DEEL I Aan De Slag Twee Hoofdstukken: Rollen en Structuur voor Dagelijks Oefenen Richtlijnen voor Oefenen Mike Mike Rother // Verbeter Improvement Kata Kata Handboek Handbook Rollen Roles en Structuur and Structure 1
Lean Management Teachers Deze Nederlandse vertaling wordt u aangeboden door: Lean Management Teachers Prins Willem Alexanderlaan 1427 7312 GB Apeldoorn www.leanmanagement.nl Nederlandse vertaling door: Emiel van Est emiel@leanmanagement.nl
Rollen en Structuur voor Dagelijks Oefenen van de Verbeter Kata Dit hoofdstuk beschrijft een basisopzet die je nodig hebt voor het oefenen zoals beschreven in de delen II en III Mike Rother / Verbeter Kata Handboek Rollen en Structuur 2
ORGANISEER EEN DAGELIJKS MENTOR/LEERLING PROCES Om mensen te coachen in het oefenen van het Verbeter Kata patroon De routine van de Verbeter Kata is van nature niet moeilijk, maar hij kan moeilijk zijn om te oefenen omdat we er niet aan gewend zijn en terugvallen naar het bekende. Net als in de sport en de muziek, moet het oefenen van een vaardigheid worden gedaan onder periodieke observatie en begeleiding van een ervaren coach. Zonder coaching raken we van het pad af en oefenen we niet het juiste patroon, of we oefenen ineffectief. Zonder coaching zal een verandering in de mindset van de leerling waarschijnlijk niet optreden. Mike Rother / Verbeter Kata Handboek Rollen en Structuur 3
COACHING IS EEN SLEUTEL VARIABELE OEFENEN Frequent COACHING Corrigerende feedback KATA Een gestructureerde oefenroutine MEESTERSCHAP Obstakels overwinnen Oefening met corrigerende feedback is een belangrijk deel van effectieve vaardigheidtraining. Als de leerling de Verbeter Kata niet leert of de Doeltoestanden worden niet gehaald, onderzoek dan de coaching. Mike Rother / Verbeter Kata Handboek Rollen en Structuur 4
De Rollen Mike Rother / Verbeter Kata Handboek Rollen en Structuur 5
DE TWEE HOOFDROLLEN ZIJN COACH & LEERLING OPZET Deze rollen weerspiegelen meestal een hiërarchische relatie, al zijn er uitzonderingen. Coaching gebeurt één-op-één; één leerling, één coach. De Leerling past de Verbeter Kata toe op een echt proces. Onderwijst de Verbeter Kata Past de Verbeter Kata toe Proces Coach (Mentor) Supervisor of manager Leerling (Mentee) Persoon verantwoordelijk voor het proces In dit handboek zullen we naar de Mentee verwijzen als de Leerling" en de Mentor als de "Coach." Mike Rother / Verbeter Kata Handboek Rollen en Structuur 6
DE COACH ZAL DE LEERLING DOOR HET HELE PROCES BEGELEIDEN Leerling Begrijp de Richting Begrijp de Huidige Toestand Vastleggen Volgende Doeltoestand PDCA Richting Doeltoestand Verbeter Kata Coaching & Instructie Coaching Cycli Coaching Kata Coach Mike Rother / Verbeter Kata Handboek Rollen en Structuur 7
TWEE VERSCHILLENDE AANDACHTSPUNTEN Het doel van de Leerling is het bereiken van de Doeltoestand. Het doel van de Coach is om de vaardigheden van de Leerling in het toepassen van het Verbeter Kata patroon te vergroten. De taak hier is het ontwikkelen van het vermogen van mensen om met het Verbeter Kata patroon uitdagende doelstellingen te halen, door de Leerling te betrekken en te begeleiden in het oefenen van de Verbeter Kata Coaching De taak hier is om het patroon van de Verbeter Kata te gebruiken om een Doeltoestand te bereiken en een Uitdaging te halen. Verbeter Kata Storyboard van de Leerling Coach (Manager) Leerling Proces Mike Rother / Verbeter Kata Handboek Rollen en Structuur 8
