u na de migratiedatum in Primaccount FiscaalManager toepast, worden niet meer overgezet naar Unit4 Fiscaal Gemak. 2.1. Een andere migratiedatum kiezen Als u de migratie al hebt ingepland maar deze toch wilt verplaatsen naar een andere datum, kunt u de ingeplande datum intrekken en een nieuwe selecteren: 1. Start de migratiewizard door in het menu op "Migratie" te klikken: 2. Het venster voor het aanvragen van de migratie verschijnt: Hier wordt de eerder ingeplande datum getoond. Migreren naar Unit4 Fiscaal Gemak Pagina 11 van 29
3. Selecteer bij Gewenste periode voor het uitvoeren van de migratie een periode. 4. Klik nu op. 5. De lijst met datums wordt ververst, u kunt nu een nieuwe datum selecteren. Klik op. 6. U ziet achtereenvolgens de volgende meldingen: Migreren naar Unit4 Fiscaal Gemak Pagina 12 van 29
Klik op. Klik op. 7. U krijgt ter afsluiting het overzichtvenster: Migreren naar Unit4 Fiscaal Gemak Pagina 13 van 29
Migreren naar Unit4 Fiscaal Gemak Pagina 14 van 29
3. MIGRATIE DIRECT STARTEN Let op dat op de dag van de migratie: deze migratie op één werkstation (computer) wordt uitgevoerd, dit werkstation aanstaat en verbinding heeft met het internet: migraties in een gehoste- of terminal server omgeving worden daarom niet 's nachts ingepland, Primaccount RelatieManager en Primaccount UrenManager zijn afgesloten. Als de migratie is afgerond, worden wijzigingen in Primaccount FiscaalManager en Primaccount RelatieManager niet meer doorgevoerd in Unit4 Fiscaal Gemak. U kunt de migratie eenmalig uitvoeren! Als u de migratie direct (handmatig) wilt starten (en dus niet inplant op een latere datum) doe u het volgende: 1. Voer de stappen uit zoals beschreven in het hoofdstuk "Voorbereiding" (zie "Voorbereiding" op pagina 1) 2. Voer de stappen 1 tot en met 6 uit zoals beschreven in het hoofdstuk "Migratie inplannen" (zie "Migratie inplannen" op pagina 3). 3. U bent nu in het venster waarin u de migratie kunt aanvragen. Migreren naar Unit4 Fiscaal Gemak Pagina 15 van 29
Vink in de kolom die de beschikbare datums toont de huidige dag aan. In dit voorbeeld is dat donderdag 11 februari 2016. De actuele datum (dus de dag van vandaag) wordt alleen in het bovenstaande venster getoond als deze dag deze beschikbaar is. Als er die dag geen ruimte op de migratieserver beschikbaar is, kan de migratie dus niet direct worden gestart en moet voor een andere dag worden gekozen. Het migratieproces is afhankelijk van de aantallen aangiften en kan enkele minuten tot enkele uren in beslag nemen. Houdt hier rekening mee als u de migratie direct (handmatig) wilt starten. Een ingeplande (automatische) migratie start om een uur 's nachts. Klik daarna op. 4. u ziet de volgend melding: Klik op om door te gaan. 5. U krijgt het volgende venster: Migreren naar Unit4 Fiscaal Gemak Pagina 16 van 29
Klik daarna op. Migreren naar Unit4 Fiscaal Gemak Pagina 17 van 29
6. U krijgt de volgende melding: 7. De migratie wordt gestart: Migreren naar Unit4 Fiscaal Gemak Pagina 18 van 29
Migreren naar Unit4 Fiscaal Gemak Pagina 19 van 29
8. Nadat de migratie is afgerond zie u het volgende venster: Klik op. De wizard wordt afgesloten. 9. De migratie moet nu worden beoordeeld. Dat gebeurt in de acceptatieomgeving van Unit4 Fiscaal Gemak. Informatie om in te loggen in Unit4 Fiscaal Gemak is per e-mail naar de gebruiker gestuurd. Ga verder met het hoofdstuk "Migratie afronden" (zie "Migratie afronden" op pagina 21). Migreren naar Unit4 Fiscaal Gemak Pagina 20 van 29
4. MIGRATIE AFRONDEN De migratie wordt op de door u ingeplande datum automatisch uitgevoerd. U wordt hiervan op de hoogte gehouden via e-mailberichten. Deze berichten worden naar het e- mailadres gestuurd dat u bij stap 5 in het hoofdstuk "Migratie inplannen" (zie "Migratie inplannen" op pagina 3) hebt ingevoerd. U ontvangt de volgende e-mailberichten: 1. Een bericht waarin de migratie wordt aangekondigd. 2. Een bericht dat de start van de migratie meldt. 3. Een bericht met een bijlage dat het resultaat van de migratie meldt en waarin u wordt verzocht dit resultaat te beoordelen. 4.1. Migratieresultaat beoordelen Het beoordelen van de migratie doet u in een zogenoemde acceptatieomgeving van Unit4 Fiscaal Gemak. Om deze te zien, moet u het volgende doen: 1. Klik op de link in het e-mailbericht waarin u wordt verzocht het migratieresultaat te beoordelen. U ziet vervolgens het inlogscherm van Unit4 Fiscaal Gemak. Log in met de inlognaam en het wachtwoord van een employee die u rechten hebt gegeven voor Unit4 Fiscaal Gemak. Migreren naar Unit4 Fiscaal Gemak Pagina 21 van 29
