Gebruikers Handleiding (Overzichten, Lay-outs en Bulk E-mail) Versie 2.14
Pagina 2 van 25 Versie 2.14
Inhoudsopgave Overzichten, Lay-outs en Bulk E-mail...5 Overzichten... 6 Op lidcode en op achternaam... 6 Controle overzicht leden:... 7 Ledenmutaties... 8 Aanmaken Brieven... 12 Kix barcode... 12 De allereerste brief... 12 Aanmaken Etiketten... 12 Een etiket maken... 12 Een tekstlabel toevoegen... 12 Een databaseveld toevoegen... 12 Figuur toevoegen... 12 Bulk E-Mail versturen... 12 Via [Menu]Leden [Menu]Email... 12 Via SQL module... 12 Pagina 3 van 25
Pagina 4 van 25 Versie 2.14
Overzichten, Lay-outs en Bulk E-mail Het is mogelijk om vanuit het Nationaal Golfpakket een aantal voor gedefinieerde overzichten uit te draaien. Naast deze voorgedefinieerde overzichten heeft u ook de mogelijkheid een selectief overzicht te maken, waarbij u zelf aangeeft wat u wel en niet wilt zien. Ook kunnen we een aantal Lay-outs aanmaken voor onder andere Etiketten, Factuuren, Stamkaarten, enz. Ook etiketlay-outs voor een labelprinter kunnen we aanmaken. We kunnen in één keer een bulkmail versturen naar groepen mensen, dit kunnen zijn : Leden, Hoofdleden, Commissies, enz. Pagina 5 van 25
Overzichten Onder de menukeuze [Menu]Leden [Menu]Overzichten, vinden we een aantal sub keuzen: Op lidcode Op achternaam Wachtlijst Controle overzicht leden Ledenmutaties Selectief ledenoverzicht Overige Op lidcode en op achternaam Zoals u de keuze al doet vermoeden wordt dit overzicht gesorteerd op lidcode of achternaam. Voorbeeld Wachtlijst: Deze keuze maakt een lijst aan met mensen die op de wachtlijst staan. Voorbeeld Pagina 6 van 25
Controle overzicht leden: Door een controle overzicht leden af te drukken krijgt u inzicht over hoe uw leden database er uit ziet. Voorbeeld Pagina 7 van 25
Ledenmutaties Alle wijzigingen die worden gedaan in de verplichte velden van een lid worden gemeld op het overzicht ledenmutaties. Voorbeeld Selectief ledenoverzicht: In het selectieve overzicht kunnen we zelf bepalen wat we op het overzicht willen zien. D.m.v. velden van Beschikbare velden naar Velden in overzicht te verschuiven wordt bepaald welke velden wel of niet worden afgedrukt en in welke volgorde. (zie voorbeeld 1). U kunt hier ook zelf uw overzicht een naam geven, een titel en een subtitel. Van de laatste twee kunt u zelfs het lettertype bepalen. Ook de lettertype van de veldnamen en de inhoud van de velden kan worden bepaald. Voorbeeld 1: U kunt het aantal gegevens wat afgedrukt wordt ook nog beinvloeden door op het tabblad Zoekopdracht een filter aan te brengen. Bv. Achternaam, Gelijk aan, Janssen. (zie voorbeeld 2) Pagina 8 van 25
Voorbeeld 2 Heeft u alles ingevuld kan d.m.v. de knop Maak overzicht van resultaat het overzicht worden gegenereerd en afgedrukt. (zie voorbeeld 3) Voorbeeld 3 Overige: Als laatst hebben we nog de keuze overige. In deze lijst staan een aantal door MMS geleverde overzichten. Dit zijn op dit moment de volgende overzichten: Controlelijst debiteurnummers Ledenboekje Aantekeningen per lid. Pagina 9 van 25
Voorbeeld. Hier onder vindt u de voorbeelden van de beschikbare overzichten. Controlelijst debiteurnummers: Overzicht van alle hoofdleden met daarbij horende debiteurnummers. ledenboekje: Een overzicht van de leden die een ledenboekje krijgen. Pagina 10 van 25
