Verslag VERSLAG VAN BESPREKING BESPREKING OPGEMAAKT DOOR Vergadering Algemeen Bestuur te Radio Kootwijk R. Marissen-Vrugt DEELNEMERS Aanwezig: de heren Bussink, Van Amerongen, Odink, Maenhout, Van Vreeswijk, Van Leeuwen, Dragt, Nagel, Van Veelen, Stegeman, Van Helden; Vanaf agendapunt 3: de heer De Haan en mevrouw Lepage Afwezig: de heer Brink 1. Opening De vice-voorzitter opent de vergadering om 11.15 uur en meldt de afwezigheid van de heer Brink in verband met ziekte. De vice-voorzitter spreekt een welkom uit naar de heer Van Vreeswijk, door het college van waterschap Vallei en Veluwe aangewezen als vaste afgevaardigde in het Algemeen Bestuur. De vaste vervanger zal zijn de heer D.S. Schoonman, getuige de brief van dat college zoals in de agenda opgenomen als ingekomen post. 2. Aanwijzing van de voorzitter en het derde lid Dagelijks Bestuur De vice voorzitter memoreert het terugtreden van de heer V. Doorn als bestuurder en voorzitter van GBLT. Hij spreekt de erkentelijkheid uit voor de bewezen diensten. Hij verwijst daarbij naar de geplande afscheidsbijeenkomst op 30 november. De vice voorzitter verwijst naar de vastgestelde procedure voor de verkiezing waarbij hij opmerkt dat tien van de elf deelnemers zijn vertegenwoordigd in de vergadering. Wanneer een verkiezing leidt tot een staking van de stemmen, zal de verkiezing nogmaals worden geagendeerd in een volgende vergadering. In overeenstemming met het geagendeerde voorstel stemt de vergadering in met de orde van de verkiezing en tevens met de vertrouwelijke behandeling van dit onderdeel van de vergadering. De vice-voorzitter geeft in bespreking de profielschets van het bestuur, zoals deze op verzoek van het Dagelijks Bestuur is voorgesteld. Hij meldt daarbij dat de profielschets bedoeld is als een leidraad voor het toekomstig handelen van het bestuur. De voorzitter constateert dat de profielschets geen aanleiding geeft voor discussie, zodat deze wordt vastgesteld. De vice-voorzitter vraagt aan de heer Van Amerongen om de leiding van de bespreking over te nemen en zo geschiedt.
De heer Van Amerongen brengt in de vergadering dat de vice-voorzitter, heer Bussink, kandidaat is voor het voorzitterschap en vraagt uit de kring van waterschappen of er meerdere kandidaten zijn. Dat is niet het geval. De heer Van Amerongen stelt voor om de heer Bussink bij acclamatie te benoemen. De vergadering stemt in en de heer Bussink wordt benoemd en gefeliciteerd als nieuwe voorzitter van GBLT. De nieuwe voorzitter treedt in functie en leidt van hier de vergadering. Het volgende onderdeel is de aanwijzing van de een derde lid in het Dagelijks Bestuur. Ook voor deze positie kwalificeren alleen de afgevaardigden namens de waterschappen. De kring rond gaande melden zich de heren Maenhout en Odink als kandidaat voor het Dagelijks Bestuur. Beide kandidaten krijgen de gelegenheid om hun beschikbaarheid toe te lichten. Een aantal mede bestuurders stelt aanvullende vragen. De voorzitter verwijst naar de vastgestelde procedure voor schriftelijke stemming en vraagt de directeur om de stemmen te tellen. Deze meldt dat tien stemmen zijn uitgebracht, waarvan zes op de heer Maenhout. De voorzitter stelt vast dat de heer Maenhout is verkozen en door het Algemeen Bestuur wordt benoemd tot lid van het Dagelijks Bestuur. De vergadering wordt geschorst om de benoemde bestuurders te kunnen feliciteren en de ambtelijke staf uit te nodigen voor het vervolg van de vergadering. 