KEY POINT OVER DE LEERLING EN DE COACH Er is een speciale overlap van verantwoordelijkheden tussen de coach en de leerling. Ze zitten er samen in. De leerling is verantwoordelijk voor het doen. De coach is verantwoordelijk voor het resultaat, maar kan geen oplossingen geven aan de leerling. Waarom? Omdat de oplossingen nog niet bekend zijn, en omdat het geven van oplossingen het leren van de leerling belemmert. Deze overlap creëert de onderlinge afhankelijkheid tussen de coach en de leerling, zoals twee lopers in een driebenen race. De leerling is bezig met de stappen naar de Doeltoestand (het wat), terwijl de coach werkt aan hoe de leerling dat benadert. Mike Rother / Verbeter Kata Handboek Rollen en Structuur 9
DE ONDERLINGE AFHANKELIJKHEID TUSSEN COACH & LEERLING De coach begeleidt de leerling in de procedure, maar is afhankelijk van de leerling voor het nemen van de stappen naar de Doeltoestand langs een onbekend pad. De leerling trekt de coach en het team over het leerpad naar de Doeltoestand. De coach begeleidt vooral het proces, niet de inhoud van de acties van de leerling. De coach stelt procedurele vragen en geeft een procedurele leidraad... Coach Leerling...de leerling werkt naar de Doeltoestand en deelt de lessen uit de laatste stap op het pad. De leerling zal de coach vaak voor zijn op de inhoud waaraan gewerkt wordt. Mike Rother / Verbeter Kata Handboek Rollen en Structuur 10
TWEE AANVULLENDE ROLLEN 2e Coach en Teamleden Team Storyboard van de Leerling Process 2e Coach Coach Leerling Teamleden Coacht de coach. Verantwoordelijk voor de doeltreffendheid van het onderwijzen van de coach De 2e coach kan de leidinggevende van de coach zijn, of een staf specialist (bijv. een Lean stafmedewerker). Net als de coach, moet de 2e coach ervaring hebben met de Verbeter Kata. Mensen in het proces. Werken met de Leerling aan het doorbreken van obstakels Een coach werkt voor een langere periode met de leerling, maar de 2e coach kan periodiek wisselen. Mike Rother / Verbeter Kata Handboek Rollen en Structuur 11
TAKEN PER ROL 2 e Coach Coach Leerling Team Proces Teamleden Leerling en Team (De Proceseigenaren): Gebruiken de Verbeter Kata om een Doeltoestand vast te leggen en er naar toe te werken. De Leerling voert experimenten uit met PDCA en ontwikkelt oplossingen voor obstakels in dagelijkse dialoog met de coach en de proces operators. Coach / Lijnmanager (De Docent): Voert dagelijkse coaching cycli met de Vijf Vragen. Zorgt er voor dat de leerling wetenschappelijk richting de Doeltoestand werkt volgens het patroon van de Verbeter Kata. Het is de taak van de coach om de leerling te ontwikkelen door de leerling te begeleiden met de Verbeter Kata procedure, niet om het proces te verbeteren. 2e Coach (Coacht de coach): Observeert periodiek coaching cycli van de coach met de leerling. Helpt de coach/manager zijn of haar coaching vaardigheden te ontwikkelen. Zorgt ervoor dat de Doeltoestand van het team in lijn is met een grotere Uitdaging zoals een Future State Value Stream ontwerp. Mike Rother / Verbeter Kata Handboek Rollen en Structuur 12
DRIE WETENSCHAPPERS! Storyboard van de Leerling 2e Coach Coach Leerling Proces Teamleden De Leerling probeert wetenschappelijk te zijn in het streven naar de Uitdaging, door de Verbeter Kata te gebruiken zoals beschreven in Deel II. De leerling zoekt naar oorzaak en gevolg tussen genomen stappen en vooruitgang richting de Doeltoestand. De Coach probeert wetenschappelijk te zijn bij het laten oefenen en internaliseren van het patroon van de Verbeter Kata door de Leerling, volgens de Coaching Kata beschreven in Deel III. De Coach is op zoek naar oorzaak en gevolg tussen de aanpak van de Leerling en de vooruitgang richting de huidige Doeltoestand. De 2e Coach probeert wetenschappelijk te zijn in de hulp aan de Coach bij het oefenen en leren van effectieve coaching vaardigheden. De 2e Coach is op zoek naar oorzaak en gevolg tussen de acties van de Coach en de groei van de vaardigheden van de Leerling in het toepassen van het Verbeter Kata patroon. Mike Rother / Verbeter Kata Handboek Rollen en Structuur 13