Aantekeningen per lid: De aantekeningen die zijn gemaakt bij een lid. Internetgebruikers: Op deze lijst vinden we de gebruikers die zich ooit hebben ingeschreven op het inetrnet. Homecourse elders leden: Op deze lijst staan de leden die hun homecourse elders hebben. Pagina 11 van 25
Leden zonder e-mailadres: Op deze lijst staan de leden waarvan het email adres onbekend is.. Pagina 12 van 25
Aanmaken Brieven Het mogelijk om via het golfpakket brieven samen te voegen met gegevens vanuit de ledenadministratie. We kunnen bijvoorbeeld een standaardbrief koppelen aan een aantal leden die in een commissie zitten en deze uitnodigen voor de maandelijkse vergadering. Vanuit het pakket kunt u de volgende selecties standaard Mail Mergen: Leden Correspondentie Leden Hoofdleden Per commissie Per Contributie Per Categorie Bedrijven Correspondentie Bedrijven Per Contributie Per Categorie Verder kan er via de NGPSQL ook een specifieke selectie worden gemaakt, en wanneer de eerste kolom van de selectie het 'Lidnummer' is kunnen hier zowel etiketten als brieven mee worden gemaakt. U kunt de brieven aanmaken en bewerken vanuit: [Menu]Tabellen [Menu]Brieven Wanneer u de menukeuze opent ziet u het volgende scherm verschijnen: Pagina 13 van 25
U vindt hier naast de standaard navigatie buttons van het golfpakket de volgende velden: Briefcode Omschrijving Dit is een verplichte unieke code die zowel uit letters als cijfers mag bestaan, deze wordt gebruikt als om de brief op te slaan in de database. Bijvoorbeeld "HCP01" Hier kunt u een omschrijving aan de brief geven. Bijvoorbeeld "uitnodiging leden handicapcommissie 19-02-2005" Vervolgens kunt u dit opslaan in de database en uw brief gaan bewerken doormiddel van de button "Brief bewerken". U komt dan in een tekstverwerker is gekoppeld is aan de golfdatabase. Waarbij u over functies beschikt zoals : Het instellen van lettertypen Het selecteren van lettergrootte Vet weergeven van lettertypen Cursief weergeven van lettertypen Onderstrepen van lettertypen Uitlijnen van teksten (links, rechts en gecentreerd) Gebruik maken van opsomtekens Hier kunt u die brief zodanig aanpassen aan uw wensen, zodat deze overeenkomt met uw briefpapier. U kunt hierbij gebruik maken van de volgende ledengegevens: Adressering &adressering Het complete adres &correspondentie De kixcode (in lettertype Kix barcode) &kixcode ( Aanhef &aanhef Complete naam &aanspreek Voorletters &voorletters Tussenvoegsel &tussenvoegsel Achternaam &achternaam Meisjesnaam &meisjesnaam Roepnaam &roepnaam Pagina 14 van 25
Datum Het geslacht Lidcode Handicap Handicap 2 (voor clubs met een dubbele adminstratie) NGF nummer &datum &geslacht &lidcode &handicap &2handicap &NGF U kunt op de volgende pagina een voorbeeld zien van hoe deze velden worden gebruikt in de standaard brief en vervolgens kunt op de pagina daarna zien wat vervolgens het resultaat is wanneer u deze brief gaat gebruiken. Kix barcode Wanneer u gebruik wilt maken van de KIX-code (t.b.v. KPN streepjescode) dient u het veld '&kixcode' in het lettertype 'Kix barcode' in uw brief te vermelden. Wanneer uw systeem niet beschikt over het lettertype "Kix Barcode" dient dit op uw systeem te worden geplaatst. Dit lettertype is namelijk geen standaard lettertype. MMS heeft dit lettertype meegeleverd op de allereerste CD van het golfpakket (De Volledige Installatie). Het lettertype 'Kix barcode' kunt u vinden op de allereerste CD van het golfpakket in de directory..:\extra\kixbarcode\kixbrg.tff. Waarbij..:\ staat voor de schijfaanduiding van uw Cd-rom. Dit