3. Pauze 4. Mededelingen De heer Bussink heet de aanwezigen op de publieke tribune van harte welkom. Vervolgens richt de heer Bussink een speciaal woord van welkom aan de heer De Haan, de nieuwe manager planning en audit van GBLT. De heer De Haan presenteert zichzelf aan het Algemeen Bestuur als versterking op het gebied van besturing en verantwoording. De heer Van Helden attendeert op het bestuurlijke afscheidsdiner van de heer Doorn op 30 november 2016 in Apeldoorn. Het afscheid wordt georganiseerd samen met Aqualysis. Over de stand van zaken met betrekking tot de exploitatie van GBLT merkt de heer Van Helden op dat deze nog steeds voldoet aan de begroting en dat hard gewerkt wordt aan het behalen van de productie. De post onvoorzien bevat nog 175.000 aan niet bestede middelen. De heer Van Helden deelt mede dat de kandidaat-gemeente waarmee gesprekken worden gevoerd over mogelijke toetreding tot GBLT wat GBLT betreft niet zal toetreden met ingang van 2018, maar op z n vroegst met ingang van 2019. Eind 2017 zal toetreding opnieuw worden besproken in het Algemeen Bestuur. De heer De Haan deelt mede dat de interim-controle door Deloitte dit jaar pas in september heeft plaatsgevonden en dat Deloitte de concept-versie van de Management Letter binnenkort aanlevert. De Management Letter wordt na bespreking door het Dagelijks Bestuur geagendeerd voor het Algemeen Bestuur. Een aantal bestuursleden geeft aan dat Deloitte ook bij een aantal waterschappen in gebreke blijft met het tijdig aanleveren van gegevens. Met betrekking tot de Dienstverleningsovereenkomst (DVO) voor 2017 deelt de heer De Haan mede dat zoals afgesproken in grote lijnen is vastgehouden aan voorgaande jaren en dat een aantal aanpassingen heeft plaatsgevonden op basis van opmerkingen van de deelnemers. De DVO 2017 is vastgesteld in de vergadering met de financiële contactpersonen d.d. 14 november 2016 en de vergadering met de hoofden middelen d.d. 16 november 2016. Afgesproken is dat in 2017 de DVO wordt doorgelicht op het eventueel aanscherpen van de prestatieafspraken.
5. Verslagen a. Verslag vergadering Algemeen Bestuur GBLT d.d. 31 augustus 2016 redactioneel en naar aanleiding van Het verslag wordt ongewijzigd vastgesteld. b. Besluitenlijst vergadering Dagelijks Bestuur d.d. 5 oktober 2016 Naar aanleiding van het besluit dat de heer Van Helden in gesprek zou gaan met de heer Van Leeuwen inzake de plaats van het ambtelijk vooroverleg voor AB-vergaderingen merkt de heer Van Leeuwen op dat hij een uitstekend en open gesprek heeft gehad met de heer Van Helden, maar dat hij een andere verwachting van dit gesprek had dan in de besluitenlijst verwoord staat. De heer Bussink zegt toe dat het Dagelijks Bestuur in haar volgende vergadering terugkomt op deze formulering. Op de vraag van de heer Odink of de afvaardiging naar het bestuurlijk overleg inzake het Onderzoek Heffingstechnologie een landelijk overleg is antwoordt de heer Bussink bevestigend. c. Besluitenlijst vergadering Dagelijks Bestuur d.d. 26 oktober 2016 De heer Nagel vraagt naar het oninbaar genoemde bedrag en of het hier een regulier bedrag betreft. De heer Van Helden antwoordt dat GBLT in 2015 is gestart met een inhaalactie voor inning bij debiteuren. Het resultaat van de inhaalactie is dat een groot aantal oninbare bedragen voor het derde kwartaal is opgelopen. Dit is incidenteel. De deelnemers die het betreft zijn inmiddels geïnformeerd. Er is ook een structurele landelijke tendens dat het aantal oninbare bedragen oploopt. Omdat de heer Van Vreeswijk de vergadering vroegtijdig moet verlaten volgt hierna de bespreking van agendapunt 7. 