Het Verbeter Kata Storyboard van de Leerling Mike Rother / Verbeter Kata Handboek Rollen en Structuur 14
Het storyboard van de leerling is een ʻlevend documentʼ met de elementen en het lopende verhaal over de toepassing van de Verbeter Kata op een bepaald proces. Een proces heeft slechts één Verbeter Kata bord. Het bord zelf doet niets. Het wordt gebruikt ter ondersteuning van de interactie tussen leerling en coach in het verbeteringsproces. Die interactie moet idealiter zo dicht mogelijk bij het focus proces plaatsvinden, dus dat is meestal de plek waar het storyboard staat. Mike Rother / Verbeter Kata Handboek Rollen en Structuur 15
STORYBOARD - STARTPOSITIE Begin met een bord met deze zes velden en koppen Focus Proces: Uitdaging: Lege velden waar informatie zal worden toegevoegd en bijgewerkt als de leerling door het patroon van de Verbeter Kata gaat. Doeltoestand Realisatiedatum: Huidige Toestand PDCA Cycli Registratie Parkeerplaats Obstakels Maak eerst een bord met dit format. Aangezien je bord zal evolueren hoef je je nu geen zorgen te maken over het ideale bord. Mike Rother / Verbeter Kata Handboek Rollen en Structuur 16
FOCUS PROCES Er zijn veel processen in een value stream Het woord "proces" verwijst naar verschillende soorten activiteiten, niet alleen productieprocessen. Laden en lossen, orderinvoer, laboratorium procedures, behandeling van klantretouren, enz. Denk aan processen als de schakels van een waardestroom die een klant bedient. Proces Planning Proces Proces Proces Proces Proces Proces Proces Value Stream Mike Rother / Verbeter Kata Handboek Rollen en Structuur 17
VAAK START JE MET HET PACEMAKER" PROCES Dit is het stroomafwaarts gelegen, klant einde van de waardestroom (Zie Appendix 1 in Toyota Kata en pagina 90 in Learning to See) Production Control OXOX Hoeveel variatie hebben we hier nu? Stamping Welding Assembly FIFO Packing Hoeveel variatie willen we hier? Dit is het trekkende proces in een waardestroom en variabiliteit hier heeft een negatief effect op processen stroomopwaarts, waardoor de oorzaken van problemen stroomopwaarts moeilijker te begrijpen zijn. Een goede aanpak is om naar vermindering van de variatie in het pacemaker proces te streven en dan te kijken naar welke plek in de waardestroom je wordt geleidt door deze inspanning. Echter, voor beginners is het belangrijker om een gemakkelijk te begrijpen proces te kiezen voor de eerste oefeningen, zodat zij zich op het patroon van de Verbeter Kata kunnen concentreren. Zodra een leerling op een competent niveau is kun je een proces kiezen dat meer in overeenstemming is met de zakelijke doelstellingen. Mike Rother / Verbeter Kata Handboek Rollen en Structuur 18
STORYBOARD VAN DE LEERLING Leerling en coach concentreren nu op dit veld Focus Proces: Uitdaging: Doeltoestand Realisatiedatum: Huidige Toestand PDCA Cycli Registratie Parkeerplaats Obstakels Mike Rother / Verbeter Kata Handboek Rollen en Structuur 19
Value Stream Mapping DE VALUE STREAM BEKEKEN Als je een focus proces selecteert veronderstellen wij dat je een current-state value stream map hebt getekend en een future-state map voor de productfamilie hebt ontwikkeld. Voor meer informatie over het maken van current-state en future-state value stream map zie het boek Learning to See. A) Loop door de waardestroom en teken een current-state map. Dit helpt je de overall flow te begrijpen en de segmenten, of loops van de waardestroom te identificeren. B) Je future-state ontwerp (map) beschrijft op een grafische manier hoe je wilt dat de waardestroom over 1 tot 3 jaar functioneert. Production Control OXOX Stamping Welding Assembly Packing FIFO Mike Rother / Verbeter Kata Handboek Rollen en Structuur 20