2. Nadat u succesvol bent ingelogd, ziet u het dashboard van Unit4 Fiscaal Gemak: 3. U kunt nu uw fiscale administratie bekijken in Unit4 Fiscaal Gemak. Hiervoor zijn de knoppen en beschikbaar. 4. Klikt u bijvoorbeeld op de knop, dan ziet u de cliënten die vanuit Primaccount FiscaalManager zijn gemigreerd. Migreren naar Unit4 Fiscaal Gemak Pagina 22 van 29
U kunt de acceptatieomgeving alleen gebruiken om de juistheid en volledigheid van de migratie te testen. Deze acceptatieomgeving is nadrukkelijk niet geschikt om uw administratie en kantoor in te richten. Migreren naar Unit4 Fiscaal Gemak Pagina 23 van 29
4.2. Migratie goedkeuren 1. U hebt het resultaat van de migratie beoordeeld en wilt deze goedkeuren. Start Primaccount FiscaalManager en klik in het menu op "Migratie". 2. U ziet het volgende venster: Vink het keuzerondje Migratie akkoord bevonden aan. Hierna vult u uw naam in en het wachtwoord uit de e-mail die u van Unit4 hebt ontvangen. Om typefouten te voorkomen, kunt u dit wachtwoord kopiëren en plakken. Migreren naar Unit4 Fiscaal Gemak Pagina 24 van 29
Klik op. 3. Als afsluiting ziet u achtereenvolgens de volgende meldingen: Ook ontvangt u een e-mail als bevestiging van uw goedkeuring. 4.3. Wanneer is uw data gemigreerd? Nadat u akkoord hebt gegeven voor de migratie van de gegevens, worden deze van de acceptatie-omgeving in Unit4 Fiscaal Gemak overgezet naar de uiteindelijke productieomgeving. Afhankelijk van de te migreren data gebeurt dit soms direct, maar in de meeste gevallen 's nachts. Als de gegevens daadwerkelijk beschikbaar zijn in de productie-omgeving in Unit4 Fiscaal Gemak, wordt u via een e-mail op de hoogte gebracht en kunt u inloggen via https://unit4.fiscaalgemak.nl/. Migreren naar Unit4 Fiscaal Gemak Pagina 25 van 29
4.4. Migratie afkeuren 1. U hebt het resultaat van de migratie beoordeeld en wilt deze afkeuren. Start Primaccount FiscaalManager en klik in het menu op "Migratie". 2. U ziet het volgende venster: Vink het keuzerondje Migratie afkeuren aan. Hierna vult u uw naam in en het wachtwoord uit de e-mail die u van Unit4 hebt ontvangen. Om typefouten te voorkomen, kunt u dit wachtwoord kopiëren en plakken. Migreren naar Unit4 Fiscaal Gemak Pagina 26 van 29
Klik op. 3. Als afsluiting ziet u achtereenvolgens de volgende meldingen: Ook ontvangt u een e-mail als bevestiging van de afkeuring. Migreren naar Unit4 Fiscaal Gemak Pagina 27 van 29
5. NA DE MIGRATIE 5.1. PKIoverheid certificaat invoeren U hebt een geldig PKIoverheid certificaat nodig voor het verzenden van aangiften. Nadat de migratie is afgerond en het resultaat door u is goedgekeurd, moet u het PKIoverheid certificaat in Unit4 Fiscaal Gemak invoeren. Alleen als u gebruikmaakt van uw eigen PKIoverheid certificaat, is het mogelijk SBA-, SBT- en VIA-machtigingen aan te vragen. Vanaf het belastingjaar 2016 wordt dit ook verplicht voor de uitstelregeling. Het importeren gaat als volgt: 1. Klik in Unit4 Fiscaal Gemak rechtsboven op het pictogram en kies vervolgens voor 'Instellingen'. 2. Kies rechtsboven voor de knop 'Certificaten beheren'. 3. Op deze pagina kunt u bij de optie 'PKI-certificaat uploaden' bladeren naar uw PKIoverheid certificaat en het bijbehorende wachtwoord invoeren. Zodra het certificaat is ingelezen, kunt u aangiften verzenden en SBA s ontvangen. Unit4 Fiscaal Gemak heeft geen BAPI-stroom, u hoeft dit certificaat dus niet te importeren. 5.2. SBA-beheer Nadat u de migratie naar Unit4 Fiscaal Gemak hebt goedgekeurd, worden SBAstatussen en -machtigingen niet meer vanuit Primaccount FiscaalManager opgehaald. Dat gebeurt nu automatisch in Unit4 Fiscaal Gemak. Dat betekent dat vanaf de goedkeuring alle SBA-berichten in Unit4 Fiscaal Gemak worden opgeslagen en dus niet meer in Primaccount Fiscaal Manager. De controle van de aanslagen, ook voor oudere jaren, moet u dus volledig in Unit4 Fiscaal Gemak doen. Oudere EKA-berichten komen wel binnen in Unit4 FiscaalManager op het moment dat u berichten ophaalt met Primaccount PrimaPoort. Migreren naar Unit4 Fiscaal Gemak Pagina 28 van 29
6. VRAGEN? NEEM CONTACT OP Hebt u vragen over de migratie? U kunt ons op de volgende manieren bereiken: Bel ons op telefoonnummer 088 247 24 79. Dit nummer is alleen bedoeld voor specifieke vragen over de migratie. Voor vragen over het gebruik van Unit4- producten belt u met het telefoonnummer 0318 58 17 50 van de Servicedesk. Stel uw vraag via Myunit4.com: o log in op http://my.unit4.com en kies voor Self Service Benelux o ga naar het tabblad Servicedesk en klik in het menu links op Nieuwe call o stel hier uw vraag en klik daarna op Verzenden. Migreren naar Unit4 Fiscaal Gemak Pagina 29 van 29