7. Interne beheersing Voorstel: Het Algemeen Bestuur neemt kennis van de wijze waarop de directie de aanbevelingen over de interne beheersing opvolgt. De heer Van Helden leidt het agendapunt in met de mededeling dat GBLT momenteel bezig is met het wegwerken van de werkvoorraden, het opleveren van de jaarrekening en met aanvullende acties. De vraag hoe het toekomstige gegevensbeheer moet worden ingericht kan pas worden beantwoord in het eerste kwartaal van 2017 in plaats van in het vierde kwartaal van 2016 zoals eerder aan het Algemeen Bestuur was toegezegd. De heer Van Vreeswijk maakt zich zorgen over de optredende vertragingen binnen GBLT. De heer Van Vreeswijk pleit ervoor om deze zoveel mogelijk te voorkomen in verband met de termijnen die gehaald moeten worden. De heer Van Vreeswijk dringt er bij GBLT op aan om KPI s te ontwikkelen voor de jaarrapportage 2016 zodat zichtbaar wordt hoe hard de cijfers zijn, welke trends worden geconstateerd en deze te presenteren in het Algemeen Bestuur, omdat deze gevolgen kunnen hebben voor de DVO s 2018. De heer Van Vreeswijk adviseert om de kennis van de deelnemers in te zetten bij dit verbeterproces. De heer Van Helden dankt de heer Van Vreeswijk voor dit aanbod van capaciteit. De kennis waar GBLT op dit moment behoefte aan heeft is kennis van dataverwerking, zoals bij banken en financiële instellingen. Het bestuur heeft eerder aangedrongen op een onderscheid tussen het meten van activiteiten en het meten van de effecten, aldus de heer Van Helden. Omdat de effecten nog niet meetbaar zijn is er nu toch behoefte aan verantwoording van uitgevoerde activiteiten. Op verzoek van het Dagelijks Bestuur is de rapportage aangevuld met een overzicht van de activiteiten die zichtbaar op orde zijn.
Ook de heer Maenhout maakt zich zorgen over de effecten van de verjaring van 2013 en de uitval 2014, 2015, 2016 omdat deze hebben geleid tot een toename van het aantal kwijtscheldingen, toename van de debiteurenstand en de groei van het bedrag voor oninbaar. De heer Bussink deelt mede dat deze toename te maken heeft met het verleden waarin de belastingaanslagen werden gecombineerd met de facturen van Vitens. Nu deze zijn los gekoppeld vinden de burgers ook de weg naar het verzoek om kwijtschelding. Het bedrag oninbaar heeft betrekking op de periode 2013-2015 dat nu weggewerkt is. De heer Maenhout concludeert uit de rapportage dat de interne beheersing binnen GBLT op schema zit en spreekt de hoop uit dat de zaken na 2016 aantoonbaar beheersbaar en er geen grote achterstanden meer zullen zijn. Naar aanleiding van de paragraaf over extra controles vraagt de heer Maenhout nadere informatie over de extra controles van 14.300 bedrijven. De heer Van Helden antwoordt dat nieuw gevestigde bedrijven individueel beoordeeld moeten worden op belastingplicht. ZZP-ers worden wel als nieuw bedrijf ingeschreven bij de Kamer van Koophandel, maar staan als belastingplichtige reeds geregistreerd. Het is zaak om dit onderhanden werk niet te laten oplopen. De heer Van Amerongen sluit zich aan bij de gemaakte opmerkingen over het belang van interne beheersing en is benieuwd naar de mening van de accountant over de door GBLT genomen maatregelen om de interne beheersing zo spoedig mogelijk op orde te krijgen. De heer Odink ziet wel verbetering in de interne beheersing, maar is evenals de heer Van Amerongen, van mening dat er wel een tandje bijgezet mag worden. Naar aanleiding van de toelichting op het wegwerken van de werkvoorraden vraagt de heer Van Leeuwen of de extra inhuur niet voldoende is geweest. De heer Van Leeuwen dringt erop aan dat concrete maatregelen worden genomen om de werkvoorraden