DrieGasthuizenGroep Ondernemingsraad Aan A.G.R. Jansen - directeur-bestuurder Van de ondernemingsraad Kopie OR-leden Datum 28 januari 2015 Ref Evd8.001 Onderwerp reorganisatie - advies Geachte bestuurder, beste Angela, In dit memorandum treft u het advies aan van de ondernemingsraad - conform de WOR artikel 25 lid 1 sub c, d, en e- over het reorganisatieplan DrieGasthuizenGroep 2018, versie 4.0 van december 2014. Inleiding In de aanloop naar uw adviesaanvraag, heeft u de ondernemingsraad op 5 november 2014 op de overlegvergadering - onder embargo - geïnformeerd over de consequenties van de verdergaande overheidsmaatregelen en transitie in de ouderenzorg, die de financiële positie van Stichting Catharina en daarmee de begroting voor 2015 ernstig onder druk zetten. U bent van mening dat, om de continuïteit van Stichting Catharina te waarborgen, ingrijpen noodzakelijk is. U informeert de ondernemingsraad dat u daarom werkt aan een reorganisatieplan. Het conceptreorganisatieplan 2018 versie 3.0 van november 2014 ontvangt de ondernemingsraad op 20 november 2014 samen met uw adviesaanvraag. Het proces Bij het bestuderen van de adviesaanvraag is door de ondernemingsraad, vanuit zijn missie om zoveel mogelijkheid werkgelegenheid te behouden, vooral gekeken of in het conceptreorganisatieplan: 1. duidelijk wordt dat op basis van de bedrijfseconomische gegevens, ingrijpen in de organisatie nodig is en inzichtelijk en aannemelijk wordt dat met de voorgestelde maatregelen, de verwachte besparingen worden gehaald. Memorandum 001 28 januari 2015 Pagina 1 van 7
2. de voorgestelde maatregelen in lijn zijn met de strategische plannen van de organisatie zoals vastgelegd in het strategische plan 2010-2015. 3. inzichtelijk wordt dat met de voorgestelde maatregelen de organisatie nog de gewenste kwaliteit kan blijven leveren. 4. duidelijk wordt dat de organisatie er alles aan doet om werkgelegenheid voor medewerkers te behouden; binnen onze eigen organisatie of elders op de arbeidsmarkt. Om een goed beeld te krijgen, verzoekt de ondernemingsraad aanvullende informatie: over huidige formatie en toekomstige formatie in functies en aantallen. over de financiën, zoals de begroting voor 2015 over hoe de medewerkers worden ingelicht, in de vorm van een communicatieplan over hoe zoveel mogelijk werkgelegenheid wordt behouden voor medewerkers, in de vorm van een sociaalplan. U verstrekt de informatie over formatie, de begroting 2015 en het concept sociaalplan aan de ondernemingsraad. Over het sociaalplan vindt op 10 december 2014 een gesprek plaats tussen u en vertegenwoordigers van enkele vakbonden. Een vertegenwoordiging van de ondernemingsraad is als toehoorder aanwezig. juridische adviseurs van zowel u als de ondernemingsraad zijn eveneens aanwezig. Het door u opgestelde sociaalplan wordt aan de vakbonden uitgereikt en een vervolgafspraak wordt gemaakt voor 7 januari 2015. De ondernemingsraad laat tijdens het overleg op 10 december weten dat een advies vóór 19 december 2014 niet haalbaar is, omdat er dan nog geen door de vakbonden geaccordeerd sociaal plan is, terwijl dit voor de ondernemingsraad integraal deel uit maakt van het reorganisatieplan. Tijdens uw overleg met de vakbonden op 7 januari 2015, waarbij de ondernemingsraad als toehoorder aanwezig is, wordt geen overeenstemming bereikt over een sociaal plan. Wel verduidelijken beide partijen hun standpunten en wordt duidelijk waar nog oplossingsmogelijkheden liggen. U past het sociaal plan op punten aan en op 13 januari 201 5 spreken wij daarover met elkaar. In dat gesprek deelt u ons mede dat onderzocht is welke mogelijkheden tot gedeeltelijke herplaatsing er zijn voor de groep medewerkers die deze reorganisatie voor een groot deel treft. Het gaat om de groep helpenden/voedingsassistenten/gastvrouwen. Wij bespreken welke stappen ondernomen kunnen en moeten worden om van iedere medewerker zichtbaar te krijgen of die geschikt is voor de nieuwe functie van huiskamerbegeleider. Ook voor andere functies die boventallig worden, wordt gekeken of daarvoor een passende functie beschikbaar is. Memorandum 001 28 januari 2015 Pagina 2 van 7
