APPENDIX BELANGRIJKSTE FORMULIEREN

Transcriptie

1 APPENDIX BELANGRIJKSTE FORMULIEREN 1) De Verbeter Kata 2) De Rollen 3) Proces Analyse Stappen Tabel 4) Werkblad voor het klokken van Cycli 5) Informatie in een Doeltoestand 6) Dreyfus Niveaus (voor het meten van vaardigheid) Coaching Cyclus Formulieren: Wie Gebruikt Welke Formulieren Huidige / Doeltoestand Formulier (productie) Huidige / Doeltoestand Formulier (kantoor/service) Huidige / Doeltoestand Formulier (overig) Beschrijving van Werk Stappen & Volgorde Parkeerplaats Obstakels PDCA Cycli Registratie 5 Vragen Kaart (voorkant) 5 Vragen Kaart (achterkant) Coaching Cyclus Plan / Tracking (coach) Coaching Cyclus Observatie Formulier (2e coach) Mike Rother / Verbeter Kata Handboek Appendix - Formulieren 1 0

2 Lean Management Teachers Deze Nederlandse vertaling wordt u aangeboden door: Lean Management Teachers Prins Willem Alexanderlaan GB Apeldoorn Nederlandse vertaling door: Emiel van Est [email protected]

3 DE VERBETER KATA Begrijp de Richting Begrijpen Huidige Toestand Vastleggen Volgende Doeltoestand PDCA Richting Doel -Toestand ACT PLAN Doel Toestand CHECK Go and See DO D T HT De 5 Vragen Welke uitdaging streven we na? Wat vraagt onze Future State Value Stream Map? Wat is het huidige patroon van werken? Wat is het volgende patroon dat we willen hebben? Het stap voor stap ontdekkingsproces tussen waar we zijn en waar we als volgende willen zijn Mike Rother / Verbeter Kata Handboek Appendix - Formulieren 2

4 DE ROLLEN 2 e Coach (participeert periodiek) Coach (Lijnmanager) Coaching Kata Leerling en Team Verbeter Kata Leerling en Team (De Proceseigenaren): Gebruiken de Verbeter Kata om een Doeltoestand vast te leggen en er naar toe te werken. De Leerling voert experimenten uit met PDCA en ontwikkelt oplossingen voor obstakels in dagelijkse dialoog met de coach en de proces operators. Coach / Lijnmanager (De Docent): Voert dagelijkse coaching cycli met de Vijf Vragen. Zorgt er voor dat de leerling wetenschappelijk richting de Doeltoestand werkt volgens het patroon van de Verbeter Kata. Het is de taak van de coach om de leerling te ontwikkelen door de leerling te begeleiden met de Verbeter Kata procedure, niet om het proces te verbeteren. 2e Coach (Coacht de coach): Observeert periodiek coaching cycli van de coach met de leerling. Helpt de coach/manager zijn of haar coaching vaardigheden te ontwikkelen. Zorgt ervoor dat de Doeltoestand van het team in lijn is met een grotere Uitdaging zoals een Future State Value Stream ontwerp. Mike Rother / Verbeter Kata Handboek Appendix - Formulieren 3

5 DE VIJF STAPPPEN VAN DE TK PROCES ANALYSE Stap 1 Klantvraag en Geplande Cyclustijd Klant takt Geplande cyclustijd Huidig aantal shifts Stap 2 Kenmerken van het Huidige Proces 1) Maak kennis met het proces door het schetsen van een blokdiagram van Wat zijn batch groottes? - Waar lopen buffers vol? 2) Hoeveel fluctueert het proces? - Klok volledige werk cycli van iedere operator en maak grafieken - Zijn alle werkstappen van de operator gelijk van cyclus tot cyclus? 3) Noteer andere details over het huidige patroon van werken Stap 3 Stap 4 Stap 5 Machine Capaciteit Kan de automatische apparatuur de geplande cyclustijd ondersteunen? Hoe dicht zitten we aan de grens van de huidige machine capaciteit? Wat is de snelste cyclustijd die de machines nu kunnen ondersteunen? Benodigd Aantal Operators (als het proces stabiel zou zijn) Bereken aantal Operators Resultaat Metingen Maak een grafiek van (a) output per shift, (b) overwerk en iedere andere wenselijke resultaatmeting. No Yes Mike Rother / Verbeter Kata Handboek Appendix - Formulieren 4

6 WERKBLAD VOOR KLOKKEN CYCLI Meet eenheid Geobserveerde Tijden Observaties over het huidige werkpatroon Mike Rother / Verbeter Kata Handboek Appendix - Formulieren 5