weg te werken. Naar de mening van de heer Van Leeuwen worden de risico s door GBLT enigszins onderschat wanneer de gewenste effecten niet worden bereikt. De heer Stegeman memoreert het eerder genomen besluit dat prognoses alleen nog worden afgegeven op basis van daadwerkelijke cijfers. De heer Stegeman wijst op het belang van helderheid over de jaarrekening volgend jaar voor de waterschappen en vreest een fellere betrokkenheid van de AV s van de waterschappen en imagoschade wanneer GBLT er niet in slaagt om deze helderheid te geven. Als er eenmalig extra capaciteit nodig is om de noodzakelijke maatregelen te effectueren dan heeft de heer Stegeman hiertegen geen bezwaar. Ook de heer Maenhout heeft hiertegen geen bezwaar. De heer Bussink memoreert dat er uitgangspunten zijn genomen voor het opvolgen van de aanbevelingen in het onderzoek van de accountant. In hetzelfde gremium is toen besloten om zorgvuldigheid voorrang te doen verlenen boven snelheid. De vertragende factoren hebben te maken met deze zorgvuldigheid. De heer Bussink is positief over de ter vergadering gemaakte opmerkingen dat de stappen vooruit zichtbaar zijn. Naar aanleiding van de gemaakte opmerkingen en vragen merkt de heer Van Helden op dat GBLT zelf ook de verbeteringen ziet, maar is zich er ook van bewust dat het verbeterproces nog niet gereed is. GBLT doet er naar de wens van het Algemeen Bestuur alles aan om de belastingopleggingen voor 2016 volledig correct op te leggen en hierover verantwoording af te leggen en de handelswijze aan te passen van correctief naar preventief handelen. In het verleden zijn de rapportages gemaakt op basis van schattingen gebaseerd op de historie. De accountant heeft echter aangegeven dat alleen datgene dient te worden gerapporteerd dat kan worden bewezen. De heer Bussink vervolgt dat daarom bestuurlijk ervoor is gekozen om de prognoses zo dicht mogelijk bij het waarheidsgehalte te brengen om te voorkomen dat er regelmatig bijstelling van de kerncijfers zou moeten plaatsvinden.
De heer Van Leeuwen vraagt of het zo kan zijn dat de cijfers van hetgeen daadwerkelijk is gerealiseerd in 2016 voor de waterschappen zou kunnen tegenvallen maar dat er in de jaren erna mogelijk wel meevallers kunnen zijn. De heer Stegeman memoreert de presentatie in de vorige vergadering waarin werd aangegeven dat er formeel juridisch drie jaar tijd is om aanslagen op te leggen. Omdat dit wel gevolgen heeft voor de burgers pleit de heer Stegeman ervoor om zo goed mogelijk bij te blijven. De heer Bussink antwoordt hierop dat zowel het Dagelijks en Algemeen Bestuur als de directie en uitvoerenden van GBLT als taak op zich hebben genomen om de aanslagen zo dicht mogelijk bij het betreffende jaar op te leggen. De heer Van Helden vult aan dat dit voor het jaar 2016 al zichtbaar zal zijn. Mevrouw Lepage komt terug op de ICT-vraag die eerder in de vergadering gesteld is. Het ICT-systeem draait om twee zaken: enerzijds zaken die door Centric worden uitgevoerd en anderzijds zaken die door GBLT zelf worden uitgevoerd. Via beide sporen wordt gewerkt met het programma gegevensbeheer. Het Centric-spoor met de aansluitingen op de LV WOZ verloopt volgens verwachting. Voor de zaken die GBLT uitvoert wordt met de scrummethode diep in het systeem gekeken waar er uitval is, waardoor deze wordt veroorzaakt en hoe deze structureel kan worden voorkomen. De heer Van Vreeswijk verlaat de vergadering. 6. Ingekomen post 6.a Brief van de provincie Overijssel inzake toezichtsvorm begroting 2017 Het Algemeen Bestuur neemt kennis van de inhoud van de brief. De heer Van Helden meldt dat deze berust op een misverstand en draagt zorg voor de schriftelijke beantwoording van de brief. 