's Middags is er een vervolggesprek met de manager P&O en de woonzorgmanager om te bespreken of en hoe tot mogelijke herplaatsing van medewerkers niveau 2 naar niveau 3 (functie huiskamerbegeleider) kan worden gekomen. Een OR-lid dat vanuit haar functie bij TGG met dergelijke transities ervaring heeft, wordt bij dit gesprek uitgenodigd om actief deel te nemen. U zegt de ondernemingsraad toe dat de antwoorden op de vragen uit het memorandum 002 van 9 januari 2015 van de OR aan u, uiterlijk dinsdag 20 januari 2015 aangeleverd zullen zijn bij de ondernemingsraad, samen met een bijgewerkte versie van het sociaal plan. De ondernemingsraad is blij met de stappen die u (heeft ge)zet om ontslag voor de helpenden, voedingsassistenten en gastvrouwen zo gering mogelijk te laten zijn, door constructief op zoek te gaan naar herplaatsing en raadt u aan de bijgewerkte versie van het sociaal plan eveneens aan de vakbonden te sturen. De ondernemingsraad hecht er aan dat een sociaal plan wordt overeengekomen met de vakbonden. Het concept-communicatieplan (versie 6 januari 2015) verstrekt u begin januari 2015 aan de ondernemingsraad. U benadrukt dat dit nog een eerste conceptversie is en dat dit plan is geschreven voor u als bestuurder. Het ontbreekt op 9 januari aan de tijd om verder met elkaar het plan te bespreken. De ondernemingsraad vindt het een gemiste kans dat hij niet eerder betrokken was bij dit plan, mede om draagvlak bij medewerkers te creëren. U stelt voor dat de ondernemingsraad zijn input deelt met mevrouw Marleen Brouwer, de opsteller van het plan. De input van de ondernemingsraad wordt door u op prijs gesteld en kan dan in een uiteindelijke versie worden meegenomen. De ondernemingsraad heeft op 14 januari een gesprek met mevrouw Brouwer. De aangepaste versie ontvangt de ondernemingsraad op 22 januari 2015. In deze versie zijn de op- en aanmerkingen en adviezen van de ondernemingsraad verwerkt. Beoordeling van de hierboven beschreven criteria Ad. 1 - bedrijfseconomische gegevens De ondernemingsraad ziet de noodzaak in om Stichting Catharina toekomstbestendig te maken. De krimp van intramurale capaciteit, en daarbij de (negatieve) ontwikkeling van de tarieven hebben grote consequenties voor de financiële positie van Stichting Catharina. De ondernemingsraad vraagt zich zelfs af of de voorgestelde maatregelen wel voldoende zijn. Uit de door u verstrekte, door de raad van toezicht goedgekeurde, begroting voor 2015, én de toelichting van de directeur Financiën en Bedrijfsvoering, is voor ons aannemelijk gemaakt, dat met de te nemen maatregelen de verwachte besparingen worden gedekt. U heeft ons meegedeeld dat Stichting Catharina zonder ingrijpende maatregelen in 2015 afkoerst op een verlies van 2,6 miljoen. Met de voorgestelde maatregelen kan dit teruggebracht worden tot 1 miljoen in 2015, met de verwachting dat er in 2016 weer een positief bedrijfseconomisch resultaat zal zijn. Memorandum 001 28 januari 2015 Pagina 3 van 7
Ad. 2 - relatie met strategisch plan Zoals u in uw plan de missie en visie van DrieGasthuizenGroep beschrijft, is die in lijn met het strategisch plan en de updates die u daarna heeft aangeleverd. Ad. 3 - kwaliteit Met de reorganisatie beoogt u met minder medewerkers de gewenste kwaliteit voor bewoners te blijven bieden. U verwacht dat op de wijze waarop organisatorische veranderingen, zoals huiskamerbegeleiding, ingezet gaan worden eraan bijdraagt dat de kwaliteit van zorg geboden kan blijven worden met minder personele inzet. Zoals u dit in het plan beschrijft, spreekt ons bijzonder aan en wij hopen dat dit niet ten koste van de kwaliteit gaat, maar dat zal de praktijk moeten uitwijzen. Ad. 