Implementatie van de Verbeter Kata Wie moeten de eerste leerlingen zijn, en wie zal hen coachen? Mike Rother / Verbeter Kata Handboek Rollen en Structuur 21
Lessons Learned ENKELE GELEERDE LESSEN OVER HET IMPLEMENTEREN VAN DE VERBETER KATA Om het patroon van de Verbeter Kata in te bedden in de operatie van uw organisatie, zal uiteindelijk het middenmanagement het elke dag actief moeten coachen. Een beperkende factor is het Verbeter Kata coaching vermogen dat je in je organisatie hebt ontwikkelt. Je kunt niet breder en sneller uitbreiden dan je coaching mogelijkheden. Om de Verbeter Kata te kunnen coachen, moet je eerst leren hoe je de Verbeter Kata toepast. Je denkt misschien dat het uitrollen slechts betekent dat je mensen in de organisatie laat beginnen met het oefenen van de Verbeter Kata, maar in onze ervaring moet een implementatie worden begeleid. Richt een ʻAdvance Groupʼ op zoals beschreven op de volgende pagina s. Mike Rother / Verbeter Kata Handboek Rollen en Structuur 22
BEGIN MET EEN KLEINE ADVANCE GROUP Ook wel De Hoeders of Voorhoede Groep Advance Group verwijst naar een team van 3-5 mensen die de uitrol van het Verbeter Kata denken en doen in een organisatie of vestiging onder hun hoede hebben. Er kan één voorhoede groep zijn voor de hele organisatie, en een voorhoede groep op elke lokale vestiging. De Advance Group is niet verantwoordelijk voor het uitvoeren van alle coaching en training, noch voor het realiseren van de verbeteringen in alle processen. Dat is de verantwoordelijkheid van lijnmanagers en leiders die in hun werkgebieden coachen. De Advance Group onderwijst de opeenvolgende groepen leerling-managers in de organisatie. De Advance Group bevat een senior executive (de senior executive in kleine en middelgrote ondernemingen en op kleinere lokale vestigingen). De Advance Group is niet een Lean stafgroep, hoewel een Lean stafmedewerker lid kan zijn van de voorhoede groep. Hebt u een Lean staf, dan kan hun rol migreren naar "master coaches voor de lijnmanagers, die het hart van de Lean inspanning zijn. De Advance Group zal waarschijnlijk begeleiding nodig hebben van een externe coach, wat een externe consultant kan zijn. Mike Rother / Verbeter Kata Handboek Rollen en Structuur 23
ZONDER EEN ADVANCE GROUP DIE HET ONDER ZIJN HOEDE NEEMT ZAL DE UITROL WAARSCHIJNLIJK NIET LUKKEN Een perfecte implementatie van nieuwe vaardigheden plannen is onmogelijk, dus het is belangrijk om obstakels, problemen en zwakke punten op te merken als ze zich voordoen, er van te leren en het implementatieplan dienovereenkomstig aan te passen. Dat is de verantwoordelijkheid van de Advance Group. (x) mensen op niveau (x) van Verbeter Kata vaardigheid, en (x) processen onder Verbeter Kata management, op datum (x) Huidige Toestand Obstakels Problemen Oude Gewoontes Doel Toestand (datum) Je werkt aan een verandering van de manier waarop jouw organisatie mensen leidt. Er is dus behoefte aan PDCA op een hoger niveau. De Advance Group doet deze high-level reflectie en aanpassing. Mike Rother / Verbeter Kata Handboek Rollen en Structuur 24
EEN DRIE FASEN UITROL AANPAK Fase I Fase II Fase III - Uitbreiding in het normale bedrijfsproces van lijnmanagers, segment voor segment Verkenners bestuderen onderwerp Vorm Advance Group Advance Group Oefent de Verbeter Kata Senior Managers Lijn Managers Oefenen Supervisors Laat een paar ʻScoutsʼ zich vertrouwd maken met het Toyota Kata onderwerp. Het elementaire implementatie proces in deze fase is het oefenen en modeleren van het Verbeter Kata patroon op één managementlaag en het naar het volgende niveau te brengen door één-op-één coaching; zodat het gedragspatroon doordringt in de organisatie. Mike Rother / Verbeter Kata Handboek Rollen en Structuur 25