8. Herfinanciering langlopende lening Voorstel Het Algemeen Bestuur besluit De bestaande langlopende lening ( 2 miljoen) van GBLT bij de NWB te vervangen door een permanente kredietfaciliteit bij de huisbankier. Dat het gebruik van de kredietfaciliteit overeenkomstig de beperkingen van de wet FIDO (kasgeldlimiet) zal zijn. Naar aanleiding van de vraag van de heer Van Leeuwen over het terugvloeien van geld naar de deelnemers antwoordt de heer Van Amerongen dat indien er geld overblijft wel zal worden gedacht aan de deelnemers, maar dat een dergelijk bedrag niet op voorhand wordt overgeheveld. Dit dient dan een besluit te zijn van het Algemeen Bestuur op voorstel van het Dagelijks Bestuur. De heer Van Amerongen verwacht dat het voorstel niet pas in 2018 een positief effect zal hebben, maar ook al voor 2017. De heer Van Amerongen pleit ervoor om bij toekomstige leningen ook te onderzoeken of hiervoor mogelijkheden zijn bij gemeenten en waterschappen. De heer Maenhout wijst in dit verband op de mogelijkheid van de waterschapsbank.
9. Elektronische bekendmaking Voorstel Het Algemeen Bestuur wordt gevraagd in te stemmen met het Besluit elektronische bekendmaking en kennisgeving GBLT. Naar aanleiding van de vraag van de heer Stegeman of het juist is dat een burger die de belastingaanslag elektronisch ontvangt en deze niet op tijd betaalt dan een herinnering als hard-copy ontvangt vermeerderd met acht euro boete antwoordt mevrouw Lepage dat dit een correcte gang van zaken is. De burger die zichzelf bij de Berichtenbox op Mijn Overheid heeft aangemeld ontvangt uitsluitend nog digitaal bericht via deze Berichtenbox. Om te voorkomen dat burgers hierdoor verrast worden heeft GBLT nog één keer een brief gestuurd om dit aan te kondigen. De boete wordt opgelegd omdat volgens de wet iedere burger zelf verantwoordelijk is voor het betalen van de eigen belasting. 10. Aanpassing register belastingsoorten Voorstel Het Algemeen Bestuur neemt kennis van de uitbreiding van de dienstverlening aan de gemeente Nijkerk met de belastingsoort Bedrijven Investeringszone (BIZ). In de notitie staat vermeld dat BIZ geen nieuwe belastingsoort voor GBLT is. De soort geldt als standaard dienstverlening en leidt niet tot een hogere bijdrage. De heer Nagel vraagt hoe dit zich verhoudt tot de belastingsoort Diftar die indertijd ook al was uitgedacht, maar waarvoor wel extra kosten in rekening werden gebracht. De heer Van Helden antwoordt dat de uitbreiding van belastingsoorten niet erg kostbaar is wanneer deze meekan in een gecombineerde aanslag. Bij de BIZ betreft het een beperkt aantal van enkele tientallen aanslagen. Voor Diftar is de productie afhankelijk van de automatisering die nog niet gereed is, waardoor de kosten hoger uitvallen. 11. Vergaderkalender 2017 De voorgestelde vergaderkalender 2017 wordt goedgekeurd en vastgesteld. De uitnodigingen voor de vergaderingen worden verzonden naar de leden van het Algemeen Bestuur. 12. Presentatie imago-onderzoek In verband met de tijd wordt besloten om de presentatie later op de middag te doen plaatsvinden tijdens de Relatiedag. Aldus is geschied. 13. Wat verder ter tafel komt De heer Odink brengt naar voren dat het waterschap DOD een brief zal sturen naar GBLT waarin de zorgen worden uitgesproken over nieuwe toetreders terwijl de zaken in huis nog niet goed op orde zijn. 14. Sluiting De voorzitter sluit om 13.00 uur de vergadering onder dankzegging aan de aanwezigen voor hun inbreng.