4 - behoud werkgelegenheid Met de vakbonden wordt nog steeds onderhandeld over een sociaal plan. De ondernemingsraad was tot op het moment van dit advies bij de onderhandelingsgesprekken aanwezig. De onderhandelingen gaan over de versie van het sociaal plan zoals die op 19 januari 2015 aan de ondernemingsraad is gestuurd. Op 26 januari 2015 is hierover de laatste onderhandeling met de vakbonden geweest, die helaas niet heeft geleid tot een overeenkomst. De ondernemingsraad acht het sociaal plan zoals u met de laatste versie heeft voorgelegd, van voldoende inhoud. Zowel u als de ondernemingsraad zijn ervan doordrongen dat het de voorkeur verdient dat er een sociaal plan komt dat door de vakbonden wordt geaccordeerd. U heeft daarom toegezegd de onderhandelingen (nog) niet te staken. Echter, de ondernemingsraad ziet de noodzaak om vertraging van de reorganisatieplannen te voorkomen en dus advies uit te brengen op het reorganisatieplan. Met u hebben wij afgesproken dat het voorliggende sociaal plan voor de ondernemingsraad acceptabel is, maar dat als uit de onderhandelingen met de vakbonden alsnog een beter sociaal plan tot stand komt, dat sociaal plan dan effectief zal worden. De gevolgen van de reorganisatie voor de medewerkers, zoals in overleg vastgesteld in het sociaal plan, zijn meegewogen in het uiteindelijk advies over de reorganisatie. Voor de medewerkers die onze organisatie gedwongen moeten verlaten, heeft u een extern bureau geselecteerd dat deze medewerkers begeleid van werk naar werk. Over de keuze van het mobiliteitsbureau heeft de ondernemingsraad in een apart traject (memorandum 003 van 14 januari 2015) geadviseerd. Deze medewerkers worden ook in de gelegenheid gesteld gebruik te maken van een vrijwillige vertrekregeling, die uitgebreid is opgenomen in het sociaal plan. De consequenties zijn niet alleen groot voor medewerkers die niet bij ons kunnen blijven, maar evenzeer voor medewerkers die wél in onze organisatie blijven werken. Memorandum 001 28 januari 2015 Pagina 4 van 7
Voor de medewerkers die in onze organisatie kunnen blijven werken, heeft deze reorganisatie eveneens grote consequenties. Zij zien collega's - al dan niet gedwongen - vertrekken. Zij moeten op een andere manier gaan werken. Hun functies wijzigen mogelijk. Zij worden zelf verantwoordelijk voor hun rooster. Van hen wordt een grote mate van flexibiliteit gevraagd. Over het concept reorganisatieplan versie 4.0 van december 2014, adviseert de ondernemingsraad: om de faciliteiten voor de ondernemingsraad niet in het reorganisatieplan op te nemen, maar conform de bepalingen in de WOR hierover afspraken te maken. te onderzoeken of en stimuleren dat DGG-medewerkers waarvoor de regieorganisatie van toepassing gaat zijn, bij professionele bedrijven werkervaring kunnen opdoen. Doel hiervan is dat zij zich kunnen ontplooien en dat voor hen duidelijk wordt welke mogelijkheden zij hebben, waardoor zij mogelijk in dienst kunnen treden bij het dienstverlenende bedrijf/leverancier. om bedrijfsonderdelen die hoge kosten met zich meebrengen of waar besparingsmogelijkheden liggen, kritisch onder de loep te nemen en houden en afhankelijk van de financiële resultaten serieus te overwegen of en hoe die voortgezet moeten worden. om medewerkers snel tools ter beschikking te stellen om zich het zelfroosteren eigen te kunnen maken, zodat het zelfroosteren op termijn zal leiden tot een meer ontspannen sfeer bij medewerkers. om in 2016 de Berenschot-benchmark te herhalen, gebruik makend van de gegevens van 201 5 om te kunnen toetsen of onze plannen de gewenste resultaten hebben en wij beter scoren en deze met de ondernemingsraad te bespreken dat eens per kwartaal aan de ondernemingsraad een voortgangsrapportage wordt overlegd en besproken, waaruit blijkt hoe de bedrijfseconomische stand van zaken is. dat jaarlijks - vanaf najaar 2015 - tot 2018, een CQ-meting wordt uitgevoerd