7 INFORMATIE IN EEN DOELTOESTAND Focus Proces: Realisatie datum: (1 week - 3 maanden in de toekomst) KLANTVRAAG & GEPLANDE CYCLUS TIJD De taakeenheid en de tijd om deze te voltooien Hoe het spel gespeeld wordt De score BESCHRIJVING PROCES STAPPEN, VOLGORDE EN TIJDEN Toon het patroon van werken dat je wilt voor het focus proces op de realisatie datum. OVERIGE PROCES KENMERKEN Voorbeelden: Aantal operators Aantal shifts Waar 1x1 flow is gewenst Standard WIP Mate van cyclus fluctuatie Productie volgorde & seriegroottes Omsteltijd % Downtime PROCES METING(EN) Een aspect waartegen je real time kunt experimenteren Voorbeelden: Tijd per stap; stuk; pitch; etc. Mate van cyclustijdfluctuatie RESULTAAT METING(EN) - Een Doel Voorbeelden: Aantal stuks per uur of shift Overwerk Productiviteit Mike Rother / Verbeter Kata Handboek Appendix - Formulieren 6

8 DREYFUS NIVEAUS (voor het meten van vaardigheidsniveaus) Fase Kenmerken Werkstandaard Autonomie Kan C o a c hen 5 Expert Gaat niet meer af op regels, richtlijnen, stelregels Begrip van situaties en besluitvorming intuïtief Visie van wat mogelijk is 4 Meester Ziet wat in een situatie het belangrijkste is Neemt afwijkingen waar van normaal patroon Stelregels afhankelijk van situatie Uitstekende resultaten worden met relatief gemak bereikt Volledig aanvaardbaar niveau wordt routinematig bereikt In staat om verantwoord voorbij bestaande standaarden te gaan en eigen interpretaties te maken In staat om volledige verantwoordelijkheid te nemen voor eigen werk, en anderen te coachen 3 Competent Weet om te gaan met drukte. Ziet acties gedeeltelijk in termen van lange termijn doelen Heeft gestandaardiseerde en routinematige procedures Geschikt voor het doel maar verfijning kan ontbreken In staat om de meeste taken uit te voeren naar eigen oordeel 2 Gevorderd Actie gebaseerd op kenmerken of aspecten Situationele perceptie nog beperkt. Alle aspecten krijgen evenveel belang Waarschijnlijk worden eenvoudige taken aanvaardbaar afgerond In staat op eigen oordeel sommige stappen uit te voeren maar voor hele taak is begeleiding nodig 1 Beginner Naleven van regels en plannen Weinig situationele perceptie. Geen eigen oordeel Waarschijnlijk onbevredigend tenzij onder nauw toezicht Nauwlettend toezicht of instructie nodig Adapted from: Dreyfus, Stuart E., Formal Models vs. Human Situational Understanding: Inherent Limitations on the Modelling of Business Expertise, University of California, Berkeley, 1981 Mike Rother / Verbeter Kata Handboek Appendix - Formulieren 7

9 Coaching Cyclus Formulieren Mike Rother / Verbeter Kata Handboek Appendix - Formulieren 8

10 WIE GEBRUIKT WELKE FORMULIEREN Doeltoestand Formulier 2e Coach Coaching Cyclus Observatie Formulier Leerling Coach Run Charts Huidige Toestand Coaching Cycli Plan & Registratie Parkeerplaats obstakels PDCA Cycli Registratie -- Hoofdformulier-- De Vijf Vragen -- Hoofdformulier- - Mike Rother / Verbeter Kata Handboek Appendix - Formulieren 9

11 HUIDIGE TOESTAND / DOELTOESTAND Leerling: Coach: Proces: Overkoepelende Baanbrekende Uitdaging Categorie Huidige Toestand Datum Doeltoestand Realisatie Datum 1 Taakeenheid en tijd om te voltooien Takt tijd Pc/t # Shifts 2 Huidig patroon van werken Proces stappen en volgorde Batchgrootte. Laat blok diagram zien Laat blok diagram zien Waar OHW. Aantal Operators % exit cycle fluctuatie aan einde van de lijn + alle run charts Overige observaties over het huidige patroon van werken. 3 Machine capaciteit Grafiek machine capaciteit Laat grafiek zien Laat grafiek zien 4 Benodigde mensen Aantal berekende operators 5 Resultaat metingen Actuele output / shift Overwerk? Laat run-charts zien Mike Rother / Verbeter Kata Handboek Appendix - Formulieren 10