lettertype dient u (indien u gebruik wenst te maken van de kix barcode) te kopiëren naar de directory op iedere PC die hiervan gebruik gaat maken in de directory C:\Windows\Fonts. De allereerste brief Wanneer u voor het eerst een brief gaat maken en deze wil uit proberen, kunt u het beste een "test commissie" aanmaken vanuit [Menu]Tabellen [Menu]Commissie, met hierin één lid. Vervolgens kunt u een standaardbrief aanmaken voor uw club en deze afdrukken voor deze test commissie, zodat er steeds maar één brief uit de printer komt. Wanneer deze brief overeenkomt met uw bestaande lay-out vanuit bijvoorbeeld Microsoft Word, kunt u deze brief telkens opnieuw gebruiken voor de opmaak van alle verdere brieven. U kunt dit doen doormiddel van de volgende stappen: Opzoeken van de standaard brief in [Menu]Tabellen [Menu]brieven Klik op de button 'Brief bewerken' Alle tekst selecteren (d.m.v. het 'slepen met de muis') Vervolgens maakt u gebruik van de toetscombinatie <CTRL> + C (kopiëren) En hierna sluit u uw standaard brief. Nu kunt u een nieuwe brief aanmaken en deze geeft u de gewenste code en omschrijving. U klikt op de button 'Brief bewerken' van u zojuist aangemaakte brief. Vervolgens maakt u gebruik van de toetscombinatie <CTRL> + V (Plakken) En de eerder gekopieerde standaard brief staan op uw scherm Als laatste past u alleen de tekst van de brief aan, want de opmaak van deze brief komt geheel overeen met de eerder door u gemaakte standaardbrief. En vervolgens kunt u de brief gaan samenvoegen met één van de standaard selecties vanuit leden of bedrijven correspondentie of een door u vastgestelde selectie van NGPSQL. Pagina 15 van 25
Hieronder een voorbeeld zoals een brief gemaakt kan worden in [Menu]Tabellen [Menu]Brieven: Mini Micro Services B.V. Griekenlandweg 7 2411 PZ Bodegraven &adressering &correspondentie &kixcode Bodegraven, &datum Zeer geachte &aanhef &achternaam, Hierbij sturen wij u uw nieuwe gegevens voor het volgende seizoen, Adressering Het complete adres De kixcode Aanhef Complete naam Voorletters Tussenvoegsel Achternaam Meisjesnaam Roepnaam Datum Het geslacht Lidcode Handicap Handicap 2 NGF nummer &adressering &correspondentie &kixcode ( (in lettertype Kix barcode) &aanhef &aanspreek &voorletters &tussenvoegsel &achternaam &meisjesnaam &roepnaam &datum &geslacht &lidcode &handicap &2handicap (voor clubs met een dubbele adminstratie) &NGF Wij wensen U nog heel veel golfplezier toe. Hoogachtend, Het bestuur van uw golfclub Hieronder een voorbeeld zoals een brief afgedrukt kan worden vanuit [Menu]Leden [Menu}Correspondentie [Menu]Per Commissie : Pagina 16 van 25
In ons voorbeeld: Commissie Handicap Brief uitnodiging leden handicapcommissie 19-02-2005 Mini Micro Services B.V. Griekenlandweg 7 2411 PZ Bodegraven De Heer P.J. van Oord Graanlaan 9 6541 BV Bodegraven kixcode Bodegraven, 23-februari-2005 Zeer geachte heer van Oord, Hierbij sturen wij u uw nieuwe gegevens voor het volgende seizoen, Adressering Het complete adres De Heer P.J. van Veen Griekenlandweg 9b 6541 BV Bodegraven &kixcode heer P.J. van Veen P.J. van Veen De kixcode Aanhef Complete naam Voorletters Tussenvoegsel Achternaam Meisjesnaam Roepnaam Datum Het geslacht Lidcode Handicap 29 Handicap 2 NGF nummer 123456879 Pieter Jan 23-februari-2005 Man VEEN1 Wij wensen U nog heel veel golfplezier toe. Hoogachtend, Het Bestuur van uw golfclub Pagina 17 van 25