om de kwaliteit van zorg te meten en dat in overleg met de ondernemingsraad vervolgstappen worden geconcretiseerd. dat met medewerkers zorgvuldig, volgens de lijnen van het communicatieplan, wordt gecommuniceerd. dat u aandacht besteedt aan een goede begeleiding voor de achterblijvende medewerkers. Om ieder kwartaal te inventariseren welke signalen van medewerkers er zijn op het gebied van kwaliteit en in overleg met de ondernemingsraad vervolgstappen worden geconcretiseerd. Om eens per 6 weken op de overlegvergadering de ondernemingsraad te monitoren hoe ver het staat met herplaatsing en wat de status is van de ontslagaanvragen. Memorandum 001 28 januari 2015 Pagina 5 van 7
Om een uiterste inspanning te doen om met de vakbonden tot een akkoord te komen over een sociaal plan en indien dat per 15 februari 2015 niet is gelukt, een sociaal plan af te sluiten met de ondernemingsraad middels een ondernemingsovereenkomst. In de bijlage treft u een opsomming van de documenten die de ondernemingsraad heeft betrokken bij dit advies. Vanzelfsprekend verwacht de ondernemingsraad een aparte adviesaanvraag per reorganisatie van een bedrijfsonderdeel, voor zover nog niet beschreven in dit plan. Dat geldt eveneens voor het inhuren van deskundigen (conform art. 25.1 lid n) Ook voor uitvoeringsbesluiten, bijvoorbeeld over roosterbeleid, ziet de ondernemingsraad uw voorgenomen besluit en adviesaanvraag graag tegemoet. De ondernemingsraad ziet uw besluit conform artikel 25, lid 5 van de WOR met belangstelling tegemoet. Wij willen u er nog op wijzen dat, indien uw besluit niet overeenstemt met ons advies, u dit grondig dient te motiveren en uw besluit met één maand dient op te schorten (artikel 25, lid 6). Met vriendelijke groet, e Paanakker Voorzitter ondernemingsraad Bijlage: overzicht documenten Memorandum 001 28 januari 2015 Pagina 6 van 6
Bijlage 1 bij memorandum 2015.001 van 28 januari 2015 Advies reorganisatie stichting Catharina Onderzoeken/ documenten die samenhangen met de adviesaanvraag Datum Betreft opmerkingen 01-01 -2014 Strategische PersoneelsPlanning (SPP); plan van aanpak transitie DGG (van P&O manager) (736) Kerndocument; samenhangend; geeft aan wat moet gebeuren in samenhang 2012 Benchmark Actiz Zorg 2012-2014 01-06-2014 Stappenplan naar HD 2.0 van woonzorgmanager Telina; (757) - Verslagen van de gehouden sessies 22-07-2014 Verslag (Ramona) van de bijeenkomst waar de presentatie is gehouden door WZW (werkgeversorganisatie Zorg en Welzijn) over instrumenten mbt SPP 20-11-2014 Adviesaanvraag concept reorganisatieplan 2018 versie 3.0 03-12-2014 Verslag overlegvergadering Vragen en antwoorden nav het conceptorganisatieplan 05-12-2014 Begroting 2015 st. Catharina 08-12-2014 Concept soc aalplan versie 1 09-12-2014 Overzicht beschikbare functies tov functies die verdwijnen (FWG passend) 09-12-2014 Overzicht formatie(reductie) per functie 09-12-2014 Overzicht huidige functies, met vermelding van status (vervalt, blijft, reduceert) 09-12-2014 Concept reorganisatieplan 2018 versie 4.0 15-12-2014 Email van bestuurder met aanvullende informatie over de vrijwillige vertrekregeling en opschorten termijn voor advies van 19-12-2014-9-1-2015 23-12-2014 Adviesaanvraag keuze mobiliteitsbureau 29-12-2014 Memo 1025 van OR aan bestuurder Over adviestermijn 29-12-2014 Memo 1026 van OR aan bestuurder Vragen over begroting en conceptreorganisatieplan 4.0 05-01-2015 Schriftelijke beantwoording bestuurder memo 1026 07-01-2015 Concept sociaal plan versie 2 07-01-2015 Performance dashboard begroting 2015
07-01-2015 Concept communicatieplan versie 1 09-01-2015 Memo 002 van OR aan bestuurder Vragen over sociaal plan en aanbeveling voortzetten gesprek met vakbonden 14-01-2015 Advies OR (003) over keuze mobiliteitsbureau 19-01-2015 Schriftelijke beantwoording bestuurder memo 002 21-01-2015 Concept sociaalplan versie 3 21-01-2015 Concept communicatieplan versie 2 2