SEGMENT VOOR SEGMENT UITBREIDEN Op welk proces zal de Leerling de Verbeter Kata toepassen? Een segment = een proces en de bijbehorende keten van personen. Voeg alleen segmenten toe als je coaching capaciteit dat toestaat. Zodra je begint met de Verbeter Kata toe te pasen op een proces moet je niet meer stoppen. Het is dus beter om klein te beginnen dan te snel te veel mensen er in te betrekken. Advance Group Site Manager Manager of Supervisor Supervisor of Teamleider PROCESSEN Proces A Proces B Doel Coach <---> Leerling relatie Mike Rother / Verbeter Kata Handboek Rollen en Structuur 26
WIE GAAT EERST De Advance Group en misschien een paar geselecteerde managers zijn de eerste leerlingen. Zij oefenen de Verbeter Kata op kunstmatig geselecteerde processen om snel enige vaardigheid te krijgen. Advance Group Site Manager Manager. of Supervisor Supervisor of Teamleider PROCESSEN Proces A Proces B Waarom top-down? Midden managers hebben een sleutelrol in het onderwijzen en versterken van gewoontes van denken en doen in een organisatie. Als je Verbeter Kata initiatieven start met proces supervisors, terwijl ze omringd zijn door een andere manier van denken en doen van hun managers, dan is het onwaarschijnlijk dat de initiatieven standhouden. Mike Rother / Verbeter Kata Handboek Rollen en Structuur 27
HOE ZIET EEN UITROL ER UIT? (niet op schaal) Verkenners bestuderen onderwerp Vorm AG Serie van 3 Doeltoestanden (~ 25 PDCA cycli) voor oefenprocessen AG en eerste coaches oefenen de VK Advance Group maakt 6 12 maanden plan Segment 1 Aantal ervaren coaches in de organisatie Segment 2 Segment 3 Segment 4 Advance Group houdt twee-wekelijkse reflecties Advance Group reflecteert en volgende plan FASE I FASE II FASE III Rol Externe Coach Eerste instructeur en coach Iedere twee weken aanwezig 2e Coach Iedere 2-4 weken aanwezig Naar behoefte Mike Rother / Verbeter Kata Handboek Rollen en Structuur 28
ROTATIE TACTIEK VOOR HET ONTWIKKELEN VAN JE ADVANCE GROUP EN EERSTE COACHES Ervaren Verbeter Kata coaches zijn een schaars goed in het begin! In het begin zijn er geen ervaren coaches. Om dit probleem te overbruggen kun je als eerste oefenen door gebruik te maken van de volgende rotatie taktiek, waarbij elke persoon in een coaching oefengroep alle drie de rollen ervaart. Dit is een tijdelijke, kunstmatige structuur voor het oefenen zodat je snel enige vaardigheid en een paar coaches kunt ontwikkelen. Coach voor Proces A Leerling op Proces C 2e Coach voor Process B Mike Rother / Verbeter Kata Handboek Rollen en Structuur 29
ROTATIE OEFEN MODEL Voorbeeld voor 9 Personen Selecteer 3 processen, met 3 personen die per proces oefenen. Dit zijn de leden van de Advance Group + de extra coaches in opleiding. Omdat dit kunstmatig geselecteerde processen zijn wordt de Leerling gekoppeld aan de Supervisor van het proces om de Verbeter Kata op het proces toe te passen De leden van iedere groep rouleren binnen de eigen groep iedere 1-4 weken hun rol. 2 e Coach Coach Leerling Proces en Supervisor Proces 1 Proces 2 Proces 3 Mike Rother / Verbeter Kata Handboek Rollen en Structuur 30
PLANNING FORMULIER Personen en processen voor de eerste oefening Oefen Data Start: Eind: Wie zal er oefenen Rotatie Model Werkelijke Supervisor (Team met Leerling) Focus Proces Mike Rother / Verbeter Kata Handboek Rollen en Structuur 31