Aanmaken Etiketten In dit hoofdstuk leggen we uit hoe we etiketten kunnen aanmaken voor zowel leden als bedrijven. Deze worden op dezelfde manier aangemaakt. Als we de keuze hebben gemaakt voor Etiketten beheer Lid of Etiketten beheer Bedrijf komen we in het scherm waar we etiketten kunnen aanmaken. We kunnen in dit scherm: Etiketten aanmaken Etiketten verwijderen Etiketten wijzigen Etiketten printen Pagina 18 van 25
Een etiket maken Hieronder vinden we een lijstje met de belangrijkste knoppen. Een tekstlabel toevoegen Een databaseveld toevoegen Een figuur toevoegen Een nieuw etiket aanmaken Een etiket openen Een etiket opslaan Knippen Kopiëren Plakken Kopiëren en plakken te gelijk Lettertype aanpassen Omlijn de tekst Print het etiket Pagina 19 van 25
Een tekstlabel toevoegen Door op de knop Tekstlabel toevoegen te klikken, wordt in het scherm een label geplaatst. Zoals het label al aangeeft kunnen we de tekst van het label aanpassen door er dubbel op te klikken. Als u de inhoud hebt gewijzigd kunt u dit bevestigen door op de <Akkoord> te klikken. Dit label kunt u op elke gewenste plek neerzetten. Door er op te gaan staan met de muis en op het label met de linker muistoets ingedrukt houdend mee te slepen. Een databaseveld toevoegen Met een druk op de knop Databaseveld toevoegen, komt er een databaseveld in het scherm te staan. Ook op dit veld moeten we weer dubbelklikken om het veld te kunnen aanpassen. Als we op het pijltje omlaag klikken krijgen we een lijst met velden die we kunnen kiezen. Selecteer hier een veld en klik op <Akkoord>. U kunt het veld weer op elke gewenste plaats neerzetten. Pagina 20 van 25
Figuur toevoegen Om een figuur te kunnen toevoegen klikken we op de button "Figuur toevoegen". Het rechthoek is het enige figuur wat we kunnen toevoegen. Als het figuur geselecteerd is zien we punten in het figuur verschijnen met deze punten kunnen we het figuur verschalen. Opslaan en verlaten van de etiketten: Nadat u alle velden op de juiste plaats heeft gezet slaan we de lay-out van het etiket op door op de opslaan knop te drukken. Vul hier de naam van het etiket in waaronder het programma deze moet opslaan. Pagina 21 van 25
U ziet dat het rapport is toegevoegd. U kunt het lay-out scherm verlaten door te gaan naar: [Menu]Bestand [Menu]Sluiten. Pagina 22 van 25
Bulk E-Mail versturen Mogelijkheid om bulkmail aan leden te versturen op dezelfde wijze als de correspondentiemodule. Berichten worden verzonden als BCC en het programma maakt gebruik van uw standaard emailinstellingen van de Internet Explorer. U kunt deze instelling aanpassen via Internet Explorer [Menu]Extra [Menu]Internet opties [Tab]Programma s [Keuze]Email Via [Menu]Leden [Menu]Email Leden Hoofdleden Per comissie Per categorie Per contributiecode Als u kiest voor bijvoorbeeld Leden dan komt u in het volgende schermpje terecht. Pagina 23 van 25
Door nu op de knop <E-mail> te klikken wordt er een vraag gesteld om een profiel te kiezen. Kies hier het profiel van uw E-Mail programma. Nadat u het juiste profiel hebt gekozen worden de leden geïmporteerd in het e-mail programma. Via SQL module Wanneer het eerste veld in de selectie het lidnummer is zal ook de mogelijkheid worden geactiveerd om een emailbericht aan te maken Pagina 24 van 25
Proware BV Griekenlandweg 7 2411 PZ Postbus 99 2410 AB Bodegraven Tel: 0172-61 70 00 Fax: 0172-61 67 10 Helpdesk: 10.00-12.00 & 14.00-17.00uur Tel: 0172-65 14 14 Fax: 0172-65 14 15 Helpdesk@mms.nl Pagina 25 van 25