12 HUIDIGE TOESTAND / DOELTOESTAND Overkoepelende Baanbrekende Uitdaging Leerling: Coach: Proces: Resultaat meting Proces meting Categorie Huidige Toestand Datum Doeltoestand Realisatie Datum 1 Taakeenheid en tijd om te voltooien 2 Huidig patroon van werken 3 Machine capaciteit 4 Benodigde mensen 5 Resultaat metingen Mike Rother / Verbeter Kata Handboek Appendix - Formulieren 11

13 HUIDIGE TOESTAND / DOELTOESTAND Overkoepelende Baanbrekende Uitdaging Leerling: Coach: Proces: Resultaat meting Proces meting Categorie Huidige Toestand Datum Doeltoestand Realisatie Datum Mike Rother / Verbeter Kata Handboek Appendix - Formulieren 12

14 WERKSTAPPEN EN VOLGORDE Proces: Datum: Operator Operator Operator Operator Werkvolgorde Lopen Naar begin Standaard OHW Workstation 10 Werk stap Teken een proces layout met werkstappen Standaard OHW Loop pad (gestippeld = retour) Naarmate je verder komt, kunt u een meer gedetailleerde beschrijving van werkstappen ontwikkelen voor elke operator, genaamd een Standard Work Chart. Je kunt voor niet-productieprocessen een andere weergave van werkstappen en volgorde gebruiken of ontwikkelen. Mike Rother / Verbeter Kata Handboek Appendix - Formulieren 13

15 PARKEERPLAATS OBSTAKELS Gebruik een label om aan te geven met welke je nu bezig bent. OBSTAKELS Dit is eenvoudigweg een plek om obstakels op te noteren die je al dan niet zult gaan aanpakken. Mike Rother / Verbeter Kata Handboek Appendix - Formulieren 14

16 PDCA CYCLI REGISTRATIE FORMULIER Datum Proces Stap Wat verwacht je? Proces Meting Resultaat Observeer nauwkeurig Wat Leren we? Coaching Cycle EXPERIMENT Mike Rother / Verbeter Kata Handboek Appendix - Formulieren 15

17 5 VRAGEN KAART (voorkant) De Vijf Vragen 1) Wat is de Doeltoestand? 2) Wat is nu de Actuele Toestand? (Draai de kaart om) > 3) Welke Obstakels denk je dat je verhinderen om de Doeltoestand te bereiken? Met welke éne ben je nu bezig? 4) Wat is je Volgende Stap? (volgende PDCA / experiment) Wat verwacht je? 5) Wanneer kunnen we gaan kijken wat we hebben geleerd van het nemen van deze stap? *Vaak zul je meerdere PDCA cycli aan hetzelfde obstakel werken. Mike Rother / Verbeter Kata Handboek Appendix - Formulieren 16

18 5 VRAGEN KAART (achterkant) Reflecter op de Laatst Genomen Stap Omdat je niet echt weet wat het resultaat van een stap zal zijn! 1. Wat was je Laatste Stap? 2. Wat was je Verwachting? 3. Wat Gebeurde er Werkelijk? 4. Wat heb je Geleerd? > Terug Mike Rother / Verbeter Kata Handboek Appendix - Formulieren 17

19 COACHING CYCLUS PLAN/TRACKING Coach: Datum: Plan Noteer leerling en start & eind tijd Tijd 7:00 8:00 9:00 10:00 11:00 12:00 13:00 14:00 15:00 16:00 17:00 18:00 Teken een stip voor werkelijke start en eind tijden Maandag Dinsdag Woensdag Donderdag Vrijdag Mike Rother / Verbeter Kata Handboek Appendix - Formulieren 18

20 COACHING CYCLUS OBSERVATIE FORMULIER Voor de 2e coach bij observeren coach Proces: Uitdaging: Datum: Coach: Thema: Start Tijd: Coach Tijd Vraag Leerling Wat is de Kennisgrens? V1 Wat is de Doeltoestand? V2 Wat is nu de Huidige Toestand? REFLECTEER Laatste stap? Wat gebeurd? Wat geleerd? V3 Wat zijn de obstakels? Met welke 1 ben je bezig? V4 Wat is je volgende stap? Wat verwacht je? V5 Wanneer we gaan kijken wat we hebben geleerd? Belangrijkste voor deze coach om te oefenen: Mike Rother / Verbeter Kata Handboek Appendix - Formulieren 19